Estudio de conveniencia y oportunidad SIVICOSjunio 2 de ... · ello se presenta el Mapa de Procesos...

Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA Ministerio de la Protección Social República de Colombia

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Bogotá D.C., 19 de junio de 2009

OPIE-0115-2009 Doctora: PERLA INES LLINAS ALVAREZ Secretaria General INVIMA Ciudad

Referencia: Oficio 9055950 de fecha 05 junio de 2009 – Observaciones del estudio de Conveniencia y oportunidad para el Levantamiento, Análisis y Diseño del Sistema de Información de Apoyo a las Actividades de IVC.

De acuerdo a la solicitud de la referencia y atendiendo sus observaciones y recomendaciones hechas según la normatividad aplicable, me permito presentar las modificaciones realizadas al estudio de conveniencia de la siguiente manera: 1. DEFINICION DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN.

El decreto1290 del 22 de junio de 1998, "por el cual se precisan las funciones del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA- y se establece su organización básica", señala la naturaleza, funciones y objetivos que le competen al Instituto como ente encargado de controlar y vigilar la calidad y seguridad de los productos establecidos en el artículo 245 de la Ley 100 de 1993, y en las demás normas pertinentes, durante todas las actividades asociadas con su producción, importación, comercialización y consumo.

El Instituto Nacional de vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA tiene competencia en todo el país y cuenta con una sede principal en la ciudad de Bogotá D.C. y ocho (8) grupos de trabajo territorial; adicionalmente tiene presencia en los aeropuertos internacionales, pasos fronterizos y sociedades portuarias, lo cual implica necesariamente que para el cumplimiento de las actividades encomendadas por parte del Gobierno Nacional a través de la normatividad vigente, el INVIMA consolide su estructura de trabajo basada en la gestión por procesos y bajo la norma NTC GP100-2004, y que dicha estructura sea soportada con una plataforma tecnológica integral y disponible en todo momento.

En este sentido se tiene que las actividades encomendadas al INVIMA por parte del Gobierno Nacional, se encuentran descritas en la normatividad sanitaria vigente, normatividad que se ha venido actualizando desde la creación de la Entidad (Ley 9 de 1979, Ley 100 de 1993, Decreto 1290 de 1994, decreto 677de 1995, Decreto 3075 de 1997, ley 715 de 2001) hasta la actualidad. Es así como normatividad reciente (Ley 1122 de 2007, Documentos CONPES 3375 y CONPES 3376 entre otros) obliga al Instituto a dinamizar sus procesos en pro de unas actividades de vigilancia más eficaces, sin dejar de lado la dinámica de los procesos de comercio exterior que exigen la adopción de políticas de vigilancia y de cubrimiento acordes con los cambios del comercio.

Las actividades de vigilancia Sanitaria enmarcadas dentro de las Leyes, Decretos y Resoluciones, fijan competencias a la Entidad como autoridad sanitaria nacional en lo referente a la inspección


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vigilancia y control de los productos de competencia del INVIMA y que corresponden a: alimentos, bebidas alcohólicas, cosméticos, suplementos dietarios, productos naturales, productos odontológicos, medicamentos, medicamentos oficinales, productos medico quirúrgicos, reactivos in vitro, plaguicidas, aseo y limpieza y productos varios. Esta normatividad tiene un gran impacto en la salud pública y es allí donde se enmarca el quehacer diario del INVIMA. Se debe acotar que la Entidad trabaja de manera conjunta con otras entidades como el INS, las secretarias departamentales de salud y el ICA, entre otras, con las cuales se consolida el sistema nacional de vigilancia

En igual sentido el Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad ha sido estructurado en función de las competencias, logrando integrar de forma coherente las actividades desarrolladas. Producto de ello se presenta el Mapa de Procesos y la estructura interna de cada uno de ellos:

MAPA DE PROCESOS INVIMA

La figura muestra los procesos del INVIMA, los cuales se han clasificado de la siguiente manera:

• Dos procesos estratégicos: Gestión directiva y Gestión estratégica.

• Seis procesos de apoyo: atención al usuario, gestión administrativa, gestión financiera y presupuestal, gestión jurídica, gestión talento humano y gestión de sistemas y desarrollo tecnológico.

• Seis procesos misionales - operativos: expedición de registros sanitarios y trámites asociados (RS), inspección, vigilancia y control sanitario (IVC), control de calidad de productos (CCP), armonización normativa y apoyo reglamentario (ANR), investigación aplicada – evaluación científica y tecnológica (ECT) y capacitación y asistencia técnica


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(CAT).

• Dos procesos de evaluación y control: gestión de control interno y gestión de calidad.

De los procesos anteriormente mencionados, en el caso particular de los procesos misionales se indica a continuación cuál es su objetivo y/o alcance planteado por la Entidad:

Proceso PM01-Expedición de Registros Sanitarios y trámites asociados: Se fundamenta en la expedición de los registros sanitarios y documentos asociados sobre los productos de competencia del INVIMA, requerimientos que deben ser atendidos en forma oportuna y con la calidad requerida, de acuerdo con los trámites solicitados por parte de los usuarios. De este proceso hacen parte entre otros, los siguientes procedimientos:

• Evaluación farmacéutica • Expedición o renovación de registro sanitario con estudio previo • Expedición de registro sanitario • Notificación sanitaria • Permiso sanitario • Modificación • Certificaciones • Autorización • Visto bueno importación • Publicidad • Revisión de oficio • Cancelación de registro sanitario

Proceso PM02 - Inspección, vigilancia y control sanitario: se fundamenta en realizar las actividades de vigilancia y control basadas en un enfoque de riesgo, con el propósito de garantizar el cumplimiento de los requisitos sanitarios establecidos en las normas vigentes. De este proceso hacen parte entre otros, los siguientes procedimientos.

• Inspección Vigilancia y Control • Auditorias y certificaciones • Vigilancia epidemiológica • Atención de alertas

PM03 -Control de Calidad de productos: Se fundamenta en evaluar la calidad de los productos competencia del INVIMA. De este proceso hacen parte entre otros, los siguientes procedimientos:

• Análisis fisicoquímico y microbiológico de un alimento y bebida alcohólica • Control de calidad de medicamentos, cosméticos, preparaciones farmacéuticas a base de

recursos naturales, productos de aseo, higiene y limpieza, productos medico quirúrgicos e insumos para la salud

• Análisis de calidad de productos biológicos • Análisis para la detección de Organismos genéticamente modificados

PM04 - Armonización Normativa y Apoyo Reglamentario: Se fundamenta en participar conjuntamente con los entes formuladores de políticas en el desarrollo de las normas y reglamentos


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necesarios para regular el ejercicio de las funciones del INVIMA. De este proceso hace parte entre otros, el siguiente procedimiento:

• Apoyo en la elaboración y revisión de Normas (leyes, decretos, resoluciones, etc)

PM05 - Capacitación y Asistencia Técnica: su objetivo es el de brindar capacitación formal y no formal sobre los temas de INVIMA que garanticen el cumplimiento de la legislación sanitaria vigente. De este proceso hace parte entre otros, el procedimiento indicado a continuación:

• Capacitación y asistencia técnica

PM06 - Investigación Aplicada - Evaluación Científica y Tecnológica: Su objetivo es el de desarrollar evaluaciones tecnológicas, investigación aplicada y/o epidemiológica que fortalezca la capacidad de respuesta a exigencias y necesidades nacionales e internacionales en la áreas de importancia en salud pública. De este proceso hacen parte entre otros, los siguientes procedimientos:

• Evaluación técnica y científica • Evaluación de solicitudes de uso de organismos genéticamente modificados en salud y

alimentación humana por parte del comité técnico nacional de bioseguridad (CTN Salud). • Investigación aplicada y/o epidemiológica en Alimentos y Bebidas Alcohólicas.

Con base en la competencia exclusiva otorgada al Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA como autoridad sanitaria nacional, la normatividad vigente y los procedimientos definidos, el Instituto ha venido realizando desarrollos de sistemas de información y/o aplicativos a la medida, es así como en la actualidad, el proceso de expedición de registros sanitarios y trámites asociados (RS) se encuentra soportado por el aplicativo de Registros Sanitarios, sin embargo el proceso de inspección, vigilancia y control sanitario (IVC) a pesar de que existen desarrollos que apoyan algunos de los procedimientos específicos como es el caso de lo aplicativos de farmacovigilancia y el de inspección sanitaria en puertos, no está totalmente soportado, por lo que existe la necesidad de un sistema de información integral que apoye tecnológicamente toda la gestión del Instituto y garantice una integralidad con el software actual de registros sanitarios y de procesos sancionatorios, integración que haga posible la consolidación de información útil para todos los procesos del Instituto.

