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Manual del Usuario de Microsoft Access Tablas - Página 1

Recopilación y Creación ISI Carla M. MansillaFacultad de Ciencias Agrarias – Universidad Nacional del Litoral

Tema II: Tablas

II.1. Creación de Elementos de la Base de Datos

Las bases de datos de Access están constituidas por diversos elementos: tablas,consultas, formularios, informes, macros y módulos. Estos objetos se enumeran en la ventanade la base de datos, conde se crean, abren y utilizan.

Cada uno de los separadores representa a un elemento de la base de datos. Al dar unclic en éstos, se muestra el contenido del elemento seleccionado, o también se puede haceresta misma acción, seleccionando del menú “Ver” el comando “Objetos de la base de datos”.

En esta caja de diálogo están los botones:� Nuevo: que tiene la función de crear un nuevo elemento,� Abrir: muestra los datos en modo “hoja de datos”,� Diseño: muestra en “modo diseño” (propiedades, campos, etc.) el elemento

seleccionado.En el caso de los informes, el botón “Abrir” cambia por “Presentar” y en el caso de

macro y módulo cambia por “Ejecutar”.

II.2. Creación de Tablas

Para crear una tabla realice alguna de las siguientes operaciones:

Menú Seleccionar del menú Insertar el comando Tabla.

Hacer un clic el separador Tabla y en el botón Nuevo.

Hacer un clic sobre el y seleccionamos Nueva tabla.

Esta última opción contiene una lista con distintas opciones y su aspecto cambiarásegún el último objeto que se haya seleccionado.



Al utilizar cualquiera de las opciones aparecerá la siguiente caja de diálogo:

Para crear una tabla es posible utilizar el Asistente para tablas donde aparecerá lasiguiente caja de diálogo:



El Asistente para tablas contiene tablas de ejemplo con las características comunes quese utilizan en Negocios o Personales. Cada tabla contiene una lista de campos de ejemplo.

Estos campos se pueden ir agregando con el botón o con el botón para agregar todoslos que se encuentran en la lista. Los campos que se vayan agregando se mostrarán en el área

presionando el botón o con el botón para eliminarlos todos. También puede cambiarel nombre del campo si lo desea.

Una vez seleccionados los campos deseados presione el botón Siguiente, al hacerloaparecerá la siguiente caja de diálogo:

En este paso, el asistente pregunta ¿Qué nombre desea dar a su tabla? Por omisiónsiempre asigna el nombre que tenía determinado en el paso anterior, pero se puede modificardando un clic en el recuadro correspondiente. También en este paso, se determina laasignación de la clave principal; posteriormente se explicará este concepto.

Presione Siguiente para continuar con el proceso. Aparece la siguiente caja de diálogo:



En este paso, el asistente pregunta ¿Qué campo contendrá datos únicos para cadaregistro? Por omisión siempre asigna alguno de los campos que se hayan elegido con el sufijoId. Además, se determina el tipo de datos que va a contener el campo de clave principal, yasean Número Consecutivos, Números que introducirá el usuario cuando agregue nuevosregistros o Números y/o letras que introducirá el usuario cuando agreguen nuevos registros.


En este paso, se determina si existe alguna relación entre la tabla que se está creando yalguna de las tablas previamente creadas. Este paso solo aparecerá si ya existe alguna relaciónentre la tabla que se está creando y alguna de las tablas previamente creadas. Al presionar elbotón Relaciones aparece la siguiente caja de diálogo:




Aquí se determina el tipo de relación, es decir donde se encuentra el registro original.Como pueden ver las dos opciones, es una relación uno a muchos pero varía al determinarcual es la tabla que contendrá un solo registro. También puede determinar si las tablas noestán secundarias. El último paso del Asistente en el siguiente:

En el último paso se determina que se desea hacer con la tabla recientemente creada:“Modificar el diseño de la tabla” nos lleva directamente al Modo Diseño de una tabla, seexplica en el epígrafe siguiente; “Introducir datos directamente en la tabla”, abre la pantalla decaptura para comenzar a introducir información directamente; “Introducir datos en la tablausando un formulario que el asistente”, es equivalente a la opción anterior pero con la únicadiferencia que la captura se hará a través de un formulario predefinido y creado por elasistente. La creación y uso de formularios se describirá posteriormente. Para terminar con elasistente presione “Finalizar”.

