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Evolución del Sistema de Información y Gestión Económica de la Administración de la CAE Versión 1.0

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Evolución del Sistema de Información y Gestión Económica de la Administración de la CAE

2 de Junio de 2016


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Índice

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 6

2. NECESIDAD DE CONTRATACIÓN ................................................................................................ 7

3. OBJETO DEL CONTRATO ............................................................................................................. 8

4. PRESUPUESTO .............................................................................................................................. 9

5. PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO ................................................................................... 10

6. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL ..................................................................................... 11

6.1. Aplicaciones para la elaboración del Presupuesto. ....................................................................... 15

6.1.1. Elaboración del presupuesto para Administración General y Organismos Autónomos y Consorcios (A53). .......................................................................................................................... 16

6.1.2. Elaboración del Presupuesto, seguimiento y control de los entes públicos de derecho privado, sociedades públicas y fundaciones del sector público de la C.A.E. (G67). ..................... 20

6.1.3. Edición del presupuesto y su publicación en Internet (K28). ......................................................... 21

6.1.4. Elaboración del presupuesto de gastos de personal (K36). .......................................................... 23

6.2. Sistema IKUS – ADO. .................................................................................................................... 23

6.2.1. Funciones de IKUS. ....................................................................................................................... 26

6.2.2. Relación con otros sistemas. ......................................................................................................... 34

6.3. ADM- Microbases de Gestión: sistema de información de la contabilidad presupuestaria. .......... 36

6.4. K14: Fondos anticipados de la Administración General y Organismos Autónomos. .................... 37

6.5. E01b: Contabilidad Patrimonial y Gestión del patrimonio. ............................................................ 38

6.5.1. Módulos que integran el sistema E01b. ......................................................................................... 38

6.5.2. Funcionalidades más significativas de cada uno de los módulos que componen E01b. .............. 39

6.6. EIS: Sistema de información al Parlamento de la ejecución presupuestaria. ............................... 41

6.7. Integración del Sistema de Ingresos y Pagos con el sistema de Contabilidad. ............................ 41

7. REQUERIMIENTOS GENERALES DEL NUEVO SISTEMA........................................................ 43

7.1. Adaptación del nuevo sistema al actual modelo de gestión del Gobierno Vasco. ........................ 43

7.2. Máxima integración de los aplicativos. .......................................................................................... 43

7.3. Adaptación a la normativa vigente y a los cambios normativos. ................................................... 44

7.4. Adaptación al ámbito organizativo del Gobierno Vasco. ............................................................... 45

7.5. Lenguas oficiales de la CAE. ......................................................................................................... 45

7.6. Parametrización del sistema. ......................................................................................................... 45

7.7. Garantizar el mantenimiento de la plataforma y de las soluciones implantadas. .......................... 46

7.8. Base de datos única y dato único. ................................................................................................. 46

7.9. Sistema auditable y constatación de la información registrada. .................................................... 46

7.10. Gestión documental y tramitación telemática. ............................................................................... 46

7.11. Utilización de un gestor de expedientes sobre una herramienta de tipo “workflow”. .................... 47

7.12. Firma electrónica. ........................................................................................................................... 48

7.13. Tratamiento masivo de información. .............................................................................................. 48

7.14. Acceso personalizado. ................................................................................................................... 48


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7.15. Sistema de Información: búsqueda, consulta, informes y estadísticas. ........................................ 48

7.16. Ayuda. ............................................................................................................................................ 49

7.17. Relación con los ciudadanos. ........................................................................................................ 49

7.18. Controles, alarmas y notificaciones. .............................................................................................. 49

8. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DEL NUEVO SISTEMA .................................................... 50

8.1. Definición y codificación de Estructuras. ....................................................................................... 51

8.1.1. Identificación de entidades. ........................................................................................................... 51

8.1.2. Estructuras presupuestarias y datos maestros. ............................................................................. 52

8.2. Elaboración, edición y seguimiento del presupuesto. .................................................................... 52

8.2.1. Gestión de proyectos. .................................................................................................................... 52

8.2.2. Planes de Gobierno y otras características. .................................................................................. 53

8.2.3. Consolidación presupuestaria. ....................................................................................................... 53

8.2.4. Elaboración del presupuesto. ........................................................................................................ 53

8.2.5. Simulación presupuestaria gastos de personal. ............................................................................ 57

8.2.6. Edición del presupuesto. ................................................................................................................ 58

8.2.7. Gestión de enmiendas. .................................................................................................................. 58

8.2.8. Modificaciones de los Presupuestos de Entes Públicos de Derecho Privado, Sociedades Públicas y Fundaciones Públicas. ................................................................................................. 59

8.2.9. Seguimiento del presupuesto. ....................................................................................................... 59

8.2.10. Elaboración de escenarios presupuestarios. ................................................................................. 59

8.2.11. Previsión de liquidación del ejercicio en curso a remitir al Parlamento. ........................................ 60

8.2.12. Planificación plurianual. ................................................................................................................. 61

8.2.13. Prórroga del presupuesto. ............................................................................................................. 61

8.3. Contabilidad pública y ejecución presupuestaria. .......................................................................... 61

8.3.1. Apertura y cierre del ejercicio. ...................................................................................................... 61

8.3.2. Prórroga del presupuesto. ............................................................................................................. 62

8.3.3. Reorganizaciones administrativas. ................................................................................................ 62

8.3.4. Mantenimiento y gestión de terceros. ............................................................................................ 63

8.3.5. Contabilidad presupuestaria. ......................................................................................................... 64

8.3.5.1. Modificaciones presupuestarias y retenciones de créditos. .......................................................... 65

8.3.5.2. Ejecución del presupuesto de gastos. ........................................................................................... 66

8.3.5.3. Tramitación anticipada del gasto. .................................................................................................. 67

8.3.5.4. Gastos plurianuales. ...................................................................................................................... 67

8.3.5.5. Fondos anticipados. ....................................................................................................................... 68

8.3.5.6. Ejecución del presupuesto de ingresos. ........................................................................................ 68

8.3.5.7. Integración con SIPCA. .................................................................................................................. 69

8.3.6. Registro contable de facturas. ....................................................................................................... 70

8.3.7. Base de datos de subvenciones. ................................................................................................... 71


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8.3.8. Tramitación contable de expedientes de contratación. ................................................................. 72

8.3.9. Contabilidad no presupuestaria. .................................................................................................... 72

8.3.10. Módulo de fiscalización. ................................................................................................................. 73

8.3.11. Consultas e informes. .................................................................................................................... 73

8.3.12. Archivo electrónico de los expedientes contables. ........................................................................ 74

8.3.13. Contabilidad financiera. ................................................................................................................. 74

8.4. Tesorería. ....................................................................................................................................... 75

8.5. Gestión de bienes inmuebles. ........................................................................................................ 76

8.6. Módulo de información económico-financiera de las entidades públicas y participadas del Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi. .............................................................. 77

8.6.1. Obtención de datos económicos (presupuesto, real y previsión), de todas las entidades. ........... 77

8.6.2. Conversión de los datos económicos obtenidos a contabilidad presupuestaria, financiera y nacional. ......................................................................................................................................... 77

8.6.3. Obtención y envío de información al Parlamento Vasco ............................................................... 78

8.6.4. Obtención y envío de formularios al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. ......... 78

8.6.5. Cálculo mensual de la necesidad/ capacidad de financiación del sector Administraciones Públicas en términos SEC. ............................................................................................................ 78

8.6.6. Previsión anual de la necesidad/ capacidad de financiación del sector Administraciones Públicas en términos SEC. ............................................................................................................ 78

8.6.7. Obtención anual de la regla de gasto. ........................................................................................... 79

8.6.8. Obtención de las cuentas económicas del Sector Administraciones Públicas de la Comunidad Autónoma de Euskadi. ............................................................................................... 79

8.6.9. Consolidación financiera y presupuestaria. ................................................................................... 79

8.6.10. Otros informes. ............................................................................................................................... 79

8.7. Sistema de información y Cuadros de mando. .............................................................................. 80

8.8. Edición de la Cuenta General. ....................................................................................................... 80

8.9. Integración con otros sistemas. ..................................................................................................... 80

8.10. Autorizaciones y usuarios. ............................................................................................................. 81

8.11. Migración de la información histórica............................................................................................. 82

9. GESTIÓN DEL CAMBIO: PLAN DE COMUNICACIÓN Y FORMACIÓN .................................... 83

10. SOPORTE A USUARIOS Y GESTIÓN DE INCIDENCIAS A PARTIR DEL ARRANQUE .......... 84

11. ÁMBITO DEL PROYECTO ........................................................................................................... 85

12. METODOLOGÍA APLICABLE ...................................................................................................... 86

12.1. Metodología. .................................................................................................................................. 86

12.2. Aseguramiento de la calidad. ......................................................................................................... 86

12.3. Entregables. ................................................................................................................................... 86

13. CONFIGURACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO ........................................................................ 88

13.1. Organización del Equipo de Trabajo.............................................................................................. 88

13.1.1. Asignación de recursos. ................................................................................................................. 88

13.1.2. Equipo de Trabajo. ......................................................................................................................... 89

13.1.3. Constitución inicial del equipo de trabajo. ..................................................................................... 90


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13.1.4. Modificaciones en la composición del equipo de trabajo. ............................................................. 90

13.1.5. Horario y lugar de realización de los trabajos. ............................................................................... 91

14. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y SUPERVISIÓN ............................................. 92

15. PLAN DE FACTURACIÓN ............................................................................................................ 93

16. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN ................................................................................................. 95

17. ESTRUCTURA Y FORMATO DE LA PROPUESTA .................................................................. 102


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1. INTRODUCCIÓN

En la actualidad el sistema económico-financiero del Gobierno Vasco utiliza para su gestión varias

aplicaciones informáticas, cuya evolución es el objeto del presente concurso.

A continuación se hace una descripción de dichas aplicaciones:

A53 - Elaboración de los presupuestos para Administración General y Organismos Autónomos y

edición del presupuesto.

G67 - Elaboración del presupuesto, seguimiento y control de los entes públicos de derecho

privado, sociedades públicas y fundaciones del sector público de la CAE.

K28 – Publicación de los presupuestos generales de la CAE en internet.

K36 – Elaboración del presupuesto de gastos de personal.

ADO - Contabilidad presupuestaria de los Departamentos y Organismos Autónomos.

ADM - Sistema de información para los Departamentos y Organismos Autónomos de la ejecución

presupuestaria.

ADE - Sistema de información al Parlamento y a los Departamentos de la ejecución

presupuestaria.

K14 – Fondos Anticipados.

E01b – Contabilidad Patrimonial y Gestión de bienes inmuebles.

L95 – Gestión de avales y depósitos.

Las citadas aplicaciones informáticas han sido desarrolladas a lo largo de los últimos años y cubren de

manera satisfactoria las necesidades del Departamento de Hacienda y Finanzas.

No obstante, al ser aplicaciones tecnológicamente obsoletas, se desea abordar un cambio en el modelo

de gestión de las mismas, y unificar en un mismo sistema más abierto y más interoperable todas las

aplicaciones anteriormente mencionadas.

Otros aplicativos relevantes del entorno son:

N77 – Sistema integrado de pagos y cobros de la Administración (SIPCA).

RTTA – Registro Telemático de Terceros.

W42 – Plataforma de facturación electrónica.

Existen más integraciones con otras aplicaciones departamentales que se detallarán más adelante.


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2. NECESIDAD DE CONTRATACIÓN

Como se ha descrito en el apartado anterior, las aplicaciones informáticas que gestionan los sistemas

económico-financieros del Gobierno Vasco, pese a cubrir de manera satisfactoria las funcionalidades

necesarias, tecnológicamente se encuentran dentro de las denominadas “obsoletas”.

Esta obsolescencia hace que cada vez sea más difícil inter-operar con otros aplicativos y/o servicios, y

requieran mayores esfuerzos en cuanto a su mantenimiento y evolución ante las constantes demandas de

nueva información contable para la gestión económica del Gobierno.

Es por todo lo anteriormente expuesto que se ha detectado la necesidad de evolucionar los sistemas

económico-financieros a una plataforma más abierta y más flexible tanto a nivel de mantenimiento como a

nivel de evolución tecnológica y funcional.

La actividad objeto de contratación es necesaria para la prestación de un servicio que es competencia de

EJIE. Dicha actividad está incluida entre los servicios que pueden ser contratados, conforme a la

Instrucción sexta de las Instrucciones sobre las buenas prácticas en la contratación de servicios de

Gobierno Vasco, y su objeto no contiene prestaciones que con arreglo a la Instrucción quinta deben ser

satisfechas con medios propios.

Su prestación no puede ser asumida con los recursos humanos y técnicos de que dispone el EJIE siendo

además inconveniente o imposible su reorganización.

Los documentos contractuales elaborados en la fase de preparación del contrato incorporan las debidas

garantías para dar cumplimiento a la Instrucción octava, sobre las buenas prácticas en la celebración de

contratos de servicios a fin de evitar que se incurra en los supuestos de cesión ilegal de trabajadores.


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3. OBJETO DEL CONTRATO

Dado que el grado de satisfacción del sistema actual es grande, el objeto del proyecto que se detalla en el

presente documento es la implantación de un nuevo sistema económico-financiero que contenga toda la

funcionalidad que dispone el sistema actual, completándola con nuevas funcionalidades que también se

detallarán.

Además, el sistema a implantar deberá ser ágil a la hora de adaptarse a los cambios normativos y

tecnológicos.

Los principales objetivos del contrato son:

La definición, diseño e implantación de un nuevo sistema económico-financiero, que gestione

desde la fase de elaboración del presupuesto hasta la rendición de información a los distintos

intervinientes en materia económico-financiera, tanto de la Administración General y

Organismos Autónomos, como del resto de entidades del Sector Público de la Comunidad

Autónoma de Euskadi, si bien en éstas últimas la gestión contable no es competencia del

proyecto.

La incorporación de los datos históricos existentes en el actual sistema, incluyendo los

procesos de carga que fuesen necesarios, al objeto de poder consultar los datos que se

determinen en el nuevo sistema y hacer que el nuevo sistema sea la fuente de información en

materia económica.

El diseño e implantación de un plan de formación para todos los usuarios intervinientes en el

proceso, de manera que se facilite la interacción con el nuevo sistema a utilizar.


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4. PRESUPUESTO

En documento separado y siguiendo lo establecido en el modelo de Pliego de Condiciones Particulares,

se deberá incluir el importe Total de la Oferta Económica, para la correcta evaluación del apartado

“Proposición económica” contemplado en la sección de Criterios de Valoración.

En el precio estarán incluidos todos los conceptos incluyendo los impuestos, gastos, tasas y arbitrios de

cualquier esfera fiscal, derechos, gastos repercutibles, costes de transporte, entrega y, en su caso

instalación, seguros, aranceles, licencias y autorizaciones de todo tipo que recaigan sobre la operación

hasta la entrega y recepción de los bienes y el beneficio industrial del contratista y todo tipo de impuestos

a excepción del I.V.A., del que se especificará el tipo (%) e importe total.

El presupuesto máximo para este contrato es de cinco millones setecientos mil euros, 5.700.000 € (IVA no

incluido). Este valor será el tomado como base para los Criterios de Valoración explicados posteriormente.

El valor estimado del contrato es de 5.700.000 € (IVA no incluido).


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5. PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO

El plazo de duración del contrato se extenderá desde la adjudicación del mismo, hasta el 30 de Junio del

2.019, si bien los sub-proyectos de los que consta el presente pliego se implantarán estimativamente en

las siguientes fechas:

Elaboración y edición del presupuesto: 1 de Septiembre de 2.017.

Ejecución del gasto y demás funcionalidades: 1 de Enero de 2.019.


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6. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL

Como anteriormente se ha mencionado, el sistema económico-financiero del Gobierno Vasco actualmente

se gestiona mediante varias aplicaciones informáticas.

El núcleo principal de dicho sistema que forma lo que comúnmente se denomina IKUS, Sistema Integrado

de Información para la Gestión Económica y Presupuestaria está formado por las siguientes aplicaciones:

ADO (IKUS - Informazio eta Kudeaketa Sistema): Sistema de Contabilidad presupuestaria.

Es el Sistema Integrado de Información para la Gestión Económica y Presupuestaria de la Administración

General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y sus Organismos Autónomos.

Contiene toda la contabilidad presupuestaria, la contabilidad no presupuestaria, la base de datos de

subvenciones y la tesorería. Se trata de un sistema de información que da respuesta a los requerimientos

que plantea un modelo de contabilidad descentralizado en la gestión y centralizado en la contabilización.

ADM: Microbases de gestión.

ADM, Microbases de Gestión, es una solución de análisis de información. Su información procede

igualmente de ADO, y se genera a través de un proceso de extracción de información diario, hacia una

única base de datos. La información volcada incluye tanto la propia información contable, como datos de

gestión de accesos de usuario.

Cada usuario dispone de un aplicativo local en Access, que accede a la base de datos creada y que, en

función de sus privilegios de acceso, descarga al puesto local la información especificada asociada a su

universo de datos.

Este proceso genera un fichero local .mdb (Access) que el usuario puede consultar, bien con las consultas

estándar (amplio catálogo de consultas predefinidas), bien a través de la creación de consultas propias.

ADE: EIS del presupuesto.

ADE es una solución de tipo EIS (sistema de información de gestión), que permite la explotación de la

información procedente de ADO, y cuyo uso se orienta a los diferentes Departamentos de Gobierno

Vasco, así como a todos los grupos parlamentarios.


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Su información procede de un proceso de extracción masiva de datos, de carácter periódico (actualmente

mensual, aunque se puede lanzar a petición), hacia una base de datos propia.

Este proceso de extracción alimenta un fichero local .mdb (Access), cuya información se explota mediante

la herramienta Access, la cual proporciona una batería de informes, con información a diferentes niveles

de agregación.

Un esquema del sistema IKUS sería:

El resto de aplicativos del actual sistema económico-financiero son:

A53: Elaboración del presupuesto para Administración General y Organismos

Autónomos.

A53, elaboración de presupuestos para la Administración General y Organismos Autónomos, es un

aplicativo en principio independiente de IKUS, pero con un importante grado de relación con éste.


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Su propósito es la creación y publicación de los presupuestos generales de Gobierno Vasco, e incluye

toda la operativa asociada (elaboración anteproyecto, enmiendas,...).

G67: Elaboración del presupuesto, seguimiento y control de entes públicos de derecho

privado, sociedades públicas y fundaciones del sector público de la CAE.

La G67 es la aplicación para la elaboración, el seguimiento y el control de la ejecución del presupuesto de

entes públicos de derecho privado, sociedades públicas y fundaciones públicas que forman parte del

sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Esta aplicación consolida datos del presupuesto con la A53.

Además, también incorpora datos de entidades no del sector público de la CAE.

K28: Publicación de los presupuestos generales de la CAE en internet.

Aplicación que a partir de A53 y G67 permite publicar en internet el proyecto y los presupuestos generales

de la CAE.

K36: Elaboración del presupuesto de gastos de personal.

Aplicación para la simulación de gastos de personal para la elaboración del presupuesto.

K14: Fondos Anticipados.

Aplicación que permite a los Departamentos y Organismos Autónomos la gestión de pagos no sujetos a

fiscalización previa a través de cuentas bancarias delegadas.

E01: Contabilidad Patrimonial y Gestión del Patrimonio.

Aplicación para la gestión de la Contabilidad Patrimonial de la Administración General de la CAE y de sus

Organismos Autónomos. Registra las operaciones financieras y patrimoniales realizadas por la entidad, y

gestiona el Inventario de Bienes y Derechos del Patrimonio de Euskadi.