De otro lado, dado que las subdirecciones misionales del Instituto han orientado sus actividades a la disminución y control del riesgo, los procesos de apoyo Informático deben colaborar estrechamente para permitir al Instituto el logro de dicho objetivo, una de las herramientas esenciales son los mapas de riesgo, que deben ser apoyados con el uso de herramientas Informáticas que permitan la inclusión de alertas y faciliten el seguimiento de actividades tendientes a disminuir el mismo y cumplir de esta manera con la ejecución de las actividades con base en información precisa y oportuna. Para la medición del riesgo se requieren indicadores claros y precisos que permitan la identificación del impacto de las actividades de vigilancia sobre la población objetivo, la toma de decisiones y faciliten la presentación de información de alta calidad al público en general. En igual sentido, la integración de actividades en las subdirecciones misionales debe reducir costos al momento de efectuar las actividades de vigilancia y así se facilite que los funcionarios de cada una de las subdirecciones misionales puedan ejercer de manera práctica y oportuna las funciones asignadas. Con base en las apreciaciones expuestas el sistema de información que se requiere para el Instituto debe ser diseñado con arquitectura orientada a servicios y a objetos. De igual manera la integración de los módulos desarrollados requiere implementar la visión estratégica en sistemas de


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información que se refleje en un cambio positivo en el quehacer diario del Instituto.

En concordancia con lo expresado anteriormente la Entidad considera necesario desarrollar el componente informático que incluya las actividades de análisis, diseño, desarrollo e implementación del sistema de información que apoye tecnológicamente el desarrollo del sistema de inspección, vigilancia y control (IVC) denominado SIVICOS (Sistema de Vigilancia y Control Sostenible). El desarrollo y puesta en marcha del sistema de apoyo informático necesario, se plantea como un proyecto a mediano plazo y se ha dividido en varias fases, éstas son:

• Fase 1: Levantamiento y análisis de la información del sistema SIVICOS, formulación y estructuración del proyecto de desarrollo y puesta en marcha del sistema de información SIVICOS a partir de las necesidades detectadas.

• Fase 2: Diseño del sistema de información de acuerdo con las necesidades planteadas en los presentes términos de referencia.

• Fase 3: Desarrollo y construcción del sistema de información con base en el diseño aprobado en la fase 2.

• Fase 4: Mantenimiento y desarrollo de nuevos requerimientos del sistema de información. • Fase 5: Implementación del sistema de información.

Con base en las fases planteadas para la ejecución del proyecto de desarrollo y puesta en marcha del sistema de apoyo informático SIVICOS, el INVIMA requiere de una firma con personal estructurado en prácticas metodológicas de Ingeniera de Software y gestión de proyectos, que ofrezca el servicio de consultoría para realizar el levantamiento y análisis de la información del sistema SIVICOS planteada en la fase1 y el diseño del sistema de información (fase 2). 2. DEFINICIÓN TÉCNICA DE LA FORMA EN QUE LA ENTIDAD PUEDE SATISFACER SU NECESIDAD: El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA, a través de las Subdirecciones Misionales con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación, Informática y Estadística han considerado necesario realizar la contratación de las Fases 1 y 2 del proyecto de desarrollo y puesta en marcha del sistema de información SIVICOS que corresponden al levantamiento, análisis y diseño del sistema informático de apoyo de acuerdo a las actividades que realizan las subdirecciones de Inspección Vigilancia y Control. OBJETIVOS GENERALES DEL SISTEMA DE INFORMACION: • Apoyar los procesos y procedimientos de las subdirecciones técnicas de la Entidad encargadas

de las labores de Vigilancia de los productos de competencia del INVIMA. Las áreas objetivo de esta necesidad son las subdirecciones de alimentos y bebidas alcohólicas, de medicamentos, de insumos para la salud, las áreas de laboratorio, grupos de trabajo territorial, puertos, aeropuertos y pasos fronterizos entre otros.

• Apoyar la toma de decisiones a cualquier actor que interactúe con el sistema de IVC, desde

cualquier ubicación geográfica. • Generar indicadores para la toma de decisiones adecuada. • Proveer la información relevante al público, en línea a través del sitio Web de la Entidad


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• Compartir información con las demás entidades de control del Estado que tienen injerencia en la

protección de la salud humana, así como con entidades afines. • Facilitar mapas de riesgo para permitir la identificación rápida de posibles focos de riesgo

inherentes a productos competencia del Instituto • Garantizar la funcionabilidad y compatibilidad de datos con la aplicación actual de Registros

Sanitarios y el control de procesos sancionatorios.

• Contemplar toda la normatividad vigente sobre las acciones de inspección, vigilancia y control a cargo de la Entidad

• Permitir la implementación y puesta en marcha del sistema de información, el cual debe incluir las especificaciones de la plataforma tecnológica con que cuenta el Instituto, de forma que apoye el cumplimiento de los objetivos misionales del Instituto considerando los lineamientos que en esta materia tiene la Oficina de Planeación Informática y Estadística.

• El sistema deberá tener la capacidad de operar a través de Internet y de interconectar

información con otros sistemas relacionados, utilizando conexiones seguras y confiables basadas en el uso de estándares de intercambio de información.

• Proveer la documentación total de la funcionalidad del software y especificar la integración de la

información de manera segura, actualización en línea y respuestas en tiempo real.

OBJETIVOS ESPECIFICOS DE ESTA CONTRATACION: Para la ejecución de las fases 1 y 2 del proyecto de desarrollo y puesta en marcha del sistema de información SIVICOS, se debe tener en cuenta las actividades de IVC que se realizan en las Subdirecciones Misionales por lo que el proponente interesado deberá realizar el levantamiento, análisis y diseño para cumplir entre otros con los siguientes objetivos: • Gestión de establecimientos: Se encarga de la recolección, organización y almacenamiento de

la información referida a los establecimientos fabricantes importadores, distribuidores, comercializadores a nivel nacional (datos básicos, actividad económica, líneas de producción) de los productos de competencia del INVIMA. Dentro de los establecimientos se debe considerar los laboratorios farmacéuticos, laboratorios cosméticos, laboratorios fitoterapéuticos, homeopáticos, suplementos dietarios, gases medicinales, industrias de producción de alimentos, IPSs, bancos de sangre, bancos de gametos, etc.

• Gestión de actividades en los mataderos y plantas de beneficio: Se encarga de la recolección, organización y almacenamiento de la información obtenida por los veterinarios ubicados en las plantas de beneficio a nivel nacional, Se debe tener en cuenta los planes graduales de cumplimiento.

• Gestión de actividades en sitio (visitas): Se encarga de la recolección de la información que se

obtiene en una visita a un establecimiento objeto de la inspección, vigilancia y control por parte del Instituto, para lo cual se diligencian formularios especiales de acuerdo con el tipo visita realizada así como el tipo de industria al que pertenece el establecimiento. Se deben generar


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agendas o planes de visitas y facilitar el seguimiento de compromisos adquiridos por los establecimientos.

• Gestión de laboratorios: Se encarga de la gestión de las muestras y pruebas realizadas a las

mismas en los laboratorios del Instituto, incluye actividades desde la recepción de muestras, asignación de las mismas a los profesionales encargados del análisis y la correspondiente generación de resultados. Es preciso resaltar que algunos equipos proveen interfaces que pueden ser leídas por medios electrónicos y que agilizan el proceso de gestión de resultados.

• Gestión del programa de tecnovigilancia: Se encarga de recibir los reportes de eventos e

incidentes presentados por los dispositivos médicos comercializados en el país por los diferentes usuarios, empresas prestadoras de servicios de salud, fabricantes e importadores. En igual sentido son recibidas las alertas internacionales sobre dispositivos médicos para su correspondiente análisis y divulgación a través del sitio Web del INVIMA.

• Gestión de denuncias y quejas que reciba el INVIMA: debe facilitar el seguimiento de la queja o

denuncia presentada por los diferentes usuarios de la Entidad. Esta información genera actividades de IVC al interior de las misionales que requieren de una respuesta al usuario final.

