Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance...
20
Con la colaboración de Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Febrero 2009
Transcript of Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance...
Con la colaboración de
Estudio Económico de los Beneficios de
Software Assurance para
el Sector Público
Febrero 2009
Contenido
Introducción ............................................................................................................. 1
Una licencia para cada necesidad ............................................................................................................ 1
La gestión adecuada del software aporta beneficios tangibles ............................................................... 2
¿Qué es Software Assurance? ................................................................................... 2
Beneficios de Software Assurance ............................................................................ 3
1. Planificación ......................................................................................................................................... 3
2. Implementación ................................................................................................................................... 3
3. Utilización ............................................................................................................................................. 4
4. Mantenimiento y Soporte .................................................................................................................... 5
5. Transición ............................................................................................................................................. 6
Escenario ................................................................................................................. 7
Visión General del Impacto Económico ..................................................................... 8
Análisis detallado del impacto Económico ................................................................ 9
Control de Costes ................................................................................................................................... 10
Mejora del Servicio ................................................................................................................................ 11
Mitigación de Riesgos ............................................................................................................................ 11
Costes de Software Assurance ................................................................................ 13
Riesgo de no invertir .............................................................................................. 13
Conclusiones .......................................................................................................... 15
Acerca de Glomark ................................................................................................. 16
Glosario de Términos ............................................................................................. 17
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 1
Introducción
Hoy en día, y dada la relevancia que la Tecnologías de la Información tienen para que las
organizaciones del Sector Público puedan elevar su eficacia en su labor de servicio al ciudadano,
resulta importante evaluar de manera precisa las necesidades y expectativas en lo concerniente a
sus sistemas de TI.
Cualquier entidad pública debe elegir las soluciones tecnológicas que más se alineen con sus
objetivos sociales y con la estrategia de sistemas, siempre procurando escoger las soluciones
menos arriesgadas y con un impacto económico más eficiente. Para las Organismos Públicos es
importante evaluar de manera precisa sus expectativas y necesidades, y simplificar el seguimiento
de sus licencias garantizando al mismo tiempo una utilización óptima de sus equipos (servidores,
equipos de trabajo y dispositivos de comunicaciones) y programas (licencias de software). Por
ello resulta esencial para éstas simplificar el seguimiento tanto del hardware como de sus
licencias de software.
En el caso de pequeños departamentos o Ayuntamientos, el seguimiento del inventario de los
activos de TIC puede ser una tarea más sencilla que en las grandes organizaciones, pero hay que
tener en cuenta que dentro de la organizaciones de pequeño tamaño no existe la figura del
informático o profesional de las TI, y por lo tanto debe ser asesorado convenientemente por un
proveedor externo de confianza.
Un enfoque inadecuado en el mantenimiento del software y el hardware y en su modernización
puede tener como consecuencia unos gastos innecesarios y derivar en una pérdida de eficacia,
convirtiéndose las TIC en un lastre más que en un apoyo para elevar la calidad del servicio público.
A la hora de aplicar este enfoque, es preciso reconocer que todo elemento de la infraestructura
de TI tiene un ciclo de vida, que pasa por diversas fases: planificación, implementación o
despliegue, utilización, mantenimiento y transición o modernización del mismo. En el caso del
software, al que nos ceñiremos en este documento -y concretamente nos circunscribiremos al
software de Microsoft- estas etapas del ciclo de vida deben ser contempladas y atendidas no sólo
por el fabricante que las proporciona, sino también por la organización que las adquiere, para
maximizar y rentabilizar la inversión realizada.
Una licencia para cada necesidad Para responder a las necesidades específicas de las entidades públicas, ya sean éstas pequeñas,
medianas o grandes organizaciones, Microsoft ofrece una amplia variedad de modalidades de
licenciamiento de su software, entre los que destacan los programas de licencias por volumen.
Las licencias de software de Microsoft pueden ser adquiridas tradicionalmente a través de tres
modalidades principales: Producto Empaquetado (Caja), Software Preinstalado en un PC nuevo
(OEM) y Licencias por Volumen. Además de éstas, recientemente se han incorporado otras
variantes como pago por uso (Software como Servicio), y descarga a través de Internet, situación
esta última más cercana al mercado de consumo.
Los programas de Licencias por Volumen de Microsoft pueden ser la opción más adecuada para
aquellas organizaciones que necesitan desde cinco hasta miles de licencias de software Microsoft,
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 2
siendo una forma flexible y económica de disfrutar de ellas (en modalidad de compra a
perpetuidad o alquiler), ofreciendo importantes descuentos, procesos de adquisición flexibles,
numerosas opciones de pago y otros beneficios tales como Software Assurance. Todo ello
disponible a lo largo de la vigencia de los contratos suscritos para la adquisición o alquiler de las
licencias.
Estos programas tienen como objetivo permitir a éstas ahorrar en sus inversiones informáticas, a
la vez que facilitan enormemente su gestión financiera, logística y técnica a lo largo de ciclo de
vida de las soluciones.
En el aspecto financiero, con estos programas de licencias por volumen, las organizaciones
pueden planificar y gestionar su presupuesto informático de manera más controlada y fiable,
tanto en la modalidad de compra como en la de alquiler de las mismas.
En el aspecto logístico, se puede inventariar y conocer con detalle cada uno de los productos
licenciados, los contratos a los que van vinculados y los beneficios asociados a estos.
