Evaluacion Archivos Maquina

7/30/2019 Evaluacion Archivos Maquina

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Evaluacin p o r losarchivosd e losregistros legiblesa m q u i n a :estudio del R A M Pcon directrices

Programa General de Informacin y UN I S I S TOrganizacin de lasNaciones Unidaspara la Educacin, la Ciencia y la Cultura

2t J A N . 1 9 8 6

P G I - 8 4 / W S / 2 7

Pars, 1984


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PGI-84/WS/27PARIS, noviembre de 1984Original : Ingls

EVALUACIN POR LOS ARCHIVOS DE LOS REGISTROS LEGIBLES A MAQUINA:ESTUDIO DEL RAMP CON DIRECTRICES

preparado porHarold Naugler

Programa General de Informacin y UNISIST

Organizacin de las Naciones Unidaspara la Educacin, la Ciencia y la Cultura


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Asiento de catlogo que se recomienda:Naugle r, HaroldEvaluacin por los archivos de los registros legibles a mquina: estudio del RAMPcon directrices; preparado por Harold Naugler /para el/ Programa General de Informacin y el UNISIST - Pars: Unesco, 1984 - iif, 143 pgs. - 30 cm - (PGI-84/WS/27)I. TituloII. Programa General de Informacin de la Unesco y UNISISTIII. Programa de Gestin de Documentos y Archivos (RAMP)O Unesco, 1984


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PROLOGOCon objeto de conocer mejor las necesidades de los Estados Miembros, y en particular de los pases en desarrollo, en los campos especializados de la gestin dedocumentos y la administracin de archivos, la Divisin del Programa General deInformacin de la Unesco ha establecido un Programa de Gestin de Documentos yArchivos (RAMP), a largo plazo.El RAMP se cie, en sus elementos bsicos, a los temas globales del ProgramaGeneral de Informacin y comprende, por ello, proyectos, estudios y otras actividades encaminadas a:1. Promover la formulacin de polticas y planes de informacin (nacionales,regionales e internacionales).2. Promover y difundir mtodos y normas de manejo de la informacin.3. Contribuir al desarrollo de las infraestructuras de informacin.4. Contribuir al desarrollo de los sistemas especializados de informacin enlos campos de la educacin, de la cultura y la comunicacin y de lasciencias exactas y naturales y las ciencias sociales.5. Fomentar la formacin de especialistas y usuarios de la informacin.El presente estudio, preparado en virtud de un contrato con el Consejo Internacional de Archivos, tiene por objeto brindar a los archiveros, y a otros profesionales de la informacin interesados, una introduccin a los registros legibles a

mquina y ofrecer directrices para determinar su valor de archivo. El estudio partedel supuesto de que no existen conocimientos previos acerca de los registros legiblesa mquina y se espera que sea til para los archiveros de pases tanto industrializados como en desarrollo. Las directrices que aqu se formulan estn basadas enlas polticas y prcticas de los pases que han logrado el mayor cmulo de experiencia en esta esfera. El estudio incluye, asimismo, modelos de formularios para inspeccin y evaluacin, as como un til glosario de trminos especializados.Se invita a enviar observaciones y sugerencias a la Divisin del ProgramaGeneral de Informacin (Unesco, 7 place de Fontenoy, 75700 Pars), a la cual puedenpedirse tambin otros estudios preparados en el marco del Programa RAMP.


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INDICE

PginaIntroduccin . 1I. Informacin bsica sobre los sistemas de computadorasy los registros legibles a mquina 6II. Gestin de registros legibles a mquina 17III. Evaluacin de los registros legibles a mquina:primera parte 32IV. Evaluacin de los registros legibles a mquina:segunda parte 49V. Otros aspectos que han de examinarse 72VI. Directrices 83

ApndicesA. Formularios y procedimientos de evaluacin

A.l Criterios de seleccin elaborados por la Oficina deregistros pblicos y evaluacin de los ficheros detratamiento automtico de datos de los departamentos 88

A. 2 Extracto de "Eliminacin de registros federales",manual de gestin de registros elaborado por elServicio de archivos y registros nacionales,Administracin de servicios generales 101A.3 Formulario de evaluacin y procedimientos conexoselaborados por la Divisin de archivos legiblesa mquina, Archivos pblicos del Canad 118

B. Glosario de trminos 124


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INTRODUCCINDesde que se inventaron los tipos mviles, ningn otro acontecimiento ha tenidotanta repercusin en la produccin, difusin, almacenamiento y utilizacin de lainformacin como la computadora electrnica, y sta se introdujo hace apenas unostreinta y cinco aos. Comparada con los otros grandes inventos en materia de comunicacin de la informacin (la escritura, que tiene unos 5.000 taos de existencia;el alfabeto, que se cre hace unos 3.000 aos; los tipos mviles de la imprenta,inventados hace unos 700 aos), la computadora slo se encuentra en su infancia1'.Por qu es la computadora electrnica un instrumento tan poderoso en el mundoactual? En primer lugar, las computadoras electrnicas funcionan a velocidadesdifciles de imaginar. El tiempo que requiere su funcionamiento interno se mide ennanosegundo-^ (es decir, una mil millonsima de segundo) . Un corolario de esta velocidad es el volumen de trabajo que puede acometer una computadora. Abundan losejemplos de aplicaciones industriales y cientficas en las que se emplean computadoras para resolver problemas que hubieran sido insolubles con cualquier otro medioprctico solamente por el enorme volumen de clculos que requieren.Una segunda caracterstica de las computadoras electrnicas radica en la uniformidad con que ejecutan las instrucciones que reciben. Los errores de la mquinason casi inexistentes, y debido a los sistemas generales de deteccin de errores conque cuentan, rara vez los resultados son imprecisos. La mayora de los errores alos que se refiere la prensa con tanto jbilo son, en realidad, consecuencia deerrores humanos y no de fallas de la mquina. Si la informacin que se suministraa la computadora es vlida y los programas son correctos, se puede confiar en quearrojar los resultados que se requieren.Una tercera e inapreciable caracterstica de los sistemas electrnicos de tratamiento de la informacin consiste en su extraordinaria capacidad de almacenamiento.Las computadoras modernas pueden almacenar enormes cantidades de informacin en

espacios relativamente pequeos, y de modo tal que sta se puede recuperar y utilizar con suma rapidez. Esta enorme capacidad de almacenamiento es especialmente conveniente en casos como el clculo de datos censales, en los que se puede procesar unainformacin muy pormenorizada con relativa facilidad.Otra de las ventajas de la computadora moderna es su versatilidad. Por ejemplo,se puede programa^ una misma mquina para que ayude al contador de una empresa aelaborar la nmina de pago, auxilie al director de ventas en el anlisis de uninforme sobre una investigacin de mercados, y apoye a los ingenieros y arquitectosde la empresa en el diseo de un edificio nuevo.Otro aspecto importante es la independencia que existe entre las tareas de

programacin y tratamiento. La mquina puede trabajar en cualquiera de un sinnmerode tareas mientras el personal que atiende esta actividad prepara otro programa paraun trabajo diferente. Es capaz de recibir instrucciones detalladas y almacenarlasen una unidad de memoria interna de alta velocidad. A partir de entonces tieneacceso casi inmediato a esas instrucciones y no depende de que un operador le suministre instrucciones mientras avanza el trabajo.A la par con el desarrollo de las computadoras electrnicas, han ido en aumentolas dificultades de los sistemas comerciales ms antiguos. A continuacin se esbozan algunos de los problemas que han tenido que enfrentar esos mtodos de trabajoms tradicionales.


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1) Un creciente volumen de documentacin. En la medida en que las empresasy la administracin pblica se hacen cada vez ms complejas, se requiereun nmero cada vez mayor de documentos e informes. Todas las organizaciones se han visto obligadas a conservar mayor cantidad de informacindetallada sobre todos los aspectos de sus operaciones.2) El aumento de los costos. Al igual que ha aumentado el nivel de vida,tambin ha subido el costo de la fuerza de trabajo. Esto ha obligado alas organizaciones de todo tipo a considerar la posibilidad de emplearmtodos automticos para tratar la informacin.3) Escasez de personal. Tambin en este caso, en la misma medida en que hacambiado la sociedad ha aumentado la especializacin. El hecho de que lapoblacin sea ms educada ha dado lugar a una disminucin de la cantidadde trabajadores disponibles para trabajos de tratamiento rutinarios.4) Eliminacin de errores. En esta era de creciente complejidad resulta cadavez ms importante no cometer errores. Por ejemplo, en un vuelo a la luna

es imperativo que los resultados de todos los clculos sean confiables yque no se cometan errores de transcripcin humanos.5) La necesidad de decisiones rpida s. En materia de gestin moderna seprecisa conocer lo que sucede tan pronto como sucede para que los gestorespuedan tomar decisiones sensatas a la mayor brevedad posible. De estamanera se evita la prdida de operaciones potenciales por desconocimientode la direccin de la empresa.Si se tienen en cuenta la capacidad tcnica de las computadoras modernas y lasdificultades que enfrentan los mtodos antiguos de tratamiento de la informacin,no es de extraar que se hayan introducido computadoras en los laboratorios, en el

mundo de los negocios y en las oficinas estatales en la mayora de los pas es. Poruna parte, estas mquinas sustituyen a los sistemas ms antiguos, y por otra, seutilizan para acometer tareas que no se podan realizar anteriormente.Cul ha sido la reaccin de los archiveros ante la confluencia de tecnologasconvergentes en materia de computadoras y de comunicaciones, de las nuevas iniciativas en la legislacin y la gesti n, del rpido incremento en la utilizacin decomputadoras, y del crecimiento explosivo del volumen de informacin en forma dedatos legibles a mquina? Acontecimientos de esta naturaleza dieron lugar, al menosparcialmente, al examen de las repercusiones de las computadoras por el QuintoCongreso Internacional sobre Archivos, celebrado en 1964, y un ao despus por laNovena Reunin de la Mesa Redonda de Archivos. Sin embargo, por entonces eran pocos

los miembros del Consejo Internacional de Archivos que prevean la posibilidad deadquirir documentos legibles a mquina. Siete aos despus, en 1971, en la Dcimo-tercera Reunin de la Mesa Redonda, se examinaron las aplicaciones del tratamientode datos y sus repercusiones en los archivos. Como resultado del informe, el Consejo Internacional de Archivos estableci en 1972 el Grupo de Trabajo Ad Hoc sobreRepercusiones del Tratamiento Automtico de Datos en los Archivos. Este Grupo deTrabajo fue el predecesor del actual Comit de Automatizacin del Consejo Internacional de Archivos. "Las deliberaciones del Grupo de Trabajo, y posteriormente lasdel Comit, dieron lugar a un intercambio de puntos de vista respecto de la utilizacin de las computadoras en la gestin de archivos y para abordar los problemasrelativos a la evaluacin de registros legibles a mquina"2). Fue aproximadamentepor esa poca cuando varios depsitos nacionales -en el Canad, los Estados Unidos,el Reino Unido y Suecia- comenzaron a crear las condiciones propicias para la programacin de registros legibles a mquina y la adquisicin de aqullos consideradoscomo de valor a largo plazo.


