FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS CARRERA DE...
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1 FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS CARRERA DE CONTABILIDAD TESINA DE INVESTIGACIÓN PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO “IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS PARA LA ADECUADA GESTIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE AUTOPLAN EAFC S.A. EN EL PERIODO 2016” TÍTULO por el cual se opta: CONTADOR PÚBLICO TITULANDOS: GONZALES FERNÁNDEZ, MIRNA LUZ LOAYZA ORTIZ, INDIRA NORKA LIMA – PERÚ 2017
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FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS
CARRERA DE CONTABILIDAD
TESINA DE INVESTIGACIÓN PARA OPTAR EL TÍTULO
PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO
“IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN EL
ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS PARA LA
ADECUADA GESTIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR
DE AUTOPLAN EAFC S.A. EN EL PERIODO 2016”
TÍTULO por el cual se opta:
CONTADOR PÚBLICO
TITULANDOS:
GONZALES FERNÁNDEZ, MIRNA LUZ
LOAYZA ORTIZ, INDIRA NORKA
LIMA – PERÚ
2017
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DEDICATORIA
A Dios por brindarme salud y fortaleza necesaria para cumplir con mis metas y
proyectos.
A mi madre y hermano por haber sido siempre un apoyo, ejemplo y modelo a seguir
durante toda mi vida.
Mirna Luz Fernández Gonzales
A Dios por haberme permitido culminar esta etapa importante en mi vida, por ser mi
fortaleza y guía, protegiéndome e iluminando mi vida.
A mi padre, Juan Loayza por haberme dejado sus sabios consejos y seguir
motivándome desde el cielo para seguir con mi etapa profesional.
A mi madre, Elena; y a mis hermanos, Jhonatan y Alexandra por el apoyo emocional
durante el tiempo de desarrollo de la presente tesina.
Indira Norka Loayza Ortiz
3
AGRADECIMIENTO
A la empresa AUTOPLAN EAFC S.A. por haber
permitido contar con la información y
participación para el desarrollo de la presente
tesina.
A nuestro asesor, Enrique Reyes Gonzales por
su apoyo profesional en la elaboración de la
tesina, y por compartir sus experiencias y
conocimientos para nuestra preparación y
formación académica.
A nuestra asesora metodológica, Nancy
Escudero por su paciencia, por su tiempo y por
valiosos aportes que permitieron el desarrollo de
la tesina.
4
RESUMEN
El presente trabajo de investigación titulado “IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL
INTERNO EN EL ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS PARA LA ADECUADA
GESTIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE AUTOPLAN EAFC S.A., EN EL
PERIODO 2016”, tiene como objetivo determinar la implementación del control interno en
el área de créditos y cobranzas para la adecuada gestión de las cuentas por cobrar; y de
esa manera contribuir en el mejoramiento de los procesos de dichas áreas de la
empresa. El control interno como herramienta indispensable permite lograr la eficiencia,
eficacia y economía de los recursos de toda organización.
Para realizar el diagnóstico de AUTOPLAN EAFC SA, se hizo visitas preliminares y se
aplicó encuestas al personal de operaciones y contabilidad con el propósito de determinar
si los procedimientos se están efectuando de acuerdo a las normas establecidas, y si las
políticas y normas implementadas permiten los controles idóneos de la organización.
Por lo que, se propuso un diseño de control interno en el área de créditos y cobranzas
según el informe COSO, donde se establecieron procedimientos y controles para dar
mayor eficiencia y eficacia a la gestión de las cuentas por cobrar de la empresa.
5
ÍNDICE
Pág.
DEDICATORIA ................................................................................................................. 2
AGRADECIMIENTO ......................................................................................................... 3
RESUMEN ........................................................................................................................ 4
ÍNDICE ............................................................................................................................. 5
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................10
CAPÍTULO I: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .......................................................13
1.1 Descripción de la Realidad Problemática ...............................................................13
1.2 Delimitación de la Investigación .............................................................................17
1.3 Formulación del Problema de la Investigación .......................................................18
1.3.1 Problema Principal ......................................................................................18
1.3.2 Problemas Secundarios ...............................................................................18
1.4 Objetivos de la Investigación ..................................................................................18
1.4.1 Objetivo General ..........................................................................................18
1.4.2 Objetivos Específicos ..................................................................................18
1.5 Indicadores de Logros de Objetivos .......................................................................19
1.6 Justificación e Importancia ......................................................................................20
1.7 Limitaciones ............................................................................................................22
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO ...................................................................................23
2.1 Fundamentación del caso .......................................................................................23
2.1.1 Importancia del control interno .....................................................................25
2.1.2 Objetivos del control interno ........................................................................26
2.1.3 Clases del control interno ............................................................................28
2.1.3.1 Según la oportunidad en que se produce: ......................................28
2.1.3.2 Según su procedimiento ................................................................29
2.1.4 Componentes del control interno .................................................................30
2.1.4.1 Ambiente de control .......................................................................30
2.1.4.2 Evaluación de riesgos ....................................................................31
2.1.4.3 Actividades de control ....................................................................31
2.1.4.4 Información y Comunicación ..........................................................33
2.1.4.5 Actividades de monitoreo ...............................................................34
2.1.5 Componentes y principios del control interno ..............................................34
2.1.6 Los procesos en el control interno ...............................................................36
2.1.6.1 Elementos de un proceso. .............................................................36
6
2.1.7 Gestión de las cuentas por cobrar ...............................................................36
2.1.8 Fondos colectivos ........................................................................................38
2.1.8.1 Adjudicaciones ..............................................................................38
2.1.8.2 Aporte de Asociados ......................................................................39
2.1.9 Crédito .........................................................................................................40
2.1.10 Cobranzas ...................................................................................................40
2.2 Antecedentes ..........................................................................................................41
2.3 Definición conceptual de términos básicos ..............................................................43
CAPÍTULO III: METODOLOGÍA......................................................................................45
3.1 Diseño de la Investigación ......................................................................................45
3.2 Población y muestra ................................................................................................45
3.3 Método de la investigación ......................................................................................46
3.4 Tipo de la investigación ...........................................................................................46
3.5 Técnicas e instrumentos .........................................................................................47
3.6 Matriz de operacionalización de variables ...............................................................47
3.7 Instrumento de recolección de datos .......................................................................48
CAPÍTULO IV: RESULTADOS .......................................................................................49
4.1 Descripción e Interpretación de Resultados ............................................................49
4.2 Propuestas de Solución ..........................................................................................57
CAPÍTULO V: CASO PRÁCTICO ...................................................................................58
5.1 Planteamiento del caso práctico. .............................................................................58
5.1.1 Análisis de la estructura organizacional de la empresa. ...............................60
5.1.2 Requisitos para la aprobación de crédito de los contratos. ..........................61
5.1.3 Proceso rutinario del programa AUTOPLAN EAFC S.A. ..............................62
5.1.4 Análisis de controles y riesgos actuales. ......................................................66
5.2 Propuesta de diseño de los controles internos de crédito y cobranzas de Fondos
Colectivos. ..............................................................................................................70
5.2.1 Análisis e implementación de la Propuesta de Diseño de controles interno. 70
5.2.2 Estructura organizacional propuesta. ...........................................................70
5.2.3 Procedimientos propuestos para realizar el proceso rutinario del programa
AUTOPLAN S.A. .........................................................................................72
5.2.4 Análisis y controles propuestos. ..................................................................74
5.2.5 Presentación del estado de situación financiera. .........................................76
CAPÍTULO VI: ESTANDARIZACIÓN ..............................................................................79
6.1. Normas legales. ......................................................................................................79
7
6.2. Normas técnicas .....................................................................................................81
CONCLUSIONES ............................................................................................................82
RECOMENDACIONES ....................................................................................................84
BIBLIOGRAFÍA ...............................................................................................................85
ANEXOS .........................................................................................................................87
8
ÍNDICE DE CUADROS
Pag.
Cuadro N°1: Matriz de indicadores de logros de objetivos………………………….………19
Cuadro N°2: Principios del control interno -(CGR 2014)………………………………….…35
Cuadro N°3: Matriz de operacionalización de las variables…………………………………47
Cuadro N°4: Empleados de Autoplan EAFC S.A …………………………………..……..…60
Cuadro N°5: Riesgos y controles de Autoplan EAFC S.A……………. ……..……………..64
Cuadro N°6: Matriz de riesgos de Autoplan EAFC S.A...……………….…………...………68
Cuadro N°7: Riesgos y controles propuestos de Autoplan EAFC S.A……………………..75
Cuadro N°8: Segregación de funciones de la gestión de las cuentas por cobrar……...…77
9
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Pág.
Gráfico N°01: ¿Cómo considera Ud. el Manual de organización y funciones actual,
teniendo en cuenta las áreas y las líneas jerárquicas para una buena
gestión?......................................................................................................49
Gráfico N°02: ¿Cómo calificas las políticas y procedimientos de créditos implantadas
por EAFC en lo suficiente y efectivo?.........................................................50
Gráfico N°03: ¿Cómo calificas las políticas y procedimientos de cobranzas
implantadas por EAFC en lo suficiente y efectivo?.....................................51
Gráfico N°04: ¿Cómo consideras la gestión de crédito créditos vencidos, así como la
examinación de las causas por falta de pago?..........................................52
Gráfico N°05: ¿Cuál es su opinión sobre el sistema de información de la empresa para el
desarrollo de las actividades de créditos y cobranzas?.............................52
Gráfico N°06: ¿Cómo califica la aplicación de controles internos en la EAFC?................53
Gráfico N°07:¿Qué tan satisfechos está con los reportes del área de créditos y cobranzas
para evaluar las cuentas por cobrar a los asociados?.............................54
Gráfico N°08: ¿Cuál es el grado de satisfacción con respecto al seguimiento del área
de créditos y cobranzas por parte de gerencia?………………………….....54
Gráfico N°09: ¿Está satisfecho con el modo de custodia de los documentos que avala las
cuentas por cobrar a los asociados?.....................................….………...55
Gráfico N°10: ¿Qué tan satisfecho se encuentra en la elaboración y presentación de la
información de las cuentas por cobrar de los EEFF?.............................56
Gráfico N°11: Flujograma del proceso rutinario del Programa de AUTOPLAN
EAFC S.A…………………………………………………........…..……….…..65
Gráfico N°12: Organigrama de Autoplan EAFC SA……………………………………...…..71
Gráfico N°13: Flujograma del proceso propuesto del Programa de AUTOPLAN
EAFC S.A…………………………………………………………………...……73
10
INTRODUCCIÓN
La investigación titulada “IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN EL ÁREA
DE CRÉDITOS Y COBRANZAS PARA LA ADECUADA GESTIÓN DE LAS CUENTAS
POR COBRAR DE AUTOPLAN EAFC S.A.”, tiene como objetivo proponer las mejoras
del control interno en el área de créditos y cobranzas para los fondos colectivos, en el
marco de las normas de control y del Informe COSO; y así contar con una buena gestión
de las cuentas por cobrar de la empresa, de manera que; la gerencia pueda cumplir con
los objetivos y metas que le permitan proteger sus recursos, una adecuada presentación
en los estados financieros; y cumplir con las normas que regulan el Reglamento de la
SMV.
Este financiamiento que brinda la empresa Autoplan EAFC S.A. como meta a largo plazo
para adquirir el vehículo, establece una serie de requisitos para lograr la adjudicación; así
mismo implanta diferentes formas de realizar las cobranzas de los contratos que ingresan
al programa.
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Para ello, se evalúa los procedimientos de créditos y cobranzas a fin de establecer
controles internos para proteger los recursos de la entidad. Es necesario indicar que para
el éxito de los procedimientos establecidos depende mucho de la calidad del personal
que labora, quienes deben cumplir con las normas establecidas en dichas áreas.
Por consiguiente, el Control Interno en el área de créditos y cobranzas juega un papel
importante, ya que son quienes autorizan la concesión de créditos y encargados en
gestionar la recuperación de la cuentas por cobrar. Con los manuales debidamente
aprobados, así como normas y políticas internas, podrá protegerse y resguardarse los
activos, verificando su exactitud y confiabilidad de los datos contables. De lo anterior se
desprende, que mediante la evaluación del diagnóstico de la empresa es necesario tomar
las medidas que permitan mejorar los controles en cuanto al análisis del proceso de
créditos y cobranzas para brindar los informes a la SMV, debidamente razonable como
resultado de las operaciones de las cuentas por cobrar.
Para tal efecto, la tesina ha sido organizada en seis capítulos, los que se detallan a
continuación:
En el Capítulo I: Planteamiento al problema, se expone todo lo relacionado con el
planteamiento del problema, que abarca desde la realidad problemática, mediante la
descripción de la situación en la que se encuentra el control interno en el área de créditos
y cobranzas con respecto a la gestión de las cuentas por cobrar; para luego, formular los
problemas, objetivos, indicadores de logros de objetivos, justificación e importancia y
limitaciones.
En el Capítulo II: Marco Teórico, se consideró diferentes aspectos a tratar, para ello se
realizó una revisión bibliográfica de acuerdo a la interpretación analítica de diferentes
aportes de autores sobre el control interno y las gestión de las cuentas por cobrar; y así,
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fundamentar el caso, exponiendo sus antecedentes históricos, definiciones conceptuales
y el marco teórico, que sustentará y dará soporte a la investigación.
En el Capítulo III: Metodología, se desarrolla para verificar el diagnóstico que se evalúa, y
obtener los resultados apropiados para el diseño de la propuesta; mediante los
procedimientos utilizados para alcanzar los objetivos de la investigación; el cual destaca
el instrumentos encuesta para recolectar la información necesaria.
En el Capítulo IV: Resultados, se aplica el instrumento encuesta y se presenta los
resultados de la misma; mediante gráficos estadísticos para su respectiva interpretación
en cada una de las preguntas, permitiendo analizar la información y formular propuestas
para llevar la adecuada gestión de las cuentas por cobrar.
En el Capítulo IV: Caso Práctico, se basa en identificar y describir los procedimientos en
el área de créditos y cobranzas, con la finalidad de identificar los controles internos y
determinar las propuestas de mejora en la gestión de las cuentas por cobrar, para ello se
revisaron el manual de procedimientos; y el manual de organización y funciones.
