Excel en PP

Planilla de Cálculo

MICROSOFT EXCEL

Cátedra de Informática- Fac. Cs. Agropecuarias- UNER2

fin

Indice

Diseño y adaptación de contenidos

Ing. Agrónoma Myrta E. Aranguren

Contenidos

C.C. Mónica Ottavianelli de Sánchez

Autoras:

Febrero 2003


fin

Indice Es posible recorrer toda la presentación de manera secuencial, con solo presionar la barra espaciadora después de cada diapositiva.

Además admite una navegación como hipertexto mediante:

índices, activando los botones que aparecen en el área naranja del margen izquierdo

¿Cómo utilizar esta presentación?

Presione el botón Indice o la Barra Espaciadora para continuar

flechas que aparecen en las diapositivas o

hipervínculos en las diferentes diapositivas. hipervínculo


fin

Indice

Índice ¿Qué es una planilla de cálculo? ¿Cómo se ingresa a la planilla? ¿Cómo es la ventana de Excel? ¿Cómo empezar a trabajar? ¿Cómo terminar una sesión de trabajo? Los libros de Excel Tipos de datos Fórmulas Referencias relativas y absolutas Funciones Fechas Formatos Gráficos Impresión Base de datos

Representa “ A otro menú”


fin

Indice

¿Qué es una planilla de cálculo?

Básicamente una planilla es una grilla, formada por filas y columnas, que definen celdas que se relacionan entre sí.

o convertir un montón de datos en información útil para el usuario.

Esta relación entre las celdas es la que le permite realizar diferentes tipos de cálculos, mostrarlos en forma gráfica,


fin

Indice

¿Cómo se ingresa a la planilla?

Haciendo doble click sobre el icono de acceso directo a EXCEL en el escritorio.

Click en Inicio, Programas y Excel.

Desde la barra de Herramientas de Office, click sobre logo de EXCEL.

Microsoft Excel.lnk


fin

Indice

¿Cómo es la ventana de Excel?

Area de trabajo

Barra de títulos

Barra de Menú

Barra de Estado y mensajes

Barras de desplazamiento

Barras de Herramientas

Barra de fórmulas

Etiquetas de hojas

Selector de columnas

Selector de filas

Selector de hoja

Celda activa


fin

Indice

¿Cómo empezar a trabajar?

1. Abrir EXCEL.

2. Solicitar Archivo Nuevo.3.Seleccionar Libro y Aceptar

4.Aparece una planilla lista para ingresar el contenido en las celdas.

Si el archivo ya existe,

1.Solicitar Archivo Abrir.

2.Seleccionar el archivo.

3.Abrir.


fin

Indice

¿Cómo terminar una sesión de trabajo?

Si se desea seguir trabajando con otra planilla, y ya está concluido el archivo actual, solicitar ARCHIVO, CERRAR

Si ya se concluyó el trabajo con EXCEL solicitar ARCHIVO, SALIR


fin

Indice

Los libros de Excel

A la intersección de una columna con una fila se la denomina celda.

Los archivos de Excel reciben el nombre de libros y por defecto tienen la extensión XLS.

Cada hoja es una tabla formada por columnas, que se designan con letras, y por filas, que se identifican con números.

Cada libro se compone de una serie de hojas (planillas) donde se coloca la

información con el fin de organizarla .

Un grupo de celdas contiguas determina un rango.

A1:C4

Celda activa, es en la que se ubica el cursor y está preparada para recibir un dato.


fin

Indice

Datos

Números

Textos

Fórmulas

Funciones

Fechas

Para volver a este menú hacé click en el botón

“A datos”


fin

Indice

¿Qué tipos de datos se pueden cargar en la planilla?

Numéricos :

Los números se cargan directamente y por defecto se alinean a la derecha de la celda.

Texto :

Son combinaciones de caracteres y por defecto se alinean a la izquierda de la celda .

Fechas :

Se cargan con el formato dd/mm/aa.

