Excel parte 1

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Iniciar Microsoft Excel Abriremos Excel desde el menú de Inicio, Todos los programas, Microsoft Office, Microsoft Excel 2010. Normalmente se mostrará un libro de trabajo nuevo. En la siguiente imagen vemos las partes en que se divide la ventana del programa: Identificar celdas Las columnas se nombran por letras (A, B, C...) y las filas se numeran desde el 1 hasta 65536. Para identificar una celda se cruzan la letra de columna y el número de fila. Así, según la imagen anterior la celda activa sería D6. Movimiento en las hojas Para cambiar de hoja de trabajo activa, haremos click con el botón izquierdo del ratón sobre las pestañas de la parte inferior izquierda.
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    30-Mar-2016
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Iniciar Microsoft Excel

Abriremos Excel desde el men deInicio, Todos los programas, Microsoft Office, Microsoft Excel 2010. Normalmente se mostrar un libro de trabajo nuevo.

En la siguiente imagen vemos las partes en que se divide la ventana del programa:

Identificar celdas

Lascolumnasse nombran por letras (A, B, C...) y lasfilasse numeran desde el1 hasta 65536.

Paraidentificar una celdase cruzan la letra de columna y el nmero de fila. As, segn la imagen anterior la celdaactivaseraD6.Movimiento en las hojas

Paracambiar de hoja de trabajo activa, haremos click con el botn izquierdo del ratn sobre las pestaas de la parte inferior izquierda.

Nos lleva al primer registro de la tabla

Nos lleva al registro anterior de la tabla

Nos lleva al registro posterior de la tabla

Nos lleva al ltimo registro de la tabla

Paramovernos dentro de la hoja, adems de poder usar lasbarras de desplazamientopodremos usar tambin combinaciones de teclas:

Celda abajo

Celda arriba

Celda derecha

Celda izquierda

Pgina abajo

Pgina arriba

La barra de herramientas de Acceso Rpido y la Cinta de Opciones

En Microsoft Excel existe una sola barra de herramientas denominadabarra de herramientas de acceso rpidosituada en la parte superior de la ventana, bajo lacinta de opciones.

Podemos aadirle o quitarle rpidamente iconos de algunas de las funciones ms habituales (Nuevo, Abrir, Impresin rpida...) desde el cuadro de dilogoOpciones de Excelhaciendo click en el icono, as como situarla encima o debajo de lacinta de opciones.

Si seleccionamosMs comandosse nos abrir una ventana en la que podremos configurar la cinta de opciones haciendo click enPersonalizar cinta de opciones.

SeleccionandoBarra de herramientas de acceso rpidopodremos aadir o quitar muchas otras funciones en la misma.

Abrir y guardar libros de trabajo

Para abrir un documento hemos de hacer click en el iconode labarra de herramientas de acceso rpido, o bien desde la pestaaArchivode lacinta de opcionesharemos click enAbrir.

En la ventana que se muestre navegaremos hasta la carpeta en la que se halla el documento, lo seleccionaremos haciendo click sobre l y pulsaremos enAbrir.

Paraguardar un libro de trabajohemos de hacer click en la pestaaArchivode lacinta de opcionesy seleccionarGuardar, o bien en el iconode labarra de herramientas de acceso rpido: se nos mostrar un cuadra de dilogo en el que daremos un nombre allibro de trabajo.

Si queremosguardar el libro de trabajo con otro nombreharemos click en la pestaaArchivoy seleccionaremosGuardar como, para posteriormente indicar en qu carpeta deseamos guardarlo.

Establecer alto de fila y ancho de columna

Hemos de hacer click con el botn izquierdo del ratn en la lnea de separacin entre los encabezados de filas o columna (justo en el mismo borde) hasta que el cursor del ratn cambie a la forma de una flecha apuntando en dos direcciones, para despus arrastrar hacia la posicin deseada y all soltar el botn del ratn.

Tambin podremos modificar los tamaos de filas y columnas (entre otras configuraciones) desde el iconoFormatode lacinta de opcionescorrespondiente a la pestaaInicio.

Insertar filas y columnas

Parainsertar fila o columnasen unaHojade Excel seleccionaremos la fila o columna desde donde queremos que se inserte la nueva y haremos click en el iconoInsertarde lacinta de opcionescorrespondiente a la pestaaInicio, para despus seleccionar la opcin deseada.

