1 Sistemas de Recuperación de Información Sistemas de Procesamientos de Archivos.
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Evaluación de los sistemas de acceso y recuperación de información en la hemeroteca de la Universidad Ricardo Palma . De la Flor Soto, Noemí. Tesis UNMSM Elaboración y diseño en formato Pdf, por la Oficina General de Sistema de Bibliotecas y Biblioteca Central. CAPITULO II MARCO TEORICO 2.1 LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA Las bibliotecas son unidades de información que organizan y administran recursos de información para determinado tipo de usuarios, permitiéndoles su acceso a fin de solucionar sus necesidades de información. Cumplen además una función educativa, Gelfand manifiesta: “el papel fundamental de la biblioteca es educativo. No debería actuar como un mero depósito de libros y unido a una sala de lectura, sino como un instrumento dinámico de educación.”(1) Podemos decir entonces que la función primordial de una biblioteca universitaria es facilitar el estudio y la investigación a los miembros de su propia institución, volcada principalmente hacia el autoaprendizaje. ___________________ 1. GELFAND, M.A. University libraries for developing countries. Paris : UNESCO 1968. p. 52
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Evaluación de los sistemas de acceso y recuperación de información en lahemeroteca de la Universidad Ricardo Palma. De la Flor Soto, Noemí.
Tesis UNMSM
Elaboración y diseño en formato Pdf, por la Oficina General de Sistema de Bibliotecas y Biblioteca Central.
CAPITULO II
MARCO TEORICO
2.1 LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
Las bibliotecas son unidades de información que organizan y administran
recursos de información para determinado tipo de usuarios, permitiéndoles su
acceso a fin de solucionar sus necesidades de información. Cumplen además
una función educativa, Gelfand manifiesta: “el papel fundamental de la biblioteca
es educativo. No debería actuar como un mero depósito de libros y unido a una
sala de lectura, sino como un instrumento dinámico de educación.”(1)
Podemos decir entonces que la función primordial de una biblioteca
universitaria es facilitar el estudio y la investigación a los miembros de su propia
institución, volcada principalmente hacia el autoaprendizaje.
___________________
1. GELFAND, M.A. University libraries for developing countries. Paris : UNESCO
1968. p. 52
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“La biblioteca universitaria es una institución de servicio y la calidad de su
servicio depende en primer lugar de la calidad de su personal.” James
Thompson (2) A su vez Miguel Vargas sostiene que: El trabajo permanente en la
biblioteca es el componente básico y necesario en la instrucción de usuarios; es
la manera más efectiva para localizar, usar y evaluar la información necesitada.”
(3)
2.2 LA HEMEROTECA
La Hemeroteca como parte integrante de la biblioteca es la que se encarga
de reunir todo el material de publicaciones periódicas y seriadas (revistas ,
boletines, memorias, diarios, etc.). Las publicaciones periódicas y seriadas
presentan como características la periodicidad de sus publicaciones (diaria,
semanal, mensual, trimestral, anual, etc.). Se considera que la periodicidad no
puede ser mayor de un año.
La Hemeroteca debe contar con una buena colección. Las publicaciones
periódicas son muy importantes para los investigadores, docentes y estudiantes
universitarios, por la información especializada y actualizada de sus contenidos
científicos, educativos y técnicos. Una buena colección, actúa como incentivo
para alcanzar altos niveles en la investigación y para perpetuar la tradición de
excelencia erudita. Las colecciones actualizadas, mejoran la imagen de una
unidad de información y a su vez la reputación de la universidad como centro de
cultura e investigación, permiten atraer a nuevos usuarios y retener a los lectores
existentes, manteniendo sus expectativas.
___________________
2. THOMPSON, James. La biblioteca universitaria: Introducción a su gestión. Madrid :
Pirámide. 1990. p. 77
3. ARENAS VARGAS, Miguel. Uso de la información y su impacto educativo: la
instrucción bibliográfica y su importancia. En: Reencuentro. México D.F. : Universidad
Autónoma Metropolitana. 1998. No 21, pp. 20-28.
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Si bien es cierto que una unidad de información no pueda tener todos las
publicaciones periódicas que se publican en el país y en el extranjero, además
no habría suficiente presupuesto que alcance, sin embargo, se vienen realizando
esfuerzos para mejorar el acceso a la información a través de catálogos en línea,
sistema de adquisición compartida y a las herramientas de INTERNET.
En este sentido, la ausencia de instrumentos de búsqueda y acceso
adecuados a la información hemerográfica, hace que la tasa de respuesta
disminuya, al ser menos el número de demandas que pueden ser localizadas y
por tanto atendidas.
2.3 USUARIOS DE LA INFORMACION
Elías Sanz Casado, define al usuario de información: “como aquel individuo
que necesita información para el desarrollo de sus actividades.”(4) El usuario es
la persona natural o jurídica que en un momento dado utilizará los servicios de
una determinada unidad de información, con el fin de satisfacer sus necesidades
o requerimientos de información.