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L95: Gestión de avales, depósitos y fianzas.

Aplicación para la gestión de los Avales, Fianzas y Depósitos.

Otros aplicativos del entorno económico-financiero son:

N77 – Sistema integrado de pagos y cobros de la Administración (SIPCA).

RTTA – Registro Telemático de Terceros.

W42 – Plataforma de facturación electrónica.

Existen más integraciones con otras aplicaciones departamentales, entre las cuales una de las más

relevantes es el Sistema de Gestión de Personal (EIZU).

Un esquema general del sistema actual es el siguiente:


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Las aplicaciones sombreadas no son objeto de evolución dentro del presente concurso, sin embargo sí

que se abordará dentro del proyecto el interface para la incorporación de los datos que gestionan.

A continuación se describe un poco más en detalle cada aplicación:

6.1. Aplicaciones para la elaboración del Presupuesto.

Las aplicaciones A53 (Elaboración del Presupuesto para Administración General, Organismos Autónomos

y Consorcios) y G67 (Elaboración del Presupuesto, Seguimiento y Control de dicho presupuesto para

empresas del Sector Público de la CAE) se encuentran en el mismo entorno y posibilitan a los usuarios el

acceso remoto y comparten algunos datos estructurales.

Sus características más relevantes son:

Son multi-modulares y los módulos que los componen están integrados entre sí.

Están integrados con otros sistemas.

Son multi-idioma (euskera, castellano).

En cuanto a estructuras comparten:

Entidades, estructura económica (planes de cuentas, CAC: capítulo-artículo-concepto),

estructura orgánica, funcional y territorial.

Permiten realizar:

Controles y cuadres de datos, tanto internos como externos.

Consolidaciones.

Permiten elaborar a los usuarios autorizados:


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A53 G67

Planes a 4 años X

Escenarios presupuestarios X

El proyecto de presupuestos X X

Las enmiendas X

Las modificaciones presupuestarias X

El presupuesto actualizado X

Seguimiento presupuestario (real +

estimaciones)

X

Prórroga del presupuesto X

Permiten elaborar informes:

Memorias.

Presupuestos de gastos e ingresos.

Presupuestos de Capital y Explotación, así como las cuentas anuales (balance, cuenta de

pérdidas y ganancias, estado de ingresos y gastos, estado de flujos de efectivo y estado de

cambios en el patrimonio neto).

Cuenta financiera y Operaciones no financieras (SEC).

Un completo sistema de información (unos 100 informes y consultas).

Permite publicar la información presupuestaria con calidad tipográfica de imprenta en color, bilingüe y su

publicación en internet de forma automática e inmediata.

6.1.1. Elaboración del presupuesto para Administración General y Organismos Autónomos y

Consorcios (A53).

La Aplicación A53 es la que utilizan los usuarios de la Dirección de Presupuestos, los distintos

Departamentos del EJ-GV, los Organismos Autónomos y Consorcios, para la elaboración de los

Presupuestos Generales de la C.A.E.


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Está compuesta por módulos totalmente integrados entre sí. Un esquema de los mismos es el siguiente:

Su operativa normal implica que, una vez se aprueba el presupuesto, éste se vuelca sobre IKUS para su

posterior ejecución. No obstante, existe un mecanismo que permite la obtención inicial del presupuesto a

través de IKUS, facilitando la operativa en casos de presupuestos prorrogados.

Incluye la realización de complejos procesos de transformación de la información que permiten utilizando

metalenguajes intermedios, la generación de una salida final de datos para la impresión directa de los

libros de presupuestos.

Una descripción breve de cada módulo es la siguiente:

Administración. Con este módulo se controlan los accesos de los usuarios a la aplicación, tanto

a los módulos como a los datos a utilizar.

Estructuras. Con este módulo de definen las diferentes clasificaciones y datos maestros que

intervienen en el proceso de elaboración y edición de los presupuestos. Las estructuras

actuales son:

o Presupuesto. Con esta clasificación se definen las fases del presupuesto:

elaboración, trámite parlamentario, aprobación. (En fase de trámite parlamentario se

efectúa el recálculo de la partida parlamentaria). Así mismo el sistema puede

contener diferentes tipos de presupuesto (ordinario, ejecución, versiones).

o Clasificación institucional (tipo de institución). Con esta clasificación se asigna al

sector administrativo o empresarial.


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o Orgánica. Se define la estructura Orgánica del presupuesto. Su desglose es el

siguiente:

- Institución. Se asigna a una clasificación institucional y a una Sección

responsable.

- Sección o Departamento.

- Servicio.

- Centro.

o Funcional. Se define la estructura funcional o por programas del presupuesto. Su

desglose es el siguiente :

- Grupo funcional.

- Función.

- Sub-función.

- Programa. Se asigna a una o varias estructuras orgánicas responsables.

- Subprograma.

o Económica. Se define la estructura económica del presupuesto. Puede ser de Gasto

o Ingreso. Su desglose es el siguiente :

- Capítulo.

- Artículo.

- Concepto.

- Subconcepto. En su caso se asigna a: “consolidable”, “ente obligatorio”,

“IVA”, “admite negativos”.

o Territorio a nivel de territorio histórico.

Partidas. Con este módulo se actualizan las partidas del presupuesto (importe, denominación,

territorialización, compromiso) y sus datos complementarios (de personal, de plantilla; nº de

plantilla, ampliable, ampliable hasta, comprometido, especialmente vinculado, ente

consolidable, sección consolidable, IVA, características). Contiene las funcionalidades de

“clonar”, “cortar y pegar” y de “copiar”; así como de “buscar o seleccionar” y de “aplicar

incrementos”.


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Intenciones y Características. Permite identificar otra serie de datos maestros que hacen falta

en la elaboración de determinadas partidas (Planes, Fondos Europeos, IVA...). Mediante

“asociar” permite asignar a una o a varias subcaracterísticas; también permite asignar en todo

o en parte el importe de una partida.

Conversiones. Con este módulo se determinan los cambios de clave o cambios que se

producen en las clasificaciones de presupuesto y los procesos de conversión de los datos del

presupuesto.

Consolidaciones. Con este módulo se actualizan las reglas de consolidación entre la A.G., los

OO.AA. y el sector empresarial y fundacional.

Interfaces con otros sistemas. Estos sistemas son: Aplicación del Capítulo I, Contabilidad,

Parlamento, Sistemas Departamentales, Prórroga, aplicación G67.

Gráficos. Este módulo posibilita la creación de gráficos relacionados con el presupuesto.

Informes y documentos. Este módulo contempla todas las consultas e informes implicados en

la Elaboración de los presupuestos y la edición de documentos en formato ofimático. Los

informes numéricos están diseñados según las diferentes estructuras presupuestarias. La

selección de datos se parametriza según las estructuras que componen el informe y también

según el resto de datos complementarios que contiene la partida presupuestaria. Se pueden

seleccionar unidades, saltos de página, rupturas de %. Hay informes comparativos o no. Hay

informes de una institución, de varias y consolidados entre AG, OOAA y Consorcios. y de

partidas. Hay informes de importes asignados a Características, planes. Hay informes de

estructuras presupuestarias. Los documentos textuales se asignan a diferentes patrones:

Memoria de Sección, de Programa, etc.

Enmiendas. Este módulo en la fase de tramitación parlamentaria contempla toda la gestión

gubernamental de las enmiendas al Presupuesto del Parlamento Vasco, propuestas de

aceptación, rechazo, transacción o técnicas, y contestación textual a las enmiendas

presentadas, excepto la actualización de las partidas por las enmiendas aprobadas. Contiene

diversas tablas para identificar los grupos parlamentarios, tipos de enmiendas, etc. Este

módulo, en la fase de seguimiento de enmiendas a lo largo del ejercicio, extrae datos de

ejecución presupuestaria de las partidas asignadas a las enmiendas (iniciales o nuevas) en

diversas fases (crédito actualizado, autorizado…) y también permite argumentar de forma

textual; así como contestaciones tipificadas a grupos masivos de enmiendas. Este módulo

contiene diferentes informes y búsquedas parametrizables en cada una de las fases; también

contiene interfaces diversas.

La aplicación es bilingüe (euskera y castellano) totalmente, tanto en el funcionamiento de la aplicación

como en su contenido.


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Así mismo, permite expresar las estructuras fundamentales en inglés con objeto de la publicación del

presupuesto en internet.

En cuanto al entorno tecnológico, la aplicación está desarrollada en un cliente SQL-Windows 16 bits y

procesos servidor desarrollados en COBOL sobre base de datos Oracle.

6.1.2. Elaboración del Presupuesto, seguimiento y control de los entes públicos de derecho privado, sociedades públicas y fundaciones del sector público de la C.A.E. (G67).

El objetivo del sistema es ser la herramienta fundamental para la elaboración de los presupuestos,

seguimiento y control presupuestario del sector público empresarial (Entes Públicos de Derecho Privado,

Sociedades Públicas y Fundaciones Públicas).

Para ello, las empresas del sector público de la C.A.E. disponen de la aplicación con objeto de que sean

ellas mismas las que confeccionen sus presupuestos y reflejen su seguimiento, siendo la Dirección de

Presupuestos y la OCE del Departamento de Hacienda y Finanzas las encargadas de supervisarlos.

Un esquema de la aplicación G67 es el siguiente:

La aplicación G67 posibilita a los entes públicos de derecho privado, sociedades públicas y fundaciones

del sector público de la C.A.E.:


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Definir datos maestros de sociedades, planes, cuentas, equivalencias, cuadres internos y

externos, patrones, informes, gráficos, ratios, usuarios y autorizaciones.

Introducir datos económicos básicos en distintas fases (Presupuesto Cuatrienal, Proyecto,

Modificación, Presupuesto Actual, Seguimiento real y estimaciones, Auditado).

Los datos económicos se introducen a través de cuentas del PGC (Debe-Haber) con un

detalle a nivel de partida presupuestaria de la que colgarán el resto de la información adicional

(código de ente consolidable, territorio, explicaciones adicionales y su texto bilingüe

correspondiente).

Elaborar la prórroga del presupuesto (cuando proceda).

La validación y seguimiento temporal de los datos económicos (mensual/trimestral/anual).

Elaborar y definir informes complejos a partir de la información básica suministrada para todos

los ejercicios, así como consultas de información detallada que exporta a hojas de cálculo.

La obtención de los informes que forman parte del proyecto de Presupuestos Generales.

La obtención de la información necesaria para remitir periódicamente al Parlamento Vasco en

aplicación de la normativa vigente.

La generación de los formularios mensuales a remitir al Ministerio de Hacienda y

Administraciones Públicas en cumplimiento de la Ley de Estabilidad Presupuestaria.

Consolidar tras validar las consistencias de los datos individuales (cuadros internos) y de

eliminar las partidas de cuadre entre entidades (cuadres externos).

La aplicación e ns bilingüe (euskera y castellano) totalmente, tanto en el funcionamiento de la aplicación

como en su contenido.

Tecnológicamente al igual que A53 es un cliente SQL-Windows 16 bits y procesos servidor desarrollados

en COBOL sobre base de datos Oracle.

6.1.3. Edición del presupuesto y su publicación en Internet (K28).

La Edición de Presupuestos se lleva a cabo mediante el Sistema de Publicaciones y permite elaborar y

ejecutar la publicación de los presupuestos generales de la CAE.


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El tipo de información a publicar corresponde a la fase de elaboración presupuestaria, ejecución, normas

técnicas, presupuesto actualizado (para los casos de años de prórroga en los que no existe presupuesto

definitivo), presupuesto consolidado…

El sistema de libros se utiliza también para Seguimiento con una periodicidad anual, mensual, trimestral

para los entes, sociedades y fundaciones públicas.

La generación final de los mismos se realiza utilizando el Framemaker, un auto-editor y procesador de

textos que es capaz de sacar los informes con un tipo especial de letra, y una calidad de impresión

altísima.

Se define la composición de libros, compuesto por volúmenes, que a su vez están compuestos por

órdenes y secciones. Las órdenes definen áreas de información: qué documentos, con sus informes y la

secuencia de los mismos.

El lanzamiento consta de múltiples lanzamientos en las aplicaciones involucradas (dependiendo de la

definición del libro, de sus repetitivas...) y en el montaje se genera un fichero con código nativo para que el

Framemaker genere el documento final. Este sistema de publicación permite leer documentos Word, que

transforman a formato legible por Framemaker invocando a macros que revisan estilos y ortografía.

Este módulo no sólo se utiliza para la edición y publicación de libros, sino que es un medio para trabajar;

mientras se elabora se sacan los mismos, se revisan los presupuestos y se van modificando en el sistema

(facilita la obtención de informes de forma masiva).

Las funciones actuales en el módulo de Mantenimiento de Publicaciones son las siguientes:

Definición de Libros. Permite efectuar la definición de la composición de los mismos a través

de la definición de: volúmenes, órdenes, secuencia de cada uno de los informes con sus

modelos de documentos.

Clonación de Libros. Copiado de la definición de un libro a otro ejercicio y actualización de

parámetros como por ejemplo, sociedad.

Copiado de Libros. Copiado del mismo sin ningún cambio, dentro del mismo ejercicio, tanto

parte como el ejercicio completo.

La carga de documentos (carátulas, documentos Word…) entre el pc y el servidor es costosa

y se debe mejorar.


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6.1.4. Elaboración del presupuesto de gastos de personal (K36).

Se trata de un sistema que captura una situación de nómina a una fecha determinada y extrapola el gasto

a todo un ejercicio presupuestario. Añade las variaciones de plantilla prevista para el ejercicio a

presupuestar y simula posibles incrementos salariales que se puedan aprobar y calcula el coste conjunto.

Permite publicar los anexos de personal correspondientes para la Administración General y los

Organismos Autónomos.

Pretendemos que se extienda al sector público empresarial dado que el volumen de gasto es similar.

6.2. Sistema IKUS – ADO.

ADO, contabilidad presupuestaria es una aplicación desarrollada en arquitectura cliente / servidor con una

estructura de tres niveles. El cliente se centra fundamentalmente en la función de presentación (incluye

algo de lógica de negocio), mientras que la mayor parte de la lógica operacional reside en el servidor.

La base de datos es centralizada y única. Los procesos transaccionales se albergan en un único servidor

que aglutina, como ya se ha visto, casi todas las funciones de negocio y datos.

El sistema cuenta con un amplio repertorio de procesos batch, destacando entre los mismos la cadena

diaria de contabilización, concatenada con la gestión diaria de pagos.

Un esquema de gráfico de ADO sería:


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El sistema IKUS, en su planteamiento, se orienta a dar servicio a los órganos gestores de los

departamentos, Organismos Autónomos y a la Oficina de Control de Económico. Esta orientación aporta

las siguientes posibilidades:

Órganos gestores de los departamentos y organismos autónomos.

o Pre-introducción de documentos.

o Consultas con información en fases de introducido, tramitado y contabilizado.

o Acceso a información de gestión.

Oficina de Control Económico:

o Registro del documento contable.

o Fiscalización.

o Contabilización.

o Gestión del sistema.

Otra característica significativa que presenta IKUS es la integración con los procesos de tesorería. Esta

opción permite al sistema realizar arqueos del hecho económico entre la visión contable y la visión de

tesorería, tanto de ingresos como de gastos.


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Todos los hechos económicos con consecuencias en tesorería tienen la doble visión contable-tesorera:

Pagos y cobros presupuestarios.

Residuos (ingresos y gastos) de presupuestos cerrados.

Pagos y cobros no presupuestarios.

Debido a esta integración, el arqueo de tesorería combina información de cobros y pagos de naturaleza

presupuestaria y no presupuestaria:

Saldo de tesorería = saldo presupuestario (cobros-pagos presupuestarios) + saldo no

presupuestario (cobros-pagos extrapresupuestarios).

Saldo de tesorería = cobros de tesorería (cobros presupuestarios + cobros no presupuestarios)

– pagos de tesorería (pagos presupuestarios + pagos no presupuestarios).

La partida presupuestaria es el elemento de control (contable y de gestión) fundamental en la gestión de

los ingresos y gastos de naturaleza presupuestaria. Esencialmente aporta información sobre:

El ejercicio presupuestario en el que se contabiliza.

El órgano gestor responsable de la ejecución presupuestaria (clasificación orgánica).

El programa presupuestario (clasificación funcional).

La naturaleza del gasto o ingreso (clasificación económica).

La referencia de intervención, es un elemento de control en operaciones de ingreso y fundamentalmente

gastos presupuestarios. Aporta un vínculo a operaciones presupuestarias de un mismo expediente que

permite una gestión de saldo disponible en las diferentes fases de gestión del presupuesto de ingresos y

gastos. En el caso de operaciones de gastos permite identificar los siguientes conceptos:

Ejercicio presupuestario.

Identificación de la autorización de gastos.

Identificación del tercero adjudicatario de la operación (fase de gasto D).

Identificación de la factura (tercero acreedor o fase O).

Secuencia del pago.

La gestión de los terceros está descentralizada en la identificación y captura, consolidándose

en la Oficina de Control Económico.


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6.2.1. Funciones de IKUS.

Si bien el enfoque de IKUS, en su vertiente de administración del sistema, no dispone de una definición

estricta por módulos, las tareas se agrupan en funciones y a cada rol / perfil / usuario se asigna un

conjunto de funciones. Se pueden agrupar estas funciones en los siguientes conjuntos homogéneos, a

efectos de descripción del sistema:

Incorporación del presupuesto.

La Dirección de Presupuestos crea el presupuesto ordinario en la propia aplicación de Elaboración del

Presupuesto (A53). Mediante una conexión directa, esta aplicación vuelca al sistema de Contabilidad

Presupuestaria la información necesaria para la carga del presupuesto (documentos de carga inicial de

créditos para las aplicaciones presupuestarias e información explicativa de las mismas).

En el caso de prórroga del presupuesto, el sistema IKUS envía la información del ejercicio activo a la

aplicación de Elaboración del Presupuesto. Una vez adaptadas las partidas presupuestarias, según

aplicación de la normativa correspondiente, el presupuesto prorrogado se carga de manera similar al

ordinario.

Tramitación del expediente contable.

La tramitación del expediente contable es el proceso integral de elaboración y perfeccionamiento del

expediente contable. El evento que provoca el inicio de este proceso es el „hecho económico‟; entendido

como una operación, en la que interviene la administración y en ocasiones un tercero, con consecuencias

económicas. El resultado del proceso es una anotación contable o un rechazo.

En el proceso de tramitación del expediente contable surgen diversas funciones, asignadas a distintos

participantes:

o Función de pre-introducción. Los gestores de los departamentos y organismos

autónomos recogen la información necesaria y preparan propuestas (maqueta de

documento en terminología IKUS) en aquellas actividades que suponen „hechos

económicos dentro de su ámbito de competencia.

o Función de tramitación. Da cobertura a las operaciones de envío, registro y control de

la información que acompaña al hecho económico. El componente fundamental es el

documento de tramitación, con cuya introducción en el sistema se inicia. El sistema


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IKUS tiene definidos variedad de circuitos para la tramitación de maquetas de

documentos según la naturaleza de los „hechos económicos‟ recogidos.

o Función de control presupuestario. Corresponde a la Dirección de Presupuestos

analizar y aprobar las maquetas de documentos que supongan modificaciones

presupuestarias.

o Función de control de finanzas. Corresponde a Tesorería asignar cuentas financieras

a las maquetas cuyo pago sea manual.

o Función de intervención. La función de intervención da cobertura a las tareas de

fiscalización (por muestreo, exhaustiva individual, exhaustiva por lotes, exenta

individual o exenta por lotes).

o Función de contabilización. La contabilización es la función que „perfecciona‟ la

anotación contable de los „hechos económicos‟, que han superado las fases

anteriores del proceso.

