Expert firma

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¿Qué es la Factura Electrónica? Premisas


¿QUÉ ES LA FACTURA ELECTRÓNICA? PREMISAS

La facturación electrónica sustituye a las facturas tradicionales en papel, y se

caracteriza porque el envío a los destinatarios se realiza por medios telemáticos en

formato electrónico, reemplazando al documento físico en papel y con la misma

validez fiscal y jurídica ya que está firmada con una firma electrónica avanzada,

emitida por una autoridad de certificación reconocida por la Agencia Tributaria.

¿Qué es la FACTURA ELECTRÓNICA?

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en

papel, el documento electrónico que la representa deberá:

CONTENER LOS CAMPOS OBLIGATORIOS exigibles a toda factura

ESTAR FIRMADO MEDIANTE UNA FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA basado en

certificado reconocido

SER TRANSMITIDO DE UN ORDENADOR A OTRO recogiendo el consentimiento de

ambas partes.

¿Cuándo es válida una FACTURA ELECTRÓNICA?



Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal

que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener

los campos obligatorios exigibles a toda factura:

.

¿Cual debe de ser el CONTENIDO de una Factura Electrónica?

Núm. Factura

Fecha expedición

Razón Social emisor y receptor

NIF emisor y “receptor”

Domicilio emisor y receptor

Descripción de las operaciones (base imponible)

Tipo impositivo

Cuota tributaria

Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)



Se requieren tres condicionantes para que se de la firma electrónica reconocida:

1. Que sea una firma electrónica avanzada

2. Que esté basada en un certificado reconocido, siendo certificado reconocido aquél que “cumpla los requisitos establecidos en la Ley

59/2003 de 19 de diciembre en cuanto “a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes”

3. Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, es decir, aquel que ofrece, al menos, las siguientes garantías: .

¿Cómo se FIRMA una Factura Electrónica?

Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y

asegura razonablemente su secreto

Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generación de

firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que

la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente encada momento

Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante

contra su utilización por terceros

Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide

que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma.” (Art. 24.3).


¿Qué es Expert FIRMA®? Presentación


PRESENTACIÓN

EXPERT FIRMA®

expertFirma®

es un aplicación que permite el servicio de “Firma y Custodia de Factura Digital” ofrece

la posibilidad de firmar electrónicamente las facturas, emitirlas, almacenarlas, recibir la

aceptación/rechazo del cliente, así como servicios que facilitan a los destinatarios la posibilidad de

localizar y recopilar información fiscal de las facturas.

Mejora de la eficiencia

Disminuyen drásticamente los costes del proceso de facturación

Rapidez de Cobro

Ahorro del espacio físico y de papel

Reducción del número de Incidencias

Posibilidad de consultar el histórico de facturas siempre disponible

Posibilidad de integración con el ERP del cliente


¿Cómo funciona Expert FIRMA®? Funcionalidades


Generación de facturas electrónicas

GENERACIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS

¿CÓMO FUNCIONA EXPERT FIRMA®

?

• Expert FIRMA® puede trabajar en modo transparente o bajo

demanda. El usuario puede especificar uno o varios directorios de

entrada donde se leerán las facturas en formato PDF.

• Una vez especificados estos directorios la aplicación informará de

las facturas contenidas en dichos directorios y el usuario podrá

elegir seleccionando una o varias facturas qué hacer con ellas:

solo firmar, firmar y enviar por correo o firmar y enviar al hosting

de Datadec Online

• Asimismo el usuario puede elegir trabajar en modo transparente.

Todas las facturas que se detecten en los directorios indicados se

procesarán automáticamente sin necesidad de que el usuario

tenga que repetir la acción deseada.

• Dependiendo de la opción elegida la factura original será

reemplazada por una factura firmada y se depositará en el

directorio correspondiente, también configurable por el usuario.


Plantillas

PLANTILLAS


?

• Se pueden definir diferentes grupos de opciones denominados

plantillas. Un ejemplo práctico sería las diferentes empresas con

las que trabajemos. Si tenemos dos empresas se podrían

corresponder con dos plantillas diferentes.

• En cada una de ellas podremos especificar unos directorios, un

certificado de firma, servidor de correo, etc.

