Las tres cosas más Las tres cosas más difíciles difíciles de esta vida son: de esta vida son: Guardar un secreto, Guardar un secreto, Perdonar un agravio yPerdonar un agravio yAprovechar el tiempo.Aprovechar el tiempo.Benjamin FlanklinBenjamin Flanklin

Secretaria

Según la Real Academia de la Lengua Española, la palabra Secretaria viene derivada del vocablo latín Secretu (Secreto), cuya acepción es: persona a cuya discreción se confía un secreto.

La secretaria debe de estar dotada de ciertas cualidades profesionales y humanas.

A su entender, ¿cuáles serían?

4c/u

ENTRE ELLAS SE ENCUENTRAN:

1.1. IniciativaIniciativa: Para qué esperar hasta que se le ordene. 2.2. SuperaciónSuperación: Crecer en todos los aspectos y motivarse

por ello.3.3. Capacidad de aprendizajeCapacidad de aprendizaje: Sentirse segura de lo que

se es y de lo que se sabe.4.4. DecisiónDecisión: Clave en diversas ocasiones. 5.5. AutocríticaAutocrítica: Conocerse a sí misma y corregirse.6.6. NaturalidadNaturalidad: No aparentar lo que no es. 7.7. SencillezSencillez: Cualidad de las personas valiosas.8.8. DiscreciónDiscreción: Secretaria y secreto son casi sinónimos.

ENTRE ELLAS SE ENCUENTRANENTRE ELLAS SE ENCUENTRAN

9.9. EficienciaEficiencia: Hacerlo una vez, en corto tiempo y : Hacerlo una vez, en corto tiempo y con calidad.con calidad.

10.10. EntusiasmoEntusiasmo: Llevar esa energía interior y : Llevar esa energía interior y desbordarla en el trabajo.desbordarla en el trabajo.

11.11. ResponsabilidadResponsabilidad: En todos los aspectos del : En todos los aspectos del trabajo.trabajo.

12.12. PuntualidadPuntualidad: Practicarla como filosofía.: Practicarla como filosofía.13.13. OrganizaciónOrganización: Es una cualidad indispensable : Es una cualidad indispensable

en una secretaria.en una secretaria.14.14. InterésInterés: En el trabajo y en el mejoramiento de : En el trabajo y en el mejoramiento de

éste.éste.15.15. ToleranciaTolerancia: Hacia el jefe, otras personas y : Hacia el jefe, otras personas y

circunstancias. circunstancias. 16.16. TactoTacto: Ser diplomática en todo momento. : Ser diplomática en todo momento.

Exponga críticamente cuáles son las Exponga críticamente cuáles son las tres cualidades que más resaltan en tres cualidades que más resaltan en su persona (profesionales y su persona (profesionales y humanas)humanas)

Diga al menos una que no posee Diga al menos una que no posee o que requiere perfeccionaro que requiere perfeccionar

¿Cuáles consideran

ustedes que son las funciones de la

secretaria?

FUNCIONES DE LA SECRETARIA

SECRETARIA EJECUTIVA.

FUNCIONES BÁSICAS

Representa a su entidad y a su

jefeAyuda a

simplificar el trabajo del jefe

Sirve de enlace y coordinación en la comunicación

interna y externa

1. Representación de su jefe y de la ENSAP

La secretaria es, además la primera imagen que se muestra de la entidad y de su superior, por ser la primera persona con la que se relacionan.

La impresión que reciban en un primer contacto dependerá muchas veces de la eficacia con que se desenvuelva la secretaria.

FUNCIONES BÁSICAS

FUNCIONES BÁSICAS

2.2. Organizar y facilitar el trabajo Organizar y facilitar el trabajo del jefedel jefe

Una secretaria eficiente es la que Una secretaria eficiente es la que facilita la labor del directivo y lo facilita la labor del directivo y lo descarga de todo tipo de obligaciones descarga de todo tipo de obligaciones que no sean las propias de su cargo, que no sean las propias de su cargo, para que pueda dedicar todo su para que pueda dedicar todo su esfuerzo al mismo.esfuerzo al mismo.

Cómo facilitar el trabajo del jefe:

- Desviar o anular visitas inoportunas y organizar las que sean de su interés, facilitándoles entrevistas para fecha y hora convenientes.

- Filtrar las llamadas telefónicas- Preparar las llamadas a las personas precisas

y en el momento oportuno.- Mantener al jefe informado sobre los

compromisos internos y externos.

Cómo facilitar el trabajo del jefe:

- Planificar, ordenar y actualizar la agenda de trabajo de su jefe y la suya para evitar omisiones y reiteraciones.

- Organizar el puesto de trabajo del jefe.

- Solicitar (materiales de oficinas) y Servicios generales.

- Organizar y supervisar el trabajo de otros empleados.

- Librar al jefe del papeleo administrativo, del archivo y de la correspondencia asumiendo ella estas actividades.

- La entrada y salida de correspondencia: control y clasificación de los correos que llegan, control y envío de la correspondencia de salida.- La redacción y gestión de la correspondencia, dossier, memorias, informes, etc.- Gestión y control del archivo.- Atención de las llamadas telefónicas.- Extender las actas de las reuniones.- Custodiar los documentos de la oficina.

ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

3. Coordinar las comunicaciones que se producen en el centro, ya sea de

orden interno o externo.

La secretaria ejerce una labor de enlace y coordinación del centro, en la medida que facilita las comunicaciones de la institución

tanto internas como externas.

FUNCIONES BÁSICAS

- Gestiones de los compromisos del director y acogida de las visitas.

-Organización de eventuales viajes, reuniones y almuerzo o cena de trabajo del director.

- Relaciones con otras instituciones y las internas del centro.

COORDINACIÓN Y ENLACE

RESUMEN:La secretaria tiene tres funciones básicas:o Representación personal de su jefe y del centro.o Ayuda a organizar y simplificar el trabajo del jefe.o Sirve de enlace y coordinación.

Marque con una X lo que considere que son principios éticos de la secretaria.

__ Objetividad__ Cuidadosa de la imagen__ Lealtad__ No divulgar ninguna información__ Honestidad__ Modestia__ Maquillaje discreto__ Discreción__ Tolerancia

TAREA: Presentar, para el próximo encuentro, el

• CÓDIGO DE ETICA DE LA SECRETARIA

ELABORADO POR:

Lic. Myrtha Obregón Martín MSc.