En el Capítulo VI: Estandarización, se presentan leyes y normas técnicas que regulan el
control interno y el desarrollo de las empresas de fondos colectivos expuestos en la
presente tesina.
Finalmente, la investigación terminó con las conclusiones y recomendaciones, resultado
de nuestra investigación. Por último la bibliografía y el material complementario en los
anexos.
13
CAPÍTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 Descripción de la Realidad Problemática
Las entidades bancarias e instituciones financieras utilizan una serie de
procedimientos y herramientas para otorgar créditos; pero también existen las
empresas comerciales, industriales, de servicios y otros; que con el fin de captar
más cliente y mayor venta o incremento de utilidad, también otorgan créditos
existiendo para ellos, un nivel de riesgo tanto el de morosidad como el de
incobrabilidad de las operaciones al crédito.
Por esa razón, y a las exigencias del mercado globalizado, las empresas deben
contar con una administración adecuada y eficiente que garantice el funcionamiento
del control interno para alcanzar los objetivos y metas trazadas en menor tiempo.
Los sistemas de los Fondos Colectivos también es una modalidad de crédito para la
adquisición de bienes y/o servicios; este tipo de autofinanciamiento se origina en
Inglaterra, en 1780; mediante sociedades cooperativas y mutualistas integrada por
un grupo de trabajadores con el fin de acumular ahorros. A principios del Siglo XX
(1900) se establece en Francia el sistema bajo el nombre Caisse Fraterner; es decir
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un sistema de compra programada y desde allí se ha venido extendiendo por
diferentes países.
En la actualidad, los fondos colectivos continúan en crecimiento por la buena
performance de la economía peruana, que se ha visto reflejada en un mayor poder
adquisitivo de la población. En el Perú, operan cinco EAFC autorizadas por la
Superintendencia de Mercado de valores y son: EAFC Maquisistema S.A.,
Fonbienes Perú EAFC S.A., Promotora Opción S.A. EAFC, Pandero S.A. EAFC, y
Autoplan EAFC S.A. Este tipo de empresas que existen en diversos países se
encuentran reguladas por un órgano que controlan las inversiones en cada país.
Autoplan EAFC S.A., es una empresa que se constituyó en el 2014, iniciando sus
operaciones el 14 de abril de 2015 con la emisión de la Resolución de Intendencia
General de Supervisión de Entidades N° 038-2015-SMV/10.2 la cual autoriza el
programa denominado Autoplan-001 y su respectivo modelo de contrato,
disponiendo su inscripción en el Registro Especial de otras entidades bajo
competencia de la Superintendencia de Mercado y Valores – SMV. Brinda el
financiamiento vehicular en cualquiera de las marcas, atendiendo el interés
creciente del mercado, tanto en Lima como en algunas provincias.
La empresa AUTOPLAN EAFC S.A. no cuenta en la actualidad con una estructura
orgánica actualizada, esto se debe a que no aplican correctamente métodos,
procedimientos y políticas relacionadas con el control interno. No hay un adecuado
control de sus operaciones que permita contar con una contabilidad ordenada del
fondo colectivo. Además se ha verificado que no están cumpliendo la presentación
del Estado de situación financiera del Fondo Colectivo según su plan de cuentas
que entró en vigencia el 01 de octubre del 2015.
15
La falta de controles en las operaciones e inadecuadas prácticas contables
ocasiona que los procesos contables y administrativos se lleven de manera
errónea, influyendo en una inadecuada toma de decisiones.
Nos referimos a que la empresa no cumple en evaluar el cumplimiento de las
normas de conducta y los procedimientos internos establecidos en los manuales
correspondientes. También hacemos mención al manual para la prevención de
lavado de activos y del financiamiento del terrorismo.
Por ello, la empresa actualmente no lleva un control de contratos con respecto a
las distribuciones realizadas, no hay revisión de los legajos de los asociados así
como la custodia física seguro de dichos documentos. El área de créditos y
cobranzas no identifica oportunamente los abonos de la recaudadora que reporta el
área de tesorería, habiendo un incremento en la cuenta de conceptos generales; no
se está resolviendo los contratos que hayan incumplido el pago de tres cuotas
consecutivas ya sea de los asociados sin adjudicación o con adjudicación para el
registro de las cuentas por cobrar morosas tanto en la contabilidad de la
administradora y del sistema de fondos colectivos; no se está cumpliendo con la
ejecución de la garantía así como el área de contabilidad no ha cumplido con el
registro correspondiente debido a la falta de comunicación con el área de
operaciones y por el sistema de información que cuenta la empresa.
El sistema de información de la empresa AUTOPLAN EAFC S.A. está presentando
errores al momento de procesar información, no siendo eficaz para el
procesamiento e intercambio de la información de las operaciones de créditos y
cobranzas que tiene como fines internos y externos, así como el cumplimiento
oportuno de sus obligaciones de información. Por ello, se ha verificado que las
16
operaciones a registrar en la contabilidad de fondos colectivos según el plan de
cuenta aprobado muestran diferencias.
Es por eso que la empresa requiere de procedimientos que tengan por objeto
controlar y comprobar sus cuentas por cobrar y dar a conocer con razonabilidad los
saldos de las cuentas o partidas de los estados financieros.
Según lo indicado, este tipo de empresas corren el riesgo por la forma de crédito
que ofrecen, para ello; se establece una serie de procedimientos de cobranzas ya
sea para los asociados regulares como asociados adjudicados. Pero no se ha
estado cumpliendo ya que este tipo de empresa o negocio prevalece gestionar las
ventas y no medir las incidencias que puede ocasionar por falta de conocimiento y
revelación en los estados financieros.
Mediante el estudio y el informe dado por el área de Contabilidad y Operaciones se
ha detectado que los estados financieros presentan inconsistencias en las cuentas
por cobrar así como falta de información en las notas. Conllevando a determinar y
evaluar las deficiencias en la gestión de las cuentas por cobrar a asociados.
El departamento de créditos y cobranza ha cumplido con sus funciones a las
expectativas de la empresa, pero no ha habido un enfoque en resolver estos casos
que son importantes para la administración al no verificar que los controles internos
y por ende documentos normativos de los procesos y procedimientos no están
siendo aplicados correctamente y que involucra para la adecuada gestión de la
cartera morosa, mediante acciones de cobranza y judiciales, ejecutando garantías y
tomando las medidas cautelares que se considere necesaria.
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De igual manera, el resultado de la gestión de las cuentas por cobrar es reflejado
en la presentación de los Estados Financieros mediante la aplicación obligatoria del
plan contable de Fondos Colectivos a fin de mantener un adecuado control de las
operaciones; e informar a la SMV. El cual, al analizar la partida de las cuentas por
cobrar no se ha aplicado las nuevas disposiciones para un mejor control por parte
de la SMV.
En consecuencia, para evitar que se presenten estas inconsistencias o falencias en
las operaciones como su registro se debe implementar el sistema de control interno
propuesto.
1.2 Delimitación de la Investigación
Esta investigación está referida a la empresa AUTOPLAN EAFC S.A., que se
dedica al financiamiento vehicular mediante el sistema de fondos colectivos. Tiene
como inicio de actividad 23/07/2014, y se encuentran ubicada en Av. Manuel Olguin
Nro. 335 Int. 805 Urb. Monterrico Chico - Lima – Santiago de Surco.
El presente estudio comprende el control interno como elemento clave para llevar
una adecuada gestión, reduciendo o suprimiendo los riesgos de la empresa en la
gestión de las cuentas por cobrar a asociados.
Para ello se aplicó los temas relacionados con: control interno, créditos y
cobranzas, fondos Colectivos y selección de información adecuada.
La investigación tuvo una duración de cuatro meses, de enero a abril del año 2017.
Para el desarrollo del trabajo se ha recogido datos por parte del personal de la
empresa que comprende el área de operaciones y contabilidad .
18
1.3 Formulación del Problema de la Investigación
1.3.1 Problema Principal
¿De qué manera el control interno en el área de créditos y cobranzas
contribuye a la adecuada gestión de las cuentas por cobrar de Autoplan
EAFC SA en el periodo 2016?
1.3.2 Problemas Secundarios
a) ¿Cuál es la situación actual del sistema de control interno en el área de
créditos y cobranzas de Autoplan EAFC SA en el periodo 2016?
b) ¿De qué manera los componentes de control interno identificarán los
riesgos en el área de créditos y cobranzas de Autoplan EAFC SA en el
periodo 2016?
c) ¿En qué medida el sistema de control interno permitirá mejorar la
gestión de las cuentas por cobrar asociados de Autoplan EAFC SA en
el periodo 2016?
1.4 Objetivos de la Investigación
1.4.1 Objetivo General
Determinar la implementación del control interno en el área de créditos y
cobranzas para la adecuada gestión de las cuentas por cobrar a asociados.
1.4.2 Objetivos Específicos
a) Diagnosticar la situación actual del sistema de control interno en el área
de créditos y cobranzas.
b) Evaluar los componentes de control interno para identificar los riesgos
en el área de créditos y cobranzas.
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c) Diseñar una propuesta de mejora del control interno para la adecuada
gestión de las cuentas por cobrar a asociados.
1.5 Indicadores de Logros de Objetivos
Cuadro N°1: Matriz de indicadores de logros de objetivos
(Elaboración Propia)
OBJETIVOS
ESPECIFICOS INDICADORES
OE1: Diagnosticar la situación actual del sistema de control interno en el área de créditos y cobranzas.
1. Nivel de satisfacción de la integridad y valores éticos.
2. Nivel de responsabilidad de Supervisión. 3. Nivel de competencia en las labores. 4. Nivel de satisfacción con respecto a la
participación de la junta directiva o comité. 5. Nivel de satisfacción de los sistemas
estratégicos e integrados 6. Nivel de satisfacción en la calidad de
información. 7. Nivel de satisfacción con la comunicación
interna y externa.
OE2: Evaluar los componentes de control interno para identificar los riesgos en el área de créditos y cobranzas.
1. Nivel de especificación de Objetivos 2. Nivel de identificación y evaluación de riesgos. 3. Nivel de análisis con respecto al manejo del
cambio. 4. Nivel de existencia de políticas y
procedimientos. 5. Nivel de identificación de las actividades de
control. 6. Nivel de monitoreo y supervisión. 7. Nivel de realización de evaluaciones. 8. Nivel de cumplimiento respecto a la
comunicación de deficiencias.
OE3: Diseñar una propuesta de sistema de control interno para mejorar la gestión de las cuentas por cobrar a asociados.
1. Nivel de monitoreo de desempeño del área de créditos y cobranzas.
2. Nivel de cumplimientos de los procesos de créditos y cobranzas.
3. Nivel de revelación de las cuentas por cobrar en los EEFF.
4. Nivel de cumplimiento de los Informes a la SMV.
20
1.6 Justificación e Importancia
La elaboración del presente trabajo de investigación se realizó teniendo en cuenta
la importancia que tiene el control interno en la constatación de las operaciones y
actividades a nivel organizacional; medidas que actualmente implementan las
empresas para reducir los riesgos en sus operaciones y de esa forma asegurar en
forma razonable la fiabilidad de la información contable para la toma de decisiones.
El control interno es el sistema principal de una empresa, y está proyectado para
hacer frente a las necesidades que abarca toda la organización, evitando un mal
manejo y/o desperdicio de los recursos existentes, a fin de poder consolidar los
objetivos de la empresa, así como brindar información financiera razonable. El
informe COSO, es unas de las metodologías más usadas por la empresas que
permite mejorar las actividades de control, y así facilitar a las empresas al momento
de evaluar o mejorar sus sistemas de control interno.
Debido al tipo de empresa, regulada por la SMV, es de importancia tener un buen
Sistema de Control interno en la empresa Autoplan EAFC S.A. que permita medir la
eficiencia y la productividad al momento de implantar dicho sistema; en especial en
el área de operaciones y contable. Por eso, la importancia de evaluar que los
controles sean los correctos y necesarios para dar una mejor visión sobre la gestión
de cuentas por cobrar.
Teniendo en cuenta lo anterior, el objetivo de la investigación es evaluar el control
interno del área créditos y cobranzas para contribuir con los resultados de la
empresa y sea de beneficio en la toma de decisiones, así como los informes que se
tiene por obligación presentar a la SMV. Para ello, se identificará las carencias de
una eficiente gestión de las cuentas por cobrar a asociados, y evaluar
21
procedimientos que sean capaz de lograr el efecto que se desea para cumplir con
los objetivos proyectados, y cumplir con el reglamento de la SMV para fondos
colectivos a fin de evitar cualquier sanción administrativa por parte de ellos ante la
falta o incumplimiento de controles.
Frente a ello, el sistema de control interno, mediante sus componentes de
ambientes de control, evaluación de riesgos y actividades de control, información y
comunicación; y actividades de monitoreo; permitirá definir los procesos para la
gestión de las cuentas por cobrar a asociados, mediante normas y procedimientos.
Para esto se requiere un diagnóstico y evaluación de las operaciones, procesos y
actividades de la empresa, y dar a conocer la problemática encontrada a la
dirección de la empresa y puedan tener las bases firmes y concretas para tomar
decisiones. A través del sistema del control interno se estará en posibilidad de
detectar a tiempo ocurrencias que pueden impactar de manera negativa los
resultados de la empresa.
Los resultados de este trabajo de investigación sirven para determinar y evaluar las
deficiencias o falencias de la empresa en relación al área de crédito y cobranzas.
Asimismo mediante las propuestas de mejoras de los controles permitirá obtener
una mejor administración de los recursos, corrigiendo ciertas deficiencias que
presenta la entidad con la finalidad de lograr las metas y objetivos establecidos.
Logrando un modelo de gestión de crédito y cobranza adecuado que permita
proporcionar información adecuada a gerentes, analistas de créditos, cobranzas y a
todo el personal relacionado con el área de negocios.