Insertar celdas

Hemos de hacer click en el iconoInsertarde lacinta de opcionescorrespondiente a la pestaaIniciopara despus en el submen seleccionarInsertar celdas.

Si queremosaadir ms de una celda, hemos de seleccionar previamente tantas como deseemos insertar.

Seleccionar una celda

En ocasiones deberemos aplicar ciertos formatos (u otras acciones) sobre las celdas, como por ejemplo borrar el contenido o cambiar los colores, etc., pudiendo hacerse en un slo paso cuando han de modificarse varias a la vez.

Paraseleccionar una celdanos situaremos sobre ella haciendo click con el botn izquierdo del ratn, o desplazndonos con los cursores del teclado.

Segn la imagen de ejemplo anterior estamos situados y por tanto tenemos seleccionada la celdaB2(vase como sta se muestra resaltada con un borde negro de ms grosor).

En la parte izquierda de la barra de frmulas aparece el nombre de la celda activa.

Seleccionar un rango de celdas

Para seleccionar varias celdas a la vez haremos click con el botn izquierdo del ratn en la primera de ellas, y mantenindolo pulsado arrastraremos el ratn hasta tener cubiertas las celdas deseadas, quedando como se indica en la imagen de ejemplo.

Alternativamente, podemosseleccionar un rango con el teclado: para ello nos situaremos en la primera celda y manteniendo pulsada la teclaMaysculasnos moveremos con los cursores hasta haber seleccionado las celdas deseadas, para finalmente soltar dicha tecla.

Seleccionar filas y columnas completas

Paraseleccionar filas completasharemos click en el nmero inicial y manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn arrastraremos hasta la ltima fila deseada antes de soltarlo.

Paraseleccionar columnas completaspincharemos en la letra inicial y manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn arrastraremos hasta la ltima columna deseada antes de soltarlo.

Seleccionar toda una Hoja

Para seleccionar todas las celdas de una Hoja, haremos click con el botn izquierdo del ratn sobre el cuadro que est en la interseccin entre el encabezado de las filas y el de las columnas (indicado en la imagen con un crculo rojo).

Insertar hojas

Parainsertar una Hoja de clculohemos de hacer click en el iconoa la derecha de las pestaas en la parte inferior izquierda de la ventana:

Otra forma es haciendo click con el botn derecho sobre una de las pestaas y seleccionandoInsertar, para a continuacin, en el cuadro de dilogo que se nos muestra seleccionarHoja de Clculoy hacer click enAceptar:

Cambiar el nombre de las hojas

Cuando trabajamos con varias Hojas puede ser conveniente modificarles los nombres asignados por defectos (Hoja1, Hoja2...) por otros ms identificativos, como podra serFacturas, Clientes, etc.Pararenombrar una Hoja de clculotan slo hemos de hacer doble click sobre la pestaa (o click con el botn derecho sobre ella y seleccionando la opcinCambiar nombreen el men contextual), para escribir despes el nombre deseado y pulsar la teclaEnter.

Mover una Hoja

Para mover una hoja pincharemos en la pestaa con su nombre y manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn arrastraremos hacia donde deseemos situarla (fijmonos en que aparece una pequea flecha apuntando hacia abajo), para finalmente soltar el botn:

Alternativamente, podemosmover una Hoja de clculohaciendo click con el botn derecho sobre la pestaa deseada y seleccionandoMover o copiar, para a continuacin indicar la Hoja tras la cul deseamos situarla:

Copiar una Hoja

Para hacer una copia de una Hoja, primero hemos de seleccionarla manteniendo presionada la teclaControla la vez que mantenemos pulsado el botn izquierdo del ratn sobre su etiqueta, y despus arrastraremos el botn del ratn para soltarlo en la posicin deseada.

Tambin podemos hacerlo haciendo click con el botn derecho sobre una pestaa y seleccionandoMover o copiar: en el cuadro de dilogo que se nos muestra marcaremos la casillaCrear una copia:

Eliminar Hojas

Para eliminar una Hoja la seleccionamos haciendo click sobre ella con el botn derecho y seleccionandoEliminaren el men contextual.

