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1 Facultad de Ingeniería Ingeniería de Software Programa Especial de Titulación “Migración de correos locales a la plataforma Office 365 de la institución Parque Del Recuerdo” Para obtener el Título Profesional de Ingeniero de Software Junior Manuel Sanchez Bocanegra Lima – Perú 2019
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Facultad de Ingeniería
Ingeniería de Software
Programa Especial de Titulación
“Migración de correos locales a la
plataforma Office 365 de la institución
Parque Del Recuerdo”
Para obtener el Título Profesional de Ingeniero de
Software
Junior Manuel Sanchez Bocanegra
Lima – Perú
2019
2
ÍNDICE DE CONTENIDO
ÍNDICE DE FIGURAS .................................................................................................. 5
ÍNDICE DE TABLAS .................................................................................................... 6
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 7
CAPÍTULO 1 .................................................................................................................. 8
ASPECTOS GENERALES ........................................................................................... 8
1.1. Definición del Problema .................................................................................... 8
1.1.1. Descripción del Problema ........................................................................... 8
1.1.2. Formulación del Problema........................................................................ 12
1.1.2.1. Problema general ...................................................................................... 12
1.1.2.2. Problemas específicos............................................................................... 12
1.2. Definición de objetivos .................................................................................... 13
1.2.1. Objetivo general ....................................................................................... 13
1.2.2. Objetivos específicos ................................................................................ 13
1.3. Alcances y limitaciones ................................................................................... 14
1.3.1. Alcances.................................................................................................... 14
1.3.2. Limitaciones ............................................................................................. 14
1.4. Justificación ..................................................................................................... 14
1.5. Estado del Arte ................................................................................................. 15
CAPÍTULO 2 ................................................................................................................ 19
MARCO TEÓRICO ..................................................................................................... 19
2.1. Fundamento teórico ......................................................................................... 19
2.1.1. SCRUM .................................................................................................... 19
2.1.1.1. El Scrum diario ......................................................................................... 22
2.1.1.2. Trabajo para desarrollar durante el Sprint ................................................ 23
2.1.1.3. Revisión del Sprint ................................................................................... 24
2.1.1.4. Retrospectiva del Sprint............................................................................ 25
a) No habrá modificación en los plazos de entrega ................................................. 25
b) Las acciones de cada Sprint no serán modificadas ............................................. 26
c) Un elemento, una prioridad ................................................................................. 26
d) De cada Sprint debe surgir un resultado parcial ................................................. 26
e) Las tareas solo están listas cuando están listas .................................................... 27
2.1.2. Microsoft Office 365 ................................................................................ 28
2.1.2.1 Ventajas .................................................................................................... 29
2.1.2.2 Características ........................................................................................... 30
3
2.2. Marco conceptual ............................................................................................. 35
CAPÍTULO 3 ................................................................................................................ 39
DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN ......................................................................... 39
3.1. Inicio ................................................................................................................ 42
3.1.1. Reunión Kick Off ..................................................................................... 42
3.1.2. Cronograma del proyecto ......................................................................... 44
3.2. Planificación .................................................................................................... 45
3.2.1. Definición de roles del equipo .................................................................. 45
3.2.2. Definición de requerimientos ................................................................... 45
3.2.3. Creación de historias de usuario ............................................................... 46
3.2.4. Gestión de costos ...................................................................................... 48
3.2.4.1. Materiales y equipos ................................................................................. 48
3.2.4.2. Recursos Humanos ................................................................................... 48
3.2.4.3. Flujo de caja.............................................................................................. 51
3.2.5. Gestión de calidad .................................................................................... 52
3.2.6. Gestión de riesgo ...................................................................................... 53
3.2.6.1. Matriz de riesgo ........................................................................................ 55
3.2.7. Backlog del producto ................................................................................ 57
3.3. Desarrollo ......................................................................................................... 58
3.3.1. Sprint 1: Comunicación entre la red interna y Office 365 ........................ 58
3.3.1.1. Sprint Backlog ......................................................................................... 58
3.3.1.2. Planificación ............................................................................................. 59
3.3.1.3. Proceso...................................................................................................... 63
3.3.2. Sprint 2 ..................................................................................................... 65
3.3.2.1. Sprint Backlog .......................................................................................... 65
3.3.2.2. Proceso...................................................................................................... 66
3.4. Implementación................................................................................................ 78
3.4.1. Pruebas...................................................................................................... 78
3.4.1.1. Exportación del buzón de usuario como PST ........................................... 78
3.4.1.2. Deshabilitación del buzón de usuario y sincronización con Office 365... 85
3.4.2 Pase a producción .................................................................................... 90
3.5. Cierre................................................................................................................ 91
3.5.1. Acta de cierre ............................................................................................ 91
CAPÍTULO 4 ................................................................................................................ 93
RESULTADOS ............................................................................................................. 93
4.1. Resultado.......................................................................................................... 93
4
4.2. Presupuesto .................................................................................................... 104
CONCLUSIONES ...................................................................................................... 105
REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA .......................................................................... 107
ANEXOS...................................................................................................................... 109
5
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Árbol de problemas. ........................................................................................ 10
Figura 2. Árbol de objetivos. .......................................................................................... 11
Figura 3. Proceso de SCRUM. ....................................................................................... 21
Figura 4. Fases de SCRUM. ........................................................................................... 39
Figura 5. Diagrama de Gantt. ......................................................................................... 44
Figura 6. Red de comunicación de Parque del Recuerdo I. ............................................ 59
Figura 7. Puertos Azure AD Connect. ............................................................................ 60
Figura 8. Puertos Office 365........................................................................................... 61
Figura 9. Configuración de puertos en el firewall de Parque del Recuerdo. .................. 64
Figura 10. Características del servidor Azure AD Connect. .......................................... 66
Figura 11. Plataforma de Office 365. ............................................................................. 67
Figura 12. Activación de Azure AD Connect................................................................. 68
Figura 13. Aceptación de activación de Azure AD Connect. ......................................... 68
Figura 14. Instalación de Run IdFix Tool....................................................................... 69
Figura 15. Prueba de errores en el active directory. ....................................................... 69
Figura 16. Depuración de errores del active directory. .................................................. 70
Figura 17. Instalación de Azure AD Connect | Parte 1................................................... 70
Figura 18. Instalación de Azure AD Connect | Parte 2................................................... 71
