Exa-simulacion Apace Tg 1-13

AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Pgina 1

SIMULACION DE EXAMEN FINAL

AUTOMATIZACION DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS, CASOS EMPRESARIALES

Trimestre: ENERO MARZO 2013

Nombre: _________________________________________________ Carn: ______________________

CEI: ________________________________ Fecha: ____________ Tutor: ________________________

Instrucciones generales: Lea cuidadosamente todo el examen antes de responder. Debe trabajar de

forma individual.

El valor total del examen es de 100 puntos, consta de dos series: o PRIMERA SERIE: 20 puntos o SEGUNDA SERIE: 80 puntos

El examen est impreso en 6 hojas. Debe responder en el temario la Serie I y la Serie II, en el cuadernillo y cuenta con dos horas para resolverlo.

nicamente puede tener lpiz, borrador y lapicero azul o negro. Utilice lapicero para sus respuestas finales, puede utilizar lpiz para diagramas o

grficos. No puede compartir material bajo ninguna circunstancia.

Responda con letra de molde. Si la letra con que responde no es legible se calificar con cero la respuesta. Cualquier alteracin de las respuestas,

causar la anulacin de las mismas, debe trabajar con orden y limpieza.

Se calificar ortografa y redaccin; implica que por faltas pueden ser descontados hasta 15 puntos netos.

No es permitido el uso del libro o de cualquier otro material relacionado al curso.

No es permitido responder llamadas durante el examen, se recoger el examen a quien utilice celular o cualquier otro dispositivo electrnico.

Por este medio acepto y me sujeto a las reglas de evaluacin de los cursos establecidas por la Universidad y a las sanciones correspondientes por la infraccin de las mismas

______________________________

Firma Alumno

INTRODUCCION: La implementacin de proyectos en las empresas u organizaciones,

implica el anlisis de costos as como elegir el mtodo que permita

establecer el camino ideal para la recuperacin de esa inversin estos

mtodos econmicos pueden ser flujo de efectivo, retorno de inversin y

punto de equilibrio, es por ello que en el presente examen encontrara

preguntas y un caso que tendr que resolver relacionados con estos temas.






PRIMERA (20 Puntos; 2 Puntos cada una)

Instrucciones: Lea detenidamente la pregunta y subraye la respuesta que considere correcta, nicamente es vlida una respuesta.

1. Es el responsable de la motivacin y activacin de subordinados. a. Empresario b. Negociador

c. Lder d. Asignador de recursos

2. Es la habilidad administrativa cuya funcin es trabajar con individuos. Conocer cmo integrar equipos, lograr sinergia entre sus miembros y trabajo cooperativo. a. Administrativa b. Tcnica

c. Conceptualizacin d. Humana

3. Son entidades sociales compuestas por dos o ms individuos con la finalidad de cumplir metas y objetivos. a. Equipos de trabajo b. Organizaciones

c. Comits d. Junta Directiva

4. Se refiere al cumplimiento de los objetivos. a. Deseo de superacin b. Efectivo

c. Eficacia d. Eficiencia

5. A este tipo de organigramas se le agregan las necesidades de cada unidad en cuanto a puestos, o bien el nmero de plazas existentes o necesarias. a. Verticales b. Horizontales

c. Plazas y unidades d. Funcionales

6. Es el conjunto de actividades a realizar en un plazo amplio para el logro de los objetivos de la organizacin ya que orienta el uso de los recursos. a. Propsito b. Meta

c. Liderazgo d. Estrategia

7. Es un indicador que mide la eficiencia del proceso de transformacin de los insumos en productos. a. Productividad b. Eficacia

c. Eficiencia d. Efectividad

8. Es el nivel de la informacin el cual se concentra en metas y objetivos a lograr. Se requiere informacin peridica que permita el logro de metas, as como proyectar y evaluar situaciones supuestas. a. Nivel tctico b. Nivel estratgico

