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Madrid, 24 de Abril 2008 1

Experiencia de la factura electrónicaen el ámbito empresarial

Mª Pilar Franquet RodrigálvarezCentro de cooperación Interbancaria


Contenidos

1. Facturación electrónica2. ¿Por qué ir a la facturación electrónica?3. Pasos previos a la implementación 4. ¿Adopción de la solución?5. Pasos para la implementación6. Tipos de facturación7. Ejemplos Prácticos8. Acciones en curso 9. La Factura Electrónica en las Entidades Financieras


El proceso de facturación convencional se lleva a cabo según el esquema presentado a continuación:

La aplicación de gestión delproveedor genera la factura

El receptor introduce los datos de la factura de

forma manual y los archiva

La factura generada se imprime desde el sistema

del proveedor se clasifica y se ensobra

La factura impresa se envía a través de correo

convencional

Facturación electrónica


1

Emisión Legalización yconservación

3

Verificación

4

Integración y conservación

2

El proceso de facturación electrónica se lleva a cabo según el esquema presentado a continuación:




TAREA A REALIZARTiempo estimado sin sistemas de gestión

documental en minutos

Tiempo estimado con sistemas de gestión

documental en minutosLectura y clasificación de la correspondencia 2 2

Lectura y clasificación de la correspondencia/ digitalización y referenciación

0 2

Distribución a sus destinatarios 2 0

Fotocopia/s 1 0

Archivo 4 0

Búsqueda para consulta solicitada 4 0,5

Nueva fotocopia 1 0Rearchivo 2 0

TOTAL 16 4,5

Comparativa Sistema convencional vs. electrónica


MI EMPRESA ES MÁS PRODUCTIVA

APORTA MÁS VALOR A MI EMPRESA

GENERA MÁS CONFIANZA EN MI

EMPRESA

¿Por qué ir a la facturación electrónica?


Valoración del volumen y sistema de facturación actual de la empresa:

Estimación de costes sistema actual.

Programas de gestión y procesos que utilizó (ERP’s, programas propietarios de gestión de pedidos, aprobación de facturas, contabilidad,..).

Mi actividad tiene requisitos especiales o personalizados de la empresa?

Posibles deficiencias en mi sistema actual de facturación? Oportunidad de mejora.

Tipo/s de facturación: Emisión, Recepción y/o Autofacturación

Analizar tipos de soluciones de facturación electrónica: cual es la que mejor se adapta a mi empresa, costes, servicio, funcionalidades :

Pasos previos a la implementación


¿Adopción de la solución?

Puntos Fuertes y Débiles de soluciones Factura Electrónica para grandes clientes

Puntos Débiles

Solución Estándar (ASP)• Convencer a proveedores o establecer protocolos de comunicación con otras soluciones.• Integración con sist. Propietarios

Portal de Proveedores• Coste• Tiempo puesta en marcha• Integración con sist. propietarios

Desarrollo propietario• Coste (programas, hardware, certificado, copias de seguridad,..) • Mayor dedicación de la empresa• Gestión de sistemas• Mantenimiento Evolución formato• Soporte Fiscal y Jurídico

Puntos Fuertes

Solución Estándar (ASP)• Coste Bajo• Efecto red• Gestión sistemas externalizado• Rápida puesta en marcha• Evolución

Portal de Proveedores/Portal de Emisión• Fácil adhesión proveedores y clientes• Personalización Imagen corporativa• Gestión sistemas externalizado• Evolución

Desarrollo propietario• Ajuste a necesidades propias


Gestionar el cambio interno en 3 áreas fundamentales: organización, administración y sistemas de información:

Tomar este reto organizativo como gran oportunidad de mejora

Definición de la nueva gestión de facturas electrónicas

Impulsar su uso internamente.

Definición de fases y objetivos alcanzables:

Alcance, definición de objetivos (hasta donde quiero llegar)

Gradual: Establecimiento de una fase piloto. Facilita la asimilación de conceptos y procedimientos. Consolida confianza en el nuevo sistema

Comunicación a proveedores y/o clientes, sensibilizando a todos los involucrados de los beneficios que les va a aportar

Gestión del Cambio:

Pasos para la implementación


Integración con programas de gestión (ERPs):

• Pedidos

• Facturación

• Stock

¿Tipos de facturación?