II.3. Diseño de Tablas

Una vez creada una tabla, se debe diseñar para completar o verificar todas suscaracterísticas. Presione el botón Diseño de la ventana de la base de datos. Al hacerlo semostrará la siguiente caja de diálogo:



En la parte superior de la caja de diálogo aparecen los encabezados Nombre de campo,Tipo de datos y Descripción. “Nombre” contiene el identificador que se le va a asignar alcampo para hacer referencia a él. Los nombres de campo pueden tener hasta 64 caracterescomo máximo (letras o números), incluyendo espacios en blanco. “Tipo de datos” contiene laclase de información que se va a almacenar en ese campo. Los tipos de datos se describirán unpoco más adelante. “Descripción” es un texto únicamente para dar una breve explicación de loque contiene este campo para que las tablas sean más fáciles de entender y actualizar.

En la parte inferior de esta caja de diálogo podrá mejorar la tabla estableciendopropiedades para cada campo. Si desea agregar uno o más campos puede hacerlo escribiendodirectamente en el renglón Nombre de campo y asignando su Tipo de dato. Otra forma dehacerlo es utilizando el Generador de campo.

Generador de Campos

Para activarlo hacer un clic sobre el icono aparecerá la siguiente caja de diálogo:

Aquí se muestra una pequeña parte de lo que se utilizó en el Asistente para tablas. Sepuede elegir una tabla, ya sea de Negocios o Personal y de cada tabla se tiene una lista deCampos. Para agregar un campo selecciónelo con un clic y presione Aceptar.

Tipos de DatosCuando agregue un campo Access asignará automáticamente el tipo de datos texto. Para

elegir un tipo de datos distinto abra la lista que aparece en la columna Tipo de datos. Lafunción de cada tipo de dato se describe en la siguiente tabla:

Tipo de datos Descripción

Texto Hasta 255 caracteres alfanuméricos.

Memo * Texto con una longitud máxima de 32.000 caracteres alfanuméricos (normalmentevarias frases o párrafos).

Numérico Cualquier tipo numérico

Fecha/Hora Valores de fecha y hora para años desde 1000 hasta 9999.

Autonumérico Aumenta progresivamente y automáticamente con los registros de la tabla. Loscampos Autonuméricos no pueden actualizarse.

Sí/No * Los campos que contienen sólo uno de dos valores. Valores Boléanos.

Objeto OLE * Objetos OLE como un dibujo, una gráfica, etc., no nativas de Access. El tamañomáximo es aproximadamente de 1 gigabyte.

* Estos campos no se pueden indexar



Cada campo almacena datos de un solo tipo. Si cambia el tipo de datos de un campodespués de introducir datos en una tabla, se causará una conversión de datos potencialmentemás lenta al guardar la tabla. Si hay un conflicto entre los tipos de datos, podría perderalgunos datos.

Para los números de teléfono, número de pieza y otro tipo de número que no sepretenda utilizar para realizar cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de dato “Texto”en lugar del “Numérico”.

DescripciónPara que las tablas sean más fáciles de entender y actualizar se puede incluir una

descripción para cada campo de la tabla. Access mostrará en la barra de estado la descripciónde un campo cuando se introducen datos de dichos campos en el modo de presentación “Hojade datos” o en un control dependiente del campo.

Propiedades de los CamposEstableciendo las propiedades de los campos en el “Modo Diseño” de una tabla es

posible controlar la apariencia de los datos, evitar su introducción incorrecta, especificarvalores predeterminados y acelerar la búsqueda y la ordenación en la tabla.

En la parte inferior de la ventana de Diseño de tabal se encuentran las propiedades paracada campo. Las propiedades se describen a continuación:

Propiedad Descripción

Tamaño del campo Ajusta el tamaño de un campo de tipo “Texto” o limita el rango de valores permitidosen un campo de tipo “Numérico”

Formato Cómo se muestran los datos

Lugares decimales El número de cifras a la derecha del separador decimal

Máscara de entrada Caracteres de formato para la introducción de datos

Título Especifica una etiqueta distinta de la predeterminada (el nombre del campo) en losformularios e informes.