• Cada plantilla es independiente de las demás y se puede

conmutar de una a otra de forma sencilla.


Certificados

CERTIFICADOS


?

• Expert FIRMA® trabaja con certificados en disco o bien

certificados importados desde el repositorio de Windows.

• Si elige un certificado que reside en disco deberá

seleccionarlo. Para ello introduzca la ruta completa del

certificado o bien utilice el examinador de archivos.

• Si elige un certificado que reside en el repositorio de

Windows seleccione “Repositorio del sistema” y a

continuación elija su certificado a partir de la lista de

certificados del sistema.


Servicio de Custodia de Facturas Electrónicas EXPERT CUSTODIA®: Custodia en data center de alta disponibilidad


Expert CUSTODIA® es el complemento a nuestra solución Expert FIRMA® y

Expert SCAN ®, que le ofrece un servicio online de archivo electrónico

ofrecido desde nuestro DATACENTER de alta disponibilidad (www.ddol.es).

Las funciones avanzadas de Expert Custodia le permitirán ofrecer el servicio

de consultas de facturas a sus clientes y una mejor gestión administrativa de

facturas de proveedores utilizando simplemente un navegador de Internet.

Gracias al Data Center de Alta Disponibilidad de DATADEC ONLINE, se

ofrece la posibilidad de que el documento electrónico quede custodiado en un

entorno informático seguro, flexible y de fácil acceso. Puede consultarse en

su formato original e imprimirse siempre que se desee.

SERVICIO DE CUSTODIA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS EXPERT CUSTODIA

®:

PRESENTACIÓN

CARACTERÍSTICAS EXPERT CUSTODIA®

Ejecución vía Web

Control facturas emitidas y recibidas

Multiempresa

Mantenimiento de Clientes y Proveedores

Firma individual de facturas emitidas

Envío por mail de facturas como enlace o como adjunto.

Seguimiento de facturas (leídas, aceptadas, rechazadas,..)

Potente buscador de facturas

Repositorio online para verificación de facturas impresas

Posibilidad de acceso al cliente únicamente a sus facturas

Cifrado de Facturas

Envío por fax

http://www.ddol.es/

http://www.ddol.es/

http://www.ddol.es/

http://www.ddol.es/

http://www.ddol.es/


SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS EXPERT CUSTODIA

®:

PRESENTACIÓN


Custodia de Facturas de Clientes

Ofrezca a sus Clientes la posibilidad de

consultar sus facturas, con capacidad de

privacidad a nivel de empresas, grupo de

usuarios y usuarios específicos.

Además, proporcione a su equipo de

Administración Comercial y Agentes

Comerciales un repositorio documental con

todas las facturas generadas y con los

niveles de seguridad ajustados a sus

necesidades.

Expert CUSTODIA® puede integrarse con su

portal Web para ofrecer a través de su

intranet, una solución personalizada para

ofrecerla a sus clientes

SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS EXPERT CUSTODIA

®:

ESCENARIOS


Organización de documentos

Las facturas están organizadas en carpetas con la estructura Empresa, Emitidas/Recibidas, Año/Mes,

Cliente/Proveedor.

Mediante un sencillo explorador, podremos acceder fácilmente a cada una de ellas.

EXPERT CUSTODIA®:

FUNCIONALIDADES

SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS


Consulta de documentos

Por otro lado, utilizando las

opciones de búsqueda avanzada,

es posible realizar cualquier tipo de

búsqueda, incluso dentro del

contenido de las facturas.

Utilizando filtros predefinidos

tenemos acceso a diferentes

listados de facturas que

podremos exportar a Excel.

EXPERT CUSTODIA®:

FUNCIONALIDADES



Parametrización para la personalización del servicio

En el apartado de parámetros de empresa

tenemos múltiples opciones de

personalización.

Opciones para los formatos de firma

FacturaE y PDF.

Tipo de envío de las facturas.

Plantilla de envío de los diferentes emails.

También podemos dar permisos por

empresa de forma que cada usuario tenga

acceso únicamente a las facturas de las

empresas que puede administrar.

EXPERT CUSTODIA®:

FUNCIONALIDADES



Plan de Marketing 2011

GRUPO DATADEC

Tél: 902 48 10 48 Fax: 902 945 335

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