Todos los seres humanos somos usuarios de información puesto que todos la
necesitamos para llevar a cabo algunas de las múltiples tareas que realizamos
diariamente.
Los usuarios influyen de manera significativa con respecto al tipo de recursos
de información que debe tener una unidad de información, las formas de acceso
y los instrumentos adecuados para llegar a ella de manera rápida y oportuna.
____________________
4. SANZ CASADO, Elías. Manual de estudios de usuarios. Madrid : Pirámide. 1994.
p. 19
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Los usuarios, requieren cada vez más de información ágil y actualizada, el
usuario es un elemento activo y participante en un mecanismo de servicio e
intercambio, no solo recibe información sino también genera material con sus
investigaciones. A esto se le llama retroalimentación. Por lo tanto resulta
primordial en el proceso de circulación de la información.
Hoy en día la información genera valor económico, por su uso directo y por la
tecnología que se utiliza para tener acceso a ella, lo que conlleva, en países
industrializados, al desarrollo de lo que se denomina sociedad de la información;
y, que la fuerza laboral y la industrial se sirva de ella para mejorar su calidad de
vida.
La información se ha convertido en una actividad muy importante en las vidas
de las personas, quienes deben estar informadas sobre los asuntos políticos,
sucesos locales, nacionales e internacionales permitiendo a las personas
satisfacer sus necesidades materiales y espirituales.
Los usuarios de la biblioteca universitaria y por consiguiente de la hemeroteca
universitaria, son el conjunto de la comunidad universitaria constituida por los
alumnos, docentes, trabajadores administrativos y en ultima instancia la
comunidad toda (dentro de su programa de extensión).
2.4 SISTEMAS DE ACCESO Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACION
2.4.1 Conceptos y Definiciones.-
Recuperación de información es el proceso por el cual se identifica los datos
o recursos organizados en una unidad de información mediante procedimientos
lógicos y sistemáticos, para obtener respuestas a nuestras necesidades de
información que nos permita solucionar un problema dado.
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En las bibliotecas, los bibliotecarios son los que organizan y sistematizan
herramientas de búsqueda de información propias de la bibliotecología o
prestadas de otras disciplinas a fin de solucionar las necesidades de información
de sus usuarios. Todo trabajo que hacen los bibliotecarios y otros especialistas
de la información lleva como fin que la información que ingresa o se procesa en
la unidad de información, computadora y/o a red de información, sea utilizada, y
llamada por algún usuario alguna vez, si tuviéramos información que nunca es
usada, sería muy lamentable por el alto costo de su producción, organización y
almacenamiento.
La actividad de recuperación de información no siempre logra el éxito
deseado aún en el caso de que la información haya sido ingresada en una fuente
informativa o sistema de información, se hayan solicitado, y se haya intentado su
búsqueda en repetidas ocasiones y por las diferentes vías al alcance de quien
busca.
2.4.2 Procedimientos y Herramientas de Acceso y Recuperación de
Información
La organización de las colecciones.-
Toda unidad de información requiere de instrumentos indispensables para
recuperar la información contenida en ella. Dentro del proceso de organización
de las colecciones, al establecer los sistemas de clasificación (ubicación lógica
de la colección en los estantes, bases de datos o información en Internet), así
como la descripción de las mismas (Catalogación de los diversos ítems que
conforman la colección), ya se determina los sistemas de búsqueda de
información. Los sistemas de búsqueda de información aplicadas a las
colecciones generales de la Biblioteca Universitaria son válidos para la colección
de la Hemeroteca.
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- Sistemas de Clasificación.-
El empleo de Códigos y tablas de clasificación del conocimiento, la
aplicación de reglas y/o normas de descripción de los ítems documentales data
de muy antiguo, actualmente los sistemas más utilizados especialmente en el
Perú y América Latina son los siguientes:
a) Sistema de Clasificación Decimal de Melvil Dewey (CDD)
b) Sistema de Clasificación Decimal Universal (CDU)
c) Sistema de Clasificación de la Biblioteca del Congreso de los
Estados Unidos de América (LC)
d) Sistemas utilizados por los Tesauros, cuya codificación numérica
de las palabras claves o descriptores es usada como sistemas de
clasificación de uso en muchas bibliotecas universitarias y
especializadas
e) En muchas hemerotecas las colecciones de publicaciones
periódicas se ordenan alfabéticamente por títulos o en su
defecto, alfabéticamente por materias o según las carreras que
se dicten en la universidad.
f) Actualmente se realizan proyectos de adaptación de los sistemas
clásicos de Clasificación para la recuperación de información,
Proyecto Nordic WAISS/WWW, de la Biblioteca de la Universidad
de Lund, con C.D.U. y el Proyecto Scorpion desarrollado por
OCLC, utilizando el Sistema de Clasificación de Dewey y Tablas
de encabezamiento de materias *
----------------------------------------------------------------------
* CARO CASTRO, Carmen. Sistemas de clasificación y organización de la información
en Internet / Carmen Caro Castro. – Ponencia.-- En: Fesabid 98 VI Jornadas Españolas
de Documentación
http://fesabid98.florida-uni.es/Comunicaciones/c_caro.htm
- Sistemas de Catalogación.-
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a) El más usado son las reglas de catalogación angloamericanas
2ª ed. (AACR2)
b) También son de uso continuo los formatos de descripción de ítems
documentales electrónicos entre los que destacan el formato MARC y el
formato utilizado por la CEPAL.