Valorpredeterminado Valor por omisión en el campo cuando se crean los registros

Regla de validación Limita los datos introducidos en un campo a los valores que cumplan un requisitodeterminado.

Texto de validación Texto que aparece cuando se introducen en el campo datos no válidos

Requerido Define si deben introducirse datos

Permitir longitudcero

Define si se admiten cadenas de longitud cero en un campo de tipo “Texto” o“Memo”

Indexado Índices de campo único para acelerar las búsquedas

Según el tipo de dato podrá tener distintas propiedades según lo podemos ver en lasiguiente tabla:



Propiedad Tipo de campo

Texto Memo Numérico Fecha/Hora Moneda Autonumérico Si/No Objeto OLE

Tamaño del campo X X

Formato X X X X X X X

Lugares decimales X X

Máscara de entrada X X X X

Título X X X X X X X X

Valor predeterminado X X X X X X

Regla de validación X X X X X X

Texto de validación X X X X X X X

Requerido X X X X X X

Permitir longitud cero X X

Indexado X X X X X

La validación de los campos la realiza Access automáticamente basándose en losvalores del tipo de datos del campo. Se debe tener cuidado al reducir el tamaño de los camposde tipo “Texto” y “Numéricos” de las tablas que ya contengan datos, se perderán loscaracteres que sobrepasen el tamaño nuevo especificado, en cado de los números, si se cambiapor ejemplo de “Simple” a “Byte”, se redondeará automáticamente los números decimales alentero mas cercano, perdiéndose la parte fraccionaria. Si se cambia a un valor demasiadopequeño, se reemplazará los valores demasiados grandes por valores nulos, con los que seperderán sus datos (en este último caso, Access, mostrará antes un mensaje de advertencia alguardar la tabla)

II.4. Propiedades de la Tabla

Para ver o modificar las propiedades de una tabla, realice alguna de las siguientesoperaciones:

Menú Seleccionar del menú Ver el comando Propiedades de la Tabla.

Hacer un clic en .Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:



En “Descripción” se puede capturar un texto para identificar la tabla de una forma máscompleta.

II.5. Normalización

La normalización es el proceso de transformación de las complejas presentaciones deusuarios y de los almacenamientos de datos en conjuntos estables de base de datos de menortamaño. Además de ser más sencillas, tales bases son más fáciles de mantener.

El objetivo de la normalización es muy simple:♣ Eliminar información redundante.♣ Aumentar la integridad de los datos.♣ Dar mayor eficacia al sistema.

Regla cero: Ponga una clave en su tablaLa clave es la clave.Toda tabla creada ha de tener su clave. Cualquier elemento de información ha de ser

identificado de modo, exclusivo por tres entidades:♣ El archivo de la base de datos: en Access, es el nombre de la tabla.♣ El campo de la base de datos: en Access, es el nombre del campo.♣ El valor de la clave para el registro: en Access, es el valor del dato.

En Access, la clave principal de una tabla cumple esta regla. Quedaría completo sitambién fuera un índice, lo cual es automática en Access. Cualquier campo que designemoscomo clave principal es automáticamente indexado.

Para normalizar una tabla, la primera tarea es o bien designar uno o más campos comoclave principal o bien añadir un nuevo campo.

Regla uno: Elimine los grupos repetitivosPara cada conjunto de campo relacionados, cree una tabla diferente y dele una clave

principal.La regla uno dice que dividamos los datos que contengan diversos registros llamados

grupos repetitivos. Los grupos que parecen tener una relación de uno a varios se dividen. Estaseparación genera una relación entre las dos claves principales.

Regla dos: Examine las relaciones de las claves de varios camposSi un campo solamente se relaciona con parte de una clave de varios campos, llévelo a

una tabla diferente.Esta regla especifica que busquemos campos de una tabla que dependen parcialmente

de la clave principal y colocarlos en otra tabla.

Regla tres: Examine los grupos de información restantesSi los campos no contribuyen a una descripción de la clave, llévelos a otra tabla.La regla tres nos indica eliminar las dependencias transitorias (es aquella en la cual sus

campos no-claves son dependientes de otros campos no-claves. De manera similar a los casosanteriores es posible descomponer la tabla en dos tablas.