De esta manera, el diagnóstico realizado contribuye a que la empresa tenga
conocimiento de los siguientes aspectos: Identificar el sistema de control interno
22
actual y su efectividad, conocer los riesgos que se da en la ejecución de las
operaciones como resultado del diagnóstico, establecer mejoras de los controles
internos y documentar lo propuesta para que pueda ser implementada.
Según lo anterior, permitirá garantizar la fiabilidad de las operaciones de la empresa
y la información que se emite a los diferentes organismos de control, empresas y
otros usuarios. Este tipo de evaluación y las propuestas de mejora son un
mecanismo que contribuye en la toma de decisiones de la gerencia.
Finalmente, el desarrollo del presente trabajo de investigación servirá para otras
investigaciones futuras respecto a la implementación del control interno, para los
que deseen aplicarlo a empresas de similares características, mediante el análisis
del adecuado diseño del control interno mediante los componentes del control
interno, informe COSO.
1.7 Limitaciones
Este trabajo de investigación se ve limitado, ya que las empresas de Fondo
Colectivos no son numerosas para encontrar estudios realizados relacionados con
nuestro tema. También, se ha presentado dificultades en los horarios para los
integrantes en el desarrollo de trabajo.
23
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 Fundamentación del caso
A fin de fundamentar el siguiente trabajo se ha tomado en cuenta opiniones de
autores, de carácter científico, que a continuación se detallan para presentar un
panorama claro acerca de que trata el problema.
El control interno garantiza a las entidades a lograr sus objetivos; mantener y
mejorar su rendimiento.
“El control interno comprende el plan de organización unido a un conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de las entidad desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración”. (Estupiñan 2015:19)
Nos indica que el control interno es primordial para la buena conducción de las
empresas, ya que comprende a toda la organización y está diseñado a las distintas
necesidades de una empresa específica. Cuando nos referimos al control interno,
no es solo el sistema contable si no abarca tales cosas como: las prácticas de
empleo y entrenamiento, control de calidad, planeación, políticas y auditoría interna.
Toda operación lleva incluido un control interno; es decir el sistema de control
interno es una actividad o un proceso realizado por las personas de la organización,
24
y está pensado para la consecución de objetivos1. Por ende, un sistema de control
interno efectivo requiere no solo de cumplimiento de las políticas y procedimientos;
sino de juicio y de criterio profesional, ya sea por parte del directorio al determinar
los niveles de controles, el personal cuando aplique o desarrolle los controles en
toda la empresa o los auditores internos a la hora de inspeccionar y evaluar la
efectividad del sistema de control interno; entre otros profesionales.
Es responsabilidad de la empresa implementar un sistema de control interno que
sea eficiente y a la vez permita adaptarse a los cambios del mundo de hoy. Por
ello, cada empresa debe tener su propio sistema de control interno de acuerdo a
sus características.
El diseño y la implementación del control interno efectivo en la organización puede
resultar ser todo un desafío, así como el funcionamiento diario del sistema de una
manera eficiente y efectiva.
“El control interno- Marco integrado de COSO permite a las organizaciones de manera efectiva y eficiente desarrollen sistemas de control interno que se adapten a los cambiantes entornos de los negocios y de las operaciones”. (Mantilla 2013: 98)
Los nuevos modelos de negocio, el mayor uso y dependencia de la tecnología en
las organizaciones, la mayor supervisión por entes reguladores, la globalización y
otros exige que el sistema sea ágil a la hora de adaptarse a los cambios que se
produzcan en el entorno del negocio, regulatorio y operativo.
El control interno es un proceso que es ejecutado por los miembros de la empresa y
que brinda la seguridad razonable a la administración y al consejo de una entidad;
para la consecución de objetivos, se define como un:
1 Cfr. De Jaime 2011: 18
25
“proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías: - Efectividad y eficiencia de las operaciones. - Suficiencia y confiabilidad de la información financiera. - Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables” (Estupiñan 2015:
27) Por lo anterior, el control interno de una empresa, debe entenderse como un todo,
ya que abarca desde el nivel estratégico hasta un nivel operativo de una
organización. Para el cumplimiento de dichos objetivos, según lo mencionado
anteriormente depende de la administración de la empresa en lograr un negocio de
éxito; mediante una buena gestión a través de un conjunto de acciones: Planificar,
organizar, dirigir y controlar.
La gestión de Créditos y Cobranzas son procesos estratégicos en las
organizaciones, considerando al crédito como una herramienta efectiva para el
volumen de las ventas, y mantener los flujos financieros adecuados a la gestión de
la empresa. Con ello podemos concluir que mientras más eficientes sea la gestión
del crédito y del cobro, se minimizará los riesgos en el otorgamiento de crédito, se
optimizará las cobranzas y se dará mayor valor a las organizaciones.
2.1.1 Importancia del control interno
La importancia del control interno en las empresas, nace por la complejidad
de las operaciones haciendo imposible que la gerencia pueda solucionar lo
más mínimos detalles de la organización.
“Los controles internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de pérdida de activos, y ayudan a asegura la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimientos de las leyes y regulaciones”. (Mantilla 2013:69)
26
Según lo mencionado, la empresa se ve en la necesidad de delegar
funciones a los empleados de confianza, fijando una división de trabajo que
simplifique y facilite el control. Su importancia se justifica en el crecimiento
de las empresas, los procesos informatizados en las empresas, la
diversificación de la propiedad de las empresas y la popularización de los
casos de fraude y corrupción2. Por ende, servirá para la implementación de
los Controles Internos y el desarrollo de una buena gestión que garantice un
producto o servicio de alta Calidad.
2.1.2 Objetivos del control interno
Su objetivo fundamental del control interno es disminuir los riesgos de
errores o irregularidades estableciendo políticas, normas y procedimientos
para que mediante una efectiva planificación, ejecución y control; se logre
una eficiente gestión y logros de la organización.
El Marco establece tres categorías de objetivos:
- “Objetivos operativos: hacen referencia a la efectividad y eficiencia de las operaciones de la entidad, incluidos sus objetivos de rendimiento financiero y operacional, y a la protección de sus activos frente a posibles pérdida.
- Objetivos de información: Hacen referencia a la información financiera y no financiera interna y externa y pueden abarcar aspectos de confiabilidad, oportunidad, transparencia, u otros conceptos establecidos por los reguladores, organismos reconocidos o políticas de la propia entidad.
- Objetivos de Cumplimiento: Hacen referencia al cumplimiento de las leyes y regulaciones a las que está sujeta la entidad”. (Mantilla 2013:11)
Estos objetivos se lograrán si toda empresa que emprende toda acción,
medida, plan o sistema podrá lograr estos objetivos que continuación se
detalla:
2 Cfr. De Jaime 2013: 16
27
a) La protección de los activos
Es la protección de los activos contra pérdidas originadas en errores no
intencionales e irregularidades que conlleve al incumplimiento de la
eficiencia.
b) La obtención de información adecuada
La toma de decisiones de toda organización para lograr la eficiencia de
las decisiones depende de la calidad de la información que se obtenga,
es así que se debe verificar la veracidad de la información tanto
contable como financiera.
c) Promover la eficiencia operativa
La expresión eficiencia operativa abarca toda la gama de actividades de
la empresa, el control y la evaluación de la información, estimulará la
mayor eficiencia en el desarrollo de las operaciones obteniendo mayor
desempeño de las tareas.
d) Alentar la adhesión a la políticas de la empresa
Las políticas establecidas por la Dirección requieren el conocimiento y
comprensión por los miembros de la empresa. Si el sistema de control
interno es debidamente implementado es posible obtener informes
exactos y oportunos; logrando ejercer una dirección completa y eficaz.
e) Prevenir fraudes e irregularidades
Los errores son no intencionados, que se origina por un descuido o
desconocimiento, por lo que es necesario realizar las correcciones en el
28
menor tiempo posible. Y si se existiera fraude se procederá a su
cuantificación.
2.1.3 Clases del control interno
El control interno para su aplicación y comprobación es clasificado en:
2.1.3.1 Según la oportunidad en que se produce:
A) Control interno previo o preventivo
El control preventivo es interno y es de responsabilidad
exclusiva de cada organización.
“Es aquel que se efectúa antes de que se produzcan las operaciones, con el objeto de establecer su propiedad, legalidad y veracidad mediante la aplicación de los sistemas de control interno”. (Barquero 2013:58)
Es decir, es de responsabilidad de la administración de la
empresa de contar un control preventivo en sus sistemas de
control interno, y sea aplicado por los miembros de la empresa.
B) Control interno recurrente
Se da cuando los miembros de la empresa desarrollan una
actividad.
“Es aquel que se efectúa en cada uno de los niveles de dirección y gerencia al momento de realizar sus actividades”. (Barquero 2013:59)
Esta forma de control se logra mediante la supervisión directa,
al momento de supervisar las actividades de los trabajadores y
se puede corregir las situaciones problemáticas a medida que
aparezcan.
29
C) Control interno posterior
Ocurren después de las actividades de los miembros de la
empresa.
“Es la revisión posterior de hechos y procedimientos, con la finalidad de identificar las desviaciones de control, determinar las causas y la adopción oportuna de las medidas correctivas”. (Barquero 2013:60)
Este tipo de control no permitirá determinar las causas ante
cualquier desviación de los objetivos.
2.1.3.2 Según su procedimiento
A) Control interno contable
Tiene como finalidad la protección de los activos y la
confiabilidad de los datos de la contabilidad mediante la
aplicación de métodos y procedimientos.
“Comprende el plan de organización y procedimientos que aseguran la veracidad y exactitud de los registros financieros, partiendo desde la simple formulación de un asiento contable hasta la elaboración de los estados financieros finales”. (Estupiñan 2015:8)
Es decir, todas operaciones deben ser registradas en el
periodo correspondiente, y oportunamente en las cuentas
apropiadas; con la finalidad de permitir la preparación de los
estados financieros. No olvidar, que todo lo contabilizado exista
y que lo que exista esté contabilizado.
B) Control interno Administrativo
30
La gerencia delega a diferentes jefaturas de la organización
con el fin de que estos controles se mantengan y si fuera el
caso para la adopción de nuevas medidas.
“Es el plan de organización y procedimientos relativos a los procesos de decisión que oriente la autorización de transacciones por parte de la gerencia. Se deberá observar el rendimiento de la política establecida a través de la supervisión de las operaciones y controles”. (Estupiñan 2015:7)
En tal sentido, son los jefes que ayudarán a verificar los logros
de los objetivos mediante los diversos controles impuestos por
la gerencia.
2.1.4 Componentes del control interno
El control interno consta de cinco componentes que deben estar presentes y
funcionar de manera integrada. La actualización del COSO en el 2013, se
basó en la revisión de los objetivos del control interno.
2.1.4.1 Ambiente de control
Es el primer componente del sistema de control interno, el cual
incluye una serie de elementos en torno general de la organización.
“El entorno o ambiente de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es, por tanto y fundamentalmente, consecuente de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo el resto de los empleados, con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. El entorno de control es la base de todo sistema de control interno. Determina las pautas del comportamiento en la organización e influye en el nivel de concienciación del personal respecto al control”. (De Jaime 2011: 23)
31
Por ello, para lograr un entorno de control adecuado debe tenerse
en cuenta una serie de factores como la división del trabajo , la
estructura organizacional y asignación de responsabilidades; de
manera que le permita afrontar los riesgos y poder lograr sus
objetivos.
2.1.4.2 Evaluación de riesgos
El control interno es esencialmente para mitigar los riesgos que
afectan a las actividades de la empresa. Cada empresa se enfrenta
a diferentes riesgos sea de fuentes externas e internas.
“La valoración de riesgos es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se debe administrar los riesgos”. (Mantilla 2013: 71)
La evaluación del riesgo es un proceso continuo que va a permitir
adoptar las medidas oportunas para minimizarlos y/o eliminarlos.
Para ello, cuando se identifiquen los riesgos se deberá gestionar,
analizar y controlar; de esta manera se asegura el cumplimiento de
los objetivos previstos. y que puedan provocar que el control interno
no resulte efectivo.
2.1.4.3 Actividades de control
Son aquellas actividades que mediante políticas, sistemas y
procedimientos realizados por la gerencia y demás personal se
orienta a la identificación y análisis de los riesgos de la
organización.
“Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas
32
administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo largo de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones”. (Mantilla 2013: 71-72)
Estas actividades es el medio para asegurar el mayor grado de
logro de objetivos. Para ello, las actividades de control deben ser
monitoreadas de manera permanente con instrumentos de
supervisión eficaces ya que implica la forma correcta de hacer las
cosas.
Las actividades de control interno pueden ser manuales o
computarizadas, administrativas u operacionales, generales o
específicas, preventivas o detectivas. Tales como: Aprobaciones y
autorizaciones, indicadores de desempeño, segregación de
funciones, verificaciones, conciliaciones, entre otros.
Tipos de Controles:
- Detectivos: detecta la manifestación de un hecho no deseado a
posteriori; es decir trata de descubrir errores o fraudes que no
haya sido posible evitarlos con controles preventivos. Este tipo
de control abarca a un conjunto de operaciones, ya sean
mediante procedimientos de procesamientos manuales,
automatizados o ambos dentro de un proceso de negocio.
Mediante este control es posible determinar cuán eficientes con
las políticas. Los ejemplos incluyen arqueos, recuento de
inventario, auditorías internas y más.
33
- Preventivos: control que se aplica al inicio de cada transacción
en la aplicación de algún procedimiento de procesamiento
dentro del ciclo del proceso del negocio, para evitar que se
produzcan los errores e irregularidades.
- Correctivos: controles que tratan de asegurar que se subsanen
todos los errores identificados mediante los controles
detectivos.
2.1.4.4 Información y Comunicación
La obtención y el uso de la información adecuada y oportuna,
mediante los sistemas de información permitirán tener
conocimientos de la gestión, la situación financiera y el
cumplimiento de las normas.
“Para poder controlar una entidad y tomar decisiones correctas respecto a las obtención, uso y aplicación de los recursos, es necesario disponer de información adecuada y oportuna. Los estados financieros constituyen una parte importante de esa información y su contribución es incuestionable”. (Estupiñán 2015: 34)
La identificación, captura y procesamiento de los datos de los
sistemas informáticos deberá ser comunicado a cada empleado de
la empresa que le permita cumplir con sus responsabilidades. Por
lo que se recomida que el sistema de información debe diseñarse
atendiendo a la estrategia y a las actividades de la entidad.