En tercer lugar y en el aspecto técnico, se dispone de herramientas para una mejor
implementación, despliegue, formación, mantenimiento y soporte de las soluciones, como
veremos más adelante.
La gestión adecuada del software aporta beneficios tangibles Este documento presenta brevemente las características del programa Software Assurance de
Microsoft, y el resultado de nuestro Estudio Económico realizado sobre los beneficios ligados a la
adquisición de Software Assurance, que Microsoft ofrece para sus clientes del sector público
como vehículo para maximizar su inversión en TI.
Para la realización de este documento se ha utilizado un modelo económico de la adquisición de
Software Assurance para una organización de tamaño medio perteneciente al sector público
español. Los resultados económicos presentados en este documento constituyen estimaciones
realizadas sobre datos ficticios. Estos datos son susceptibles de modificación para reflejar las
circunstancias específicas de cada organización.
¿Qué es Software Assurance?
Microsoft Software Assurance es una opción disponible a través de los programas de Licencias por
Volumen de Microsoft que ayudan a obtener el máximo partido del software, ofreciendo más
valor, más asistencia y capacidad de gestión. Con Software Assurance, las entidades del Sector
Público (independientemente de su tamaño) pueden acceder a recursos de formación y de
soporte que les permitirán centrarse en su labor de servicio al ciudadano, y a los miembros de la
organización desarrollar sus tareas de una forma más eficiente que nunca.
Software Assurance también permite obtener a las organizaciones el derecho a utilizar la
tecnología del mañana a precios de hoy, además de la posibilidad de fraccionar los pagos de las
licencias de software Microsoft en anualidades, lo cual permitirá reducir el impacto en el cash-
flow al realizar adquisiciones de licencias.
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 3
Microsoft Software Assurance es un programa completo que le ayudará a tener el control sobre
su estrategia tecnológica, mejorar los conocimientos de su personal y reducir los gastos de
soporte. No se trata solamente de adquirir software. Se trata de sacar el máximo partido a su
inversión.
En este documento encontrará información más detallada sobre el impacto económico que
podría tener para su organización la adquisición y aprovechamiento de Software Assurance.
Beneficios de Software Assurance
Son numerosos los beneficios que Software Assurance ofrece a las organizaciones, y estos se
pueden asociar a cada una de las etapas del ciclo de vida del software adquirido, fases que hemos
mencionado con anterioridad:
1. Planificación Vaya organizando su departamento apoyándose en la tecnología, realice presupuestos de una
forma más efectiva, y simplifique los procesos de aprovisionamiento de software.
En este grupo se identifican los siguientes beneficios:
• Evitar el coste de nuevas versiones de software
Con Software Assurance se incluyen los derechos de utilización de nuevas versiones del
software licenciado, que aparezcan durante la vigencia del contrato. Con ello se evita el
coste de adquisición de nuevas licencias, correspondientes a las nuevas versiones que
vayan surgiendo, y se facilita el acceso a la última tecnología disponible.
• Ahorro de costes al realizarse pagos diferidos
Para mayor flexibilidad en la administración de inversiones en tecnología, Software
Assurance permite diferir los pagos anualmente durante la vigencia del acuerdo, en lugar
de realizar un único pago inicial.
• Disponibilidad de Step-Up de licencias
Permite a las organizaciones migrar su software desde una edición inferior a otra de
mayor nivel en determinados productos, sin coste adicional. Este beneficio permite a las
organizaciones ahorrar dinero, así como disfrutar de funciones y capacidades de
ediciones superiores.
2. Implementación Saque el mayor partido a su software gracias a los servicios de planificación que le ayudan a
descubrir y diseñar soluciones idóneas para su organización.
A este grupo pertenecen los siguientes beneficios:
• Packaged Services. Muchos clientes con contratos de licencias por Volumen de Microsoft
con los beneficios adicionales de Software Assurance pueden acceder a Servicios
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 4
Empaquetados orientados a facilitar el despliegue de Soluciones Microsoft, y son cuatro
las variantes disponibles:
• Desktop Deployment Planning Services (DDPS)
• Business Value Planning Services (BVPS)
• Exchange Deployment Planning Services (EDPS)
• SharePoint Deployment Planning Services (SDPS)
Estos beneficios, subvencionados al 100% por Microsoft y sin coste adicional para el
cliente, le permitirán conocer mediante un asesoramiento personalizado las ventajas que
para sus organizaciones comporta la adopción de Exchange, SharePoint, Windows Vista o
Microsoft Office.
• Cupones de Formación, cursos de eLearning, soporte para resolución de incidencias
7x24 y Suscripción a TechNet para Software Assurance
Todos estos beneficios, aplicables en varias fases del ciclo de vida del software, se han
incluido en la tercera fase (utilización) por su mayor incidencia en ésta.
3. Utilización Saque partido a lo último en tecnología y consiga una mejor implementación, migración y
conocimientos sobre gestión de activos tecnológicos.
En este grupo se encuadran los siguientes beneficios:
• Ahorro de costes en seguridad, implantación e integración de aplicaciones mediante el
uso de Windows Vista Enterprise
Software Assurance permite el uso de Windows Vista Enterprise (versión solo disponible
para clientes con SA), que incluye herramientas para la protección de datos (Windows
BitLocker™ Drive Encryption), compatibilidad con aplicaciones (Subsystem for Unix
Applications) o compatibilidad con varios idiomas (Multilingual User Interface), que
facilitan las labores de implantación e integración de aplicaciones, proporcionando un
importante ahorro de costes.
