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RESUMEN EJECUTIVO

Estudio Forrester de diciembre de 2011— la inversión de Alfresco Enterprise se recupera en 10 mesesIntroducción La empresa líder en investigación y análisis Forrester Consulting ha llevado a cabo recientemente un estudio encargado por Alfresco sobre el impacto económico total y el retorno de la inversión que puede suponer implementar la solución de gestión de contenidos empresariales (ECM) de Alfresco.

Este documento ofrece un resumen de las principales conclusiones del informe de 26 páginas de Forrester, The Total Economic Impact of Alfresco Enterprise Content Management Solution (Impacto económico total de la solución de gestión de contenidos Alfresco Enterprise), incluyendo las principales ventajas y los costes asociados a la implementación de la solución ECM de Alfresco. Descubra cómo clientes reales de Alfresco consiguieron recuperar la inversión en un período medio de 10 meses y obtuvieron alrededor de 1,3 millones de dólares de ahorro en un plazo de tres años.

Entrevistas a clientes de Alfresco Para determinar una empresa compleja para los casos de uso del informe, Forrester se entrevistó con cuatro clientes de Alfresco, todos ellos empresas de ámbito global, de múltiples sectores, con una plantilla de entre 8.000 y 40.000 empleados. Todas las organizaciones entrevistadas ya tenían experiencia con soluciones ECM de otros proveedores. Por lo general, las diferentes unidades de negocio de toda la empresa utilizaban varias soluciones.

En la mayoría de los casos, la plataforma Alfresco se implementó como parte de una nueva iniciativa dentro de la empresa, por ejemplo: la creación de una plataforma de gestión e intercambio de conocimiento, la introducción de un espacio de trabajo colaborativo o el establecimiento de un repositorio central para los sitios web de la empresa. De hecho, una de las organizaciones entrevistadas estaba substituyendo por completo su antigua solución ECM por la plataforma de Alfresco.

Los objetivos de negocio comunes para implementar Alfresco se basaban en: • Conseguir un entorno de gestión de documentos bien integrado y flexible. • Dar acceso a un gran número de usuarios a los servicios de gestión de documentos. • Controlar los gastos de la implementación por adquisición de licencias y gastos mantenimiento de software.

Todas las organizaciones entrevistadas han utilizado la plataforma de Alfresco en producción durante más de 10 meses (una de ellas, durante más de cuatro años). Los diferentes entrevistados describieron proyectos de implementación total que iban desde dos a seis meses. El número de usuarios finales con acceso a la plataforma de Alfresco oscilaba entre 300 y 35.000 personas, y se gestionaban en ella entre 100.000 y 3,5 millones de documentos.

Ventajas principales Las ventajas más significativas descritas a Forrester estaban relacionadas con evitar licencias de software, ahorrarse gastos de mantenimiento, usar recursos más económicos para desarrollar, evitar costes de TI al usar una plataforma de código abierto, y disfrutar de eficiencias de integración y desarrollo. A continuación, se detalla cada una de estas ventajas. Cabe señalar que Forrester Consulting no incluyó las ventajas menos patentes asociadas a la gestión de documentos en general, como el aumento de la productividad de los empleados o unos procesos de negocio más eficientes; ventajas que a largo plazo tienen el potencial de resultar incluso más importantes para una empresa que el ahorro en los costes de TI y formación que se describen a continuación:

• Evitar costes de licencias de software. El no tener que adquirir licencias de software ni sufragar gastos de mantenimiento por una solución ECM alternativa comercial representa una de las ventajas económicas más

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importantes de la solución de código abierto de Alfresco. Los productos comerciales propietarios suelen tener costes de mantenimiento anual que suponen entre el 18% y el 22% del precio de la licencia original. Según los cálculos de los entrevistados, el ahorro se situaba entre 800.000 y más de 2 millones de dólares. Prudentemente, Forrester asume que se elude un coste inicial de 800.000$ además de unos gastos de mantenimiento del 18% en el segundo y tercer año.

“ Básicamente, el modelo de licencias hace muy atractivo el acceso. Podemos cumplir con las exigencias del negocio con un producto funcional, especialmente en cuanto a la facilidad de uso. Y lo tenemos por un precio muy razonable. También resulta muy interesante si se tiene un gran número de lectores o usuarios ocasionales” — Arquitecto superior en una compañía farmacéutica y química de ámbito mundial

• Ahorrarse gastos de mantenimiento de TI. Normalmente se utilizan soluciones puntuales para el almacenamiento, la gestión de documentos en general y para la colaboración, lo cual resulta en una duplicación de esfuerzos en lo que a administración, mantenimiento, control y actualizaciones se refiere. Al agruparse en Alfresco varias soluciones de gestión de contenidos departamentales en una sola plataforma y librarse de un gran número de unidades locales compartidas, la organización compleja obtiene un valor actual ajustado al riesgo sobre un período de tres años del orden de 244.000$, así como un ahorro continuo en los costes de mantenimiento y personal.