34
2.1.4.5 Actividades de monitoreo
Es el proceso diseñado e implementado para verificar la vigencia,
calidad y efectividad del sistema de control interno de la entidad.
“La evaluación debe conducir a la identificación de los controles débiles, insuficiente o innecesarios, para promover con el apoyo decidido de la gerencia, su robustecimiento e implantación”. (Estupiñan 2015: 38)
Sin embargo, va a depender de los demás componentes que
integran el sistema de control interno, la calidad y la eficacia de los
procesos de evaluación.
La supervisión continua permitirá asegurar razonablemente que los
controles internos funcionan según lo previsto, ello conlleva a la
búsqueda y corrección de las deficiencias de control identificado ya
se por factores internos o externos. Las deficiencias se comunican
a la dirección y al consejo según corresponda3.
Todo el proceso debe ser monitoreado para reaccionar ágilmente
ante cualquier circunstancia e incorporar el concepto de
mejoramiento continuo.
2.1.5 Componentes y principios del control interno
Dentro de los cinco componentes de control interno que establece COSO,
se consideran 17 principios que establecen conceptos fundamentales en
relación a los componentes para un efectivo sistema de control interno.
3 Cfr. Fonseca 2011: 115)
35
Cuadro N°2: Principios del Control Interno
(Buzo 2014: 8)
Componente Principios
Ambiente de control
1. La organización demuestra compromiso por la integridad y valores éticos.
2. El Consejo de Administración demuestra una independencia de la administración y ejerce una supervisión del desarrollo y el rendimiento de los controles internos.
3. La Administración establece, con la aprobación del Consejo, las estructuras, líneas de reporte y las autoridades y responsabilidades apropiadas en la búsqueda de objetivos.
4. La organización demuestra un compromiso a atraer, desarrollar y retener personas competentes en alineación con los objetivos.
5. La organización retiene individuos comprometidos con sus responsabilidades de control interno en la búsqueda de objetivos.
Evaluación de riesgos
6. La organización especifica objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y valoración de los riesgos relacionados a los objetivos.
7. La organización identifica los riesgos sobre el cumplimiento de los objetivos a través de la entidad y analiza los riesgos para determinar cómo esos riesgos deben de administrarse.
8. La organización considera la posibilidad de fraude en la evaluación de riesgos para el logro de los objetivos.
9. La organización identifica y evalúa cambios que pueden impactar significativamente al sistema de control interno.
Actividades de control
10. La organización elige y desarrolla actividades de control que contribuyen a la mitigación de riesgos para el logro de objetivos a niveles aceptables.
11. La organización elige y desarrolla actividades de control generales sobre la tecnología para apoyar el cumplimiento de los objetivos.
12. La organización despliega actividades de control a través de políticas que establecen lo que se espera y procedimientos que ponen dichas políticas en acción.
Información y comunicación
13. La organización obtiene o genera y usa información relevante y de calidad para apoyar el funcionamiento del control interno.
14. La organización comunica información internamente, incluyendo objetivos y responsabilidades sobre el control interno, necesarios para apoyar funcionamiento del control interno.
15. La organización se comunica con grupos externos con respecto a situaciones que afectan el funcionamiento del control interno.
Actividades de Monitoreo
16. La organización selecciona, desarrolla, y realiza evaluaciones continuas y/o separadas para comprobar cuando los componentes de control interno están presentes y funcionando.
17. La organización evalúa y comunica deficiencias de control interno de manera adecuada a aquellos grupos responsables de tomar la acción correctiva, incluyendo la Alta Dirección y el Consejo de Administración, según sea apropiado.
36
Mediante los principios, el marco integrado del control interno facilita el
diseño y la supervisión, mediante la comprensión con más claridad sobre la
importancia de mitigarlos riesgos de la organización.
2.1.6 Los procesos en el control interno
El término proceso responde a una sencilla definición:
“Secuencia de actividades cuyo producto tiene valor intrínseco para su
usuario o cliente”. (Fernández 2012: 49)
Nos referimos a actividades secuenciadas de una manera predeterminada;
actividades repetitivas y conectadas de una manera sistematizada.
La organización debe velar por procesos eficaces, eficientes y adaptables a
los cambios, para ello debe asegurar la identificación de los riesgos críticos
y diseñar e implementar sólidos controles internos.
2.1.6.1 Elementos de un proceso.
Consta de tres elementos:
- Input: es lo que justifica la ejecución sistemática del proceso.
- Output: es lo producto o servicio usado por el cliente
- Secuencia de actividades: actividades que transforman los inputs.
2.1.7 Gestión de las cuentas por cobrar
La gestión comprende funciones y actividades que realizan para dirigir o
administrar una empresa con el fin de lograr los objetivos de la misma.
“Las cuentas por cobrar son créditos principalmente producidos por la venta de mercancía o servicio proporcionado a los clientes, donde los comprobantes de la operación son el registro del pedido de
37
compra efectuado por el cliente o bien del contrato de compra – venta y constancia de la recepción de la mercancía o servicio que se ha proporcionado al comprador”. (Morales y Morales 2014: 182)
Al referirnos de la gestión de las cuentas por cobrar representan el crédito
que conceden las empresas a sus clientes.
Las cuentas por cobrar son el resultado de las ventas al crédito, que
incluyen condiciones y requisitos por la empresa.
“En la cobranza existen instrumentos que promueven y aseguran el crédito, ya que forman las herramientas básicas para sustentar el trabajo profesional en el otorgamiento de créditos y su cobro; ambas actividades representan la seguridad y el derecho del acreedor a recibir el crédito otorgado”. (Morales y Morales 2014: 226)
En consecuencia, el crédito representa para la empresa un medio de
liquidez futura por el cobro posterior a su venta. Es una modalidad eficaz
para las ventas, tomando en cuenta los límites aprobados para los clientes,
así como los plazos de pago. Sin embargo, existe el riesgo como factor
inherente al crédito y ocurre cuando las empresas han decidido implementar
un sistema de créditos como alternativa para el incremento de ventas, por lo
cual es preciso que la política de crédito se ajuste a la capacidad financiera
de la empresa4. Por lo que, la administración o gestión debe evaluar los
créditos otorgado a los clientes con el fin de alcanzar los objetivos
financieros; así como la implementación y aplicación de las políticas de
crédito que brinden seguridad a los recursos de la empresa.
4 Cfr. Morales y Morales 2014: 91
38
2.1.8 Fondos colectivos
Los sistemas de fondos colectivos permiten a la persona o empresa a la
futura adquisición de bienes y servicios a través de un financiamiento; por
ello la SMV lo define:
“Los Fondos Colectivos, representan una modalidad de adquisición programada de bienes y/o servicios, a través de los aportes mensuales de un número determinado de cuotas a pagar periódicamente por las personas naturales o jurídicas, denominados asociados, los cuales conforman un grupo organizado y administrado por las Empresas Administradoras de Fondos Colectivos (en adelante EAFC), con el objeto de constituir un fondo común destinado a la adquisición de los bienes o servicios objeto del contrato; es por ello que se dice que los asociados someten sus intereses individuales respecto de los intereses del grupo”. (SMV: 2014)
Las EAFC, son sociedades anónimas y tiene como objeto social la
administración del fondo colectivo, a la vez son entidades supervisadas por
la Superintendencia de Mercado de Valores en los términos de la ley y del
reglamento.
2.1.8.1 Adjudicaciones
La adjudicación es el mecanismo a través del cual el asociado
obtiene el derecho de un bien o servicio por la compra de un
certificado. Existen dos tipos de adjudicaciones que se lleva a cabo
al momento de las asambleas. Son las siguientes:
A) Adjudicación por Sorteo
Es el mecanismo que se elige al azar al asociado que ganará
la adjudicación.
39
“El Contrato podrá contemplar la posibilidad de tomar como referencia los resultados de un sorteo realizado por alguna de las loterías autorizadas en el país, siempre que el referido sorteo se realice de manera pública y sus resultados se difundan permanentemente a través de medios de comunicación masivos que aseguren el normal desarrollo de las asambleas.” (SMV: 2014)
Cabe decir, que los asociados que no estén al día en el
pago de sus cuotas no podrán participar del sorteo, de igual
manera debe existir igual probabilidad para todos los
asociados en resultar beneficiados.
B) Adjudicación por remate
Es la modalidad de adjudicación que consiste en presentar
mejores propuestas de pago adelantado de sus cuotas
capitales.
“La adjudicación consiste en formular propuestas de pago por adelantado de un número determinado y entero de cuotas totales o capitales, según lo establezca el contrato. La adjudicación se otorga considerando la mejor propuesta efectuada. Las cuotas pagadas por adelantado no pueden ser consideradas como parte del remate.” (SMV: 2014)
La propuesta de los remate podrá presentarte hasta el mismo
día de la asamblea, y es sobre a cerrado o a través de la
página web de la administradora.
2.1.8.2 Aporte de Asociados
Los clientes que son personas naturales o jurídicas, se les
denominará asociados. Estos asociados a través de los contratos
que ofrece la EAFC, para la obtención de los certificados de
40
compra, aportaran las cuotas mensuales pactadas según el sistema
elegido y el programa pactado.
2.1.9 Crédito
El crédito es una transacción o sistema de negociación para un acuerdo
comercial entre el deudor y acreedor.
“El crédito es un préstamo en dinero, donde la persona se compromete a devolver la cantidad solicitada en el tiempo o plazo definido según las condiciones establecidas para dicho préstamo, más los intereses devengados, seguros y costos asociados si los hubiere.” (Morales y Morales 2014: 89)
La administración de las cuentas por cobrar se inicia con la decisión de
conceder o no conceder crédito. Para determinar el otorgamiento de crédito
deben considerar diversas variables controlables como parte de un análisis
de crédito, que consiste en la evaluación de la información presentada por
un solicitante de crédito.
2.1.10 Cobranzas
Son procedimientos que se establecen para efectuar el cobro de las cuentas
por cobrar de las ventas realizadas por la entidad.
La cobranza también es gestionar y realizar el cobro de los créditos a favor
de la entidad; es decir es administrar y controlar la cartera de clientes que
garantice una adecuada y oportuna captación de recursos mediante
actividades que aseguren las mismas5.
5 Cfr. Morales y Morales 2014: 80
41
Estas actividades deben permitir la recuperación de las cuentas por cobrar,
algunas de esas alternativas son simples pero presentan un grado más alto
de complejidad y de tiempo.
Las cuentas por cobrar son el resultado de las ventas al crédito, por lo tanto
la disponibilidad de liquidez depende de una gestión eficaz de la cobranza.
2.2 Antecedentes
La investigación realizada comprende los aspectos del informe COSO. De igual
manera para el desarrollo de la presente investigación se ha tomado en
consideración, investigaciones relacionadas con el tema y que sirven de referencia,
patrón comparativo y medio de delimitación para dicha investigación.
a) Según la tesis de ACEVEDO, Giovanna y CAMPOS, Liliana del año 2010
titulada, “Aplicación de los componentes ambiente de control y evaluación de
riesgos – COSO para la evaluación del control interno de la empresa Dominios
Imagen y Comunicación S.A.C.” para optar el título profesional de Contador
Público de la Universidad Tecnológica del Perú – sede Lima, nos indica que la
evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales de
procedimientos asegura las fortalezas de la empresa frente a la gestión. Por
ello, es razón de importancia hacer levantamiento de procedimientos actuales,
los cuales son el punto de inicio para llevar a cabo los cambios y lograr la
eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos6.
La tesis mencionada tiene como finalidad la evaluación de control interno
mediante dos componentes entre ello; el ambiente de control que va a permitir
6 Cfr. Acevedo y Campos 2010: 15
42
conocer los procedimientos, políticas, funciones y otras normas dictadas por la
empresa para el desarrollo del negocio por medio de los integrantes de la
empresa, seguidamente se evalúa los riesgos de las actividad u operaciones;
que permitirá valorar los riesgos para la consecución de los objetivos
específicos y a la vez realizar un cuestionario del informe COSO. Con ello
afirmamos que los controles va a permitir detectar a tiempo cualquier
desviación respecto a los objetivos para una buena gestión de la empresa.
b) La tesis CHICOMA Christhian, SANTA ROSA, Yesenia y VILLANUEVA,
Jacqueline del año 2014 titulada, “Deficiencia en el área de crédito y cobranzas
para controlar la cartera de incobrabilidad en la empresa Meta Industria S.A.C.”
para optar el título profesional de Contador Público de la Universidad
Tecnológica del Perú - sede Lima, nos indica que para evaluar los factores que
producen la cartera de incobrabilidad, se debe determinar los procedimientos y
los niveles de impacto en los estados financieros. Así como evaluar las
deficiencias del área de crédito y cobranza en la aplicación del control interno,
la importancia en el otorgamiento de crédito y la gestión de recuperación de las
cobranzas. Al encontrar el origen del problema demuestra las consecuencias
de la no correcta aplicación del control interno por tanto recomienda
elaboración de políticas y procedimientos a través de manuales,
reestructuración del organigrama, descentralización de actividades y
mecanismos de recuperación de cartera morosa7.
La tesis mencionada tiene como finalidad señalar que las ventas al crédito es
un riesgo pone en peligro las cuentas por cobrar de la entidad, por lo que
resulta esencial planear estrategias adecuadas que contribuyan en el logro de
7 Cfr. Chicoma, Santa Rosa y Villanueva 2014: 25-26
43
los objetivos. Mediante la evaluación de las deficiencias y la implementación de
políticas y procedimientos que apliquen el control interno permitirán un
desempeño diligente y una disciplina operativa correcta en cuanto a la
evaluación de crédito y la recuperación de cartera. Por ella la finalidad, es
establecer adecuados sistemas que reduzca los errores y las pérdidas de la
empresa.
c) La tesis HIDALGO, Elsa en el año 2010 titulada, “Influencia del control interno
en la gestión de Créditos y Cobranzas en una empresa de servicios De pre-
prensa digital en Lima-Cercado” para optar el título profesional de Contador
Público de la Universidad San Martín de Porres, nos indica que el sistema de
control interno debe ser planeado, basada en métodos y medidas que garantice
los objetivos, permitiendo también mejorar la posición financiera de la empresa
y optimización de la gestión de créditos y cobranzas8.