Aadir un fondo a una Hoja

En primer lugar haremos click en el iconoFondode lacinta de opcionescorrespondiente a la pestaaDiseo de pgina: en el cuadro de dilogo que se nos mostrar la seleccionamos, y despus hacemos click en el botnInsertar.

Paraeliminar el fondo de una Hojaharemos click en el iconoEliminar fondode lacinta de opcionescorrespondiente a la pestaaDiseo de pgina: en el cuadro de dilogo que se nos mostrar la seleccionamos, y despus hacemos click en el botnInsertar.

Formato de celdas

Muchas veces necesitaremos que los mostrados en las celdas tengan determinado formato (por ejemplo, podemos necesitar que un nmero de una celda se muestre en color rojo si es negativo).

Paramodificar el formatode una celda o rango de ellas, tras seleccionarlas haremos click con el botn derecho sobre ellas y seleccionaremosFormato de celdasen el men contextual, o bien click con el botn izquierdo en el iconoFormatode lacinta de opcionescorrespondiente a la pestaaInicioy seleccionando en el men la opcinFomato de celdas: veremos la ventanaFormato de celdasque describiremos a continuacin.

Formato de celda numrico

Para configurar como numrico el contenido de la una celda, en la ventanaFormato de celdasseleccionaremos la pestaaNmero.

En el apartadoCategoraseleccionamos el tipo de dato, y dependiendo de cul sea se nos mostrarn a la derecha unas u otras opciones de configuracin.

Una vez seleccionada la configuracin deseada haremos click enAceptar.

Alineacin de celdas

En la ventanaFormato de celdasseleccionaremos la pestaaAlineacin.

Despus de haber seleccionado la configuracin deseada, pulsaremos en el botnAceptar.

Formato de fuente en celdas

Haciendo click en la pestaaFuentepodemos seleccionar varias opciones de configuracin referentes al texto.

EnVista previaveremos una previsualizacin de lo que estemos configurando.

Podremos cambiar ms rpidamente el color de la letra desde el iconode lacinta de opcionescorrespondiente a la pestaaInicio, as como aplicar algunos formatos de texto, como eltipo de y tamao de letra,alineacin(izquierda, centrado, derecha) ycaractersiticas de formato(negrita, cursiva, subrayada).

Bordes en celdas

Desde la pestaaBordespodremos definir los bordes de la celda (punteado, grueso, que se muestre el borde slo por la parte superior de la celda, etc.).

Tambin podemos usar el iconode lacinta de opcionescorrespondiente a la pestaaInicio.

Tramas y rellenos en celdas

Si queremos configurar tanto elColor de rellenode fondo de las celdas como establecer unaTramapara las mismas, haremos click en la pestaaRelleno.

EnMuestraveremos una previsualizacin de cmo lo vayamos seleccionando.

Una vez realizadas las configuraciones deseadas haremos click enAceptar.

Tambin podremos cambiar el color de fondo de la celda desde el iconode lacinta de opcionescorrespondiente a la pestaaInicio.

Borrar formatos en celdas

Para borrar los formatos que hayamos aplicado a las celdas, hemos de hacer click en el iconoBorrarde lacinta de opcionescorrespondiente a la pestaaInicio, y seleccionar la opcin deseada.

Tipos de datos en celdas

TIPO DE DATODESCRIPCIN

NumricosParaintroducir nmerosteclearemos los dgitos del0 al 9. Tengamos en cuenta las siguientes consideraciones:

Tambin podemos usar los siguientesoperadores y smbolossegn sea necesario:+ - ( ) , / $ % . E e (notacin cientfica).

Se pueden incluir los puntos demilesen los nmeros introducidos como constantes. Cuando un nmero tiene una sola coma se usa como comadecimal.

Introducir nmeros negativos: delante de los nmeros negativos, site un signo menos(-), o bien encierre los nmeros entre parntesis( ).

Si un nmero no cabe en su celdacomo primera medida se pasa automticamente a anotacin cientfica.

Introducir nmeros como texto:Excel almacena los nmeros como datos numricos. Para que interprete los nmeros como parte de un texto, primero debe aplicarse el formatoTextoa las celdas vacas y, a continuacin, introducir los nmeros.

Introducir fracciones: para evitar introducir una fraccin como fecha, coloque un cero (0) delante de cada fraccin. Por ejemplo, escriba 0 1/2.