La introducción de las maquetas puede ser batch o manual. Desde el momento que se introduce una

maqueta el sistema controla la existencia de crédito suficiente para su tramitación.

El sistema tiene establecidos diferentes circuitos (workflow) en función de:

o Tipo de maqueta (documento) a tramitar.

o Gasto y/o Ingreso, estructura económica, cuenta (documentos no presupuestarios),

forma de pago, forma de ingreso, importe, etc…

Gestión de créditos.

Como se ha visto, el sistema IKUS dispone de procedimientos de carga del presupuesto elaborado desde

sistemas de información externos.

Desde la contabilidad presupuestaria es posible gestionar las operaciones que afectan al crédito

aprobado:

o Vinculaciones de crédito.

o Modificaciones presupuestarias:

- Incorporaciones de créditos.

- Ampliaciones de créditos.

- Habilitaciones de créditos.

- Transferencias de créditos.


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- Ajustes de prórroga del presupuesto.

- Otras modificaciones.

La gestión contable de estas operaciones se soporta en los documentos: I, I/, T, T/, RC y RC/.

Créditos de compromiso.

Cuando la ejecución del presupuesto de gasto compromete presupuesto de futuros ejercicios el sistema

IKUS dispone de las operaciones de autorización y disposición del gasto de créditos de compromiso.

IKUS aporta un elemento de control adicional a este tipo de operaciones: el número de plurianual.

Para dar soporte a estas operaciones contables y sus correspondientes anulaciones se dispone de los

siguientes documentos: I, I/,T, T/, A, A/, D, D/, AD y AD/.

Operaciones presupuestarias de gastos.

La ejecución del presupuesto de gastos se realiza a través de las fases de gestión de:

o Autorización del gasto.

o Disposición del gasto.

o Obligación.

o Pago.

Estas fases cuentan con elementos de control que facilitan el seguimiento presupuestario: la referencia de

intervención y el tercero adjudicatario y acreedor.


siguientes documentos: A, A/, D, D/, AD, AD/, DO, DO/, O, O/, ADO, ADO/, MV, P, P/ , J y J/.

Operaciones presupuestarias de ingresos.

La ejecución del presupuesto de ingresos se realiza a través de las fases de gestión de:

o Reconocimiento de derechos.

o Ingreso.

Estas fases cuentan con elementos de control que facilitan el seguimiento presupuestario tanto por

referencia de intervención como por tercero.


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siguientes documentos: R, R/, MI, MI/, RI y RI/.

Residuos.

El sistema IKUS permite el seguimiento y control específico de las operaciones de gastos o ingresos que

no se materializan financieramente en el ejercicio en el que comienzan:

o Derechos reconocidos no cobrados en el ejercicio.

o Obligaciones de pago no pagadas en el ejercicio.

El elemento de control de estas operaciones es la referencia de intervención.

Los documentos que soportan estas operaciones son:

o Ingresos: RR, RR/, MI y MI/.

o Gastos: OR, OR/, MV, P y P/.

Operaciones no presupuestarias.

Las operaciones de ingresos y pagos no asociadas directamente con movimientos del presupuesto de

ingresos y gastos se soportan en IKUS a través de documentos de naturaleza no presupuestaria que

operan sobre cuentas de partida doble (apuntes acreedores o deudores).


siguientes documentos: EO, EO/, EP, EI, y ET.

Tesorería y operaciones con terceros.

El módulo de tesorería está integrado con los módulos de operaciones presupuestarias y operaciones no

presupuestarias, tanto para las operaciones de ingreso como para las de pagos.

La gestión de tesorería se completa con la aplicación SIPCA (Sistema Integrado de Ingresos y Pagos de

la Administración).

Dentro de este módulo se distinguen las siguientes funcionalidades:


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o Gestión de terceros. Proporciona los terceros sujetos de las operaciones de

ingreso y sobre todo pagos. El alta de los terceros puede ser manual, batch (altas

masivas de terceros), o desde la aplicación web RTTA (registro telemático de

terceros).

o Bloqueo de terceros. Operatoria que impide el pago a terceros con deudas

(embargos judiciales, compensaciones,..).

o Pagos. Gestiona la contabilización de las operaciones de pago y los movimientos

financieros. Asignación – modificación - validación de propuestas de pago,

generación de XMLs y pago por talón.

Adicionalmente:

o Gestión de endosos y tomas de razón.

o En el módulo de tesorería es posible asignar vencimientos, formas de pago y

cuentas pagadoras.

Tramitación Anticipada.

El módulo de tramitación anticipada es una réplica del módulo para la tramitación ordinaria del

presupuesto. Como presupuesto inicialmente usa una copia del presupuesto ordinario, que es sustituido

por el proyecto de presupuesto una vez que éste se envía al Parlamento. En el proceso de apertura del

ejercicio el sistema hace una carga automática de todos los documentos de tramitación anticipada

fiscalizados.

Registro Contable de Facturas.

Módulo puesto en marcha para dar respuesta a las obligaciones legales derivadas de la ley 25/2013, de

27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el

sector público.

Base de datos de subvenciones.

Módulo que entre otras funciones permite el cumplimiento de las obligaciones de suministro de

información de la actividad subvencional.

Otros procesos.


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En este apartado se recogen aquellos procesos periódicos o aperiódicos no directamente relacionados

con los módulos anteriores:

o Funciones periódicas.

- Procesos diarios: apertura, libros diarios, volcado a patrimonial, etc.

La aplicación IKUS, consecuencia de los procesos nocturnos que

realiza, genera diferentes informes (ficheros): documentos

presupuestarios y no presupuestarios contabilizados en el día anterior,

pagos bloqueados, facturas electrónicas cargadas en el Registro

Contable de la Facturas, terceros cargados desde la aplicación web

RTTA…

Los usuarios, siempre en función de sus perfiles de acceso, reciben

dicha información en su buzón (O75_gestor de procesos batch).

- Anuales.

Apertura del ejercicio:

Carga del presupuesto, normas de vinculación, recodificación de

estructuras y generación de residuos de gastos de ejercicios

anteriores.

Cierre:

Generación de residuos de gastos del ejercicio corriente y de

ingresos.

- Desde la aplicación para la gestión de personal (EIZU) se generan

ficheros que permiten la contabilización directa de los documentos

contables fase A y D de inicio de ejercicio, y el asiento mensual de la

nómina.

o Funciones aperiódicas.

- Carga de plurianuales y control de créditos de compromiso:

Una vez iniciado el ejercicio, la aplicación permite la contabilización

automática de las fases A y D de los plurianuales generados en

ejercicios anteriores.

- Recodificación de prórroga, estructuras, plurianuales y residuos:

El proceso de recodificación de la prorroga consiste en la generación y

contabilización de nuevos documentos contables desde el 1 de enero

del ejercicio hasta la fecha de su realización, que sustituyen a los


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contabilizados anteriormente, en base a normas de recodificación

(equivalencia entre estructuras anteriores y nuevas).

- Reorganización administrativa:

Este proceso consiste en la modificación de las estructuras

presupuestarias y traspaso de saldos, consecuencia de

reorganizaciones administrativas, y puede realizarse en cualquier

momento del ejercicio.

- Consolidación presupuestaria Administración General, Organismos

Autónomos, Osakidetza y Haurreskolak.

- Cuestionarios IGAE: definición y obtención de las plantillas a enviar al

Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, correspondientes a

la Administración General y sus Organismos Autónomos.

- Extracción de información para su carga en sistema documental (previo

al borrado de ejercicios anteriores a cinco años).

- Eliminación y borrado de datos.

- Prórroga del presupuesto: normas de generación, gestión de situación,

aprobación por Intervención y contabilización.

- Carga manual de residuos.

- Obtención de los distintos modelos de información tributaria (retenciones

e IVA) a presentar en las Diputaciones Forales (Modelo 347, 180, 190,

10T, 15T,…).

- Extraer datos para aplicaciones de Fondos europeos. Generación de

ficheros con información de ejecución presupuestaria para alimentar la

aplicación que gestiona los fondos europeos.

- Bloqueo de operaciones. Proceso para bloquear las operaciones

presupuestarias y no presupuestarias por: estructura orgánica,

agrupación de presupuestos (ordinario, remanentes), Gasto /ingreso,

Fase de tramitación del documento (introducido, tramitado,

contabilizado).

Consultas e informes de ejecución presupuestaria.

o Consultas de ejecución por: terceros, aplicaciones, estructuras de residuos,

referencias, cuentas, vinculación legal, vinculación departamental, plurianuales,

endosos, documentos, maquetas (pendientes de firmar por departamento,

pendientes de tramitar, pendientes de contabilizar, rechazadas,…), subvenciones,

documentos de tramitación, etc. En todas las consultas se pueden filtrar los datos


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en función del estado de la maqueta / documento (Introducida, tramitada,

contabilizada).

o Informes generales: plan de cuentas (contabilidad y vinculantes), diario de

operaciones (presupuestarias y no presupuestarias), diario de ingresos y pagos,

diario de operaciones auxiliares, mayor de cuentas, endosos pendientes, detalle

por partidas (gastos e ingresos), créditos de compromiso, plurianuales, residuos

anulados, estado de situación.

o Informes de la cuenta general: cuenta general, resultados del ejercicio, cuenta de

tesorería, detalle ingresos y pagos, compromisos, deudores y acreedores,

desglose de cuentas.

o Balances suma de saldos:

- Gastos: aplicaciones a fecha, capítulo – programa – servicio a fecha,

sección – programa – artículo a fecha.

- Ingresos: aplicaciones a fecha, capítulo – programa – servicio a fecha.

o Informes de tesorería y gestión de pagos:

o Obligaciones de pago pendientes, derechos reconocidos pendientes de cobro,

pagos pendientes de justificación.

o Propuesta de pagos, relación de saldos por cuenta, relación de transferencias,

bancos, pagos bloqueados, cuentas financieras, movimientos bancarios.

Administración del sistema y mantenimiento de datos maestros.

Estructuras generales:

Institución, Territorio, Estructura económica (Capítulo, artículo, concepto y

subconcepto), Estructura funcional (grupo funcional, función, subfunción, programa y

subprograma), Estructura orgánica (sección, servicio y centro), Tipo de contrato, Tipo

de financiación, Cuentas no presupuestarias, tipos de retención, IVA.

Datos maestros:

Cuentas fijas del sistema, circuitos (workflow-s) de los documentos, marcar terceros

como no operativos (procesos automático que marca como no operativos aquellos

terceros sin movimientos desde determinada fecha), centros interventores,…

Gestión de usuarios:

Los accesos de los usuarios se delimitan por:

- Años.

- Gastos y /o ingresos en función de las diferentes estructuras

presupuestarias (económica, orgánica y funcional).

- Cuentas no presupuestarias.


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- Perfiles/roles en función de las tareas a realizar: consultas, consultas y

preintroduccíón de documentos, firma de documentos en los

Departamentos, fiscalización, contabilización, tesorería,…

Contabilidad Patrimonial:

Mantenimientos y consultas relacionadas con la contabilidad patrimonial (financiera),

gestionada en la aplicación E01b, y a la que diariamente se le traspasa la información

de todos los documentos contabilizados en IKUS.

6.2.2. Relación con otros sistemas.

IKUS dispone en la actualidad de diversos medios de relación con otros sistemas:

Relación general a través de procesos por lotes.

IKUS proporciona un mecanismo estándar de relación con otras aplicaciones a través de un mecanismo

por lotes (batch) de tratamiento e incorporación de maquetas de documentos contables (pre-introducción

batch). Las aplicaciones departamentales envían a IKUS ficheros con la relación de maquetas a

contabilizar, y este proceso (lanzado diariamente) los trata e incorpora o rechaza, devolviendo un archivo

con los resultados producidos en el proceso de pre-introducción, e iniciando el circuito de contabilización.

Relaciones especificas con aplicaciones departamentales.

Algunas aplicaciones departamentales, además de enviar las maquetas según lo descrito en el párrafo

anterior, lanzan diariamente procesos específicos para recuperar e incorporar a sus propios sistemas

información procedente de IKUS.

Enlace con el sistema integrado de pagos y cobros de la Administración (SIPCA).

La contabilización de los ingresos recibidos a través de SIPCA se realiza a través del interfaz general de

procesamiento por lotes (batch) descrito en el apartado anterior, con la diferencia de que en lugar de

maquetas se generan directamente documentos contables.

Toda la información contable se envía a SIPCA para realizar un seguimiento integral de los ingresos

desde el propio SIPCA.


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Por otro lado, IKUS, para la generación de pagos, genera un fichero de formato bancario con órdenes de

pago. SIPCA gestiona, a través de un interfaz común, la comunicación con las entidades financieras para

todos los archivos de pagos generados tanto desde IKUS como de cualquier otra aplicación.

Enlace con la aplicación de presupuestos (A53).

IKUS se relaciona con la aplicación de presupuestos para incorporar a inicio de ejercicio los créditos

presupuestarios aprobados.

Enlace con aplicación de fondos anticipados (K14).

Gestiona el saldo de diversas cuentas bancarias del Gobierno Vasco destinadas a la provisión de fondos

para gastos corrientes. Este aplicativo enlaza directamente con IKUS generando un asiento directo (pre-

introducción).

Enlace con EIZU (personal – nómina).

IKUS se integra con EIZU para la contabilización de los compromisos de gasto de todo el ejercicio, para

la contabilización de la nómina mensual y para los ajustes de los compromisos de gasto surgidos

durante el ejercicio.

El paso de información contable de Nómina a IKUS se realiza de un modo semiautomático, recibiendo

IKUS la información en forma semielaborada, que debe procesar para convertirla en asiento contable.

Enlace con contabilidad patrimonial.

IKUS genera diariamente la información necesaria para la carga de datos del aplicativo de contabilidad

patrimonial a través de un proceso batch.

Enlace con la aplicación de fianzas, avales y depósitos.

IKUS se integra con ésta aplicación para el tratamiento contable de sus operaciones.

Enlace con el Registro Telemático de Terceros.

Desde el Registro Telemático de Terceros alojado en Euskadi.eus, se pueden dar de alta y modificar los

datos de los terceros.


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Estos datos se consolidan con la gestión de los terceros propios de IKUS para tener una única base de

datos de terceros.

Enlace con la plataforma de factura electrónica.

El registro contable de facturas de IKUS recibe diariamente facturas electrónicas y envía información a la

plataforma sobre el estado de las mismas.

El entorno tecnológico de ADO es el siguiente:

o Cliente desarrollado en SQL Windows 16 bits de Gupta.

o Base de datos Oracle.

o Servidor operacional basado en Cobol.

o Gestor de transacciones Tuxedo.

o Desarrollos en C, pero centrados fundamentalmente en la conexión con Tuxedo y gestor

de procesos batch (K31).

6.3. ADM- Microbases de Gestión: sistema de información de la contabilidad presupuestaria.

Se trata de un sistema de información en formato ACCESS.

Diariamente se traspasa a las Microbases de Gestión toda la información (campos) de lo introducido,

tramitado y /o contabilizado en IKUS durante el día.

Para su explotación los usuarios tienen 2 opciones:

1. Informes predefinidos que permiten filtrar la información por estructura presupuestaria (orgánica,

económica y funcional), y por el estado de tramitación de la maqueta/documento (introducido,

tramitado y contabilizado):

Ejecución del presupuesto de gastos.

Ejecución del presupuesto de ingresos.

Modificaciones presupuestarias.

Créditos comprometidos y de compromiso.

Residuos.

Liquidación definitiva.


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Mayores presupuestarios y no presupuestarios.

Subvenciones.

2. Informes definidos por los propios usuarios.

Además de sistema de información, las Microbases de Gestión se usan para la elaboración de:

Liquidación del presupuesto y cuentas anuales del sector público de la CAE (enlace WEB).

Informes sobre ejecución del presupuesto a publicar en la web del Departamento de Hacienda

y Finanzas (enlace WEB).

Información trimestral al parlamento (libro azul).

Información mensual de situación presupuestaria (libro rojo).

6.4. K14: Fondos anticipados de la Administración General y Organismos Autónomos.

Las principales funcionalidades de la aplicación son:

Mantenimiento de usuarios. Los accesos de los usuarios se delimitan por fondo y año.

Mantenimiento datos generales. Marca las principales características del fondo:

Estructura orgánica, importe del fondo, caja, cuenta bancaria,…

Movimientos del fondo: facturas (la carga puede ser manual o batch), caja y anticipos de viaje.

Gestión de pagos y obtención del CSB34.

Reposición y contabilización de los fondos. Genera automáticamente un fichero con los datos

necesarios para elaborar el documento contable ADO de reposición del fondo.

Listados y consultas:

o Terceros, reposición de fondos, mayor por fecha, mayor por punto presupuestario,

libro de bancos, anticipos concedidos, anticipos pendientes, terceros por importe,

desglose de gastos por terceros, mayor punto presupuestario por programa,

movimientos, gastos de viaje por tercero.

Listados para auditoria:

o Pagos a terceros (listado y desglose), libro registro de facturas recibidas, listado

de pagos por tipo de contrato, Listado de pagos de con nº de registro contable de


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facturas, Microbases (se trata de un sistema de información del fondo en formato

ACCESS).

Traspaso mensual a IKUS de los pagos realizados a terceros.

Traspaso de información a IKUS para completar el modelo 347.

El entorno tecnológico es al igual que IKUS SQL-Windows 16 bits y Cobol.

6.5. E01b: Contabilidad Patrimonial y Gestión del patrimonio.

La Contabilidad pública, concebida como sistema de información, además de registrar la ejecución del

presupuesto debe recoger todas las implicaciones económicas, financieras y patrimoniales de las

entidades públicas. Debe registrar e informar sobre los gastos, ingresos, patrimonio y otros hechos

económicos que afecten a dichas entidades y producir información sobre la gestión financiera, económica

y patrimonial.

La Contabilidad Patrimonial de la Administración General de la CAE y de sus Organismos Autónomos

registra las operaciones financieras y patrimoniales realizadas por la entidad, gestiona el inventario de

inmovilizado y proporciona los siguientes documentos que forman las cuentas anuales:

Balance.

Cuenta del Resultado económico patrimonial.

Estado de cambios en el Patrimonio.

Estado de Flujos de Efectivo.

Conciliación entre el resultado económico patrimonial y el resultado presupuestario.

6.5.1. Módulos que integran el sistema E01b.

El sistema E01b se compone de:

Gestión Económica y Patrimonial y Gestión de Activos Fijos.

o Contabilidad General FI.

o Activos Fijos FI-AA.


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Gestión de Bienes Inmuebles (GBI).

o GBI-Patrimonio.

o GBI-Vivienda.

Un esquema de la aplicación podría ser el siguiente:

El sistema IKUS se integra con el sistema E01b mediante una interfaz nocturna, proporcionando el reflejo

patrimonial de todas las operaciones contables.

La Base de Datos Departamental de Vivienda (BDD), proporciona al sistema E01b, mediante una interfaz,

la información del inventario del Departamento de Vivienda.

6.5.2. Funcionalidades más significativas de cada uno de los módulos que componen E01b.

A continuación se detallan las funcionalidades más significativas de cada uno de los módulos.

Gestión Económica y Patrimonial (FI) y Gestión de Activos Fijos (FI AA).

Gestión económica y patrimonial (FI).


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- Contabilización.

- Documento (visualizar, modificar, anular,…).

- Cuenta (visualizar saldos, compensar,…).