La tesis mencionada tiene como finalidad señalar que para mejorar la posición
financiera de la empresa es necesario establecer estrategias adecuadas en el
área de créditos y cobranzas; así como la implementación de un sistema de
control interno mediante la evaluación de los procedimientos para introducir
controles adecuados, pero también el responsable de la empresa debe saber la
importancia que tiene el control interno en las mencionadas áreas.
2.3 Definición conceptual de términos básicos
a) Cuentas por cobrar: Derecho exigible, beneficio provenientes operaciones
tanto con personas naturales como jurídicas.
8 Cfr. Hidalgo 2010: 150
44
b) Carteras morosas: Grupo de deudores que con retrasos en sus pagos
pactados con anterioridad.
c) Contrato: Convenio entre partes que aceptan ciertas obligaciones y derechos.
d) Crédito: Es una operación financiera en el cual intervienen una acreedor que
presta dinero al deudor.
e) Estados financieros: Son informe que reflejan una imagen fiel de la
compañía.
f) Gestión: Sinónimo de administración, es la dirección o administración de una
compañía o negocio.
g) Superintendencia de Mercado de valores: Es un organismo supervisor que
brinda seguridad a los inversionistas, la eficiencia y transparencia de los
mercados bajo su supervisión.
h) Eficacia: Es la capacidad de lograr o conseguir un resultado determinado, así
como alcanzar las metas ya previstas.
i) Eficiencia: Es la capacidad de lograr o alcanzar un objetivo, mediante la
utilización racional de los recursos con lo que se cuenta.
45
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
3.1 Diseño de la Investigación
La presente investigación es descriptiva, ya que se trata de un estudio cuyo objetivo
es obtener información precisa de la situación real del objeto en estudio mediante el
análisis, evaluación, identificación e interpretación de los hechos de la Empresa
AUTOPLAN EAFC S.A.
Es de tipo no experimental, ya que su diseño se basó en la obtención de
información y generada por las respuestas a las preguntas planteadas en el
problema de la investigación.
3.2 Población y muestra
La población a investigar está conformada por los trabajadores del área de
operaciones, contabilidad y sistemas de la empresa AUTOPLAN EAFC S.A.; y la
muestra está conformada por el análisis de las cuentas por cobrar de la empresa en
mención.
46
3.3 Método de la investigación
- Método Inductivo se utilizó para cuando al obtener los resultados se proceda a la
interpretación y evaluación de diagnóstico actual del área de créditos y
cobranzas.
- Método Deductivo , se aplica lo explicado en el marco teórico, conceptos,
procesos, elementos de control interno; el cuál se adapta al trabajo de
investigación realizado para llegar a conclusiones claras y precisas.
- Método analítico, con la aplicación de este método se analiza cada una de las
tareas, actividades, operaciones que realiza el área de créditos y cobranzas, que
nos permite apuntar en el problema desde la raíz e investigar hasta alcanzar los
resultados.
- Método Síntesis, el cual mediante la evaluación de las áreas de créditos y
cobranzas nos permitirá evaluar el resultado de forma integral, con respecto a la
situación de la gestión de las cuentas por cobrar, para brindar el informe con las
conclusiones y recomendaciones que contribuyan a la solución del problema.
3.4 Tipo de la investigación
La investigación realizada es de tipo documental porque permitió recopilar
información a través de textos, normas, revistas, internet y documentos sobre el
área de Auditoría; y es de campo porque a través de técnicas e instrumentos de
investigación se permitió recolectar información de manera directa con los
trabajadores, es decir, tomarlos tal cual se presenta la realidad.
47
3.5 Técnicas e instrumentos
Se utilizaron las siguientes técnicas para la recolección de datos:
a) Observación: La observación que permitió conocer y describir las variables de
la investigación, las mismas que se refieren al control interno en el área de
créditos y cobranzas, para mejorar la gestión de las cuentas por cobrar a
asociados de Autoplan EAFC SA en el periodo 2016.
b) Encuesta: La encuesta permitió obtener información de manera rápida
referente al tema, que sirvió para comprobar la influencia del control interno en
el área de créditos y cobranzas mediante tablas e indicadores estadísticos.
También se utilizó textos, libros y tesis que nos permitan obtener mayor
conocimiento para ser aplicado en nuestro trabajo de investigación.
3.6 Matriz de operacionalización de variables
Cuadro N°3: Matriz de operacionalización de las variables
(Elaboración Propia)
VARIABLE(S) DIMENSIÓN INDICADOR
VI: Control Interno
Ambiente de control
Nivel de satisfacción de la integridad y valores éticos Nivel de responsabilidad de Supervisión Nivel de competencia en las labores Nivel de satisfacción con respecto a la participación de la junta directiva o comité
Evaluación de riesgos
Nivel de especificación de Objetivos Nivel de identificación y evaluación de riesgos Nivel de análisis con respecto al manejo del cambio
Actividades de control
Nivel de existencia de políticas y procedimientos. Nivel de identificación de las actividades de control.
Información y comunicación
Nivel de satisfacción de los sistemas estratégicos e integrados Nivel de satisfacción en la calidad de información. Nivel de satisfacción con la comunicación interna y externa.
Actividades de monitoreo
Nivel de monitoreo y supervisión. Nivel de realización de evaluaciones. Nivel de cumplimiento respecto a la comunicación de deficiencias.
VD: Gestión de las cuentas por
cobrar a asociados
Políticas
Nivel de cumplimiento en las políticas de cobranza.
Nivel de cumplimiento en las políticas de créditos.
48
3.7 Instrumento de recolección de datos
El instrumento que se ha utilizado es el cuestionario con preguntas cerradas de
forma coherente, organizada, secuenciadas y estructuradas con el fin de que sus
respuestas puedan ofrecer toda la información que se necesita.
Se ha elaborado dos cuestionarios para realizar la encuesta tanto para los jefes del
área de créditos y cobranza, sistemas y contabilidad; así como el personal su cargo
para poder obtener la información que se requiere.
49
CAPÍTULO IV
RESULTADOS
4.1 Descripción e Interpretación de Resultados
Se utilizó el instrumento encuesta para poder recolectar información, consta de 10
preguntas y fueron realizadas al área de operaciones y contabilidad. Esto permitirá
evaluar los componentes del control interno de la empresa AUTOPLAN EAFC S.A.
A) ¿Cómo considera Ud. el organigrama y manual de organización, teniendo
en cuenta las áreas y las líneas jerárquicas para una buena gestión?
Gráfico N° 01 (Elaboración Propia)
13%
47%
40% Excelente
Bueno
Regular
Malo
Muy malo
50
De los encuestados el 47% considera malo, el 40% muy malo y solo el 13%
como regular el organigrama y manual de organización y funciones. La empresa
no cuenta con los documentos mencionados ni implementados que permite
definir las funciones y responsabilidades de los empleados. A su vez, el
personal no cuenta con una capacitación con respecto a este tipo de negocio
para poder desempeñar el cargo correctamente infringiendo o presentando
errores en los procesos que perjudica a otras áreas para el buen
funcionamiento del negocio.
B) ¿Cómo calificas las políticas y procedimientos de créditos implantadas por
EAFC en lo suficiente y efectivo?
Gráfico N° 02 (Elaboración Propia)
Según la encuesta, el 20% considera regular las políticas y procedimientos de
crédito, el 33% malo y el 47% muy malo. La empresa ha tenido aumento en
sus operaciones presentando incumplimiento en la entrega de toda la
información necesaria en el expediente de cada asociado adjudicado. A su vez
no se está cumpliendo, con la calificación necesaria que acredite la oportunidad
de crédito para adjudicar el bien. De igual manera se concluye que él área de
créditos no evalúa a todos los ingresantes al sistema antes de la adjudicación
20%
33%
47% Excelente
Bueno
Regular
Malo
Muy malo
51
teniendo problemas o repercutiendo más adelante para la entrega del bien o
posterior a la entrega.
C) ¿Cómo calificas las políticas y procedimientos de cobranzas implantadas
por EAFC en lo suficiente y efectivo?
Gráfico N° 03 (Elaboración Propia)
Según la encuesta el 27% califica bueno las políticas y procedimientos de
cobranza, el 33% malo y el 40% muy malo. La empresa no está evaluando las
cobranzas de los créditos otorgados, enfocándose en las cobranzas regulares
que cuenta este tipo de negocio. Pero no se está cumpliendo las políticas en
caso de los morosos adjudicados por ser una tasa menor pero que podría
perjudicar en un futuro a la empresa si no se ejecuta los procedimientos de
acciones de cobranza de asociados adjudicados.
27%
33%
40% Excelente
Bueno
Regular
Malo
Muy malo
52
D) ¿Cómo consideras la gestión de los créditos vencidos, así como la
examinación de las causas por falta de pago?
Gráfico N° 04 (Elaboración Propia)
Según la encuesta nos indica que la evaluación periódica de los créditos
vencidos es 53% muy malo, 47 % malo. Los trabajadores del área de crédito
no están cumpliendo con las visitas de campo debido a que no existe un control
sobre la gestión de las cobranzas morosas de los adjudicados, ni está
ejecutando la acción de cobranza judicial de aquellos que ya tienen tres cuotas
vencidas. Esto perjudica a la empresa como el hecho de no informar a la SMV,
en sus EEFF.
E) ¿Cuál es su opinión sobre el sistema de información de la empresa para el
desarrollo de las actividades de créditos y cobranza?
Gráfico N° 05 (Elaboración Propia)
47%
53%
Excelente
Bueno
Regular
Malo
Muy malo
13%
20%
27%
40% Excelente
Bueno
Regular
Malo
Muy malo
53
Según la encuesta, considera el 40% muy malo el sistema de información para
el desarrollo de las actividades de crédito y cobranza, el 27% califica malo, el
20% regular y el 13% bueno. La empresa actualmente cuenta con dos sistemas
de información, el de operaciones y contable. Ambos sistemas necesitan los
controles necesarios para evitar permitir modificar información ya ingresada
después de haber cerrado el día como el mes. También no cuenta con los
reportes necesarios que permitan evaluar la gestión del área de créditos y
cobranzas de forma inmediata y oportuna.
F) ¿Cómo califica la aplicación de controles internos en la EAFC?
Gráfico N° 06 (Elaboración Propia)
Según la encuesta muestra que el 40% califica como regular, el 33% malo y el
27% como regular la aplicación de los controles internos en la EAFC. La
empresa de fondos Colectivos como ya se ha mencionado se encuentra
supervisada por la SMV; por ende nos exige un sistema de control interno;
contando la empresa con un funcionario de control interno para evaluar de
forma permanente y documentada los procesos del negocio. Pero debido al
incremento de las operaciones no se está cumpliendo oportunamente o se esté
omitiendo ciertos controles dentro de los procedimientos.
27%
33%
40% Excelente
Bueno
Regular
Malo
Muy malo
54
G) ¿Qué tan satisfechos está con los reportes del área de créditos y
cobranzas para evaluar las cuentas por cobrar de asociados?
Gráfico N° 07 (Elaboración Propia)
Según los encuestados consideran un 40% insatisfecho, 33% muy insatisfecho,
20% no satisfecho y 7% satisfecho sobre los reportes del área de créditos y
cobranzas para evaluar las cuentas por cobrar de asociados. El área de créditos
y cobranzas no elabora sus resultados con respecto al estado de las cuentas
por cobrar; es decir no reporta las cuentas pendientes por pagar de los
asociados así como las cuotas atrasadas de los asociados adjudicados que
permita a la empresa tomar medidas estratégicas y evaluar la liquidez del fondo.
H) ¿Cuál es el grado de satisfacción con respecto al seguimiento del área de
créditos y cobranzas por parte de gerencia?
Gráfico N° 08 (Elaboración Propia)
7% 20%
40%
33% Muy satisfecho
Satisfecho
No satisfecho
Insatisfecho
Muy Insatisfecho
20%
33%
47% Muy satisfecho
Satisfecho
No satisfecho
Insatisfecho
Muy Insatisfecho
55
Según los encuestados consideran un 47% muy insatisfecho, 33% insatisfecho,
20% no satisfecho, sobre el nivel de satisfacción con respecto a la evaluación
del área de créditos y cobranzas por parte de gerencia. La gerencia de la
empresa, así como el jefe de operaciones no hacen seguimiento de los
resultados de la gestión de las mencionadas áreas debido a que su enfoque se
encuentra en el resultado de las ventas para la ejecución de las asambleas. Por
ello no se ha implementado un manual actual que permita un mayor control de
las funciones de los empleados de dichas áreas que tienen como objetivo solo
la colocación de créditos; y no evalúan las implicancias que puede ocasionar
con la liquidez de la administradora.
I) ¿Está satisfecho con el modo de custodia de los documentos que avala las
cuentas por cobrar a los asociados?
Gráfico N° 09 (Elaboración Propia)
Según los encuestados consideran un 53% muy insatisfecho, 40% insatisfecho
y 7% no satisfecho, el modo de custodia de los documentos que avala las
cuentas por cobrar de asociados. Actualmente, la empresa guarda en las
oficinas en estantes bajo llaves la documentación de los adjudicados con bien
entregado; así como los demás contratos. Pudiendo existir un riesgo de sufrir
7%
40% 53%
Muy satisfecho
Satisfecho
No satisfecho
Insatisfecho
Muy Insatisfecho
56
pérdidas o daños de los contratos de garantías o pagarés que son documentos
de valor legal para ejecutar las cobranzas vencidas.
J) ¿Qué tan satisfecho se encuentra en la elaboración y presentación de la
información de las cuentas por cobrar en los EEFF?
Gráfico N° 09 (Elaboración Propia)
Según los encuestados consideran un 40% no satisfecho, 27% insatisfecho,
20% no satisfecho y 13% satisfecho con respecto al nivel de satisfacción en la
presentación de información de las cuentas por cobrar en los EEFF.