II.6. Clave PrincipalLa clave (llave) principal de una tabla consta de uno o más campos que identifican de

forma exclusiva cada registro almacenado en la tabla. El tipo de campo puede ser “Texto” o“Autonumérico” (el campo contador de Access).

Para establecer la clave principal haga clic en el campo que desee utilizar como claveprincipal. Si desea crear una clave principal de múltiples campos, mantenga presionada latecla <Crtl> y haga clic sobre cada uno de los campos que desee incluir.

Después realice cualquiera de las siguientes acciones:

Menú Seleccionar del menú Edición el comando Establecer clave principal.

Hacer un clic en

Access crea automáticamente un índice para la clave principal lo cual acelera lasconsultas u otras operaciones que pueden realizarse en una tabla.

Si guarda la tabla Access pedirá que asigne una clave principal y elegirá un campo Idque utiliza el tipo de dato “Autonumérico” para asignar el valor único a cada registro. Si sutabla ya incluye un campo tipo “Autonumérico”, Access lo designará como clave principal.

Si se utilizó el Asistente par tablas, en uno de los pasos pide que se asigne una clave aun campo. Esta es otra variante para asignar la clave principal, pero es válido hacerlo ocambiarlo con cualquiera de los métodos.

Por ejemplo: la clave principal de la tabla “Potrero” podría usarse el identificador delpotrero, porque este hace referencia a uno y solo un potrero; en el caso de la tabla de“Tractor” no puede usarse, como clave principal, el identificador del tractor porque unaempresa podría comprar varios tractores de la misma marca y modelo, en este caso elidentificador no se referiría a un tractor en particular, en tal caso se puede declarar un campoautonumérico.

II.7. Relaciones entre Tablas

Como Access es una base de datos relacional permite usar simultáneamente datosprocedentes de más de una tabla o consulta. Para relacionar entre sí las tablas o consultasdeberá especificar uno o varios campos que contengan el mismo valor en registrosrelacionados. Estos campos coincidentes suelen tener el mismo nombre en ambas tablas. Lasrelaciones entre las tablas se pueden agrupar en cuatro tipos:

♣ De uno a uno.♣ De uno a varios.♣ De varios a uno.♣ De varios a varios.Recordando que la tabla principal es aquella desde donde se establece la relación y la

tabla secundaria es aquella donde llega la relación, también llamadas madre e hijarespectivamente. Cabe señalar que las relaciones se establecen, siempre, entre 2 tablas.

Relación de Uno a UnoEn este tipo de relación un registro de la tabla principal se relaciona con un solo registro

de la tabla secundaria y un registro de la tabla secundaria se relaciona con un solo registro dela tabla principal.

Las relaciones uno a uno entre tablas son poco frecuentes ya que, en muchos casos, lainformación de las dos tablas podría combinarse en una sola.



Por ejemplo:

Para una determinada labor se utiliza una determinada herramienta y una herramienta seutiliza para una sola labor.

Relación de Uno a VariosEsta relación indica a Access que hay un registro en la tabla principal que se relaciona

con un solo registro de la tabla secundaria.Este tipo de relación es el más frecuente en una base de datos relacional. El tipo de

relación varios a uno es esta misma relación pero considerada desde el punto de vista de latabla secundaria.

Por ejemplo:

Una empresa puede tener varios predios o campos, pero un predio puede pertenecer auna sola empresa.

Relación de Varios a VariosEn este tipo de relación un registro de la tabla principal puede relacionarse con más de

un registro de la tabla secundaria y un registro de la tabla secundaria también puederelacionarse con más de un registro de la tabla principal. Para detectar las relaciones “varios avarios” entre las tablas, es importante que observe la relación en los dos sentidos.

Este tipo de relación requiere cambiar el diseño de la base de datos antes de poderespecificar correctamente la relación, porque es muy complicado para el administrador de labase extraer la información de las tablas secundarias así. La solución es crear una tercera tablaque divida la relación “varios a varios” en dos relaciones “uno a varios”. En esta tercera tablase incluiría la clave principal de cada una de las dos tablas anteriores.