• Ahorro de tiempo al centralizar la gestión de los PCs mediante el uso de MDOP
Al centralizar todas las operaciones de gestión de PCs utilizando el Microsoft Desktop
Optimization Pack (MDOP) para Software Assurance, las organizaciones incrementan la
facilidad de administración, reducen el Coste Total de Propiedad (TCO), y facilitan el
despliegue de aplicaciones como servicios. Está disponible de forma exclusiva para los
clientes de Software Assurance bajo la modalidad de suscripción adicional, que se ha de
contratar por separado.
• Reducción de los costes de formación
En función del número de licencias cubiertas por Software Assurance, su organización
puede disponer de cupones para realizar cursos presenciales en centros de formación
certificados sobre el uso de los productos Microsoft. Mediante el aprovechamiento de
estas jornadas gratuitas conseguirá reducir el gasto en formación de los trabajadores, y las
llamadas al centro de soporte técnico o Help Desk.
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 5
• Aumento en la productividad por el derecho de uso de software en el hogar
El Programa de Uso en el Hogar supone una situación de doble beneficio para
trabajadores y organizaciones del sector público. Este beneficio permite que un empleado
pueda instalar gratuitamente Microsoft Office en su casa, con lo que puede aprender a
utilizar los programas incluidos en su hogar (concretamente los incluidos en Microsoft
Office Enterprise) y, a continuación, poner en práctica esos conocimientos en su puesto
de trabajo. Esto supone un ahorro de tiempo y dinero en formación y un aumento de la
productividad (entre un 9% y un 17%), al mismo tiempo que los trabajadores están más
motivados.
• Rebajar el coste de formación en productos de Microsoft mediante cursos de eLearning
Software Assurance incluye el derecho a recibir formación sobre productos de Microsoft
mediante los cursos a distancia a través de Internet (eLearning). La organización, por lo
tanto evita la contratación de este servicio, facilitando procesos de "Autoformación a tu
ritmo", y aumentando con ello la productividad de los trabajadores entre un 6% y un 10%.
4. Mantenimiento y Soporte Mantenga un entorno TI estable a través de servicios, herramientas y material de referencia para
ofrecer soporte a redes y puestos de trabajo.
• Evitar la compra de licencias para servidores de backup
Para agilizar la recuperación de los sistemas en caso de desastre, muchas organizaciones
disponen de servidores adicionales de reserva (Cold Backup), para sustituir con agilidad a
los que están en uso cuando éstos fallan.
Por cada licencia de software servidor cubierta con Software Assurance (SA), su
organización puede solicitar licencias adicionales para esos servidores de reserva
(normalmente apagados) facilitando procesos de recuperación más ágiles. Con ello la
organización evita el coste adicional de adquisición de las licencias para los servidores de
backup.
• Eliminación de costes de soporte telefónico
Los nuevos servicios de Software Assurance proporcionan incidencias de soporte
telefónico gratuitas, por lo que la organización evita el coste asociado a este tipo de
servicios profesionales de la más elevada calidad y efectividad.
• Reducción del tiempo promedio de resolución de incidentes por soporte online o vía
telefónica
Software Assurance ofrece soporte adicional para la solución de problemas a través de
recursos online (TechNet Online Concierge Chat o los Grupos Gestionados) y por vía
telefónica en horario laborable. Asimismo, proporciona recursos de soporte adicionales a
través de TechNet Plus Direct y sus mecanismos de consulta accediendo a técnicos
especializados. Estos recursos reducen entre un 35% y un 70% el tiempo necesario para la
resolución de incidentes, produciendo el correspondiente ahorro de costes.
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 6
• Eliminación de costes de adquisición de software para su evaluación y acceso a la más
completa colección de información técnica online
Dependiendo de los productos contratados, Software Assurance puede incluir
suscripciones a TechNet Plus Direct, evitando así el coste de adquisición de éstas, que
entre otros beneficios incluyen la disponibilidad de todo el software comercial de
Microsoft para su evaluación sin limitación temporal de uso, acceso a las versiones beta
(preliminares) de software, y a la TechNet Library.
• Reducción del número de incidentes técnicos con los productos Microsoft
Además de los beneficios antes descritos asociados a TechNet Plus Direct, dentro de esta
suscripción los clientes disponen de acceso a herramientas, utilidades, controladores,
software y guías prácticas. Estos medios permiten a los profesionales optimizar, hacer
mantenimiento preventivo y gestionar mejor su entorno informático, con lo que consigue
una reducción entre el 60% y el 80% del número de incidentes técnicos que se producen,
con el correspondiente ahorro de costes.
• Incremento de la disponibilidad de las aplicaciones, y por lo tanto, de la eficacia
Los recursos técnicos que proporciona Software Assurance permiten reducir el número de
incidentes y también los tiempos de espera mientras se resuelve un incidente,
aumentando la disponibilidad de los sistemas de la organización. Ello permite incrementar
el tiempo que los trabajadores están realizando tareas efectivas, elevando por lo tanto su
disponibilidad, y por ende, la calidad del servicio público.
• Reducción del número de llamadas al Help Desk
Al contar con eLearning los usuarios mejoran el nivel de conocimiento en el uso de las
herramientas de Microsoft reduciendo la necesidad de hacer llamadas al Help Desk.