La empresa cumpliendo con la presentación de acuerdo al plan contable de los
fondos colectivos, no revela mayor detalle de las cuentas por cobrar de los
asociados en sus anexos, de tal manera que no permite evaluar ni ahondar más
el tema por parte de la gerencia y el directorio; ya sea para la toma de
decisiones.
13%
20%
27%
40% Muy satisfecho
Satisfecho
No satisfecho
Insatisfecho
Muy Insatisfecho
57
4.2 Propuestas de solución
De acuerdo a los resultados obtenidos de la encuesta se puede proponer lo
siguiente:
- Evaluar la estructura organizacional de la empresa, e implementar el Manual de
organización y funciones que permita a la vez ser adaptado para nuevos
procesos sin perder el objetivo de cada área.
- Identificar los riesgos en los procedimientos de la empresa, para que la
administración tenga conocimiento al desarrollar este tipo de negocio e
implementar nuevos controles internos para el logro de los objetivos.
- Evaluar, verificar y analizar los procedimientos del área de créditos y
cobranzas; así como los controles internos para establecer nuevas políticas.
- Implementar nuevos reportes en el sistema que permita a la gerencia obtener
el resultado del desarrollo del negocio. Así también se recomienda que la
gerencia tenga más conocimientos de los riesgos que involucra este tipo de
empresa de fondos colectivos.
- Mejorar los sistemas de información, e implementar los controles necesarios
que permitan tener la información necesaria y oportuna; para iniciar la gestión
de las cuentas por cobrar por parte de gerencia y no infringir en lo que
establece el reglamento de la SMV, ya que no se está ejecutando ninguna
acción de cobranza judicial.
58
CAPÍTULO V
CASO PRÁCTICO
5.1 Planteamiento del caso práctico.
Autoplan Empresa Administradora de Fondos Colectivos S.A. se constituyó el 04 de
julio de 2014, mediante Escritura Pública otorgada ante el notario de público de
Lima Dr. José Alfredo Paino Scarpati, estando inscrita en la Partida 13269040 del
Registro de Personas Jurídicas de la Superintendencia Nacional de los Registro
Públicos de Lima. Su domicilio legal y oficina principal se encuentra ubicada en la
Av. Manuel Olguín No. 335, Interior 805, Urbanización Monterrico Chico, Lima -
Lima – Santiago de Surco.
Con fecha 17 de febrero de 2015 se emitió la Resolución de Superintendencia N°
024-2015-SMV/02, publicada en el diario oficial El Peruano el 20 de febrero de
2015, en la cual se autorizó a Autoplan EAFC S.A., como Administradora de
Fondos Colectivos.
Así mismo con fecha 14 de abril de 2015 se emitió la Resolución de Intendencia
General de Supervisión de Entidades N° 038-2015-SMV/10.2 la cual autoriza el
programa denominado Autoplan-001 y su respectivo modelo de contrato,
59
disponiendo su inscripción en el Registro Especial de otras entidades bajo
competencia de la Superintendencia de Mercado y Valores – SMV.
El objeto de la sociedad es ser una empresa administradora de fondos colectivos
que se dedica a la captación sistemática de fondos del público y a la administración
de los mismos. Realiza la compra-venta inmediata, de manera exclusiva que
coadyuven a la adjudicación de los contratos suscritos o de la cartera de asociados
de los grupos que administra, mediante sorteos, remates u otras formas que la
Superintendencia del Mercado de Valores – SMV - autorice.
Actualmente la empresa está orientada a la colocación de contratos para la
adjudicación de vehículos. Cuyo programa que Administra es AUTOPLAN-001
autorizado por Resolución de Intendencia General de Supervisión de Entidades N°
038-2015-SMV/10.2. El plazo del programa es de 60 meses, en dólares, con
certificados de compra que van desde US$10,000 hasta US$20,000 dólares.
Su capital social es de S/.1,921,332.00 según consta en la escritura pública de
fecha 04 de Julio del 2014, inscrita en la Partida N° 13269041 de los Registros
Públicos de Lima.
Por otro lado, al 31 de Diciembre de 2016, AUTOPLAN EAFC S.A. se encuentra
administrando 1,311 contratos activos, habiendo inaugurado 11 Grupos.
Autoplan EAFC S.A. cuenta con diversos puntos de ventas en diferentes zonas de
Lima, de igual manera gracias a los acuerdos comerciales con diferentes
concesionarias de provincia, ha permitido expandirse durante el año 2016.
60
- 02 puntos de venta ubicados en el Centro Comercial Plaza Lima Sur y en el
Centro Comercial Plaza Lima Norte.
- 01 punto de venta en San Juan de Lurigancho
- 25 puntos de venta ubicados en los concesionarios automotrices con los que
mantenemos convenios comerciales, distribuidos geográficamente en Lima, Ica,
Chiclayo, Piura, Chimbote y Arequipa.
5.1.1 Análisis de la estructura organizacional de la empresa.
La empresa desde el inicio de sus actividades no ha actualizado su manual
de organización y funciones; según la encuesta y las visitas realizadas
obtuvimos como información que la empresa actualmente cuenta con cuatro
jefaturas de línea con la finalidad de brindar el nivel de autoridad, jerarquía y
responsabilidad en su gestión, así mismo se cuenta con un oficial de
cumplimiento, un funcionario de Control Interno y un gerente.
A continuación se presenta un resumen del incremento de personal que se
ha reflejado en los dos últimos años.
Cuadro N°4: Empleados de Autoplan EAFC S.A.
(Elaboración Propia)
Trabajadores 2016 2015 Variac.
Funcionario de Control Interno 01 00 +1
Oficial de Cumplimiento 01 01 0
Gerencia General 01 01 0
Jefe de Operaciones 12 05 +7
Jefe de Administración y Finanzas
12 03 +9
Jefe de Ventas 50 15 +35
Jefe de Sistemas 03 01 +2
Total 80 45 +35
61
La empresa con respecto al año 2015, ha tenido un incremento de personal
de 35, debido al aumento de operaciones así como el crecimiento de sus
ventas, ya que tiene como estrategia competir en el mercado como una de
las mejores elecciones del cliente en el sistema de fondos colectivos.
5.1.2 Requisitos para la aprobación de crédito de los contratos.
Se debe cumplir con los siguientes requisitos para asegurar el ingreso así
como la adjudicación del vehículo y no sea anulada.
Para personas naturales:
- Ficha de Información del asociado.
- Dni del asociado.
- Dni del cónyuge.
- Recibo de servicio público.
- Últimas 3 boletas o recibos por honorarios.
- Declaración jurada de origen de los fondos.
- Constancia de Sentinel.
- Documentación del Aval.
Y si es persona jurídica se adiciona:
- Anexo para persona jurídica
- Vigencia de Poder
- Ficha Ruc
- PDT
62
En algunos casos, que no cumplan con los requisitos mencionados se
les solicita la copia de título de propiedad y autoevalúo.
5.1.3 Proceso rutinario del programa AUTOPLAN EAFC S.A.
Los procedimientos de toda organización deben estar escritos, y son
necesarios para el adiestramiento y capacitación del personal que facilitan la
interacción de las distintas áreas de la empresa.
- El jefe de operaciones reparte los contratos preimpresos al departamento
de ventas.
- El departo de ventas solicitará un nuevo contrato cuando haya entregado
uno de los contratos al departamento de revisión documentaria.
- El departamento de revisión documentaria revisará los contratos
recibidos, e ingresará al sistema de fondos colectivos siempre y cuando
este completo la documentación adjunta al contrato.
- El departamento de revisión documentaria archivará los expedientes de
los asociados nuevos y enviará la copia del contrato al servicio Courier.
- El departamento de finanzas descargará los TXT. de los bancos y los
cargará al sistema de fondos colectivos, para la conciliación de los
abonos por día. Al término de ello, enviará un reporte de los abonos no
identificados para el área de cobranzas.
- El departamento de finanzas tiene dos días hábiles para terminar de
conciliar los abonos identificados del día reportado para luego realizar la
liquidación de las conciliaciones, que debidamente aprobadas deberá
cargar en el sistema bancos de la página Web las transferencia a realizar.
- El departamento de cobranzas realiza las llamadas de cobranza
preventiva a los usuarios para que tengan conocimientos del vencimiento
63
de las cuotas. También revisa a diario el reporte de abonos no
identificados que al identificar enviará para la conciliación en el Sistema
de fondos colectivos y los que figuren en el reporte sin identificar se
liquidarán como no conciliados.
- El departamento de contabilidad visualiza las conciliaciones realizadas en
el sistema de fondos colectivos y procede a la facturación.
- El departamento de contabilidad realiza el interfaz de las liquidaciones en
el sistema contable de fondos colectivos.
- El departamento de adjudicaciones verifica diario el ingreso de contratos
como las vacantes del grupo, para dictar la fecha de asamblea y preparar
el acta de asamblea.
- El departamento de adjudicaciones solicita el formato de remate e ingresa
al sistema de fondos colectivos para el respectivo cálculo de fondos del
sistema.
- El departamento de adjudicaciones ingresa los adjudicados por sorteo y
remate en el sistema. Prepara el documento con los resultados de la
asamblea para la firma del notario.
- El departamento de adjudicaciones reporta a la SMV mediante el sistema
Web MVNET, y archiva la constancia de presentación con los
documentos que sustentan la realización de la asamblea.
- El departamento de contabilidad visualiza en el sistema de fondos
colectivos los resultados de la asamblea y realiza el interfaz al sistema
contable de fondos colectivos.
- El departamento de cobranzas realiza las llamadas a los adjudicados
para la cobranza de los remate, si confirma se envía al área de crédito y
si no paga se deberá modificar los resultados de Asamblea.
64
- El departamento de créditos visualiza en el sistema de fondos colectivos
los adjudicados y hace las llamadas de felicitaciones así como el envío de
los requisitos para la aprobación del crédito.
- El comité de adjudicaciones aprobará mediante la ficha de evaluación de
los adjudicados para la otorgación del crédito.
- El analista de adjudicaciones terminará de preparar el expediente del
asociado adjudicado mediante la toma de firmas de los diferentes
contratos para proceder la entrega de unidad.
- El departamento de contabilidad visualizará en el sistema de fondos
colectivos las unidades entregadas y se hará el interfaz en el sistema
contable de fondos colectivos.
A continuación presentamos el flujo documentario que nos permitirá
identificar y evaluar si se está cumpliendo con los controles necesarios para
cumplir con la eficiencia de la información, así como el cumplimiento de los
objetivos.
65
Gráfico N°11: Flujograma del proceso rutinario del Programa de AUTOPLAN EAFC S.A
(Elaboración propia)
66
5.1.4 Análisis de controles y riesgos actuales.
Mediante la encuesta realizada y las visitas realizadas se procedió a
identificar los siguientes riesgos en el desarrollo de sus operaciones. La
empresa actualmente cuenta con controles internos implementados al inicio
de sus operaciones como requisito fundamental para la autorización de la
SMV, que a su vez no han sido actualizados a la fecha.
Cuadro N°5: Riesgos y controles de Autoplan EAFC S.A.
(Elaboración Propia)
Riesgos identificados Controles actuales
R1: Pérdida de contratos. Entrega de contratos ya vendidos para canjear por nuevos contratos a vender.
R2: Entrega incompleta y pérdida de la documentación adjunta al contrato.
Seguimiento a la documentación pendiente de entrega mediante los reportes.
R3: Mal respuesta de carga de información de las entidades bancarias.
Conciliación bancaria por el área de contabilidad.
R4: Error de la transferencia en los sistemas de los bancos.
Conciliación bancaria por el área de contabilidad.
R5: No cumplir con el plazo en la liquidación de la conciliación diaria.
R6: Error o mal interfaz de las cobranzas, facturación y liquidación entre el sistema operativo y sistema contable del fondo.
Análisis mensual de las cuentas contables del fondo colectivo.
R7: Compra de contratos por la administradora por las ventas incompletas del área de ventas.
Garantía a favor de la SMV y cumplimiento del patrimonio neto con respecto al capital mínimo.
R8: Error o mal interfaz de registro de adjudicaciones entre el sistema operativo y sistema contable del fondo.
Análisis mensual de las cuentas de orden del fondo colectivo.
R9: Incumplimiento de pago por los contratos adjudicados aprobados.
Evaluación del comité de Adjudicaciones.
R10: Pérdida de los expedientes de los adjudicados y documentos que garanticen el cumplimiento del pago del certificado.
Almacén con llave de Autoplan.
R11: Error o mal interfaz de las cuentas por cobrar.
Análisis mensual de las cuentas por cobrar del fondo colectivo.
67
La empresa Autoplan EAFC S.A. según el tipo de negocio y al ser un ente
supervisado ha establecido controles y procedimientos para reducir los
riesgos relevantes que ponen en peligro la consecución de los objetivos de
la entidad. Por ello, se ha identificado los principales riesgos así como los
controles que actualmente se aplica.
68
Cuadro N°6: Matriz de Riesgos de Autoplan EAFC S.A.
(Elaboración Propia)
CARGOS / ÁREAS
Código del
Riesgo
RIESGO IDENTIFICADO
CAUSAS TIPO DE RIESGO
PROBABILIDAD
(P)
IMPACTO (I)
MAPA DE RIESGO
MEDIDA DE CONTROL
CONTROLES (C)
EXPOSICION
TRATAMIENTO (T) NIVEL DE
RIESGO (P x I)
COLOR
INDICE DE
EXPOSICION (P x I /
C)
NUEVAS MEDIDAS DE CONTROL
Jefe de operaciones
R1 Pérdida de contratos. Realización de ventas
Riesgo en la
empresa 4 5
20
Entrega de contratos ya vendidos para canjear por nuevos contratos a vender.
2
10
Corte documentario, por contratos preimpresos por cada local.
REDUCIR
Jefe de operaciones
R2
Entrega incompleta y pérdida de la documentación adjunta al contrato.