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Sin embargo, la preocupacin por la conservacin y el uso de los registroslegibles a mquina no se limitaba, ni se limita actualmente, a los archiveros tradicionales. En 1973, se cre una nueva organizacin internacional conocida comoAsociacin Internacional para los Servicios y Tcnicas de Informacin en CienciasSociales (IASSIST). La Asociacin est compuesta fundamentalmente por tres gruposde miembros: los creadores y difundidores de datos legibles a mquina, los archiveros y administradores de bancos de datos, y los usuarios de esos datos, en particular, los expertos en ciencias sociales. Los archiveros y bibliotecarios de bancosde datos eran representantes de archivos de datos sobre ciencias sociales que seestaban estableciendo en instituciones acadmicas de muchos pases3). Aunque losantecedentes y la formacin de los archiveros y bibliotecarios de bancos de datosno siempre son similares a los de sus contrapartes de los archivos tradicionales,unos y otros tienen muchos intereses comunes respecto de la gestin de los registroslegibles a mquina. Una esfera concreta en la que los miembros de IASSIST han brindado una orientacin considerable es la de la catalogacin y descripcin de ficherosde datos legibles a mquina '.

Es interesante destacar que una gran parte de la literatura inicial sobre losdocumentos legibles a mquina trataba sobre el problema crucial de la evaluacin^).En realidad, este tema sigue siendo objeto de gran inters, debate y revaluacinentre los archiveros que por ms de un decenio han trabajado con registros legiblesa mquina. Por ello, resulta muy oportuno que la Divisin del Programa General deInformacin de la Unesco y el Consejo Internacional de Archivos hayan acordadopatrocinar conjuntamente este estudio en particular. El Dr. Frank B. Evans, de laUnesco y el Dr. Charles Kescemti, Secretario Ejecutivo del Consejo Internacionalde Archivos, contribuyeron a la iniciacin del proyecto y establecieron el marco enel que se realizara el estudio. La asignacin de esta tarea fue el resultado deun contrato entre ambas organizaciones.El autor desea expresar su agradecimiento a los miembros del Comit de Automatizacin del Consejo Internacional de Archivos, que han brindado asistencia y aseso-ramiento en la revisin del esbozo del estudio y del primer borrador. El presenteestudio es, en muchos aspectos, una obra de colaboracin, puesto que el autor seapoy considerablemente en trabajos realizados por otros especialistas en estaimportante esfera de la ciencia de los archivos, varios de los cuales merecen unreconocimiento individual. Charles M. Dollar, ex Director de la Rama de ArchivosLegibles a Mquina de los Archivos Nacionales y el Servicio de Documentos deWashington, y Thomas E. Brown, ex archivero superior de la Rama de Archivos Legiblesa Mquina, han realizado numerosos anlisis e investigaciones en este campo. ElDr. Dollar present un trabajo sobre el tema en la reunin anual de la Society ofAmerican Archivists (SAA), celebrada en 1977, que luego se public en The AmericanArchivist. El enfoque bsico presentado por el Dr. Dollar ha tenido una ampliaaceptacin en los crculos archivsticos, sobre todo entre quienes trabajan diariamente con registros legibles a mquina. El Dr. Brown ampli estos conceptos bsicosy elabor un manual de evaluacin que ha utilizado en los seminarios que ha impartidodurante los ltimos cinco aos en las reuniones anuales de la SAA.A lo largo de 1979 y 1980, dos directores de lnea de la Divisin de ArchivosLegibles a Mquina de los Archivos Pblicos del Canad, Katharine Gavrel y JohnMcDonald, dedicaron un tiempo considerable a la elaboracin minuciosa de directricesy procedimientos para la evaluacin. Aunque los autores de estas directrices sebasaron en los trabajos anteriores realizados por Dollar y Brown, abarcaron muchoms que aqullos en sus anlisis y enfoques. El personal de archivo de la Divisinde Archivos Legibles a Mquina de los Archivos Pblicos del Canad utiliza ahoraestas directrices para evaluar los registros legibles a mquina. El autor del presente estudio se bas considerablemente en esas directrices para preparar los Captulos 3 y 4.


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Los archiveros que administran documentos legibles a mquina a jornada completareconocen sin titubeos que los procedimientos que se elaboran en un ao pueden precisar de una revision completa o parcial a los dos o tres aos, lo que suele sernecesario para mantenerlos al da con relacin a los mltiples y frecuentes cambiosque se producen en la propia industria de las computadoras. Esto no slo se aplicaa la adquisicin, el tratamiento y la conservacin de registros legibles a mquina,sino que tambin es vlido para la funcin de evaluacin. Por ejemplo, a medidaque los registros legibles a mquina se admitan como pruebas en los tribunales delos diferentes pases, su evaluacin se har mucho ms importante desde el punto devista jurdico de lo que es en la actualidad. A medida que un volumen cada vez mayorde informacin textual se convierta en dgitos o se pueda leer a mquina, tambinse har necesario revaluar el valor probatorio de los registros legibles a mquina.En otras palabras, el autor no considera en forma alguna que los criterios esbozadoseh el presente estudio sean definitivos. Si bien se ha hecho el mayor esfuerzo porreflejar "el estado de cosas actual" de la evaluacin de registros legibles a mquina, hay que reconocer que en el transcurso de los aos se producirn innovacionesque obligarn a revaluarla y, posiblemente, a revisarla. Por consiguiente, esteenfoque no debe interpretarse como definitivo, sino ms bien como una directrizpara los archiveros que administran registros legibles a mquina.


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NOTAS

H . Thomas Hickerson, Archives andManuscripts: An Introduction to AutomatedAccess. Basic Manual Series, Society of American Archivists, Chicago,1981,pg. 11.Meyer H. Fishbein, Guidelines for AdministeringMachine-Readable Archives.Comit de Automatizacin, Consejo Internacional de Archivos, Washington, D . C . ,noviembre de 1980, pg. 7. Esta publicacin enparticular es un excelenteejemplo de la labor realizada durante aos por el Comit de Automatizacin y,en especial, por algunos de sus miembros, en torno a los problemas relacionadoscon la administracin de archivos de registros legibles a mquina. Losmiembrosdel Comit tambin han dedicado tiempo y atencin considerables al empleo desistemas de computadoras en los archivos. Vase, por ejemplo, A. Arad yM . E .Olsen, An Introduction to Archival Automation. Comit de Automatizacin,Consejo Internacional de Archivos, Coblenza, Repblica Federal de Alemania,enero de 1981. Asimismo, el Comit edita unarevista, ADPA, que contieneartculos y otras informaciones acerca de la automatizacin en los archivos yde la gestin de registros legibles a mquina.Para una explicacin sobre los motivos que dieron lugar a la creacin de estetipo de archivo, sobre todo en los Estados Unidos, y de las mltiples funcionesque se realizan en estas instituciones, vase C. Cfeda, "Social Science DataArchives" en The American Archivist, Volumen 42, nQ 2, abril de 1979, pgs. 158a 166.Vase, por ejemplo, el manual escrito por SueA. Dodd, Cataloging Machine-Readable Data Files. American Library Association, Chicago, 1982.Meyer H. Fishbein, "Appraising Information in Machine Language Form" enThe American Archivist, Volumen 35, ns 1, enero de 1972, pgs. 35 a 43;L . Bell, The Archivai Implications of Machine-Readable Records. Washington,D . C . : VIII Congreso Internacional sobre Archivos, 1976; Charles M . Dollar,"Appraising Machine-Readable Records" en The American Archivist, Volumen 41,nQ 4, octubre de 1978, pgs. 23 a 30; C L . Geda, C . W . Austin, y F.X. Blouin,hijo (editores), Proceedings of a Conference on Archival Management of Machine-Readable Records, Held at the Bentley Library, The University, of Michigan,February, 1979. Society of American Archivists, Chicago, 1979.


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Captulo IINFORMACIN BSICA SOBRE LOS SISTEMAS DE COMPUTADORASY LOS REGISTROS LEGIBLES A MAQUINA

Conceptos bsicos de la informtica1.1 Existen dos grupos de archiveros interesados en los conceptos de la informtica:los que desean utilizar las computadoras para el control intelectual y bibliogrficode los materiales de archivo, y los interesados en la evaluacin y adquisicin deregistros legibles a mquina. El objetivo primordial de esta seccin del estudioes explicar la terminologa bsica relacionada con el tratamiento de datos y ofrecer una visin general del funcionamiento de un sistema de computadoras.Aspectos generales de los sistemas de computadoras1.2 El sistema de computadoras comprende la entrada, el tratamiento y la salida delos datos. El soporte fsico, o equipo fsico, se utiliza para recibir los datos,tratarlos y proporcionar la salida. La funcin del soporte lgico o conjunto deinstrucciones es indicar al soporte fsico cmo debe tratar los datos.1.3 El soporte fsico es el equipo fsico de un sistema de computadoras. Suele dividirse en dos tipos : la unidad central de tratamiento (CPU) y los equipos perifricos.La computadora efecta el tratamiento en su memoria principal, que est bajo elcontrol de la unidad central de tratamiento. Esta unidad constituye el centro quecontrola todo el sistema de computadoras. Por otra parte, el equipo perifrico esel soporte fsico, distinto de la unidad central de tratamiento, que se utilizapara introducir datos, comunicar con la unidad central de tratamiento y proporcionarla salida. Est compuesta por elementos como mquinas perforadoras, lectores detarjetas, unidades de cintas y unidades de discos, terminales a distancia, as comoimpresoras de caracteres y de lneas. Sin embargo, es importante sealar que lasmquinas de tratamiento de textos y las minicomputadoras hacen algo obsoleta la distincin entre la unidad central de tratamiento y el equipo perifrico. Estos dispositivos son unidades integrales en las que todas las instalaciones para la entrada,el tratamiento y la salida de los datos estn concentradas en un mismo lugar.1.4 El soporte lgico consiste en instrucciones (o programas de computadora) quehacen funcionar el equipo fsico (o soporte fsico) y manipulan los datos. Incluyeprogramas de "control maestro" que siempre residen en la memoria principal de lacomputadora y se utilizan universalmente para todas las operaciones en una solainstalacin de computadoras. A estos programas se les denomina soporte lgico delsistema o sistema de funcionamiento de la computadora. El otro tipo de soportelgico son los programas de aplicacin. Estos programas, que suelen escribirse enun lenguaje de programacin, dan instrucciones a la computadora para que siga unasecuencia precisa de pasos a fin de manipular los datos y llegar al resultadodeseado.1.5 Los datos son representaciones de hechos o conceptos que se pueden comunicarya sea por medios humanos o automatizados. Si bien los datos pueden estar compuestos por palabras, nmeros o smbolos especiales como los signos de puntuacin, enun sistema de computadoras las letras, los nmeros y los smbolos que constituyenlos datos tienen que representarse conforme a un conjunto de reglas muy preciso.


