EXPERIENCIA UNIVERSIDAD NACIONAL

UN-SIMEGE

09 de Abril de 2008

Medellín

CIFRAS

CIFRAS

Sistemas de Calidad en la UN

Certificado de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001:2000

• Centro de Extensión Académica (CEA), de la Facultad de Artes, Sede Bogotá

• Instituto de Genética-Grupo de Identificación ( en proceso)

Implementación sistema de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001:2000

• Facultad de Medicina, Sede Bogotá

• Facultad de Ciencias Económicas, Sede Bogotá

• Facultad de Minas, Sede Medellín

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DELSISTEMA MEJOR GESTIÓN

SIMEGE DENTRO DE LA ESTRATEGIA DE MEJORAMIENTO DE GESTIÓN LIDERADA POR LA UNIVERSIDAD NACIONAL

Abril de 2008

UN-SIMEGE

Objetivo general del SIMEGE

Contribuir al mejoramiento de la gestión académico –

administrativa de la Universidad, mediante la

adaptación e implementación del Sistema Mejor

Gestión articulando el SGC, MECI y SISTEDA, en el

marco del ‘Proyecto Multisedes’ y del proceso de

acreditación institucional.

UN-SIMEGE

Sistemas para una mejor gestiónSISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD

SGC

NTCGP:1000-2004

Ley 872/03 y Decreto 4110/04

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

MECI

Ley 87/93 y Decreto 1599/05

SISTEMA DE DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

SISTEDALey 489/98 y Decreto 3622/05

OBJETIVOS

Establecer una herramienta de gestión que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de la Entidad.

Norma Técnica: NTCGP:1000 - 2004

Proporcionar una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en la Entidad, para orientarla hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y contribuyendo a los fines esenciales del Estado.

Fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional de la Administración Pública que conlleve a ser moderna, democrática y transparente.

(Está solamente desarrollado en términos de definición general de políticas)

UN-SIMEGE

Sistemas para una mejor gestión

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - SGC

NTCGP:1000-2004Ley 872/03 y Decreto 4110/04

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI

Ley 87/93 y Decreto 1599/05

SISTEMA DE DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

SISTEDALey 489/98 y Decreto 3622/05

¿PARA QUÉ SIRVEN?

Permite administrar ordenadamente los recursos y el talento humano de la Universidad, de manera que se garantice el logro de los objetivos misionales definidos por la institución, la Ley y las expectativas de la comunidad.

En el marco de la autorregulación genera una estructura sistémica (donde intervienen todos los funcionarios) que permite hacer seguimiento y evaluación al cumplimiento de los objetivos misionales, garantiza la coordinación de las acciones y la fluidez de la información y comunicación, y anticipa y corrige oportunamente (prevención), las debilidades que se presentan en el quehacer Universitario.

Dirigido a la formulación de planes estratégicos que definan directrices, lineamientos y prioridades que orienten la gestión universitaria.

UN-SIMEGE

Sistemas para una mejor gestiónSISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD

SGCLey 872/03 y Decreto 4110/04

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

MECILey 87/93 y Decreto 1599/05

SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

SISTEDALey 489/98 y Decreto 3622/05

COMPONENTES COMUNES ENTRE LOS SISTEMAS

1. Compromiso de la Dirección

2. Gestión del Talento Humano

3. Procesos y Procedimientos

4. Indicadores de eficiencia y eficacia

5. Comunicación Organizacional

6. Plan de Mejoramiento Institucional

7. Mejora continua

1. Compromiso de la Dirección

2. Gestión del Talento Humano

3. Procesos y procedimientos

4. Indicadores de evaluación y control

5. Comunicación Organizacional

6. Plan de Mejoramiento Institucional

7. Mejora continua

1. Compromiso de la Dirección

2. Gestión y Desarrollo del Talento Humano

3. Procesos de modernización en la gestión pública

4. Indicadores de eficiencia y eficacia

5. Comunicación Organizacional

6. Proceso de Mejoramiento permanente

7. Mejora continua8. Componente ético (Modelo de

Gestión Ética para entidades de Estado)

En resumen, todas promueven una mejor gestión y se encaminan a lograr altos estándares de gestión y logro de objetivos.