Separación de ventas / proceso de inducción de personal
Riesgo en la
empresa 4 5
20
Seguimiento a la documentación pendiente de entrega mediante los reportes.
2
10
Se adiciona dentro de las políticas de ventas, la entrega obligatoria de los contratos y documentos completos; así como la implementación de nuevas sanciones en el pago de comisión.
REDUCIR
Dpto. de Finanzas
R3 Carga incompleta de información de las entidades bancarias.
Servicio de recaudación / permisos
Riesgo en la
empresa 2 4
8
Conciliación bancaria por el área de contabilidad.
4 2
Se implementa el servicio de Asbanc, para la transferencia de información de la recaudación a tiempo real.
EVITAR
Dpto. de Cobranza
R4
Error de la transferencia en los sistemas de los bancos.
Cierre de ventas, cierre de asamblea
Riesgo en la
empresa 2 4
8
Conciliación bancaria por el área de contabilidad.
4 2
Implementación de la conciliación diaria de las cuentas recaudadoras por el área de contabilidad.
EVITAR
Dpto. de Cobranza
R5
No cumplir con el plazo en la liquidación de la conciliación diaria.
Comunicación a útlima hora de los recaudos sin base
Riesgo en la
empresa 4 5
20
4 5
Cumpliendo con los controles propuestos con el R3 y R4, se cumplirá con el plazo de liquidación.
EVITAR
69
Dpto. de Contabilidad
R6
Error o mal interfaz de las cobranzas, facturación y liquidación entre el sistema operativo y sistema contable del fondo.
Sistema de información, permisos autorizados que alteran los procesos
Riesgo en la
empresa 3 5
15
Análisis mensual de las cuentas contables del fondo colectivo.
1
15
Implementación de controles en el sistema operativo para la no modificación de registros, estableciendo nuevos procedimientos.
EVITAR
Dpto. Adjudicaciones
R7
Compra de contratos por la administradora por las ventas incompletas del área de ventas.
No logro de metas del área comercial propuesto
Riesgo Empresa
rial 3 5
15
Garantía a favor de la SMV y cumplimiento del patrimonio neto con respecto al capital mínimo.
1
15
Seguimiento de la gestión de ventas por el gerente general.
REDUCIR
Dpto. de Contabilidad
R8
Error o mal interfaz de registro de adjudicaciones entre el sistema operativo y sistema contable del fondo.
Registro de las adjudicaciones en el sistema.
Riesgo en la
empresa 4 4
16
Análisis mensual de las cuentas de orden del fondo colectivo.
2 8
Implementación de controles en el sistema operativo para la no modificación de registros, estableciendo nuevos procedimientos.
EVITAR
Comité de Adjudicaciones
R9
Incumplimiento de pago por los contratos adjudicados aprobados.
Evaluación de capacidad económica de los asociados
Riesgo Empresa
rial 5 5
25
Evaluación del comité de Adjudicaciones.
1
25
Implementación para la evaluación de asociado por el dpto. de créditos desde su ingreso al sistema, así como la contratación del servicio de IPartner.
REDUCIR
Analista de Adjudicaciones
R10
Pérdida de los expedientes de los adjudicados y documentos que garanticen el cumplimiento del pago del certificado.
Libre acceso de la documentación de los asociados
Riesgo Empresa
rial 3 5
15
Almacén con llave de Autoplan.
1
15
Se contrata el servicio de RANSA para el almacenamiento, archivo de los expedientes de los asociados y de archivo digital con valor legal.
EVITAR
Dpto de Contabilidad
R11 Error o mal interfaz de las cuentas por cobrar.
Devengue de las cuentas por cobrar
Riesgo Empresa
rial 4 5
20
Análisis mensual de las cuentas por cobrar del fondo colectivo.
1
20
Implementación de controles en el sistema operativo para la no modificación de registros, estableciendo nuevos procedimientos.
EVITAR
70
5.2 Propuesta de diseño de los controles internos de crédito y cobranzas de
Fondos Colectivos.
5.2.1 Análisis e implementación de la Propuesta de Diseño de controles
interno.
El control interno es fundamental y debe formar parte en el funcionamiento
de la organización, su finalidad es proporcionar una seguridad razonable y
que permita el logro de los objetivos de la empresa. La implementación de
un sistema de control interno va a depender del tamaño, característica y
funciones de la organización.
Para ello, la presente investigación tomando en cuenta la importancia que
tiene el control interno procede a verificar la propuesta del diseño como
mejora de los procedimientos de la empresa.
5.2.2 Estructura organizacional propuesta.
Se ha diseñado la estructura de la empresa de manera que permita conocer
la división del trabajo; de cómo está formada la organización y como
funciona este tipo de negocio que es poco común en el mercado. Es así
como apreciaremos de forma general como se va a gestionar la empresa.
A continuación presentamos el organigrama propuesto de la empresa de
Autoplan S.A.
71
Gráfico N°12 : Organigrama de Autoplan EAFC SA
(Elaboración Propia)
Para la aplicación de los controles internos, toda empresa debería tener su
organigrama y manuales de organización claros y bien definidos, es por ello
que se ha procedido en elaborar el organigrama actual de la empresa
Autoplan que va a permitir fijar las asignaciones de puestos de trabajo y de
las funciones y responsabilidades.
72
5.2.3 Procedimientos propuestos para realizar el proceso rutinario del
programa AUTOPLAN S.A.
La empresa de fondos colectivos, tiene como finalidad otorgar
financiamiento a un grupo de personas que desean obtener un bien a largo
plazo, para ello deben de cumplir con la entrega y firma de ciertos
documentos que han sido expuestos en el flujograma anterior. Como vemos,
existen controles manuales como programados. Por lo que, se necesita un
personal comprometido con las responsabilidades y funciones asignada para
lograr el funcionamiento de las actividades del negocio. Ya que a su vez, se
encuentra supervisada por un ente regulador, teniendo como evidencia parte
de todo el trabajo de este tipo de negocio el flujo documentario y sistemas
de información implementados durante el desarrollo de las actividades por
cada departamento.
Según la evaluación realizada para el funcionamiento de este negocio
vemos la necesidad y la obligación de evaluar la capacidad crediticia a
todos los asociados, y pueden lograr el fin que es obtener el bien a un plazo
futuro sin presentar inconvenientes o reclamos futuros que pueden
perjudicar a la entidad.
Para ello, cuando el departamento de revisión documentaria haya ingresado
los contratos de los asociados nuevos, el departamento de créditos solicitará
la documentación según los requisitos expuestos y los adjuntará al
expediente. En este procedimiento se ha decidido adjuntar la constancia del
servicio de Intelligent Partner que nos brindará información si el asociado ha
tenido una mala conducta con alguna entidad así como antecedente penales
y policiales.
73
Gráfico N°13: Flujograma del proceso propuesto del Programa de AUTOPLAN EAFC S.A
(Elaboración propia)
74
5.2.4 Análisis y controles propuestos.
Con el siguiente flujograma propuesto identificaremos los nuevos controles
internos implementados que va a permitir evitar los retrasos de la
presentación de la información financiera de los fondos colectivos, así como
las deficiencias presentadas en el desarrollo de las operaciones.
Los siguientes controles internos también han permitido adaptarnos a los
sistemas de información que cuenta el mercado globalizado hoy en día,
permitiendo mejorar la gestión de este tipo de negocio y reducir los niveles
de riesgos existentes en la empresa.
75
Cuadro N°7: Riesgos y controles propuestos de Autoplan EAFC S.A.
(Elaboración Propia)
Riesgos identificados Controles Implementados
R1: Pérdida de contratos. Corte documentario, por contratos preimpresos por cada local.
R2: Entrega incompleta y pérdida de la documentación adjunta al contrato.
Se adiciona dentro de las políticas de ventas, la entrega obligatoria de los contratos y documentos completos; así como la implementación de nuevas sanciones en el pago de comisión.
R3: Mal respuesta de carga de información de las entidades bancarias.
Se implementa el servicio de Asbanc, para la transferencia de información de la recaudación a tiempo real.
R4: Error de la transferencia en los sistemas de los bancos.
Implementación de la conciliación diaria de las cuentas recaudadoras por el área de contabilidad.
R5: No cumplir con el plazo en la liquidación de la conciliación diaria.
Cumpliendo con los controles propuestos con el R3 y R4, se cumplirá con el plazo de liquidación.
R6: Error o mal interfaz de las cobranzas, facturación y liquidación entre el sistema operativo y sistema contable del fondo.
Implementación de controles en el sistema operativo para la no modificación de registros, estableciendo nuevos procedimientos.
R7: Compra de contratos por la administradora por las ventas incompletas del área de ventas.
Seguimiento de la gestión de ventas por el gerente general.
R8: Error o mal interfaz de registro de adjudicaciones entre el sistema operativo y sistema contable del fondo.
Implementación de controles en el sistema operativo para la no modificación de registros, estableciendo nuevos procedimientos.
R9: Incumplimiento de pago por los contratos adjudicados aprobados.
Implementación para la evaluación de asociado por el dpto. de créditos desde su ingreso al sistema, así como la contratación del servicio de IPartner.
R10: Pérdida de los expedientes de los adjudicados y documentos que garanticen el cumplimiento del pago del certificado.
Se contrata el servicio de RANSA para el almacenamiento, archivo de los expedientes de los asociados y de archivo digital con valor legal.
R11: Error o mal interfaz de las cuentas por cobrar.
Implementación de controles en el sistema operativo para la no modificación de registros, estableciendo nuevos procedimientos.
76
Se ha analizado los riesgos asociados al logro de los objetivos de la
empresa Autolan EAFC S.A., para ello la estructura de control interno y
todas las transacciones y hechos deben de encontrarse documentados y a
la vez estén disponibles para su verificación.
5.2.5 Segregación de funciones.
Una forma también de reducir los riesgos es mediante una adecuada
segregación de funciones que permita brindar asistencia en la protección de
los activos de la empresa. Este principio de control interno o método permite
a que un empleado no lleve a cabo todas las actividades de operación, es
decir no todo estará bajo su responsabilidad.
A continuación se presenta la segregación de funciones para el proceso de
las cuentas por cobrar a los adjudicados.
77
Cuadro N°8: Segregación de funciones de la gestión de las cuentas por cobrar
(Elaboración Propia)
A = Autorización R = Registro P = Control C = Custodia de Activos
Apellidos y Nombres
Cargo A R P C
Autorización entrega de contratos en blanco.
Suárez, Gabriela
Jefe de Operaciones
x
Custodia de contratos en blanco para la venta.
Queens, Rolando
Gerente Comercial
x
Revisión del Legajo de contrato. Miranda, Eduardo
Analista de Revisión Documentaria
x
Ingreso del contrato con documentación y datos completos.
Miranda, Eduardo
Analista de Revisión Documentaria
x
Firma de los expedientes armados e ingresados.
Suárez, Gabriela
Jefe de Operaciones
x
Evaluación crediticia de los asociados al ingreso del sistema
Ponce, Eduardo
Analista de Créditos
x
Custodia de los expedientes firmados.
Miranda, Eduardo
Analista de Revisión Documentaria
x
Carga y conciliación de las cuotas de los asociados
Ochoa, Yuliana
Asistente de finanzas
x
Facturación de las cuotas Lopez, Ysela
Asistente de Facturación
x
Carga de transferencias en la web de bancos
Ochoa, Yuliana
Asistente de finanzas
x
Autorización de transferencias del fondo
Loayza, Indira
Jefa de Contabilidad
x
Llamada y registro de cobranza a los asociados
Reyes, Maritza
Analista de cobranzas
x
Revisión diaria del reporte de llamadas realizadas
Suárez, Gabriela
Jefe de Operaciones
x
Conciliación de las cuentas Recaudadoras
Perez, Susana
Analista Contable
x
Elabora las Actas de Asamblea Casas, Lorena
Analista de Adjudicación
x
Verifica los resultados de los Actas para el Sorteo y el Remate
Suarez, Gabriela
Jefa de Operaciones
x
Carga en el SAF, el resultado de la Asamblea
Ponce, Eduardo
Analista de créditos
x
Verifica las Actas Firmadas por el notario
Suarez, Gabriela
Jefa de Operaciones
x
Verifica los Resultados cargados en el SAF
Casas, Lorena
Analista de Adjudicación
x
78
A = Autorización R = Registro P = Control C = Custodia de Activos
Apellidos y Nombres
Cargo A R P C
Informa los resultados a la SMV Casas, Lorena
Analista de adjudicación
x
Confirma los pagos de Remate para la aplicación
Díaz, Vanessa
Analista de Cobranzas
x
Concilia los remates de los asociados
Ochoa, Yuliana
Asistente de finanzas
x
Evaluación crediticia de los asociados adjudicados
Ponce, Eduardo
Analista de créditos
x
Aprobación para la otorgación del crédito al adjudicado
Ríos, Roger Chirinos, Alvaro
Comités de Adjudicaciones
x
Toma de firmas del asociado. Casas, Lorena
Analista de adjudicación
x
Envió de la Acta de conformidad de entrega del vehículo
Casas, Lorena
Analista de adjudicación
x
Conformidad de la cancelación de la unidad o cobranza completa.
Perez, Susana
Analista Contable
x
La empresa cumple de cierta manera el propósito de que las funciones este
lo suficientemente separadas con el fin de que un error no pueda ser
obviado ni ocultado por la persona que lo cometió, ni haya duda en cuanto a
la determinación de la persona responsable. Pero debido a la rotación de
cierto personal del área de operaciones se ha dado acceso a otros usuarios
en el sistema para que no haya atrasos de los procesos ocasionando
errores no intencionales.
79
CAPÍTULO VI
ESTANDARIZACIÓN
6.1. Normas legales.
Resolución CONASEV Nº 103-99-EF/94.10 y sus modificatorias, que aprueba el
Reglamento de Información Financiera y el Manual para la Preparación de
Información Financiera.
Reglamento para la Preparación y Presentación de Memorias Anuales y Reportes
Trimestrales, aprobado mediante Resolución CONASEV Nº 141-98-EF/94.10 y sus
normas modificatorias.