• Gestión de documentos: Encargado de generar los documentos de las subdirecciones los cuales

deben ser pre formateados y generados a partir de la información que se almacena en la base de datos. Todos los documentos tienen un formato preestablecido que debe generarse de manera automática con la información contenida en la base de datos para que el funcionario encargado complementen el documento y se evite el reproceso de información y la posibilidad de cometer errores.

• Integración con el aplicativo de Farmacovigilancia: Este aplicativo se encarga de la recolección

de la información relacionada con las reacciones adversas de los medicamentos utilizados en el país, información que es suministrada por le red nacional de vigilancia, laboratorios fabricantes y usuarios de medicamentos en el país. En este caso se debe revisar y evaluar los flujos de información para su optimización e integración con el nuevo sistema de información.

• Integración con el aplicativo de inspección sanitaria de alimentos en puertos, aeropuertos y pasos fronterizos. En este caso se debe revisar y evaluar los flujos de información para su optimización e integración con el nuevo sistema de información.

• Computación móvil: Es una herramienta que facilita la recolección de información en sitio tanto

para los censos como en las acciones de vigilancia que realice la entidad, información que debe ser consignada en formularios para medios móviles. Se debe tener en cuenta datos de georeferenciación que faciliten la generación de información para ser presentada en formatos georeferenciados y proveer mapas de riesgo.

• Se deben tener en cuenta los Web – services necesarios para compartir información con otras

entidades del orden nacional.

• Se deben tener en cuenta módulos adicionales que se deriven de las actividades de inspección, vigilancia y control de las subdirecciones misionales del Instituto y que sean identificados en el levantamiento y análisis del sistema de información.


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• Se debe tener en cuenta todas las interfaces necesarias para que el nuevo sistema se integre con el software de registros sanitarios, gestión documental, procesos sancionatorios y correspondencia. El sistema debe ser capaz de obtener información de otras fuentes internas como los aplicativos utilizados por la Subdirección de Registros, Gestión Documental, Oficina de Atención, Quejas y Reclamos, entre otros.

• Sistema de información SISPRO: ya que el INVIMA es fuente de información de actividades de

vigilancia para el sistema de información de la protección social, el Instituto cuenta con el diseño del componente relacionado con la información que se debe agregar a dicho sistema.

• El levantamiento y análisis de información aplica para todas las actividades de inspección,

vigilancia y control de las subdirecciones misionales del Instituto, el diseño aplicará para el cumplimiento de los anteriores objetivos.

3. CONDICIONES ESPECIALES DE LA CONTRATACIÓN A CELEBRARSE: 3.1 OBJETO El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA requiere contratar con una firma especializada los servicios profesionales para la realización de las fases de levantamiento, análisis y diseño del sistema de información de apoyo a las actividades de IVC, que realicen las Subdirecciones misionales de la Entidad. 3.1.1 DESCRIPCIONES DE LAS CARACTERISTICAS TECNICAS MINIMAS Para la correcta elaboración de las propuestas el proponente debe cumplir con los siguientes requerimientos generales:

1. Definir y establecer el plan de trabajo para el proyecto de desarrollo y puesta en marcha del sistema de información SIVICOS, utilizando la metodología de Gerencia de Proyectos, que incluya un cronograma con descripción de cada una de las etapas, indicando tiempos, recursos necesarios y responsables, plan de cargas de trabajo y la descripción de los documentos utilizados para el desarrollo del mismo.

2. Indicar todos los medios y/o herramientas a utilizar en la actividad del levantamiento de la información relacionada con el sistema de información, que permita garantizar el completo entendimiento del quehacer del INVIMA relacionado con las acciones de inspección vigilancia y control ejercidas por la Entidad.

3. Aplicar como metodología para el desarrollo del presente proceso el estándar RUP (Proceso Unificado Racional/ proceso de desarrollo de software).

4. El proponente debe presentar en un documento detallado de todos y cada uno de los entregables solicitados por el INVIMA, con el suficiente nivel de detalle que permita el entendimiento claro del entregable, el alcance y el objetivo del mismo. Aplica para todos los ítems.


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El proponente debe desarrollar el sistema de apoyo informático en las siguientes fases:

Fase 1: Levantamiento, análisis y diagnostico de información del sistema de información SIVICOS

El proponente debe registrar en los siguientes cuadros el cumplimiento de lo solicitado por el INVIMA:

Cuadro 1 Análisis y reconocimiento de la información

Requerimiento Entregable(s) Describa como lo cumple

Establecer los documentos para el levantamiento de la información al interior de la Entidad, relacionada con las etapas del levantamiento, análisis y diseño del sistema de información, de acuerdo con las políticas acordadas para la administración de la información (Medios de recepción, forma de almacenamiento, áreas responsables, manejo interno y externo que se dará a la información).

Documento con las políticas, protocolos y estándares para el manejo de la información relacionada con el proyecto.

Identificar los procesos actuales de la entidad y determinar cuales están directamente relacionados con los objetivos del proyecto SIVICOS.

Documento con descripciones detalladas y relación de los procesos,

Realizar el levantamiento de la información relacionada con el proyecto SIVICOS utilizando los medios y/o herramientas descritas por el proponente. Se debe incluir el análisis sobre el estado y manejo actual de la información en cada dependencia involucrada en el proyecto.

Documento que describa la información recolectada, con el análisis de la misma en lo referente al manejo y cuidado actual por parte de las diferentes dependencias involucradas.

Identificar los requerimientos funcionales acorde al entorno existente y el alcance definido para el proyecto SIVICOS.


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Cuadro 2. Inventario de necesidades Internas y Externas


Realizar al interior de cada área involucrada en el proyecto un estudio detallado sobre las necesidades y requerimientos de información interna y externa, validadas por los líderes de cada proceso y/o líderes funcionales.

Documento que detalle la situación actual y describa el inventario de las necesidades internas y externas en cuanto a información.

Análisis y diagnóstico detallado de la situación actual frente a las necesidades del negocio e información planteadas en los levantamientos internos y externos


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Cuadro 3. Diagnóstico tecnológico actual


Realizar el estudio y análisis de los sistemas y/o aplicaciones identificados que soportan los procesos actuales del INVIMA.

Documento que contenga el inventario de sistemas y/o aplicaciones, análisis de necesidades, flujos de información y diagrama de arquitectura tecnológica actual para soportar el la implementación del sistema de información. Debe identificar, de ser necesario, nuevas redes, servidores, servicios de tecnología, políticas en cuanto al almacenamiento, seguridad y manejo de la información.

Determinar la situación actual tecnológica de la entidad Realizar una descripción de la arquitectura tecnológica actual y su modelo de funcionamiento. Identificar los requerimientos tecnológicos de los sistemas y/o aplicaciones con respecto a las aplicaciones a construir, modificar o integrar.


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Cuadro 4. Diseño del modelo objetivo de procesos


Definir el modelo objetivo con los procesos identificados

Documento que contenga: Modelo actual de procesos objetivos, modelo funcional y de procesos, matriz que describa los puntos de mejora detectados entre los procesos actuales y los procesos objetivos y la descripción total de la solución propuesta.

Realizar el flujo del modelo operativo a nivel de actividades para aquellos procesos misionales que conformen el alcance del proyecto Estructurar un modelo de alto nivel de procesos requeridos para la optimización de las funciones definidas en los objetivos del proyecto. Realizar una matriz con los puntos de mejora detectados entre la situación actual y el modelo objetivo.


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Cuadro 5. Arquitectura propuesta


El proponente interesado en participar debe presentar la formulación total del proyecto de desarrollo y puesta en marcha del sistema de información SIVICOS.

Documento que indique de manera clara con el suficiente nivel de detalle los objetivos, el alcance, la justificación de las fases y actividades que requiera el proyecto. Se debe indicar la forma y secuencia en se deben llevar a cabo todas y cada una de las fases y las actividades involucradas en ella, tiempos estimados, responsables, participantes, niveles de participación, entre otros. Deben incluirse todos los cronogramas necesarios, cuadros, explicaciones pertinentes y todas las ayudas que permitan mejorar su entendimiento y que se requieran.

Realizar el mapeo de arquitectura y priorizar las iniciativas necesarias para el cumplimiento del plan estratégico de la Entidad y del proyecto en curso, de acuerdo con las necesidades de cada área involucrada

Documento de Iniciativas de sistemas que contenga la definición de los sistemas, la estimación de sistemas, Análisis de impacto

Definir la priorización de iniciativas y establecer cuáles son las ventajas y desventajas de las mismas

Documento con el plan de iniciativas del proyecto que contenga como mínimo: comparación de escenarios de despliegue, planificación de actividades, estimación de equipos, definición de roles, ventajas y desventajas de cada iniciativa.