Fórmulas :

Comienzan con el signo = y pueden incluir valores constantes, referencias a celdas, operadores matemáticos y lógicos.

Funciones:

Son operaciones predefinidas, comienzan con el signo =, siguen con un nombre y entre paréntesis el argumento.

Dd/mm/aa

A datos


fin

Indice

¿Cómo ingresar una fórmula?

1. Ubicar el cursor en la celda que alojará la fórmula.

Excel relaciona las celdas de la fórmula mediante lo que se conoce como Referencias en EXCEL.

Celda activaBarra de fórmulas

2. Presionar = ( Shift + 0).

7. Presionar ENTER.

3. Hacer click en la primera celda a operar.4. Presionar el operador matemático que relaciona las celdas ( + - * /).5. Hacer click en la segunda celda.6. Si intervienen más celdas repetir 3., 4. y 5.

A datos


fin

Indice

Referencias relativas y absolutas

Excel relaciona las celdas de la planilla y las identifica por su posición.La ubicación de las celdas se denomina referencia.La referencia puede ser absoluta o relativa según como sea localizada dentro de una fórmula.

Referencia Relativa Referencia absoluta Dependen de la posición de la

celda activa

Identifica una celda independientemente de su posición en la planilla.

Al copiarse a otra celda se modifican, manteniendo constante la relación entre las celdas de la fórmula y la celda del resultado.

Al copiarse a otra celda no se modifica

Para pasar de un tipo de referencia a otro presionar F4

Referencias Mixtas

A datos


fin

Indice

Referencias relativas

COPIAR

PEGAR

Relación entre celdas

Relación entre celdasNo cambia

atrás

A datos


fin

Indice

Referencias absolutas

atrás

PEGAR

Referencia a la celdaA1

COPIAR

Referencia a la celdaA1

No cambia

A datos


fin

Indice

Referencias mixtas

atrás

Se obtienen al fijar, presionando F4, sólo la fila o la columna que definen la celda.

Fija columna A

COPIAR

PEGARFija fila 1

A datos


fin

Indice

Fechas

Las fechas en Excel se almacenan como un número de serie que comienza el 1 de enero de 1900 , es decir, el primer día del siglo 20.

01 de enero de 1900 05 de diciembre de 2002

Días transcurridos

TIEMPO

Día 1 Día 37595

formatos de fechasformatos de fechas

A datos


fin

Indice

¿Cómo ingresar una función?

1. Ubicar el cursor en la celda que alojará la función.

2. Hacer click en el botón pegar función de la barra de herramientas standard.

3. Se abre el asistente para funciones.

4. Seleccionar la categoría en el cuadro izquierdo, y si se desconoce seleccionar Todas.

5. Elegir la función en el cuadro de la derecha, donde aparecen ordenadas alfabéticamente.

6. Seguir el asistente con sus instrucciones.

7. Presionar ENTER.

Algunas funcionesAlgunas funciones

A datos


fin

Indice

Algunas funciones

Función Uso Sintaxis

Suma Halla la suma de los valores contenidos en un rango

=SUMA( rango)

Seno, Coseno, Tangente

Devuelve el valor de las funciones trigonométricas de un angulo expresado en radianes

=SENO( número)

=COS( número)

=Tan( número)

Pi Devuelve el valor Pi =Pi()

Radianes Convierte grados en radianes =RADIANES(ángulo)

Promedio Devuelve el promedio de un rango =PROMEDIO(rango)

Contar Cuenta celdas que tienen números =CONTAR( rango)

Max Devuelve el mayor valor de un rango

=MAX( rango)

Mínimo Devuelve el menor valor de un rango

=Min( rango)

A datos


fin

Indice

Algunas funciones

Función Uso Sintaxis

Si

Devuelve un valor si una condición es evaluada como verdadera, y otro valor si se evalúa como falso.

=SI(condición,Verdadero,Falso)

HOY Devuelve la fecha actual

=HOY()

DIA, MES, AÑO

Devuelven el día, el mes o el año de una fecha.