“ Alfresco hace posible que construyamos nuestros proyectos de una manera más sencilla, con menos esfuerzo, y que sean más sostenibles a lo largo del tiempo.” — Director de soluciones de software e infraestructura en una gran empresa de seguros sanitarios

• Uso de recursos más económicos para desarrollar. Gracias a la posibilidad de usar desarrolladores de Java en general en lugar de recursos ECM especializados, más caros y escasos, una organización compleja consigue un ahorro en los costes sobre un período de tres años de aproximadamente 195.000$. Las organizaciones entrevistadas manifestaron que era más fácil y rentable para ellas encontrar y contratar desarrolladores expertos en Java que desarrolladores con conocimientos específicos de una solución ECM comercial.

“ La razón principal por la que nos decidimos a utilizar un software de código abierto es que nuestros desarrolladores se van haciendo más ágiles. Ahora tienen acceso al código fuente, así que pueden crear plugins, pueden hacer muchas cosas para que el producto sea mejor, incluso contribuir a la comunidad. Tienen más visibilidad de lo que está pasando. No es una caja negra.” — Arquitecto superior y gestor de TI en una empresa proveedora de información de calidad

• Evitar costes de TI al usar una plataforma de código abierto. La fácil integración de la solución de Alfresco con otros componentes de código abierto ahorra la licencia y los costes de mantenimiento. Se ha calculado que estos ahorros tienen para nuestra organización un valor actual sobre un período de tres años de aproximadamente 41.000$.

“ Si se considera exactamente el mismo alcance, probablemente Alfresco ocupa el mínimo espacio de infraestructura. Se puede integrar muy bien en los servidores de Linux y bases de datos estándares de nuestra empresa. Para nosotros, no se trata tanto de evitar los costes de hardware como de las operaciones que realiza. Para Alfresco, ya tenemos las habilidades adecuadas en la empresa.” — Arquitecto superior en una compañía farmacéutica y química de ámbito mundial

• Disfrutar de eficiencias de integración y desarrollo. Las empresas entrevistadas que tuvieron experiencia en la integración entre Alfresco y diferentes herramientas empresariales observaron un aumento de productividad en su personal de TI principalmente gracias al acceso al código fuente, el uso de un lenguaje de programación común y el apoyo de la comunidad de código abierto. Una de las organizaciones entrevistadas calculó una reducción en los costes medios de unos 150.000$ por proyecto de integración. La organización ahorró tiempo para la integración

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Table 12 — Total Benefits (Non-Risk Adjusted)

Costes Para obtener los beneficios arriba mencionados, la organización invirtió aproximadamente 862.000$ en un período de tres años. Los costes incluyeron:

• Tarifa de suscripción de Alfresco. La organización decidió suscribirse a la edición de Alfresco para empresas con servicios 24 horas al día, 7 días a la semana. Estos costes tienen un valor actual ajustado al riesgo sobre un período de tres años de aproximadamente 251.000$.

• Costes de integración. La estimación de los costes laborales internos y externos por el diseño, planificación, integración (incluida la gestión de documentos existentes) y la gestión de proyectos de la plataforma tienen un valor actual ajustado al riesgo sobre un período de tres años de aproximadamente 315.000$.

• Costes de hardware. La organización tuvo que invertir en 15 servidores de Linux. Los costes de hardware tienen un valor actual ajustado al riesgo sobre un período de tres años de aproximadamente 76.000$.

• Costes de formación. Entre ellos se incluye un curso de tres días para desarrolladores y formación para usuarios finales. Para la formación destinada a los usuarios finales, pusimos por caso que el 80% de los 10.000 empleados siguen un seminario web de 30 minutos en el que se presenta la plataforma de intercambio de conocimientos y las posibilidades de colaboración. Los costes de formación tienen un valor actual ajustado al riesgo sobre un período de tres años de aproximadamente 220.000$.

Table 6 — Total Costs (Non-Risk Adjusted)

personalizada de la solución de Alfresco con el sistema CRM de la empresa y obtuvieron un ahorro en el coste por un valor actual ajustado al riesgo sobre un período de tres años de aproximadamente 45.000$.

“ Hemos desarrollado un plugin y estamos en conversaciones con Alfresco para hacer una contribución a la comunidad porque es útil y puede que otras empresas quieran utilizarlo. Queremos compartirlo no solo porque es el espíritu del código abierto, sino porque pensamos que otros colaboradores podrían cogerlo y mejorarlo aún más.” — Arquitecto superior y gestor de TI en una empresa proveedora de información de calidad

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Obtenga una copia gratuita del informe completo de 26 páginas de Forrester: The Total Economic Impact of Alfresco Enterprise Content Management Solution (Impacto económico total de la solución de gestión de contenidos Alfresco Enterprise) en alfresco.com/forrester

Balance final Basándose en la investigación y el análisis de Forrester, la organización experimentó los rendimientos de la inversión, costes y beneficios, ajustados al riesgo, que se muestran a continuación en la tabla. El balance final: la inversión de implementar la solución ECM de Alfresco se recupera en 10 meses por término medio, con una estimación de ahorro de más de 1,3 millones de dólares en un período de tres años.

Table 1 — Composite Organization Three-Year Risk-Adjusted ROI1

ABouT AlfrEsCo Alfresco’s ECM solution is a leading open source alternative for ECM that enables organizations to capture, search, and collaborate on documents with full library services and life-cycle management, on a unified, robust repository. The Alfresco content platform uses flexible, open-standards architecture to provide document management, web content management, records management, and collaboration software to enterprises worldwide. Learn more at alfresco.com.