Por ejemplo

Los tractores pueden ser utilizados para arrastrar diversas herramientas y a su vez cadaherramienta puede ser arrastrada por distintos tractores mientras se respete la potencia

LaborIDLaborFechaIDHerramientaPotenciaTpo. OperativoIDTractor

1 1 HerramientaIDHerramienta

EmpresaIDEmpresaIDPredio

1 N PrediosIDHerramienta

TractorIDTractor

N N HerramientaIDHerramienta



mínima. De allí que sea necesario crear una tabla intermedia que haga las relaciones uno avarios (1 a N).

Claves ExternasLas claves principales garantizan la exclusividad de una tabla y se utiliza el campo para

vincular una tabla a otra. El campo común de la otra tabla puede no ser la clave principal. Elcampo de vínculo común es un campo o campos que mantienen el mismo tipo de datos de laclave principal de la tabla vinculante. El campo o los campos empleados para vincular a unaclave principal de la otra tabla se llama “clave externa”. A diferencia de la clave principal queha de crearse de manera especial, la clave externa es cualquier campo utilizado en la relación.

En el siguiente cuadro se puede observar en la tabla “Proveedores” el campo“IDProveedores” es clave principal y en la tabla “Insumos” es clave externa.

Integridad ReferencialLa integridad referencial es un método del modelo entidad-relación (modelo de datos en

que se apoyan las bases de datos relacionales) para proteger automáticamente los datos contraciertas modificaciones o borrados que podrían romper los vínculos establecidos entre losregistros.

Por ejemplo: antes de borra un registro de una tabla principal, asegúrese de que noqueda algún registro, relacionado al eliminado, en la tabla secundaria.

Por ello, las bases de datos precisan reglas que especifique ciertas condiciones entre lastablas, que se conocen como integridad referencial y que mantienen las relaciones intactas enel sistema, prohibiendo modificar los datos de manera que invaliden los vínculos entre tablas.

La integridad referencial opera estrictamente en base a los campos claves, compruebacada vez si el campo clave, ya sea principal o externo, se agrega, modifica o borra. Si seaplica una modificación a una clave se genera una relación inválida y eso supone violar laintegridad referencial.

Cuando se vinculan tablas, una de ellas suele llamarse principal (o madre) y la otrasecundaria (o hija). De romperse esta relación madre-hija, quedaría una tabla huérfana.

II.8. Creación de Relaciones

Access dispone de un potente “Generador de Relaciones”. Se pueden agregar tablas conlos métodos de arrastrar y colocar, especificando fácilmente el tipo de vínculo y exigir laintegridad referencial entre tablas.

TractorIDTractorIDLabor

1 N LaborIDLaborIDTractorIDHerramienta

HerramientaIDHerramienta

N 1

ProveedoresIDProveedorNombreNomContactoCargoContactoDirección

1 N InsumosIDInsumoIDProveedorDefiniciónCantidadPrecioUnidadUnidadExistenciaUnidadPedido



Para crear o modificar relaciones realice cualquiera de las siguientes operaciones:

Menú Seleccionar del menú Herramientas el comando Relaciones.

Hacer un clic en Cualquiera de las opciones muestra la siguiente caja de diálogo:

Cuando esta caja de diálogo se abre por primera vez, esta aparece en blanco y existendiversos métodos para agregar tablas:

♣ Hacer clic en botón Seleccionar del menú “Relaciones” la opción “Mostrar tabla”.♣ En la ventana “Relaciones”, hacer clic con el botón secundario y elegir “Mostrar

tabla”.

Creación de un Vínculo entre TablasLa ventana relaciones dispone todo para la creación de vínculos. Para ello, simplemente

hay que seleccionar el campo común en una tabla y arrastrarlo hasta otra que contenga elmismo campo y depositarlo sobre él, luego aparecerá el cuadro relaciones siguiente:



Esta caja de diálogo ofrece varias opciones, como especificar la tabla principal y exigirintegridad referencial.

Tipo de CombinaciónAl igual que hay distintos tipos de relaciones, hay distintos tipos de combinaciones:♣ Combinaciones internas o equivalentes: permite indicar a Access que seleccione

todos los registros de dos tablas que tengan el mismo valor en los campos que estáncombinados.

♣ Combinaciones externas: estas se utilizan para mostrar todos los registro de la tablaprincipal que tenga registros comunes en la otra.

En la siguiente caja de diálogo se observa la primera opción es una combinación internay las restantes son externas.