=Dia(fecha)

=Mes(fecha)

=Año(fecha)

BUSCARV Busca un valor en la primera columna de una matriz, y devuelve un valor en la misma fila en una columna especificada.

=BUSCARV(valor,rango,Columna)

A datos


fin

Indice Si es la primera vez se puede solicitar indistintamente:

ARCHIVO, GUARDAR o bien

ARCHIVO, GUARDAR COMO

¿Cómo almacenar una planilla?

Si el libro ya fue grabado:

Solicitar ARCHIVO, GUARDAR para actualizar, (guarda sin preguntar nada).

O solicitar ARCHIVO, GUARDAR COMO si se desea guardar con otro nombre y/o en otra ubicación.

Tipo de archivo

Nombre

del libro

UbicaciónSe deberá indicar:


fin

Indice

Formatos Definición Componentes del formato

– Fuente– Alineación– Borde– Trama– Proteger

Formatos especiales– Números

Rápidos Personalizados

– Textos Combinar celdas Ajustar texto Reducir hasta ajustar

– Fechas


“A formato”

Después de estudiar el tema

¡ A Practicar!

Abrí el archivo como Solo lectura


fin

Indice

¿Cómo dar otro aspecto a las celdas?I

La manera en que se visualizan los datos en una celda se denomina FORMATO.El formato es independiente del contenido de la celda, es solo una máscara que mejora su aspecto y facilita la lectura de la información.

El formato de la celda incluye:

Formatos de números, Alineación de datos Fuente tipos de letra, tamaño

y estilos Bordes Tramas o rellenos Protección.

A formato


fin

Indice Para modificar la forma de presentación de los datos contenidos en celdas

¿Cómo dar otro aspecto a las celdas?II

3. Elegir en cada ficha, el formato deseado, haciendo click sobre cada opción.

1. Seleccionar las celdas que se desea cambiar el formato

2. Ir a Formato , Celdas

formatos especialesformatos especiales

A formato ¿ Sabías que...?


fin

Indice

Formato: Fuente

Con solo seleccionar la celda o el rango a modificar, es posible cambiar:

atrás

Tipo de letra

Estilo de letra

Tamañode letra

Subrayado Color de letra

Efectos de letra

Agua H2O

Agua H2O

A formato


fin

Indice

Formato: Alineación

atrás

El texto contenido en las celdas, se puede alinear horizontal o verticalmente, cambiar su orientación o bien ajustar a determinadas celdas.

Alineación Horizontal

Orientación del texto

Alineación Vertical

Ver FormatoTextos

A formato


fin

Indice

Formato: Borde

atrás


Ubicación del borde

Estilo de linea

Personalizar los bordes haciendo

click AQUÍ Color de linea

Agua H2O

Agua H2O

A formato


fin

Indice

Formato: Trama

atrás


Color de relleno

Tipo y color de trama

Agua H2O

Agua H2O

A formato


fin

Indice Es posible bloquear celdas u ocultarlas con el fin de evitar que puedan ser modificadas.

Formato: Proteger

atrás

Previo a esta operación es necesario proteger la hoja del libro que contiene la celda.Para esto activar Herramientas, Proteger Hoja.Asignarle contraseña es opcional.

A formato


fin

Indice

Formatos especiales

Según el tipo de datos es posible visualizarlos de diferentes maneras.

A formato


fin

Indice

Formatos numéricos: Rápidos

Es conveniente cuando se quiere ingresar un dato expresado como porcentaje, hacerlo directamente, el número % y ENTER.

Excel entiende el valor cargado como el cociente entre dicho número y 100.

Existen formatos rápidos de número que se pueden aplicar utilizando los botones de formatos de número de la barra de herramientas Formato.

EJEMPLO:

Moneda Porcentaje Millares Aumentar decimales

Reducirdecimales

A formatosespeciales

A formato


fin

Indice

Formatos numéricos: Personalizados

Separadores y Caracteres de Inserción , para millares . para decimales _ se inserta el carácter en el lugar indicado.