Asimismo la estandarización de la plataforma de la organización –en el caso de contratar
licencias para este fin- permite reducir el número de incidentes de soporte. Se considera
que se produce una reducción de entre un 10% y un 20% de llamadas, ahorrándose el
coste de este servicio.
5. Transición Para los clientes que necesitan modernizar su software, Microsoft ofrece beneficios tecnológicos
y de soporte. Los más relevantes de estos beneficios son:
• Evita el coste de consultoría de soporte para actualizaciones críticas
Los clientes de Software Assurance disponen de múltiples ventajas de soporte, y en esta
fase del ciclo de vida del software, el soporte ampliado de hotfixes o actualizaciones
críticas, permite resolver incidencias críticas durante el proceso de transición a una
versión más moderna de un determinado producto, evitando la contratación de servicios
especializados de consultoría de terceros cuando se producen problemas con los
productos de Microsoft que se están sustituyendo.
En esta situación y durante la fase Extendida de Soporte del producto afectado, el cliente
puede solicitar un determinado Hotfix o parche que resuelva una situación específica de
su infraestructura, no pudiéndose distribuir externamente sin el consentimiento expreso
de Microsoft.
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 7
• Windows Fundamentals for Legacy PCs
Microsoft Fundamentals for Legacy PCs permite mejoras tanto en la seguridad como en
facilidades de gestión de los PCs antiguos que están ejecutando sistemas operativos
anteriores (Windows XP SP2), para organizaciones que no están en posición de adquirir
hardware nuevo. Además permite una vía de migración sin sobresaltos a hardware más
moderno y al sistema operativo Windows Vista.
Escenario
Para el estudio y presentación de los parámetros económicos y la cuantificación de beneficios
derivados de la adquisición de licencias de software con la cobertura de Software Assurance en el
segmento del Sector Público, se han utilizado el siguiente escenario:
ESCENARIO
Número de Servidores 5
Número de PCs 250
Licencias Desktop Pro 250
Modalidad Compra
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 8
Visión General del Impacto Económico
Para el escenario mencionado anteriormente, se han realizado los cálculos de costes y beneficios
que han dado lugar a las siguientes tablas de indicadores, estableciendo tres predicciones: la
optimista, la más probable y la pesimista.
El significado de los términos de los indicadores los encontrará en el glosario al final del
documento.
Notas: Tasa de Descuento: 8,00%. Coste de Capital: 8,00%. % de Impuestos: 0,00%. Valores acumulados en 3 años.
Nota: Las líneas del gráfico son los Beneficios Totales Acumulados (TBO) y los Costes Totales Acumulados (TCO).
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 9
Análisis detallado del impacto Económico
La correcta implementación de la tecnología más adecuada es una de las principales palancas de
creación de valor con la que los directivos cuentan en su misión de optimización continua de los
procesos de cualquier Organización Pública.
A veces el impacto que una inversión tiene en una organización no se evalúa de forma rigurosa,
pudiéndose éste categorizar en tres áreas principales: Control de Costes, Mejora del Servicio y
Mitigación de Riesgos. Una adecuada toma de decisión requiere un análisis que tenga en cuenta
estos tres factores. La no consideración de los mismos nos estaría llevando a una errónea
estimación del impacto en la organización, y consecuentemente a un riesgo de pérdida de eficacia
de la misma.
Son numerosos los beneficios que Software Assurance ofrece a las organizaciones, y estos se
pueden asociar a cada una de las etapas del ciclo de vida del software adquirido, fases que hemos
mencionado y desglosado con anterioridad. Como resultado de esta inversión, el total de los
beneficios económicos acumulados en 3 años será de 1.023.741 €.
A continuación se presenta cada uno de los beneficios, describiendo su contenido y el valor
económico que genera para la organización objeto del estudio en cada una de las tres grandes
zonas:
CONTROL DE COSTES 312.987 €
Ahorro de costes en la implantación e integración de aplicaciones por el uso de Vista Enterprise 112.378 €
Ahorro de tiempo al centralizar la gestión de los PCs por el uso de MDOP 77.597 €
Ahorro de costes por realizar pagos diferidos 30.060 €
Reducción del tiempo promedio de resolución de incidentes por soporte online o vía telefónica 29.002 €
Reducción del número de llamadas al Help Desk 21.875 €
Mejoras en la seguridad en PCs donde no se puede instalar Windows Vista Enterprise 12.642 €
Servicios de Planificación para la implementación de Soluciones 12.000 €
Reducción del número de incidentes técnicos con los productos Microsoft 11.600 €
Reducción de los costes de formación 5.833 €
MEJORA DEL SERVICIO 291.674 €
Mejora del servicio por conocer mejor las herramientas de trabajo de Microsoft 291.674 €
MITIGACION DE RIESGOS 419.080 €
Evitar tiempos improductivos por indisponibilidad de aplicaciones 145.837 €
Evitar el coste de formación online de los productos de Microsoft por el uso de eLearning 75.000 €
Evitar el coste de consultoría de soporte para actualizaciones críticas 58.333 €
Evitar la compra de licencias de backup de servidores 39.375 €
Mejoras en la seguridad con Windows Vista Enterprise 32.777 €
Evitar el coste de nuevas versiones de software 63.928 €
Evitar costes de Soporte e información técnica online 2.628 €
Evitar costes de soporte telefónico 1.202 €
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 10
Control de Costes
Ahorro de costes en la implantación e integración de aplicaciones por el uso de Vista Enterprise 112.378 € Software Assurance permite el uso de Windows Vista Enterprise, que incluye diferentes herramientas
destinadas a protección de datos (Windows BitLocker™ Drive Encryption), mejorar la compatibilidad con
aplicaciones (Subsystem for Unix Applications) o la utilización en varios idiomas (Multilingual User
Interface), que facilitan la labores de implantación e integración de aplicaciones, proporcionando un
importante ahorro de costes.
