Facturacion, Radicacion y Glosas
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FACTURACION, RADICACION Y GLOSAS
MARIA HELENA SABOGAL
NELLY YANETH ARRIGUI
BEATRIZ EUGENIA RAMOS
PROCESOGESTION DE GLOSAS Objetivo: Realizar las actividades pertinentes
dentro de los términos establecidos por la ley para lograr el levantamiento de las glosas presentadas por las instituciones pagadoras o su conciliación respectiva.
Alcance: El proceso inicia con la recepción de la glosa y termina con el Levantamiento, aceptación de la misma, con el respectivo recobro, su conciliación o la nota crédito, si se diera lugar a ella.
Responsable: Dirección Administrativa y Auditor de cuentas médicas
PROCESO: GESTION FINANCIERA SUBPROCESO: FACTURACION Y RADICACION DE CUENTAS
OBJETIVO: Garantizar que la totalidad de los servicios prestados sean adecuadamente liquidados y oportunamente radicados
ALCANCE: Inicia con la admisión del paciente, prestación del servicio, cargue de servicios, liquidación de la factura y radicación de la cuenta
RESPONSABLES: Técnicos operativos en liquidación de cuentas, admisión, salida y seguimiento, analista de radicación, auditor Clinico.
MARCO NORMATIVO: DECRETO 4747 / 07: Regulan aspectos de la relación entre IPS y ERP.
RESOLUCION 3047 / 08: Define los formatos, mecanismos de envió, procedimientos y términos entre las IPS.ACUERDO 08 / 09: POS y anexosMANUAL TARIFARIO ISS-2001MANUAL TARIFARIO SOAT VIGENTEACUERDO DE VOLUNTADESRESOLUCION 1995 /99: Normas para la historia clínicaDEMAS NORMAS QUE TENGAN QUE VER CON AUDITORIA
PASOS: P.H.V.A
PASOS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS
1. PLANEAR
Estructurar equipo de trabajo. Asignacion de labores. Capacitación normatividad vigente y procesos afines. Determinación de tiempos de radicación. Diseño de procedimientos de admisión, salida, seguimiento, liquidación y Facturacion de servicio, armado de cuentas, auditoria de facturas, radicación de cuentas.
Usuario interno y externo. Todos los
procesos.
Manual de funciones. Cronograma de capacitación. Informe de gestión. Cronograma de radicación de cuentas. procedimientos de admisiones, reporte y seguimiento de usuarios. Procedimientos de liquidación, facturación, armado de cuentas, auditoria de facturas y radicación.
LIQUIDACION – FACTURACION
2. HACER
Ingreso de los usuarios. Formatos. Autorizaciones. Recibo de caja. Acuerdo de voluntades. Red medica. Manuales tarifarios. H.C. Soporte de cuenta. Cotizaciones. Lista de chequeo para soporte de facturas
Revisión de la admisión del usuario. Organizar cronológicamente los soportes de la cuenta. Análisis de la H.C y los soportes. Cargue de servicios. Liquidación de acuerdo con la contratación vigente. Liquidación de copagos y excedentes. Lista de chequeo. Causación honorarios médicos. Entrega factura a armado de cuentas.
Facturacion
Formatos. Historia Clínica. Factura de Venta. Nota crédito Liquidación de honorariosmédicos.
ARMADO DE CUENTA
2.1 HACER
Factura de venta con sus respectivos soportes. Lista de chequeo. Notas crédito. Factura de compra. Historia Clínica
Revisar Factura de Venta. Anexar nota crédito a la Factura de Venta. Anexar facturas de compra de medicamentos, insumos y dispositivos médicos.
Facturacion y auditoria. Factura de venta auditada y debidamente armada. Historia Clínica organizada.
AUDITORIA DE CUENTA
2.2 HACER
o Hoja de trabajo con soportes.o Factura de venta con soportes. o Lista de chequeo. o Contratación. o Panorama red medica. o Manuales tarifarios.o Historia Clínica.