Se pueden crear formatos propios de números.En el menú Formato, Celdas, seleccionar la ficha Número Personalizada.

Completar el cuadro tipo con los siguientes códigos.

Caracteres para representar dígitos # presenta únicamente los dígitos significativos; no presenta los ceros sin valor. 0 muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que ceros en el

formato. ? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para

alinear los decimales. También puede utilizarse este símbolo para las fracciones que tengan un número de dígitos variable.

EjemplosEjemplos A formatosespeciales

A formato


fin

Indice

Formatos numéricos: Personalizados

000 define 3 dígitos, rellenará para el caso de que el valor que se ingrese contenga menos de 3 dígitos con ceros.

00.#00 rellena con cero el valor anterior al entero significativo, y si el valor del tercer decimal no es dígito significativo escribe cero.

#.## si el valor delante del punto decimal no es dígito significativo no aparecerá el cero.

EJEMPLOS:


A formato


fin

Indice

Formatos de texto

Desde la ficha Alineación, del Formato de celdas, es posible trabajar con textos largos para adaptarlos a las dimensiones de las celdas de una planilla.

Hay tres efectos a considerar

Combinar celdas

Ajustar texto

Reducir hasta ajustar


A formato


fin

Indice

Formatos de texto: Combinar celdas

Combinar celdas

Permite transformar dos o más celdas en una sola.

Es útil para contener títulos largos.

Dos celdas y un título que supera el ancho de la columna B.

Celdas combinadas y un título contenido en la celda resultante de

la combinación.

atrás

A formato


fin

Indice

Formatos de texto: Ajustar texto

Ajustar texto

Organiza un texto extenso en varias líneas en una celda.

El número de líneas ajustadas depende del ancho de la columna y de la longitud del texto contenido en la celda.

Texto ajustado a la celda B3

atrás

A formato


fin

Indice Reducir hasta ajustar

Reduce el tamaño de la fuente hasta que todo el texto entre en la celda seleccionada.

El tamaño de la letra se ajusta automáticamente si cambia el ancho de la columna.

El tamaño de fuente aplicado permanece inalterado.

Texto reducido a la celda B3

Formatos de texto: Reducir hasta ajustar

atrás

A formato


fin

Indice La apariencia de una fecha en Excel se puede modificar desde el menú Formato de Celda Número Fecha.

Si ningún formato es adecuado se puede personalizar, con la orden Formato Celdas Número y en el cuadro Categoría Personalizada. En estos formatos la letra d, representa el día, la m representa al mes y la y el año de la fecha ingresada.

Formatos de fecha

Formatopersonalizado

Visualiza

d 30ddd Sábdddd Sábadomm 11mmm Novmmmm Noviembreyy 02yyyy 2002

30 de Noviembre de 2002


A formato

A datos fecha


fin

Indice

Gráficos

Definición y Componentes

Tipos de gráficos

Creación de gráficos

Impresión


“A gráfico”


fin

Indice

Area de gráfico

Gráficos: componentes

Los gráficos son representaciones visuales que facilitan la comprensión de la información contenida en las hojas de cálculo.

Eje X

Eje Y

Títulos de ejes

Area de trazado de gráfico

Serie

Líneas de división

Leyenda

Título Rótulo

de datos

A gráfico


fin

Indice

Gráficos: Tipos

Excel contiene 14 tipos de gráficos y, para cada uno de ellos, diferentes subtipos, algunos en dos y otros en tres dimensiones.

La elección del tipo de gráfico es fundamental y depende del objetivo a mostrar con el gráfico.

