UNIVERSIDAD FERMÍN TORO

VICERECTORADO ACADÉMICO

ESCUELA DE COMUNICACIÓN SOCIAL

Autora: Mariana Trujillo Saba.C.I. 21.725.844.Asuntos y relaciones públicas I.Tutora: Alejandra Peralta.

Barquisimeto – Edo. LaraJunio – 2015

Etapas para la organización de eventos

Etapas para la organización de eventos

1. Diseño y cotizaciónEn esta fase se establecen los objetivos del evento, el mensaje que se quiere comunicar al público participante y las expectativas que el organizador o los organizadores del evento tienen, con relación a la realización del mismo. En esta etapa también se realiza un calendario y se hace un listado de los recursos con que se cuentan para el montaje dicho evento.

Por ejemplo:

Junta para hacer participar al personal de una empresa en la toma de decisiones.

• Objetivos: aumentar el sentido de pertenencia del personal por la empresa y motivarlos para obtener un mejor desempeño laboral.

• ¿Qué se quiere comunicar?: debate para evaluar la solución de problemas gerenciales.

• Expectativas de los organizadores: receptividad, buena comunicación, clima organizacional de paz.

• ¿Con qué recursos se cuenta?: sala de juntas, papelería, video beam.

2. Producción

Conjunto de gestiones previas al evento, es decir, tienen por objeto la preparación de todos los recursos

que van a componer el evento.

Se trata de la contratación de proveedores y la coordinación de servicios necesarios para la

elaboración del evento.

Por ejemplo:

Congreso de periodistas venezolanos en Barquisimeto, Edo. Lara.

Actividades que se deben realizar en esta fase, atendiendo al caso:• Convocatoria formal.• Reservación de transporte.• Contratación de refrigerio.• Alquiler de local apto para la ocasión.• Alquiler de sonido.• Festejo y decoración (mesas, sillas,

mantelería).• Papelería mercantil.• Hotel para las personas que vienen de

otra ciudad.

3. MontajeDisposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar

donde se llevará a cabo el evento.

Por ejemplo:

Carrera / caminata Gatorade.

Para este caso, se deben realizar en esta etapa las siguientes actividades:• Señalización del recorrido.• Instalación de sonidos.• Delimitación de la zona para

evitar el paso, de carros, motos, etc.

• Identificación de la salida y de la meta.

• Instalación de puestos con refrigerios e hidratación.

4. Ejecución

Fase en la que, estando los participantes o invitados del evento reunidos en la locación y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas para el desarrollo del evento.

Por ejemplo:

Desayuno de trabajo, para cerrar un negocio.

Una vez que están todos los participantes congregados en el lugar, proceden a compartir un grato desayuno, mientras terminan de pautar los últimos detalles para cerrar un negocio, bajo un ambiente y un clima laboral diferente.

5. Desmontaje

Retiro de los materiales y elementos utilizados en el evento.

Por ejemplo:

Volvemos al ejemplo de una carrera / caminata.

Una vez que culmine el evento, se procede a desmontar todos los recursos utilizados, asimismo se debe limpiar la zona y dejarla habilitada y en total circulación.

6. Evaluación de resultados

Es la fase posterior a la celebración o al evento, en ella se verifica el grado de cumplimiento y eficiencia de los objetivos establecidos.

Por ejemplo:

Lanzamiento de una crema para peinar Pantene

En esta etapa se evalúa la receptividad del producto que se estaba introduciendo al mercado. En este caso pudiese ser mediante técnicas de recolección de datos, como encuestas y entrevistas.