UN-SIMEGE

Alistamiento para el

mejoramiento de la gestión

Estandarización y

Mejoramiento de procesos

Mejoramiento continuo

(Evaluación)

Sostenibilidadpara el

mejoramiento contino

DiagnósticoInterno

(autoevaluación)

EjecuciónInterna de acciones

Estructura Organizacional

Ajuste institucional

Modelo Multisedes

Estructura normativa

(Ordenamient

o Jurídico)

Sistemas de Información

Estructura

Operativa

Sisteda-SGC-Meci

Desarrollo del talento

humano Gestión por

competenciasFortalecimiento

del entorno ético

AcreditaciónInstitucional

De programas

ComunicaciónPlaneación

Estratégica

Sisteda-objetivos,

metas, indicadore

s

Fases de TrabajoAutonomía + Plan de desarrollo UN+

SISTEDA + MECI + SGC

Procesos y

procedimientos

UN-SIMEGE

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO SIMEGE

DIRECTOR SIMEGERECTOR

GRUPO RECTORIADIRECTIVO SIMEGE

CONTROL INTERNO

COORDINADOR SUBPROYECTO

ENTORNO ETICO

GESTION PARA EL MEJORAMIENTO

(Académico y Administrativo)

AJUSTE ORGANIZACIONAL

GESTIÓN Y DESARROLLO DEL

TALENTO HUMANO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

CONDICIONES AMBIENTALES PARA EL

TRABAJO

ORDENAMIENTO JURIDICO

BIEN - ESTAR

COORDINADOR NACIONAL

DISEÑO DEDOCUMENTACIO

N GUIA

SEGUIMIENTO

GRUPO ASESOR SIMEGE

DIRECTOR DELEGADO SIMEGE

VICERRECTORIA GENERAL

DIRECTOR SIMEGE EN EL

NODO

GRUPO NODO EN

CADA SEDE

COORDINADOR EN CADA NODO – DIR. ADMON

ASISTENTE

GESTORES

AUDITORES

ANALISTAS

CONTROL INTERNO

ACREDITACION Y MODELO PEDAGOGICO

GRUPO ASESOR

Mapa de macroprocesos de la UNMapa de macroprocesos de la UN

Bienestar Universitario

Gestión de DesarrolloTecnológico e innovación

Gestión de Sistemas de Información

Gestión Jurídica y Legal

Gestión Financiera

Planeación

Gestión de BibliotecasGestión de Apoyo

a la Docencia/Formación

Gestión de Recursos Físicos

Gestión Administrativa

Análisis y Mejora Evaluación y Auditoría

Formación

Investigación Extensión

DireccionamientoRelaciones

InterinstitucionalesComunicación

ENTRADAS Conocimiento

Talento humano Recursos financieros Recursos

físicos Recursos de información

Normas Otros recursos

Gestión de Laboratorios

SALIDAS Nuevo conocimiento

Nuevos profesionales, investigadores y

docentes Propuestas de solución

a problemas de país Programas curriculares

Programas de educación no formal

Difusión de la producción académica

Otros bienes y servicios

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS ESTRATÉGICOS

Diciembre 27 de 2007

Gestión del Talento Humano

Nec

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Co

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Un

iversitaria

Evaluación Independiente y Auditoría de Calidad

ACREDITACIÓN ACREDITACIÓN CURRICULARCURRICULAR

PLANES DE MEJORAMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO ESTANDARIZADOS DE LOS ESTANDARIZADOS DE LOS

PROGRAMAS YA ACREDITADOSPROGRAMAS YA ACREDITADOS

VERIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS VERIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS ESTÁNDARES DE LA ACREDITACIÓN ESTÁNDARES DE LA ACREDITACIÓN

PARA LOS NO ACREDITADOSPARA LOS NO ACREDITADOS

1. Misión y Proyecto Institucional2. Estudiantes 3. Profesores4. Procesos Académicos5. Bienestar Institucional6. Organización, Administración y Gestión7. Egresados e Impacto sobre el Medio8. Recursos Físicos y Recursos Financieros

ACREDITACIÓN ACREDITACIÓN INSTITUCIONALINSTITUCIONAL

En que EstamosEn que Estamos

Este proyecto hace realidad la posibilidad de abordar mejoramientos patrocinados y ordenados para la Universidad, que se construyen a partir de una acumulación de aprendizaje propio de nuestra gente.

Partimos de una estructura que tiene ideas de mejoramiento, que está comprometida con la Universidad, que quiere trabajar por ella.

Se están capitalizando esfuerzos de mejoramiento emprendidos en el pasado, tanto en áreas de la UN como partir de procesos de capacitación de funcionarios.

Se trabaja bajo un principio de actuación y construcción colectiva.

Se han logrado definiciones de proyectos de mejoramiento donde la experiencia de los miembros del equipo, para su definición y ejecución, es vital.

Estamos en la construcción de una red de trabajo, donde cada uno de sus nodos tiene un rol fundamental para el proyecto: responsabilidad y credibilidad en el objetivo que debe cumplir.

UN-SIMEGE

Se tiene una base técnica de trabajo articulado que permite navegar con certeza en el proceso operativo del UN-SIMEGE.