Exigir Integridad ReferencialPuede suceder que al activar esta opción y hacer clic en el botón “Crear”, Access no

permita exigir la integridad referencial y presente un cuadro de aviso. Ello es debido a que lastablas tienen registros que violan la integridad referencial, la tabla secundaria contienehuérfanos.

Cuando la integridad referencial está activada se aplican algunas reglas globales:♣ No se puede modificar un campo clave.♣ No se puede eliminar un registro empleado en una relación.El exigir integridad referencial, podremos opciones que permiten llevar a cabo las

tareas prohibidas descritas en las reglas globales, pero bajo el control adecuado de la base dedatos.

Actualizar/Eliminar en Cascada los Campos RelacionadosActivando la casilla de verificación correspondiente, Access activa las opciones en

cascada. La primera indica a Access que queremos modificar el contenido de un campovinculado. Si modificamos el contenido del campo clave principal de la tabla principal,Access verificará que el cambio es un nuevo número (no puede haber registros duplicados enuna tabla principal) y luego irá a los registros relativos de la otra tabla y cambiará el valor delcampo vinculado con el nuevo.

La segunda opción es útil para eliminar una serie de registros relativos. Por ejemplo: Siun cliente nos abandona, basta eliminarlo de la tabla “Clientes”, para que se borre en cascadaen las demás tablas.



II.9. Índices

Para mantener la base de datos ordenada, realizar búsquedas y consultas rápidamente seutilizan los índices de uno o más campos de una tabla. Aunque los índices pueden acelerar lasbúsquedas y las consultas, también pueden hacer más lenta la introducción de datos, esto sedebe a que Access debe actualizar los índices cada vez que se agrega o se modifica unregistro, como sucede al agregar registros con una consulta de datos añadidos o al añadirregistros importados a una tabla que contenga índices.

Para determinar o modificar los índices realice cualquiera de las siguientes operaciones:

Menú Seleccionar del menú Ver el comando Índices.

Hacer un clic en

Cualquiera de las opciones muestra la siguiente caja de diálogo:

Aquí se muestra el Nombre del índice, el Nombre de campo y el Orden. Todos loscampos van a contar con un índice, pero si se utilizarán o no y de que manera, se determinasegún sus propiedades.

Las propiedades del índice se describen a continuación:� “Principal” especifica si el índice es la clave principal para la tabla, si se elige el

valor Sí el índice seleccionado es la clave principal. Esta propiedad es equivalentea establecer la clave principal con los métodos anteriormente mencionados.

� “Única” determina si un índice es único para una tabla. Con el valor “Sí” se indicaque es un índice único (clave). Un índice único ayuda a optimizar la búsqueda deregistros y consta de uno o más campos que organizan de manera única todos losregistros de una tabla en un orden predefinido. Si el índice consta de un campo, losvalores de ese campo deben ser únicos, si el índice consta de más de un campo,podrán aparecer valores duplicados en cada campo, pero cada combinación devalores deberá ser única.

� “Ignora Nulos” indica si los registros con valores nulos de los campos de índice seignoran en el índice. Con el valor “Sí” los campos con valores nulos no tienenentrada de índice, si permite entradas nulas en el campo indexado y espera tener



una cantidad importante de ellas, puede establecer esta propiedad y reducir lacantidad de espacio de almacenamiento que utilizar el índice.

Si agrega o edita un índice de un solo campo en la ventana “Índices”, se actualizaráautomáticamente el cuadro de la propiedad “Indexado” de este campo en el “Modo Diseño”de tabla.

II.10. Modificación de Tablas

Para modificar el diseño de una tabla, simplemente abra la tabla en “Modo Diseño” yrealice las modificaciones pertinentes de los Nombres de campo, Tipo de datos, Descripción yPropiedades de los campos.

Si desea insertar una fila más entre campos que ya están creados, realice cualquiera delas siguientes acciones:

Menú Seleccionar del menú Edición el comando Insertar Fila.

Hacer un clic en

Seleccionar la fila y presionar <Insert>

Esta acción crea una fila en blanco encima de la fila seleccionada. De la misma forma,para eliminar una fila puede realizar alguna de las siguientes acciones:

Menú Seleccionar del menú Edición el comando Eliminar Fila.