Figura 19. Instalación de Azure AD Connect | Parte 3................................................... 72
Figura 20. Instalación de Azure AD Connect | Parte 4................................................... 73
Figura 21. Configuración de sincronización de Azure AD Connect | Parte 1. ............... 74
Figura 22. Configuración de sincronización de Azure AD Connect | Parte 2. ............... 75
Figura 23. Configuración de sincronización de Azure AD Connect | Parte 3. ............... 76
Figura 24. Validación de sincronización de Azure AD Connect y Office 365. ............. 77
Figura 25. Exportación del buzón de usuario como PST | Parte 1. ................................ 78
Figura 26. Exportación del buzón de usuario como PST | Parte 2. ................................ 79
Figura 27. Exportación del buzón de usuario como PST | Parte 3. ................................ 80
Figura 28. Exportación del buzón de usuario como PST | Parte 4. ................................ 81
Figura 29. Exportación del buzón de usuario como PST | Parte 5. ................................ 82
Figura 30. Exportación del buzón de usuario como PST | Parte 6. ................................ 83
Figura 31. Exportación del buzón de usuario como PST | Parte 7. ................................ 84
Figura 32. Exportación del buzón de usuario como PST | Parte 8. ................................ 84
Figura 33. Deshabilitación del buzón del usuario. ......................................................... 85
Figura 34. Traslado de usuario a la OU de Office 365. .................................................. 86
Figura 35. Asignación de licencia Office 365 a usuario | Parte 1................................... 87
Figura 36. Asignación de licencia Office 365 a usuario | Parte 2................................... 88
Figura 37. Descarga de Office. ....................................................................................... 90
Figura 38. Red de comunicación de Parque del Recuerdo II. ........................................ 95
Figura 39. Buzón de correos locales (50 MB). ............................................................... 96
Figura 40. Buzón de usuario de Office 365 (50 GB). ..................................................... 97
Figura 41. Espacio del servidor anterior (71.41 GB). .................................................... 98
Figura 42. Espacio actual del servidor (1.38 TB) . ......................................................... 99
Figura 43. Encuesta de satisfacción |Parte I. ................................................................ 100
Figura 44. Encuesta de satisfacción |Parte II. ............................................................... 101
Figura 45. Encuesta de satisfacción |Parte III. .............................................................. 101
Figura 46. Encuesta de satisfacción |Parte IV. ............................................................. 102
Figura 47. Encuesta de satisfacción |Parte V. ............................................................... 103
6
Figura 48. Encuesta de satisfacción |Parte VI. ............................................................. 104
Figura 48. Encuesta de satisfacción |Parte VII. ............................................................ 104
INDICE DE TABLAS
Tabla 1. Características de Office 365............................................................................ 30
Tabla 2. Office 365 vs Google Suite. ............................................................................. 33
Tabla 3. Precio de Office 365 vs Google Suite. ............................................................. 34
Tabla 4. Actividades y entregables. ................................................................................ 40
Tabla 5. Acta de Kick Off. ............................................................................................. 42
Tabla 6. Matriz de roles de equipo de SCRUM. ............................................................ 45
Tabla 7. Matriz de definición de requerimientos. ........................................................... 46
Tabla 8. Matriz de historias de usuario........................................................................... 47
Tabla 9. Matriz de materiales y equipos. ........................................................................ 48
Tabla 10. Matriz de Recursos Humanos | Mes 1. ........................................................... 49
Tabla 11. Matriz de Recursos Humanos | Mes 2. ........................................................... 50
Tabla 12. Matriz de ingresos y egresos. ......................................................................... 51
Tabla 13. Matriz de gestión de calidad. .......................................................................... 52
Tabla 14. Gestión de riesgo. ........................................................................................... 53
Tabla 15. Matriz de probabilidad. .................................................................................. 54
Tabla 16. Matriz de imopacto. ........................................................................................ 54
Tabla 17. Matriz de ponderación de riesgo. ................................................................... 55
Tabla 18. Matriz de riesgo. ............................................................................................. 56
Tabla 19. Tareas de Sprint 1. .......................................................................................... 58
Tabla 20. Tareas de Sprint 2. .......................................................................................... 65
Tabla 21. Acta de cierre. ................................................................................................. 91
Tabla 22. Presupuesto. .................................................................................................. 106
7
INTRODUCCIÓN
Las tecnologías de información y comunicaciones nos facilitan la búsqueda de información,
comunicación en tiempo real, entre otros. Además, con el impacto de la globalización es
importante estar a la vanguardia de las tendencias tecnológicas, de tal manera que nos
permitan almacenar, procesar, recuperar y sobre todo presentar la información de la forma
más sencilla posible, a fin de obtener un proceso rápido en el manejo de la información para
la toma de decisiones eficientes.
Año tras año la tecnología va evolucionando a pasos agigantados y las instituciones de todo
el mundo van actualizando sus sistemas para no quedar desfasados tecnológicamente y a su
vez poder obtener mayor ventaja usando los nuevos programas y soluciones que van
apareciendo día a día.
Las empresas e instituciones para poder comunicarse de manera tecnológica y corporativa
necesitan enviar y recibir correos electrónicos, por ello opta por utilizar el servicio de
Microsoft. En sus orígenes Microsoft se inició con la versión Exchange Server 4.0 en el año
1996 y fue evolucionando poco a poco con el paso de los años.
Tomando en cuenta lo citado líneas arriba, la institución Parque del Recuerdo a través del
área de Tecnología de Información y Comunicaciones – TIC, en el año 2012 implementó el
servicio de correos electrónicos Exchange 2010 en sus servidores locales. Todo esto para
que los usuarios puedan comunicarse vía correo electrónico.
En el presente informe de investigación se describirá la migración del Exchange 2010 a la
plataforma de Office 365 en la institución de Parque Del Recuerdo.
8
CAPÍTULO 1
ASPECTOS GENERALES
1.1. Definición del Problema
1.1.1. Descripción del Problema
La institución Parque Del Recuerdo inició sus operaciones en el 2005 y desde ese
entonces hasta el 2017, el área de Tecnología de Información y Comunicaciones-
TIC, implementó el software Exchange 2003 para el servicio de correos electrónicos
utilizando servidores locales.
En el año 2012, se migró al Exchange 2010 debido a que la institución requirió
actualizar todos los sistemas operativos, es decir de Windows XP a Windows 7, sin
embargo, presentaba falencias que hacían que ésta no fuera eficiente, detectándose
así los siguientes inconvenientes:
Caída del servicio de correos electrónicos:
El servicio de correo electrónico se caía cada dos semanas o mensual por
lo cual dejaba sin servicio a la institución.
Capacidad limite en la bandeja de entrada de los usuarios:
Debido al poco espacio que tenía el servidor de correos electrónicos, se
tuvo que poner un límite en la bandeja de entrada de cada usuario siendo
de 50 megas.
9
Inconvenientes para acceder al correo desde cualquier dispositivo:
Para acceder al correo electrónico el usuario tenía que estar en la oficina o
pedir autorización a sus jefes para poder acceder desde sus casas por Owa.
Poco espacio en el servidor que almacena el aplicativo:
El servidor que almacena el servidor de correos solo tenía capacidad de 500
GB por lo cual tendía a llenarse tanto el disco C y el D por lo cual se veía
afectado el servicio.
Costo elevado para el mantenimiento del servidor.
Por temas de mantenimiento a un servidor se le tiene que realizar un
mantenimiento preventivo cada 6 meses y el costo por cada Mantenimiento
era de 100 dólares y como ya no se tenía licencia debido a la antigüedad
del equipo. Se tenía un riesgo de que cuando se realice el mantenimiento el
servidor no encienda y se pierda toda la información de la institución.
Costo elevado para adquirir un nuevo servidor:
Debido al bajo presupuesto que tiene el área de TIC, un servidor nuevo con
las necesidades que necesita la institución el costo es de 20 mil dólares.
Por esos motivos, el área de TIC se vio con la necesidad de migrar el servicio de
correos electrónicos Exchange 2010 a la Plataforma de Office 365.
10
Figura 1: Árbol de problemas
Fuente: Elaboración propia
11
Figura 2: Árbol de objetivos
Fuente: Elaboración propia
12
1.1.2. Formulación del problema
1.1.2.1. Problema general
¿De qué manera mejoró la migración del servicio de correos locales a
la Plataforma Office 365 de la institución Parque Del Recuerdo?
1.1.2.2. Problemas específicos
¿De qué manera disminuyó la saturación de la red interna de la
institución Parque Del Recuerdo con la migración a la Plataforma
Office 365?
¿De qué manera evitó la caída del servicio de correos electrónicos de
la institución Parque Del Recuerdo con la migración a la Plataforma
Office 365?
¿De qué manera se optimizó el espacio en el servidor local con la
migración a la Plataforma Office 365?
13
1.2. Definición de objetivos
1.2.1. Objetivo general
Definir de qué manera mejoró la migración del servicio de correos
locales a la Plataforma Office 365 de la institución Parque Del
Recuerdo.
1.2.2. Objetivos específicos
Determinar de qué manera mejoró la saturación de la red interna de la
institución Parque Del Recuerdo con la migración a la Plataforma
Office 365.
Mencionar de qué manera evitó la caída del servicio de correos
electrónicos de la institución Parque Del Recuerdo con la migración a
la Plataforma Office 365.
Conocer de qué manera se optimizó el espacio en el servidor local con
la migración a la Plataforma Office 365.
14
1.3. Alcances y limitaciones
1.3.1. Alcances
La presente investigación conto con los siguientes alcances:
Acceso a las instalaciones de la institución de Parque del Recuerdo.
Acceso a los servidores locales de la institución.
Credenciales de administrador de dominio.