Los sistemas de clasificación y catalogación citados son los más usados en
el Perú por las bibliotecas y hemerotecas universitarias, y que cumplen con los
estándares internacionales para el intercambio de información
Sistemas de Búsqueda de Información.-
Los Catálogos:
Son instrumentos de búsqueda de información que se generan a partir de la
conformación de fichas, impresos o registros de cada documento, producto de la
utilización de las herramientas de organización de las colecciones. Describen la
totalidad o parte de la colección de una unidad de información. Pueden ser:
Catálogos impresos:
Generados en publicaciones que no se pueden modificar y tienen la forma de
una monografía (pueden ser generados a partir de una Base de Datos de la
colección o elaborado mecánicamente). También existen catálogos de hojas
sueltas, que pueden ser modificados parcialmente.
Catálogos de fichas catalográficas standard que se organizan en ficheros
con gavetas especiales(los más utilizados en las bibliotecas). Los catálogos de
fichas pueden ser del tipo de catálogo diccionario y catálogo dividido, este último
responde a su nombre por que desagrega los catálogos, de AUTORES, De
ASUNTOS o TEMAS, de TITULO y los indiza en orden alfabético.
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Otro catálogo lo constituye el sistema Kárdex, que es un instrumentos de
control interno sobre todo de las publicaciones periódicas, utilizado para
comprobar de forma rápida los títulos y los números que se hallan en la
hemeroteca.
- Catálogos electrónicos:
Son aquellos generados por computadora y pueden ser grabados
(CDROMS), Estar alojados en una computadora (Bases de Datos) o existir en
Internet y a los cuales se puede acceder libremente o previa suscripción. Estos
catálogos son proporcionados por empresas o directamente por sus
generadores, mediante venta, suscripción o cooperación entre unidades de
información.
Actualmente los más usados en las bibliotecas universitarias del país son
los catálogos de fichas catalográficas estándares y los catálogos generados por
bases de datos basadas en micro CDS ISIS y los catálogos en CDROM y de
acceso directo a través de Internet para bases de datos y colecciones de otras
bibliotecas y/o hemerotecas universitarias remotas.
Otras herramientas de búsqueda de información
Los instrumentos de difusión:
Son aquellos instrumentos producidos por las unidades de información, con
el fin de difundir entre sus usuarios las ultimas adquisiciones realizadas para
incrementar la colección de la unidad de información. Las más conocidas de las
publicaciones son las alertas informativas, y los boletines bibliográficos; las
revistas solo parcialmente difunden material bibliográfico y documental. Entre
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estos también debemos señalar los boletines y alertas bibliográficas electrónicos,
que son difundidos a través de INTERNET y/o internamente a través del correo
electrónico vía intranet.
Si bien es cierto que hoy en día se está dando mayor prioridad al uso de las
nuevas tecnologías de información como medio eficaz y rápido para recuperar la
información de las colecciones de las unidades de información, es también
necesario recalcar la importancia que han tenido y la siguen teniendo el uso de
los instrumentos manuales tradicionales como medio de búsqueda y acceso a la
información en los países de tercer mundo. y la coexistencia de los mismos en
algunos países desarrollados.
2.4.3 Nuevas Tecnologías para la Recuperación de la Información
La información está vinculada al desarrollo integral de una comunidad o país,
en todos sus aspectos: económico, social, cultural, político, etc. Este (el
desarrollo integral), exige a sus recursos humanos más valiosos el estar
informados en forma precisa, oportuna, completa, coherente y adaptada a las
necesidades específicas de cada usuario y en cada circunstancia. La
información en la sociedad actual se hace más necesaria e imperiosa. La
información es soporte de la transferencia de conocimiento y uno de los
elementos para determinar el porvenir de la sociedad.
Vivimos en la época de la explosión de la información, no sólo por el volumen
de datos que constantemente fluyen de las fuentes generadoras, sino por los
obstáculos que encontramos para localizar gran parte de esos datos generados
en diversos soportes.
Actualmente INTERNET representa una nueva opción para tener acceso en
forma remota a los catálogos de distintas bibliotecas del mundo. INTERNET es
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la tecnología que mas recientemente a afectado a la comunidad bibliotecaria.