Generación de ficheros de Facturas

Debe cubrir todas las necesidades:• Comunicaciones automáticas de datos y facturas• Gestión de facturas simple y ágil• Firma Homologada• Archivo de facturas

Factura Electrónica

Integración Cliente

Tratamiento Manual

Clientes

Solución

Entidad

Emisión (Estándar)


Tratamiento Manual

Integración Proveedor

Canal de emisión de auto-facturas:

La entidad emite una auto-factura proforma a sus proveedores.

Requiere acuerdo previo entre el proveedor y cliente

Solución

11 Auto-Facturas Proforma

Autofacturación Comercial

ProveedoresEntidad


Fichero de Estados 22 Confirmación

datos factura

Generación de ficheros de

Auto-Facturas

Auto-factura electrónicaAuto-factura electrónica33



Debe cubrir todas las necesidades:• Mantener imagen corporativa• Comunicaciones automáticas de los estados y facturas• Integración con otros procesos de la empresa

Factura Electrónica

Integración Cliente

Tratamiento Manual

Cliente

Solución

Proveedor

Portales Personalizados

Acceso Web

Portal Emisión

Portal Recepción


Ejemplo Práctico 1 - Empresa aseguradora

Más de 27.500 millones de � gestionados

26.300 asegurados

Más de 26.000 empresas, con 350 multinacionales y 190 organismos públicos

Más de 1,4 millones de asegurados

Más de 730.000 hogares cubiertos

Más de 30.000 Pólizas

Vida Vida -- Ahorro y Planes de Ahorro y Planes de PensionesPensiones

SaludSalud

Vida Vida -- RiesgoRiesgo

Colectivos y EmpresasColectivos y Empresas

Hogar y AccidentesHogar y Accidentes

SegurAutoSegurAuto

Madrid, 24 de Abril 2008 145.670Ahorro anual38.000Ahorro anual

190.000Ahorro acumulado

63016300,302.100110.000

PresupuestoAñosCoste anualCosteFacturas20.000210.0000,5020.000

Con Factura ElectrónicaCon Factura Electrónica

90.000330.0001,5020.000

PresupuestoAñosCoste anualCosteFacturas

Con Intercambio de datos

6.30016.3003,002.100300.000560.0003,0020.000

PresupuestoAñosCoste anualCosteFacturasPresupuestoAñosCoste anualCosteFacturas

Con sistema tradicional:Con sistema tradicional:

EmisiónAuto facturaEstimación Reducción Costes

Ejemplo Práctico 1 – Implantación Empresa Aseguradora


• Empresa de Servicios: Colaboración con empresas, asesorándoles, ofreciéndoles una amplia variedad de servicios:

• Gestión de Redes Corporativas y Espacios de Trabajo

• Gestión de Mantenimiento• Gestión de Compras y Suministros

• Gestión del Proceso de Negociación

• Sistema de actuación:• Solicitud de servicios a proveedores, en

base a pedidos

• Realización de servicios

• Gestión de facturas• Características:

• Gran volumen de proveedores y facturas

• Proveedores de varios sectores • Diversidad de facturas recibidas• Servicios tarificados

Situación Solución

• Auto-factura comercial: Creación de factura en nombre del proveedor

• Envío de propuesta de factura• Confirmación on-line por el

proveedor• Generación automática de factura

electrónica

Solución Facturae Unificación sistemas para gestionar el

flujo comercial, de pedido a contabilización de la factura

• Simplificación en la gestión.

Ejemplo Práctico 2 – Implantación en Empresa de servicios


• Mayor eficiencia en nuestros procesos (gestión devolución de facturas)

•Reducción de errores del proveedor: los servicios son tarifados y controlados por nosotros

•Reducción de gestión administrativa, por la reducción de errores al generar auto-facturas y la recepción de confirmaciones/rechazos de forma on-line

•Agilidad en la tramitación de facturas, por la mecanización de procesos (se eliminan reclamaciones sobre facturas enviadas/no recibidas).

•Transparencia del proceso. El proveedor conoce en todo momento el estado de sus facturas.

•Ahorro en la custodia de las facturas en papel.