Contrato de Office 365 firmado con Movistar.
1.3.2. Limitaciones
Las limitaciones que se encontraron fue lo siguiente:
Poca disponibilidad de los usuarios para realizar la migración.
Poco ancho de banda para la descarga de la bandeja de entrada del
usuario después de realizada la migración.
1.4. Justificación
El presente trabajo de investigación tiene por finalidad dar a conocer la importancia
de estar actualizados con las nuevas tendencias tecnológicas, así como lo fue para
la institución Parque del Recuerdo, la migración de correos locales a la plataforma
de office 365 fue esencial y de la misma manera lo sería para todas las empresas
que utilizan un servicio de correos electrónicos alojados localmente en sus
servidores.
15
Utilizar una Plataforma Office 365 permitirá obtener un servicio con alta
disponibilidad con los correos electrónicos, capacidad suficiente en la bandeja de
entrada de cada usuario y confiabilidad de contar con un servicio disponible,
además cuenta con las siguientes herramientas gratuitas las cuales son:
One Drive
SharePoint
Microsoft Teams
Skype Empresarial
1.5. Estado del Arte
Se encontró información válida que respalda el presente trabajo de investigación, a
continuación, se detalla lo siguiente:
Anayeli Malvaez Colin (2018), en su informe de experiencia profesional:
“Migración de servicios de tecnología de la información a la nube de
Microsoft office365 para el grupo de empresas Celtec”, precisó que:
- Objetivo:
Contar con un mejor servicio de correo electrónico
- Conclusión:
La migración del correo electrónico a un ambiente colaborativo en la nube
llevó a un cambio en la cultura laboral de todo GRUPO CELTEC. De ser
una empresa donde todos estaban acostumbrados a trabajar con recursos
16
dentro del servidor de la empresa a ser ahora una empresa donde todos los
documentos se manejan en servidores en la nube.
- Aporte:
Este informe de suficiencia profesional aportó mi informe que ahora la
mayoría de las empresas utilizan el office 365 en sus instalaciones debido
a sus diferentes funcionabilidades.
Álvaro Valverde Espinosa (2017), en su tesis: “Implementación de Office
365 en ambientes empresariales complejos”, precisó que:
- Objetivo:
Migrar a los usuarios de la compañía desde un servicio de correo On-
Premises a Cloud de Office 365.
- Conclusión:
Se logró formar una completa base de conocimientos y buenas prácticas en
cada fase de la migración que sobre todo en la última etapa fueron de gran
ayuda en el término exitoso del proyecto.
- Aporte:
Esta tesis me aportó para mi trabajo para saber que en la última etapa de la
migración debes tener una buena práctica debido a que es sensible la
información de los usuarios.
17
José Luis Rodríguez Chinchilla (2017), en su tesis: “Integración de Oracle
application express y office 365 para mejorar el almacenamiento de recursos
académicos del aula virtual de la Universidad Técnica del Norte”, precisó que:
- Objetivo:
Integrar la plataforma Office 365 y Oracle Application Express (APEX)
para mejorar el almacenamiento de recursos académicos del aula virtual de
la Universidad Técnica del Norte.
- Conclusión:
La integración del aula virtual de la Universidad Técnica del Norte y los
servicios de Office 365 fue factible, esto se debe a que ambas plataformas
permiten interacción mediante estándares que permiten la autenticación,
autorización y acceso a los recursos de forma segura. Con lo cual se logra
optimizar el rendimiento de los servidores de la universidad, migrando el
almacenamiento de recursos académicos del aula virtual a la nube.
- Aporte:
El aporte que realizo esta tesis para mi informe es saber que el Office 365
se puede integrar con varias plataformas en este caso el Oracle Application
Express y poder optimizar el rendimiento de los servidores.
Mauricio Torres Masache (2015), en su tesis: “Integración de Office 365 con
el aula virtual Moodle para explotar el potencial educativo de la computación
en la nube”, precisó que:
18
- Objetivo:
Integrar Office 365 con el Aula Virtual Moodle mediante el uso y
modificación de APIs Open Source para utilizar desde el Aula Virtual los
servicios en la nube de dicha plataforma de Microsoft fomentando su uso
al incluirlos en el proceso de enseñanza-aprendizaje.
- Conclusión:
El proyecto buscó encontrar una forma de beneficiarse de la plataforma
Office 365 al combinarla con Moodle y así usar la computación en la nube
como un medio para potenciar la enseñanza, además de promover el uso
de las cuentas de Office 365 y vincular a los estudiantes con las últimas
herramientas tecnológicas.
- Aporte:
En esta tesis me aporto para saber que el Office 365 es integrable con
varias plataformas por lo cual puedes tener varios beneficios para la
empresa que trabajo.
19
CAPÍTULO 2
MARCO TEÓRICO
2.1. Fundamento teórico
Con el objetivo de comprender de mejor manera los términos, metodologías y tecnologías
utilizadas en la presente investigación se procederá a definir algunos conceptos.
2.1.1. SCRUM
Según Valverde, Scrum, no es ni un modelo ni una metodología, sino que se trata de más
bien de un framework (marco de trabajo) para la construcción de proyectos complejos.
Se basa en tomar un requerimiento de un cliente y convertirlo en una serie de tareas que son
almacenadas en una pila llamaba “backlog”. El equipo de proyecto irá tomando cada uno de
esos elementos de la pila e irá construyendo el producto deseado mediante fases (llamadas
“sprints”) que duran entre 2 y 6 semanas. El objetivo de cada sprint es lograr tener un
producto funcional y potencialmente entregable una vez concluido.
En Scrum el nivel de involucramiento del equipo debe ser alto, y se espera que el cliente
también forme parte activa de este equipo. Siempre debe estar dando feedback respecto al
producto y/o las tareas que están siendo ejecutadas en el sprint.
20
Cada sprint es considerado un mini proyecto y considera 5 tareas centrales en su
desarrollo:
El trabajo para realizar en el Sprint se revisa en la Reunión de Planificación del Sprint.
Este plan se crea con la colaboración de todo el Equipo Scrum.
En esta reunión se define la funcionalidad en el incremento planeado y cómo el Equipo
de Desarrollo creará este incremento y la salida de este trabajo es definir el Objetivo del
Sprint.
La reunión de planificación de un Sprint es un evento de tiempo variable. Para un Sprint de
un mes tiene ocho horas de duración. Para Sprints más cortos, el evento es
proporcionalmente más corto. Por ejemplo, para un Sprint de dos semanas, las reuniones
de planificación de Sprint son de cuatro horas de duración.
La reunión de planificación de Sprint tradicionalmente consta de dos partes, cada una de
la mitad de tiempo de duración de la Reunión de Planificación respondiendo a las
siguientes dos preguntas:
I. ¿Qué va a ser entregado en el incremento resultante del próximo Sprint?
II. ¿Cómo se va a realizar el trabajo seleccionado?
21
Figura 3: Proceso de SCRUM
Fuente: Valverde Espinosa, Alvaro
22
2.1.1.1. Scrum diario:
Es una breve reunión entre 10 a 15 minutos cuya meta es que el equipo de desarrollo
regularice actividades y fomente un plan para el final del día. Esto se crea mediante la
inspección del trabajo desde el ultimo Scrum diario y la previsión del trabajo que se puede
hacer antes del próximo. El Scrum diario siempre se realiza en el mismo lugar y la misma
hora para disminuir la complejidad
El Scrum diario es utilizado por el equipo de desarrollo para verificar el progreso hacia la
construcción del Sprint y evaluar la tendencia del progreso en finalizar el trabajo en el
Sprint Backlog. Todos los días, el equipo del proyecto debe de indicar al Scrum Master y
al propietario del producto como van a trabajar juntos como un equipo para llegar al
objetivo y crear el incremento previsto en el resto del Sprint.