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Representacin de datos1.6 Para entender cmo funciona un sistema de computadoras y cmo se acoplan loscomponentes del soporte fsico, los del soporte lgico y los datos, hay que entender los diferentes mtodos que se utilizan para representar las letras, los nmerosy los smbolos especiales.1.7 Para comunicarnos utilizamos lo que se denomina lenguaje natural. En nuestrolenguaje escrito empleamos palabras organizadas en oraciones y demarcadas por signosde puntuacin. Nuestras palabras se forman a partir de un alfabeto de 26 letras(o caracteres), y nuestro sistema numrico, llamado sistema decimal, se basa endiez dgitos, del cero al nueve. Mediante diversas combinaciones de estas letras ydgitos, podemos construir todas las palabras y nmeros que utilizamos.1.8 Ahora bien, las computadoras utilizan un sistema mucho ms sencillo, conocidocomo sistema binario, para representar todos los datos que tratan. En un sistemade computadoras los nicos valores son el cero y el uno. De esta forma, todas lasletras, nmeros, signos de puntuacin y dems smbolos se representan mediante combinaciones nicas de cero y uno. Para que la computadora manipule los tipos deinformacin que nosotros conocemos, es preciso transcribirlos en una forma que lamquina pueda comprender.1.9 La unidad de informacin ms pequea posible en un sistema de computadoras sedenomina dgito binario o bitio. Todo lo que puede significar un bitio es la diferencia entre dos opuestos o la presencia o ausencia de algo. Un bitio contiene muypoca informacin al igual que ocurre en el lenguaje natural, donde una letra dicemuy poco. Sin embargo, los bitios pueden combinarse en cadenas nicas para representar letras, nmeros y smbolos.1.10 Las combinaciones de bitios que representan nmeros, letras y smbolos especiales se conocen como bytes. Existen tres cdigos corrientes para representar ellenguaje natural en forma de bytes. El primero de ellos es el BDC (cdigo decimalcodificado en binario), un cdigo de seis dgitos, que significa seis bitios porcada byte. El segundo es el EBCDIC (cdigo de intercambio decimal codificado enbinario ampliado), un cdigo de ocho dgitos. El tercero es el ASCII (cdigo norteamericano normalizado para el intercambio de informacin).1.11 Al igual que nuestro lenguaje natural se basa en una jerarqua que integrapalabras a partir de grupos de letras, oraciones a partir de palabras, prrafos apartir de oraciones y as sucesivamente, los datos computadorizados tambin se rigenpor una jerarqua. Primero se combinan los bitios para formar bytes, que son equivalentes a caracteres del alfabeto o a dgitos del sistema numrico decimal. Elsiguiente paso en la jerarqua es el elemento de dato. Consiste en una cadena debytes que se refiere a un rubro de informacin, por ejemplo, un nombre, un nmero deseguro social, o un valor para una entidad determinada. El espacio fsico que ocupaun elemento de dato se llama campo. En realidad, los trminos elemento de dato ycampo suelen usarse indistintamente.1.12 El siguiente paso en la jerarqua es el registro o registro lgico, compuestopor un grupo de elementos de datos relacionados que se refieren a una persona,lugar, cosa o acontecimiento. Un grupo de registros lgicos, que contenga los mismos elementos de datos en la misma disposicin se conoce como fichero y se le suelellamar fichero de datos legibles a mquina (MRDF). El fichero de un sistema de computadoras es similar a la carpeta de archivo que contiene un grupo de modelos idnticos. El ltimo escaln de la jerarqua es la base de datos, consistente en unacoleccin de ficheros integrados cuidadosamente que suele almacenarse en un lugarcentral accesible a diversos usuarios!).


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Soportes de almacenamiento1.13 Los soportes de almacenamiento son los materiales en los que se escriben yalmacenan los datos. Existen varios tipos corrientes de estos materiales: tarjetasperforadas, cintas magnticas, discos y tambores, diskettes y casetes. A estossoportes de almacenamiento se les llama a veces "portadores de datos" porque proporcionan un medio para llevar los datos desde los dispositivos de entrada hasta lamemoria principal de la computadora. Otra de las funciones del soporte de almacenamiento es conservar los datos en una forma legible a mquina fuera de la memoriaprincipal de la computadora. De esta forma se reducen los gastos, ya que la conservacin de los datos en la memoria principal resulta costosa, y tambin constituyeun mtodo para la seguridad y preservacin de los datos.1.14 Un lector de tarjetas es un dispositivo mecnico sencillo que puede reconocerlas perforaciones hechas en una tarjeta al efecto y transmitir su significado a launidad central de tratamiento. Sin embargo, el uso de tarjetas perforadas tienevarios inconvenientes. Los lectores de tarjetas son muy lentos en comparacin conlas cintas magnticas o los discos. Adems, antes de dar entrada a los datos hay quecodificarlos en las tarjetas mediante un mecanismo perforador y luego transferirlosal lector de tarjetas. Este sistema de dos pasos puede dar lugar a que las tarjetasse pierdan o se mezclen, lo que causara errores muy difciles de detectar y corregir. Las tarjetas son voluminosas e incmodas para almacenarlas y trasladarlas, ydeben tratarse con cuidado a fin de evitar que se daen.1.15 No obstante, tienen una ventaja singular. La tarjeta perforada es la nicaforma de entrada de informacin en la computadora que el hombre puede leer y manipular fsicamente. Por esta razn probablemente se seguirn utilizando tarjetaspara aplicaciones como las de los sistemas de facturacin, en los que la informacinde salida de la computadora debe distribuirse a muchas personas y luego llevarse denuevo a la computadora. Pero en la mayora de las aplicaciones, se est sustituyendo rpidamente al lector de tarjetas por dispositivos de entrada que permitenpasar los datos directamente a cintas magnticas o a discos, o por terminales queposibilitan una interaccin directa con la computadora.1.16 La cabeza de lectura/escritura de una unidad de cintas registra los datos encintas de plstico revestidas con xido de hierro en forma de combinaciones de puntos magnetizados. Las unidades de cintas modernas pueden leer o escribir datos endensidades de 1.600, 3.200 6.250 caracteres por pulgada.1.17 Con una densidad de 6.250 caracteres por pulgada, un carrete ordinario de2.400 pies de cinta magntica puede contener tericamente ms de 180 millones decaracteres. En la prctica, la capacidad es algo menor que esta cifra. Durante eltratamiento, la cinta echa a andar y se detiene con frecuencia. En cada arrancada,aproximadamente cinco octavos de pulgada de cinta pasan por la cabeza de lectura/escritura antes de que el dispositivo alcance la velocidad correcta de lectura oescritura. Dado que los datos slo se pueden leer o escribir a la velocidad correcta, no se utilizan estos tramos de cintas, conocidos como "espacios entre registros".1.18 Adems de su gran capacidad de almacenamiento, la cinta tiene la ventaja dela velocidad. La unidad de cintas la pasa con suma rapidez y transfiere la informacin hacia y desde la unidad central de tratamiento a velocidades muy elevadas.Por otra parte, no son costosas y su carcter compacto facilita el almacenamientoy el transporte. Las cintas son el soporte de almacenamiento ms utilizado conmiras al almacenamiento masivo y la recuperacin rpida.


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- 9 -1.19 Con todo, la utilizacin de la cinta magntica presenta dos inconvenientes.En primer lugar la cinta slo puede leerse en secuencia, por lo que no se puedenrecuperar cantidades pequeas de datos sin leer el fichero completo. La lectura demiles de registros en una cinta para recuperar slo algunos de ellos es un medio derecuperacin lento y costoso. Adems, cuando hay que cotejar o comparar informacinde dos cintas durante el tratamiento, los datos de ambas tienen que estar en lamisma secuencia. En segundo lugar, cada vez que se requiera una cinta el operadortendr primero que localizarla y luego montarla en la unidad de cintas; cuando setrata de datos utilizados con frecuencia, el procedimiento resulta extremadamentelento e inconveniente.1.20 Las unidades de discos pertenecen a una clase de dispositivos conocidos como"dispositivos de almacenamiento de acceso directo". Debido a que son ms rpidos ypueden almacenar ms datos que los dems dispositivos de almacenamiento de accesodirecto, los discos han sustituido casi por completo a los tambores. Los discosson placas de metal circulares revestidas de un material magntico. Una cantidaddeterminada de ellos (generalmente seis u once) montados sobre un eje central constituyen un paquete de discos. La superficie de un disco se divide en una serie decrculos concntricos, conocidos como "pistas". Los datos se registran en esaspistas en forma de combinaciones de puntos magnetizados.1.21 El paquete de discos se monta sobre el eje motriz, donde los discos giran auna velocidad muy elevada. Las cabezas de lectura/escritura se montan en brazos enforma de peine que se insertan entre los discos. Cada brazo tiene dos cabezas: unaque se utiliza para el disco que queda sobre l, y otra para el disco que quedadebajo. La superficie superior del disco de arriba y la superficie inferior deldisco de abajo no se utilizan. Al girar los "discos, los datos pasan por las cabezas,donde se pueden leer o escribir. Los brazos se mueven hacia adelante o hacia atrspara abarcar todas las pistas.1.22 Adems de los discos metlicos de tamao normal, tambin existen discos plsticos pequeos conocidos como "diskettes" o "discos flexibles". Estos se parecen adiscos pequeos de 45 r.p.m. sellados en sobres de papel protector. Las diskettesno se combinan en paquetes de discos. Aunque su capacidad de almacenamiento esmenor que la de los discos mayores, son muy econmicos y fciles de usar y almacenar.Las diskettes se utilizan fundamentalmente en los sistemas de minicomputadoras, ocomo soporte de almacenamiento auxiliar para terminales o mquinas de tratamientode textos.1.23 Los dos inconvenientes principales de las cintas se eliminan con el almacenamiento en discos. Aunque los paquetes de discos pueden desmontarse de sus mecanismos motrices, muchos de ellos quedan montados permanentemente. Los datos registrados en estos ltimos pueden obtenerse sin la demora que entraa la localizacin yel montaje de una cinta magntica.1.24 La segunda ventaja que ofrece el disco radica en que los datos as registradospueden recuperarse por mtodos distintos del tratamiento en secuencia. Existen mtodos de acceso que permiten recuperar registros sin tener que leer el fichero completo, as como insertar, cambiar o borrar registros sin necesidad de hacer unacopia nueva de todo el fichero modificado. Adems, los ficheros pueden leerse envarias secuencias diferentes.