Manual para la Preparación de Memorias Anuales y Normas Comunes para la
determinación del Contenido de los Documentos Informativos, aprobados mediante
Resolución Gerencia General Nº 211-98-EF/94.11 y sus normas modificatorias.
Normas sobre Preparación y Presentación de Estados Financieros y Memoria Anual por
parte de las Entidades Supervisadas por la Superintendencia del Mercado de Valores,
aprobadas por Resolución SMV N° 016-2015-SMV/01.
80
Resolución de Superintendente N° 102-2016-SMV/01 que aprobó las “Especificaciones
para el envío de información financiera – Taxonomía SMV 2016.
Reglamento de Propiedad Indirecta, Vinculación y Grupos Económicos, aprobado por
Resolución SMV N°019-2015-SMV/01 y su modificatoria aprobada por Resolución SMV
N°048-2016-SMV/017.
Artículo 73 y 74 del Reglamento del Sistema de Fondos Colectivos y de sus Empresas
Administradoras, aprobado por Resolución SMV N°020-2014-SMV/01.
Plan de Cuentas de Fondos Colectivos, aprobado por Resolución SMV N°006-2015-
SMV/01.
Manual de Especificaciones Técnicas para la remisión a la SMV de información de las
Empresas Administradoras de Fondos Colectivos, aprobado por Resolución de
Superintendente N° 102-2016-SMV/02, el cual entra en vigencia el 01 de mayo de 2017,
salvo lo dispuesto en el numeral 2.12 Archivo de Información Financiera del Sistema, que
entra en vigencia el 1 de enero de 2017.
81
6.2. Normas técnicas
COSO Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
Es el instrumento a nivel mundial que establece las normas, definiciones y los
componentes: (ambiente de control, identificación de riesgos, actividades de control,
información y comunicación, actividades de supervisión) que son fundamentales para
una correcta implementación del control interno en el proceso productivo.
82
CONCLUSIONES
El departamento de crédito y cobranzas juega un rol importante en la organización y que
ayuda a alcanzar los objetivos de generar flujos de efectivo tanto para administradora y
el sistema de fondos colectivos, por ello se ha identificado que son pocos los
colaboradores que tienen conocimiento de este tipo de negocio, así como las políticas
internas y manuales de la empresa; también presenta inconvenientes en su sistema de
información procesando intercambio de información errónea para el control y
cumplimiento de sus actividades y obligaciones.
El incremento de ventas es fundamental para el funcionamiento de este negocio por lo
que se ha determinado que no existe una evaluación antes de inscribir a un asociado
nuevo, ni tampoco se le brinda la información correcta y completa del sistema.
La evaluación del sistema de control interno mediante el diagnóstico realizado, permitió
identificar los riesgos que influyen en la eficiencia y la gestión de las cuentas por cobrar,
mediante la elaboración de matriz de riesgos. Se aplican controles internos deficientes
porque no existen supervisiones ni comunicación de las actividades de control a los
involucrados del negocio.
83
La evaluación del sistema de información no es eficaz, debido a la autorización de
permisos a usuarios que no les corresponde manipular información de ciertos módulos,
ha presentado modificaciones o evaden los controles para dar solución inmediata a
información mal ingresada; repercutiendo en los demás procesos realizados; y sobre todo
al cumplimiento de información enviada a la SMV.
Implementado el diseño de propuesta de mejora del control interno basado en el Informe
COSO, por medio del análisis del flujo documentario, segregación de funciones,
actualización del organigrama y manuales; la empresa de fondos colectivos logrará una
seguridad razonable con respecto a los objetivos de información financiera y de
cumplimiento.
84
RECOMENDACIONES
1. Implementar programas de capacitación sobre todo lo relacionado a este tipo de
negocio, dar a conocer el reglamento de la SMV, manual operativo y de SPLAFT. A
fin de que tanto la empresa y los empleados tengan claras sus responsabilidades y
limitaciones en las actividades que realice en la empresa
2. Es necesario que el funcionario de control interno evalúe en forma periódica los
controles internos que puede aparecer o corregir debido al crecimiento de la empresa
tanto en sus ingresos como en su tamaño.
3. Implementar corte documentario en los contratos preimpresos por cada local; nuevas
políticas de ventas para los gestores de ventas que involucre la entrega obligatoria
de los contratos y documentación respectiva; agilizar el contrato de ASBANC para
identificar los abonos en línea y asegurar la custodia de documentos.
4. Implementar un nuevo sistema que permita llevar la parte operativa y contable, y
reducir los riesgos por falta o incorrecta información en los interfaces; y obtener la
información contable al mismo tiempo de haber generado en la parte operativa los
registros.
5. La gerencia debe verificar el cumplimiento de los sistemas de control interno así
como revisar y supervisar el envío de información obligatoria a la SMV para no
infringir en sanciones o suspendan el funcionamiento del negocio.
85
BIBLIOGRAFÍA
- ACEVEDO, Giovanna y CAMPOS, Liliana (2010) Aplicación de los componentes
ambiente de control y evaluación de riesgos – COSO para la evaluación del control interno de la empresa Dominios Imagen y Comunicación S.A.C. (tesis para el título profesional en Contabilidad y Finanzas). Lima: Universidad Tecnológica del Perú.
- BARQUERO ROYO, Miguel (2013) Manuel práctico de control interno. Barcelona:
Profit Editorial.
- BUZO, Javier (2013) Años de transición del nuevo COSO 2013 (consulta: 07 de febrero de 2017) (http://www.pwc.com/mx/es/publicaciones/archivo/2014-02-punto-vista.pdf)
- CHICOMA, Christhian; SANTA ROSA, Yesenia y VILLANUEVA, Jacqueline (2014)
Deficiencia en el área de crédito y cobranzas para controlar la cartera de incobrabilidad en la empresa Meta Industria S.A.C. (tesis para el título profesional en Contabilidad y Finanzas). Lima: Universidad Tecnológica del Perú.
- DE JAIME ESLAVA, José (2011) La gestión del control en la empresa. Madrid: ESIC
Editorial. - ESTUPIÑÁN GAITÁN, Rodrigo (2015) Control Interno y Fraudes con base a en los
ciclos transaccionales. 3ra. ed. Bogotá: Eco Ediciones. - FERNÁNDEZ DE VELAZCO, José (2012) Gestión por procesos. 5ta. Ed. Madrid:
ESIC Editorial. - FONSECA LUNA, Oswaldo (2011) Sistemas de control interno para organizaciones.
Lima: IICO. - HIDALGO, Elsa (2010) Influencia del control interno en la gestión de Créditos y
Cobranzas en una empresa de servicios De pre- prensa digital en Lima-Cercado (tesis para el título profesional en Contabilidad y Finanzas). Lima: Universidad San
86
Martín de Porres. (consulta: 07 de febrero de 2017) (http://www.repositorioacademico.usmp.edu.pe/bitstream/usmp/363/1/hidalgo_ev.pdf)
- MANTILLA BLANCO, Samuel (2013) Auditoría del control interno. 3ra. ed. Bogotá:
Ecoe Ediciones Ltda.
- MORALES, José y MORALES, Arturo (2014) Créditos y cobranzas. México: Grupo editorial Patria S.A.
- PERÚ. Superintendencia del Mercado de Valores (SMV)(2014) Resolución SMV N° 00020-2014: se aprobó el Reglamento del sistema de fondos colectivos y de sus empresas administradoras, mediante la Resolución CONASEV N° 730-97-EF/94.10
ANEXOS
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL PERÚ
FACULTAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
ENCUESTA PARA EVALUAR LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DE AUTOPLAN EAFC SA.
Datos Generales: Edad: ______ Sexo: _______________ Distrito: _____________________ INSTRUCCIONES: Señores, sírvase colaborar con la presente encuesta, con la finalidad de despejar las dudas sobre el control interno para lo cual marque Ud. con un aspa (x) en el casillero de la alternativa que crea conveniente. Los valores son los siguientes: 1: Excelente 2: Bueno 3: Regular 4: Malo 5: Muy Malo PREGUNTAS
Nº ÍTEMS 5 4 3 2 1
1
¿Cómo considera Ud. el organigrama y manual de organización, teniendo en cuenta las áreas y las líneas jerárquicas para una buena gestión?
2
¿Cómo calificas las políticas y procedimientos de créditos implantadas por EAFC en lo suficiente y efectivo?
3
¿Cómo calificas las políticas y procedimientos de cobranzas implantadas por EAFC en lo suficiente y efectivo?
4
¿Cómo consideras la gestión de los créditos vencidos, así como la examinación de las causas por falta de pago?
5
¿Cuál es su opinión sobre el sistema de información de la empresa para el desarrollo de las actividades de créditos y cobranza?
6 ¿Cómo califica la aplicación de controles internos en la EAFC?
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL PERÚ
FACULTAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
ENCUESTA PARA EVALUAR LA GESTIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR A ASOCIADOS DE AUTOPLAN EAFC SA.
Datos Generales: Edad: ______ Sexo: _______________ Distrito: _____________________ INSTRUCCIONES: Señores, sírvase colaborar con el presente cuestionario, con la finalidad de despejar las dudas sobre la gestión de las cuentas por cobrar para lo cual marque Ud. con un aspa (x) en el casillero de la alternativa que crea conveniente. Los valores son los siguientes: 1: Muy Satisfecho 2: Satisfecho 3: Ni Satisfecho Ni Insatisfecho 4: Insatisfecho 5: Muy Insatisfecho
PREGUNTAS
Nº ÍTEMS 5 4 3 2 1
1
¿Qué tan satisfechos está con los reportes del área de créditos y cobranzas para evaluar las cuentas por cobrar de asociados?
2
¿Cuál es el grado de satisfacción con respecto a la evaluación del área de créditos y cobranzas por parte de gerencia?
3
¿Está satisfecho con el modo de custodia de los documentos que avala las cuentas por cobrar a los asociados?
4 ¿Qué tan satisfecho se encuentra en la presentación de la información de las cuentas por cobrar en los EEFF?
Matriz de Consistencia de Investigación
MATRIZ DE CONSISTENCIA DE INVESTIGACIÓN
TEMA DE INVESTIGACIÓN
PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN
OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN
VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES
Implementación de un sistema de control interno en el área de créditos y cobranzas para la adecuada gestión de las cuentas por cobrar a asociados de Autoplan EAFC SAC en el periodo 2016.
PROBLEMA GENERAL ¿De qué manera el control interno en el área de créditos y cobranzas contribuye a la adecuada gestión de las cuentas por cobrar de Autoplan EAFC SA en el periodo 2016? PROBLEMAS ESPECÍFICOS PE1: ¿Cuál es la situación actual del sistema de control interno en el área de créditos y cobranzas de Autoplan EAFC SA en el periodo 2016? PE2: ¿De qué manera los componentes de control interno identificarán los riesgos en el área de créditos y cobranzas de Autoplan EAFC SA en el periodo 2016? PE3: ¿En qué medida el sistema de control interno permitirá mejorar la gestión de las cuentas por cobrar asociados de Autoplan EAFC SA en el periodo 2016?
OBJETIVO GENERAL Determinar la implementación del control interno en el área de créditos y cobranzas para la adecuada gestión de las cuentas por cobrar a asociados. OBJETIVOS ESPECÍFICOS OE1: Diagnosticar la situación actual del sistema de control interno en el área de créditos y cobranzas. OE2: Evaluar los componentes de control interno para identificar los riesgos en el área de créditos y cobranzas. OE3: Diseñar una propuesta de mejora del control interno para la adecuada gestión de las cuentas por cobrar a asociados.
VI: Control Interno
Ambiente de control
-Integridad y valores éticos -Consejo de Directores o comité de auditoría -Compromiso para la competencia -Filosofía administrativa y estilo de operación -Estructura Organizacional -Políticas y prácticas sobre recursos humanos -Asignación de Responsabilidades
Evaluación de riesgos
-Definición de Objetivos - Análisis Riesgos - Administración del cambio
Actividades de control
- Tipos de actividades de control -Políticas y procedimientos -Integración con la valoración de riesgos - controles sobre los sistemas de información
Información y comunicación
-Sistemas estratégicos e integrados - Calidad de la información -Comunicación inter y externa
Actividades de monitoreo
- Monitoreo ongoing - Evaluaciones Separadas -Reporte de Deficiencias
VD: Gestión de las cuentas por cobrar a asociados.
Normas y Políticas de Créditos y Cobranzas
Manual de Organización y Funciones Procedimientos de Créditos y cobranzas Flujogramas Segregación de funciones
Matriz: Cuadro de contenidos
OBJETIVO ESPECIFICO VARIABLE CONTENIDO
OE1:
Diagnosticar la
situación actual del
sistema de control
interno en el área de
créditos y
cobranzas.
VI:
Control
Interno
2.1 FUNDAMENTACIÓN DEL CASO
2.1.1 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
2.1.2 OBJETIVOS EL CONTROL INTERNO
2.1.3 CLASES DEL CONTRO INTERNO
2.1.3.1 Según la oportunidad en que se produce:
2.1.3.2 Según su procedimiento
2.1.4 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
2.1.4.1 Ambiente de control 2.1.4.2 Evaluación de riesgos 2.1.4.3 Actividades de control 2.1.4.4 Información y
Comunicación 2.1.4.5 Actividades de monitoreo
2.1.5 COMPONENTES Y
PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO
2.1.6 LOS PROCESOS EN EL CONTROL INTERNO
OE2:
Evaluar los
componentes de
control interno para
identificar los
riesgos en el área
de créditos y
cobranzas.
OE3:
Diseñar una
propuesta de
sistema de control
interno para mejorar
la gestión de las
cuentas por cobrar a
asociados.
VD:
Gestión de
las cuentas
por cobrar
a
asociados
2.1.7 GESTIÓN DE CUENTAS POR
COBRAR 2.1.8 FONDOS COLECTIVOS
2.1.8.1 Adjudicaciones 2.1.8.2 Aporte de Asociados
2.1.9 CRÉDITO 2.1.10 COBRANZAS
Archivo de garantía de la administradora.
Capital y patrimonio de la administradora.
Circular sobre la normativa vigente para la presentación de información
financiera, memoria anual y reporte de grupo económico.