Definir la priorización de iniciativas e identificar, de acuerdo al alcance definido para el proyecto SIVICOS.

Documento Relación Costo - Beneficio, que incluya: Identificación de escenarios, variables analizadas, estimación de costo/beneficio y resumen comparativo de escenarios

Definir una matriz costo - beneficio de las iniciativas planteadas para el análisis, diseño y construcción del sistema de información requerido por el proyecto SIVICOS Realizar el estudio de rentabilidad completo del proyecto SIVICOS (análisis, diseño desarrollo, construcción e implementación del nuevo sistema de información)

Documento de la rentabilidad del proyecto con cuadros comparativos de beneficios a corto, mediano y largo plazo.


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Fase 2: Diseño del sistema de información

El proponente debe realizar el diseño para el nuevo sistema de información de acuerdo con la priorización de necesidades establecida por la entidad la cual debe contar con la aprobación previa por parte del INVIMA. El diseño del sistema de información debe contemplar seguridad, escalabilidad y flexibilidad de acuerdo a los cambios normativos que se presenten en el instituto; dentro de las consideraciones del diseño se deberá tener en cuenta el intercambio de información con otros sistemas de entidades que comparten funciones de inspección, vigilancia y control. El nuevo diseño deberá tener claramente identificado: las fuentes de información desde donde se alimentará el Sistema, la periodicidad de remisión de la información, las características de los datos, niveles y tipos de información, la forma de recepción, captura y transmisión de la información, los mecanismos y criterios de extracción, transformación y carga de información (nueva e histórica), y las formas e instrumentos de acceso al usuario final. Se debe registrar en los siguientes cuadros el cumplimiento de lo solicitado por el INVIMA:

Cuadro 6. Diseño del sistema de información

Requerimiento Entregables Describa como lo Cumple

Transformar todos los requerimientos identificados en términos que puedan ser modelados y que permitan el entendimiento de las iniciativas que fueron priorizadas para su posterior construcción.

Documento que define y detalla la funcionalidad que se espera del sistema de acuerdo con la plataforma actual de la Entidad (motor de base de datos ASE ENTERPRISE EDITION 15.X) y las solicitudes realizadas, detalle del diseño funcional, diagrama de secuencias, diagrama de clases, especificación de procesos del Sistema, de interfaces del sistema y de usuario. Especificación de componentes software.

Identificar cuáles son los componentes de la arquitectura necesarios para el funcionamiento optimo del sistema y proponer un esquema que se adecue a las necesidades de la entidad. Se deberá tener en cuenta los requerimientos mínimos para diseño de aplicaciones en la plataforma tecnológica propuesta. Se debe establecer el modelamiento de la información a través de los casos de uso necesarios para la solución, indicando la complejidad de los mismos.

Documento que contenga: elementos que definen la arquitectura del sistema de información, especificación de estándares y normas de diseño y construcción, definición de la organización lógica del sistema (capas), definición de las dificultades técnicas y como serán manejadas, definición del ambiente de ejecución del sistema (servidores, protocolos,


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Trasladar toda la información del diseño funcional al nivel de detalle requerido que permita a los desarrolladores construir todos los componentes del sistema propuesto.

etc.), definición de tecnologías y herramientas que serán utilizadas en el desarrollo del sistema, diseño funcional del sistema, modelamiento del sistema de información, casos de Uso, modelo entidad – relación, prototipos de Interfaz de usuario, diccionario de datos necesario para el correcto funcionamiento del sistema, los tipos de información, los documentos y como es la relación entre el sistema y los usuarios. Para todos los ítems solicitados se debe tener en cuenta la plataforma actual del Instituto. (motor de base de datos ASE ENTERPRISE EDITION 15.X)

Proponer un plan de pruebas que permita verificar el correcto funcionamiento del sistema y su integración con los sistemas existentes en la entidad.

Documento que contenga estrategia de Pruebas, alcance detallado, gestión, herramientas, entornos, Criterios de aceptación y planificación general.

Diseñar y especificar los informes y consultas necesarios que sean prioritarios para los usuarios primarios.

Relación de reportes y consultas con sus respectivos diseños.


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Gestión de cambio

El proponente debe asegurar mediante una gestión de cambio organizacional que se mitiguen los efectos no deseados de la implementación del proyecto SIVICOS, maximizando el aprovechamiento de las mejoras operativas y tecnológicas derivadas del cambio y minimizando impactos negativos en los funcionarios y/o contratistas del INVIMA, para lo cual se debe incluir la socialización de todo el proyecto al interior de toda la estructura organizacional del Instituto. El proponente debe indicar dentro de su propuesta los elementos descritos en los siguientes cuadros:

Cuadro 7. Gestión del cambio

Requerimiento Entregables Describa como lo cumple

Determinar cuáles deben ser los requerimientos para la gestión del cambio tendientes a minimizar el impacto de la realización de las iniciativas definidas

Documento que contenga el diagnóstico de requerimientos de gestión de cambio, debe incluir: matriz de involucrados con datos recogidos, análisis de impactos, listado de requerimientos.

Establecer lineamientos de Gestión del Cambio que se deberán seguir para minimizar el impacto del cambio, asegurar el máximo aprovechamiento de las mejoras operativas y tecnológicas derivadas del cambio y reforzar e incorporar el cambio a las operaciones diarias, para darle sostenibilidad del uso en el tiempo

Documento que describa el plan de gestión de cambio y contenga como mínimo: definición de los responsables, identificación del objetivo del cambio, beneficios y estimación de costos, plan de formación y cronograma a seguir para su implementación.


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Gestión de Calidad

El proponente debe asegurar durante la ejecución de todo el proyecto la calidad de cada entregable al Instituto. El proponente debe indicar dentro de su propuesta los elementos descritos en los siguientes cuadros:

Cuadro 8. Gestión de la calidad

Requerimiento Entregables Describa como lo cumple

Determinar las actividades de control de calidad que se adelantarán para el cumplimiento del proyecto.

Documento que contenga las actividades que llevará a cabo para asegurar la calidad del producto entregable.

Establecer lineamientos de Gestión de calidad que deberán ser cumplidos tanto por el proponente como por el INVIMA que asegure el cumplimiento de los requisitos establecidos.

Documento que describa el plan de aseguramiento de calidad que contenga como mínimo: definición de los responsables, identificación del objetivo, beneficios.

Entrega de productos al Invima

El oferente debe tener en cuenta las siguientes notas para la presentación de los productos o informes acordados en el cronograma del proyecto suscrito (documentos, informes, etc.):

• Para el desarrollo del contrato, el contratista debe proveer todas las herramientas necesarias para la ejecución del mismo. El INVIMA no suministrará ni asumirá costos relacionados con el uso de herramientas técnicas, software o hardware que el proponente requiera para la ejecución del proyecto.

• Todos los entregables deben ser suministrados en medio impreso y en medio electrónico, si se requiere de un software específico para su lectura y/o entendimiento se deberá suministrar por parte del contratista debidamente licenciado e instalado en los equipos que designe la Entidad. El INVIMA no adquirirá ningún software o herramienta para el proyecto, este en caso de requerirse debe ser licenciado a perpetuidad a nombre del INVIMA.

• El modelo de datos a entregar por el oferente debe estar afinado para la versión 15X de ASE

Enterprise Edition, ya que la base de datos donde correrá el sistema de información corresponde con esta plataforma.

• El oferente deberá garantizar el afinamiento definitivo del modelo a la entrega.