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1.25 Aunque el almacenamiento en discos presenta ventajas que no tienen las cintas,los paquetes de discos y sus mecanismos motrices son mucho ms costosos que aqullas y tambin suelen ser ms lentos. La mayora de las grandes instalaciones decomputadoras utilizan ambos mecanismos : almacenan la mayor parte de los datos encintas y usan los discos para ficheros pequeos de uso frecuente o para ficherosque no admiten el tratamiento en secuencias.Soporte fsico1.26 Como ya se ha expuesto, existen dos tipos de soporte fsico: la unidad central de tratamiento y los perifricos. Estos se utilizan para suministrar datos ala computadora y recibir informacin de ella.1.27 La unidad de tratamiento se divide en dos partes. Una de ellas, llamadaunidad aritmtica y lgica (ALU), realiza todos los clculos aritmticos y lgicos.La segunda parte, la unidad de control, dirige y coordina las operaciones en todoel sistema. Por ejemplo, controla el movimiento de los datos desde la fase deentrada y durante las operaciones que determina el programa hasta la fase de salida.La memoria principal de la computadora puede compararse a un gran conjunto de casillas postales semejantes a las de los correos. Cada casilla tiene un nmero que sedenomina direccin. Mediante la direccin, la unidad central de tratamiento puedelocalizar la casilla deseada y utilizar los datos que contiene para llevar a cabosus operaciones de tratamiento. Adems de datos, estas casillas tambin pueden contener instrucciones que indican a la unidad central de tratamiento cmo procesar losdatos que se encuentran en las otras casillas. Un grupo de instrucciones constituyeun programa de computadora.1.28 La unidad aritmtica y lgica y la unidad de control de la unidad central detratamiento estn integradas por una serie de circuitos lgicos interconectadosfsicamente. Cada uno de estos circuitos est diseado para efectuar una tareaconcreta y no puede realizar ninguna otra. Por ejemplo, un circuito diseado parasumar dos nmeros no puede utilizarse para comparar dos nmeros.1.29 La otra parte de la unidad central de tratamiento, la memoria principal o elalmacenamiento primario, se diferencia notablemente en sus requisitos de los soportes de almacenamiento secundarios (como las cintas y los discos). Los datos registrados en cintas o discos pueden permanecer en ellos durante minutos, das o aos.Los datos registrados en el almacenamiento primario pueden permanecer all slodurante una fraccin de segundo debido a que los programas y los datos slo se retienen en el almacenamiento primario mientras estn siendo tratados.1.30 Para que el almacenamiento primario sea eficaz, necesita un soporte de almacenamiento que permita cambiar, probar y mover los datos a velocidades sumamente elevadas. Actualmente se utilizan dos tipos diferentes de almacenamiento primario. Alprimer tipo se le llama memoria de ncleos. Los ncleos son anillos de hierro diminutos que se pueden magnetizar en dos direcciones. La memoria de una computadorapuede estar formada por millones de estos ncleos enlazados mediante cables. Cadancleo tiene cierto numero de cables que pasan por su centro. Hay dos cables destinados a suministrar la corriente para magnetizar el ncleo en la direccin deseada,uno para detectar la direccin de la magnetizacin y otro para evitar que el cablede deteccin invierta la direccin de la magnetizacin.1.31 En las computadoras ms recientes se ha remplazado la memoria de ncleos porcircuitos integrados de tecnologa avanzada. Estos minsculos circuitos son elproducto de intensas investigaciones en la esfera de la microelectrnica. Los circuitos integrados no slo almacenan datos en un espacio mucho ms reducido que los


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ncleos, sino que son sumamente confiables y de larga duracin y se pueden remplazar fcilmente cuando es necesario. Las investigaciones en curso en esta esferacontinan produciendo nuevos circuitos que son cada vez ms pequeos, rpidos yeconmicos.1.32 Para efectuar el tratamiento de datos se alimenta un programa (o un conjuntode instrucciones) y un conjunto de datos en la memoria principal de la computadora.Cuando la mquina est lista para realizar el programa, la unidad de control recupera una instruccin de la memoria principal y la descodifica. A esto se le llamatiempo - I, que significa tiempo de instruccin. El programa suele requerir algunainformacin de entrada que la unidad de control enva a la unidad aritmtica ylgica. El periodo en que esta ltima ejecuta la operacin en s se llama tiempo - E ,es decir, tiempo de ejecucin. Este proceso se repite hasta que todas las instrucciones quedan ejecutadas sobre todos los datos, Las computadoras modernas ejecutanentre cinco y diez millones de estas instrucciones por segundo.Soporte lgico1.33 Es importante subrayar que las computadoras no resuelven problemas, ni puedenresolverlos; se limitan a cumplir las instrucciones que les da el programador. Lasinstrucciones son sencillas y rudimentarias, y se incorporan a la mquina en lafbrica. La programacin no es ms que la invocacin de estas instrucciones en unasecuencia capaz de resolver el problema.1.34 El lenguaje de mquina es el nivel ms bajo de los lenguajes de programacin.Es, en realidad, el que utiliza la mquina. Cualquiera que sea el lenguaje en queest escrito el programa, tarde o temprano tendr que traducirse al lenguaje demquina. Como las computadoras slo son capaces de utilizar el sistema numricobinario para representar todos los datos e instrucciones, el lenguaje de mquina seexpresa en binario. Esto significa que los cdigos que representan las instrucciones y todas las direcciones del almacenamiento estn en binario. En los primerostiempos de las computadoras ste era el nico lenguaje que se poda utilizar paraprogramar. Era un mtodo demasiado laborioso y poco satisfactorio. Se propusoentonces la creacin de lenguajes que fueran ms fciles de escribir, y el primerresultado fue el diseo de los lenguajes simblicos.1.35 Si se lograba escribir un programa en un lenguaje cuya escritura fuera msfcil para el programador, se podra someter ese programa a otro de traduccin ytraducirlo a un lenguaje de mquina que sta pudiera comprender (es decir, binario) .Estos lenguajes simblicos se llegaron a conocer como lenguajes ensambladores, ypronto remplazaron al lenguaje de mquina como el nivel ms bajo en que un programador poda escribir el programa. Una caracterstica importante de los lenguajessimblicos o ensambladores es que una instruccin en estos lenguajes se traduce enuna instruccin en lenguaje de mquina.1.36 Aunque era ms fcil hacer la programacin en un lenguaje ensamblador que enlenguaje de mquina, la tarea segua siendo prolongada y tediosa. A fin de simplificar y abreviar la programacin se desarrollaron lenguajes de alto nivel u orientados a procedimientos. En la actualidad, la mayora de los programas se confeccionan utilizando estos lenguajes de alto nivel y en el futuro se emplear cada vezmenos el lenguaje ensamblador. Hoy en da se usan ms de 100 lenguajes de programacin. Los dos lenguajes ms corrientes son el COBOL y el FORTRAN.1.37 El COBOL (lenguaje comn orientado a aplicaciones comerciales) fue ideado paraaplicarlo a actividades comerciales y se utiliza en los sectores pblico y privado(es decir, por el Estado y la industria privada).


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1.38 El FORTRAN (traductor de frmulas) es el lenguaje ms popular para finescientficos. Generalmente, se escriben en FORTRAN los programas que tienen pocainformacin de entrada y de salida, pero que llevan a cabo una gran cantidad declculos complejos durante su ejecucin.1.39 Cuando se escribe un programa en cualquier lenguaje de programacin que nosea lenguaje de mquina, hay que traducirlo a este ltimo. Si se utilizan lenguajes de alto nivel (como el COBOL y el FORTRAN), el proceso de traduccin se realizamediante un programa especial llamado "compilador". En realidad, el compilador noslo traduce instrucciones. Convierte cada nombre de dato o nombre simblico enuna direccin expresada en un cdigo de mquina y da su extensin en bytes; formaetiquetas de cdigo de lenguaje de mquina para las instrucciones que se "bifurcan"durante la ejecucin del programa; traduce cada una de las instrucciones expresadas en lenguaje de alto nivel a una o ms instrucciones en lenguaje de mquina; yofrece informacin de diagnstico al programador (es decir, comprueba si el progra-mador ha seguido todas las reglas del lenguaje utilizado y le informa cuandoencuentra errores o supone que se cometern errores que traern como resultado unfuncionamiento defectuoso del programa en lenguaje de mquina).1.40 Una vez compilado y probado el programa, el "mdulo objeto" en lenguaje demquina se coloca, en algn soporte como cinta o disco, en una biblioteca de programas para utilizarlo cuando proceda sin tener que volver a pasar por el procesode traduccin. Cuando es necesario modificar un programa, el programador efectael cambio en el programa en lenguaje de alto nivel, que entonces se compila, sesomete a prueba y remplaza el programa en lenguaje de mquina en la biblioteca deprogramas.1.41 Hoy en da la mayora de los usuarios no tienen que aprender los lenguajes deprogramacin porque dependen de paquetes de programas conocidos tambin como "programas enlatados". Estos programas en paquetes se almacenan en la memoria de lacomputadora y permiten al usuario utilizar instrucciones que se asemejan mucho alingls. Por ejemplo, algunos permiten al usuario ordenar alfabticamente o clasificar con slo pulsar una tecla, lo cual activa un programa almacenado. La mayorade los paquetes de programas se basan en un lenguaje de programacin y utilizan uncompilador para traducir de las instrucciones sencillas al lenguaje de programacinen los cuales se basan.Caractersticas de los registros legibles a mquina1.42 Hasta la fecha, el manejo de la informacin se ha centrado en la gestin delas entidades fsicas en las que se graban los datos. La informacin y su soportede almacenamiento fsico se crean de una vez y luego se congelan en tiempo y contexto. Los cambios, los borrados y las adiciones posteriores requieren otro procesode creacin (o de recreacin) que entraa otra combinacin (adicional o nueva) de lainformacin y de su soporte de almacenamiento fsico.1.43 Ni siquiera la introduccin de sistemas de microfilmes y de microfichas hamodificado este concepto bsico. El trmino microfilme o microficha "actualizable"es realmente desacertado. Una ficha o un filme funciona bsicamente como un expediente de archivo tradicional. Los documentos contenidos en el fichero (es decir,las imgenes fotogrficas) no se actualizan en el sentido del tratamiento electrnico de datos. Las imgenes que ya no se necesiten o que son inexactas se identifican como tales (se bloquean o se queman las imgenes fotogrficas), y se adicionala imagen nueva a la ficha o al filme. Por lo tanto, el documento viejo sigueexistiendo fsicamente, pero ya no se dispone de l en forma legible o utilizable,en tanto que se continan agregando documentos nuevos a la ficha o al filme, usual-mente en secuencia. Los sistemas de recuperacin de fichas o de filmes accionados