Ahorro de tiempo al centralizar la gestión de los PCs por el uso de MDOP 77.597 € Al centralizar todas las operaciones de gestión de PCs utilizando el Microsoft Desktop Optimization Pack
MDOP, se produce un ahorro de tiempo de gestión, al incrementarse la facilidad de administración, la
reducción del Coste Total de Propiedad (TCO), y facilitando el despliegue de aplicaciones como servicios.
Ahorro de costes por realizar pagos diferidos 30.060 € Para mayor flexibilidad en administrar los gastos en tecnología, Software Assurance permite diferir los
pagos anualmente en lugar de realizar un único pago inicial, con lo que se evita el coste de financiación de
la compra.
Reducción del tiempo promedio de resolución de incidentes por soporte online o vía telefónica 29.002 € Software Assurance ofrece soporte para la solución de problemas a través de recursos online y por vía
telefónica en horarios de oficina. Asimismo, proporciona recursos de soporte adicionales a través de
TechNet Plus y sus mecanismos de consulta con técnicos especializados.
Estos recursos reducen entre un 35% y un 70% el tiempo necesario para la resolución de incidentes,
produciendo el correspondiente ahorro de costes.
Reducción del número de llamadas al Help Desk 21.875 € Al contar con eLearning los usuarios mejoran el nivel de conocimiento en el uso de las herramientas de
Microsoft reduciendo la necesidad de hacer llamadas al Help Desk. Asimismo la estandarización de la
plataforma de la organización permite canalizar mejor y reducir el número de incidentes de soporte.
Se considera que se produce una reducción de entre un 10% y un 20% de llamadas, ahorrándose el coste de
este servicio.
31%
28%
41%CONTROL DE COSTES
MEJORA DEL SERVICIO
MITIGACION DE RIESGOS
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 11
Mejoras en la seguridad en PCs donde no se puede instalar Windows Vista Enterprise 12.642 € Microsoft Fundamentals for Legacy PCs permite mejoras tanto en la seguridad como en facilidades de
gestión de los PCs antiguos que están ejecutando sistemas operativos anteriores (Windows XP SP2), para
organizaciones que no están en posición de adquirir hardware nuevo. Además permite una vía de migración
sin sobresaltos a hardware más moderno y al sistema operativo Windows Vista.
Servicios de Planificación para la implementación de Soluciones 12.000 € Software Assurance puede incluir un determinado número de jornadas de servicios especializados de
consultoría para la planificación para la implementación de Soluciones (Escritorio, SharePoint, Exchange),
subvencionado al 100% por Microsoft.
Reducción del número de incidentes técnicos con los productos Microsoft 11.600 € Con los servicios incluidos en Software Assurance los profesionales en informática disponen del acceso a los
medios de suscripción TechNet Plus incluyendo herramientas, utilidades, controladores, software y guías
prácticas.
Estos recursos permiten a los profesionales optimizar, hacer mantenimiento preventivo y gestionar mejor
su entorno informático, con lo que consigue una reducción entre el 60% y el 80% del número de incidentes
técnicos que se producen, con el correspondiente ahorro de costes.
Reducción de los costes de formación 5.833 € En función del número de licencias cubiertas por Software Assurance, la organización recibe cupones para
realizar cursos de formación sobre el uso de los productos Microsoft.
Con el uso de estas jornadas gratuitas conseguirá reducir el gasto en la formación de los usuarios.
Mejora del Servicio
Mejora del servicio por conocer mejor las herramientas de trabajo de Microsoft 291.674 € Las facilidades de formación proporcionadas por los servicios de Software Assurance, especialmente los
recursos de eLearning, permiten que los usuarios conozcan mejor las herramientas que usan para su
trabajo, disminuyendo su improductividad entre un 6% y un 10%; brindando así un mejor servicio.
Adicionalmente, por cada licencia de Microsoft Office adquirida bajo la cobertura de Software Assurance, el
trabajador puede instalar una copia adicional en su casa para su uso personal. Esto contribuye a mejorar el
aprendizaje de las herramientas de uso diario.
Mitigación de Riesgos
Evitar tiempos improductivos por indisponibilidad de aplicaciones 145.837 € Los recursos técnicos que proporciona Software Assurance permiten reducir el número de incidentes y
también los tiempos de espera mientras se resuelve un incidente, aumentando la disponibilidad de los
sistemas de la organización. Ello permite incrementar el tiempo que los usuarios están realizando trabajo
efectivo, incrementando por lo tanto su disponibilidad para poder atender al ciudadano.
Evitar el coste de formación online de los productos de Microsoft por el uso de eLearning 75.000 € Software Assurance incluye los derechos del software eLearning para formación en los productos de
Microsoft, que puede ser utilizado por todos los usuarios de las licencias. La organización, por lo tanto, evita
el coste de adquisición de este tipo de material de formación de sus usuarios.
