Modelo de Gestión de Procesos en Proyectos de

Modernización

Preparado por: Eduardo Huerta – Mercado Herrera

Julio, 2012

V 2.0

1Confidential

1. Objetivo

2. Marco Conceptual

3. Alcance

4. Metodología

5. Recomendaciones

AGENDA

2Confidential

• Desarrollar un Modelo de Gestión de Proyectos de Mejora

asegurando el alineamiento de Políticas, Planes, Procesos,

Organización e Información, con la finalidad de

Institucionalizarlo como una herramienta fundamental en la

Modernización del Estado.

OBJETIVOS01

3Confidential

1. Objetivo

2. Marco Conceptual

3. Alcance

4. Metodología

5. Recomendaciones

AGENDA

VACUNAS, MEDICOS, LOCALES,

TRANSPORTE

PRESUPUESTO,

TESORERIA,

COMPRAS

GERENCIA DE

SERVICIOS DE

SALUD

EJECUCION DE CAMPAÑAS DE VACUNACION

% DE NIÑOS VACUNADOS

REDUCCION DE MORTALIDAD Y ENFERMEDADES

INFANTILES

4

Insumos Procesos Productos Resultados Impactos

LA CADENA DE VALOR02

5

QUE ES UN PROCESO? ...

� Iinformación, solicitud de cliente, xxx

� Productos� Servicios

� Información, ...

� Personal� Materiales, Equipos� Infraestructura, ...

� Políticas, procedimientos� Especificaciones� Indicadores, ANS

� Costos, Calidad, Plazos, ...

CONTROLES

SALIDAS

RECURSOS

ENTRADASProveedores Proceso Clientes

CONCEPTOS

Secuencia de actividades relacionadas

Agregan valor

Transforman entradas en salidas

Tiene objetivos específicos

Atienden las necesidades de un cliente externo o interno

02

Confidential

Dirección

Legal

Asistente

Calificación

Asistente

Mesa de Partes

Asistente

6Confidential

QUE ES UN PROCESO? ...02

Solicitud Enviada

Solicitud Atendida

7

Crear valor, transformando para ello entradas en salidas. E l valor se da porque el proceso satisface una

necesidad o expectativa del cliente.

Los procesos sólo deben tener actividades que agregan valor .

CREACIÓN DE VALOR

...percibida por el cliente

CALIDAD

... perspectiva de retorno económico

COSTOS

... exigidos por el mercado

PLAZOS

...flexibles, para satisfacerla demanda de los clientes

SERVICIOS

Son factores a considerar en la creación de valor . ..

LA FINALIDAD DE UN PROCESO ES:

Confidential

02

8Confidential

Contacto por correo

Cara a caraespecificflexiblesCara a cara

especificrígidas

Contacto teléfono

Cara a carapersonalización

total

Aislado Intermedio Intenso

Alto

BajoAlto

Bajo

Grado de Contacto con el Cliente

Tecnologíaen línea

Fidelización Eficiencia

CRITERIOS DE DISEÑO DE PROCESOS DE SERVICIOS02

SALUD

EDUCACION

LICENCIAS

CONSULTAS

NIVEL OBJETIVOSMacro Procesos Alinear Misión y Objetivos Estratégicos

Procesos Generación de Valor

Sub Procesos Simplif icar Flujos y Asegurar Compromisos

Procedimientos Excelencia Operativa

N1

N2

N3

Macro Processes

Processes

Sub Processes

Procedures

• Los Procesos se definen a diferentes niveles de detalle.

• Es importante iniciar el análisis a nivel macro y luego bajar a los niveles mas detallados

02

N4

JERARQUIA DE PROCESOS

Confidential

10Confidential

Existen gran cantidad de filosofías, metodologías y herramientas disponibles para mejorar la gestión, pero ¿cuál es la correcta?