- Datos maestros (tratamiento individual, tratamiento colectivo, interfase

IKUS-SAP,…).

- Operaciones periódicas (cierres, operaciones periódicas especiales,…

- Sistemas de información: (informes para libro Mayor, especiales

Contabilidad, activos, cuadre de subvenciones, conciliación de

resultados, Balance y Cuenta de resultados, Estado de flujos de

efectivo,…).

Gestión de Activos Fijos (FI AA).

- Contabilización (Alta, baja, traslado, capitalizar,…).

- Activo Fijo (crear, modificar, visualizar, borrar, supranúmero,…).

- Operaciones periódicas: amortizaciones, revalorizaciones, cierre de

ejercicio,…

- Sistemas de información: activos fijos, modificación y bloqueo de los

activos fijos, mayor por número de inmovilizado, inventario,…

- Actualización Estructura Orgánica y Recodificación de Elementos.

- Recodificación Selectiva.

Gestión de Bienes Inmuebles Fijos (GBI): Patrimonio y Vivienda.

Patrimonio.

- Unidades de Gestión.

- Interlocutores.

- Edificios.

- Sistemas de información: elementos de inventario, elementos con activo.

Vivienda.

- Gestión de edificios.

- Gestión de interlocutores.

La aplicación está implantada en la versión 4.6C de SAP.


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6.6. EIS: Sistema de información al Parlamento de la ejecución presupuestaria.

La aplicación EIS informa al parlamento de la ejecución mensual, trimestral y anual del presupuesto, en

sus diferentes fases de ejecución (autorizado, dispuesto, contabilizado, pagado), por diferentes criterios.

Actualmente el EIS está basado en la herramienta Access.

6.7. Integración del Sistema de Ingresos y Pagos con el sistema de Contabilidad.

Actualmente IKUS se integra con SIPCA para distintas operatorias accediendo a vistas e intercambiando

ficheros.

Se tienen vistas de:

Datos básicos de cada institución y estado de cada ejercicio.

Denominaciones y existencia de todas las estructuras de las aplicaciones presupuestarias.

Datos básicos de terceros, existencia e indicadores.

Denominaciones y existencia de todas las estructuras de las cuentas financieras y no

presupuestarias.

Consultas del número de apunte: documentos de gastos, de ingresos, de residuos de gastos,

residuos de ingresos, documentos no presupuestarios y bloqueos.

Consultas contables: Referencias de intervención de aplicaciones de gastos, de ingresos y de

estructuras de residuos de ingresos.

Sufijos nacidos en ejecutiva: Referencias de intervención de ingresos y de residuos de

ingresos.

Compensaciones: documentos de gastos, de residuos de gastos, no presupuestarios,

aplicaciones de documentos de gastos y pagos pendientes por tercero.

Referenciales, saldos de cuentas.

Transferencias y talones.

Tablas de recodificación.

Cuentas, elementos, su relación y excepciones.


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Rechazos, países.

Tabla de créditos para comprobar que el presupuesto está cargado.

Se intercambian ficheros para:

SIPCA envía ficheros de contabilización (el paso a ejecutiva con 2 ejercicios abiertos hace una

RR de paso a residuos de saldo inicial) de documentos presupuestarios, no presupuestarios y

bloqueos. Recoge la respuesta.

SIPCA recoge todos los días la fase P de sus documentos para las consultas contables.

IKUS envía mensualmente los documentos contables de cuentas financieras no enviados por

SIPCA para la conciliación. Con 2 ejercicios abiertos envía todos los días los documentos

anteriores hechos marcha atrás (31/12).

Con 2 ejercicios abiertos IKUS envía todos los días la recodificación de estructuras de los

documentos de ingresos contabilizados.

En los procesos de recodificación y al cierre del ejercicio IKUS envía ficheros a SIPCA.

La aplicación está desarrollada en un entorno J2EE.


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7. REQUERIMIENTOS GENERALES DEL NUEVO SISTEMA

A continuación se indican los requerimientos generales que deberá cumplir el nuevo sistema objeto del

presente documento descriptivo. Estos requerimientos deberán ser tenidos en cuenta por los licitadores

para la preparación de sus ofertas, así como el adjudicatario para la realización de su trabajo.

Los requerimientos generales son los siguientes:

7.1. Adaptación del nuevo sistema al actual modelo de gestión del Gobierno Vasco.

El nuevo sistema deberá incorporar como mínimo todas las funcionalidades de los actuales sistemas:

Elaboración y edición del presupuesto y publicación del presupuesto en internet (A53 y K28).

Elaboración del Presupuesto, Seguimiento y Control de Entes y Sociedades Públicas (G67).

Elaboración del presupuesto de gastos de personal (K36) y RR.HH. (EIZU).

Contabilidad presupuestaria de la Administración General y Organismos Autónomos (IKUS).

Sistema de Información (Microbases de Gestión) de la Administración General y Organismos

Autónomos.

Fondos anticipados.

Contabilidad patrimonial de la Administración General y Organismos Autónomos.

Sistema de información al Parlamento de la ejecución presupuestaria.

Elaboración de información financiera con periodicidad mensual, trimestral y anual para su

publicación en la web y su remisión al TVCP, al ministerio de Hacienda y Administración Públicas

y al Parlamento (información financiera pública).

Gestión de Pagos y Tesorería actualmente gestionada por SIPCA.

7.2. Máxima integración de los aplicativos.

El sistema permitirá la plena integración con otras funcionalidades ya sean desarrolladas a medida o sean

productos estándar de mercado.

Se deberán desarrollar las interfaces necesarias para la integración del nuevo sistema con otros sistemas

internos o externos al Gobierno Vasco.

El sistema dispondrá de mecanismos predefinidos de carga de datos e integración con otras aplicaciones

de gestión, tanto en modo síncrono como asíncrono.


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El adjudicatario deberá realizar tanto los interfaces transitorios como los definitivos con otros sistemas del

Gobierno Vasco que se estén evolucionando y modernizando durante la ejecución de este proyecto.

Los principales sistemas a interconectar son:

EIZU para la fiscalización y contabilización de los gastos de personal y préstamos al

personal y para la elaboración del presupuesto del Capítulo I.

SIPCA para la contabilización de los ingresos en periodo voluntario y vía de apremio: se

desarrollarán servicios web para la consulta directa desde el propio sistema a SIPCA.

Plataforma de factura electrónica.

Registro telemático de terceros.

DOKUSI como gestor documental.

Aplicaciones departamentales de gestión de subvenciones, de fondos anticipados (Dptos

de Seguridad, Sanidad, Fondos europeos, etc.).

7.3. Adaptación a la normativa vigente y a los cambios normativos.

El sistema deberá ajustarse a lo dispuesto en la normativa económico-presupuestaria vigente:

Decreto legislativo 1/2011, de 24 de mayo, por el que se aprueba el Texto Refundido de las disposiciones

legales vigentes en materia de régimen presupuestario de Euskadi.

Decreto legislativo 1/1997, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de

Principios Ordenadores de la Hacienda General del País Vasco.

Ley 14/1994, de 30 de junio, de control económico y contabilidad de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Ley 8/1996, de 8 de noviembre, de Finanzas de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Decreto 21/1997, de 30 de septiembre, de la Tesorería General del País Vasco.

Decreto 82/1992 creación de sociedades públicas.

Orden del 12 de Mayo de 1992 de creación de sociedades públicas.

Orden de 4 de marzo de 2009, de la Consejera de Hacienda y Administración Pública, por la que se

establece la información económico-financiera que los entes públicos de derecho privado y sociedades

públicas deben remitir al Departamento de Hacienda y Administración Pública.

Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera.

Ley 25/2013, de 27 de diciembre de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de

facturas en el Sector Público.

Real Decreto 625/2014, de 25 de julio, por el que se desarrolla la metodología de cálculo del periodo medio

de pago a proveedores de las Administraciones Públicas.


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Orden de 21 de febrero de 2012 del Consejero de Hacienda y Finanzas sobre la documentación y tramitación

de modificaciones presupuestarias.

El nuevo sistema deberá estar preparado para incorporar los cambios normativos y estructurales del

Gobierno Vasco, manteniendo siempre la coherencia de la información y de forma conforme con las

fechas de la modificación y de vigencia.

7.4. Adaptación al ámbito organizativo del Gobierno Vasco.

El ámbito organizativo de la implantación del nuevo sistema tendrá que contemplar los diferentes

modelos de figura jurídica con los que operan las distintas entidades del Sector Público de la CAE:

Administración General, Organismos Autónomos, Entes Públicos de Derecho Privado, Sociedades

Públicas, Fundaciones Públicas, Consorcios, etc.

El nuevo sistema deberá adaptarse a los diferentes requerimientos y necesidades de gestión de cada una

de las entidades del Sector Público de la CAE que intervienen en el ámbito económico-financiero.

El nuevo sistema deberá estar preparado para la incorporación sucesiva de las entidades que determine

el Sector Público de la CAE.

7.5. Lenguas oficiales de la CAE.

La nueva aplicación dispondrá de los recursos técnicos necesarios para adaptarse a las lenguas oficiales

de la Comunidad Autónoma de Euskadi según las directrices de Política Lingüística del Gobierno Vasco y

del Departamento de Hacienda y Finanzas.

La información económico-financiera contenida deberá ser bilingüe (euskera y castellano).

Los informes que se obtengan serán diseñados preferentemente en bilingüe y además podrán obtenerse

en cualquiera de las dos lenguas.

Para la publicación de presupuestos en internet se valorará la integración en la aplicación del idioma

inglés en las estructuras más importantes.

7.6. Parametrización del sistema.

El nuevo sistema tiene que facilitar la definición y posterior modificación de los procesos de la gestión

económico-financiera sin tener que alterar el núcleo del sistema.


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Por ello, el sistema deberá ser, en la mayor medida posible, parametrizable en el sentido de facilitar la

adaptación a los cambios habidos de cualquier índole (funcionales, normativos, etc.) intentando minimizar

la necesidad de realizar desarrollos adicionales.

7.7. Garantizar el mantenimiento de la plataforma y de las soluciones implantadas.

Todas las adecuaciones funcionales que se realicen, las soluciones que se utilicen y los desarrollos a

medida que se realicen, se deberán hacer de modo compatible con las posibles futuras nuevas versiones

del producto estándar.

7.8. Base de datos única y dato único.

El nuevo sistema deberá utilizar una base de datos única que deberá ser actualizada conforme a la

información autorizada del perfil y de la unidad organizativa a la que pertenezca el usuario. Deberá ser

tenido en cuenta el cumplimiento de la normativa vigente en materia de seguridad, en particular de la Ley

de Protección de Datos, de su Reglamento y de cualquier otra norma que se sea aplicable en materia de

seguridad y protección de datos.

Los datos que ha de recoger el sistema serán registrados una única vez, produciendo efectos inmediatos

en todos los subsistemas, módulos y aplicaciones que deban ser afectados, evitando redundancias y

mantenimientos duplicados y garantizándose en todo momento la integridad y coherencia de la

información.

7.9. Sistema auditable y constatación de la información registrada.

El nuevo sistema debe incorporar los mecanismos necesarios para establecer la trazabilidad de accesos a

los datos cumpliendo los requerimientos vigentes establecidos por EJIE.

Todos los datos relevantes almacenados en el sistema deberán disponer de fecha de registro, de fecha de

modificación y constar el usuario que realizó la transacción.

7.10. Gestión documental y tramitación telemática.


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El sistema a implantar para el Gobierno Vasco tanto en la elaboración del presupuesto, su seguimiento y

la contabilización, se deberá soportar sobre la plataforma de gestión documental corporativa y tiene que

permitir:

La captura, almacenamiento e indexación de los documentos que se consideren necesarios.

La asociación de los documentos a los diferentes trámites y/o expedientes que se utilicen en las

diferentes unidades organizativas del Gobierno Vasco.

El acceso al 100% de la información almacenada, a la cual tenga derecho acceder el usuario.

El control de versiones sobre los documentos, facilitando la recuperación de versiones obsoletas.

La definición de permisos sobre los diferentes documentos (modificar, imprimir, sin acceso,…).

El almacenamiento de documentos presentados por el ciudadano y los que se le remiten a él.

Consultar documentos generados por las diferentes unidades organizativas del Gobierno Vasco o

remitidos por los ciudadanos o entidades que se relacionen con el Gobierno Vasco.

El sistema garantizará la inalterabilidad de la documentación de los expedientes fiscalizados

electrónicamente.

Esta gestión documental permitirá a su vez la funcionalidad de archivo electrónico. Esto permitirá que la

documentación anexada a los trámites económico-financieros de la contabilidad presupuestaria y de la

contabilidad no presupuestaria que se tengan que realizar en el sistema esté en formato electrónico.

7.11. Utilización de un gestor de expedientes sobre una herramienta de tipo “workflow”.

La solución incorporará funcionalidades de tipo “workflow” (gestor de tareas) parametrizable en los

expedientes de elaboración, seguimiento y modificaciones presupuestarias de los procedimientos

económico-presupuestarios que así se determinen.

El gestor de expedientes deberá permitir una tramitación guiada, en la que el usuario sólo tenga que

seleccionar el/los expedientes y el sistema le irá guiando por el procedimiento hasta su finalización,

indicándole en cada momento cómo puede avanzar en el mismo.

En los trámites se podrá generar o anexar la documentación que proceda en cada caso y que quedará

asociada al expediente.


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7.12. Firma electrónica.

El nuevo sistema deberá incorporar funcionalidades que permitan la firma electrónica en los diferentes

trámites de los expedientes. Contemplará la utilización de certificados digitales para la autenticación de

usuarios en el sistema y dispondrá de un porta-firmas electrónico que además se integrará en la

herramienta de porta-firmas electrónico corporativo del Gobierno Vasco.

7.13. Tratamiento masivo de información.

El nuevo sistema garantizará la existencia de entrada y salida masiva de datos existiendo procesos de

validación de los mismos.

El sistema permitirá la actualización masiva de datos de forma centralizada con fechas diferentes a la del

sistema.

7.14. Acceso personalizado.

El sistema dispondrá de diferentes pantallas de acceso dependiendo del perfil de trabajo, con el objetivo

de facilitar la casuística de trabajo de cada uno de los intervinientes en el mismo.

La navegación entre entidades, datos, ejercicios, fases del presupuesto… deberá ser ágil e intuitiva para

evitar la pérdida de tiempo improductivo.

7.15. Sistema de Información: búsqueda, consulta, informes y estadísticas.

El sistema de información del nuevo sistema, deberá dar respuesta a las necesidades de obtención

sistemática de información de las diferentes aplicaciones que actualmente gestionan la información

económico-financiera del Gobierno Vasco.

El sistema deberá incorporar toda la funcionalidad de búsqueda y consulta dinámica y la obtención de

todos aquellos informes y estadísticas que se establezcan en cada ámbito funcional como de uso

frecuente y necesarios tanto para la gestión ordinaria como para la toma de decisiones por los órganos de

gestión a todos los niveles, permitiendo diferentes criterios de selección, ordenación, agrupación, detalle,

totalización y presentación.


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Desde el resultado de las búsquedas y consultas se permitirá el acceso al registro de detalle de la

información.

Los resultados obtenidos deberán poder ser exportados en formatos compatibles con otras aplicaciones

informáticas (procesadores de texto, hojas de cálculo, pdf, html, etc.). Siempre cumpliendo la normativa

vigente en protección de datos.

7.16. Ayuda.

Deberá ofrecer una ayuda interactiva completa en bilingüe y gráfica sobre el uso de la aplicación.

Incorporará la normativa que regula todos los aspectos que contiene la aplicación (Normas Técnicas de

Elaboración, instrucciones, enlaces a Boletines…).

7.17. Relación con los ciudadanos.

El nuevo sistema incorporará la notificación de los pagos y el envío de los 10T por medios telemáticos que

sustituyan las notificaciones en papel.

7.18. Controles, alarmas y notificaciones.

El sistema deberá contar al menos, con los mismos controles, validaciones y verificaciones que tienen los

sistemas actuales y de todos aquellos que se identifiquen durante la ejecución del proyecto.


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8. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DEL NUEVO SISTEMA

En este capítulo se plantea la definición de los requerimientos funcionales, que complementan a los

requerimientos generales ya expuestos en el capítulo anterior. Los requerimientos funcionales son sobre

los que se deberá sustentar el nuevo Sistema de Información y Gestión Económica de la Administración

de la CAE.

Como se ha indicado en capítulos anteriores, la nueva solución informática debe basarse en un sistema

de información completamente integrado en los módulos que lo componen, así como con capacidad de

integrarse con otros sistemas del Gobierno Vasco.

El nuevo sistema tendrá que cubrir, al menos, todas las funcionalidades soportadas por los sistemas

actuales y sólo bajo decisión del Departamento de Hacienda y Finanzas y de EJIE se podrá prescindir de

alguna de ellas en el nuevo sistema. Adicionalmente, debe dar respuesta a todos los requerimientos

establecidos en este documento descriptivo.

El nuevo sistema se construirá bajo una plataforma corporativa única y centralizada, lo suficientemente

flexible y parametrizable para dar respuesta a los diferentes modelos de gestión y formas jurídicas de las

distintas entidades del Sector Público de la CAE.

A continuación se detallan los principales requerimientos funcionales que deberá contemplar el nuevo

sistema:

Definición y codificación de estructuras.

Elaboración, edición y seguimiento del presupuesto.

Contabilidad pública y ejecución presupuestaria.

Tesorería.

Gestión de bienes inmuebles.

Módulo de información económica de las entidades públicas y participadas del Sector Público de

la CAE.

Sistema de información y cuadros de mando.

Edición de la Cuenta General.

Integración con otros sistemas.

Autorizaciones y usuarios.

Migración de la información histórica.


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Existirá una serie de estructuras que serán, en general, comunes tanto para la elaboración y seguimiento

del presupuesto, como para la contabilidad y ejecución presupuestaria. En algún caso se podrá definir

algún elemento exclusivo para la elaboración del presupuesto.

8.1. Definición y codificación de Estructuras.

8.1.1. Identificación de entidades.

El sistema codificará y permitirá identificar a las entidades que forman parte del Sector Público de la

Comunidad Autónoma de Euskadi, a sus participadas, y a las entidades que forman parte del Sector

Administraciones Públicas en términos SEC de acuerdo con las siguientes características:

Entidades que forman parte del Sector Público de la CAE y se rigen por el derecho público,

distinguiendo las que disponen de contabilidad centralizada (Administración General y

Organismos Autónomos) o descentralizada (Consorcios del sector público de la CAE).

Entidades que forman parte del Sector Público de la CAE y se rigen por el derecho privado

(Entes públicos de derecho privado, sociedades públicas y fundaciones del sector público de la

CAE), y forman parte del Sector Administraciones Públicas en términos SEC.

Entidades del Sector Público de la CAE que NO forman parte del Sector Administraciones

Públicas en términos SEC.

Entidades que NO pertenecen al Sector Público de la CAE y forman parte del Sector

Administraciones Públicas en términos SEC, y se rigen por el derecho público, distinguiendo

entre las que se integran en los Presupuestos Generales de la CAE (Parlamento Vasco,

TVCP, AVPD…) y las que no se integran (Universidad del País Vasco, Consorcio de

Transportes…).

Entidades que NO pertenecen al Sector Público de la CAE y forman parte del Sector

Administraciones Públicas en términos SEC, y se rigen por el derecho privado.

Otras entidades participadas, que no pertenecen ni al Sector Público de la CAE ni al Sector

Administraciones Públicas de la CAE en términos SEC.