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- 13 -por computadora son bsicamente sistemas de indizacin/recuperacin automatizadospara localizar la ficha o el filme fsico (es decir, los ficheros y no la propiainformacin).1.44 En cuanto al tratamiento electrnico de los datos, lo que se actualiza es lapropia informacin tal como se halla en un soporte fsico. El soporte fsico propiamente dicho permanece especficamente como una entidad de almacenamiento cuyoscontenidos se cambian (es decir, la informacin se destruye o sustituye, pero no elsoporte fsico de almacenamiento). En este contexto, la tecnologa ha introducidoun tipo diferente de informacin, a saber, la "informacin procesable". La informacin se hace accesible, interpretable, manipulable y transmisible slo mediantemedios automticos o electrnicos. Este tipo de informacin no existe como un conjunto definido y esttico de datos congelados en el tiempo sobre un medio fsicoespecfico, sino que debe considerarse como una entidad dinmica con determinadaspropiedades orgnicas y compuesta por bitios de informacin nicos, fundamentales ydiscretos o por elementos de datos que se pueden reordenar, cambiar, manipular,intercalar o suprimir para generar el conjunto de informacin solicitado.1.45 La informacin procesable o la informacin legible a mquina consiste en datoscreados mediante una computadora que precisan de acceso a una computadora para pasara una forma que pueda ser leda por el hombre. Como hemos podido apreciar, lainformacin legible a mquina se puede registrar en una variedad de soportes fsicos:tarjetas perforadas y soportes magnticos como cintas, discos, tambores y diskettes.El contenido de la informacin puede abarcar desde el texto de una carta hasta unaexposicin detallada de ingresos y gastos, respuestas a cuestionarios de encuestasy combinaciones complejas de dgitos que representan las series de coordenadas queconstituyen un mapa2^ .Caractersticas nicas de los registros legibles a mquina1.46 Los registros legibles a mquina presentan caractersticas que plantean unavariedad de problemas especiales a los archiveros. En primer lugar, estos documentos no tienen el mismo tipo de estabilidad y duracin que sus contrapartes impresas.No es posible almacenar y mantener inactivas durante varios aos las cintas magnticas, medio en el cual se registran la mayora de los. documentos legibles a mquina,sin someterlas a un tratamiento de conservacin adecuado como suele ocurrir conotros bienes culturales textuales o impresos. Medidas de mantenimiento como lalimpieza, el rebobinado con precisin y la copia de los datos prolongan la vida delsoporte de almacenamiento y, por consiguiente, preservan la informacin que seencuentra en las cintas.1.47 Los registros legibles a mquina se pueden actualizar, copiar, borrar y reproducir en formato nuevo fcilmente. Algunas de estas funciones se pueden realizarsin dejar huella alguna del cambio efectuado. Por consiguiente, es imperativo quelos diseadores de sistemas de computadoras conozcan el valor de parte de la informacin, y que al disear tales sistemas se tomen medidas para asegurar que lainformacin de valor a largo plazo se pueda identificar y retener debidamente antesde transferirla al depsito de archivo correspondiente.1.48 No basta con tener acceso a la informacin legible a mquina o a los datos enbruto propiamente dichos. Adems de los datos, es preciso que el archivero obtengadocumentacin que describa el contenido, la ordenacin, los cdigos y las caractersticas tcnicas del fichero de datos legibles a mquina. Sin esa documentacin,el archivero no estar en condiciones de apreciar el valor de la informacin y elinvestigador no podr tener acceso a ella.


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1.49 El medio organizativo en que se producen y mantienen los documentos legiblesa mquina es muy diferente de aquel en que se producen los materiales impresos.Los archiveros que trabajan con registros legibles a mquina tienen que coordinarlas actividades de tres grupos de pers onas : los creadores de los registros, losusuarios, y el personal que procesa los datos. Los archiveros tienen que trabajarcon estos grupo s, y tambin con el personal de gestin de documentos cuando realizan actividades de inventario y de programacin^).Fuentes de registros legibles a mquina1.50 En la medida en que avanzamos hacia una sociedad de informacin, la creaciny el uso de la informacin en forma electrnica se convierte en una actividad cadavez ms importante. El sector oficial es el mayor creador y consumidor individualde informacin en todos los pases. Los datos originales creados con fondos pblicos pueden tener aplicaciones en la esfera de las investigaciones y del anlisis,y constituyen una base importante para registrar la evolucin de una sociedad. Alprincipio, las aplicaciones de la tecnologa de la informtica se relacionaban pri-mordialmente con el tratamiento de nmeros, es decir, con sistemas comerciales yfinancieros y con anlisis cientficos. Sus efectos en el mbito de la cultura nose podan apreciar claramente. Sin embargo, varias facetas del desarrollo de lasociedad se registran cada vez ms en forma electrnica o legible a mquina.1.51 El advenimiento del tratamiento automatizado o electrnico de datos ha dadolugar a que los organismos oficiales creen numerosas bases de datos que contienenenormes cantidades de informacin sobre muchos aspectos de una nacin. Existenficheros censales, aspectos econmicos regionales y nacionales, ficheros de empleos,registros sobre educacin, estadsticas sobre delitos, incidencia de enfermedades,y distribucin de recursos sanitarios. Existen bases de datos sobre el clima, eltiempo, la geologa, la produccin y el consumo de alimentos, el transporte y lascomunicaciones, el costo de la vida, y el estado en que se encuentran muchas esferas de las ciencias, la medicina y la tecnologa. Existen ficheros sobre la repercusin de la tecnologa en el medio ambiente, la seguridad de los productos, la construccin de viviendas, el crecimiento de los bosques y el deterioro de las ciudades,y muchos ms sobre las actividades y gastos oficiales del gobierno propiamente. Lalista se hace interminable y sigue en aumento. Como depsitos definitivos de todoslos registros valiosos de los gobiernos nacionales, los depsitos nacionales, ascomo los depsitos de otras jurisdicciones, se encuentran en una posicin crucialpara garantizar que se conserve un fondo adecuado de informacin para el futuro.Usos de los registros legibles a mquina1.52 Como ha sealado un autor, "el periodo relativamente corto que media entre losadelantos tcnicos en materia de computadoras y su adaptacin en diversas esferasqueda de manifiesto en la prontitud con que esos adelantos se difundieron y fueronutilizados en clculos, correlaciones y anlisis por economistas, expertos en ciencias polticas, socilogos, historiadores, juristas y lingistas, aproximadamenteen ese orden"^).1.53 A mediados del decenio de 1960 los expertos en ciencias polticas desarrollaron tcnicas para analizar y registrar diversas variables como las encuestas de laopinin pblica y el comportamiento en las urnas. Como resultado del empleo deesta nueva tcnica en la investigacin poltica, varias instituciones acadmicascomenzaron a almacenar encuestas de la opinin pblica en formatos legibles a mquina y a pasar datos polticos registrados en forma tradicional a diversos formatos de cin tas . Esto dio lugar al establecimiento de registros legibles a mquinaa nivel universitario. Motiv tambin la inclusin de la preparacin de programasde computadoras en el plan de estudios de grados avanzados en las ciencias sociales5) .


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1.54 Los socilogos, al igual que los historiadores, no tardaron en utilizar tcnicas de la economa, las ciencias polticas y otras disciplinas para "registrar,almacenar y tabular datos cuantitativos sobre individuos, instituciones, acontecimientos y artculos a fin de comprobar hiptesis anteriores y desarrollar ideasnuevas". Los juristas tambin descubrieron que las computadoras se podan utilizaren la bsqueda de leyes y decisiones en una -amplia gama de temas jurdicos y loslingistas, igualmente, comenzaron a utilizar la computadora para analizar el usode las palabras por diferentes individuos^). En realidad, hay pocas disciplinas,si es que las hay, que no utilicen la computadora de algn modo en sus investigaciones y anlisis.1.55 Durante los dos ltimos decenios se han modificado los planes de estudio deun gran nmero de disciplinas en muchas universidades con la adicin de cursos yseminarios sobre mtodos cuantitativos. Se han celebrado numerosas conferencias enlas que, de un modo u otro, se han abordado los estudios cuantitativos. Se hadedicado mucho tiempo y atencin al desarrollo y la difusin entre los acadmicosde "grandes colecciones de datos de investigacin histrica legibles a mquina yde programas de computadora especializados para el anlisis y la manipulacin dedichos datos"''. Se han creado nuevas asociaciones y organizaciones que se ocupande anlisis cuantitativos, sistemas de computadoras y varios tipos o clases dedatos legibles a mquina (ya sean numricos, cartogrficos o textuales). Asimismo,anualmente se editan multitud de revistas y boletines que tratan sobre variosaspectos cuantitativos.Resumen1.56 En la primera parte de este captulo se ofrece una breve resea de un sistemade computadoras en trminos de soporte fsico, soporte lgico y datos, una explicacin acerca de las funciones de entrada, de tratamiento y de salida de un sistemade computadoras, as como una descripcin de los diversos formatos o soportes en losque se pueden registrar los datos legibles a mquina. El objetivo de esta seccines ofrecer una informacin bsica y esclarecer trminos y funciones que se analizarn en captulos posteriores, particularmente en el cuarto y el quinto.1.57 En la segunda parte del captulo se han esbozado una serie de caractersticaso particularidades singulares de los registros legibles a mquina a fin de demostrarla importancia que reviste el desarrollo de nuevos enfoques y procedimientos enmateria de archivos y la modificacin de los existentes. En captulos posteriores,se analizarn otras caractersticas singulares, pero las analizadas aqu tendrnuna influencia ms directa en la funcin de evaluacin propiamente dicha. Estaseccin tambin presenta un breve esbozo de la gran cantidad de informacin que seproduce actualmente en forma legible a mquina, as como una breve descripcin delos variados usos de dicha informacin.


