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El archivo suele ser un lugar de consulta sistemtica y recurrente por parte de historiadores, estudiantes primarios, secundarios o universitarios quienes son enviados por sus profesores para que tomen contacto con este tipo de lugares y se acostumbren a usarlos como mtodos de consulta a la hora de la realizar sus trabajos especiales. Se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilacin y conservacin de documentos, usualmente producidos en l u otro lugar y como resultado de la concrecin de sus respectivas actividades, y stos pueden ser:

Documentos,Libros,Recortes importantes de diarios viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia vital a la hora de intentar buscar informacin.Archivo

Los Archivos Generales de las distintas naciones conservan informacin nica en relacin con la vida histrica y cultural de sus pueblos y forman parte del verdadero patrimonio de esos estados.

Ejemplo, en el caso de un hospital para encontrar fcilmente la historia clnica de algn paciente si surge la necesidad de una interconsulta o, en el caso que se trate de una oficina legal, el expediente de algn caso en el cual se intervino.

Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemtica, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fcil y prontamente.

EL ARCHIVO FSICO.Son aquellos que en forma permanente van almacenar informacin .Cada archivo fsico contiene nicamente un formato de registro de longitud fija. Puede tener una va de acceso en secuencia por claves para presentar los datos en una secuencia distinta del orden en que se aadieron los registros.

Custodia y administracin de archivos fsicos inactivos y activos manteniendo la confidencialidad y disponibilidad de la informacin.

El proceso consiste en la recepcin, codificacin, elaboracin de base de datos, almacenamiento, administracin y transporte los archivos fsicos.

Funciones de los archivos.

Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa, institucin u organizacin.

Asegurar la perfecta conservacin de los documentos.

Asegurar la mxima rapidez en la localizacin y envo de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.

Tipos de Archivos. Para la adecuada conservacin del material, documentacin que se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, as se encuentran archivadores de diversa ndole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una gua dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrs de otra con el borde que presenta la pestaa hacia arriba, donde se escribe la identificacin de lo que all se conserva.

Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantera en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es vlido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.

Archivos activos.- Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentacin por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia.

Archivo semiactivo.- Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el ao fiscal. Su finalidad es suministrar informacin para comprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo o pasivo.- Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor.

Manual o Cdigo de Clasificacin.Debe redactarse un manual, para que sirva de consulta permanente y difundirlo entre todos los empleados de archivo y de algn servicio general.

Principios Fundamentales de Clasificacin.Los principios fundamentales en el proceso de archivar son:

Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivar un documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido.

Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificacin ha sealado.

Archivar:Colocar los documentos en un lugar determinado.Expurgo de Documentos:El objetivo es el de liberar espacio en los estantes de un archivo con la retirada selectiva de documentos no pertinentes para la coleccin. El expurgo es una tarea integrada dentro de la gestin de un archivo.

Por qu expurgar?Superar la limitacin del espacio de almacenamientoMejorar la actualidad de la coleccinMejorar la accesibilidad de los fondosMejorar la imagen de la biblioteca: eliminando fondos deteriorados

Foliacin y numeracinLas cifras correspondientes a una y otra han de expresarse tambin a lpiz en cada documento en los ngulos superiores, reservando el izquierdo para el nmero de orden de la unidad y el derecho para la indicacin del folio.

INVENTARIOSDentro de los distintos sistemas de recuperacin de la informacin uno de los mas conocidos y utilizados es el inventario, como una relacin del patrimonio documental de una institucin, estado o nacin.

Todos los archiveros deben poseer su inventario. Considerado como requisito mnimo del archivo.Su funcin es de darnos la ubicacin del documento y control de su existencia. DISEO y DIAGRAMACIN DEL INVENTARIOBsicamente est constituido por tres partes: Encabezado, lleva los datos de la institucin, empresa u organizacin.Encolumnado, est compuesto por los datos referentes a los documentos.Datacin, est compuesta por los datos referentes al archivo y los responsables de la DESCRIPCIN,

Las transferencias de documentos.

Una vez transcurrido un plazo determinado de conservacin en las unidades productoras, los documentos deben transferirse al Archivo General, con carcter obligatorio.

La transferencia tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a la conservacin de los documentos y mejorar la eficacia de la gestin de los documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquellos mantienen su valor administrativo.

Organizacin de los documentos para su transferenciaLos documentos objeto de transferencia debern estar necesariamente organizados de acuerdo con los siguientes criterios:

Criterio 1:Los documentos debern ser originales o copias nicas (minutas). Son los denominados "documentos con valor archivstico". Las copias, o documentos de apoyo informativo, quedarn en poder de la unidad durante tanto tiempo como considere de inters el Responsable de la misma, generalmente en funcin de la vigencia de la informacin que contienen.

Criterio 2:Los documentos debern hallarse organizados fsicamente en carpetas y subcarpetas normalizadas por el Archivo General. Las carpetas y subcarpetas contendrn la informacin necesaria para identificar de manera clara y directa la documentacin que contienen:Unidad productora: nombre de la unidad que remite los documentos.Cdigo de clasificacin: cdigo funcional, con las subdivisiones pertinentes (especficas, nominales, uniformes).Aos: indicacin del perodo cronolgico que abarca la documentacin incluida en la carpeta o subcarpeta, indicando, en su caso, inicio y cierre.Volumen: en el caso de los expedientes voluminosos, indica un orden secuencial dentro de la documentacin que los integra.

Criterio 3:Las carpetas correspondientes a los documentos de mayor antigedad se ubicarn en primer lugar.

Criterio 4:Las carpetas correspondientes a un mismo perodo temporal (generalmente ao natural o curso acadmico) respetarn en su ordenacin la secuencia de los cdigos funcionales de la clasificacin de los documentos.

Criterio 5:Una vez organizadas secuencialmente las carpetas de acuerdo con los criterios anteriores (antigedad, cdigos de clasificacin) la unidad proceder a alojar la documentacin en las cajas de archivo normalizadas.

Criterio 6:Las cajas resultantes se numerarn de manera secuencial, a lpiz y de forma clara y visible, para facilitar la redaccin del formulario de transferencia. Ese nmero ser la nica anotacin que efecten las unidades remitentes en las cajas.

GRACIAS POR LA ATENCIN PRESTADA ESTIMADO INSTRUCTOR, ESTIMAD@S COMPAER@S