Tipos de gráficos

Barras o Columnas

Líneas Sectores X Y

Comparan valores

Indican tendencias o evolución en el tiempo

Determinan la incidencia

de cada parte en un

todo

Muestran correlación

entre valores X e

Y

A gráfico


fin

Indice

Gráficos: Líneas

Evolución semanal de ventas

$ 5 $ 7$ 12 $ 10

$ 25

$ -$ 5

$ 10$ 15$ 20$ 25$ 30

Días

Imp

ort

e v

en

did

o

Venta

Una serie en columna, con cinco valores

A gráfico


fin

Indice

Gráficos: Sectores


Incidencia de días en las ventas

8%12%

20%

17%

43%

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes

A gráfico


fin

Indice

Gráficos: Barras o columnas


Comparación de ventas diarias

$ 5 $ 7$ 12 $ 10

$ 25

$ -$ 5

$ 10$ 15$ 20$ 25$ 30

Días

Imp

ort

e v

en

did

oVenta

A gráfico


fin

Indice

Gráficos: XY

Sen(x)

-1.5

-1

-0.5

0

0.5

1

1.5

0 2 4 6 8

Angulo en radianes

se

no

Sen(x)

A gráfico


fin

Indice

¿Cómo crear un gráfico?

EXCEL dispone un asistente que nos guía paso a paso para construir un gráfico.

1. Seleccionar la o las series a graficar.

2. Solicitar en el menú Insertar Gráfico,

o bien click, en la barra de herramientas estándar, en el icono de Asistente para gráficos

A gráfico

I

Una serie en

columna B


fin

Indice


Se activa automáticamente el asistente de gráficos.

3. Elegir el tipo y subtipo de gráfico.4. Verificar las series.

A gráfico

II


fin

Indice


5. Definir los otros componentes del gráfico ( títulos, ejes, líneas de división, leyenda, rótulos, etc.), haciendo click en cada una de las fichas.

5. Decidir si el gráfico aparecerá en una hoja nueva de gráfico o como un objeto junto con los datos.

A gráfico

III

6. Finalizar, y el gráfico aparecerá construido.


fin

Indice

Impresión Seleccionar hojas

Configurar Página

– Página

– Márgenes

– Encabezado y pie de página

– Hoja

Imprimir

– Una planilla

– Un gráfico


“A impresión”


fin

Indice

Impresión: seleccionar hojas

Antes de imprimir una planilla es necesario configurar la página en la que se desea imprimir, desde el menú Archivo Configurar Página.

lfkd /

Si una planilla tiene varias hojas, se pueden configurar:

Para seleccionar hojas

Hacer click sobre la etiqueta de hoja

Click en la 1ª y Shift click en la última si

son continuas

CTRL + Click en cada hoja a seleccionar

independientemente cada una,

en grupos,

o todas juntas, previa selección de ellas.

A impresión


fin

Indice

Configurar página: Página

Permite definir:

Orientación del papel: HorizontalVertical

Escala de impresión:

Ajusta la impresión a un tamaño o a una determinada cantidad de páginas.

Tamaño de papel

Calidad de impresión

Primer Número de página

A impresión


fin

Indice

Configurar página: Márgenes

Permite:

Definir Márgenes: SuperiorInferiorDerechoIzquierdoDe EncabezadoDe pie de página

Centrar una planilla en la página: VerticalmenteHorizontalmente

El botón Opciones permite modificar los parámetros definidos para la impresora.

A impresión


fin

Indice

Configurar página: Encabezado ypie de página

Encabezado y pie de página, es el texto que se imprime en el margen superior y en el margen inferior, respectivamente, de todas las hojas que se han seleccionado previo a su configuración.

Los botones Personalizar... Permiten crear encabezado y pie de página de acuerdo a las necesidades del usuario.

Usar los botones de la barra de herramientas para introducir campos variables. Ejemplo: número de página, actualizar la fecha, etc

A impresión


fin

Indice

Configurar página: Hoja

Permite definir:

Area de impresión:

Para imprimir solo una parte de una planilla

Títulos:

Para repetir una fila o una columna en todas las páginas que abarque una planilla extensa

Líneas de división:

Imprime los límites de las celdas aunque no tengan borde

Títulos de filas y columnas:

Imprime el encabezado de columna y fila

Orden de páginas:

Cuando la planilla supera el tamaño de la página configurado

Calidad de borrador:

Impresión rápida de poca calidad

A impresión


fin

Indice

¿Cómo imprimir una planilla?