Garantía El contratista deberá ofrecer mínimo doce (12) meses de garantía de calidad del diseño objeto de la presente contratación contados a partir del recibo a satisfacción del mismo


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3.2. OFERTA TECNICA El proponente deberá presentar su oferta técnica atendiendo las normas generales de su actividad, las disposiciones legales y el contenido solicitado en este pliego de condiciones. La oferta técnica será el aspecto calificable del proceso. 3.2.1 REQUISITOS HABILITANTES La verificación de cumplimiento de las condiciones mínimas de participación, capacidad jurídica y documentos de carácter financiero no dará derecho a la asignación de puntaje; sólo conducirán a determinar si la propuesta es hábil para ser evaluada y ponderada técnicamente. 3.2.1.1 Verificación de Requisitos financieros Los siguientes datos financieros referidos al proponente deben ser consignados en el siguiente cuadro:

Cuadro 9. Índices financieros

Índice solicitado Valor del índice de acuerdo con los

estados financieros a 2008 del proponente Valor solicitado por INVIMA

Índice de liquidez Mayor o igual a 1,4

Nivel de endeudamiento Menor o igual a 0.6

Capital de trabajo Mayor o igual al 100% del presupuesto oficial

3.2.2 EVALUACION TECNICA Las propuestas para efectos de adjudicación serán objeto de evaluación y calificación técnica por lo que se ha determinado la asignación de mil (1000) puntos y según lo establecido en el Artículo 68 de Decreto 2474 de 2009, los criterios a evaluar serán: Evaluación del proponente: Esta evaluación tendrá un puntaje de 400 puntos y se tendrán como criterios para evaluar:

• Evaluación de la experiencia mínima requerida del proponente para participar en el proceso

• Evaluación de la experiencia del proponente adicional a la mínima Evaluación del Equipo de Trabajo: Tendrá un puntaje de 600 puntos y se tendrán como criterios para evaluar:

• Evaluación de la experiencia mínima requerida del equipo de trabajo para participar en el proceso.

• Evaluación de la experiencia del equipo de trabajo adicional a la mínima solicitada.


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Nota: La experiencia mínima requerida para participar en este proceso de selección tendrá como puntaje máximo 150 puntos para el proponente y 200 para el equipo de trabajo, este criterio será excluyente para continuar en este proceso de selección, es decir si no cumplen con los requerimientos mínimos exigidos por la entidad o cumplen parcialmente se calificará con cero (0) puntos y no se evaluara la experiencia adicional.

FACTORES DE EVALUACIÓN

3.2.2.1 Experiencia específica del proponente en procesos iguales o similares al objeto de la presente convocatoria

400 puntos

3.2.2.1.1 Evaluación de la experiencia mínima requerida del proponente para participar en el proceso

150 puntos

3.2.2.1.2 El oferente que adjunte una certificación de diseño de sistemas de información relacionados con procesos de planeación y calidad.

100 puntos

3.2.2.1.3 El oferente que adjunte al menos una certificación donde se certifique que ha realizado desarrollos de proyectos aplicando metodología RUP

150 puntos

3.2.2.2 Evaluación de la formación y experiencia de los profesionales del Equipo de trabajo

600 puntos

3.2.2.2.1 Evaluación de la experiencia mínima requerida del equipo de trabajo para participar en el proceso

200 puntos

3.2.2.2.2 Evaluación de la experiencia del equipo de trabajo adicional a la mínima solicitada, el puntaje será distribuido de la siguiente manera:

400 puntos

Puntaje para el proponente que acredite la mayor experiencia a partir de la obtención del título profesional en participación como Gerente del Proyecto en máximo 3 proyectos diferentes a los mínimos requeridos.

100 puntos

Valor agregado para el gerente de proyecto que presente certificación PMI 30 Puntos

Puntaje para el proponente que acredite la mayor experiencia a partir de la obtención del título profesional en participación como Arquitecto de Software en máximo 3 proyectos diferentes a los mínimos requeridos.

100 puntos

Puntaje para el proponente que acredite la mayor experiencia a partir de la obtención del título profesional en la participación como Consultor de Procesos en máximo 3 proyectos diferentes a los mínimos requeridos.

85 puntos

Puntaje para el proponente que acredite la mayor experiencia a partir de la obtención del título profesional en participación como Líder Técnico en máximo 3 proyectos diferentes a los mínimos requeridos.

85 puntos

TOTAL PUNTAJE 1000 puntos

Nota: Un proponente se considera elegible si obtiene como mínimo 700 puntos en el total de la calificación de factores de evaluación.

3.2.2.1 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE EN PROCESOS IGUALES O SIMILARES AL OBJETO DE LA PRESENTE CONVOCATORIA El puntaje máximo de este factor es de cuatrocientos (400) puntos, se trata de un estudio que realizará el INVIMA para evaluar y calificar la experiencia específica del proponente, se efectuará sobre las certificaciones de experiencia en proyectos iguales o similares al objeto señalado en el


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presente documento, presentadas como mínimas y adicionales exigidas. Se evaluará de la siguiente manera: 3.2.2.1.1 EVALUACIÓN DE LA EXPERIENCIA MÍNIMA REQUERIDA DEL PROPONENTE PARA PARTICIPAR EN EL PROCESO El puntaje máximo de este factor es de ciento cincuenta (150) puntos y se realizará con el siguiente procedimiento: El proponente debe presentar cinco (5) certificaciones de experiencia en proyectos iguales o similares al objeto del presente documento (levantamiento, análisis y diseño de sistemas de información), que hayan sido ejecutados después del 1 de enero de 2005, o que a la fecha se encuentren en ejecución en un punto no inferior al 70% y por un suma total incluido IVA igual o superior al 50% del presupuesto oficial. Una de las certificaciones debe corresponder a contratos ejecutados con Entidades del Sector Gobierno del nivel Nacional del Estado Colombiano y debe cumplir con lo establecido anteriormente. Las certificaciones se evaluaran de forma conjunta por lo cual entre las cinco deben reflejar el cumplimiento de todas las etapas solicitadas: levantamiento, análisis y diseño. La suma de las certificaciones debe ser igual o superior al 50% del presupuesto oficial. Si en la certificación anexada no se describe claramente el ó los ítems solicitados, se deberá anexar copia del contrato en la que se detalle el objeto y actividades del mismo que permita su verificación. La certificación debe contener como mínimo los siguientes datos: Empresa contratante

Objeto general

Valor del contrato

Fecha de inicio y terminación del proyecto

Cumplimiento bueno ó satisfactorio del contrato,

Teléfono de la persona que certifica o contacto, para verificación

Si la certificación del contrato involucra actividades adicionales al levantamiento, análisis y diseño de sistemas de información, esta debe indicar el porcentaje del costo del proyecto o el valor exacto que correspondió a las etapas solicitadas, valor que se tomará en cuenta para la evaluación de las certificaciones. Para el caso de que el contrato se encuentre en ejecución la misma certificación debe indicar en qué porcentaje va de ejecución el cual no puede ser inferior al 70%.

El valor de las certificaciones será convertido a salarios mínimos legales mensuales vigentes del año de suscripción del contrato respectivo, de acuerdo con la siguiente tabla:

SALARIO MÍNIMO MENSUAL AÑO $ 381.500 2005 $408.000 2006 $433.700 2007 $461.500 2008


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$496.900 2009 Rangos de referencia de SMLMV

Valor de certificación no válido <1107 SMLMV Valor de certificación válido >= 1107 SMLMV

En este sentido se tiene que el costo avalado en una certificación puede considerarse hábil si el monto certificado es igual o superior a mil ciento siete salarios mínimos legales mensuales vigentes (1107 SMLMV) del año de suscripción del contrato respectivo. Las certificaciones allegadas por el proponente deben cumplir con:

• En caso de que el contrato suscrito se haya realizado en moneda extranjera, el proponente debe expresar el costo en pesos colombianos a la razón de cambio de la fecha de celebración o suscripción del contrato. Cuando la certificación sea expedida por una empresa en el extranjero y en moneda diferente al peso colombiano, el Proponente podrá aportar el documento de cambio de divisa que permita al INVIMA su evaluación.

• Cuando el proponente certifique contratos en los cuales participó en unión temporal o consorcio, se considerará dicha experiencia de acuerdo con su participación en la conformación del consorcio o unión temporal.

• Las certificaciones adicionales a las mínimas exigidas serán tenidas en cuenta para la

calificación de conformidad con lo establecido en los actuales pliegos de condiciones.

• Las certificaciones que no cumplan las condiciones y criterios anteriormente mencionados, no serán tenidas en cuenta.