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NOTASPara esta parte del captulo, el autor se bas en gran medida en el compendioelaborado por Margaret L. Hedstrom, de la State Historical Society deWisconsin, titulado "Basic Computer Concepts Workshop". Este taller se present en la 45a. reunin anual de la Society of American Archivists celebradaen Berkeley, California, en septiembre de 1981.Estas ideas se han tomado de un informe redactado por Jake V.Th. Knoppers,Managing the Electronic Revolution, Archiving the Electronic Heritage: APosition Paper on Issues and Problems in EDP Records/Data Management, preparado bajo contrato para los Archivos Pblicos del Canad, Ottawa, diciembre de1981, pgs. 7 y 8.Para una descripcin ms detallada de stas y otras caractersticas nicas delos registros legibles a mquina, vase Archival Preservation of Machine-Readable Records: The Final Report of the Wisconsin Survey of Machine ReadablePublic Records. The State Historical Society of Wisconsin, Madison, 1981,pgs. 7 y 8.Meyer H. Fishbein, Guidelines For Administering Machine-Readable Archives.Comit de Automatizacin, Consejo Internacional de Archivos, Washington, D.C.,noviembre de 1980, pg. 5.Ibid., pgs. 5 y 6.Ibid., pg. 6.Jerome M. Clubb, "Quantification and the 'New' History: A Review Essay", TheAmerican Archivist, Volumen 37, Nmero 1, enero de 1974, pgs. 16 y 17.


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Captulo II

GESTION DE REGISTROS LEGIBLES A MAQUINA

2.1 Antes de describir los procedimientos o pasos que deben seguirse al evaluarregistros legibles a mquina, es necesario analizar varios factores que podrantener un efecto importante en la capacidad del archivero para llevar a cabo estafuncin correctamente. Es posible que algunos de esos factores no sean aplicablesa todos los depsitos de archivos o que puedan influir sobre algunos de ellos endiferentes formas. Esos factores reflejan, en gran medida, algunos de los probl emas con que han tropezado los archiveros de los Archivos Pblicos del Canad duranteel decenio pasado en sus empeos para evaluar los registros legibles a mquina creados por el gobierno federal del Canad. No obstante, se ha hecho todo lo posiblepor presentar ejemplos de otros pases en los casos en que se ha proporcionadoinformacin de esa ndole al autor.Identificacin de registros legibles a mquinaAutoridades legislativas2.2 Existen muchas instituciones de archivo que no pueden trabajar con registroslegibles a mquina debido a limitaciones impuestas por las autoridades estatutariasu otras autoridades de reglamentacin. Bsicamente, esas limitaciones son de dostipos : restricciones en cuanto al tipo o especie de registros que puede adquirirel depsito y restricciones relativas a la entrada de registros recientes.2.3 Respecto de la limitacin sobre el tipo de registros que se puede adquirir, deser posible deben tomarse medidas correctivas. Afortunadamente, la rapidez con quese producen cambios en el registro de la informacin modifican automticamente esaslimitaciones. No obstante, en el caso de aquellas instituciones que an tengandudas sobre si pueden adquirir registros legibles a mquina, quizs sea necesariorevisar la definicin de lo que puede adquirirse a fin de incluir toda la informacin, con independencia de la forma fsica o del soporte en que resida.2.4 Esta solucin en particular no slo es necesaria para ayudar a los archiveros,sino tambin para convencer a los creadores y custodios de registros legibles amquina de que stos son, de hech o, propiedad pblica. Quizs debido al breve plazode utilizacin de la informacin legible a mquina, la fragilidad del soporte dealmacenamiento, el lugar donde se encuentra la informacin almacenada (en bibliotecas de cintas o en centros de tratamiento de datos separados fsicamente de otrosregistros) y la posibilidad de borrar, actualizar, copiar y cambiar el formato delos datos con gran facilidad, muchos creadores, uuarios y custodios de esa informacin consideran errneamente que es de su propiedad y no de la autoridad jurisdiccional para la cual trabajan los empleados.2.5 Respecto de la limitacin o restriccin para dar entrada a la informacin, quepuede datar de 2 0, 30 40 aos, tal vez no exista una solucin tan directa. Noobstante, lo cierto es que en el caso de registros legibles a mquina de valor alargo plazo, no deben dejarse transcurrir periodos tan largos sin tomar determinadas medidas de precaucin. De lo contrario, los datos se podran borrar o hacerseilegibles, o haber dejado de existir la documentacin escrita que debe acompaarlos datos.2.6 En sus Guidelines For Administering Machine-Readable Archives, Meyer Fishbeinhace tres sugerencias para resolver este tipo de problema. La primera es el "establecimiento de bibliotecas departamentales de cintas para conservar informacin


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significativa en formatos legibles a mquina". La segunda es el "establecimientode una organizacin central encargada de esa conservacin". Y la tercera es "unamodificacin de la autoridad_competente que permita a les archivos aceptar una...copia de cualquier fichero /de datos/ legibles a mquina que, segn el resultadode la evaluacin, tenga valor permanente"^. Como indica Fishbein, la terceraopcin es la ms conveniente. De lo contrario, podra producirse una divisin entrelos archivos tradicionales y los no tradicionales.2.7 Otra solucin posible es el establecimiento de normas para el almacenamientode todo registro legible a mquina que se haya evaluado como poseedor de valor permanente, las cuales debern ser observadas por los departamentos y organismos creadores para poder transferir esos registros a los depsitos de archivos. En esasnormas debe estipularse la necesidad de conservar la documentacin escrita conexa,as como la necesidad de mantener la actualizacin de los datos legibles a mquinarespecto de cualesquiera innovaciones en el soporte fsico y el soporte lgico quepuedan producirse mientras tanto en el departamento u organismo creador.2.8 Suponiendo que por ley se haya conferido al depsito de archivos la facultadde adquirir registros legibles a mquina, puede suceder que ctras leyes oficialesabroguen esa facultad y que a causa de ello los archiveros no puedan evaluar talesregistros ni adquirir los que tienen valor permanente. En muchos pases suelenexistir leyes rectoras de los organismos nacionales de estadstica, de los rganosque controlan los ingresos o los impuestos sobre la renta, de los de defensa ypolica, y as sucesivamente, que dificultaran en grado sumo, si no haran imposible, que los archiveros examinaran la informacin que generan esos organismos oque la informacin de valor permanente se transfiriera al depsito de archivos. Sibien es cierto que este problema concreto no atae solamente a los registros legibles a mquina, la situacin se exacerba en particular con este tipo de informacindebido a que gran parte de ella es de carcter personal.2.9 Se pueden sugerir varias soluciones para resolver el problema, pero esto depender en ltima instancia, de la situacin de cada pas. Respecto de la capacidadde los archiveros para evaluar registros legibles a mquina en esos organismos,existe la posibilidad de que los archiveros trabajen "bajo juramento" como empleados temporales del organismo creador, y queden sujetos entonces a las mismas normasy estatutos que los empleados permanentes. Si esto no es posible, se deber procurar que la legislacin en materia de archivo tenga prioridad sobre las otrasleyes y reglamentos relativos al acceso a los registros con fines de evaluacin ya la posible transferencia de los registros que tienen valor permanente al depsitode archivos. Tambin se podran tomar medidas para garantizar que cuando se redacten o se enmienden determinadas leyes, aparezca el nombre del depsito de archivosen la parte que trate sobre el acceso a los registros, y dems cuestiones afines.Si estos esfuerzos no dieran resultado, quizs habra que considerar la creacinde "miniarchivos legibles a mquina" en algunos de estos organismos, pero en esecaso correspondera al depsito de archivos fijar las normas y procedimientos parael tratamiento, la descripcin y la conservacin de los registros, y la formacindel personal encargado de esas funciones debera estar a cargo de archiveros profesionales. De hecho, debe hacerse cuanto sea posible para garantizar que esosempleados sean archiveros profesionales y tengan alguna relacin prctica con eldepsito de archivos.Datos legibles a mquina generados por diferentes jurisdicciones oficiales2.10 Otro problema usual para los. archiveros evaluadores de registros legibles amquina es que, generalmente, los datos que posee un organismo estatal central sonel resultado de la agregacin o el acopio de datos creados por otras jurisdiccionesoficiales. En este sentido surgen tres problemas: la cuestin del acceso, quien


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- 19 -"controla" los datos y la cuestin de la propiedad. Si bien este problema puedesurgir con ms frecuencia en los pases que tienen un tipo de gobierno federal, sepuede presentar tambin en pases con sistema de gobierno unitario.2.11 No hay duda de que en los pases con estructura federal existen muchos programas conjuntos federales y provinciales o federales y estatales, y que, comoresultado de ello, se crean e incluso se "comparten" registros. Sin embargo, en lamayora de los acuerdos que establecen esos programas apenas se menciona la ordenacin y dems aspectos de los registros. En consecuencia, los registros puedenestar sujetos tanto a reglamentos federales como a reglamentos provinciales yestatales. La existencia de programas de registros polmicos y las limitaciones dearchivo a nivel federal y a otros niveles oficiales pueden complicar la situacinan ms.2.12 En cuanto a los registros legibles a mquina, es muy posible encontrarcopias de ficheros de datos concretos para cada provincia o Estado en cada una deestas jurisdicciones y tambin a nivel federal, debido a que el departamento uorganismo federal fusion los diferentes ficheros de datos para llevar a cabodeterminados tipos de anlisis, u otras tareas. De particular inters para eldepsito nacional de archivo es el proceso de adopcin de decisiones que determinacules archivos de datos estn bajo el control de la institucin del gobiernofederal o son propiedad de sta. Ese mismo proceso de adopcin de decisiones fijalos lmites acerca de cules archivos de datos puede adquirir el depsito nacional.2.13 Para resolver el problema deben tomarse medidas a fin de que, cuando seredacten acuerdos de esa ndole, se mencione concretamente la retencin y ordenacin de todo registro que se derive de tales acuerdos. Esas clusulas deben serrevisadas y aprobadas por la autoridad de archivos competente. Acaso sea conveniente revisar todos los acuerdos, nuevos y existentes, que puedan dar lugar a lacreacin de registros legibles a mquina para determinar con exactitud la condicin y la propiedad de esos registros. Se deben establecer entonces limitacionespara los archivos de los otros niveles oficiales. Por ejemplo, los registros quehayan sido identificados como de valor histrico e importancia nacional deben permanecer en el depsito nacional, mientras que los de inters local o regional sepondran a disposicin de los archivos de los otros niveles oficiales. En loscasos en que los registros tienen valor local y nacional, todos los depsitos dearchivos interesados deberan poder obtener copias. Es importante recordar que losregistros legibles a mquina pueden copiarse con facilidad y a bajo costo y que noexiste el registro legible a mquina original, al menos en el sentido de unacoleccin de manuscritos tradicional. Por ese motivo, la ordenacin de los registros legibles a mquina no debe plantear los problemas de jurisdiccin que amenudo se presentan con los materiales de archivo de salida impresa ms tradicionales.2.14 Es imperioso resolver el problema de los datos federales y provinciales ofederales y estatales legibles a mquina debido al rpido desplazamiento haciaaplicaciones de computadora en lnea en tiempo real, en virtud de las cuales losdatos legibles a mquina se comparten para la gestin y se ejecutan programassocioeconmicos compartidos (de fondos o de jurisdiccin). Un sistema de gestinde la base de datos bien estudiado y ejecutado para esos programas constituirauna gran ayuda a la hora de determinar el "control" o la "propiedad" de los datoslegibles a mquina.