c. Nivel operativo d. Nivel de Oficina

9. Es un recurso que a veces se deja de lado cuando se analizan las organizaciones como sistemas. a. Hardware b. Software

c. Recurso humano d. Informacin

10. Se difieren de los administradores medios y de operaciones en sus requerimientos de informacin. a. Administrador Operacional b. Administrador Funcional

c. Administrador de Sistemas d. Administrador Estratgico






SEGUNDA SERIE. Valor 80 Puntos. Parte prctica, deber utilizar el cuadernillo que se adjunta; se prohbe arrancarle hojas Instrucciones: Se le solicita elaborar lo siguiente:

1. Lea detenidamente el texto siguiente y elabore el organigrama, narre la justificacin por su alcance, contenido y presentacin (20 pts.).

INTRODUCCION: El presente caso de la ACADEMIA DE ESTUDIOS DE SONIDOS REALES, enfoca la problemtica de la automatizacin de procesos administrativos de la academia y se estarn dando las soluciones efectivas a dicho problema utilizando los mejores mtodos y tcnicas necesarias para el buen desempeo como empresa. Se dar toda la informacin relacionada con el caso, resea histrica, el crecimiento de la academia para el buen desarrollo y la parte administrativa para su automatizacin. SU ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SE DENOTA DE LA FORMA QUE SE REALIZA SUS FUNCIONES:

Una junta directiva de accionistas; director general, un asesor, departamento de msica, departamento de recursos humanos, departamento administrativo, que est formado por: director administrativo y subordinados en forma vertical, formado por el jefe de contabilidad que tiene dos auxiliares de contabilidad, la secretaria que tiene bajo su mando el archivo y el jefe de mantenimiento que cuenta con dos operativos.

ENTRE LOS RECURSOS, CUENTA CON LO SIGUIENTE:

Un escritorio ejecutivo y su respectiva silla, un escritorio secretarial y su silla y un archivador, el equipo: cuenta con una computadora con software Windows XP en espaol, una computadora con Software Windows 95, un telfono, una mquina de escribir elctrica y una calculadora, los materiales y tiles de oficina: dos resmas de papel bond tamao carta utilizadas por semestre, dos blocks de una caja de papel pasante, una caja de fasteners, dos blocks de notas, una caja de diskettes, una caja de CD y una caja de marcadores.

TAREAS DEL DEPARTAMENTO DE MSICA:

en el departamento se ejecutan las siguientes tareas administrativas: inscripciones, control de asistencia, control de pagos, recepcin de llamadas, distribucin de material didctico, documentacin para archivo, llamadas telefnicas, redaccin de memorndums, clasificacin de informacin, archivo de documentos y todas las dems tareas de oficina. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA. No se ha implementado un sistema de control de pagos en donde incluya la actualizacin de equipo y capacitacin del personal estipulado para la atencin al cliente, por lo mismo se originan varios problemas administrativos; por lo consiguiente, se le solicita:






2. Con el texto siguiente elabore el DFD con simbologa de Gane y Sarson, adems, identifique descriptivamente por separado: sus entidades, procesos, almacenes y flujo de datos; indique el tipo de sistema de informacin que se puede proponer; adems identifique en forma narrativa las salidas por destino e informacin que contiene. (20 Pts.)

EL NUEVO SISTEMA DE CONTROL DE PAGOS PARA LA ATENCIN AL USUARIO A IMPLEMENTAR TRABAJAR DE ACUERDO A LA INSTRUCCIN SIGUIENTE:

El alumno desea cancelar su cuota mensual de cursos: la secretaria solicita al alumno su nmero de carnet y lo verifica en el almacn alumnos, se procede a verificar datos de la solvencia del alumno, en la data solvencia; luego revisa en el sistema el total de cursos que lleva para calcular el pago en el almacn tarifas, posteriormente se registra en el sistema la cantidad a pagar y se entrega al alumno su solvencia mensual junto con su recibo de pago cancelado y se traslada copia al Jefe de contabilidad.