A impresión

Una vez terminada la planilla y configurada la página, se debe visualizar cómo quedará el trabajo antes de imprimirse.

El botón Propiedades (3), sirve para modificar la calidad de la impresión.

En esta ventana se puede definir, qué parte de la planilla imprimir (1), y la cantidad de copias(2) a obtener

Para esto seleccionar ARCHIVO VISTA PRELIMINAR

Si la imagen que aparece en la pantalla es la que se desea obtener en el papel, solicitar ARCHIVO IMPRIMIR

Imprime automáticamente toda la planilla con las opciones antes configuradas


fin

Indice

¿Cómo imprimir gráficos?

A impresión

Los gráficos colocados como objetos de una hoja de cálculo, se imprimen con la información contenida en la hoja.

Si se desea imprimir a página completa un gráfico colocado como objeto en una planilla, seleccionarlo y solicitar Archivo Imprimir.

Si un gráfico fue colocado en una hoja de gráfico se imprimirá al seleccionar y configurar esta hoja.


fin

Indice

Base de datos– Definición

– Modos de visualización

– Actualización de la base

– Cómo trabajar con una base de datos

– Ordenar

– Buscar En formulario

En lista

Criterios de búsqueda

Filtros Autofiltro

Avanzados


“A Base de datos”


fin

IndiceUna base de datos es un conjunto de información agrupada de una manera significativa.

Base de datos: Definición

En Excel una base de datos es una tabla o un rango de datos sucesivo en una hoja de cálculo.

Esta tabla o lista está formada por filas que representan registros y columnas que corresponden a campos, que contienen datos similares.

Nombre Apellido Categoría Jornadas Básico Obra Social Jubilación SueldoJuan Garay Peón 23 552$ 17$ 61$ 475$ Pedro Mendoza Administrador 31 1 786$ 54$ 196$ 1 536$ Jacinto López Capataz 31 1 116$ 33$ 123$ 960$ Gaspar Hook Peón 26 624$ 19$ 69$ 537$ Mariano García Peón 25 600$ 18$ 66$ 516$ Lisandro Struck Peón 24 576$ 17$ 63$ 495$

Registro

Campo

Tabla o Lista

A Base deDatos


fin

Indice Una base de datos se puede ver como: Lista

¿Cómo visualizar una Base de datos?

Para recorrer la lista:

Nombre Apellido Categoría Jornadas Básico Obra Social Jubilación SueldoJuan Garay Peón 23 552$ 17$ 61$ 475$ Pedro Mendoza Administrador 31 1 786$ 54$ 196$ 1 536$ Jacinto López Capataz 31 1 116$ 33$ 123$ 960$ Gaspar Hook Peón 26 624$ 19$ 69$ 537$ Mariano García Peón 25 600$ 18$ 66$ 516$ Lisandro Struck Peón 24 576$ 17$ 63$ 495$

Formulario: representa cada registro de la lista

o arrastrar el ascensorcampos

Click

A Base deDatos


fin

IndiceActualizar una base de datos significa añadir,eliminar o modificar registros o campos

¿Cómo actualizar una Base de datos?

OperaciónModo de visualización

Tabla o lista Formulario

Añadir registro

Insertar fila o completar un nuevo

registro al final

Click en botón Nuevo

TAB permite pasar de un campo a otro

Quitar registro Eliminar fila Click en botón Eliminar

Añadir campo Insertar columna No se puede

Quitar campo Insertar fila No se puede

Editar un campo

Click en la celda y modificar

Click en la caja de texto del campo

No deja editar los campos fórmula.

Desde el modo formulario un registro se elimina definitivamente. No hay posibilidad de recuperarlo

A Base deDatos


fin

Indice Para analizar los datos contenidos en una lista, y convertirlos en información de utilidad para cada usuario, Excel permite:

Ordenar una lista

Operaciones con Base de datos

Buscar Información

Listar Información

A Base deDatos


fin

Indice

¿Cómo trabajar con una Base de datos?