Hacer un clic en

Seleccionar la fila y presionar simultáneamente <Supr>

El funcionamiento depende de la ventana en que se esté realizando esta acción, puestoque en el diseño de una “Consulta”, la ventana de un “Filtro” y la ventana de “Macro”, estasacciones son equivalentes.

II.11. Guardar la Tabla

Después de agregar campos a una tabla, deberá guardarla para poder introducirregistros. Su nombre aparecerá en una el separador “Tablas” de la base de datos.

Para guardar la tabla realice cualquiera de las siguientes acciones:

Menú Seleccionar del menú Archivo el comando Guardar.

Hacer un clic en

Presionar simultáneamente <Ctrl> + <S>

Si la tabla fue creada con el “Asistente para tablas” no será necesario especificar unnombre, de lo contrario se mostrará la siguiente caja de diálogo:



Aquí se asigna el Nombre de la tabla y se guarda con el nuevo nombre.

II.12. Importar y Vincular Tablas Externas

Access cuenta con la facilidad de poder incluir una o varias tablas de otras bases dedatos. Con esta opción se crea un vínculo con una tabla de otra “Aplicación” de base de datospara que se pueda ver y editar los datos en la base de datos local. Puede seguir utilizando lastablas adjuntas tanto en la aplicación original como en Access. Las tablas adjuntas aparecenen la ventana de la base de datos junto con las demás tablas, pero con una flecha junto alicono de tabla para indicar su condición. También puede adjuntar tablas de otras bases dedatos de Access, de forma que pueda usarlas sin tener que abrir la otra base de datos. Parainiciar esta función seleccionamos del menú Archivo el comando Obtener datos externos quecuenta con un submenú con las opciones Importar y Vincular tablas.

ImportarAccess puede adjuntar tablas de las siguientes aplicaciones de bases de datos:♣ base de datos SQL, mediante controladores ODBC♣ Btrieve (con archivos de definición de datos FILE.DDF y FIELD.DDF)♣ DBase III y dBASE IV (archivos .DBF)♣ FoxPro (archivos.DBF, versiones 2.0 y 2.5)♣ Paradox (archivos .DF, versiones 3.X y 4.X)

Si adjunta una tabla de Paradox, Btrieve o una base de datos de SQL, quizá tenga quesuministrar la contraseña que se ha definido en la otra aplicación, si especifica una contraseña,posteriormente pueda abrir la tabla (opcional para bases de datos de SQL).

Para mantener segura su contraseña, quizá desee codificar la base de datos que contienelas tablas adjuntas con contraseñas.



Esta caja de diálogo aparecerá sin importar si la tabla es de Access o si es de una basede datos SQL. La caja de diálogo es similar a la de abrir archivos, se selecciona en Nombre dela base de datos, la Unidad y el Directorio y se presiona “Importar”. Muestra la siguiente cajade diálogo:

De esta caja de diálogo puede seleccionar no solamente tablas que desee importar sinocualquiera de los elementos que contenga la base de datos. Presione el botón “Opciones” paramostrar estas, que se encuentran en la parte inferior de la caja de diálogo. Según el elementode la base de datos que elija, estas cambiarán. Selecciónelas según sea su necesidad y elresultado que desea obtener.

De un clic en cada uno de los elementos que desee importar o presione “Seleccionartodo” o “Quitar la selección a todo”. Una vez realizada su selección presione “Aceptar”.



VincularPara realizar una liga con alguna tabla contenida en otra base de datos puede utilizar

este comando. En la primera caja de diálogo tiene que seleccionar la base de datosposteriormente aparece la siguiente caja de diálogo:

Aquí muestran las tablas disponibles para la base de datos seleccionada. Para agregarlasa la base de datos, selecciónelas con un clic y después presione “Aceptar”.

Después de adjuntar una tabla externa, se recomienda establecer propiedades de campoen el “Modo Diseño” de la tabla. Aunque no se puede modificar la estructura de una tablaadjunta, podrá establecer todas las propiedades de campo excepto Regla de validación, Textode validación y Valor predeterminado, que si puede sin embargo establecer en un formulariodependiente de la tabla adjunta.

Si adjunta dos tablas procedentes de la misma base de datos de Access, heredará lasrelaciones que pudieran haberse establecido entre ellas en su base de datos original.

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