Entre los beneficios de los Scrums diarios podemos mencionar:
Mejora la comunicación
Descartan reuniones innecesarias
Eliminan e identifican obstáculos para el progreso del proyecto
Fomenta la rápida toma de decisiones
23
2.1.1.2. Trabajo para desarrollar durante el Sprint:
Cuando el sprint está en desarrollo se debe de verificar que:
No se realicen cambios que afecten el objetivo del Sprint
No disminuyan los objetivos de calidad
En caso de que se desee hacer algún cambio de alcance, este debe aclararse y renegociarse
entre el cliente y el equipo de proyecto con miras al sprint consecutivo.
Si un Sprint lleva mucho tiempo, la definición de lo que se está realizando puede variar
aumentando la complejidad y el riesgo. Los Sprints permiten previsibilidad al asegurar la
inspección y la adecuación de los avances hacia una meta de por lo menos cada mes.
24
2.1.1.3. Revisión del Sprint:
Este proceso se realiza al final de cada Sprint, para verificar cómo va el proyecto y si es
necesario adaptar el Product Backlog. El equipo Scrum y los interesados ayudan durante la
verificación de lo realizado durante el Sprint.
Si se realiza cualquier modificación en el Product Backlog durante el Sprint, el equipo de
trabajo se reúne en las próximas horas para planear una solución. Esta es una reunión
informal, y la presentación del incremento esta destinada a obtener retroalimentación y
fomentar la colaboración.
La verificación de Sprint incluye los siguiente:
Los involucrados son el Equipo Scrum y los invitados añadidos por el Dueño
de Producto.
El dueño del producto revisa lo que se ha hecho y lo que no se ha hecho.
El equipo Scrum dialogan entre ellos sobre lo que se realizó durante el
Sprint, identificando los problemas que se presentaron y como lo
resolvieron.
El equipo de desarrollo enseña el trabajo que se ha realizado y responde
preguntas sobre el Incremento.
El dueño del producto analiza el estado actual del Product Backlog, y estima
fechas de finalización basado en el progreso hasta la fecha.
Todo el equipo colabora en lo que se va a realizar, de modo que la revisión
del Sprint ofrece aportes a las siguientes reuniones.
25
2.1.1.4. Retrospectiva del Sprint
Es donde el equipo Scrum se inspecciona a sí mismo y crean un plan para mejorar y ejecutar
durante el sprint. La finalidad de la retrospectiva del Sprint es:
Repasar como se realizó el ultimo Sprint en lo que respecta a procesos,
relaciones, herramientas y personas.
Describir y ordenar los temas que se ejecutaron correctamente y las futuras
mejoras.
Elaborar un plan para la implementar mejoras respecto a cómo realizan su
trabajo el Equipo Scrum.
Asimismo, el sprint es regido por una serie de reglas independientes del tipo de
proyecto, del número de participantes o de los plazos de entrega de resultados,
estas son:
a) No habrá modificación en los plazos de entrega:
Los Sprints o categorías de tareas no se modificarán nunca. Los plazos se mantienen tal
como se pactó al inicio del proyecto, sin importar si las acciones se han llevado a cabo o si
no. Cuando un sprint tiene, por ejemplo, un total de 4 acciones, pero sólo 3 de ellas han sido
completadas, el plazo no debe extenderse hasta que la actividad pendiente se lleve cabo; en
cambio, pasarán al siguiente grupo de tareas o, en caso de que se revelen improductivas,
serán eliminadas.
26
b) Las acciones de cada sprint no serán modificadas:
Las tareas previstas en un sprint no serán motivo de cambios. Se mantendrán tal como se
fijaron en la fase de planificación. Esto ayudará a la hora de elaborar una valoración sobre
la productividad del proceso en su conjunto; en cambio, si se modificaran, dicho indicador
perderá fiabilidad.
c) Un elemento, una prioridad:
El Backlog debe establecer de forma clara y concisa las tareas más importantes o con mayor
incidencia en el conjunto del proyecto, así como aquellas de apoyo o secundarias. La máxima
es una sola: por cada elemento debe existir una prioridad. No puede haber un mismo
elemento con dos objetivos. Esto ayudará a la unificación del proceso y a la claridad en la
ejecución de las tareas.
d) De cada sprint debe surgir un resultado parcial:
Scrum funciona igual que el cine: cada plano es un resultado en sí mismo, pero a la vez, crea
un sentido para el resto de la historia. Las iteraciones deben ser capaces de entregar un
resultado concreto, parcial y que forme parte de una cadena más amplia que acaba con el
producto final. Si una iteración no cumple esta condición, no puede ser considerada como
tal y los responsables del proceso tendrán que replantear las etapas en las que ha sido dividido
el trabajo.
27
e) Las tareas solo están listas cuando están listas:
En Scrum, las tareas sólo se darán por finalizadas cuando sus componentes hayan sido
realizados plenamente. Esto implica labores complementarias de evaluación, monitorización
y documentación.
La metodología SCRUM es muy valiosa para trabajos, proyectos de empresa complejos,
inciertos, que requieran flexibilidad y cuya realización se haga efectiva en situaciones poco
habituales. Algunos ejemplos de uso de Scrum:
Cuando los requisitos son cambiantes y poco definidos.
Cuando las entregas se alargan o los costos del plan se disparan.
Cuando un proyecto tradicional requiere soluciones de gestión. (2017, p.16-
22)
28
2.1.2. MICROSOFT OFFICE 365
Según Malvaez, Office365, se trata de un servicio de suscripción que ofrece las herramientas
web que permiten acceso a correo, documentos, contactos y calendarios desde casi cualquier
lugar y con cualquier dispositivo. Las herramientas que conjunta son: correo electrónico y
calendario; Office Web Apps; sitios web y colaboración; y mensajería instantánea y
conferencias en línea. De este modo es posible trabajar cómo, cuándo, y dónde se requiera,
lo que permite responder de manera oportuna peticiones importantes de negocios.
Office 365 tiene la capacidad de editar documentos en cualquier explorador con Web App,
verificar el correo electrónico desde cualquier dispositivo, realizar reuniones en línea para
escuchar y ver a clientes o socios, adicionalmente se puede trabajar con documentos de
manera simultánea para obtener un modelo de negocio más productivo y eficiente, todo esto
mediante la nube.
Este tipo de soluciones ya son utilizadas por grandes empresas desde hace un buen tiempo,
pero éstas tienen un precio muy elevado para las PyMEs. Office365 ofrece a las PyMEs de
hasta 25 empleados, planes con un costo de $6 USD por mes y para empresas de miles de
empleados hay planes disponibles desde $10 USD. Con estos planes, Office 356 ofrece
alternativas para satisfacer las necesidades de cualquier empresa, no importando su tamaño.
29
2.1.2.1. Ventajas
Permite el acceso a los correos electrónicos, contactos en equipos, calendarios
mediante los dispositivos móviles o por internet.
Office365 está diseñado para funcionar con populares herramientas como Microsoft
Word, Microsoft Excel, Microsoft OneNote y Microsoft PowerPoint.
Es sencillo crear sitios web con herramientas de fácil manejo y compartir
documentos y colaborar en la web con compañeros, socios y proveedores.
Establece comunicaciones con diversas personas a través de los complementos que
tienen adicionales como las llamadas de audio, videollamadas, mensajerías y
conferencias en línea.
Microsoft dispone de una garantía de tiempo activo del 99,9% y respaldo financiero.
(2018, p.21)
30
2.1.2.2. Características
31
32
Tomando en cuenta todas las ventajas que brinda la plataforma Office 365 se puede decir
que las herramientas que se brindan son más de uso común y el precio es menor que el
Google Suite que ofrece una alternativa similar para migrar los correos electrónicos a la
nube de internet.