Para toda operación de base de datos:

1. Ubicar el cursor en una celda de la lista

2. Activar el menú datos y solicitar la orden deseada

A Base deDatos


fin

IndiceExcel puede ordenar los registros de una lista de acuerdo con los valores de una o de varias columnas.

Al ordenar, Excel reconoce el tipo de campo (alfabético, numérico o fecha), y reorganiza los registros en forma ascendente o descendente.

¿Cómo ordenar una Base de datos?

Ordenar por un campoOrdenar por varios campos

(hasta 3 campos)

Ubicarse en una celda del campo de la lista a usar como criterio

Desde barra de herramientas Desde el menú Datos Ordenar, y completar los criterios

Orden ascendente

Orden descendente

“Luego por”, es considerado sólo si en el criterio de orden anterior encuentra dos campos iguales

A Base deDatos


fin

Indice

¿Cómo buscar en una base de datos?

Excel permite localizar datos en una lista definiendo criterios de búsqueda.

Es posible buscar desde:

Modo Formulario

Modo Lista

A Base deDatos


fin

Indice

Si la ficha se completa con más de un campo como criterio de comparación, TODAS las condiciones deberán cumplirse para localizar el registro.

¿Cómo buscar con formularios?

1. Ubicarse en una celda del campo de la lista a usar como criterio

2. Activar Datos Formulario

4. Buscar anterior ubica el puntero al comienzo de la lista

3. Activar el botón Criterios y completar los campos con las condiciones que deben cumplirse

5. Buscar siguiente recorre la lista localizando sólo los registros que cumplen con las condiciones

A Base deDatos


fin

Indice

¿Cómo buscar desde una lista?

1. Ubicarse en una celda del campo de la lista a usar como criterio

2. Activar Datos Filtro Autofiltro

3. Aparece una flecha al lado del nombre de cada campo

5. Si se desea un criterio especial activar Personalizar y completar la ficha con la condición

4. Desplegar la flecha y seleccionar la condición

A Base deDatos


fin

Indice

Criterios de búsqueda

Operador Significado

= Igual

< Menor

> Mayor

<> Distinto

<= Menor o Igual

>= Mayor o Igual

Los criterios de búsqueda son condiciones que se plantean para que Excel sea capaz de Filtrar la base de datos mostrando únicamente los registros que cumplan con la condición pedida.

Los criterios se establecen

1. Para buscar información

• Desde formulario

• Desde modo lista

2. Para realizar listados

• Con Autofiltros

• Con Filtros Avanzados

Los criterios se construyen utilizando cadenas de caracteres o números, según el tipo de campo, relacionados por operadores.

También admiten el uso de comodines como el * y el ?.

A Base deDatos


fin

Indice

Criterios de búsqueda: Comodines

Comodín Para buscar Ejemplo

?

Signo de interrogación

Cualquier carácter que esté en el mismo lugar que la interrogación

m?ta

encontrará "mata" y "mota"

*

Asterisco

Cualquier número de caracteres que esté en el mismo lugar que el asterisco

*este

encontrará "Noroeste“ y "Sudeste"

~ (tilde) seguida de ?, *, o ~

Una interrogación de cierre, un asterisco o una tilde reales

af91~?

encontrará "af91?"

Sirven para reemplazar caracteres en un criterio de búsqueda.

A Base deDatos


fin

Indice

Criterios de búsqueda: ejemplos

En formulario

Con autofiltro personalizadoSe propone un filtro para que encuentre registros cuyo apellido comience con G y el sueldo básico sea superior a 500.

Activo dos filtros (en campo Apellido y en campo Sueldo) y lista en la misma base de datos los registros que cumplen ambas condiciones

A Base deDatos


fin

Indice

Filtrar

Filtrar una lista es realizar listados desde una base de datos con grupos de registros que cumplan con determinadas condiciones.