Asimismo la tabla de entidades permitirá la clasificación de las mismas en base a su tipología jurídica y a

su pertenencia a los grupos empresariales o de consolidación que se determinen.


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8.1.2. Estructuras presupuestarias y datos maestros.

El sistema gestionará las siguientes estructuras:

Orgánica: Departamento, Servicio, Centro.

Funcional: Grupo funcional, función, subfunción, programa y subprograma.

Gastos e ingresos presupuestarios.

Económica: capítulo, artículo, concepto y subconcepto.

Territorial: territorios históricos.

Proyectos o líneas de actuación.

Planes, fondos y otras características.

Cuentas del Plan de Contabilidad Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Cuentas del Plan General de Contabilidad (con sus movimientos de debe y haber) para las

entidades que se rigen por la contabilidad privada.

Epígrafes de Contabilidad Nacional que permitan elaborar las Cuentas Económicas.

Las estructuras se determinarán por ejercicio y se podrán definir normas de recodificación entre ejercicios,

y normas de conversión para ejercicios anteriores.

8.2. Elaboración, edición y seguimiento del presupuesto.

8.2.1. Gestión de proyectos.

El proyecto o línea de actividad es otra estructura presupuestaria que permite explicar el presupuesto

completo desde un enfoque diferente. Una partida presupuestaria se deberá asignar obligatoriamente a

algún proyecto. A un proyecto se pueden asignar una o varias partidas presupuestarias.

El proyecto o línea de actividad puede entenderse como una agrupación de partidas presupuestarias a las

que se confiere una expresión externa común. El proyecto permite explicar el presupuesto completo en

base a un enfoque de proyectos o actividades. El proyecto, al ser una estructura presupuestaria, conlleva

la cualidad de perdurar en el tiempo, más de un ejercicio.


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8.2.2. Planes de Gobierno y otras características.

Del mismo modo que definimos proyectos y de forma similar se definirán distintos planes de gobierno y

otras características, que podrán o no representar el total del presupuesto.

En otras características se pueden contemplar: créditos de gestión, subvenciones a través de entidades

colaboradoras, fondos europeos, etc. En este ámbito se podrá tratar el gasto presupuestario financiado

por un fondo europeo u otra administración pública, mediante la asignación de un porcentaje de

cofinanciación al gasto. Del mismo modo el gasto asignado a un plan de gobierno o a otras características

lo puede ser en todo o en parte.

Una partida presupuestaria se podrá referenciar opcionalmente a más de un plan de gobierno u otras

características, o a ninguno de ellos.

8.2.3. Consolidación presupuestaria.

El sistema informático debe efectuar las consolidaciones presupuestarias en los siguientes apartados o

módulos: elaboración de presupuestos, escenarios presupuestarios, previsión de liquidación del ejercicio

en curso a remitir al Parlamento, seguimiento presupuestario. Para cada uno de ellos se establecerán

criterios de cuadres (externos) en las relaciones presupuestarias entre entidades y de cuadre (interno) en

los gastos e ingresos en cada entidad.

8.2.4. Elaboración del presupuesto.

El sistema será la herramienta para la elaboración del presupuesto por parte de los gestores y de la

Dirección de Presupuestos.

Dispondrá de los siguientes elementos y funcionalidades:

8.2.4.1. Partida presupuestaria.

Es un detalle descriptivo a partir de un punto presupuestario (entendido este último como un concepto

contable dentro de la estructura orgánica-funcional). Explicándolo de forma llana, pretende poner, “cara y

ojos” a lo que en principio es una estructura de tipo contable. Se detalla en un texto para facilitar la

comprensión de la asignación presupuestaria. Las debe definir el usuario departamental o de la entidad


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correspondiente. Es el máximo nivel de detalle en el Presupuesto y se integra el detalle dentro del propio

presupuesto.

Es la referencia, base o estructura presupuestaria sobre la que se definen:

Texto literal bilingüe.

Territorio.

Proyecto asignado.

Planes o características.

Asignación de código de entidad consolidable.

Explicaciones adicionales.

Tipo de crédito: ampliable, de personal, de compromiso o comprometido en ejercicios

anteriores.

Otros.

Se posibilitará la obligatoriedad o no de abrir partidas en la estructura económica dependiendo de cuál

sea el concepto.

Se podrán determinar los datos que no son transportables a la ejecución presupuestaria.

8.2.4.2. Reglas de vinculación legal.

Se posibilitará la introducción de reglas de vinculación legal.

8.2.4.3. Para los Entes Públicos de Derecho Privado, Sociedades Públicas y Fundaciones Públicas.

La elaboración del presupuesto se llevará a cabo con los siguientes requerimientos:

Información económica:

o La información económica del presupuesto se introduce a partir de cuentas del

PGC ordenadas por epígrafes de balance y cuenta de pérdidas y ganancias

diferenciando los movimientos del periodo en el Debe y/o Haber de esas cuentas.

o Esta información económica se desglosará entre información con incidencia

presupuestaria e información sin incidencia presupuestaria. La información con

incidencia presupuestaria estará complementada con referencia a su efecto

monetario.


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o Como información complementaria al presupuesto se incluyen las cuentas

anuales previsionales que se deberán confeccionar con arreglo a esta

información. A efectos del balance previsional el sistema permitirá la introducción

de un balance inicial.

o Esta información presupuestaria soportada en cuentas del PGC se trasladará a

los correspondientes CACs mediante una tabla de conversión presupuestaria.

Esta información presupuestaria se detallará a nivel de partida presupuestaria.

o De este modo nos integramos en la definición del presupuesto que existirá en la

Administración General y OOAA para el resto de información y estructuras

(territorio, CEC, compromisos futuros, SEC, funcional, planes de gobierno…).

o Para verificar tanto la consistencia de la información presupuestaria dentro de

cada entidad como entre entidades se dispondrá de la definición de cuadres

internos y externos respectivamente. Se establecerá una jerarquía que marque la

prioridad entre las entidades para determinar los cuadres externos (en su

definición intervendrá la tabla de entidades).

o Se generalizará el uso de código de entidad consolidable en todas las fases de

gestión del presupuesto. Cuando se desconozca en la elaboración se utilizarán

genéricos (empresas, familias, exterior…) y específicos (entidades que

consoliden).

o Las consolidaciones deben ser automáticas. Para ello es fundamental que haya

cuadres automáticos entre aportaciones monetarias.

o En la introducción de datos el sistema debe informar de los descuadres de forma

interactiva que facilite el propio cuadre.

Información complementaria:

o La memoria del presupuesto se debe entender como un conjunto de campos que

recojan objetivos, acciones e indicadores que se valoren económicamente con el

presupuesto.

o Posibilitará la definición de documentos anexos que puedan o no estar integrados

con la información económica: plantilla, retribuciones de directivos, detalle de

endeudamiento…

o Se contemplará la elaboración del presupuesto de prórroga en el sistema.

o En la elaboración del presupuesto el sistema debe permitir mantener los datos

recibidos inicialmente como los definitivos.

8.2.4.4. Fases temporales en la elaboración del Presupuesto.


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Abierto por cada entidad o departamento: los datos económicos pueden ser modificados por

los usuarios departamentales y los de la Dirección de Presupuestos.

Precierre por cada entidad o departamento: los datos económicos pueden ser modificados por

los usuarios de la Dirección de Presupuestos. Para que el departamento pueda pasar a

precierre se deberán verificar los cuadres internos y externos de las entidades dependientes

respecto a su departamento.

Trámite parlamentario: se realiza el proceso de cálculo de la partida parlamentaria. Además,

los datos económicos pueden ser modificados por los usuarios de la Dirección de

Presupuestos, por las enmiendas parlamentarias.

Cierre o Presupuesto Aprobado: los datos económicos no pueden ser modificados por los

usuarios de la Dirección de Presupuestos, salvo supervisión informática (errores ortográficos,

datos que no pasan a ejecución contable…).

8.2.4.5. Informes numéricos y de estructuras presupuestarias.

Informes clasificados por las distintas estructuras, y posibilitando la parametrización de valores.

Informes comparativos respecto a ejercicios anteriores homogeneizados.

Informes con datos de importes asignados a Planes de Gobierno y otras características.

Informes no numéricos de las estructuras presupuestarias.

8.2.4.6. Interfaces.

Se mantendrán al menos las actuales interfaces de las aplicaciones de elaboración de

presupuestos.

8.2.4.7. Gráficos.

Se podrán generar diferentes gráficos de los datos numéricos de la base de datos. También se

podrán insertar estos gráficos en los documentos textuales.


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8.2.4.8. Documentos textuales.

Los documentos textuales se pueden generar a partir de diferentes plantillas o patrones: Memoria de la

Entidad, de Sección, de Programa, documentos libres, etc. Cada documento se puede asignar a una

estructura presupuestaria.

Se deben mantener las actuales características de los documentos con las siguientes mejoras: En las

actuales tablas numéricas se permitirán diferentes sangrías o estilos para resaltar los subtotales, etc.

En los documentos textuales se podrán insertar datos de la base de datos en tiempo real dentro del texto.

También se podrán insertar tablas numéricas, gráficos, pdfs, etc., procedentes de otros sistemas

microinformáticos.

Para mejorar la gestión de las Memorias: Entidad, Sección, Programa, se propone codificar en el sistema

elementos tales como los objetivos, acciones e indicadores y las unidades de medida. Además, se podrán

asignar a estos elementos las partidas presupuestarias que correspondan.

8.2.4.9. Conversión del Presupuesto.

En este módulo se introducen las reglas de conversión de las estructuras presupuestarias del presupuesto

anterior a las estructuras del presupuesto en elaboración. (El diseño y funcionalidades del módulo

básicamente se realizarán como el de la A53, excepto para el territorio y la partida, que no tendrán cabida

en la conversión y en cambio se incluirá el proyecto o línea de actividad). Este módulo convierte u

homogeneiza los datos económicos del Presupuesto anterior en términos del actual, también los datos del

presupuesto anterior al anterior en términos del actual, y así sucesivamente. Los datos de estos

presupuestos anteriores convertidos se visualizan a través de los informes comparativos; también se

podrán extraer mediante un interface.

8.2.5. Simulación presupuestaria gastos de personal.

Se posibilitará la elaboración del presupuesto de gastos de personal para todas las entidades del

Gobierno Vasco.

Dicha elaboración permitirá la simulación de distintos incrementos en los conceptos retributivos y

variaciones de plantilla.


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La información definitiva será la que se incorpore a la elaboración del proyecto de presupuesto.

8.2.6. Edición del presupuesto.

Se debe mantener la actual calidad e inmediatez en la obtención de los volúmenes del presupuesto en su

edición.

El sistema debe permitir la edición de los formatos de las cuentas anuales cumpliendo con la normativa

que los define en el PGC.

Se debe mantener la posibilidad de definir el color de fondo de los informes para poder distinguir entre

proyecto de presupuesto y presupuesto definitivo. Del mismo modo se establecerán cabeceras y pies de

página de forma personalizada a cada volumen.

Permitirá generar automáticamente los índices con vinculación a su página correspondiente y su

paginación.

También permitirá diferenciar el contenido de las páginas pares e impares para facilitar la encuadernación.

Permitirá que los volúmenes contengan el tipo de información mínima que publicamos actualmente.

Los volúmenes podrán explicar la información económica de forma gráfica (gráfico de masas

presupuestarias entre otros).

Se debe posibilitar que un volumen se genere o transforme en Word o pdf.

8.2.7. Gestión de enmiendas.

Mantener la definición actual de gestión del módulo de enmiendas para las entidades del sector público de

la CAE.

Se posibilitará hacer un análisis de cada una de las enmiendas y se permitirá su incorporación al

presupuesto y se facilitará su seguimiento presupuestario (no sería suficiente con mantener distintas

versiones del presupuesto).


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8.2.8. Modificaciones de los Presupuestos de Entes Públicos de Derecho Privado, Sociedades

Públicas y Fundaciones Públicas.

Las modificaciones presupuestarias en el ámbito de los entes, sociedades públicas y fundaciones del

Sector Público de la CAE se definirán siguiendo el modelo de tramitación e incorporación al presupuesto

inicialmente aprobado siguiendo los criterios y pautas técnicos que se definan para las modificaciones

presupuestarias en la Administración General y los Organismos Autónomos, ya que el presupuesto de

aquellas entidades se concretará asimismo en CACSS. De todos modos la introducción de los datos

tendrá su expresión en cuentas del PGC para poder seguir sacando las cuentas anuales previsionales

desde una situación del presupuesto actualizado.

Por otra parte, las modificaciones presupuestarias que tengan elementos comunes entre entidades porque

afecten a aportaciones facilitarán la consolidación del presupuesto actualizado en todo momento.

Es de resaltar que el concepto de enmienda y el de modificación presupuestaria se debe tratar en el fondo

con las mismas pautas en su afección al presupuesto, ya que son variaciones de la situación

presupuestaria dada en distintos momentos del tiempo presupuestario, unas antes de su aprobación y

otras después de la misma.

8.2.9. Seguimiento del presupuesto.

Los datos básicos que conforman el seguimiento presupuestario son los datos reales de ejecución y los

datos estimados de la previsión de ejecución del resto del periodo. En base a ello se podrá establecer la

comparación del presupuesto con la ejecución prevista para todo el periodo de forma homogénea.

Esta definición será aplicable a todas las entidades del Gobierno Vasco.

En base a estos requerimientos podremos elaborar la previsión de liquidación a remitir al Parlamento en la

elaboración presupuestaria de forma separada respecto del seguimiento presupuestario.

8.2.10. Elaboración de escenarios presupuestarios.

Integrará a las entidades que forman parte del Sector Público de la CAE y a las que no forman parte del

Sector Público de la CAE pero forman parte del sector Administraciones Públicas en términos SEC.


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Los escenarios presupuestarios se definirán en base a las estructuras presupuestarias que se determinen

y a otros elementos presupuestarios que se establezcan.

Para su cálculo se utilizarán criterios generales, específicos e importes determinados que se calculen

sobre el año base, y las diferencias que surjan, también para los ejercicios futuros del escenario, se

ajustarán automáticamente y siguiendo una jerarquía inversa de aportaciones.

El sistema calculará la consolidación en términos de contabilidad presupuestaria de los grupos de

entidades que se determinen.

Se contemplará el tratamiento de otros elementos: Ajustes SEC, PIB, objetivos de déficit, de deuda

pública, regla de gasto, contingencias o insuficiencias presupuestarias, posibles excedentes, etc.

Deberá contener una historia de los parámetros del escenario por cada entidad para saber en todo

momento las claves sobre las que se define.

Se podrán establecer distintas versiones.

8.2.11. Previsión de liquidación del ejercicio en curso a remitir al Parlamento.

El diseño será parecido al de la elaboración de Escenarios Presupuestarios, tanto en lo relacionado a los

grupos de entidades, módulos, versiones, como los datos básicos para las Entidades del Sector Público

de la CAE. El sistema calculará la consolidación en términos de contabilidad presupuestaria de los grupos

de entidades que se determinen.

Los datos de este módulo deben ser transportables al módulo de escenarios presupuestarios para el

tratamiento completo de ajustes SEC, PIB, etc.

Adicionalmente se necesitan utilidades adicionales para las entidades que forman parte del Sector Público

de la CAE y se rigen por el derecho público (AG+OOAA).

Se podrán utilizar fórmulas algebraicas para introducción de datos. Además de los datos correspondientes

al gasto y al ingreso, los habrá también por los diferentes tipos de modificaciones presupuestarias que se

establezcan. Se permitirá introducir las modificaciones presupuestarias previstas hasta fin de ejercicio. Se

tendrá acceso a datos de ejecución presupuestaria mensual acumulada del presente como de pasados

ejercicios.


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Gastos: Sobre el Presupuesto actualizado del ejercicio en curso el sistema calculará una Propuesta inicial

en base a porcentajes de ejecución del ejercicio anterior o anteriores. Se permitirá realizar la Previsión

final utilizando la información de la propuesta inicial y ajustándola de forma manual.

8.2.12. Planificación plurianual.

Se permitirá disponer de una planificación plurianual en base presupuestaria tanto para las nuevas

entidades que se vayan a crear como para las que ya existen.

8.2.13. Prórroga del presupuesto.

El sistema contemplará el tratamiento de los datos presupuestarios de todas las entidades, incluidos los

créditos plurianuales, para la prórroga del presupuesto y su carga a la ejecución contable.

8.3. Contabilidad pública y ejecución presupuestaria.

El sistema será la herramienta para la gestión de la contabilidad pública y la ejecución presupuestaria de

la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y sus Organismos Autónomos e

integrará la contabilidad presupuestaria, no presupuestaria y financiera.

8.3.1. Apertura y cierre del ejercicio.

El sistema posibilitará la apertura del ejercicio sin haber cerrado el ejercicio anterior.

La apertura del ejercicio contemplará al menos las siguientes funcionalidades:

La incorporación de los Presupuestos aprobados para el ejercicio en curso, o en su caso de los

prorrogados.

La incorporación de las normas de vinculación de créditos.

La elaboración de normas de recodificación entre estructuras del ejercicio anterior y del

corriente.

La contabilización automática de gastos plurianuales comprometidos en ejercicios anteriores,

en sus fases de “Autorización” y “Disposición” del gasto, aplicando las normas de

recodificación que correspondan. Esta contabilización se podrá realizar con la apertura del

ejercicio o con posterioridad.


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La contabilización automática de los gastos de tramitación anticipada, en sus fases de

“Autorización” y “Disposición” del gasto, aplicando las normas de recodificación que

correspondan. Esta contabilización se podrá realizar con la apertura del ejercicio o con

posterioridad.

La incorporación de residuos de ejercicios anteriores, tanto de obligaciones pendientes de

pago como de derechos pendientes de cobro, con el fin de poder contabilizar las operaciones

económicas que correspondan (pagos, cobros y anulaciones) aplicando las normas de

recodificación que correspondan. Este proceso se podrá realizar con la apertura o con

posterioridad, permitiendo anular residuos de ejercicios anteriores con cargo al ejercicio que se

cierra en tanto que no esté cerrado de forma definitiva.

La propuesta de incorporación de créditos en base a gastos no ejecutados en el ejercicio

anterior, aplicando las normas de recodificación que correspondan.

El cierre del ejercicio contemplará al menos las siguientes funcionalidades:

Existirá un cierre provisional y un cierre definitivo.

El sistema permitirá bloquear la tramitación y el registro de documentos presupuestarios y/o no

presupuestarios, por fase presupuestaria, tipo de documento y/o estructura orgánica,

económica o funcional.

8.3.2. Prórroga del presupuesto.

El sistema permitirá la carga del nuevo presupuesto aprobado durante el ejercicio y proporcionará la

sustitución de los documentos contables generados con cargo al presupuesto prorrogado desde el 1 de

enero hasta la fecha de aprobación del nuevo presupuesto, por nuevos documentos contables en base a

normas de recodificación. Controlará los gastos sin crédito suficiente y propondrá las modificaciones

presupuestarias requeridas para su contabilización.

8.3.3. Reorganizaciones administrativas.

El sistema permitirá la modificación de estructuras presupuestarias a lo largo del ejercicio y la imputación

de los gastos e ingresos a las nuevas estructuras aprobadas, anulando los documentos de ejecución

presupuestaria hasta la fase “O” y trasladando los saldos pendientes de ejecución a estas nuevas

estructuras.


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8.3.4. Mantenimiento y gestión de terceros.

Existirá una única base de terceros para todo el Sistema de Información y Gestión Económica para la

Administración de la CAE.