Auditar servicios cargados y liquidados frente a la HC, soportes, contrato, manuales tarifarios. Generar las objeciones respectivas. Devolver la factura de venta al analista de cuenta. Visar la factura liquidada. Revisar las objeciones derivadas de la auditoria.
Auditoria y analista de cuenta.
Informe detallado de auditoria. Factura de venta visada.
RADICACION-RIPS
2.3 HACER Factura de venta visada
Clasificar y organizar facturas. Radicar facturas en el sistema. Generar cuentas de cobro. Generar y validar RIPS. *Radicar en las ERP. Obtener los radicados debidamente diligenciados por las ERP. Entregar a la central de recaudos los radicados.
Técnico operativo Cuenta de cobro. *RIPS. Radicados diligenciados por las ERP.
INFORME DE AUDITORIA
3. VERIFICAR
Verificar que los servicios liquidados coincidan con los registrados en la HC. Verificación de medicamentos, insumos, y dispositivos médicos dispensados frente a los registrados en la HC y los facturados. Verificar que todas las facturas tengan el visto bueno de auditoria.
4. ACTUAR
Re liquidar hoja de trabajo. Notas aclaratorias. Auditoria de procedimientos. Verificación y control de tareas asignadas. Seguimiento y evaluación de indicadores. Realimentación, capacitación y evaluación
INFORME DE INDICADORES DE GESTION
3. VERIFICAR
Cantidad de ingresos abiertos frente al total de generados al mes. Cantidad de facturas generadas y entrega oportuna a armados de cuentas y radicación.
CUOTA MODERADORA: Régimen subsidiado NO PAGA
CUOTA MODERADORA: Régimen Contributivo PAGA:
Consulta externa de medicina general y especialistas.
Consultas paramédicas y de odontología.
Medicamentos recetados en consulta
Laboratorio 1 er. Nivel
Rx 1 er. Nivel
Urgencias no vitales
COPAGO: Régimen Contributivo NO PAGA:
Servicios de P y P Programas de control de atención materno infantil y enfermedades transmisibles.
Enfermedades catastróficas o de alto costo.
Atención en urgencias Servicios sujetos a pago de cuotas moderadoras.
COPAGOS: Regimen subsidiado NO PAGA: Niños durante el primer año de vida Población estrato 1 Poblaciones especiales (indigentes, niños abandonados, desplazados, indígenas, desmovilizados, tercera edad que
esten en ancianatos)
ANEXOS
GRACIAS
ANEXO No 1
MANUAL DE FACTURACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REQUISITOS PARA SU REVISION
COMPROBANTE DE RECEPCION MEDIO MAGNETICO - RIPS
Fecha de Validación: Dia / Mes / AñoNumero de Validación
Prestador : _____________
NIT o No. de Identidad : ___________________
Seccional: ________________ Codigo SGSSS : ___________________
Tipo Facturación No. de Factura o F. Valoración Código de Facturación Mes Facturación
Nombre del ArchivoNúmero de Registros
Registros ProcesadosRegistros con
ErrorCodigo Errores
_________________________________________________
Nombre y Firma Responsable de la Validación
NOTA: La información a diligenciar la registra automáticamente el validador
ANEXO No. 2
MANUAL DE FACTURACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REQUISITOS PARA SU REVISION
DOCUMENTO DE TRABAJO PARA NOTIFICACIÓN DE OBJECIONES
AREA DE REVISION DE CUENTAS - SECCIONAL: Fecha Recepción Número radicación Mes Facturación
Prestador: No. Factura o F. Valoración
Codigo de facturación:
Carpeta No Factura o Relación
Nombre del Paciente Valor FacturadoObjeción primera Fase Objeción segunda Fase
Total objeción
No Folio Codigo Valor Observación Codigo Valor Observación
Revisor 1ra. fase Fecha Inicia revisión Revisor 2da. Fase Fecha Inicia revisión
Fecha Termina revisión Fecha Termina revisión
Nombre, documento de identificación y firma
(Revisor 1ra. y 2 fase) Fecha notificación objeciones a Prestador:______________
Original : Prestador
Copia: Expediente facturación
No. de Factura o F. Valoración: El número de la factura individual, global o del formato de valoración, según el caso
Fecha de Recepción: Corresponde a la fecha que la facturación se recibe del área de Cuentas por Pagar
Nro. de Radicación: El asignado por Cuentas por Pagar.