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 12
Evitar el coste de consultoría de soporte para actualizaciones críticas 58.333 € Software Assurance cuenta con múltiples ventajas de soporte, incluido el soporte ampliado de hotfixes o
actualizaciones críticas, que evita la contratación de servicios especializados de consultoría cuando se
producen incidencias relacionadas con los productos de Microsoft.
Evitar la compra de licencias de backup de servidores 39.375 € La organización recibe licencias de servidor para backups "en frío" por cada licencia de servidor cubierta con
Software Assurance (SA). Por ello, se evita el coste adicional de adquisición de las licencias para los
servidores de backup, siempre listos para ponerse en producción cuando las circunstancias lo exijan.
Mejoras en la seguridad con Windows Vista Enterprise 32.777 € Software Assurance permite a los usuarios de Windows Vista acceder a la versión WIndows Vista Enterprise,
que ofrece mejoras importantes en la seguridad, cifrado de datos, etc. lo que permite evitar los costes
correspondientes en seguridad.
Evitar el coste de nuevas versiones de software 63.928 € Con Software Assurance se incluyen los derechos de nuevas versiones de software que aparezcan durante
la vigencia del contrato. Con ello se evita el coste de licenciamiento para disponer de la última tecnología.
Evitar costes de Soporte e información técnica online 2.628 € Los contratos con Software Assurance pueden incluir suscripciones a TechNet, el recurso online más
importante para la comunidad técnica relacionada con tecnologías Microsoft, por lo que se evita el coste de
adquisición de las suscripciones.
Evitar costes de Soporte telefónico 1.202 € Los nuevos servicios de Software Assurance proporcionan gratuitamente cupones para resolución de
incidencias mediante soporte telefónico, por lo que la organización evita el coste asociado a este tipo de
servicio de la más alta calidad técnica.
Beneficios no valorados
Incremento de la satisfacción de los empleados por los descuentos del Programa de Compra de Empleados 5.266 € El Programa de Microsoft de compra para los empleados, disponible dentro de la cobertura de Software
Assurance, ofrece a sus empleados un descuento sobre el precio de venta al público para docenas de
productos Microsoft. La posibilidad de obtener estos descuentos contribuye a la satisfacción de los
empleados de la organización.
Esto no ha de confundirse con el Beneficio de Uso en el Hogar –incluido en el capítulo de Mejora del
Servicio-, relacionado exclusivamente con la capacidad de instalar gratuitamente una copia de Microsoft
Office, en aquellas situaciones en las que el contrato de Licencias por Volumen otorgue derecho a ello.
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 13
Costes de Software Assurance
Desde el punto de vista de los costes de Software
Assurance se han considerado los relativos al pago de las
licencias, distinguiéndose los costes en dos grandes
bloques: los relativos las licencias de los puestos de trabajo
(desktop) y a las de los servidores.
Al igual que para el caso de las licencias de desktop, en el
modelo económico se han utilizado diferentes suposiciones
básicas sobre las características de la organización objeto
del estudio para realizar los cálculos.
Para el escenario propuesto, los costes acumulados en los 3
años que considera este estudio son los que se reflejan en
el gráfico adjunto.
El Coste de la solución Software Assurance en 3 años (TCO),
será de 103.658 €, correspondiendo 89.595 € a Software
Assurance de Desktop, y 14.063 € al apartado de
Servidores. En este coste sólo se tiene en cuenta el importe correspondiente a la contratación de
la cobertura Software Assurance, y no la propia adquisición de las licencias.
Nota: Este análisis no garantiza los resultados económicos, es sólo una estimación. Y los costes considerados en este
caso de negocio no constituyen una oferta económica.
Riesgo de no invertir
El modelo económico desarrollado incluye también la valoración de los riesgos que corren las
organizaciones si no realizan la inversión en Software Assurance al adquirir las licencias de
software de Microsoft- cuando esta contratación es opcional-, o si no activan los beneficios a los
que tienen derecho.
Esta valoración estima los costes en los que se incurrirá a lo largo del ciclo de vida del software, y está vinculada al no aprovechamiento de beneficios tales como:
• Nuevas versiones de software
• Formación online sobre los productos
• Licencias para servidores de backup
• Servicios de Planificación de Implementación de Soluciones (Escritorio, Exchange, SharePoint)
• Servicios de soporte de actualizaciones críticas
• Servicios de soporte telefónico
• Servicios de soporte de soporte e información técnica online (TechNet)
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 14
• Costes de seguridad por no disponer de Windows Vista Enterprise
Para el escenario propuesto en este estudio, el valor calculado para el Riesgo de No Invertir en el caso más probable, se cifra en 461.140 €.
Nota: TRP= Total Protección de Ingresos. TCA= Total Costes Evitados. TNI= Total de No Hacer la Inversión.
El riesgo económico acumulado a tres años de no hacer la inversión, o por no aprovechar los
beneficios de Software Assurance a los que se tiene derecho se desglosa de la siguiente forma:
Concepto Valoración
Mejoras en la seguridad de la información (Windows Vista Enterprise) 32.777 €
Evitar tiempos improductivos por indisponibilidad de aplicaciones 145.837 €
Evitar costes de soporte e información técnica online 2.628 €
Evitar el coste de consultoría de soporte actualizaciones críticas 58.333 €
Evitar costes de soporte telefónico 1.202 €
Evitar la compra de licencias de backup de servidores 39.375 €
Prescindir de Servicios de Planificación para la implementación de Soluciones 12.000 €
Evitar el coste de formación online de los productos de Microsoft por el uso de eLearning 75.000 €
Ahorro por realizar pagos diferidos 30.060 €
Evitar el coste de nuevas versiones de software 63.928 €
TOTAL ANUAL 461.140 €
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 15
Conclusiones
Software Assurance es una opción disponible que Microsoft ofrece a sus clientes del sector público a través de los programas de Licencias por Volumen, que les ayuda a tener el control sobre su estrategia tecnológica, sacando el máximo partido a su inversión en activos de software.