INTERNET será la herramienta en red más valiosa con que se pueda contar,
mediante ella se podrán compartir los recursos nacionales e internacionales.
A través de este recurso, el usuario podrá tener acceso a consultar los
catálogos de otras universidades nacionales y extranjeras en forma remota, y
poder acceder a revistas y artículos de revistas a texto completo concernientes al
tema de su investigación. A este proceso se le conoce como virtualización de la
información de la Hemeroteca: Acceso a ella desde cualquier lugar.
Vivimos tiempos de cambio en el cual reflexionamos sobre el tipo de
herramientas que tendremos que utilizar en el futuro para satisfacer cada vez
más la gran demanda de información de los usuarios. Esto nos obliga a conocer
nuevas opciones para organizar la información y poder ofrecer a nuestros
usuarios nuevos mecanismos de acceso a los recursos de información que
necesitan sin importar el lugar donde se encuentren, pero sobre todo, el poder
tener acceso fácil y directo a los documentos mismos.
Hoy en día se está hablado de Bibliotecas digitales y virtuales.
La Biblioteca Digital se puede definir como un conjunto de enlaces
electrónicos a documentos, imágenes, bases de datos, software, etc. actualizado
periódicamente. A los que se pueden acceder las 24 horas desde la red interna
de la institución (intranet) o desde una página web (Internet). Esta incorpora los
avances de la red virtual; sus equipos de cómputo tendrán que reflejar la
tecnología de punta y las representaciones en hipermedia serán las
adquisiciones más representativas, para relacionar y dirigir al usuario a
colecciones específicas que no se encuentran en un solo sitio, y administrando
su uso remoto. La Biblioteca virtual es considerada como una nueva forma de
acceso, mediante formas computarizadas a documentos a texto completo o
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Bancos de Imágenes disponibles gratuitamente en la Red o vía suscripción a
servicios comerciales de acceso.
2.4.3.1 La Tecnología de la Información:
Tecnología de la información es el conjunto de herramientas y procedimientos
creados para facilitar y hacer con rapidez una tarea, entendida como el conjunto
de recursos informáticos que abarcan en forma integrada, desde las
computadoras, las comunicaciones y los sistemas de información multimedia.
En la actualidad se trabaja la incorporación de la tecnología de la información
como una consecuencia de las necesidades de la empresa para brindar una
ventaja competitiva usando las redes de telecomunicaciones. Las grandes bases
de datos que faciliten la labor de la gestión del conocimiento.
La explosión informática ha modificado el mundo moderno hasta el punto de
que no se concibe un hombre educado que no esté familiarizado con la
tecnología de la información.
Se han leído artículos de autores futuristas quienes mencionaban que el libro
sería reemplazado por terminales de computadoras, cintas magnéticas y demás
productos de la tecnología de la información. A esta fase se le ha llamado la
información sin papel.
Es cierto que los avances tecnológicos en este sentido ya han dado muestras
de progreso y será aún mayor cuando se combinen diversas tecnologías de la
información, la comunicación y la computación. Pero el libro y el papel continúan
siendo importantes e insustituibles elementos en la satisfacción de muchas de
las necesidades de información, aún en los países más avanzados.
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César Macías Chapula, menciona que: “ la adquisición de tecnologías de
información es evidentemente importante en toda gestión de información para
acercar de manera eficiente las fuentes de información al usuario”. (5)
La sociedad actual se moviliza en una masa gigantesca de información por la
gran cantidad de publicaciones que se genera, no sólo en forma impresa, sino
en forma electrónica.
Las ventajas que brinda la tecnología de la información en la sociedad son:
§ Acceso rápido a la información relevante, indispensable para
una intervención
a casi todas las áreas de la actividad humana.
§ Permite compartir ideas, propuestas, documentos e información
§ Permite abrir la posibilidad de una relación nueva en cantidad y
calidad.
§ Permite socializar la información que podrían contribuir a asegurar los
avances
realizados por la humanidad.
§ Permite que la sociedad sea capaz de avanzar en la búsqueda
del desarrollo
sustentable, la paz, la justicia social y racial.
§ Mayor libertad para accesar a toda una gama de información sea
cultural,
político, económico etc. de nuestro entorno cultural, permitiendo cambios
en la cultura organizacional y desarrollo personal y de la sociedad como
un todo.
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5. MACIAS-CHAPULA, César. Gestión de la información. En: Reencuentro. México D.F
: Universidad Autónoma Metropolitana. 1998, No 21, pp. 55-63.
2.4.4 Bibliotecas, Tecnología y Recuperación de la Información:
Para responder a la demanda de información de la sociedad, las unidades de
información tienen que pensar en interfaces tecnológicas y normas
bibliotecológicas en un lenguaje común y con información debidamente
analizada de acuerdo a los intereses de los usuarios.