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- 20 -Datos legibles a mquina creados en virtud de contratosy subsidios oficiales2.15 Los departamentos y organismos oficiales encomiendan cientos, si no miles,de estudios o proyectos muy costosos al sector privado, ya sean sociedades o individuos. Para muchos de esos estudios y proyectos se acopian y tratan datos en formatos legibles a mquina. Con frecuencia, los datos tienen un valor de archivo porlo menos igual, cuando no mayor, que el informe que se presenta con el resumen delos datos en forma agregada. En otras palabras, muchos de los datos legibles amquina que se producen en virtud de contratos o subsidios oficiales constituyenun recurso que se puede volver a utilizar con un costo adicional marginal. Esosdatos pueden ser de utilidad fuera del estudio o proyecto para el que se crearon.Es ms, los datos acopiados o preparados pueden ser de inters para otros investigadores o para el pblico en general. La informacin tambin podra tener valor dearchivo. Por consiguiente, es importante que cuando se creen registros legibles amquina en el marco de un contrato o de un subsidio de investigacin, se enven,junto con cualquier documentacin anexa y con el informe final, al departamento uorganismo oficial contratante. De hecho, se ha dado el caso de que un investigadorinteresado en utilizar registros legibles a mquina creados por un contratistapara un organismo oficial, ha terminado por pagar a ese contratista para teneracceso a dichos registros y obtener copias pese a que su creacin ya haba sidocosteada con fondos pblicos.2.16 En la mayora de los casos, todas las actividades relacionadas con el acopiode datos por parte del sector privado, cuyo pago se realiza mediante algn tipo definanciacin oficial, entraan algn tipo de contrato. En la mayor parte de esoscontratos debe figurar una clusula que estipule que todos los registros que secreen como resultado del contrato pasen a ser propiedad de la institucin oficialcontratante. El carcter y las posibles formulaciones de esas clusulas puedenvariar en dependencia del tipo o especie de contrato. En todo caso los registrosque se creen bajo contrato deben entregarse al administrador de registros dedepartamento u organismo estatal responsable para fines de programacin. De esamanera, el archivero podr evaluar la informacin programada.2.17 La situacin es igualmente confusa respecto de los registros legibles amquina creados en virtud de subsidios oficiales y mecanismos de financiacin oficial anlogos.2.18 En los Estados Unidos no existe una poltica general como tal para losregistros legibles a mquina as creados, aunque algunos organismos del gobiernofederal s exigen el depsito de tales registros2'. En Inglaterra, el Consejo deInvestigaciones Sociolgicas pide al receptor de un subsidio del Consejo que deposite una copia de los ficheros de datos legibles a mquina y de la documentacincomplementaria en la Social Science Data Archive de la Universidad de Essex, conlos plazos para la liberacin y divulgacin, lo que permite el empleo de estosdatos por otros investigadores a la mayor brevedad. En el caso de que no se depositaran esos ficheros de datos legibles a mquina, el hecho se tendra muy encuenta al evaluar una solicitud ulterior de subsidio formulada por el mismo peticionario (es decir, si no se realiza el depsito no se concederan ms subsidios)^. El equivalente del Consejo de Investigaciones Sociolgicas ingls enlos Pases Bajos exige el depsito de una copia de los ficheros de datos legiblesa mquina y la documentacin complementaria en el Steinmetzarchief de Amsterdam.2.19 Al parecer, tanto en Inglaterra como en los Pases Bajos se han establecidobuenas relaciones de trabajo entre las entidades donantes y los archivos de datos.Estos ltimos suelen ayudar al investigador en el acopio y preparacin de los


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- 21 -datos, el diseo y la metodologa, as como en la preparacin de la documentacinpertinente. Asimismo, la poltica de depsito parece funcionar satisfactoriamenteya que los mismos datos se utilizan ms de una vez, y de esa forma se evita laduplicacin. Aparentemente, los organismos donantes estn ms dispuestos a asignarfondos que entraan la creacin de ficheros de datos legibles a mquina a losinvestigadores que tienen una hoja de servicios probada.2.20 El Consejo de Investigaciones Sociolgicas y de Humanidades del Canad(SSHRCC) y el Consejo Canadiense constituyen dos de los principales organismosdonantes del gobierno federal en el sector de las comunicaciones y la cultura deese pas. Ambos organismos conocen bien las repercusiones que puede tener elempleo de tecnologas automatizadas en el proceso investigativo y en la creacinde informacin legible a mquina o digitalizada con valor de archivo o cultural.2.21 El SSHRCC revis recientemente su "Subsidio para la investigacin-Gua parasolicitantes". La seccin dedicada a "Directrices complementarias" fue objeto deuna revisin amplia y se aument considerablemente a fin de que reflejara las tendencias actuales en materia de investigacin, mtodos investigativos y el empleode computadoras en esa esfera. La "Gua" expone de manera muy explcita que losdatos acopiados en estudios financiados por el SSHRCC son propiedad pblica y nodel investigador principal. Los datos deben ponerse a disposicin del pblico dentro de los dos aos siguientes a la terminacin de la fase de acopio. Asimismo, elSSHRCC espera que los investigadores depositen sus datos en un archivo, banco dedatos, centro de estudios, etctera, donde pueda garantizarse su conservacin ydistribucin. El Consejo exige igualmente a los solicitantes que indiquen el nombre de la organizacin seleccionada para el depsito y las condiciones del acuerdo. Tambin es responsabilidad de los investigadores principales preparar manualesadecuados para los usuarios y la codificacin. En determinadas condiciones, elConsejo est dispuesto a asumir el gasto que entraa dar a los datos una forma msasequible para otros investigadores o la preparacin de un fichero de datos decarcter annimo.2.22 El Consejo Canadiense tiene el mandato de auspiciar y fomentar las artes enel pas. Una de sus polticas consiste en que debe depositarse en el Consejo unacopia de todo fichero de datos legibles a mquina que se haya creado bajo un contrato de investigacin con el propio Consejo. Recientemente el Consejo Canadienseestableci una seccin que se ocupa de las nuevas tecnologas y los medios integrados y que, como parte de sus funciones, financia actualmente la creacin deobras de arte en formatos legibles a mquina o digitalizados. Obviamente, estasobras de arte en formatos digitalizados (es decir, en combinaciones de soportefsico, soporte lgico o datos tales como arte computadorizado, hologramas, preparacin computadorizada de dibujos animados, etctera) tambin forman parte del"patrimonio cultural electrnico" de todo pas. En este sentido, es necesario quelos archiveros se interesen por esa informacin^).2.23 La tendencia general de la investigacin en ciencias sociales y humanas esensayar las hiptesis o los resultados del investigador en microdatos, ya se tratede observaciones sobre personas de nuestra poca (mediante cuestionarios deencuestas, etctera) o de cuerpos voluminosos de material de archivo que contenganmicrodatos (tales como registros de condados, declaraciones de impuestos, registros aduaneros y portuarios, registros notariales y otros). En estas esferas, elempleo de mtodos cuantitativos y de computadoras casi se ha convertido en unacondicin sine qua non para los investigadores de las ciencias sociales. Muy frecuentemente, la creacin de datos legibles a mquina supone el empleo de cuantiosos recursos, tanto humanos como financieros. En tal sentido, un solo fichero dedatos legibles a mquina puede ser resultado de la inversin de decenas de milesde dlares de los fondos pblicos y muchas personas-aos de trabajo. El gasto que


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- 22 -acarrea poner todos estos ficheros de datos a disposicin de otros puede ser comparativamente muy reducido. Por consiguiente, es necesario que los archiverosgaranticen la adopcin de medidas encaminadas a identificar y proteger los ficheros de datos que tengan un valor permanente.Establecimiento de programas de gestion de registrosde tratamiento electrnico de datos2.24 La "informacin procesable" o en formato legible a mquina requiere unmtodo de gestin diferente al que se aplica a los documentos de salida impresa.El mtodo de gestin de la informacin desde el punto de vista de su forma fsicano es pertinente en el caso de los registros legibles a mquina. Mientras que enla gestin de documentos tradicional stos consistan en hojas de papel, un expediente de archivo, una fotografa, un mapa, un diseo arquitectnico, etctera, enlo relativo a la informacin legible a mquina los equivalentes son, en general,elementos de datos. De ah que convendra hablar de creacin de un "programa degestin de datos" para denominar las directrices de poltica que garanticen laaplicacin de los principios bsicos de la gestin de la informacin registrada ala informacin legible a mquina o procesable.2.25 A despecho de la terminologa que se emplee, es indispensable crear programas de gestin de registros de tratamiento electrnico de datos para garantizarque los depsitos de archivo cuenten sin falta con un programa de adquisicin sistemtica de datos legibles a mquina. Slo de esta forma los archiveros podrnidentificar y evaluar debidamente los registros legibles a mquina creados en lajurisdiccin particular en que laboran. Al igual que se han establecido procedimientos para efectuar la identificacin, el inventario y la programacin de lasalida impresa, tambin es necesario establecer procedimientos de esa ndole parala gestin de datos legibles a mquina.Repercusiones de un programa de gestin de registros de tratamiento electrnicode datos en la relacin costos-beneficios2.26 Uno de los razonamientos principales aducidos en favor de un programa degestin de registros ha sido la posibilidad de lograr algn ahorro mediante elalmacenamiento de cantidades voluminosas de registros poco utilizados por el usuario en lugares al efecto (es decir, centros de registros) a bajo costo. Tambin seha demostrado que la organizacin intelectual de la informacin registrada en elsoporte fsico de almacenamiento podra clasificarse y ordenarse de una manera quefacilitara notablemente su recuperacin. En la mayora de los casos esto se halogrado mediante la asignacin de diversos atributos fsicos de identificacin ala informacin registrada colocndola en expedientes de archivo o en rollos demicrofilme, etctera, y utilizando una codificacin de colores y medios fsicospara organizar la gestin de la informacin.2.27 En el transcurso de los aos se han elaborado planes de clasificacin temtica, centros de registros centrales y secundarios y programas de archivo e indi-zado. Por consiguiente, se han formulado diversos criterios de costos-beneficiosen torno a las cuestiones de oficinas centrales frente a las descentralizadas, esdecir, sin registros, las propuestas de microfilmes, las operaciones de oficinasde correos, diferentes sistemas de clasificacin temtica y otras.2.28 Por otra parte, los anlisis costos-beneficios para la gestin de registrosde tratamiento electrnico de datos estn an en la etapa inicial. El anlisis delos factores costos-beneficios de la informacin legible a mquina desde el puntode vista de los equivalentes de papel puede resultar un ejercicio til, aunqueslo sea para demostrar el "factor de densidad" asociado a la informacin legible