Lleva asociado una serie de beneficios que dan cobertura a todo el ciclo de vida del software (planificación, implementación, uso, mantenimiento y transición a nuevas versiones), entre los que podemos destacar soporte crítico 24x7 para el cliente, formación, implementación y administración mejoradas, más ahorro y una mayor protección tecnológica.
Según nuestro estudio en el que se ha tenido en cuenta el escenario de una PYME antes propuesto, se deduce que…
• El Retorno de la Inversión (ROI) estimado es del 888%.
• El Beneficio Total de Propiedad (TBO) supera los 1.020.000 €, frente al Coste Total de Propiedad (TCO), que apenas supera los 103.000 €.
• La productividad de los usuarios aumenta entre un 6% y un 10% gracias a las facilidades de formación proporcionadas por los servicios de Software Assurance.
• Los recursos de soporte reducen entre un 35% y un 70% el tiempo necesario para la resolución de incidentes, produciendo el correspondiente ahorro de costes.
• Los Medios de suscripción TechNet Plus (incluyendo herramientas, utilidades, controladores, software y guías prácticas) reducen entre el 60% y el 80% el número de incidentes técnicos que se producen.
• Mejorando el nivel de conocimiento en el uso de las herramientas de Microsoft mediante eLearning, se reducía la necesidad de hacer llamadas al Help Desk entre un 10% y un 20%.
Los beneficios, agrupados por las diferentes áreas de impacto económico, se valoran de la siguiente manera:
AREA DE IMPACTO BENEFICIO PROPORCION
Control de Costes 312.987 € 31 %
Mejora del Servicio 291.674 € 28 %
Mitigación de Riesgos 419.080 € 41 %
Total… 1.023.741 € 100 %
De tal forma que cerca del 70% del impacto debido al aprovechamiento de Software Assurance redunda directa o indirectamente en una mejora en la calidad de servicio al ciudadano, quedando el control de costes en un segundo plano, no menos importante.
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 16
Acerca de Glomark
Glomark-Governan está 100% dedicada a evaluar y medir el valor económico y riesgo de
proyectos e iniciativas
El modelo económico de Software Assurance en el que se basan los resultados de este
documento ha sido desarrollado por Glomark Iberia (filial de Glomark-Governan), en colaboración
con personal de Microsoft Ibérica.
Glomark-Governan proporciona consultoría, formación y herramientas de software para ayudar a
las empresas a comunicar y medir el retorno de inversión (ROI) y el valor económico de sus
soluciones en Tecnologías de la Información.
Glomark-Governan, empresa fundada en 1992 y con casa matriz en la ciudad de Columbus, Ohio,
tiene oficinas y expertos en TCO alrededor del mundo incluyendo países como México, España,
Colombia, Brasil y Argentina. Más de 300 empresas, incluyendo usuarios y proveedores de
tecnología y servicios, son clientes y socios de negocio de Glomark-Governan.
Los proveedores de tecnología usan las herramientas Genius™ de Glomark-Governan para
comunicar el valor operacional y el retorno de inversión (ROI) de sus soluciones y servicios a sus
clientes. La suite Genius™ de herramientas de software de Glomark-Governan permite desde
evaluaciones sencillas de TCO y TBO, hasta estudios detallados de costes, beneficios intangibles, y
análisis de riesgo.
El compromiso de Glomark-Governan con sus clientes se orienta a la mejora continua de la suite
de productos Genius, de la metodología EVC™, de los programas de formación y a la identificación
de las “mejores prácticas” de Creación de Valor Económico
Creemos que la función de evaluar y medir el valor económico y riesgo de nuevos proyectos está
pasando a ser una parte integral del gobierno corporativo en las empresas; por lo tanto nuestra
misión es llegar a ser el proveedor número uno en el mundo de soluciones de evaluación y
medición de valor económico y riesgo.
Puede obtener más información sobre Glomark-Governan a través de Internet en
www.glomark-governan.com
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 17
Glosario de Términos
Activo: Conjunto de bienes y derechos pertenecientes a una organización. Se deprecian en el tiempo.
Beneficio: Mejora en la operación que impacta a la organización en: Aumento de ingreso, reducción de
costes, protección de ingresos o evitar un coste futuro, derivado de alguna inversión.
Client Access License (CAL): Las Licencias de Acceso Cliente permiten el acceso al servidor y sus servicios
desde un dispositivo o por un determinado usuario. Una CAL es una licencia, no propiamente el software.
Cada CAL debe tener un número de versión que debe ser el mismo o superior al del software servidor
instalado.
Core Cal: Licencia que permite a los clientes acceder a los servicios de Microsoft Windows Server, Microsoft
Exchange Server, Microsoft SharePoint Portal Server y Microsoft System Center Configuration Manager
(antes Microsoft Systems Management Server) a través de un único dispositivo.