Excepcionalmente para procesos masivos (nómina, becas educativas y convocatorias subvencionales con

un número muy elevado de beneficiarios) existirán otras bases de terceros que podrán ser incorporadas al

nuevo sistema de cara a consultas y obtención de información.

La gestión de terceros contemplará, como mínimo, las siguientes funcionalidades:

Alta y modificaciones de terceros.

El sistema permitirá el alta tanto manual como telemática de terceros, así como altas masivas de terceros.

Estará por lo tanto conectado con el Registro telemático de terceros, dando de alta los terceros en tiempo

real.

Bloqueo de terceros y compensación de deudas.

El sistema bloqueará los pagos a terceros con deudas con la Administración proponiendo la

compensación y su contabilización, para ello se comunicará en tiempo real con SIPCA a los efectos de

obtener los importes y las partidas de ingresos a compensar.

Bloqueará los pagos a terceros con deudas con otras Administraciones y permitirá su pago a otro tercero.

Terceros no operativos, terceros en concurso de acreedores, terceros ficticios.

El sistema permitirá marcar de forma automática como no operativos terceros sin operaciones en un

determinado periodo.

Permitirá marcar los terceros en concurso de acreedores de forma que el gestor esté informado de esta

circunstancia en el momento de la tramitación de sus expedientes.

Se utilizarán los terceros ficticios para pagos masivos, cuyos perceptores reales se encuentren en otras

aplicaciones, por ejemplo las nóminas del personal.


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Cesión de créditos: endosos y tomas de razón.

El sistema gestionará la cesión de créditos y las tomas de razón de dichas cesiones.

8.3.5. Contabilidad presupuestaria.

El sistema permitirá gestionar la ejecución de los presupuestos de gastos y de ingresos de la

Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y de sus Organismos Autónomos,

aprobados por el Parlamento Vasco, y su integración automática y en tiempo real con la contabilidad

financiera. Dará cobertura a todas las obligaciones legales de la Oficina de Control Económico en este

ámbito.

Para la tramitación de los documentos presupuestarios y contables el sistema incorporará una

herramienta tipo “work-flow”, que permita introducir los documentos por el órgano gestor correspondiente

y definir diferentes circuitos de tramitación pasando por distintos órganos competentes hasta su

contabilización, en función del tipo de documento y de las diferentes características que se definan: tipo

de expediente, importe….. Los distintos órganos competentes pueden ser: órgano gestor, Dirección de

Servicios, Intervención, Finanzas, Presupuestos, Contabilidad, entre otros.

Los documentos contables tendrán como mínimo tres estados: introducido, tramitado ante la Oficina de

Control Económico y contabilizado.

Desde el estado introducido, el sistema controlará la existencia de crédito por niveles de vinculación, así

como la existencia de saldo en la referencia.

Todas las consultas de ejecución presupuestaria se realizarán teniendo en cuenta estos tres estados.

El sistema permitirá, en determinados casos, la tramitación de documentos sin estar contabilizada la fase

anterior: por ejemplo “T” y “A”; “A/”, “T” y “A”, entre otros.

El sistema generará un número de apunte presupuestario correlativo por ejercicio y entidad.

El sistema permitirá la tramitación electrónica y fiscalización electrónica de los expedientes de gastos y de

ingresos, para lo cual:


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Generará, en determinados casos, las resoluciones o documentos necesarios para su

aprobación y posterior contabilización que llevarán incorporada la firma electrónica de los

diferentes órganos competentes para su tramitación y aprobación.

Permitirá la incorporación de documentos electrónicos con su correspondiente firma

electrónica.

Permitirá la tramitación y fiscalización con firma electrónica de los expedientes.

8.3.5.1. Modificaciones presupuestarias y retenciones de créditos.

El sistema permitirá la tramitación de las modificaciones presupuestarias existentes en la normativa

vigente, generará las resoluciones o documentos necesarios para su aprobación y posterior

contabilización, y llevará incorporada la firma electrónica de los diferentes órganos competentes para su

tramitación y aprobación. Los expedientes completos con sus firmas incorporadas quedarán archivados

en el sistema y podrán ser consultados en cualquier momento.

Se podrán elaborar los siguientes documentos para la tramitación de las modificaciones presupuestarias,

los cuales dispondrán de una referencia común para el conjunto de documentos relacionados:

Modificaciones presupuestarias que no modifican el importe total del presupuesto,

transferencias de crédito “T” y sus anulaciones “T/”: se trata de traspasos de créditos, tanto de

pago como de compromiso, entre distintas bolsas de vinculación. Se permitirán las

redistribuciones de crédito dentro del mismo nivel de vinculación.

Modificaciones presupuestarias que modifican el importe total del presupuesto:

incorporaciones, habilitaciones, créditos adicionales,… “I” y sus anulaciones “I/”. Se trata de

aumentos y disminuciones del presupuesto, tanto de créditos de pago como de compromiso.

Se contemplarán todas las clases de modificaciones presupuestarias permitidas por la

normativa vigente.

Retenciones de crédito y sus anulaciones “RC”, “RC/”. Las retenciones de crédito no será una

fase presupuestaria previa a la fase A, sino una opción de bloqueo de créditos para la gestión

del crédito.

Estas retenciones de crédito se podrán utilizar tanto para la reserva de crédito como para su

bloqueo.

Los documentos presupuestarios se definirán siguiendo las instrucciones de la Oficina de Control

Económico y de la Dirección de Presupuestos.


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8.3.5.2. Ejecución del presupuesto de gastos.

Ejercicio corriente.

El sistema permitirá la elaboración de los siguientes documentos contables que contemplen las diferentes

fases presupuestarias, los cuales dispondrán de una referencia común para el conjunto de documentos

relacionados:

o Autorizaciones y sus anulaciones “A”, “A/”.

o Disposiciones y sus anulaciones “D”, “D/”.

o Reconocimiento de obligaciones y sus anulaciones “O”, “O/”.

o Pagos y sus anulaciones “P”, “P/”.

o Fases simultáneas y sus anulaciones “AD”,”AD/”, “DO”, “DO/”, “ADO”, “ADO/”.

o Modificación del vencimiento, “MV”.

En la fase “O” se distinguirán los documentos que pasan a Tesorería para su pago, de los que no se

deban pagar aún, “O vencimiento”.

Todos los documentos permitirán anexos de aplicaciones presupuestarias, de gastos plurianuales, de

terceros.

Se distinguirán distintos tipos de documentos en función del tipo de expediente de que se trate: gastos de

personal, subvenciones, contratos, otros. También se podrán diferenciar por importe.

Se distinguirán distintos tipos de documentos en función de su fiscalización: exento de fiscalización,

fiscalización previa, fiscalización por muestro, etc.

Se incorporará la firma electrónica en la fase de fiscalización.

Desde el momento de la introducción de documentos por el órgano gestor, el sistema generará

documentos derivados en determinadas circunstancias: retenciones de IRPF y otros impuestos, IVA

soportado deducible, cancelación de pagos pendientes de aplicación y otros que se determinen.

El sistema permitirá la contabilización directa por el Servicio de Contabilidad y la existencia de

contabilizaciones automáticas sin pasar por los circuitos definidos.

Existirá un proceso automatizado para la contabilización de la nómina, pudiendo en estos procesos

marcar la fecha contable que se desee.


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Los documentos contables se definirán siguiendo las instrucciones de la Oficina de Control Económico.

Ejercicios anteriores (Residuos).

El sistema gestionará el pago y/o anulación de obligaciones pendientes de pago de ejercicios anteriores,

manteniendo toda la información de las mismas: estructura presupuestaria, año de origen de la obligación.

Permitirá tanto pagos como anulaciones parciales. Permitirá definir distintos tipos de anulaciones: por

error, por prescripción, etc.

Se podrán anular obligaciones con cargo a dos ejercicios mientras se encuentren abiertos.

Los documentos contables (OR, OR/, MV) se definirán siguiendo las instrucciones de la Oficina de Control

Económico.

8.3.5.3. Tramitación anticipada del gasto.

El sistema permitirá la tramitación anticipada de expedientes de gastos en las fases de autorización del

gasto “A” y disposición “D”.

Para la tramitación anticipada de expedientes de gasto se cargará el presupuesto de gastos del año

siguiente en base al presupuesto del ejercicio en vigor, y se sustituirá por el proyecto de presupuestos una

vez aprobado. Se cargarán únicamente los capítulos susceptibles de tramitación anticipada.

Con la entrada en vigor del nuevo presupuesto se contabilizarán automáticamente los documentos

contables fiscalizados.

8.3.5.4. Gastos plurianuales.

El sistema controlará los gastos plurianuales dando información histórica por años de su ejecución. Los

documentos contables en las fases “A” y “D” permitirán la cumplimentación de importes para ejercicios

futuros. Se controlará la existencia de crédito en ejercicios futuros.

Al inicio del ejercicio se contabilizarán automáticamente todos los compromisos de gasto adquiridos en el

ejercicio anterior.

El sistema distinguirá los gastos plurianuales comprometidos en el ejercicio en vigor de los comprometidos

en ejercicios anteriores, distinguiendo el año de compromiso de los mismos.


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8.3.5.5. Fondos anticipados.

El sistema permitirá la gestión de los fondos anticipados regulados por el Decreto 211/1997, de 30 de

septiembre de la Tesorería General del País Vasco. Para la gestión de cada fondo anticipado existe

actualmente una cuenta bancaria delegada dotada de un fondo fijo, que se va reponiendo, en la medida

que sea necesario.

El gasto se imputará al presupuesto de forma simultánea a su realización, con el fin de que la ejecución

del presupuesto refleje fielmente el gasto ejecutado.

El sistema permitirá la gestión de los fondos anticipados eliminando las cuentas bancarias delegadas.

8.3.5.6. Ejecución del presupuesto de ingresos.

Ejercicio corriente

El sistema permitirá la elaboración de los siguientes documentos contables que contemplen las diferentes

fases presupuestarias, los cuales dispondrán de una referencia común para el conjunto de documentos

relacionados:

Reconocimiento de derechos “R” y sus anulaciones “R/”.

Cobros y sus anulaciones “MI”, “MI/”.

Fases simultáneas y sus anulaciones “RI”,”RI/”.

Los documentos que correspondan a reintegros de subvenciones llevarán el código de subvención y la

información necesaria para alimentar la base de datos de subvenciones.

Se codificarán diferentes tipos de anulación de derechos: error, anulación de liquidación, insolvencias,

prescripción, cobro en especie, fallecimiento del deudor, etc…

El sistema contable identificará los ingresos en función de su periodo de recaudación, voluntario y

ejecutivo.

Desde el momento de la introducción de documentos por el órgano gestor, el sistema generará

documentos derivados en determinadas circunstancias: IVA repercutido, cancelación de ingresos

pendientes de aplicación y otros que se determinen.


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El sistema permitirá la contabilización directa por el Servicio de Contabilidad y la existencia de

contabilizaciones automáticas sin pasar por los circuitos definidos.

Existirá un proceso automatizado para la contabilización de los ingresos gestionados desde SIPCA,

pudiendo en estos procesos marcar la fecha contable que se desee.


Ejercicios anteriores (Residuos).

El sistema gestionará el cobro y/o anulación de derechos pendientes de cobro de ejercicios anteriores,

manteniendo toda la información de los mismos: estructura presupuestaria, año de origen del derecho

reconocido. Permitirá tanto cobros como anulaciones parciales. Permitirá definir distintos tipos de

anulaciones: error, anulación de liquidación, insolvencias, prescripción, cobro en especie, fallecimiento del

deudor, etc.

Se podrán anular derechos con cargo a dos ejercicios mientras se encuentren abiertos.

Los documentos contables (RR, RR/) se definirán siguiendo las instrucciones de la Oficina de Control

Económico.

8.3.5.7. Integración con SIPCA.

Existirá una integración total con el Sistema de Pagos y Cobros de la Administración, SIPCA, permitiendo

la contabilización automática de ingresos procedentes de SIPCA así como la devolución a SIPCA de la

información de dichas contabilizaciones.

SIPCA gestiona los ingresos en periodo voluntario, la recaudación en periodo ejecutivo y las devoluciones

de ingresos. En numerosos puntos de estos procedimientos SIPCA debe integrarse con el sistema

contable para consultar datos: existencia de terceros, existencia de aplicaciones presupuestarias,

existencia de saldos, etc…

Existirá un proceso específico para la fiscalización de devoluciones de ingresos eliminando la actual

tramitación en papel.

El sistema facilitará información consolidada a nivel de tercero de los ingresos gestionados desde SIPCA

y los contabilizados directamente en el sistema contable.


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Se generarán automáticamente certificados de deudas por tercero incorporando la firma electrónica a los

mismos.

Se podrá realizar consultas accediendo desde el nuevo sistema al detalle de ingresos registrados en

SIPCA.

8.3.6. Registro contable de facturas.

Totalmente integrado con el sistema contable existirá un registro contable de facturas, para la

Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y sus Organismos Autónomos, donde se

registren de forma automatizada todas las facturas electrónicas recibidas a través del Servicio de

facturación electrónica del Gobierno Vasco y las recibidas en papel a través del registro administrativo.

Desde este Registro se podrán consultar todos los datos de las facturas y visualizar las mismas en

formato PDF y sus adjuntos.

El registro contable de facturas estará integrado con el registro administrativo para la captura

automatizada de las facturas recibidas en papel.

El registro contable de facturas estará integrado con el Servicio de facturación electrónica del Gobierno

Vasco para la identificación de los distintos estados de las facturas: aceptada, rechazada, anulada,

contabilizada y pagada.

Los gestores aprobarán las facturas mediante firma electrónica en el registro contable de facturas. El

circuito de documentos contables estará integrado con el registro contable de facturas a fin de facilitar la

tramitación al gestor para su fiscalización y pago.

El registro contable de facturas dispondrá de toda la información necesaria para calcular el periodo medio

de pago en los términos exigidos por el Real Decreto 635/2014 de 25 de julio y generará todos los

informes exigidos por dicha normativa.

En términos generales, el registro contable de facturas cumplirá todos los requisitos exigidos por la Ley

25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de

facturas en el Sector Público, de la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regula los

requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas, y resto de normas relacionadas.


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8.3.7. Base de datos de subvenciones.

Todas las subvenciones concedidas por la Administración General y sus Organismos Autónomos y resto

de entidades del Sector Público de la CAE, se integrarán en una base de datos de subvenciones

gestionada en el Sistema de gestión económico- financiero.

La base de datos de subvenciones recogerá información de todas las subvenciones concedidas,

convocatorias, subvenciones nominativas y directas, y además de la información contable incluirá la

siguiente información:

Código de subvención.

Tipo de Subvención: por convocatoria pública, nominativa o directa.

Órgano gestor.

Título.

Objetivo o finalidad.

Norma reguladora.

Convocatoria.

Minimis: de acuerdo con los reglamentos comunitarios aplicables.

Convenio.

Actividad económica.

Objeto financiero de la subvención: Inversiones, bonificación de tipo de interés, cobertura de

costes o del déficit, ayudas familiares, indemnizaciones y similares.

Tipo de ayuda: Calificación de la ayuda entre las que no requieren autorización por la Comisión

Europea y las que requieren autorización por la Comisión Europea.

Cuadro de financiación: Se indican los importes según sus fuentes de financiación,

financiación propia, estatal, de DDFF y entidades locales, FEDER, FEADER, FEAGA, FEP,

Fondo Cohesión y otros UE.

Fecha de concesión.

Tercero beneficiario.

Indicador de datos no publicables según LOPD.

Importe concedido.

Importe pagado.

Reintegros.

Sanciones y


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Resultados alcanzados y utilidad e impacto social.

Se controlarán los pagos de subvenciones efectuados pendientes de justificación.

Podrán existir varias resoluciones y fechas de concesión e importes para un mismo tercero y una misma

convocatoria.

Se introducirá esta información en la tramitación de los documentos contables correspondientes a los

capítulos 4, 7 y 8 de subvenciones.

Desde el módulo de base de datos de subvenciones se podrá acceder a la tramitación de documentos

contables de subvenciones.

Se elaborará la información necesaria a publicar en la página web de Euskadi.eus en cumplimiento de la

Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de trasparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

Se elaborará la información necesaria para el envío de datos a la Base Nacional de Subvenciones

gestionada por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

Se elaborará la información necesaria para publicar en Euskadi.eus, de la Evaluación de los programas

subvencionales de la CAE.

8.3.8. Tramitación contable de expedientes de contratación.

El sistema contemplará la integración con las aplicaciones de expedientes de contratación.

8.3.9. Contabilidad no presupuestaria.

El sistema permitirá la elaboración de los siguientes documentos contables que contemplen cobros y

pagos no presupuestarios y movimientos de tesorería, los cuales dispondrán de una referencia común

para el conjunto de documentos relacionados:

Ordenación de pagos no presupuestarios y sus anulaciones “EO”, “EO/”.

Pagos no presupuestarios y sus anulaciones “EP”, “EP/”.

Cobros no presupuestarios y sus anulaciones “EI”, “EI/”.

Traspasos y sus anulaciones “ET”, “ET/”.


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Se distinguirán distintos tipos de documentos en función de su fiscalización: exento de fiscalización,

fiscalización previa, etc.

Se podrán identificar partidas individuales mediante el uso de un referencial identificativo de las mismas.

Se incorporará la firma electrónica en la fase de fiscalización.

El sistema permitirá la contabilización directa por el Servicio de Contabilidad y por el Servicio de Tesorería

para determinados documentos y cuentas, y la existencia de contabilizaciones automáticas sin pasar por

los circuitos definidos.

Existirá un proceso automatizado para la contabilización de las fianzas y depósitos gestionados por

Tesorería.


8.3.10. Módulo de fiscalización.

El sistema incluirá un módulo de fiscalización que será utilizado por los interventores para facilitar las

labores de fiscalización.

En dicho módulo los interventores dejarán constancia de los puntos revisados en base a plantillas

previamente definidas, pero modificables, en función del tipo de expediente, fase presupuestaria, tipo de

documento, etc.

8.3.11. Consultas e informes.

El sistema permitirá realizar consultas en tiempo real por todos los campos contemplados en los

documentos contables, entre otros: aplicación presupuestaria, referencia, tercero, nº de documento,

cuenta no presupuestaria, código de subvención, número de registro contable de facturas, etc. con

herramientas de filtros y búsquedas.

El sistema permitirá obtener en tiempo real informes de modificaciones presupuestarias y de ejecución

presupuestaria, con todas las fases de ejecución, pudiendo filtrar la información por cualquier campo de

la aplicación presupuestaria, en sus distintas fases de tramitación contable: con todos los documentos

introducidos en el sistema, con todos los documentos tramitados por el gestor para su fiscalización y sólo

con los documentos contabilizados (introducido, tramitado y contabilizado).


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El sistema generará toda la información necesaria de los modelos mensuales, trimestrales y anuales a

presentar en las Haciendas Forales de acuerdo con la normativa vigente (retenciones IRPF, IVA, modelo

347,…)

El sistema extraerá los datos necesarios para la aplicación de Fondos Europeos Feder gestionada por el

Departamento de Hacienda y Finanzas.

Todos los informes se podrán exportar a herramientas ofimáticas: Excel y Word.

Se podrán obtener consultas e informes simultáneos de todas las entidades o de algunas de ellas.

Todas las consultas e informes se podrán pasar a Excel.

8.3.12. Archivo electrónico de los expedientes contables.

Toda la documentación definida como soporte a la fiscalización y contabilidad, se albergará bajo unos

criterios de expurgo, custodia, acceso, etc. que sean únicamente responsabilidad de la Oficina de Control

Económico.