3.2.2.1.2 EVALUACIÓN DE LA EXPERIENCIA DEL PROPONENTE EN PROCESOS DE PLANEACION Y CALIDAD EN PROYECTOS IGUALES O SIMILARES El puntaje máximo de este factor es de cien (100) puntos y se realizará con el siguiente procedimiento: La entidad realizará un estudio para verificar la experiencia del proponente sobre una certificación de experiencia que aporte el proponente dentro de las mínimas exigidas donde certifique que haya realizado diseño de sistemas de información relacionados con procesos de planeación y calidad 3.2.2.1.3 EVALUACIÓN DE LA EXPERIENCIA DEL PROPONENTE QUE APLIQUE METODOLOGIA RUP EN PROCESOS IGUALES O SIMILARES (MAXIMO 2 CERTIFICACIONES) El puntaje máximo de este factor es de ciento cincuenta (150) puntos y se realizará con el siguiente procedimiento: La entidad realizará un estudio para verificar la experiencia del proponente sobre las certificaciones de experiencia que aporte el proponente dentro de las mínimas exigidas donde certifique que haya realizado desarrollos de proyectos aplicando metodología RUP (hasta máximo 2 certificaciones), la cual será calificada hasta con 150 puntos y los demás obtendrán una calificación proporcional decreciente según la siguiente relación matemática: (Cantidad de Certificaciones aplicando metodología RUP) * 150


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Puntaje = ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 certificaciones 3.2.2.2 EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN Y EXPERIENCIA DE LOS PROFESIONALES DEL EQUIPO DE TRABAJO El puntaje máximo de este factor es de seiscientos (600) puntos, se trata de un estudio que realizará el INVIMA para evaluar y calificar la experiencia del personal propuesto para el equipo de trabajo; se efectuará sobre las certificaciones de experiencia en años y en la participación en proyectos iguales o similares al objeto señalado en el presente documento, presentadas como mínimas y adicionales, se evaluará de la siguiente manera: 3.2.2.2.1 EVALUACIÓN DE LA EXPERIENCIA MÍNIMA REQUERIDA DEL EQUIPO DE TRABAJO PARA PARTICIPAR EN EL PROCESO El puntaje máximo de este factor es de doscientos (200) puntos y se realizará con el siguiente procedimiento: El proponente debe cumplir todas las especificaciones mínimas requeridas y aportar los documentos soportes que permitan la verificación por parte de la Entidad sobre el equipo de trabajo solicitado en el siguiente cuadro:

Requerimiento Gerente de Proyecto: Profesional en Ingeniería de Sistemas, Ingeniería industrial o Ingeniería electrónica, con especialización en formulación, evaluación ó gerencia de proyectos. La dedicación al proyecto debe ser de mínimo el 50%. Será el profesional que organiza el proyecto y el equipo de trabajo para cumplir con los objetivos del proyecto, coordinará las reuniones de seguimiento con el responsable del proyecto por parte de INVIMA, realizará la gestión del alcance del proyecto involucrando la definición de prioridades, coordinará la interacción del equipo de trabajo con los clientes y/o usuarios en general, mantendrá el equipo de trabajo enfocado al cumplimiento de las metas establecidas, adicionalmente debe establecer un conjunto de prácticas que aseguren la integridad y calidad de las herramientas del proyecto y debe realizar los informes de seguimiento con la periodicidad que se requiera.

Experiencia mínima profesional: Debe acreditar cinco (5) años en Gerencia de proyectos de Sistemas de Información Experiencia mínima específica: Debe acreditar la participación como gerente de proyecto en cuatro (4) proyectos iguales o similares al objeto señalado en este documento.

Arquitecto de Software: Profesional en Ingeniera de Sistemas con especialización o maestría en construcción de software. La dedicación al proyecto debe ser de mínimo 20%. Será el encargado de todas las actividades derivadas del diseño y arquitectura del software, será la persona responsable de tomar decisiones respecto a la manera como será construido todo el sistema de información. Experiencia mínima profesional: Debe acreditar cinco (5) años como arquitecto en proyectos de Sistemas de Información. Experiencia mínima específica: Debe acreditar la participación como arquitecto de software en tres (3) proyectos iguales o similares al objeto señalado en este documento.

Líder técnico: Profesional en Ingeniería de sistemas con especialización en ingeniería de software o gerencia de proyectos. La dedicación al proyecto debe ser del 100%. Será el responsable de garantizar la calidad de los entregables técnicos, coordinar las actividades de su equipo de trabajo, aportar con su conocimiento las mejores prácticas en arquitecturas empresariales y diseño de sistemas, coordinara las reuniones de trabajo con los equipos del INVIMA. Experiencia mínima profesional: Debe acreditar de cinco (5) años como líder técnico en proyectos de Sistemas de Información. Experiencia mínima específica: Debe acreditar la participación como líder técnico en tres (3) proyectos iguales o similares al objeto señalado en este documento.

Consultor de procesos: Profesional en Ingeniería Industrial o de Sistemas. La dedicación al proyecto debe ser de mínimo el 25%. Será el encargado de realizar levantamiento de información y modelamiento de procesos que dan soporte a las funciones del INVIMA, debe garantizar que se realice el correcto modelamiento de los procesos que dan soporte al INVIMA y que los procesos diseñados cubran las necesidades futuras. Experiencia mínima profesional: Debe acreditar tres (3) años como consultor de procesos. Experiencia mínima específica: Debe acreditar la participación como consultor de procesos en dos (2) proyectos iguales o similares al objeto señalado en este documento.


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Analista de procesos: Profesional en Ingeniería Industrial o de Sistemas. La dedicación al proyecto debe ser de mínimo el 15%. Será el encargado de realizar levantamiento de información y análisis de la información de los procesos que dan soporte a las funciones del INVIMA, debe garantizar que los procedimientos del sistema de información diseñados para la Entidad cubran las necesidades presentes y futuras del Instituto. Número de recursos mínimos: 3. Experiencia mínima profesional: Debe acreditar tres (3) años en análisis y/o reingeniería de procesos. Experiencia mínima específica: debe acreditar la participación como analista de de procesos en dos (2) proyectos iguales o similares al objeto señalado en este documento.

Diseñador de interfaz de usuario: Profesional en ingeniería de sistemas. La dedicación al proyecto debe ser de mínimo 30%. Número de recursos mínimos: 2 Experiencia mínima profesional: Debe acreditar tres (3) años como diseñador en proyectos de Sistemas de Información..

Diseñador de base de datos: Profesional en Ingeniería de sistemas. La dedicación al proyecto debe ser de mínimo el 30% Experiencia mínima profesional: Debe acreditar tres (3) años como diseñador de bases de datos

Especialista en seguridad: profesional en ingeniería de sistemas, ingeniería electrónica o ingeniería de telecomunicaciones, con especialización en seguridad informática. La dedicación al proyecto debe ser de mínimo el 15%. Experiencia mínima profesional: Debe acreditar tres (3) años como especialista en seguridad informática

Gerente de Gestión de Cambio: Profesional en ingeniería industrial o psicología, procesos de talento humano. La dedicación al proyecto debe ser del 100%. Será el responsable de liderar y controlar los objetivos, realizar el seguimiento y supervisar el impacto generado al interior de la Entidad con el nuevo sistema de información y aprobar planes de acción. Experiencia mínima profesional: Debe acreditar tres (3) años como Gerente en procesos de gestión de cambios. Experiencia mínima específica: Debe acreditar la participación como gerente de Gestión de cambio en dos (2) proyectos iguales o similares al objeto señalado en este documento.

Gerente de Gestión de Calidad: Profesional en ingeniería industrial o de sistemas. La dedicación al proyecto debe ser del 100%. Será el responsable de controlar, hacer seguimiento y garantizar la calidad de cada una de las fases de ejecución del proyecto planteado por el Contratista, así como las actividades y responsabilidades que sobre el proyecto deba ejecutar el personal del Instituto vinculado al proyecto. Experiencia mínima profesional: Debe acreditar tres (3) años como Gerente de gestión de calidad y/o aseguramiento de la calidad Experiencia mínima específica: Debe acreditar la participación como gerente de Gestión de Calidad en dos (2) proyectos iguales o similares al objeto señalado en este documento.

Analista de Software: Profesional en ingeniería de sistemas o ingeniería electrónica. La dedicación al proyecto debe ser del 100%. Número de recursos mínimos: 2 Experiencia mínima profesional: Debe acreditar tres (3) años como analista de software.

El oferente debe tener en cuenta para la presentación de su propuesta lo siguiente:

• El proponente deberá adjuntar a la propuesta las hojas de vida, las certificaciones de estudio y de experiencia o tarjetas profesionales que acrediten los requisitos mínimos exigidos para el recurso humano asignado al proyecto.

• Las certificaciones de experiencia de las personas integrantes del equipo de trabajo

propuesto por el contratista deben indicar claramente: empresa o entidad que certifica, nombre del proyecto, objeto del mismo, cargo desempeñado en el proyecto, descripción de las actividades realizadas, tiempo de vinculación de la persona al proyecto, fecha de inicio y fecha de terminación.