Desktop Pro: Conjunto de software de Microsoft destinado a los puestos de trabajo, que incluye el sistema
operativo Windows Vista Enterprise, 2007 Microsoft Office Professional Plus y la Core CAL de acceso a
servidores.
Economic Value Creation (EVC): Metodología propiedad de Glomark que se utiliza para determinar el Valor
Económico Creado por realizar alguna inversión.
FPP (Full Packaged Product): Software adquirido en caja, habitualmente en comercio minorista o retail, con
el fin de ser utilizado en un solo ordenador personal.
eOpen: Es una herramienta diseñada para la gestión de Licencias por Volumen Microsoft de los acuerdos
Open. eOpen contiene además las Claves de Licencias por Volumen para activar los productos que el cliente
adquiera, además del acceso a los Beneficios de Software Assurance correspondientes a las licencias
adquiridas. https://eopen.microsoft.com
Licencia: Otorga el derecho de uso del software, y concretamente la versión específica del producto para el
que se adquiere la licencia. Al comprar la licencia, el cliente no adquiere el software en propiedad, sino el
derecho de uso bajo los términos específicos del contrato de licencia.
MVLS (Servicio de Licencias por Volumen de Microsoft). Es una herramienta diseñada para la gestión de
Licencias por Volumen Microsoft de los acuerdos Select, Select Plus, SPLA, Enterprise Agreement, Campus
Agreement, School y Open Value. MVLS contiene además las Claves de Licencias por Volumen para activar
los productos que Vd. adquiera, además del acceso a los Beneficios de Software Assurance
correspondientes a las licencias adquiridas y una sección de descarga de software para su uso interno.
https://licensing.microsoft.com/eLicense/L3082/
OEM (Original Equipment Manufacturer): Modalidad de adquisición de software preinstalado en equipos
nuevos. La instalación del software la lleva a cabo el fabricante o el integrador de sistemas. La validez de
este software la confirma el Certificado de Autenticidad (COA), que suele ir adherido en una parte visible
del producto de hardware adquirido.
Riesgo Económico de no Invertir: Es aquel que se tiene por la no adquisición de bienes o servicios. Es el
riesgo que se corre al no proteger los ingresos y al no evitar costes futuros en los cuales se puede incurrir si
no se realiza una inversión.
ROI (Retorno de la inversión): Es la relación que permite determinar la rentabilidad en porcentaje de una
inversión al compararla con los beneficios Un ROI se considera bueno arriba del 100%.
Estudio Económico de los Beneficios de Software Assurance para el Sector Público Página 18
Software Assurance: Software Assurance es un conjunto de beneficios que pueden ir asociados a
determinados contratos de Licencias por Volumen, y que ayudan a las organizaciones a obtener el máximo
partido del software de Microsoft durante todo el ciclo de vida del mismo. Beneficios que ayudan a ahorrar
tiempo y dinero a las organizaciones, a la vez que pueden incrementar la productividad de sus empleados.
SROI: El Simple Retorno de Inversión es el porcentaje para determinar la rentabilidad de un proyecto ya
descontando la inversión realizada. Es el flujo de caja acumulado entre el TCO. Un SROI se considera viable
cuando es mayor a 0%.
TBO: Total Benefit of Ownership, TBO™ es el término que se utiliza para determinar, como su nombre lo
indica los Beneficios totales de propiedad de alguna inversión.
TCO: A la suma de todos los costes involucrados en la adquisición, uso y mantenimiento de un bien (activo)
se le conoce como el Coste Total de Propiedad (TCO por sus siglas en inglés).
TIR: Tasa Interna de Retorno, es un método donde a partir de una inversión y de los flujos de efectivo
obtenidos de la misma se determina la tasa de rendimiento de un proyecto.
VAN (Valor Actual Neto): Es igual al valor presente de las entradas de efectivo menos el valor presente de
las salidas de efectivo utilizándose el coste de capital como tasa de descuento. Este método se utiliza para
evaluar proyectos de inversión. El parámetro de decisión es cuando un VAN es mayor que $0.
La información contenida en este documento representa la visión actual de Microsoft Corporation sobre las cuestiones mencionadas
en la fecha de publicación. Como Microsoft debe responder al cambio de las condiciones del mercado, no debería ser interpretado
como un compromiso por parte de Microsoft, y Microsoft no puede garantizar la exactitud de ninguna información presentada
después de la fecha de publicación.
Este documento se ha elaborado con fines exclusivamente informativos. MICROSOFT NO HACE NINGUNAS GARANTÍAS, EXPRESAS O
IMPLÍCITAS, EN ESTE DOCUMENTO.
El cumplimiento de todas las leyes de propiedad intelectual aplicables es responsabilidad del usuario. Sin limitar los derechos de
copyright, ninguna parte de este documento puede ser reproducida, almacenada en, o introducida a un sistema de recuperación, o
transmitida en cualquier forma o por cualquier medio (electrónico, mecánico, fotocopia, grabación o de otra manera), o para cualquier
objetivo, sin el expreso el permiso por escrito de Microsoft Corporation.
© 2009 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.
Microsoft, Windows, Windows Vista, Windows BitLocker™ Drive Encryption, Microsoft Office Enterprise y TechNet son marcas
registradas o marcas registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y/o otros países. TBO, TRO, EVC, Total Benefit of
Ownership, Total Risk of Ownership, and Economic Value Creation son marcas registradas de Glomark-Governan. Todas las otras
marcas registradas son propiedad de sus respectivos dueños.