33
Tabla 2: Office 365 vs Google Suite
Office 365 VS Google
Categoría Función Microsoft Office 365 Google G Suite
Cartera de
productos
Procesamiento de textos Microsoft Word Google Docs
Tablas de cálculo Microsoft Excel Google Sheets
Presentaciones Microsoft PowerPoint Google Slides
Correo electrónico Microsoft Outlook Gmail
Bloc de notas digital Microsoft One Note Google Keep
Alojamiento web Microsoft Sharepoint Google Sites
Videoconferencia Skype for Business Google Hangouts Meets
Mensajería instantánea, chat
para grupos
Skype for Business,
Microsoft Teams Google Hangouts Chat
Espacio de trabajo con chat Microsoft Teams -
Redes sociales para
empresas Yammer Google+
Correo
electrónico
Sin publicidad Sí Sí
Dominio personalizado
incluido No Sí
Aplicación móvil Sí Sí
Cliente de escritorio
incluido Según el plan No
Nombre personalizado Sí Sí
Listas de distribución Sí Sí
Almacenamiento Espacio de almacenamiento
por usuario 1 TB
30 GB, 1 TB o ilimitado
según la versión
Disponibilidad y
asistencia
Disponibilidad 99,9 % 99,9 %
Atención 24/7 Sí Sí
Teléfono Sí Sí
Chat/correo electrónico Sí Sí
Red social
interna
Gestión de citas y contactos
a nivel profesional Sí Sí
Edición compartida de
textos, tablas y
presentaciones
Sí Sí
Videotelefonía Sí Sí
Mensajería instantánea Sí Sí
Chat para grupos Sí Sí
Videoconferencia Sí Sí
Páginas corporativas
internas / intranet Sí Sí
Redes sociales internas Sí Sí
Fuente: ionos.es
34
35
2.2. Marco conceptual
a) Azure AD Connect: Azure AD Connect es una solución entre la instancia de
Active Directory local de una organización y Azure Active Directory basado en
la nube. AD Connect permite a los administradores federar identidades de
usuario locales en la plataforma Azure. (Squires, 2019)
b) Backup: Es una copia de seguridad original de un conjunto de software
(documentos, archivos, imágenes, etc) o sistemas de información que se respalda
en un ambiente seguro designado por el personal de TIC. (Raffino, 2018)
c) Exchange: Es un producto de Microsoft que brinda como servicio el envío y
recepción de correos electrónicos, que ayuda a las medianas y pequeñas
empresas a lograr una mayor comunicación, confiabilidad y un mejor
rendimiento. (SpringPeople, 2018)
d) Firewall: Protege a todos las desktop, servidores o equipos que tengan
conectividad hacia internet contra hackers o personas que quieran extraer datos
confidenciales de una empresa o hasta incluso denegar servicios en nuestra red
interna. (Carles, 2013)
e) Framework: Es un ambiente de trabajo, un sistema real o conceptual asignado
para ayudarnos como guía o soporte para la construcción de un software o
implementación de un servicio. (Rouse, 2016)
f) Microsoft Teams: Es un ambiente de trabajo que viene como parte del paquete
de Office 365 basado en un chat que permite la comunicación entre
colaboradores de una institución. (Softeng, 2017)
36
g) One drive: Es una herramienta gratuita de Microsoft que nos permite almacenar
cualquier tipo de archivos en la nube sincronizándolos desde cualquier equipo
que tenga conexión a internet. ( Peris, 2016)
h) OU: Una unidad organizativa en Active Directory es un contenedor de objetos
como impresoras, usuarios, grupos etc., organizados mediante subconjuntos
estableciendo así una jerarquía. (Castillo, 2018)
i) Owa: Conocido también como Outlook Web Access es un servicio web que nos
concede conectarnos a nuestro servidor de correos electrónico (Microsoft
Exchange Server) para verificar nuestros correos desde cualquier navegador
web. (Martínez, 2008)
j) Parque del Recuerdo: Somos una Institución Católica que tiene la actividad
sagrada de enterrar a las personas y de evangelizar a sus familias, brindándoles
asistencias previsionales con esperanza cristiana y que ante la pérdida de un ser
querido otorga una asistencia de sepultura digna y reverente, para contribuir y
realizar la misión de la Iglesia en la reconciliación y evangelización de la
sociedad. (Parque del Recuerdo)
k) Product Backlog: Es una lista de todas las cosas que se requieren en el
producto. Es el documento final al que se referirá el equipo de scrum para
cualquier cosa relacionada con el producto. (Vijay, 2019)
l) PST: Es un archivo de datos de Outlook que almacena sus mensajes y otros
elementos en su equipo. (Maribel,2016)
37
m) Query: Es un lenguaje estándar que permite traer datos de una o más tablas,
actualizar contenidos o eliminarlos, de una manera rápida y poderosa.
(Ramírez,2015)
n) Run Idfix Tool: Es una herramienta que identifica en nuestro AD, si hay
duplicidad en los atributos decir, objetos de AD que pueden causar problemas
con la sincronización con Office 365. (josemct,2016)
o) Servidor: Es una desktop con mayor capacidad de procesador, memoria y
espacio que se encuentra en un sistema de red, aloja sistemas, aplicaciones u
backups y provee servicios a otras desktops de una institución. (Alegsa,2016)
p) SharePoint: Es un aplicativo muy utilizado a nivel empresarial que tiene como
finalidad centralizar la informacion de la institución, almacenar, tener un
historial de versiones de los documentos, compartir documentos con diversos
usuarios y los usuarios administradores tienen un acceso total a la informacion,
todo ello gracias a una aplicación intuitiva y sencilla. (Ortiz,2011)
q) Sprint: Es la principal unidad básica de trabajo para un equipo Scrum. Esta es
la característica fundamental para marcar diferencia entre Scrum y otros modelos
de desarrollo ágil. (Lara,2015)
Sprint Backlog: Es un listado de divisiones de trabajo que se pueden desarrollar
en un plazo mínimo de una hora y máximo de dos días. (Quijano,2012)
r) TIC: son todos aquellos recursos, herramientas y programas que se utilizan para
procesar, administrar y compartir la información mediante diversos soportes
tecnológicos, tales como: computadoras, teléfonos móviles, televisores,
reproductores portátiles de audio y video o consolas de juego. (Niebla,2016)
38
s) Wmare: Es un grupo de hadware totalmente virtualizado al sistema operativo.
VMware virtualiza todos los dispositivos dentro del entorno, incluye el
adaptador de red, video y de los discos duro. (Alegsa,2010)
39
CAPÍTULO 3
DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN
Para realizar la migración de los correos locales a Office 365 se utilizó el framework
SCRUM y se ha definido las siguientes fases para el proyecto:
Figura 4: Fases de SCRUM
Fuente: Elaboración Propia
40
A continuación, se detalla las fases, actividades y entregables del proyecto:
Tabla 4: Actividades y entregables
FASES ACTIVIDADES ENTREGABLES
3.1. INICIO
3.1.1. Reunión Kick Off Acta de Kick Off
3.1.2. Cronograma del
proyecto
Diagrama de Gantt
3.2. PLANIFICACIÓN
3.2.1. Definición de los
roles del equipo
Matriz de roles de
equipo de SCRUM
3.2.2. Definición de
requerimientos
Matriz de definición
requerimientos
3.2.3. Creación de historia
de usuarios
Matriz de historias de
usuario
3.2.4. Gestión de costos
3.2.4.1. Materiales y
equipos
Matriz de materiales y
equipos
3.2.4.2. Recursos
Humanos
Matriz de Recursos
Humanos
3.2.4.3. Flujo de caja
Matriz de ingresos y
egresos
3.2.5. Gestión de calidad
Matriz de gestión de
calidad
41
Fuente: Elaboración propia
3.2.6. Gestión de riesgos
Matriz de ponderación
de riesgo
3.2.6.1. Matriz de riesgo
3.2.7. Backlog del
Producto
3.3. DESARROLLO
3.3.1. Sprint 1
3.3.1.1. Tareas de Sprint 1
3.3.1.2. Planificación
3.3.2. Sprint 1
3.3.2.1. Tareas de Sprint 2
3.3.2.2. Proceso
3.4. IMPLEMENTACIÓN
3.4.1. Migración de
correos locales a la
plataforma de Office 365
3.5. CIERRE 3.5.1. Acta de cierre Acta de cierre
42
3.1. INICIO
3.1.1. Reunión Kick - Off
En esta reunión estuvo presente el jefe de TI, jefe ICT y el representante de Movistar en la
cual acordaron lo siguiente en el acta de Kick Off:
Tabla 5: Acta de Kick Off
ACTA DE KICK OFF
Nombre del Proyecto:
Migración del servicio de correos locales a la Plataforma Office 365 de la institución Parque del
Recuerdo.