• Las certificaciones de experiencia válidas de los integrantes del equipo de trabajo serán

aquellas en que se certifique experiencia en contratos suscritos y ejecutados entre el 1 de enero de 2000 y la fecha de cierre del proceso y que se relacionen con las actividades relacionadas con el objeto del presente documento. Se aceptarán certificaciones de empresas que hayan contratado los servicios como persona natural para cumplir con las funciones de los roles propuestos del equipo de trabajo.

• El proponente debe indicar el equipo de trabajo, detallando el perfil, tiempo de dedicación al

proyecto y el rol de las personas que participaran en el proyecto.


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• Todas las personas que hacen parte del equipo de trabajo deben dejar constancia en un documento del compromiso para con el presente proceso de contratación. Ver anexo 2.

• Ninguna persona del equipo de trabajo solicitado puede participar en más de un rol.

• Una vez el INVIMA apruebe el personal mínimo propuesto, este no podrá ser cambiado durante la ejecución del proyecto, al menos que exista una justa causa, la cual deberá ser sustentada, para su evaluación y posterior autorización o rechazo. En caso de aprobarse el cambio, el personal deberá reemplazarse por uno de igual o superiores conocimientos que el presentado inicialmente.

• El INVIMA se reserva el derecho a exigir el reemplazo o retiro de cualquier profesional vinculado al proyecto.

• El proponente debe indicar cuál es el equipo mínimo de trabajo que requieren por parte del

INVIMA para adelantar el presente proyecto, en este sentido se debe indicar el rol, el tiempo de dedicación y la disponibilidad requerida. El INVIMA procederá a seleccionar dentro de su personal los funcionarios o contratistas idóneos para cumplir con el apoyo al proceso.

• Para la evaluación de la experiencia profesional de los integrantes del equipo de trabajo

propuesto se tendrá en cuenta la fecha de obtención de la tarjeta profesional, fecha a partir de la cual se validará la experiencia, de conformidad con lo establecido en la Ley 842 de 2003.

• Para la evaluación de la participación de los integrantes del equipo de trabajo propuesto en proyectos iguales o similares al objeto del presente documento, se tendrá en cuenta la fecha de expedición del título profesional fecha a partir de la cual se validará la experiencia.

3.2.2.2.2 EVALUACIÓN DE LA EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO ADICIONAL A LA MÍNIMA SOLICITADA El puntaje máximo de este factor es de cuatrocientos (400) puntos y se realizará con el siguiente procedimiento:

EVALUACION DEL GERENTE DE PROYECTO Se otorgara cien (100) puntos al proponente cuyo profesional encargado de la gerencia del proyecto acredite la mayor cantidad de certificaciones de experiencia a partir de la obtención del título profesional en participación en máximo 3 proyectos iguales o similares diferentes a los mínimos solicitados, para lo cual se tendrán en cuenta las certificaciones anexadas para la persona propuesta para el rol de Director de Proyecto. Solo serán válidas aquellas en que se certifique experiencia en contratos suscritos y ejecutados entre el 1 de enero de 2000 y la fecha de cierre del proceso, cuyas labores se relacionen con las algunas de las siguientes actividades: Gerencia de Proyectos de consultoría o asesoría relacionada a la prestación de servicios en levantamiento, análisis, diseño, o adecuación de software o la formulación de planes, programas y proyectos en materia de tecnología de sistemas de información. Se aceptarán certificaciones de empresas que hayan contratado sus servicios como persona natural para cumplir con las funciones de Gerente de proyectos. Los demás proponentes obtendrán una calificación proporcional decreciente según la siguiente relación matemática:


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(Cantidad de certificaciones adicionales de experiencia en participación en proyectos iguales o similares) *100 Puntaje = ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 3 certificaciones adicionales de experiencia en participación en proyectos iguales o similares VALOR AGREGADO PARA EL GERENTE DE PROYECTO Al proponente que presente un Gerente de proyecto con certificación Profesional en administración de proyectos (PMI) se le otorgarán treinta (30) puntos adicionales en la calificación de su propuesta. EVALUACION DEL ARQUITECTO DE SOFTWARE

Se otorgara cien (100) puntos al proponente cuyo profesional que ejerza en el proyecto el rol de arquitecto de software acredite la mayor cantidad de certificaciones de experiencia a partir de la obtención del título profesional en participación en máximo 3 proyectos iguales o similares diferentes a los mínimos solicitados, para lo cual se tendrán en cuenta las certificaciones anexadas para la persona propuesta. Solo serán válidas aquellas en que se certifique experiencia en contratos suscritos y ejecutados entre el 1 de enero de 2000 y la fecha de cierre del proceso, cuyas labores se relacionen con las siguientes actividades: Arquitecto de software en proyectos de levantamiento, análisis y diseño de sistemas de información o relacionada a la prestación del servicio de adecuación de software. Se aceptarán certificaciones de empresas que hayan contratado sus servicios como persona natural para cumplir con las funciones de arquitecto de software. Los demás proponentes obtendrán una calificación proporcional decreciente según la siguiente relación matemática: (Cantidad de certificaciones adicionales de experiencia en participación en proyectos iguales o similares) *100 Puntaje = ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 certificaciones adicionales de experiencia en participación en proyectos iguales o similares EVALUACION DEL CONSULTOR DE PROCESOS Se otorgara el mayor puntaje de ochenta y cinco (85) puntos al proponente cuyo profesional encargado de la consultoría de procesos del proyecto acredite la mayor cantidad de certificaciones de experiencia a partir de la obtención del título profesional en participación en máximo 3 proyectos iguales o similares diferentes a los mínimos solicitados, para lo cual se tendrán en cuenta las certificaciones anexadas para la persona propuesta. Solo serán válidas aquellas en que se certifique experiencia en contratos suscritos y ejecutados entre el 1 de enero de 2000 y la fecha de cierre del proceso, cuyo proyecto se relacione con las algunas de las siguientes actividades: Consultor de procesos en proyectos de consultoría o asesoría relacionada a sistemas de información o servicios tecnológicos de adecuación de software. Se aceptarán certificaciones de empresas que hayan contratado sus servicios como persona natural para cumplir con las funciones de Consultor de proyectos. Los demás proponentes obtendrán una calificación proporcional decreciente según la siguiente relación matemática: (Cantidad de certificaciones adicionales de experiencia en participación en proyectos iguales o similares) *85 Puntaje = ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 certificaciones adicionales de experiencia en participación en proyectos iguales o similares


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EVALUACION DEL LIDER TECNICO Se otorgara el mayor puntaje de ochenta y cinco (85) puntos al proponente cuyo profesional que ejerza en el proyecto el rol de Líder de proyecto acredite la mayor cantidad de certificaciones de experiencia a partir de la obtención del título profesional en participación en máximo 3 proyectos iguales o similares diferentes a los mínimos solicitados, para lo cual se tendrán en cuenta las certificaciones anexadas para la persona propuesta. Solo serán válidas aquellas en que se certifique experiencia en contratos suscritos y ejecutados entre el 1 de enero de 2000 y la fecha de cierre del proceso, cuyo proyecto se relacione con algunas de las siguientes actividades: Líder Técnico en proyectos de levantamiento, análisis y diseño de sistemas de información o relacionada a la prestación del servicio de adecuación de software. Se aceptarán certificaciones de empresas que hayan contratado sus servicios como persona natural para cumplir con las funciones de Líder de proyectos. Los demás proponentes obtendrán una calificación proporcional decreciente según la siguiente relación matemática:

(Cantidad de certificaciones adicionales de experiencia en participación en proyectos iguales o similares) *85 Puntaje = ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 certificaciones adicionales de experiencia en participación en proyectos iguales o similares 3.2.2.3 CRITERIOS DE DESEMPATE En el evento en que analizadas y calificadas las propuestas se llegare a presentar un empate en la puntuación total. Dicha igualdad se definirá en el siguiente orden aplicado de manera estricta:

1. Se preferirá la propuesta presentada por un proponente nacional respecto a la propuesta presentada por un oferente extranjero. (Ley 816 de 2003)

De persistir la igualdad:

2. La propuesta que obtenga el mayor puntaje en el factor de equipo de trabajo propuesto.

De persistir la igualdad: 3. La propuesta que obtenga el mayor puntaje en el factor de experiencia del proponente

adicional a la mínima solicitada.