El papel de las bibliotecas y servicios de documentación tendrán que
diseñar diferentes estilos de servicios especializados para las variadas
comunidades de usuarios activos y potenciales. La adopción de las nuevas
tecnologías de la información implica por un lado, que la comunidad de usuarios
posea una tradición en el uso de las fuentes modernas para recuperar la
información
Muchas obras de referencia, terminologías, datos enciclopédicos, directorios
etc. están disponibles mediante la consulta en línea por terminales, aún desde la
propia casa del usuario. Los avances de la tecnología de la información obligan
al especialista en Bibliotecología y Ciencias de la Información, asuma una actitud
diferente en lo referente a que las necesidades del usuario sean mejor
identificadas y definidas como base para proporcionar el diseño de los sistemas
y servicios de información. Que el usuario se convierta en un elemento activo
dentro de los sistemas de información y no simplemente receptor o consumidor
de la información.
La misión universitaria esencial es compartir y preservar el conocimiento, lo
cual se da en un ambiente eminentemente social, la Biblioteca Universitaria
como área integrante de la educación no está ajena a esta realidad. Teniendo en
cuenta esta función básicamente social es que debemos enfocar el uso de
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cualquier instrumento tecnológico como herramienta que apoye las tareas
educativas en la transmisión, acceso, circulación y recuperación de información.
Las unidades de información actuales no solamente tienen como soporte de
la información a libros, revistas, publicaciones periódicas, videos, slides,
disquetes, microfichas, etc. sino también soportes electrónicos como el CD-
ROM, así como las bases de datos electrónicos y los textos accesibles en línea
como medio de recuperar información.
El análisis de la información en las Bibliotecas implica la utilización tanto de
normas de descripción e indización bibliográfica y hemerográfica, así como el
almacenamiento de la información en bases de datos.
El análisis de la información (catalogación, clasificación e indización) se hace
en función a un sistema de información bibliotecológico y de acuerdo a los
requerimientos del usuario en cuanto a facilidad de acceso, la puesta al servicio
y recuperación de la información.
Con el fin de que la información sea rápidamente procesada y puesta a
servicio del usuario, hoy se utilizan los registros de otras unidades de
información a través de las consultas de sus catálogos en forma electrónica.
Algunas bibliotecas han hecho posible la consulta de sus catálogos en forma
remota a través de Internet, siendo ahora factible el poder conocer la ubicación
de un mayor número de materiales en distintos lugares.
Actualmente, dentro del desarrollo de los sistemas de recuperación de
información tenemos instrumentos de búsqueda que hacen uso exhaustivo de
los avances de la informática y de las telecomunicaciones (Telemática). Entre los
avances más significativos tenemos los catálogos en linea (on line) que permiten
acceder, a los usuarios, en forma remota (vía Internet) a los catálogos de la
Biblioteca y catálogos de otras unidades de información.
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El acceso a bases de datos, índices, abstracts y publicaciones electrónicas a
texto completo, cuyo costo de suscripción es compartido entre varias unidades
de información (Consorcio de Bibliotecas Universitarias).
El desarrollo de normas de intercambio de información electrónica, así como
el desarrollo de lenguajes y formatos de registro de información electrónicos
controlados ha permitido la proliferación de estos servicios de acceso y
búsqueda de información electrónicos, sobre todo de la información existente en
INTERNET (adaptación de motores de búsqueda de Internet para su uso en los
catálogos de Bibliotecas on line). Así mismo las nuevas tecnologías han
permitido establecer comunicaciones directas a bajo costo con los principales
investigadores, docentes y usuarios a fin de conseguir información de primera
mano de los generadores de información.
Si bien es cierto la producción de información científica y tecnológica ha
crecido exponencialmente, así mismo es importante recalcar que ha pesar que
un buen porcentaje de la información es de acceso libre en Internet, y que aún,
más, se ha mejorado notablemente los sistemas de búsqueda en lNTERNET,
sigue siendo compleja la búsqueda de información, por lo que se requiere
permanentemente la presencia de profesionales que orienten la búsqueda de
información en Internet, contribuyendo a la formación de las Bibliotecas Digitales
y Virtuales .
Es en esta etapa que llamamos la atención sobre el personal profesional
bibliotecario, que debido a ser el gestor de los sistemas de búsqueda de
información, conoce sus ventajas y desventajas, y el amplio conocimiento de la
colección de su biblioteca y de los recursos de otras unidades de información lo
convierten al bibliotecario en el más importante instrumento de búsqueda de
información de que disponen los usuarios de cualquier unidad de información.
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Si bien es cierto aún con los avances de la telemática los sistemas de
búsqueda de información todavía coexisten como fuentes consultadas
continuamente (los catálogos, las OPACS, las bases de datos hechas a partir
del análisis de contenido de revistas y otros documentos, referencias de variados
documentos y proporcionalmente una pequeña muestra de documentos
académicos en texto completo que constituyen las bibliotecas virtuales), que los
bibliotecarios vienen desarrollando mecanismos de organización y acceso para
sus usuarios, acordes a esta nueva oferta de información.