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- 23 -a mquina. Si se calcula en trminos de gavetas de ficheros y pies lineales deespacio de almacenamiento, el equivalente en papel de una bobina de 2.400 pies decinta magntica, almacenado a 6.250 bitios por pulgada sera unos 503 pies (o a1.600 bitios por pulgada, sera unos 125 pies)5'. Una forma de estimar el valorde una sola bobina de cinta magntica sera calcular la cantidad de recursos (materiales, financieros y de personal) que, como promedio, generara o correspondera a 503 (o a 125) pies de documentos textuales.2.29 Es importante recordar que lo que tiene valor no es la cinta magntica pors misma, sino la informacin que contiene. Es ms, al realizar el anlisis costos-beneficios de un programa de gestin de registros de tratamiento electrnicode datos, se puede argumentar fcilmente que el costo del soporte de almacenamiento fsico de los datos legibles a mquina es un factor relativamente insignificante. El gasto que acarrea la creacin de datos en la cinta es de un orden devalores muy superior al de la compra de la cinta o su almacenaje.2.30 Otro factor que es preciso tener en cuenta es la cantidad de recursos que ungobierno o una compaa invierten en el tratamiento electrnico de datos. Enmuchas jurisdicciones existen polticas que consideran el tratamiento electrnicode datos como un medio de produccin. Sin embargo, es igualmente importante podergarantizar un empleo eficiente y eficaz de este costoso medio de produccin enfuncin de los datos que se crean, tratan, producen y utilizan. En otras palabras,se impone un programa de gestin de registros de tratamiento electrnico de datosque sea plenamente eficaz.2.31 En muchas jurisdicciones hay indicios de que se est produciendo una estabilizacin de la tasa anual de crecimiento de los gastos relativos al tratamientoelectrnico de datos. Cuando se analizan esos gastos slo desde el ngulo monetario y del personal, con alguna consideracin para el soporte fsico y el soportelgico, no se advierte el notable aumento de las capacidades para el tratamiento yalmacenamiento de los datos debidos a la revolucin tecnolgica. Por ejemplo, de1975-1976 a 1978-1979 inclusive, el costo industrial medio del almacenamientoelectrnico de datos disminuy en una proporcin de seis a uno para las cintasmagnticas y de tres a uno para los discos magnticos '. Por ende, con la mismacantidad de dlares de 1975, poda almacenarse en 1979 seis veces ms datos encinta y tres veces ms en discos. O, dicho de otra forma, con un ligero aumento enlos gastos monetarios, pero con inclusin del factor de los avances tecnolgicos,la capacidad de almacenamiento de datos legibles a mquina se duplic en tresaos. Todo parece indicar que cada dos o tres aos se duplicar el volumen del"armario de archivo electrnico" de las organizaciones.2.32 Pocas organizaciones tienen cifras disponibles sobre el volumen de datoslegibles a mquina que se "depuran" anualmente o han elaborado siquiera los procedimientos para obtener tales cifras. En realidad, este enfoque particular no estan pertinente a los registros legibles a mquina por tres razones bsicas.2.33 En primer lugar, el soporte de almacenamiento se puede utilizar ms de unavez. Mientras que el reciclaje de papel entraa que el soporte de almacenamientoabandone fsicamente el sistema para revenderse en un futuro como papel virgenreciclado, las cintas magnticas no tienen que abandonar el sistema.2.34 En segundo lugar, la "depuracin" de informacin legible a mquina es unproceso que se desarrolla dentro del propio sistema. En otras palabras, la informacin se elimina o depura a nivel de elemento de datos, o se depuran ficheroscompletos como parte del proceso de actualizacin.


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- 24 -2.35 Por ltimo, como se seal anteriormente, la cantidad de informacin legiblea mquina almacenada en soportes de almacenamiento electrnico va en aumento. Conuna cinta magntica es posible pasar de 800 a 1.600 y a 6.250 bitios por pulgada,y posiblemente a bloques de mayor tamao en el futuro, colocando as una cantidadde informacin mucho mayor en los mismos soportes fsicos de almacenamiento. Estosignifica que el mismo nmero de cintas magnticas puede ahora almacenar ochoveces ms informacin que hace quince aos.2.36 Slo cuando las cintas magnticas se desgastan o los paquetes de discos sehacen obsoletos pueden considerarse "depurados" en el sentido tradicional').Programacin de registros legibles a mquina2.37 Aunque la depuracin desempea una funcin importante en la poltica y losprocedimientos tradicionales de gestin de documentos -deshacerse del materialconsume tiempo y esfuerzos-, constituye un ejercicio de importancia secundaria enel mundo del tratamiento electrnico de datos. Si se permitiera que los encargadosde los sistemas de computadoras hicieran su voluntad, eliminaran automticamentela informacin no deseada o innecesaria.2.38 Por tanto, es importante que se establezcan programas de registros para lainformacin legible a mquina en la etapa de diseo del sistema o de planificacinde nuevas aplicaciones o programas. Es en ese momento cuando deben darse las razones o exponerse los argumentos para acopiar o crear una informacin. Igualmente sedeterminar cmo y dnde se han de utilizar los datos. Asimismo, surge la preguntasobre cunto tiempo se emplearn los datos con propsitos administrativos y opera-cionales.2.39 Cuando el archivero cuente con esa informacin, deber estar en condicionesde hacer una evaluacin preliminar de los datos que interesan. Luego se incorporara al diseo del sistema la identificacin de determinados datos mediante etiquetas para su retencin permanente. La depuracin o destruccin autorizada de losdatos conforme a un programa de registros aprobado, y la separacin de los datosmarcados para retencin permanente de acuerdo con la limitacin del archivo en elprograma de registros, tendra lugar como parte de la operacin regular del sistema de computadoras. A los efectos prcticos, esto significara ir hacia la programacin de registros y la adquisicin archivstica automatizadas.2.40 Es importante tomar nota de que cuando se disponen los programas y periodosde retencin para los datos legibles a mquina se deben emplear "ciclos", y que ellapso de tiempo lo determina el sistema de computadoras que sostiene el programa ola prestacin de un servicio (como el seguro de empleo, las pensiones y otros programas socioeconmicos) que requieren informacin personal. Por consiguiente, enlugar de "dos aos" el periodo de retencin dira "dos ciclos" (o dos meses paracambio de direccin, estado civil, nmero de personas a cargo, etctera, cuandoexiste un ciclo mensual) o "tres ciclos" (es decir, seis semanas, para cambio dedireccin, estado civil, nmero de personas a cargo, etctera, cuando existe unciclo quincenal.2.41 Como se ha mencionado anteriormente, debido a la naturaleza frgil y "dependiente del tiempo" de los datos registrados electrnicamente, estos archiveros nopueden permitirse esperar, a diferencia de sus colegas que trabajan con registrosde salida impresa. Si la informacin legible a mquina est programada para adquisicin permanente, sta debe efectuarse en un momento que permita verificar losdatos mediante la obtencin de copias o muestras de ficheros de movimientos y deauditora, ambos generados por sistemas de computadoras. En otras palabras, pueden


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- 25 -surgir situaciones (especialmente respecto de la informacin personal en un sistema de computadoras dinmico e interactivo) en que el archivero no slo requieraque se produzca un fichero principal histrico o de archivo, sino tambin que secreen o copien determinados ficheros de movimientos con miras a documentar lo queha ocurrido dentro del sistema. En la mayora de los casos se tomaran muestras deesos ficheros de movimientos o de auditora.2.42 Cuando se analiza la programacin de los registros legibles a mquina, esimportante llamar a la atencin el General Records Schedule 20, aprobado por el"Servicio de Archivos y Registros Nacionales (NARS) de los Estados Unidos8'. ElSchedule 20 est destinado a servir de equivalente a un "programa general de depuracin de documentos" para los registros legibles a mquina. Abarca la retencin ydepuracin de los ficheros de datos legibles a mquina acorde con su contenidotemtico dentro de un sistema dado (es decir, ficheros de edicin, de movimientos,ficheros principales, etc.). Tambin aborda el inters del gobierno federal estadounidense en la propiedad de los registros legibles a mquina generados en virtudde subsidios, contratos, contribuciones, ventas u otros acuerdos federales y nofederales. Los ocho prrafos siguientes contienen algunas observaciones generalesy concretas acerca del General Records Schedule 20.2.43 Aunque en el Schedule 20 se identifican cuatro factores que distinguen losregistros legibles a mquina de los registros que emplean otros soportes, se debeanalizar, adems, un quinto factor. Es importante tener en cuenta la diferenciaentre la retencin y ordenacin del soporte magntico y la retencin y ordenacinde los datos en el soporte.2.44 Aunque la definicin de fichero principal que aparece en el Schedule 20 esvlida para muchas aplicaciones de computadora de propsito nico, en el marco mscomplejo de la base de datos es difcil aplicarla. Por ejemplo, las entradas,movimientos y ediciones pueden alimentarse directamente en estados o tablas desalida, lo cual dificulta la identificacin de los ficheros principales. Adems,en la base de datos, se puede definir cualquier nmero de ficheros principaleslgicos a partir de una base de datos fsica, segn sea la estructura de sta.2.45 En la pgina dos del Schedule aparece la sig

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