Decisión

ISO 9000 Gestión por Competencias

Gestión del ConocimientoReingeniería

Balanced Scorecard

Gestión por Procesos

02

11Confidential

Niveles de Madurez: Procesos

Realizable

Predecible

Inestable

Optimo

Estable

Proceso impredecible

Proceso reactivo

Proceso estable y proactivo

Proceso controlado y predecible

Enfoque en mejora continua

1

2

3

4

5

02

12Confidential

Niveles de Madurez: Procesos

• Inestable: No se obtienen resultados consistenteme nte. Incumplimiento y variabilidad. Continuas emergencias. Desintegración .

• Realizable: Se alcanzan los resultados a costa de alt o costo y esfuerzo. Variabilidad. Poca visibilidad.

• Estable: Se alcanzan resultados consistentemente. Pre supuestos y Costos controlados. Se disponen de mecanismos de medición y evaluación.

• Predecible: Se cumplen planes y pronósticos. Variac ión controlada.

• Optimo: Proceso estable, flexible y adaptable. Mej ora Continua implementada. Mínima Variación

02

13Confidential

Niveles de Madurez: Organización

Colaboración

Fragmentada

Cumplimiento

Desempeño

Conocimiento

Frustración o Complacencia

Reconocimiento y Castigo

Evaluación de Desempeño

Trabajo en Equipo

Innovación permanente

1

2

3

4

5

02

14Confidential

Niveles de Madurez: Organización

• Fragmentada: Alta frustración o complacencia. Silo s funcionales. Mínima participación y compromiso.

• Cumplimiento: Roles y responsabilidades claros. Mec anismos de reconocimiento y castigo establecidos y aplicados.

• Desempeño: Proceso de Evaluación de desempeño efect ivo. Competencias acordes con puestos de trabajo. Líneas de Carrera.

• Colaborativa: Trabajo en Equipo. Calidad Servicio C liente-Proveedor Interno. Equipos Multifuncionales. Participación y Compromis o extendidos.

• Conocimiento: Conocimiento acumulado y compartido. Innovación permanente.

02

15Confidential

Modelo de Excelencia: Herramientas

Realizable

Colaboración

Fragmentada

Cumplimiento

Desempeño

Conocimiento

Planeamiento EstratégicoReingeniería de Procesos y Organización

Gestión de ProcesosGestión DocumentalGestión de ProyectosISO 9000, 14000

BPM: Digital Six SigmaKnowledge MgmtCorporate Performance Mgmt

ISO 1779Balanced ScorecardERP, SCM, CRM

Predecible

Inestable

Optimo

Estable

LiderazgoGestión del CambioEvaluación del Desempeño

Evaluación de Cultura OrganizacionalEvaluación del Clima Organizacional

Gestión por CompetenciasSA 8000

Six Sigma - LeanCoaching, Equipos de Alto Desempeño, Gestión de ContenidosDW, BI, Suites Colaboracion

02

16Confidential

17Confidential

18Confidential

19Confidential

BALANCED SCORECARD

GESTION DE PROCESOS

GESTION POR COMPETENCIAS

ITIL

20Confidential

Planear

Verificar

Actuar

Hacer

21Confidential

1. Objetivo

2. Marco Conceptual

3. Alcance

4. Metodología

5. Recomendaciones

AGENDA

•Gobernabilidad, definición de estructuras, roles y responsabilidades para tomar decisiones sobre la gestión y mejora de los procesos

•Ingeniería de Procesos, que determina el diseño y optimización de los procesos de una manera estándar, utilizando un lenguaje común

•Portafolio de Proyectos de Mejora de Procesos de Negocio, para identificar, integrar, priorizar y autorizar iniciativas de mejora de procesos

•Arquitectura Tecnológica Integral, conjunto de definiciones y estándares de tecnologías de información para la habilitación de los procesos

•Coordinación, diseño y aplicación de esquemas y mecanismos para la interacción entre procesos y la gestión de los proyectos de mejora

•Evolución Cultural, que se relaciona con las estrategias para alinear el comportamiento de la cultura organizacional a las prácticas del Modelo de Administración por Procesos

22

Elementos de un Modelo de Gestión03

Confidential

Gobernabilidad del Proyecto: Ejemplo 03

Comité DirecciónPCMMEFGOB

Grupo 4 Grupo 1

Grupo 3 Grupo 2

EnlacesTécnicos

Project Team

PMO

¿Facilitador?