Mes de Facturación: Período de causación de los gastos que se facturan
Código de Facturación: El correspondiente según código (Manual Numeral 2.7 )
Carpeta Nro: el asignado por el prestador (ver Manual numeral 4.2 literal c)
Folio: Es el número consecutivo registrado por el prestador correspondiente al documento en donde se presenta la objeción
Nro Factura o relación: Es el número de la factura individual, formato de valoración por paciente,o de la relación (Manual numeral 3.2. Literal c)
Objeción 1ra. Y 2da. Fase, Código: El número correspondiente según tipo de objeción (Manual Numeral 4.4)
ANEXO No. 3MANUAL DE FACTURACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REQUISITOS PARA SU REVISION
CERTIFICACION DE PAGO
Nro.________
AREA DE REVISION DE CUENTAS - SECCIONAL :________________________
Prestador : No. Factura o Relación
No. radicacion
NIT o No. Identificacion Mes Facturación
Codigo de Facturación:
1VALOR DE LA FACTURACION $
2VALOR OBJECIONES $
3VALOR CERTIFICACION INICIAL (PARTE NO OBJETADA) $
4VALOR DE LA GLOSA $
5VALOR CERTIFICADO FINAL $
REVISOR PRIMERA FASE REVISOR SEGUNDA FASE( Nombre,Nro identificación y firma ) ( Nombre,Nro identificación y firma )
RESPONSABLE DEL AREA( Nombre,Nro identificación y firma )
NOTA 1: Certiificación pago total facturación, diligencie número 1 y 5
NOTA 2 : El certificado se diligencia por separado para el pago de la parte no objetada y el pago de objeciones levantadas, asi:
Certificación pago parcial facturación, se diligencie números 1,2 y 3Certificación objeciones levantadas se diligencie números1,3, 4 y 5
No. de Factura o F. Valoración: El número de la factura individual, global o del formato de valoración, según el casoNro. de Radicación: El asignado por Cuentas por Pagar.Mes de Facturación: Período de causación de los gastos que se facturanCódigo de Facturación: El correspondiente según código (Manual Numeral 2.7 )Valor de la Facturación: El valor determinado por el prestador Valor Objeciones: Valor total de las objeciones reportadas en el Anexo 2Valor Certificación Parte no Objetada: Valor de la Facturación menos el de las objecionesValor de la Glosa: El valor de las objeciones ratificadas por los RevisoresValor Certificado Final: El Valor de la Facturación menos Valor Certificación Inicial (parte no objetada), y de las glosas
ANEXO No. 4MANUAL DE FACTURACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REQUISITOS PARA SU REVISION
RESPUESTA Y ANALISIS A OBJECIONES
Prestador Numero de Radicación
No. de Factura o F. Valoración
Mes Facturación
Codigo de facturación:
Carpeta Valor Facturado
Objeción 1 fase Objeción 2 faseAnalisis Revisor 1ra.