3.3 PRESENTACION DE LA PROPUESTA ECONÓMICA La propuesta económica deberá incluir todos los conceptos asociados con las tareas a contratar que comprenden entre otros: 1. La remuneración del personal consultor, la cual podrá incluir según el caso, sueldos, cargas por

concepto de seguridad social, viáticos, etc. 2. Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización

de la labor.


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3. Gastos de administración 4. Utilidades del consultor 3. Gastos contingentes Los precios deberán ser desglosados por actividad y por gastos en moneda nacional. Las

actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no costeadas en la propuesta económica, se consideran incluidas en los precios de las actividades o productos costeados.

Nota: Para efectos de lo señalado en el numeral 2 del artículo 70 del Decreto 2474 de 2008, en el presente proceso de selección no se contemplan gastos reembolsables. 3.4 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA El proponente debe asumir el costo de los recursos humanos y logísticos para la realización de las actividades contratadas.

Se debe garantizar la confidencialidad absoluta de la información recolectada y procesada.

Responder por la documentación e información que por razón del servicio el conserve bajo su cuidado o a la cual tengan acceso, sin que pueda reproducirla, divulgarla o publicarla en cualquier medio.

Se debe garantizar que los derechos patrimoniales y la propiedad intelectual del cumplimiento de las fases del sistema de Información, objeto de esta contratación pertenecerán al INVIMA.

Responder por la conducta de su personal y mantener la supervisión directa sobre el mismo.

Reportar oportunamente a la entidad los hechos y circunstancias que llegaren a ocurrir durante la prestación del servicio.

El proponente, deberá proveer los elementos necesarios para el cabal desarrollo del mismo, de manera segura y eficiente, garantizando el cumplimiento de las condiciones de los actuales pliegos.

El proponente debe suministrar todos los equipos de cómputo necesarios para el apoyo del personal seleccionado para el grupo de trabajo

El proponente debe suministrar el software necesario a que haya lugar para el cumplimiento del objeto contractual del contrato dando cumplimiento a la Ley 603 de 2000 sobre materia de derechos de autor. Cumplir con la exigencia de Gobierno en Línea sobre el transporte de datos GEL-XML entre entidades del estado. Cumplir con los criterios establecidos en las fases de Gobierno en Línea referidas al componente transaccional y de transformación para las entidades estatales. Incluir dentro del análisis y diseño, los requerimientos de información del Sistema de Información SISPRO del Ministerio de la Protección Social. Las demás que se encuentren consagradas en éste documento y que hacen parte integral de este contrato.


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3.5. VISITA OBLIGATORIA

Se debe realizar visita de los proponentes a la presentación del componente “Sistema de Información” del Proyecto Sivicos, que asegura que las firmas interesadas obtengan la información suficiente que les permita presentar una oferta adecuada, dicha visita será atendida el día XXXX, en la ciudad de Bogotá en la sede principal ubicada en la Carrera 68 D No. 17-11 a las XXX am. 3.6 PLAZO DE EJECUCIÓN: El término de ejecución del contrato será hasta el 24 de diciembre de 2009, a partir de la aprobación de la garantía y de la suscripción del acta de inicio. La vigencia será por el término de ejecución y (4) meses más. 3.7 LUGAR DE EJECUCION Y ENTREGA.

Para la ejecución del proyecto se tendrá como domicilio la sede Principal del INVIMA en la ciudad de Bogotá en la carrera 68 D # 17-11/21, los laboratorios ubicados en la sede CAN y el grupo territorial Bogota ubicado en la sede Chapinero.

Para la entrega oficial de los productos se entenderá como domicilio la Oficina Asesora de Planeación e informática y Estadística del INVIMA ubicada en la sede Principal del INVIMA en la ciudad de Bogotá en la carrera 68 D # 17-11/21.

3.8 PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO: El presupuesto oficial estimado para la presente contratación, de acuerdo con los estudios de mercado es de MIL CIENTO SETENTA MILLONES CIENTO SETENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS PESOS MCTE incluido IVA. ($1.170.179.900). Este presupuesto cubre el pago total del objeto contractual, si surgiere algún imprevisto que no haya sido contemplado por el oferente al momento de presentar su propuesta este deberá asumirlo en su totalidad. En igual sentido la Entidad no asumirá ningún costo de licenciamiento para herramientas de desarrollo que el oferente requiera para la ejecución del contrato. 3.9 FORMA DE PAGO: Un primer pago del 40% una vez perfeccionado el mismo, aprobación de la garantía, Acta de Iniciación y aprobación del Plan para la Gestión del Proyecto debidamente suscrito por el Contratista y el Interventor del contrato. Un pago del 20% a la entrega de la documentación de la fase de levantamiento de información, previo el cumplimiento de todos los requisitos exigidos.


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Un pago del 20% a la entrega de la documentación de la fase de análisis de información, previo el cumplimiento de todos los requisitos exigidos Un último pago correspondiente al valor restante por pagar al finalizar la entrega de los documentos acordados en el cronograma del proyecto y debidamente aprobados por el supervisor del contrato. Los pagos se efectuarán dentro de los quince (15) días siguientes a la presentación de la certificación emitida por el supervisor del contrato donde conste el recibo a satisfacción por parte de la Entidad, la factura correspondiente y la acreditación de encontrarse al día en el pago de aportes Parafiscales relativos con el Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. 4. ANÁLISIS DE LOS RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN. 4.1. DISTRIBUCIÓN DE LOS RIESGOS Los riesgos que se pueden presentar durante la ejecución del contrato son el incumplimiento en la ejecución de las obligaciones contractuales, falta de calidad del servicio, el pago de salarios y prestaciones sociales los cuales serán asumidos el 100% por el contratista y los mitigará con la constitución de Garantías. 4.2. GARANTÍA ÚNICA: EL CONTRATISTA deberá constituir a favor del INVIMA garantía única expedida por una Compañía de seguros legalmente establecida en Colombia y cuya póliza matriz esté debidamente aprobada por la Superintendencia Financiera de acuerdo con los lineamientos señalados en el numeral 19 del artículo 25 de la ley 80 de 1993 el artículo 7° de la Ley 1150 de 2007, artículo 3° del Decreto 4828 de 2008 que ampare los siguientes riesgos: 4.2.1 Cumplimiento.- Mediante la cual se ampara el cumplimiento general del contrato el pago de multas, la cláusula penal pecuniaria y demás sanciones previstas para el CONTRATISTA en las normas legales, por cuantía equivalente al treinta por ciento (30%) del valor total del contrato, con vigencia igual a la del plazo del contrato y seis (6) meses más, contados a partir de la expedición de la póliza. 4.2.2 Calidad.- Mediante el cual el CONTRATISTA garantiza la calidad del servicio prestado, en cuantía equivalente al cincuenta por ciento (50%) del valor total del contrato, con vigencia igual a la del plazo del contrato y seis (6) meses más, contados a partir de la expedición de la póliza. 4.2.3 Pago de Salarios, Prestaciones Sociales: que el contratista haya de utilizar para la ejecución del contrato, equivalente al 5 % del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo del mismo a suscribirse y tres (3) años más. Esta garantía se entenderá vigente hasta la liquidación del contrato garantizado.


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Sus efectos no expirarán por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral. En caso que el presente contrato se adicione, prorrogue, suspenda o en cualquier otro evento en que fuere necesario, el CONTRATISTA se obliga a ampliar la Garantía de acuerdo con las normas vigentes. Esta garantía deberá ser aprobada por el INVIMA de acuerdo con lo señalado en el inciso 2 del artículo 41 de la ley 80 de 1993. 5. SUPERVISOR DEL CONTRATO La Supervisión en la ejecución del contrato será ejercida por el Coordinador del Grupo de Informática y Tecnología, con previa verificación y aprobación de los entregables por parte del Subdirector de Medicamentos y Productos Biológicos, Subdirector de Alimentos y Bebidas alcohólicas y el Subdirector de Insumos Para la Salud y Productos Varios. Cordialmente, ASTREED CAROLINA SIERRA ARIAS Jefe Oficina Asesora de Planeación, Informática y Estadística. Proyectó/revisó: /Misael Lara Neira – Libardo Castillo Marín/Sandra Bello

Estudio de conveniencia y oportunidad SIVICOSjunio 2 de ... · ello se presenta el Mapa de Procesos...

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