Se tiene un Plan Estratégico que es insumo fundamental en la etapa de Direccionamiento Estratégico y construcción del Plan Maestro de Gestión de la Universidad.

Se terminó la fase de Alistamiento que incluyó a todas las sedes y al nivel nacional, básica para articular y organizar acciones propias de un proyecto de esta magnitud.

Se tienen definidos nueve proyectos estratégicos que, actuando de forma sinérgica, derivan en mejor gestión para la UN, y hay un mapa de macroprocesos de la UN concertado, para la implementación de la herramienta de gestión.

Todas las sedes de la Universidad tienen conformado su grupo operativo y se encuentran en fase de documentación.

AVANCES IMPORTANTESAVANCES IMPORTANTESUN-SIMEGE

Se definieron los Grupo Directivo y Asesor para el Proyecto.

En cada Sede se conformaron los Nodos Gestores y Grupo Asesor de Sede, así como el nombramiento de los delegados por cada Sede al Grupo Asesor Nacional.

Se inició la caracterización de macro procesos, responsabilidad distribuida entre las Sedes con base en su afinidad. ( en la Sede Medellín se desarrolla la caracterización de Investigación, Gestión Tecnológica, Laboratorios y Análisis y Mejora).

Se inició el Diplomado de Gestión de Calidad para el Sector Público “Sistemas Integrados de Gestión para Instituciones Públicas de Edcación Superior” realizado por el Centro Integrado para el Desarrollo de la Facultad de Ciencias Economicas, sede Bogotá. Con la inscripción de 100 miembros de las áreas Académico Administrativas.

Se ha socializado el proyecto a cerca de 1000 servidores en todas las Sedes.

AVANCES IMPORTANTESAVANCES IMPORTANTESUN-SIMEGE

Se creó la página Web del SIMEGE, con apoyo de Unimedios, como medio de comunicación directa con la Comunidad Universitaria.

Avances reportadosAvances reportados

www.simege.unal.edu.co

Comunicaciones UN-SIMEGE

Alto esfuerzo en capacitación a través de un diplomado (1) para el grupo asesor que adelanta el diseño e implementación del UN-SIMEGE. Esta herramienta es fundamental para hacer el desdoblamiento del mapa de macroprocesos en cada sede, como vía para la estandarización y la trazabilidad.

NUEVOS AVANCESNUEVOS AVANCES

Ver estructura del DiplomadoVer estructura del Diplomado

(1) Este diplomado es dictado por la Facultad de Ciencias Económicas – sede Bogotá

Capacitación a Nodo Gestor, Grupo Asesor Actores Claves

Impacto en la UniversidadImpacto en la Universidad

• SERÁ LA BENEFICIARIA DEL PROCESO DE CAMBIO

• SERÁ RECONOCIDA POR ALTOS ESTÁNDARES DE GESTIÓN

• DARÁ RESPUESTA A REQUERIMIENTOS PERSONALES CON PROCESOS ORGANIZADOS

• BRINDARÁ OPORTUNIDAD Y CALIDAD EN LO COTIDIANO

• GANA EL CONTROL SOCIAL Y LA PARTICIPACION CIUDADANA

• LOS FACITADORES TIENEN EL COMPROMISO DE LIDERAR, IMPULSAR Y PROMOVER UNA APROPIACIÓN Y CONCIENTIZACIÓN TÉCNICA Y CULTURAL FRENTE AL CAMBIO ORGANIZACIONAL DESEADO.

SE GANA EN GOBERNABILIDAD

UN-SIMEGE

Con la implementación de este Modelo, la Universidad buscaCon la implementación de este Modelo, la Universidad busca::

• Brindar a la comunidad universitaria confiabilidad y garantía de transparencia y equidad en el desarrollo de su trabajo académico y administrativo

• Manejar información que sea confiable, oportuna y veraz sobre su gestión en todos sus ámbitos

• Garantizar la implementación de criterios para la autoevaluación y el mejoramiento permanente en los procesos de mejor gestión emprendidos

• Fomentar la democratización de la función pública que ejerce la Universidad

• Fomentar la presentación de resultados comunes y armonizados que reflejen un desempeño y una cultura de logro a la sociedad.

• Dirigir el talento humando de la Universidad siendo concientes de la potencialización de los conocimientos, habilidades, destrezas, actitudes y aptitudes, elementos que puestos en practica se convierten en competencias que permiten una cualificación personal y calidad en los procesos académico administrativos emprendidos.

UN-SIMEGE

Agradecemos Su AtenciónUniversidad Nacional de Colombia

Sede MedellínAbril, 2008