DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

  

DIANA BEDOYA BARCO

LUZ ADRIANA ROJAS REINA

ANA VICTORIA PARRA SALAZAR

WENDY TATIANA VARELA MATEUS

JOEL CESAR NAVARRO OROZCO

TUTOR

JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

INGENIERO DE SISTEMAS. ESPECIALISTA EN DESARROLLO DEL SOFTWARE

 

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAS DE CIENCIAS HUMANA Y BELLA ARTES

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA-QUINDÍO

2016

ComponentesDocumento Electrónico

INTRODUCCIÓN

A través del recorrido histórico de las sucesivas instancias documentales que el conocimiento y la tecnología han permitido, el documento electrónico ha tomado una valor invaluable y una responsabilidad para la sociedad del conocimiento. Según Redondo (2010) “Los componentes necesarios y suficientes de un documento electrónico son los mismos que los de su contraparte tradicional”Entramos a evaluar entonces factores como el soporte y el medio de viaje o transporte del documento. Los cuales priman de vital importancia para garantizar su conservación y preservación en el tiempo.

COMPONENTES DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICODe acuerdo con las directrices para la gestión de documentos del Public Record Office citado por Cruz (2003), los componentes son: contenido, estructura y contexto.

Todos estos elementos muestran al usuario el valor completo del documento, al carecer de ellos puede llevar a una interpretación errónea de la definida por su creador.Según Duranti (2001) los componentes del documento electrónico son: Medio, contenido, forma física, acción, entidades, vínculo archivístico y contexto.

Componentes

Son los elementos requeridos para la creación de los documentos electrónicos. Estructura: Se trata del uso de títulos,

encabezamientos, u otros elementos tales como formato, estilos del documento y el uso de reforzamientos visuales (negrillas, subrayado) que sirven para comunicar parte del sentido del contenido. En si se trata de la apariencia y arreglo del contenido. Se relaciona en la forma de como se organizan los datos. Contenido: Es la materia o asunto del

documento que se transmite, ejemplo datos, símbolos, numerales, imágenes, sonido. Se refiere a la información.

Componentes Contexto: Es el entorno y la red de

relaciones dentro de las cuales el documento fue creado y usado, tal como los antecedentes de información acerca de la acción o trámite a desarrollar. Otros datos o información asociada.

Presentación: La apariencia del documento una vez ha sido recuperada

Todos estos elementos le dan significación al documento electrónico y lo diferencian de un simple registro electrónico conservado en un equipo o un medio de almacenamiento físico o una base de datos. Muchos de los documentos creados tradicionalmente y conservados en papel ahora lo son en forma electrónica. Éstos deben ser conservados permanentemente por diversos motivos; fundamentalmente administrativos, legales o culturales; pues proporcionan evidencia de políticas, procedimientos, acciones o decisiones tomadas en un momento determinado.

Componentes

Archivo Documentos ElectrónicosCOMPONENTES DE UN SGDE

ORGANIZACION

• Cultura Organizacional: Personas de la organización. Políticas, Normas, Programas de Gestión y Operación

PROCESOS

• Documentos, Soportes, Presentación, Indicadores, Modelo de Gestión, Circulación y flujo de los documentos, Almacenamiento, Recuperación, Acceso, Disponibilidad.

TECNOLOGIA

• Arquitectura de la Red, Sistema Operativo, Plataforma de correo, Integración, Estrategias de implementación, Productos adicionales.

BIBLIOGRAFÍA Cruz, J. (2003). La gestión de los documentos electrónicos como función

archivístisca. Aabadom. , Recuperado de: https://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf.

Redondo, M. (2010). El documento electrónico: un enfoque archivístico. Revista general de información y documentación. 20, p. 391-408. Recuperado de: https://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/viewFile/RGID1010110391A/9090.