8.3.13. Contabilidad financiera.

El sistema será la herramienta para gestionar la contabilidad financiera de la Administración General de la

CAE y de sus Organismos Autónomos. Deberá adaptarse al Plan de Contabilidad Pública de la

Comunidad Autónoma de Euskadi aprobado por Orden de 25 de junio de 2012 del Consejero de

Economía y Hacienda.

Generará en tiempo real los documentos de contabilidad financiera a partir de los documentos de

contabilidad presupuestaria. Permitirá la contabilización de asientos directos de contabilidad financiera,

contabilizará de forma automática las amortizaciones de inmovilizado.

Elaborará los siguientes informes que conforman las cuentas anuales de cada entidad:

Balance.

Cuenta de resultado económico-patrimonial.

Estado de flujos de efectivo.

Estado de cambios en el patrimonio neto.


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Cuadre entre el resultado presupuestario y el económico- financiero.

Notas de la memoria.

Cuadre de subvenciones.

Estos informes se obtendrán mensualmente.

Se garantizará el mantenimiento de los actuales informes y queries elaborados específicamente para la

Oficina de Control Económico.

Dispondrá de un módulo de activos fijos que dará información del detalle de cada inmovilizado, material,

inmaterial y financiero, y será el soporte de cada una de la cuentas contables del inmovilizado material,

inmaterial y financiero. Estará integrado con el módulo de gestión de inmuebles competencia de la

Dirección de Patrimonio y Contratación.

El nuevo sistema garantizará el mantenimiento de todas las funcionalidades actualmente existentes

definidas por la Oficina de Control Económico y la Dirección de Patrimonio y Contratación.

8.4. Tesorería.

El módulo de Tesorería garantizará las siguientes funcionalidades:

Gestión de entidades financieras.

o Registro de cuentas.

o Apertura.

o Modificación.

o Gestión de Firmas.

o Cancelación.

o Mantenimiento de “Registro de cuentas”.

o Conexión Electrónica con Bancos.

o Saldos de las cuentas: periodo, diario, mensual, anual,…

o Saldos medios: mensual, anual, periodo,…

o Conciliaciones bancarias.

o Cálculo de intereses.

Planificación financiera.


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o Elaboración y seguimiento del Presupuesto de Tesorería.

Ordenación de pagos.

o La gestión de pagos estará integrada con la gestión presupuestaria, no existiendo

la fase K.

o Asignación, Propuesta, modificación Propuesta bancaria,…

o Modificación de la fecha de pago en Tesorería.

o Asignación / desasignación de la propuesta por distintos criterios de selección.

Gestión de depósitos y garantías recibidos.

Cashpooling.

Informes de Tesorería.

o Informe Propuesta de pagos.

o Relación saldos cuentas.

o Relación transferencias.

o Relación bancos matriz.

o Pagos bloqueados terceros.

o Relación cuentas financieras.

o Relación transferencias europeas.

o Pago a terceros no residentes.

Notificaciones de pagos a terceros.

El sistema generará las notificaciones de pagos a terceros por diferentes vías: correo ordinario, correo

electrónico, móvil, o mediante consultas accediendo a la web del Gobierno Vasco.

8.5. Gestión de bienes inmuebles.

Este módulo gestionará los bienes y derechos que integran el Patrimonio de Euskadi, de acuerdo con la

Ley de Patrimonio de Euskadi, competencia de la Dirección de Patrimonio y Contratación y será el

instrumento para la elaboración, control y seguimiento del Inventario General de Bienes y Derechos del

Patrimonio de Euskadi.

Asimismo gestionará los bienes y derechos gestionados desde el área de Vivienda.


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Existirá una integración total entre este módulo y la contabilidad de la Administración General y sus

Organismos Autónomos.

8.6. Módulo de información económico-financiera de las entidades públicas y participadas del

Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

El sistema dispondrá de un módulo para la obtención y tratamiento de datos económico-financieros de

todas las entidades que conforman el Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, definido por

el artículo 7 del Texto Refundido de la Ley de Principios Ordenadores de la Hacienda General del País

Vasco, y sus entidades participadas, así como todas las entidades que conforman el Sector

Administraciones Públicas de la CAE según los criterios del SEC (Sistema Europeo de Cuentas), que

permitan el cálculo de la capacidad/necesidad de financiación en términos SEC, el cumplimiento de

obligaciones de información al Parlamento Vasco y al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas,

la obtención de las cuentas económicas (Contabilidad nacional) del Sector Administraciones Públicas de

la Comunidad Autónoma de Euskadi, y la consolidación presupuestaria y financiera.

El sistema dispondrá de las siguientes funcionalidades:

8.6.1. Obtención de datos económicos (presupuesto, real y previsión), de todas las entidades.

El modo de obtención y la definición de los datos económicos se determinarán en función del tipo de

entidad.

En el caso de la Administración General de la CAE y sus Organismos Autónomos la captura de datos,

presupuesto y real, será automática desde el sistema contable. Los datos de previsión se introducirán por

los gestores en este módulo.

Para el resto de entidades los datos se podrán introducir manualmente o mediante procesos

automatizados por cada una de las entidades obligadas a ello.

8.6.2. Conversión de los datos económicos obtenidos a contabilidad presupuestaria, financiera y

nacional.


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El módulo dispondrá de las tablas de conversión necesarias para poder obtener los datos en términos de

contabilidad presupuestaria, contabilidad financiera y contabilidad nacional. Para ello se tendrá en cuenta,

el plan de cuentas presupuestario, el Plan de Contabilidad Pública de la Comunidad Autónoma de

Euskadi, el Plan General de Contabilidad y sus posibles adaptaciones sectoriales, y el Sistema Europeo

de Cuentas.

8.6.3. Obtención y envío de información al Parlamento Vasco

El sistema generará los informes requeridos en cumplimiento de la normativa vigente:

Información mensual al Parlamento Vasco según Ley de régimen presupuestario de Euskadi

(libro rojo).

Información trimestral al Parlamento Vasco según Ley de Régimen Presupuestario de Euskadi

(libro azul).

Información trimestral de todas las entidades que forman parte del Sector Público de la CAE,

según Ley por la que se aprueban los Presupuestos Generales de la CAE para cada ejercicio.

8.6.4. Obtención y envío de formularios al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

El sistema generará los formularios requeridos por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas,

en aplicación de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de estabilidad presupuestaria y sostenibilidad

financiera: mensual, anual estimado y anual real (modelos CIMCA).

8.6.5. Cálculo mensual de la necesidad/ capacidad de financiación del sector Administraciones

Públicas en términos SEC.

El sistema calculará mensualmente la capacidad/necesidad de financiación en términos SEC,

consolidando los datos económicos de todas las entidades que forman parte del sector Administraciones

Públicas, eliminando los ajustes de consolidación, incorporando los ajustes que pueda calcular

automáticamente el sistema y permitiendo la introducción de ajustes manuales.

8.6.6. Previsión anual de la necesidad/ capacidad de financiación del sector Administraciones Públicas

en términos SEC.


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El sistema calculará mensualmente la previsión anual de la capacidad/necesidad de financiación en

términos SEC, consolidado los datos económicos de todas las entidades que forman parte del sector

Administraciones Públicas, eliminando los ajustes de consolidación, incorporando los ajustes que pueda

calcular el sistema y permitiendo la introducción de ajustes manuales.

8.6.7. Obtención anual de la regla de gasto.

El sistema obtendrá anualmente la información necesaria para verificar el cumplimiento de la regla de

gasto en aplicación de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de estabilidad presupuestaria y

sostenibilidad financiera.

8.6.8. Obtención de las cuentas económicas del Sector Administraciones Públicas de la Comunidad

Autónoma de Euskadi.

El sistema obtendrá las cuentas económicas del Sector Administraciones Públicas de la Comunidad

Autónoma de Euskadi siguiendo el Sistema Europeo de Cuentas.

8.6.9. Consolidación financiera y presupuestaria.

El sistema facilitará la consolidación en términos de contabilidad financiera de todas las entidades que

conforman el Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

El sistema calculará la consolidación en términos de contabilidad presupuestaria de las entidades del

Sector Público de la CAE que se determinen, eliminando los ajustes de consolidación.

8.6.10. Otros informes.

El sistema generará, entre otros, los siguientes informes:

Periodo medio de pago de todas las entidades que forman parte del Sector Público de la CAE

y del Sector Administraciones Públicas de la Comunidad Autónoma de Euskadi en términos

SEC (modelos CIMCA).

Inventario de las entidades del Sector Público de la CAE y sus participadas, para colgar en

euskadi.eus.

Cartera de activos financieros, al cierre de cada ejercicio, de las entidades del Sector

Administraciones Públicas de la CAE en términos SEC, de acuerdo con la Resolución de 9 de


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septiembre de 2015 de la Secretaría General de Coordinación Autonómica y Local por la que

se define el principio de prudencia financiera.

8.7. Sistema de información y Cuadros de mando.

El sistema proporcionará de forma automatizada y en tiempo real toda la información requerida por la

normativa legal vigente.

Además de los informes de ejecución presupuestaria de la Administración General de la Comunidad

Autónoma de Euskadi y de sus Organismos Autónomos, y de los indicados en los apartados anteriores, se

obtendrán automáticamente los siguientes informes:

Ejecución presupuestaria mensual de la Administración General de la CAE y sus Organismos

Autónomos para su publicación en Euskadi.eus.

Ejecución presupuestaria trimestral de las entidades que componen el Sector Público de la

CAE para su publicación en Euskadi.eus.

Ejecución presupuestaria trimestral a publicar en el BOPV.

Informes mensuales de ejecución presupuestaria de la Administración General de la CAE y sus

Organismos Autónomos publicados en JAKINA, intranet del Gobierno Vasco.

Subvenciones concedidas por beneficiario para su publicación en Euskadi.eus.

Informe mensual y anual de gestión de la Administración General de la CAE y sus Organismos

Autónomos.

Informes de ingresos de la Administración General y sus Organismos Autónomos.

Implantación de un sistema de información al Parlamento Vasco para consulta de los grupos

parlamentarios.

8.8. Edición de la Cuenta General.

El sistema generará de forma automática y en formato publicable, web, papel, las cuentas anuales y

liquidación de los Presupuestos del Sector Público de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

8.9. Integración con otros sistemas.

El sistema estará integrado o interconectado con:


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EIZU para la fiscalización y contabilización de los gastos de personal y préstamos al

personal.

SIPCA para la contabilización de los ingresos en periodo voluntario y vía de apremio: se

desarrollarán servicios web para la consulta directa desde el sistema contable a SIPCA, y

viceversa.

Plataforma de factura electrónica para la captura de facturas electrónicas y su anotación en el

registro contable de facturas.

Registro administrativo para la captura de facturas recibidas en papel y su anotación en el

registro contable de facturas.

Registro telemático de terceros para el alta de terceros en el Registro de terceros.

Aplicación de fianzas y depósitos gestionada por el Servicio de Tesorería para su

contabilización.

DOKUSI para el archivo electrónico de la documentación contable.

TRAMITAGUNE para la consulta y obtención de datos del expediente electrónico.

Gestor de expedientes de contratación.

Debe permitir la carga automática de documentos contables desde diversas aplicaciones

departamentales (gestión de subvenciones y otras), de fondos anticipados, así como el envío

de información a las mismas.

8.10. Autorizaciones y usuarios.

El nuevo aplicativo dispondrá de un sistema flexible y a la vez seguro de autorizaciones para los distintos

usuarios.

Se podrán definir autorizaciones por las diferentes estructuras existentes pudiendo realizar combinaciones

de las mismas.

Se podrán definir distintos perfiles de usuarios en función de las diferentes funcionalidades a realizar por

los mismos.

Se podrán definir distintos menús de acceso para diferentes perfiles de usuarios.


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8.11. Migración de la información histórica.

Se propondrá e implantará una solución para la incorporación al nuevo Sistema de Gestión Económico-

Financiera del Gobierno Vasco de los datos históricos contenidos en el actual sistema contable para su

consulta y explotación.


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9. GESTIÓN DEL CAMBIO: PLAN DE COMUNICACIÓN Y FORMACIÓN

El adjudicatario del presente pliego, deberá proponer un plan en cuanto a la gestión del cambio como de

formación, acorde con la envergadura del proyecto.

La formación será a tres niveles: formación a usuarios clave, formación a formadores y formación de

cursos “bajo demanda”, es decir, creación de manuales, tutorías en la propia máquina, vídeos o cursos

on-line para que en cualquier momento, cualquier usuario pueda entender cualquier funcionalidad del

sistema.

Se deberá aportar la planificación de cada formación en cada fase del proyecto.

En cuanto a la gestión del cambio, se deberá proponer un plan con las acciones y entregables

correspondientes desde la fase inicial del proyecto hasta su finalización, incluyendo éste la puesta en

producción de la herramienta.


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10. SOPORTE A USUARIOS Y GESTIÓN DE INCIDENCIAS A PARTIR DEL ARRANQUE

Se propondrá un plan de arranque aportando organigrama y modo de gestión de las incidencias que

aparezcan en los 6 primeros meses tras la puesta en producción.

Se deberá establecer una categorización de las incidencias surgidas, y un tiempo de respuesta máximo

para cada una de esas categorías, así como el número de personas dedicadas a dicha resolución, y el

modo de operación entre EJ-GV-EJIE y el adjudicatario.

Se establecerá un comité de seguimiento de las incidencias con periodicidad semanal durante los tres

primeros meses, y a concretar a partir de esa fecha, donde se revisarán las incidencias surgidas así como

su resolución, y las acciones pertinentes que de ellas deriven.


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11. ÁMBITO DEL PROYECTO

El presente pliego tiene como objeto la implantación de un sistema integral para la gestión del ámbito

económico-financiero, aunque claramente se distinguen 2 proyectos:

Elaboración, edición y publicación del presupuesto.

Ejecución del presupuesto aprobado y resto de funcionalidades asociadas.

Para ello, y aunque la valoración de las ofertas se realizará con carácter global, el licitante detallará cada

proyecto por separado, es decir, aportará toda la información solicitada en cada apartado por cada uno de

los dos proyectos arriba descritos.


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12. METODOLOGÍA APLICABLE

12.1. Metodología.

El licitador deberá proponer de manera clara la metodología a seguir tanto a nivel global del proyecto,

como para cada una de las fases de cada proyecto.

Dicha propuesta deberá estar basada en su experiencia en la implantación de los sistemas de gestión

económica, e incluirá una planificación que corresponderá a la estructura de tareas especificadas, y una

descripción detallada de la forma de desempeñar los trabajos asociados al cumplimiento de los requisitos

establecidos.

12.2. Aseguramiento de la calidad.

EJIE contempla la calidad en distintos ámbitos de aplicación, tanto calidad en los procesos como calidad

en los productos.

Para asegurar la calidad en el proceso de gestión, durante le ejecución del mismo el licitador deberá

contemplar y proveer mecanismos para garantizar la calidad del proyecto, cumpliendo los requisitos

fijados en el presente pliego. En este sentido deberá elaborar una propuesta con una descripción

detallada de la forma de aseguramiento de la calidad asociado al cumplimiento de los requisitos descritos.

12.3. Entregables.

Con independencia de lo propuesto a nivel metodológico, a continuación se añaden tareas y entregables

mínimos a realizar/suministrar por el adjudicatario:

Arquitectura tecnológica para la solución ofertada.

Análisis funcional para cada uno de los proyectos identificados.

Diseño técnico detallado para cada uno de los proyectos identificados.

Documento de pruebas unitarias y de pruebas de integración de los sistemas.

Documento de implantación para la puesta en marcha del sistema.

Manual de parametrización de los sistemas.


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Manuales de usuario.

Manuales de implantación.

Documentos de pruebas.

Documentación soporte: Cada documento se suministrará en formato electrónico original (Microsoft Office,

Open Office,…, etc.), no admitiéndose por lo tanto formatos tales como PDF u otros protegidos y/o no

manipulables, así mismos estos materiales deberán estar en ambos idiomas: euskera y castellano.

Informes periódicos del avance del proyecto: una vez establecidos los diferentes comités de

seguimiento del proyecto, se establecerá la periodicidad de los informes de avance del proyecto, no

siendo en cualquiera de las fases del proyecto superior a 2 semanas.

Además de lo descrito y requerido, el licitador puede proponer cualquier otro conjunto de entregables

referidos a la metodología que proponga aplicar para el desarrollo del proyecto.

Todos los entregables deberán proporcionarse utilizando las herramientas homologadas en EJIE para el

ciclo de vida de las aplicaciones, o en su caso proporcionando formatos compatibles.


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13. CONFIGURACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO

13.1. Organización del Equipo de Trabajo.

El licitador deberá describir:

La organización (perfiles) del equipo asignado a la realización de las actividades de las

distintas fases de los proyectos descritos en el presente pliego.

Las funciones de los mismos dentro de cada fase de los proyectos descritos.

13.1.1. Asignación de recursos.

El licitador deberá incluir en su Documento de Propuesta Técnica un desglose de horas y % de dedicación

total por cada perfil y fase del proyecto.

A título meramente informativo, se aportará la siguiente tabla por cada proyecto:

Perfil Horas/Perfil Fase del

proyecto

%

Dedicación/Fase

TOTAL / fase


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Fase Horas por Fase

TOTAL HORAS PROYECTO

El equipo global de ambos proyectos propuesto se compondrá como mínimo de los siguientes perfiles:

Responsable / Jefe de proyecto global.

Consultores del área económica-presupuestaria.

Analistas programadores del entorno ofertado.

Programadores del entorno ofertado.

El licitador podrá añadir todos aquellos perfiles que considere necesarios para la exitosa consecución de los objetivos del proyecto.

(*) Este desglose de horas se considerará como orientativo y será tenido en consideración en el momento de valorar el grado de aproximación a la planificación del proyecto según la estimación del licitador, permitiendo, de esta forma, valorar la idoneidad del dimensionamiento del equipo de trabajo propuesto y su adecuación a la consecución de los requisitos. No obstante este desglose de horas no se considera vinculante.

13.1.2. Equipo de Trabajo.

El equipo de trabajo propuesto estará formado por personal técnico con categoría profesional y nivel de

especialización adecuados a las necesidades planteadas en el presente pliego, de acuerdo con las

actividades que se vayan a desarrollar.

El licitador debe comprometerse, en caso de ser adjudicatario, a mantener el equipo, según lo establecido

en el Documento de Propuesta Técnica, y durante el plazo de prestación del servicio.

Los recursos asignados a la ejecución del contrato deberán estar asignados desde el inicio del mismo. En

el caso de modificación o sustitución de recursos, deberá comunicarlo previamente a EJIE, con la

antelación mínima necesaria en función de la criticidad del servicio, y en cualquier caso no mayor 15 días

naturales, y EJIE aprobará o rechazará dicha modificación o sustitución. En todo caso el sustituto o

sustitutos tendrán un perfil igual o superior al ofertado, o recurso a sustituir.


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EJIE podrá solicitar el cambio de los recursos asignado a los servicios, por inadecuación de los recursos o

por incumplir los requisitos tanto de solvencia como técnicos exigidos, o haber declarado el contratista

unas circunstancias que no son veraces, en cuyo caso podrá conllevar la rescisión del contrato y

adjudicación al licitador siguiente en las calificaciones.

13.1.3. Constitución inicial del equipo de trabajo.

El equipo técnico a incorporar tras la formalización del contrato para la ejecución de los trabajos deberá

estar formado por componentes y perfiles relacionados en la oferta adjudicataria y consecuentemente

valorados.