FaseAnalisis Revisor
2da. Fase
No Folio Codigo Observacion Valor soporto acepto Codigo Observacion Valor soporto acepto levanto gloso levanto gloso
TOTAL
VALOR TOTAL ACEPTADO POR EL PRESTADOR:$__________________
FIRMA PRESTADOR REVISOR PRIMERA FASE REVISOR SEGUNDA FASE(Nombre,identificacion y firma) (Nombre,identificacion y firma) (Nombre,identificacion y firma)FECHA ENTREGA FECHA ANALISIS FECHA ANALISIS
No. de Factura o F. Valoración- Nro de Radicación- Mes de Facturación- Código de Facturación- Carpeta nro.- Folio- Objeción 1ra. Y 2da fase Código:Información que se registra en el Anexo 2.Objeción 1ra. 2da fase Observación: Justificación del Prestador para controvertir la objeción formuladaSoporto-Acepto: Según el caso registre (X)
NOTA1: Este formulario debe ser diligenciado por el prestador del servicio como respuesta a la objeciones realizadas y complementado por los revisores delISS en las columnas Análisis Revisor 1ra. Y 2da. Fase: según el caso registre (X)
NOTA 2: El prestador junto con este Anexo presentará los documentos que considere como soporte para el levantamiento de la objeción
ANEXO No. 5MANUAL DE FACTURACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REQUISITOS PARA SU REVISION
RELACION ENVIO FACTURACION Número:_______ Total:
AREA DE REVISION DE CUENTAS--- SECCIONAL Tipo de Pago Parcial
Levantamiento
Objeciones
Nit o Nro Identificación Nombre o Razón SocialPeríodo
FacturaciónNro Factura o F.
ValoraciónNro Radicación Valor Facturación
Valor Certificación
Inicial (Parte no Objetada)
VALOR GLOSADO
Valor Cerrtificación
Final -
TOTALES
RESPONSABLE DEL AREA FIRMA DEL RESPONSABLE DE CUENTAS POR PAGAR( Nombre,Nro identificación y firma ) (Recibo relación)
Fecha de diligenciamiento: Dia / Mes /Año
Fecha Recibo: Dia / Mes /Año Hora: HH:MM
NOTA 1: Diligencie el Anexo por cada Tipo de Pago (Total, Parcial ó Levantamiento de Objeciones)
Tipo de Pago: Total : Valor Columna Valor FacturaciónParcial: Valor Facturación menos Valor Objeciones ( Anexo 3 Numeral 2)
Levantamiento de Objeciones: Valor Facturación menos Certificación Inicial Parte no Objetadas (Anexo 3 Numeral 3) y Valor de la Glosa(Anexo 3 Numeral 4)
Original: Area Cuentas por PagarCopia: Area Revisión de Cuenta del Negocio Respectivo
ANEXO No. 6
MANUAL DE FACTURACION DE SERVICIOS DE SALUD Y REQUISITOS PARA SU REVISION
NOTIFICACION DE GLOSA DEFINITIVA
AREA DE REVSION DE CUENTAS - SECCIONAL :
Prestador: VALOR GLOSA Numero de Radicación
Nro Factura o F.Valoración Mes Facturación
Codigo de facturación:
Carpeta No.Factura o Relación
Valor Facturación paciente
Glosa 1ra. Fase Glosa 2da. Fase Valor Total Glosa Definitiva
No Folio Código Observacion Adicional Valor Glosa Código Observacion Adicional Valor Glosa
VALOR OBJECIONES ACEPTADAS POR EL PRESTADOR VALOR OBJECIONES CONFIRMADAS POR EL REVISOR
Revisor 1ra. faseFecha Inicia revisión Revisor 2da. Fase Fecha Inicia revisión
Fecha Termina revisión Fecha Termina revisión
Nombre, documento de identificación y firma(Revisor 1ra. y 2 fase)
No. de Factura ó F. Valoración- Nro de Radicación- Mes de Facturación- Código de Facturación- Carpeta nro.- Folio-
Información que se registró en el Anexo 4
Valor Glosa: Sumatoria cifras Columna Valor Total Glosa Definitiva
Glosa 1ra. Y 2da fase: Información registrada en el Anexo 4, para la objeciones objeto de glosa después del análisis Revisores 1ra. Y 2da fase
Valor Objeciones Aceptadas por el Prestador: Valor total Aceptado por el Prestador (Ver anexo 4)
Valor Objeciones Confirmadas por el Revisor: Diferencia entre valor Glosa (Anexo 6) y Valor Aceptado por el Prestador