Administrador del Proyecto:
Jefe de TIC
FECHA:
07 -08 2017
Involucrados en el Proyecto:
Representante Legal PR
Jefe de TIC
Jefe de ICT
Duración del Proyecto: 48 días
Costo Aproximado del Proyecto:
S/ 82,224
43
Fuente: Elaboración propia
Propósito del Proyecto:
El propósito es migrar 150 cuentas del servidor de correos locales (Exchange 2010) a la plataforma
de Office 365
Necesidad o Razón por lo que se hace el Proyecto:
El propósito para realizar este proyecto es debido a que el servidor de correos electrónicos locales
(Exchange 2010) estaba teniendo varios problemas en su performance por lo cual se tenían los
siguientes inconvenientes:
Caída constante del servicio
Poco espacio en el servidor en donde se encuentra alojado el servicio
Saturación de la red interna
Costo elevado para comprar un nuevo servidor
Interesados en el Proyecto:
Representante legal de Parque del Recuerdo
Firma de los Asistentes:
3.1.2. Cronograma del proyecto:
A continuación, se presentará el cronograma establecido para realizar el proyecto, el cual se
visualizará mediante el diagrama de Gantt.
44
Fuente: Elaboración propia
Figura 5: Diagrama de Gantt
45
3.2. PLANIFICACIÓN
3.2.1. Definición de roles del equipo
Las definiciones de las tareas están basadas en Scrum, a continuación, se detalla los roles
definidos por la institución para la elaboración de la migración de los correos locales Office
365:
3.2.2. Definición de requerimientos
Para realizar la migración de los correos locales a la plataforma de Office 365 se tomó los
siguientes requerimientos:
46
Tabla 7: Matriz de definición de requerimientos
ID Requerimiento
R01
Comunicación entre la red interna y la plataforma de
Office 365
R02 Servidor para la sincronización entre el AD y Office 365
R03 Migración de Correos locales a Office 365
Elaboración: Fuente propia
3.2.3. Creación de historia de usuarios
En este punto se lista las historias de usuario y el tiempo aproximado que tomara la
realización de cada uno.
47
Tabla 8: Matriz de historias de usuario
ID Historia de Usuario Tiempo
HU 01 Habilitación de puertos entre la red interna y
Office 365
1 día
HU 02 Creación de servidor e instalación de Azure 1 día
HU 03 Sincronización entre Azure y Office 365 1 día
HU 04 Pruebas de Migración 2 días
HU 05 Migración de correos locales a office 365 15 días
Fuente: Elaboración propia
48
Fuente: Elaboración propia
3.2.4. Gestión de costos
Para la realización de la implementación del proyecto se ha realizado el siguiente cálculo de
materiales y equipos:
3.2.4.1. Materiales y equipos
En la siguiente tabla se muestra los materiales y equipos utilizados en la implementación:
Tabla 9: Matriz de materiales y equipos
Materiales
Unidad de
Medida
Cantidad
Precio
Unitario
Total
Mensual
Total Anual
Licencias
Office 365
(Anual)
Unidad 150 S/ 40.5 S/ 6.075 S/ 72.900
TOTAL S/ 6.075 S/ 72.900
3.2.4.2. Recursos Humanos
En las siguientes tablas que se mostrara, se mostrara el costo de los Recursos Humanos
para el proyecto por cada mes.
Cabe mencionar que el factor empresa que se menciona es de 1,4. Y fue determinado con la
finalidad de calcular con mayor exactitud el costo.
Costos de RRHH – Mes 1
49
50
51
3.2.4.3. Flujo de caja
En la siguiente tabla se muestran los ingresos y egresos del proyecto.
52
3.2.5. Gestión de calidad
Para el siguiente informe se realizó los siguientes criterios de evaluación para velar por la
calidad de la migración de los correos locales a la plataforma de Office 365.
53
3.2.6. Gestión de riesgo
Para medir el riesgo se realizará con la siguiente formula:
R= P x I
Donde el significado es:
R= Riesgo
P= Probabilidad
I= Impacto
Para medir el impacto del riesgo como probabilidad de que aparezca se pueden tomar los
valores del 1 al 3 siendo (bajo, medio y alto respectivamente).
Siendo así, la ponderación final del riesgo puede tomar valores de 1 a 9.
Tabla 14: Gestión de riesgo
Probabilidad Ponderación Impacto Ponderación
Bajo 1 Bajo 1
Medio 2 Medio 2
Alto 3 Alto 3
Fuente: Elaboración Propia
54
Ahora definiremos los criterios de la probabilidad y el impacto.
Tabla 15: Matriz de Probabilidad
Probabilidad Criterio
Bajo Es casi improbable que no suceda
Medio Es probable que suceda.
Alto Es seguro que suceda.
Fuente: Elaboración Propia
Tabla 16: Matriz de Impacto
Impacto Criterio
Bajo No afecta en el proyecto.
Medio Retraso de la fecha de entrega del proyecto.
Alto Cancelación del proyecto.
55
Tabla 17: Matriz de ponderación de riesgo
Riesgo Ponderación Criterio
Bajo 1 a 3 No hacer nada
Medio 4 a 6 Modificar el cronograma
del proyecto
Alto 7 a 9 Trasladar el riesgo a un
tercero
Fuente: Elaboración propia
3.2.6.1. Matriz de Riesgo
Como parte del análisis previo, se identificaron los riesgos más relevantes para el proyecto
de migración de correos locales a Office 365 que pueden generar un impacto negativo sobre
los objetivos trazados y pueden retrasar las fechas establecidas.
56
Tabla 18: Matriz de riesgo
Descripción del Riesgo Impacto Probabilidad
Ponderación del
Riesgo
Riesgo
Falta de experiencia del
personal contratado.
2 2 4 Medio
Poca colaboracion de los
usuarios finales para
realizar la migracion de sus
correos.
2 2 4 Medio
Falla de proveedor de
internet
3 1 6 Bajo
Corte de fluido electrico 3 1 3 Bajo
Caida del Firewall (Claro) 3 1| 3 Bajo
Fuente: Elaboración propia
57
3.2.7. Backlog del producto
A continuación, se presenta el Backlog del Producto que se ha definido para el siguiente
proyecto.
Comunicación entre la red interna y la plataforma de Office 365
Servidor para la sincronización entre el AD y Office 365.
58
3.3. DESARROLLO
3.3.1. Sprint 1
Esta iteración tiene como objetivo realizar la comunicación entre mi red interna con la
plataforma de Office 365.
3.3.1.1. Sprint Backlog
Tabla 19: Tareas de Sprint 1
Tareas del Sprint 1
1 Revisar como está configurada la red interna de Parque del Recuerdo.
2
Solicitar al proveedor los puertos que se tienen que liberar en el Firewall
(proveedor zeit).
3
Coordinar con el proveedor que administra el Firewall de Parque del
Recuerdo (proveedor claro) para habilitar los puertos indicados.
4
Realizar pruebas de conexión entre la red interna de Parque del
Recuerdo y Office 365
Sprint Goal 1:
Conectividad entre la red interna de Parque del Recuerdo y Office 365
Fuente: Elaboración propia
59
3.3.1.2. Planificación
Para realizar este tema primero verificaremos la red interna de comunicación que existe en
la institución Parque del Recuerdo.
Figura 6: Red de comunicación de Parque del Recuerdo I
Fuente: Elaboración propia
60
Verificando la comunicación de la red interna de Parque del Recuerdo con respecto a la
salida de internet y comunicación, se tienen que habilitar puertos y direcciones URL en
el Firewall que administra el proveedor Claro.
Figura 7: Puertos Azure AD Connect
Fuente: docs.microsoft.com
61
Figura 8: Puertos Office 365
62
Fuente: docs.microsoft.com
63
3.3.1.3. Proceso
Para realizar este tema nos tuvimos que contactar con nuestro proveedor de seguridad
administrada y pedir que nos habiliten los puertos mencionados anteriormente para poder
tener una comunicación efectiva entre la red interna de Parque del Recuerdo y Office
365.