•Procesos integrados con la facturación electrónica:

•En la Autofactura: Mantenimiento Servicios Recurrentes, Certificaciones de Obra, Compras de material de oficina, Servicios de transporte, Servicios puntuales (mantenimientos correctivos, reparaciones, siniestros)

• En factura: Cualquier tipo de contratación de bienes o servicios

Ventajas

Ejemplo Práctico 2 – Implantación en Empresa servicios


AplicaciónFAC

Work-flowaprobación facturas

AplicaciónFAC

Work-flowaprobación facturas

Validación presupuestaria

Pago de facturasFacturas

Recepción Electrónica Estados

CaixaFactura

Grabación, escaneo y archivo

Recepción Papel

Confirmación y aprobación del pago

Facturas

Ejemplo Práctico 3 – Implantación en ‘la Caixa’

desde

2005


• Servicio innovador (resistencia al cambio): empleados, proveedores y clientes

• Selección modelo de servicio: modelo externalizado ASP o integrado en su portal con la imagen del cliente.

• Selección modelo de factura: la entidad requiere intercambio de facturas con los diferentes modelos estándar del mercado (Facturae, UBL, EDI …)

• Normativa de facturación electrónica: reciente y en el corto plazo las administraciones públicas con carácter obligatorio.

• Penetración en el mercado gradual:• No conocen los costes de la factura en papel y las normativas implicadas• En grandes empresas, requieren cambios y adaptaciones internas tanto organizativas como de sus sistemas. Implantación lenta.• Las empresas pequeñas son impulsadas por las empresas grandes o por la Administración Pública.

Dificultades encontradas

Experiencia en el ámbito empresarial


Identificar los modelos utilizados en cada país, reconocimiento del formato de factura electrónica Facturae, divulgación a nivel europeo

Conseguir el intercambio de facturas entre las EEFF de la U.E.

Asegurar la homogeneidad de los certificados; las entidades Prestadoras de Servicio, (PSC) están realizando acuerdos a nivel europeo con el fin de fomentar la seguridad del comercio exterior.

Realizar análisis proactivo de la normativa legal a nivel nacional e internacional, con el fin de facilitar el intercambioentre los diferentes países

Simplificación y automatización de los procesos orientados a Pedido – Compra - Pago

La Unión Europea opta por una economía más competitiva y dinámica para ello apuesta por el intercambio de documentos de factura como medio de pago

Acciones en curso

Objetivos a nivel europeo


Acciones en curso

Inte

rope

rabi

lidad

ModelosFactura

Unificación de formatos en formato normalizadoCreación de herramientas de conversión para

interoperabilidadEstabilización de versiones

Plataforma

ServiciosFinancieros

Sistema intercambio de facturasIndependencia de plataforma para el envío y

recepción desde cualquier entidadUso de formato normalizado

Facilitar gestión de Tesorería utilizando factura como medio de pago

Agilizar y simplificar trámites, asociados a la financiación/Anticipo (Factoring y Confirming)


Ofrecemosconfianza

EEFF grandes emisores y

Receptores de facturas

Habituados a tratar grandes volúmenes

de información

Experiencia con el trato de clientes

Servicios relacionados:

• Cobro/pago• Factoring• Confirming

Cliente

Ser competitivos

Fidelizar Clientes

Anticiparse a las necesidades del mercado

Dar respuesta a los requisitos de nuestros clientes

Impulsar el uso de nuevas tecnologías a las empresas

Continuar la colaboración estrecha con la AA.PP.

La Factura Electrónica en las Entidades Financieras


La Factura Electrónica en las Entidades Financieras

Opiniones sobre facturación electrónica

“Es el siguiente paso lógico después de la introducción del euro y es un gran paso hacia un mercado único”

“Debemos proveer a los clientes con la información exacta y herramientas de gestión ágiles”

“Es una oportunidad única para las EEFF”

“Debemos anticiparnos a lo que será la industria de los pagos en Europa en 10 años”

“Los bancos deben determinar donde colaborarán y donde competirán”

“Nuestros clientes desean cada vez más una gama más amplia de servicios en el mercado europeo”

(FUENTE: EXPP- SUMMIT: 3 Edition de E-invoicing & E-Billing, Londres 10 / 11 Septiembre. http://www.expp-summit.com)


Gracias por su atención

Mª Pilar Franquet RodrigálvarezCentro de cooperación Interbancaria

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