2.4.5 Herramientas de Acceso y Recuperación de la Información en la era
Electrónica.-
Desde el punto de vista bibliotecológico, existen muchos estudios que
habilitan a los usuarios de bases de datos para recuperar información,
conocidos como lenguajes especializados que manejan descriptores temáticos,
palabras clave (a partir de Tesauros para la recuperación de la información) y
operadores lógicos booleanos para el enlace y discriminación de las búsquedas
en las bases de datos, con los cuales se obtiene un alto índice de precisión, sin
embargo cuando se trabaja con texto completo el índice de llamada de todos los
documentos relevantes resulta bajo, lo que nos presenta una pérdida constante
de documentos útiles a la demanda. Esta situación es delicada y digna de
atenderse ya que actualmente las demostraciones experimentales trabajadas en
texto completo, están trabajando en situaciones poco realistas por que son
bases de datos bastante pequeña en cuanto al número de documentos
ingresados y la producción continua de bases de datos a texto completo.
Es en base a los tesauros y formatos de descripción electrónica standard de
documentos, que se ha logrado un avance sorprendente en los sistemas de
búsqueda de información utilizando los avances de la Telemática.
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- Los tesauros:
Con el fin de que la información sea rápidamente procesada y puesta a
servicio del usuario se han diseñado diversos instrumentos para facilitar al
usuario en su búsqueda de información y recuperación de la misma.
La normalización del lenguaje de indización y recuperación de información,
juega un papel muy importante en la comunicación, ya que la transferencia de
conocimientos y de tecnología sólo puede llevarse a cabo si se entiende con
exactitud la terminología con la que se efectúa dicha transferencia. El tesauro
sirve para autorizar los términos de los conceptos del conocimiento
bibliotecológico y además como se ordena esos conceptos dentro de la
estructura de la disciplina.
El Tesauro es un instrumento de control terminológico utilizado para traducir
el lenguaje natural de documentos a usuarios en un lenguaje sistemático
genéricamente relacionado, que abarca una esfera específica del conocimiento.
Es un conjunto definido y controlado de términos relacionados entre sí, que se
utilizan para recuperar información en un ámbito dado.
Para lograr una adecuada recuperación de la información, es indispensable
que durante el procesamiento de la información se hayan utilizado los términos
precisos como temas descriptores, los cuales permiten a los usuarios encontrar
material sobre el tema deseado.
- Los Formatos de Descripción Bibliográfica Electrónicos:
En 1968, en los Estados Unidos, se crea el Formato MARC, que inicia el
trabajo coordinado entre las bibliotecas para la preparación de registros
bibliográficos estandarizados, formato que permite registrar y tener un control
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sobre la información contenida en campos y subcampos del registro, facilitando
el intercambio de información entre diferentes unidades de información.
Iniciándose el intercambio catalográfico a nivel mundial. Posteriormente se crean
otros formatos MARC adicionales, que afirman aún más la normatividad total.
Debido a la aceptación mundial de este formato, actualmente existen
grandes redes de información y bases de datos que ofrecen los registros de sus
colecciones, algunas de ellas en forma gratuita: En cintas, CD ROM, vía Internet,
etc.
Existen diversos Formatos desarrollados a partir del MARC, como el formato
UNIMARC, LILACS (de uso común en nuestras bibliotecas del área de salud),
etc.
En América Latina la mayoría de las unidades de información adoptaron un
formato de descripción bibliográfico electrónico, derivado del formato MARC. En
el Perú también se desarrolló otro formato a partir del MARC, que también es
utilizado en el Perú y otros países del mundo (Asia y África), sobre todo en el
área de ingeniería sanitaria y medio ambiente.
La tendencia actual, a fin de normalizar el intercambio de información, es la
utilización del Formato MARC, en su última versión.
- Normas Internacionales de Intercambio de Información:
Son normas internacionales aprobadas para la organización e intercambio de
información. Entre las más importantes tenemos:
a) ISO 1001 permite la transmisión de grandes volúmenes de
información, a través de esta norma se puede transferir información
y obtener copias de otras bases de datos e integrarlas a las nuestras.
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b) ISO 2709 define la estructura o disposición física de los registros
bibliográficos facilitando el intercambio de registros entre diferentes
sistemas automatizados.
Existen otras normas, que son de uso propio del personal especializado de las
bibliotecas, que permiten acceder a otros recursos de información.
Nota.- el formato MARC, cumple con todas las normas ISO
correspondientes, por lo que lo hace un instrumento indispensable para el
intercambio de información y de aplicación a los sistemas de búsqueda de
información.
Protocolos de comunicación y búsqueda de información a través de
Internet.
Protocolo Z39.50 que permite buscar, recuperar y transferir registros
bibliográficos en formato MARC. Siempre que los sistemas a que se conecte,
dispongan de una estructura cliente – servidor Z39.50.