64
Figura 9: Configuración de puertos en el firewall de Parque del Recuerdo
Fuente: Fortigate de Parque del Recuerdo
65
3.3.2. Sprint 2
Para poder realizar este Sprint se requería crear un servidor e instalar el Windows Azure AD
Connect para realizar la sincronización con nuestro Active Directory local.
3.3.2.1. Sprint Backlog
Tabla 20: Tareas de Sprint 2
Tareas del Sprint 2
1 Creación de un servidor Windows 2012 R2.
2 Actualizar el servidor.
3
Activar la sincronización de Azure AD Connect en la plataforma de Office
365
4 Instalación del IdFix Tool
5 Instalación del Software Windows Azure AD Connect
6 Configuracion la sincronización de Azure AD Connect
7
Conectividad entre el servidor local (Windows Azure AD Connect) y Office
365
Sprint Goal 2:
Creación de servidor + Conexión con Office 365
Fuente: Elaboración propia
66
3.3.2.2. Proceso
Para la creación del servidor utilizamos la herramienta de Wmare para crear un servidor
virtualizado con las características necesarias para que el Software funcione correctamente.
Se adjunta las características del servidor creado:
Sistema Operativo: Windows Server 2012 R2
CPU: 6
Memoria RAM: 12 GB
Disco: 100 GB
Figura 10: Características del servidor Azure AD Connect
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
67
Para el siguiente paso iremos a nuestra plataforma de Office 365 y activaremos la
sincronización de Azure AD Connect con la plataforma de Office.
Figura 11: Plataforma de Office 365
Fuente: Portal de Office 365
Luego de ingresar al Azure AD dentro del portal nos dirigimos a usuarios activos y le
damos en configurar Sincronización de Active Directory.
68
Figura 12: Activación de Azure AD Connect
Fuente: Portal de Office 365
Luego de ello, aparece el siguiente mensaje de activación:
Figura 13: Aceptación de activación de Azure AD Connect
Fuente: Portal de Office 365
Una vez activado realizaremos la descarga de Run IdFix Tool y el cliente del Windows
Azure Active Directory Connect.
Ahora procederemos a instalar el Run IdFix Tool, este aplicativo nos ayuda a
identificar nuestro Active Directory local e indicarnos si hay usuarios duplicados,
errores de usuarios con lo que puede causarnos problemas en el momento de la
sincronización con nuestra plataforma de Office 365.
69
Figura 14: Instalación de Run IdFix Tool
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
Luego iniciamos el programa y le damos en la opcion Query en donde nos dira si tenemos
errores en nuestro AD, si resulta que tenemos errores el aplicativo nos da la opcion de
eliminarlos.
Figura 15: Pruebas de errores en el Active Directory
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
70
Figura 16: Depuración de errores del Active Directory
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
Una vez limpiado los erroes procederemos a instalar el Active Directory Connect en el
servidor creado.
Figura 17: Instalación de Azure AD Connect | Parte 1
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
71
Figura 18: Instalación de Azure AD Connect | Parte 2
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
72
Figura 19: Instalación de Azure AD Connect | Parte 3
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
73
Figura 20: Instalación de Azure AD Connect | Parte 4
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
74
Habiendo terminado con la instalación del Windows Azure AD Connect procederemos con
la configuración de sincronización:
Figura 21: Configuración de sincronización de Azure AD Connect | Parte 1
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
75
Una vez abierta la consola iniciaremos iremos a la opción: connectors, seleccionamos el
dominio y configuramos la cuenta con las credenciales con el usuario de administración del
dominio de Parque del Recuerdo
Figura 22: Configuración de sincronización de Azure AD Connect | Parte 2
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
76
Figura 23: Configuración de sincronización de Azure AD Connect | Parte 3
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
77
Terminando la operación revisaremos que la conexión esta totalmente realizada en la web
del Office 365:
Figura 24: Validación de sincronización del Azure AD Connect y Office 365
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
78
Ahora que terminamos el desarrollo estamos listos para la implementación.
3.4. IMPLEMENTACIÓN
3.4.1. Pruebas
Previo a la migración de los correos locales se hicieron las pruebas correspondientes
migrando 1 usuario local a la plataforma de Office 365. A continuación, se muestra el detalle
de las migraciones:
3.4.1.1. Exportación del buzón de usuario como PST
Figura 25: Exportación del buzón de usuario como PST | Parte 1
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
79
1. Hacer clic en “Exportar a un archivo” y luego en “Siguiente”.
Figura 26: Configuración de sincronización de Azure AD Connect | Parte 2
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
80
2. Hacer clic en “Archivo de datos de Outlook (.pst)” y luego en “Siguiente”.
Figura 27: Configuración de sincronización de Azure AD Connect | Parte 3
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
81
3. Seleccionar el buzón del usuario a exportar pst y luego hacer clic en “Siguiente”.
Figura 28: Configuración de sincronización de Azure AD Connect | Parte 4
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
82
4. Hacer clic en “Examinar”.
Figura 29: Configuración de sincronización de Azure AD Connect | Parte 5
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
83
5. Crear una carpeta denominada “PST BACKUP”, seleccionarla y hacer clic “Abrir”.
Figura 30: Configuración de sincronización de Azure AD Connect | Parte 6
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
84
6. Verificar que el peso del PST sea el correcto y se haya almacenado con éxito.
Figura 31: Configuración de sincronización de Azure AD Connect | Parte 7
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
Figura 32: Configuración de sincronización de Azure AD Connect | Parte 8
85
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
3.4.1.2. Deshabilitación del buzón de usuario y sincronización con Office 365
Abrir el Microsoft Outlook y hacer clic en “Abrir”.
1. Deshabilitar el buzón del usuario en nuestro servidor de correos locales.
Figura 33: Deshabilitación del buzón del usuario
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
86
2. Mover en el AD, el usuario que se desea migrar a la OU sincronizada con el
Office 365
Figura 34: Traslado de usuario a la OU de Office 365
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
87
3. Ingresar al portal de Office 365 y asignar una licencia al usuario
Figura 35: Asignación de licencia Office 365 a usuario | Parte 1
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
88
Figura 36: Asignación de licencia Office 365 a usuario | Parte 2
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
89
4. Sincronización con el AD
Una vez que se le asigna la licencia al usuario se espera 30 minutos aproximadamente
para que el Office 365 sincronice con el AD y proceder con la creación de los
contactos de usuario, de Office 365 (Onmicrosoft) y la regla de transporte en el
servidor de Exchange mediante el PowerShell, para lo cual utilizaremos los
siguientes comandos:
a) Contacto de usuario: New-MailContact -Name "Roldan Pachas" -
ExternalEmailAddress [email protected] OrganizationalUnit
parquedelrecuerdo.org
b) Usuario Nube (onmicrosoft.com)
New-MailContact -Name "Roldan Pachas Office 365" -ExternalEmailAddress
[email protected] OrganizationalUnit
parquedelrecuerdo.org
c) Regla de redirección: New-transportrule "Reenvio user Office 365 – rpachas" -
sentto “[email protected]" redirectmessageto
5. Descarga de Outlook
Una vez concluido todos los pasos se descarga el Outlook para Office 365 del mismo
portal e ingresando al https://portal.office.com/ con las mismas credenciales que usa
el usuario para ingresar a su computadora en el trabajo.
90
Figura 37: Descarga de Outlook
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
Configuramos el usuario en el Outlook y con esto ya tenemos migrada el usuario a Office
365.
3.4.2 Pase a Producción
Para el pase a producción, después de haber realizado las pruebas satisfactoriamente,
repetiremos el mismo proceso para las 150 licencias que se migraron a la plataforma de
Office 365.
91
3.5. CIERRE
3.5.1. Acta de cierre
Tabla 21: Acta de cierre
ACTA DE CIERRE
Nombre del Proyecto:
Migración del servicio de correos locales a la Plataforma Office 365 de la institución Parque del
Recuerdo.