Desarrollo del modelo por equipos multidisciplinarios para la gestión y

mejora de los procesos de negocio.

24

COM

PLA

TR

RH

TIFIN

PMO

Grupo

…n

Grupo

2

líder

Facilitador

Miembros áreas involucradas

Roles de apoyo

Conformación de Equipos de Mejora: ejemplo03

Grupo 1: Sector Transporte

COM: ComprasPLA: PlaneamientoTR: Transporte

FIN: FinanzasTI: Tecnología de la InformaciónRH: Recursos Humanos

PMO: Gestión de ProyectosMG: Modelos de Gestión

EJEMPLO

MG

Enlaces Técnicos

Identificar

iniciativas

Conformar

portafolioEjecutar Evaluar

1.

Integración de

equipos

2.

Análisis de

la

situación

actual

3.

Diseño de

estado

futuro

4.

Preparación

para la

implantación

5.

Implantación

6.

Evaluación

Gestión del Cambio

Estrategia

Procesos

Organización

Tecnología

Ciclo de Mejora

25

Proceso de Proyectos de Mejora: ejemplo03

¿Como Priorizar?

Proceso 1

Proceso 2

Proceso 3

PROCESOS HORIZONTALES

SERVICIO 2 SERVICIO 3 SERVICIO 4

SECTORES - SERVICIOS

Nivel de Madurez

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

Proceso 4

SERVICIO 1

Priorización de Proyectos - Ejemplo

Confidential

03

Gestión de Proyectos: Olas de Cambio

PCM + MEF + GOBIERNOOla 1

Ola 2

Ola 3

Tiempo

03

Contenido

Procesos

Soporte Tecnológico

Normatividad

Gobernabilidad

Tesorería DesarrolloEjecutivo

ConsolidaciónCompras

Modelo de Gestión

Ambito de Análisis: Ejemplo PEMEX-Petróleos Mexicanos

Procesos Piloto

29Confidential

Modelo de Gobernabilidad Corporativo - Ejemplo Pe trobras

ALTA DIRECCION

Unidad

Enlaces Corporativos

Unidad

Planeamiento y Control Gestión

Enlaces Corporativos

Areas

Unidad

Enlaces Corporativos

Recursos Humanos

Procesos de Gestión

Auditoria

Centro Servicios Compartidos

Gobierno CorporativoProcesosConocimientoProyectosTIQEHS

Gestión de TalentoCompensación

Legal

ProcurementFinanzas

ContabilidadFacility Mgmt

Admin Personal

AreasAreas

03

30Confidential

1. Objetivo

2. Marco Conceptual

3. Alcance

4. Metodología

5. Recomendaciones

AGENDA

31Confidential

Metodología04

B. Análisis de Gobernabilidad,

Procesos, Roles y Tecnología

A. Gestión de PMOOficina de Proyectos

B. Definición de Hoja de Ruta /

Cartera de Proyectos

C. Ejecución / Supervisión de

Proyectos

Modelo de Gestión

32Confidential

1. Objetivo

2. Marco Conceptual

3. Alcance

4. Metodología

5. Recomendaciones

AGENDA

Recomendaciones finales

• Asegure el Respaldo de la Alta Dirección y Gobernabilidad del Modelo

• Utilice un Facilitador: Gestión del Cambio

• Utilice Metodología de Calidad Comprobada

• Gestión de Procesos

• Gestión de Proyectos

• Priorice Metas Realistas

• Asegure victorias tempranas: “Si se puede”

• Monitoree y Evalúe periódicamente

• Recuerde: “Lo perfecto es enemigo de lo bueno”

33Confidential

05

34Confidential

FIN

MUCHAS GRACIAS