Lmite de 15 dgitos: Independientemente del nmero de dgitos presentados, se guardan nmeros con una precisin de hasta 15 dgitos. Si un nmero contiene ms de 15 dgitos significativos se convertirn los dgitos adicionales en ceros (0).

Fecha/horaParaintroducir una fecha u hora, hemos de escribirla normalmente, como por ejemplo10/05/2010y22:33:55.

Algunasconsideraciones a tener en cuenta a la hora de introducir fechas y horasson:

Introducir de fechas y horas a un tiempo: para escribir una fecha y hora en la misma celda, seprelas con un espacio.

Reloj de 12 y 24 horas: para introducir una hora basada en el reloj de12 horas, detrs de la hora inserte un espacio seguido dea.m.op.m.(o bienaop). De lo contrario, se interpretar la hora basndose en el reloj de24 horas. Porejemplo, si se escribe3:00en lugar de3:00 p.m., la hora se almacenar como3:00 a.m..

Clculos con fechas y horas: las horas y las fechas pueden sumarse, restarse e incluirse en otros clculos Para utilizar una fecha u hora en una frmula, introduzca la fecha o la hora como texto entre comillas. Porejemplo, la frmula="03/09/2010"-"28/08/2010"dar como resultado6.

TextoParaintroducir textoseleccionamos una celda y lo escribimos normalmente.

Algunasconsideraciones a tener en cuenta a la hora de introducir textoson:

Se considera como texto cualquier combinacin de nmeros, espacios y caracteres no numricos. Porejemplose tratar como texto las siguientes entradas:10AA109,127AXY,12-976y208 4675.

Si un texto no cabe en la celdapuedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda.

Paraver todo el texto en mltiples lnea de una celdahay que activar la casilla de verificacinAjustar textode la fichaAlineacin.

Paraintroducir un retorno de carro en una celdase debe presionar a la vez la combinacin de teclasAlt + Enter.

Frmulas

Lasfrmulasse usan para calcular resultados a partir de los datos de laHoja. A la hora de construirlas se pueden usar valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.

En ocasiones las frmulas no se pueden ejecutar de forma correcta, a continuacin se describen algunos mensajes de error:

MENSAJEDESCRIPCIN

###La celda tiene mucho contenido y no puede ser mostrado en la celda (hay que aumentar el ancho de la misma)

#DIV/0!Se intenta dividir entre cero acceder a una celda vaca.

#NOMBRE?No se encuentra un nombre.

#N/ASe hace referencia a celdas que no contienen datos que se necesitan para devolver un resultado.

#NUM!Hay algn tipo de problema con un nmero.

#REF!Se ha hecho una referencia a una celda no vlida por alguna circunstancia.

#VALOR!Se ha usado un parmetro u operando incorrecto.

En otras ocasiones y sin ser un error podremos ver en una celda el smbolo# (almohadilla)repetido varias veces: informa de que el ancho de la columna no es suficiente para mostrar el resultado.

Operadores

En la tabla de al lado se muestran losprincipales tipos de operadores.

Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, stas tienen un orden depreferenciapara su resolucin dependiendo del tipo de operador usado, que es el indicado en la tabla.

TIPOOPERADORES

ARITMTICOS+, -, *, /,%, ^

TEXTO&

RELACIONALES / COMPARACIN< , > ,= ,= ,

Como es normal en matemticas, losparntesisse usan para calcular primero las expresiones que hay entre ellos, como porejemplo:

2 + 3 * 5 = 17(2+3) * 5 = 25As pues, procederemos tambin enExcel 2010.

En cuanto a laprioridad de los diferentes tipos de operadores: cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se resuelven primeramente losaritmticos, luego los decomparaciny por ltimo los operadoreslgicos.

Laprioridad de los operadores aritmticoses la mostrada a continuacin:

^ (exponenciacin)

- (negacin)

+ y (suma y resta)

Laprioridad de los operadores lgicoses la mostrada a continuacin:

Not

And

Or

Losoperadores de comparacinse evalan segn el orden en el que aparecen:

= (igual)

(diferente de)

< (menor que)

> (mayor que)

= (mayor o igual que)

Editar celdas

Paraintroducir un valor en una celdanos situaremos en la misma y escribiremos lo deseado, para a continuacin pulsar la teclaEnter(para situarnos en la celda debajo la que estemos editando) o loscursores(para situarnos en una de las celdas junto a la que estamos editando).