A Base deDatos

Existen dos maneras de filtrar una lista de Microsoft Excel:

Con Filtro Automático o Autofiltro

Con Filtro avanzado


fin

Indice

Filtrar: Autofiltro

Filtro Automático o Autofiltro permite listar sobre la misma base de datos los registros que cumplen con una condición o criterio de búsqueda, ocultando el resto de los registros.

Para utilizar este comando ver Buscar desde una Lista.A Base de

Datos Autofiltros


fin

Indice

Planilla

Filtrar: Filtros avanzados

Filtro Avanzado permite localizar o listar, sobre la misma base o en otro sector de la planilla, los registros que cumplan con una condición o criterio de búsqueda.

Se utilizan para criterios más complicados, en dos o más campos, con tres o más condiciones en un solo campo, o para aplicar valores calculados como criterios y/o en aquellos casos en los cuales se pretende listar en otra zona de la planilla el resultado de la búsqueda.

A Base deDatos

Los filtros avanzados necesitan tres áreas previamente definidas en la planilla.

Criterios

Base de datos

Rango de salida

¿Qué buscar?

¿Dónde buscar?

¿Adónde colocar la

información?


fin

Indice

Filtros avanzados: base de datos

La base de datos o lista contiene todos los registros sobre los que actuarán los criterios.La base de datos debe:

A Base deDatos

• Contener en su primera fila los nombres de los campos, sin celdas combinadas.

Base de datos

CamposCeldas vacías

• Estar rodeada por celdas en vacías


fin

Indice

Filtros avanzados: criterios

Los criterios representan la o las condiciones que deben cumplir los registros.Se ubican arriba y a la derecha de la base de datos.

A Base deDatos

Están formados por dos celdas cómo mínimo: el nombre del campo y en la celda de abajo la condición.

CategoríaPeón

Criterios

Base de datos

Nombre de campo

Condición


fin

Indice

Filtros avanzados: criterios

A Base deDatos

Para evitar errores se recomienda copiar y pegar los nombres de los campos.

CategoríaPeón

CategoríaPeónCapataz

Sueldo Jornadas>400 <25

Jornadas>30

Campo Texto

Para especificar relaciones Y/O:

ApellidoG* =H16>PROMEDIO($H$16:$H$21)

Los criterios dependen del tipo de campo.

Campo Numérico

Para fórmulas la

celda superior

queda vacía

Cuando deba cumplirse una u otra condición (O lógico), en el mismo rango de criterios, escribir las condiciones en diferentes filas.

Cuando deban cumplirse todas las condiciones (Y lógico), en el mismo rango de criterios, escribir las condiciones en la misma fila.


fin

Indice

Filtros avanzados: Rango de salida

El rango de salida indica el área en la que se extraerán los campos de los registros que cumplen con las condiciones pedidas.

A Base deDatos

Incluye en una sola fila, los nombres de los campos que se deseen extraer y en el orden que resulte más conveniente.

Rango de salidaNo colocar información debajo del rango de salida porque Excel elimina automáticamente todo lo contenido en esa posición antes de realizar el listado.

Se ubica debajo de la base de datos.

Nombre Apellido Sueldo


fin

Indice

Filtros Avanzados: procedimiento

1. Crear el rango de criterio2. Crear el rango de salida

con los campos a listar3. Ubicar el cursor en una

celda de la lista4. En el menú Datos, eligir

Filtro, Filtro avanzado

A Base deDatos

5. Completar las cajas de texto con los rangos definidos

6. Aceptar y la base estará filtrada

Oculta en la base, filas

que no coinciden con los criterios

Habilita Rango de

Salida

Criterios

Base de datos

Rango de salida


fin

Indice

Celda

Fila

2

Columna

C

Celda

C2

volver


fin

Indice

Copiar Formato

volver

La “brocha” de la Barra de Herramientas Formato, permite copiar rápidamente el formato de una celda o rango a otra/o.

1. Hacer click en la celda o rango de origen

2. Click en el botón copiar formato de la Barra de Herramientas

3. Click en la o las celdas destino, y el formato se copió

A formato

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