Protocolo FTP (Protocolo de transferencia de ficheros) que permite
recuperar y transferir información en sitios de Internet de bases de datos remotas
(Bibliotecas, Archivos y otras unidades de información).
La importancia de las nuevas tecnologías de la información es obvia en la
medida que permite estandarizar la organización documental y transferirla
rápidamente en un lenguaje entendido por todos los usuarios de bibliotecas,
logrando de esta manera transferir la información pertinente solicitada en tiempo
real, que es muy importante en nuestra sociedad informatizada y globalizada
actual, incidiendo definitivamente en la calidad de la información recibida y
ampliando las fronteras de la información al infinito.
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Tesis UNMSM
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- Bases de Datos:
Se puede definir una base de datos, como la colección de datos
interrelacionados, almacenados en una computadora y cuya búsqueda es
automática. Las bases de datos pueden contener datos utilizables directamente
(textuales), pueden ser una lista de direcciones para encontrar tales datos ( Ej. El
índice de un archivo) o pueden ser registros bibliográficos o hemerográficos de
los documentos que contienen dichos datos. En términos sencillos, es un archivo
conteniendo registros bibliográficos o hemerográficos.
Marlene Clayton, define a una base de datos como: “una colección
generalizada integrada de datos que se estructura según la relación natural de
los mismos de modo que proporcione todos los caminos de acceso que precisa
la unidad de información para satisfacer las necesidades de todos los
usuarios”(6).
Una base de datos no es esencialmente sino un sistema informatizado de
mantenimiento de registros. La mayoría de los ficheros de datos tradicionales
conservados en papel se pueden mantener de forma más adecuada en las
bases de datos.
6. CLAYTON. Marlene. Gestión de automatización de bibliotecas. Madrid : Fundación
Germán Sánchez Ruipérez : Pirámide. 1991, p. 144.
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Con el advenimiento del desarrollo de las computadoras, se transforma
drásticamente la organización y búsqueda de información en las bibliotecas,
haciendo factible la normalización y acceso a información y permitiendo la
conexión con otras bases de datos. Los sistemas de información para el diseño y
gestión de bases de datos para bibliotecas, se desarrollaron inmediatamente
después y paralelamente con el avance de la informática. El sistema de
información mas común para el desarrollo de bases de datos para bibliotecas es
el Micro CDS ISIS.
Haciendo una breve reseña del Microisis, ésta forma parte de la familia ISIS (
set integrado de sistemas de información) que fue desarrollado para operar en
una computadora de gran potencia, por la Oficina Internacional del Trabajo OIT
en 1964. Afines de la década de los 70’ fue reescrito por la UNESCO y se
transformó en CDS/ISIS .
A mediados de la década de los 80’ hace su arribo, al Perú, el software
microisis de la UNESCO. Sus posibilidades de ser usado en microcomputadora,
de obtener copias sin costo, relativamente sencillo de usar, favorecieron el
desarrollo de los sistemas nacionales de información. Permitió que tantos miles
de unidades de información y usuarios como programas de organismos
internacionales, se beneficiaran con la automatización de los servicios de
información .
En esencia, el MICRO CDS ISIS es un sistema generalizado de
almacenamiento y recuperación de información diseñado específicamente para
el manejo computacional de bases de datos no numéricos. Una de las
principales ventajas que ofrece el diseño del programa es su capacidad de
manejar un número ilimitado de bases de datos .
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- Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria.-
A partir del desarrollo de software para la gestión de bases de datos de las
colecciones de las bibliotecas, se empiezan a crear aplicaciones individuales
para la gestión de algunos procesos bibliotecarios: Adquisiciones, préstamos de
libros, control de publicaciones periódicas , etc. En la década del 80’ las
aplicaciones individuales se integran en paquetes que integran en un solo
programa las diferentes aplicaciones existentes.
El sistema MICRO CDS ISIS, actualmente ha evolucionado para ser operado
con el sistema operativo WINDOWS, en su versión WINISIS, que se encuentra a
disposición para ser descargado desde el sitio en Internet de la UNESCO,
entidad que viene mejorando continuamente dicho producto en coordinación con
otros organismos internacionales sobre todo para desarrollar aplicaciones
integradas y de acceso remoto a sus bases de datos a través de Internet
(BIREME, (Biblioteca Regional de Medicina [Brasil]) etc.)
Actualmente existen diversos sistemas integrados en el Mercado, en el Perú
tenemos operando en las Bibliotecas Universitarias los sistemas: SABINI
(España), UNICORNIO (USA), y otros sistemas como NOTES (IBM), etc.
Catálogos en línea. La creación de bases de datos alojadas en grandes
computadoras y el establecimiento de redes de telecomunicaciones han hecho
posible que desde un terminal portátil se pueda tener acceso desde lugares
remotos a gran cantidad de información. Esto es posible gracias al desarrollo de
complejas redes de comunicación telefónica, de microondas y el empleo de
satélites de comunicación. Uno de los momentos mas significativos en la
automatización de las bibliotecas fue la aceptación del catálogo en línea,
alrededor de 1982 .