Si no queremos que se efecten los cambios pulsaremos la teclaEscape.

En las celdas, aparte de nmeros, textos, frmulas, etc., podemos introducirreferenciasa los valores contenidos en otras celdas (como por ejemploB2oA3). Ms adelante en el presentecurso de Excel 2010explicaremos lasreferencias.

Si ya las hemos pulsado podemosDeshacerla ltima accin haciendo click en el iconode labarra de herramientas de acceso rpido. Posteriormente tambin ser posibleRehacerel cambio pinchando en el icono.

Parainsertar una frmulaprocederemos del mismo modo situndonos en la celda en la que deseamos introducirla para a continuacin escribirla (o en la mismabarra de frmulas).

Modificar el contenido de una celda

Paramodificar el contenido de una celdatenemos de hacerdoble clicksobre ella y cuando veamos el cursor parpadeante podremos modificar su contenido.

Una vez editada confirmaremos los cambios con la teclaEntery losCursores, tal y como hemos explicado anteriormente.

Tambin es posible modificar su contenido desde labarra de frmulas.

Eliminar el contenido de un celda

Paraborrar el contenido de una celdanos situamos en ella y pulsamos la teclaSuprimir(se borrar nicamente el contenido, pero no los formatos, comentarios, etc.).

Tambin podemos eliminar elcontenidohaciendo click con el botn derecho en la celda y seleccionandoBorrar contenido.

Si aparte del contenido necesitamos borrar tambin los formatos, comentarios, etc., seleccionaremos la opcin deseada tras hacer click en el iconoBorrarde lacinta de opcionescorrespondiente a la pestaaInicio:

Eliminar celdas, filas y columnas

Paraeliminar celdasprimeramente las seleccionamos y despus hacemos click en el iconoEliminarde lacinta de opcionescorrespondiente a la pestaaInicio, y luego elegiremos de qu modo deben ser eliminadas:

Tambin podemos eliminarlas haciendo click con el botn derecho sobre una de las celdas seleccionadas y seleccionandoeliminar celdas.

Paraeliminar filas o columnas, tras seleccionalas procederemos del mismo modo que acabamos de comentar:

Copiar celdas

Paracopiar una celda o rangode ellas, la forma ms sencilla es seleccionndolas para despus hacer click en el iconode lacinta de opcionesperteneciente a la pestaaInicio, y en la celda de destino hacer click en el icono, para finalmente pulsar la teclaEnter.

Otra forma de hacerlo es: manteniendo presionada la teclaControlharemos click con el botn izquierdo del ratn en el borde negro de la seleccin (el cursor cambiar a la forma de una flecha blanca con un pequeo signo+a su lado) y despus arrastraremos el ratn hasta la posicin deseada para una vez all soltarlo.

Pegado especial

Una forma ms avanzada de copiar el contenido de una celda es, despus de haberla copiado, hacer click en el iconopara a continuacin pegarla haciendo click en la parte inferior del icono: en el men desplegable seleccionaremos la opcin deseada.

Mover celdas

La forma ms sencilla es seleccionndolas y hacer click en el iconode lacinta de opcionescorrespondiente a la pestaaIniciopara despus en la celda de destino hacer click en.

Otra formade hacerlo es situando el cursor del ratn justo en el borde negro de la seleccin (el cursor del ratn cambiar a la forma de cuatro pequeas flechas apuntando a direcciones diferentes): despus haremos click con elbotn izquierdoy arrastraremos el ratn hasta la posicin deseada para all soltarlo.

Autorrellenado

Elautorrellenadohace que Excel escriba automticamente valores en otras celdas, dependiendo de su contenido.

Para verlo con un ejemplo, escribalunesen una celda. Despus pinche con el cursor del ratn en el cuadradito pequeo de la parte inferior derecha de la misma y arrastre unas celdas hacia abajo para finalmente soltarlo:

Veremos cmo las celdas adyacentes se habrn autorrellenado con los nombres de los das consecutivos.

Esto funciona para das de la semana, nombres de los meses, fechas, nmeros, etc.

Hay que tenercuidadosi movemos celdas que contienenreferencias a otras celdas(ms adelante lo veremos), ya que el resultado puede no ser el deseado. Ms adelante veremos cmo solventar este problema.