A travs de la implementacin del software, se llevara el control de las transacciones realizadas y conservara la integridad de los datos, manejo inmediato de la informacin, celeridad en el procesamiento de datos y proteccin de la informacin.

3. Con la informacin siguiente, elabore el retorno de la inversin y su respectivo flujo de efectivo y redacte su anlisis en cada uno. (20 Pts.).

La junta directiva, de la Academia Estudios de Sonidos Reales, le ordena al director general, que por ser una empresa competitiva, que el departamento de contabilidad implemente la automatizacin de sus procesos administrativos, en tal sentido que contrate los servicios de un profesional especializado en TI (Tecnologa de Informacin); quien presentar una propuesta para el desarrollo e implementacin de un sistema de informacin para caja de servicio de inscripcin y cobro, para controles acadmicos; el proyecto incluye tanto software como hardware y requiere de una inversin de la siguiente manera; aclarando que todos los pagos se efectuaran al inicio de cada perodoy afectan solo a los semestres.

No. Descripcin Monto

1 Diseo y Desarrollo del sistema propuesto Q 14,040.00

2 Actualizacin de la versin de la base de datos y sistema operativo

Q 10,530.00

3 Capacitacin al personal de contabilidad Q 1,755.00

4 Compra de los equipos necesarios Q 8,775.00

Inversin inicial estimada Q 35,100.00

1 Honorarios al profesional de TI, gasto trimestral Q 23,760.00

2 Soporte tcnico a la base de dato pago semestral Q 6,480.00

Gasto administrativo anual estimado Q 30,240.00

Con la implementacin del Sistema de Servicios Contables, la empresa ha proyectado que para el primer trimestre, los costos operativos sern el 14% de la inversin inicial, para el siguiente trimestre el 16% y para los dos ltimos trimestres del 18%. El departamento financiero ha realizado pronsticos de los beneficios que se obtendrn producto de la optimizacin de la facturacin, considerando porcentajes especulativos trimestrales del 30%, 35%, 40% y 45% respectivamente sobre los costos acumulados.






RETORNO DE INVERSION

Periodos COSTOS Costos

Acumulados BENEFICIOS Beneficios

Acumulados

FLUJO DE EFECTIVO Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4

Saldo Inicial Ingresos

Honorarios al profesional de TI, gasto trimestral

Soporte tcnico a la base de dato pago semestral; en trimestre, 1 y 3

TOTAL COSTOS ADMINISTRATIVOS COSTOS OPERATIVOS

TOTAL DE EGRESOS SALDO FINAL






4. La implementacin del nuevo sistema de informacin para la academia se realiza segn el diagrama y matriz de tiempos siguiente: (20Pts.).

DIAGRAMA DE REDES

MATRIZ DE TIEMPOS

ELABORE LO SIGUIENTE:

1. HACER LOS CLCULOS DE LAS OCURRENCIAS TEMPRANAS Y TARDAS CORRESPONDIENTES, EN EL DIAGRAMA DE RED E IDENTIFIQUE CLARAMENTE LA

RUTA CRITICA EN LA RED.

2. IDENTIFIQUE EN LA MATRIZ, LOS PRECEDENTES Y CONSECUENTES; AS COMO EL CLCULO DE TIEMPOS.

NOTA: PARA RESOLVER LA SEGUNDA SERIE, RECUERDE LEER LAS INSTRUCCIONES

1 3

5 7

11 15

13

A

B

C

E I

9

F

G

H

D

TIEMPO

PRECEDENTE CONSECUENTE "t" Ei EJ Li LJ SI Ei = Li SI Ej=Lj RC

A 1

B 2

C 3

D 2

E 15

F 5

G 4

H 3

I 6

CALCULOS DE TIEMPO RUTA CRITICAACTIVIDAD

ACTIVIDADES

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