Si tras la adjudicación se observara que el equipo de proyecto no se corresponde con el establecido en la

oferta y:

Caso que el adjudicatario presente justificación escrita, detallada y suficiente, explicando el

motivo que suscita el cambio, se procederá a:

o La presentación por el adjudicatario de sustituto/s con un perfil de cualificación

técnica igual o superior al de la persona que se pretende sustituir.

o Aceptación del sustituto/s por parte de la Dirección del Proyecto de EJIE.

Caso de que se demostrase que el cambio no se corresponde con causa justificada, EJIE se

reserva el derecho no solo a la aprobación del sustituto/s sino incluso a la revisión de la

adjudicación y en su caso la rescisión del pedido/contrato, si este hecho fuera elemento

determinante en la mencionada adjudicación.

13.1.4. Modificaciones en la composición del equipo de trabajo.

La valoración de la calidad de los servicios objeto del presente pliego corresponde a la Dirección del

Proyecto de EJIE, siendo potestad suya solicitar el cambio de cualquiera de los componentes del equipo

de trabajo, con un preaviso de quince días, por otro de igual categoría o superior, si existen razones

justificadas que lo aconsejen.

Si el adjudicatario propusiera el cambio de alguna de las personas del equipo de trabajo, se deberá

solicitar por escrito con quince días naturales de antelación, y requerirá de las siguientes condiciones:


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Justificación escrita, detallada y suficiente, explicando el motivo que suscita el cambio.

Presentación de sustitutos con un perfil de cualificación técnica igual o superior al de la persona que se

pretende sustituir.

Aceptación de alguno de los sustitutos por parte de la Dirección del Proyecto de EJIE.

Los posibles inconvenientes de adaptación al entorno de trabajo y al proyecto debidos a las sustituciones

de personal, deberán subsanarse mediante periodos de solapamiento sin coste adicional, durante el

tiempo necesario. Si a criterio de la Dirección del Proyecto de EJIE, esto no fuera posible, las dos

primeras semanas de trabajo del sustituto/s no serán facturables corriendo a cargo del adjudicatario.

13.1.5. Horario y lugar de realización de los trabajos.

Los trabajos de desarrollo se realizarán normalmente en las dependencias del adjudicatario en cuyo caso:

La jornada de trabajo estará de acuerdo a la establecida por el adjudicatario.

Los componentes del grupo de trabajo deberán estar en una única ubicación y desarrollarán

su labor con hardware y software propiedad del adjudicatario. Se deberá garantizar una

presencia rápida en EJIE, ante cualquier eventualidad que pudiera surgir.

En aquellos casos en que los trabajos deban ser realizados en las dependencias de EJIE o de EJ-GV

Gobierno Vasco, estos se realizarán en las siguientes condiciones:

La jornada de trabajo estará de acuerdo a la establecida por EJIE.

Con carácter general los componentes del grupo de trabajo deberán desarrollarán su labor

con hardware y software propiedad del adjudicatario, salvo para labores de instalación,

implantación, y puesta en marcha, que se realizará mediante los puestos asignados por la

Dirección del Proyecto de EJIE.

Si por circunstancias excepcionales y cuando la realización efectiva de los trabajos no se

ajuste a la planificación o así se requiera por las necesidades del servicio, el adjudicatario

deberá comprometerse a una plena disponibilidad incluso fuera del horario habitual (salvo

acuerdo previo por la Dirección del Proyecto de EJIE), sin que la realización del trabajo tenga

una consideración especial a efectos de cómputo de horas o tarifa aplicable a las mismas.

Las pruebas de integración, de carga, aceptación y la puesta a punto de los productos se realizarán en

los locales de EJIE.


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14. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y SUPERVISIÓN

El propósito de las tareas de control y seguimiento es el de proveer una visión objetiva del estado actual

del proyecto y determinar las posibles desviaciones a fin de aplicar las acciones correctoras o mitigadoras

que sean necesarias.

Los productos mínimos de esta práctica son los informes de progreso o de seguimiento y el plan de

gestión de riesgos. El modelo de control y seguimiento será coherente con la organización del proyecto

que debe proponer el proveedor en su oferta.

El control y seguimiento de la calidad del proyecto global serán realizados por la Dirección del Proyecto

de EJIE. Tanto la coordinación como la supervisión de los proyectos definidos serán llevadas a cabo por

el personal que EJIE asigne en cada momento.

Durante el desarrollo y ejecución del proyecto, EJIE podrá establecer controles de calidad sobre la

actividad desarrollada.

El equipo de trabajo estará dirigido por un Responsable del Proyecto con dedicación estable y suficiente,

quien coordinará las tareas implicadas en el proyecto y será el interlocutor principal con la Dirección del

Proyecto de EJIE.

EJIE se reserva la facultad de solicitar, en cualquier momento, antes o después de la adjudicación y

durante el curso de los trabajos, cualquier otro documento complementario, en orden a la comprobación

de cuantos datos haya ofrecido la empresa licitadora, tanto respecto a sí misma como con respecto al

personal propuesto.

Asimismo, la designación de técnicos realizada por la empresa adjudicataria podrá ser modificada a

simple petición de EJIE, en caso de que ésta advierta un incumplimiento de las condiciones que

motivaron la adjudicación. En este caso, la empresa adjudicataria quedará obligada a proponer otras

personas con categoría y circunstancias personales y profesionales idénticas o similares a las

inicialmente propuestas, sin que dicha circunstancia altere, en ningún caso, el precio ofertado.


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15. PLAN DE FACTURACIÓN

El adjudicatario tiene derecho al abono, con arreglo a los precios convenidos, de los trabajos que

realmente ejecute, con sujeción al contrato otorgado, a sus modificaciones aprobadas y a las órdenes

dadas por escrito por EJIE.

La facturación del precio del contrato, se efectuará a través de la presentación de las correspondientes

facturas expedidas con los requisitos legales exigidos y repartidas de forma orientativa según las

siguientes condiciones:

La aprobación implica:

o La implantación en los entornos correspondientes, hasta producción, y la

aprobación por la Dirección del Proyecto de EJIE de las tareas

correspondientes.

El plan de facturación definitivo se establecerá sobre la base del plan de proyecto establecido

en la fase de definición inicial del mismo, teniendo en cuenta que:

o En función del plan del proyecto y de acuerdo con la Dirección del Proyecto de

EJIE, podrán ser establecidas entregas parciales, que podrán implicar

facturaciones acordes al alcance de las mismas, tras las correspondientes

verificaciones y certificaciones.

o La no conformidad de los productos recepcionados, tanto en cuanto al alcance

funcional respecto el plan de entregas preestablecido, como en cuanto al

incumplimiento de las normas/estándares establecidos, y/o en cuanto al nivel de

calidad de los mismos, pueden provocar la paralización del plan de facturación

hasta que se resuelvan las no conformidades.

Caso de que los trabajos efectuados no se puedan adecuar a la prestación

contratada, como consecuencia de vicios o defectos graves imputables al

contratista, no pudiendo ser utilizados por EJIE en tiempo y/o condiciones estará

exento de la obligación de pago o tendrá derecho, en su caso, a la recuperación

del precio satisfecho.


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El plan de facturación establecido al inicio del proyecto podrá ser revisado y/o modificado, a

lo largo del proyecto y como consecuencia de actividades de replanificación del mismo,

establecidas en los procedimientos de control y seguimiento del proyecto.

Para llevar a cabo el abono de los importes relativos a los conceptos de cada una de las

facturas será requisito imprescindible disponer de la certificación de conformidad de los

mismos emitida por la Dirección del Proyecto de EJIE.


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16. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN

Para la evaluación de las propuestas se establece un criterio de ponderación con una puntuación

máxima de 100 puntos.

A continuación se detalla la puntuación y aspectos que se tendrán en cuenta para la adjudicación del

contrato.

CARACTERÍSTICA OBJETO DE VALORACIÓN PUNTOS

Valoración económica Proposición económica

55

Valoración técnica Propuesta técnica, planificación, organización

y ejecución de las diferentes fases del

proyecto

20

Equipo de trabajo propuesto 15

Metodología de trabajo 5

Mejoras. 5

UMBRAL MÍNIMO que debe obtenerse en los criterios no evaluables mediante fórmulas: 28 puntos

Conforme al Artículo 150.4 del TRLCSP, para ser admitidos a la valoración global, se exigirá que en los criterios no cuantificables por fórmulas los licitadores alcancen el umbral mínimo de puntuación, de forma que todas las ofertas que no obtengan una puntuación mínima de

15 puntos en el apartado de Propuesta técnica

10 puntos en el apartado de Equipo de trabajo propuesto

3 puntos en el apartado Metodología de trabajo

quedarán descartadas, excluyéndose automáticamente del resto del proceso de contratación.


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Valoración técnica (Total criterio: 45 puntos).

En este criterio se analiza si la propuesta que realiza el proveedor se ajusta tanto en alcance como en

profundidad a los requerimientos establecidos en el pliego de condiciones técnicas.

Dentro de este criterio se realizará la valoración en los siguientes apartados:

Propuesta técnica, planificación, organización y ejecución de las diferentes fases del

proyecto (Total subcriterio: 20 puntos). En este punto se valorará el planteamiento del

proyecto, el entendimiento de las tareas a realizar mediante la identificación detallada de las

actividades y fases a abordar en los proyectos, así como la definición de los entregables.

Para ello se adjuntará una planificación exhaustiva con fechas de las fases y actividades de

cada proyecto.

o Excelente = 20 puntos.

o Buena = 15 puntos.

o Media = 10 puntos.

o Deficiente = 0 puntos.

Para la valoración:

Se considerará la oferta como “Excelente” cuando contemple todos los requisitos del proyecto

establecidos en el pliego de condiciones técnicas, desarrollando cada uno de ellos de manera

clara y entendible, y cuando la propuesta de alcance, equipo, tareas y entregables se ajuste a

todas y cada una de las fases de los proyectos objeto del contrato.

Se considerará la oferta como “Buena” cuando contemple todos los requisitos del proyecto

establecidos en el pliego de condiciones técnicas, desarrollando todos o casi todos los

requisitos, y siempre que los no desarrollados o poco desarrollados tanto en alcance, equipo,

tareas y entregables no tengan consideración de esenciales en cada fase del proyecto objeto

del contrato, y no pongan en riesgo llevar a buen fin el proyecto.

Consideramos la oferta como “Media” cuando contemple todos los requisitos del proyecto

establecidos en el pliego de condiciones técnicas, pero el desarrollo del alcance, equipo, tareas

y entregables de los mismos sea pobre o inexistente en alguna de las fases del proyecto.

Consideramos la oferta como “Deficiente” cuando no contemple todos los requisitos del

proyecto establecidos en el pliego de condiciones técnicas y el desarrollo del alcance, equipo,


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tareas y entregables de dichos requisitos sea pobre o inexistente en cualquiera de las fases de

los proyectos.

Equipo de trabajo propuesto (Total subcriterio: 15 puntos). En este punto se valorará la

composición y organización del equipo de trabajo, identificado la asignación de recursos a las

fases del proyecto (según requisitos técnicos y tabla de asignación de recursos).

Se tendrá en cuenta la especificación del perfil, funciones y responsabilidades de cada uno de

los miembros del equipo propuesto.

Se valorará la organización del equipo de trabajo. Composición del equipo de trabajo

propuesto ordenado por perfiles profesionales.

Por cada uno de los miembros del equipo se deberán detallar las funciones y

responsabilidades asignadas, así como el tiempo total por fase asignada a cada proyecto.

- Excelente = 15 puntos.

- Buena = 10 puntos.

- Media = 5 puntos.

- Deficiente = 0 puntos.


Se considerará la oferta como “Excelente” cuando el detalle de todos los perfiles y las horas

asignadas a cada perfil dentro de cada fase de cada proyecto, se consideren totalmente

adecuadas para la ejecución de los proyectos.

Se considerará la oferta como “Buena” cuando el detalle de los perfiles y las horas asignadas a

cada perfil dentro de cada fase de cada proyecto, se consideren adecuadas para la ejecución

de los proyectos.

Consideramos la oferta como “Media” cuando el detalle de los perfiles y las horas asignadas a

cada perfil dentro de cada fase de cada proyecto, se consideren inadecuadas (tanto por

exceso como por defecto) para la ejecución de los proyectos.

Consideramos la oferta como “Deficiente” cuando el detalle de los perfiles y las horas

asignadas a cada perfil dentro de cada fase de cada proyecto, se consideren insuficientes o

incoherentes con los requerimientos del proyectos.


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Metodología de trabajo (Total subcriterio: 5 puntos). En éste aparatado se valorará la

metodología propuesta para la ejecución del proyecto en todas sus fases.

Se valorará la máxima adecuación de la solución presentada al estándar del ERP propuesto,

así como la adopción de herramientas metodológicas compatibles con la propia plataforma,

para garantizar una máxima integración entre el proyecto y su gestión.

También se valorará la transición del conocimiento por parte de la empresa implantadora al

personal de EJIE-EJ-GV para el futuro mantenimiento de la plataforma.

Dentro de este criterio se realizará la valoración en los siguientes subapartados:

o Mecanismos de control y seguimiento del proyecto (Total subcriterio: 3

puntos). En este punto se valorará la metodología y los entregables a aplicar para

cada fase del proyecto, así como su descripción detallada y la herramienta

seleccionada para llevar a cabo esa función, así como el plan de transición del

conocimiento.

- Excelente = 3 puntos

- Buena = 2,4 puntos

- Media = 1,2 puntos

- Deficiente = 0 puntos

o Plan de control, aseguramiento y mejora continua de la calidad (Total

subcriterio: 2 puntos). En este punto se valorará el plan de calidad propuesto

tanto a nivel de control, aseguramiento y mejora.



- Media = 0,6 puntos



Consideraremos la oferta como “Excelente” cuando haya descrito coherente y detalladamente

la metodología propuesta en cada uno de los apartados indicados en este punto.

Consideraremos la oferta como “Buena” cuando haya descrito coherentemente la metodología

de trabajo en cada uno de los apartados, y siempre y cuando los puntos no desarrollados o

poco desarrollados no tengan consideración critica para el proyecto.


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Consideraremos la oferta como “Media” cuando haya descrito coherentemente la metodología

de trabajo en cada uno de los apartados, pero el desarrollo de los mismos sea pobre o

inexistente en algún caso y/o tenga consideración crítica para el proyecto.

Consideraremos la oferta como “Deficiente” cuando no haya descrito suficientemente la

metodología del trabajo en cada uno de los apartados, y el desarrollo de la misma sea pobre o

inexistente en algún caso.

Mejoras (Total subcriterio: 5 puntos). En éste aparatado se valorarán las mejoras siguientes:

o Mejoras en funcionalidades (Total subcriterio: 2 puntos). Se valorará la

incorporación de nuevas funcionalidades que aporten valor a la solución o nuevos

procesos que mejoren el rendimiento global del sistema.





Consideraremos la oferta como “Excelente” cuando las nuevas soluciones o los nuevos

procesos aporten un ahorro de costes y de tiempos de proceso del sistema .

Consideraremos la oferta como “Buena” cuando las nuevas soluciones o los nuevos procesos

aporten un ahorro de costes o de tiempos de proceso del sistema .

Consideraremos la oferta como “Deficiente” cuando las nuevas soluciones o los nuevos

procesos no aporten un ahorro de costes ni de tiempos de proceso del sistema .

o Mejoras en las ayudas y guías a la tramitación del usuario (Total subcriterio:

2 puntos). Se valorará la identificación de ayudas y guías a la introducción de

información de los usuarios del sistema, así como la creación de cursos de

formación para futuros usuarios del sistema.





Consideraremos la oferta como “Excelente” cuando las ayudas, guías a la navegación y cursos

de formación propuestos se consideren de utilización muy sencilla por parte del usuario, y

tengan una máxima integración en la plataforma .


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Consideraremos la oferta como “Buena” cuando las ayudas, guías a la navegación y cursos de

formación propuestos se consideren de utilización sencilla por parte del usuario, y que sea

posible su integración en la plataforma .

Consideraremos la oferta como “Deficiente” cuando las ayudas, guías a la navegación y cursos

de formación propuestos se consideren de difícil utilización por parte del usuario, y/o no tengan

integración en la plataforma .

Se analizará para la valoración de este criterio el contenido de la propuesta en el apartado de

Propuesta Técnica

En caso de que la oferta no se ajuste a las necesidades planteadas en el pliego de condiciones técnicas,

la puntuación será de cero, excluyéndose automáticamente esta oferta del resto del proceso selectivo.

Se excluirá y no se procederá a la apertura de sus ofertas económicas todas las propuestas que obtengan

menos de 28 puntos en este criterio.

Una vez superado el umbral mínimo para este criterio, se ponderará la puntuación del mismo en relación a

la mejor puntuación del resto de ofertas presentadas según la siguiente fórmula:

FASE 2: En esta fase se valorará el criterio evaluable automáticamente a través de

fórmula.

Al importe total ofertado, se le aplicará la siguiente fórmula:


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Total puntos proposición económica x Precio oferta más ventajosa (la de precio más bajo) Precio oferta evaluada

A título meramente informativo, se aportará la siguiente tabla por cada proyecto:

Perfil Precio/Perfil/Hora Fase del

proyecto

%

Dedicación/Fase

Horas totales

……

TOTAL € FASE

IVA EXCLUÍDO

Fase Precio total Fase IVA

EXCLUÍDO

TOTAL € PROYECTO IVA

EXCLUÍDO


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17. ESTRUCTURA Y FORMATO DE LA PROPUESTA

De acuerdo con las posibilidades ofrecidas por el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre,

por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público y por la Ley 11/2007,

de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, la oferta de las

Empresas licitadoras al procedimiento abierto y la forma de adjudicación de concurso para la contratación

de los servicios de Mantenimiento de los Sistemas de Gestión Bibliotecaria, sólo podrá efectuarse por

procedimientos electrónicos. Las ofertas deberán presentarse en el sitio Web

www.contratación.euskadi.net a través de la cual podrán acceder a la aplicación de licitación

electrónica.

No deberá incluirse información Económica en el Documento de Propuesta Técnica.

El licitador sólo podrá presentar su propuesta contemplando una única alternativa. La propuesta técnica

contenida en la oferta y objeto de valoración técnica de acuerdo a los criterios especificados

anteriormente, seguirá obligatoriamente el siguiente índice.

Propuesta técnica. Se incorporará en este apartado la propuesta a los requerimientos

descritos con el objeto de verificar el correcto entendimiento de los trabajos a realizar. Se

deberá incluir información relacionada con los dos proyectos descritos, así como de la

propuesta de entregables intermedios o finales, de acuerdo a las fases de cada uno de ellos.

o Contenido y Alcance de la propuesta.

o Planificación y Organización de las tareas. Organización del equipo de proyecto,

junto perfiles, tareas, funciones y responsabilidades.

o Descripción de entregables.

Equipo de trabajo. Se detallará el equipo propuesto para cada fase de cada proyecto, así como

sus perfiles, tareas, funciones y responsabilidades dentro del equipo.

Metodología de trabajo. Se incluirá en este apartado la descripción de las medidas dispuestas

por el licitador para asegurar:

o Plan de Aseguramiento y mejora de la calidad del servicio. control,

aseguramiento y mejora continua de la calidad.

o Mecanismos de control y seguimiento del proyecto.


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Mejoras propuestas. Se detallarán las mejoras propuestas para cada proyecto descrito.

La propuesta técnica deberá estar estructurada siguiendo el índice especificado en este punto

para la presentación de la oferta técnica, de forma que se descartarán todas aquellas ofertas que,

en su parte técnica, no cumplan escrupulosamente el índice, contenidos y extensiones requeridas

en el presente pliego.

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