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La aceptación de la utilización de los catálogos en línea se debe a la
experiencia de varios bibliotecarios que habían trabajado en ellos. Estas
instalaciones piloto demostraron que los catálogos en línea realmente funcionan
y gustan al usuario.
El propósito final de los catálogos en línea es dar a conocer a los usuarios un
medio de acceso para recuperar la información contenida en una publicación o
unidades de información.
La consulta en línea tiene gran demanda para procesos, recuperación de
información y entrega de documentos, y actualmente es un medio común de
Consulta.
En Estados Unidos se han integrado grandes bases de datos de tipo
catalográfico. La existencia de estas bases de datos ha modificado el trabajo del
bibliotecario al facilitar el proceso de catalogación (copias de registros ya
catalogados y la posibilidad de realizar préstamos interbibliotecarios, y a su vez
ha modificado las costumbres de los usuarios quienes han visto en esta
herramienta una forma de accesar oportunamente a más información.
Por lo tanto, un sistema informatizado tiene ciertas ventajas sobre los
métodos manuales, por la gran rapidez con que se puede acceder y recuperar
grandes cantidades de información.
2.4.6 Influencia de la Utilización de los Instrumentos de Recuperación de
Información En:
Selección del material
Los instrumentos de recuperación de información nos darán información sobre
las necesidades de material de nuestros usuario, en una forma más rápida, lo
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que redundaría en su beneficio, pues seleccionaríamos con certeza el material
específico a ser usado por ellos.
Una forma de saber con certeza si las colecciones y el tipo de información que
necesita el alumno para realizar sus investigaciones, y si los instrumentos de
recuperación están funcionando adecuadamente y cumplen con sus exigencias;
se daría a través del uso de un buzón de sugerencias, en ella los alumnos nos
harán saber sus inquietudes, puesto que a veces directamente no lo hacen.
En el deterioro del material
Con el uso de herramientas apropiadas para la recuperación de la
información, el usuario tendrá la facilidad de encontrarla rápidamente, pero la
manipulación continua de las revistas por el usuario traerá como consecuencia el
deterioro de la publicación, incluyendo, suciedad, rotura, pérdida de zonas de la
revista y anotaciones con tinta, lo que implicaría tomar medidas al respecto
(políticas de preservación y conservación) **
En el caso de presentarse deterioro en las publicaciones será necesario
llevar a cabo una revisión de las revistas periódicamente para ver en qué estado
se encuentra, si es necesario llevarla a reparación o no.
Si la cantidad de revistas que estuvieran en reparación fuera grande, se
haría un listado de éstas para comunicar a los alumnos del porqué no ubican una
determinada revista y en dónde están.
Esto se haría con la finalidad de no causar malestar en los alumnos,
informando de su no disponibilidad temporal.
_____________________________
**En la hemeroteca de la URP se tiene como política que las revistas sean
almacenadas sólo por un período de 5 años, luego de este tiempo se hace una
selección de ellas y las que todavía puedan servir para fines de estudio, se donan a las
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bibliotecas públicas del ámbito de la universidad y las demás son llevadas a un
depósito. Esta política se ha tomado debido a la infraestructura de la hemeroteca,
puesto que el espacio no permite albergar por mucho tiempo cantidades de revistas.
Sería necesario también brindar protección a las revistas con la finalidad de
evitar las pérdidas, roturas etc. para ello sería necesario la vigilancia permanente
por personal de seguridad enviadas específicamente para ello.
Periódicamente en la Hemeroteca y en la Biblioteca Central en general
deben realizarse fumigaciones para evitar la aparición de insectos y roedores
que puedan dañar a libros y revistas.
En el usuario
Debido a que el estudiante universitario es aquel usuario especializado que
requiere de información puntual que le permita cumplir con las exigencias
académicas, el uso de las herramientas automatizadas le permitiría un mayor y
mejor uso de la información al suministrarle lo que realmente necesita. Los
sistemas de búsqueda y acceso a la información óptimo, incidirán
favorablemente en su rendimiento académico, pues no se limitarán sólo a
accesar información que le proporcione su unidad de información, sino que
también podrán recurrir a datos de otras bibliotecas del mundo a través del
Internet. Es decir le pondrá al nivel de usuario de los países modernos
En la imagen institucional
Con la implementación de instrumentos para efectos de búsqueda y
recuperación de información. La imagen institucional se verá beneficiada
puesto que si una universidad pretende captar público es precisamente a través
de la presentación de una biblioteca dotada de infraestructura adecuada,
buenas colecciones y el empleo de tecnología de punta para accesar a la
información. De esta manera la institución, y dentro de ella la biblioteca, estará
en la capacidad de ser una institución competitiva dentro del país y fuera de ella.