Administrador del Proyecto:
Jefe de TIC
FECHA:
12 -10 2017
Involucrados en el Proyecto:
Representante Legal PR
Jefe de
Jefe de ICT
Duración del Proyecto: TIC 48 días
Costo Aproximado del Proyecto:
S/ 82,224
92
Cierre del Proyecto:
Se procede a cerrar el proyecto después de haber concluido de forma satisfactoria la migración de las
150 cuentas del servidor de correos locales (Exchange 2010) a la plataforma de office 365.
Descripción de resultados:
Durante la migración de los correos locales a la plataforma de office 365, se realizaron los siguientes
entregables a la institución de Parque del Recuerdo:
Comunicación de la red interna de Parque del Recuerdo con la plataforma de Office 365.
Servidor de sincronización entre la institución de Parque del Recuerdo y la plataforma de
Office 365.
Migración de las 150 cuentas de correos locales a la plataforma de Office 365.
Firma de los Asistentes:
Fuente: Elaboración propia.
93
CAPITULO 4
RESULTADOS
4.1. Resultados
Los resultados del presente informe de suficiencia profesional se despliegan de la siguiente
manera:
1) RED INTERNA
La red interna (antes) de Parque del Recuerdo, en un principio se encontraba saturada
debido a que, todos los servicios core de la institución: ERP, SGC, correos, telefonía,
etc., tenían un mismo canal de salida de datos y voz, éstos se encuentran alojados en
el data center, asimismo, para establecer una comunicación se realizaba el siguiente
flujo:
1. Switch Core
2. Allot (valida los anchos de banda por cada servicio)
3. Firewall
4. Internet
Al estar todos los servicios activos, la red interna se saturaba a cada instante, esto generaba
consecuencias como la demora de salida y entrada de correos, registros en el sistema SGC,
las llamadas telefónicas se entre cortaban, entre otros. Se detectó que el servicio que más
94
consumía en la red interna era el correo electrónico, por lo que se decidió migrar los correos
locales a la plataforma de Office 365.
La red interna (ahora), gracias a la migración de los correos locales a Office 365, el proceso
que se realizaba para los correos locales ya no se produce en la red interna sino, directamente
en internet, debido a que el Office 365 se encuentra en la nube de Microsoft (ver figura 6).
95
Figura 38: Red de comunicación de Parque del Recuerdo II
Fuente: Elaboración propia
ANTES AHORA
OFFICE
365
96
2) CAPACIDAD DE BUZONES DE CORREOS ELECTRÓNICOS
La capacidad de los buzones de correos electrónicos (antes) era de 50 megas para
cada usuario, debido a que el servidor en donde se encontraba alojado el servicio de
correos locales (Exchange 2010) estaba llegando al límite de su capacidad.
Figura 39: Buzón de correos locales (50 MB)
Fuente: Servidor de correos locales de Parque del Recuerdo
97
(Ahora) hoy en día gracias a la migración de los correos locales a la plataforma de Office
365, la capacidad de los buzones de correos electrónicos es de 50 GB por lo cual, el usuario
ahora no se preocupa por la saturación de su bandeja de entrada y puede tener el correo 100%
operativo.
Figura 40: Buzón de Office 365 (50 GB)
Fuente: Plataforma Office 365 de Parque del Recuerdo
98
3) OPTIMIZACIÓN DEL SERVIDOR LOCAL
El servidor local (Antes) estaba llegando al límite de su capacidad quedando
solamente 71.41 GB de espacio, por lo cual iba si llegaba a utilizar todo el espacio la
institución de Parque del Recuerdo se iba a ver afectado con la caída del servicio de
correos electrónicos.
Figura 41: Espacio de servidor anterior (71.41 GB)
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
99
El servidor local (Ahora) gracias a la migración de los correos locales a la plataforma de
Office 365, se llegó a liberar el espacio a 1.38 TB por lo cual ahora las demás áreas pueden
utilizar ese espacio y recursos para realizar pruebas para futuras mejoras e
implementaciones.
Figura 42: Espacio actual del servidor (1.38 TB)
Fuente: Servidor de Parque del Recuerdo
100
4) ENCUESTA DE SATISFACCIÓN
Después de la migracion de los correos locales a la plataforma de Office 365, se
aplicó una encuesta de satisfacción a 20 colaboradores dentro de su horario de trabajo
de manera online. Para el análisis correspondiente se utilizó el software SPSS versión
25 y continuación se muestra los siguientes resultados. (Ver anexo 1)
Figura 43: Encuesta de satisfacción |Parte I
1) ¿Consideras que tener una bandeja de entrada de 50 GB te favorece en tu
labor diaria?
Fuente: Elaboración Propia
101
Figura 44: Encuesta de satisfacción |Parte II
2) ¿Te es favorable ingresar a tus correos electrónicos desde cualquier
dispositivo móvil?
Fuente: Elaboración Propia
Figura 45: Encuesta de satisfacción |Parte III
3) ¿Después de la migración de los correos locales a office 365 te has visto afectado
con el servicio?
102
Fuente: Elaboración Propia
Figura 46: Encuesta de satisfacción |Parte IV
4) ¿Te beneficia tener licencia de Office para 5 dispositivos?
103
Figura 47: Encuesta de satisfacción |Parte V
5) Gracias a la migración a office 365 el cual incluye contar con Skype
empresarial ¿consideras beneficioso contar con ese servicio?
Fuente: Elaboración Propia
104
Figura 48: Encuesta de satisfacción |Parte VI
6) Gracias a la migración a office 365 el cual incluye contar con One Drive
¿consideras beneficioso contar con ese servicio?
Fuente: Elaboración Propia
Figura 49: Encuesta de satisfacción |Parte VII
7) ¿Estas satisfecho estas con la migración de los correos locales a la plataforma
de Office 365?
105
Fuente: Elaboración Propia
106
4.2 Presupuesto
Para el proyecto realizado en la Institución de Parque del Recuerdo el presupuesto que
se gasto fue el siguiente:
107
CONCLUSIONES
General
La migración del servicio de correos locales a la Plataforma Office 365 de la institución
Parque del Recuerdo, ayudó a tener un servicio más estable, debido a que ahora los correos
se encuentran alojados en la nube de Microsoft, por lo que, ante cualquier problema que se
pueda producir dentro de la institución, el servicio de correo electrónico no se verá afectado
porque se cuenta con una alta disponibilidad para atender todos los requerimientos y/o
consultas que realicen a los usuarios que contengan el dominio de parque del recuerdo
(parquedelrecuerdo.org).
Específicos
1. La red interna de la institución Parque del Recuerdo disminuyó su saturación con la
migración de los correos locales a la Plataforma Office 365, debido a que el servicio
se encuentra directamente en la nube de Microsoft, esto genera mayor fluidez para
los otros servicios de la institución.
2. Se evitó la caída del servicio de correos electrónicos de la institución Parque del
Recuerdo con la migración a la Plataforma Office 365, debido a que antes surgían
los siguientes inconvenientes:
- El disco en donde se encontraba la base de datos del servicio de correos
electrónicos se llenaba ocasionalmente y esto que se detenga el servicio.
- El servidor en donde se encontraba alojado el servicio de correos
electrónicos se dañaba el sistema operativo por lo cual dejaba sin servicio a
108
los usuarios. El área de TI restauraba la copia de seguridad y solucionaba el
incidente.
- Con la migración a la plataforma Office 365 la institución está protegida
ante los posibles inconvenientes que se puedan producir, ahora se cuenta
con un servicio con alta disponibilidad y 0 caídas.
3. El espacio en el servidor local se optimizó con la migración a la Plataforma Office
365, debido a que ya no se está utilizando el servicio de correos locales, ahora se está
reutilizando para diversas pruebas o mejoras que se puede realizar a los servicios
existentes.
109
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111
ANEXOS
Anexo 1: Modelo de encuesta
112
113
114
Anexo 2: Tabulación de encuesta en SPSS versión 2¿
115
116
