FCE-procedimientos IT 03

7/25/2019 FCE-procedimientos IT 03

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Fecha de liberacin:

10.11.10rea responsable:Gerencia de Comercializacin

Fecha de versin:27.06.12

Cdigo de documento:FCE-LIB-IT.03

Versin:01

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Tipo de documento:Procedimiento

Nivel:3

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Instructivo para el manejo demorralla en libreras

INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE MORRALLAEN LIBRERAS


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I. OBJETIVO

Establecer un mecanismo para solicitar, manejar, custodiar y depositar la morralla(monedas y billetes) a la empresa de valores contratada por el FCE.

II. DESCRIPCIN

Para atender los requerimientos de efectivo en caja se dispondrn de fondos morrallaconforme a las necesidades de cada librera.

1. Para el Manejo de Morralla

Las actividades que tendr que realizar el Encargado de Librera del 1er. turno o lapersona designada para tal efecto por el Subgerente de Coordinacin de Libreras, sernlas siguientes:

Para la Recepcin

Recibir del servicio de proteccin de valores el importe autorizado , de acuerdo al

calendario mensual verificar que la bolsa est debidamente sellada. Asimismo, quelos sellos de plomo o folios de sello seguro, correspondan con el comprobante de laempresa de traslado de valores, que el custodio firme y anote en la papeleta elnmero que la empresa de traslado de valores le tiene asignado en el Catlogo deFirmas, fecha y hora de la entrega.

Contar el importe de la morralla y dividirla en partes iguales entre los cajeros de lalibrera la totalidad de Vales de Fondo Morralla firmados, debern amparar la remesarecibida.

Si hubiera algn faltante, cambio de denominacin de moneda, billete o bien,

cualquier anomala que pudiera surgir de la remesa recibida, se deber reportar deinmediato va correo electrnico a la persona correspondiente o designada para talefecto por el Subgerente de Coordinacin de Libreras.

Recabar de los cajeros, el Vale de Fondo de Morralla (FCE-LIB-RE.11), por losimportes entregados, custodiarlos y actualizarlos conforme se incremente odecremente la morralla.


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Para el manejo y custodia

Deber mantener un consecutivo con las copias de los documentos de recepcin ydepsito de morralla al servicio de proteccin de valores.

Deber mantener un consecutivo con los Vales de Fondo de Morralla (debidamentefirmados por los cajeros, en su caso por el propio Encargado de Librera, de tal formaque el total de la remesa recibida, se encuentre amparada por los vales.

Para la Devolucin

Un da despus de recibir la nueva de remesa de morralla, los Cajeros deberndevolver al Encargado de librera o a la persona designada por l, el importe de lamorralla recibida en el periodo inmediato anterior, para su depsito inmediato en lacaja de seguridad de la empresa de valores.

Para el depsito

Deber utilizarse un envase sello seguro, Llenar ficha servicio de proteccin devalores, en la que se deber anotar el nmero del envase, importe, fecha deelaboracin, y semana a la que corresponda la remesa que se est depositando,asimismo llenar ficha de depsito del banco, de la cual la fecha de elaboracin deberser igual a la de la ficha del servicio de proteccin de valores, as como la fecha de laremesa Llenar y anexar a la ficha de depsito el formato Control de depsito (FCE-LIB-RE.12), describiendo por denominacin, cantidad y total por denominacin, ascomo el total del depsito. Y de inmediato deber efectuar el depsito en la caja deseguridad.

Para entregar el depsito de la morralla al servicio de proteccin de valores, estarn

presentes el cajero y el encargado de la librera y debern:1. Realizar confirmacin positiva de la identificacin del custodio de la empresa

de servicio de proteccin de valores, de acuerdo a su gafete y al Catalogo deFirmas autorizadas de esta empresa.

2. Confirmarn el nmero de papeletas y envases entregados al custodio de laempresa de servicio de proteccin de valores.

3. En la papeleta o ficha de entrega de valores original, verificarn al momentode la entrega, que el custodio firme y anote en la papeleta el nmero que la


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empresa de traslado de valores le tiene asignado en el Catlogo de Firmas,

fecha y hora de la recoleccin, debiendo en ese momento tambin el cajerofirmar y anotar fecha y hora en la papeleta original, datos que deberncoincidir con lo anotado por el custodio de la empresa de traslado de valores.

Por ningn motivo se deber reenviar la morralla en el mismo envase con el que serecibi, incluso an en el caso de que esta no haya sido utilizada, siempre deberverificarse el importe y depositarse en nuevo envase.

La distribucin del original y las copias de la ficha del servicio de proteccin de valoresser de la siguiente manera:

Original.- Departamento de Registro Contable.2 copias.- Servicio de Proteccin de Valores.1 copia.- Archivo Cajero1 copia fotosttica.- Subgerencia de Coordinacin de Libreras a la que le deberanexar fotocopia de la ficha con la que recibi la remesa que est depositando.

Archivar ficha de depsito en consecutivo.

2. Para Solici tar el Incremento o Decremento de Morralla

Se buscar que la morralla entregada peridicamente, sea justa y suficiente para cubrir la

operacin de caja en libreras, cualquier insuficiencia o excedente innecesario noreportado, ser responsabilidad del cajero o encargado de la librera.

Los incrementos y decrementos en los importes de morralla, estarn en funcin de latemporada y situacin especfica que se presente en cada librera, sin embargo deberdisminuirse la cantidad de morralla asignada, por peticin del propio cajero o encargadode librera, si se comprueba la no utilizacin total, como seran los casos de: a) Devolucinfrecuente del importe correspondiente de la morralla, pues debera ser en su mayorabilletes de alta denominacin); b) Notorio exceso de morralla sin utilizar, comprobado enarqueo del mismo concepto; c) Frecuentes faltantes de morralla a un mismo cajero olibrera.

La Subgerencia de Coordinacin de Libreras, o la persona que esta designe ser lainstancia facultada para gestionar los importes de morralla ante la ventanilla nica de laGerencia de Administracin y Finanzas.

Los Encargados de Libreras solicitarn a la Subgerencia de Coordinacin de Libreras losimportes de morralla que requieren para cubrir sus necesidades operativas mensualmente,previa autorizacin del Subgerente de Coordinacin de Libreras y Gerente deComercializacin. El trmite interno que realizarn ser el siguiente:


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A) El cajero comunicar al Encargado de Librera/Persona designada, el importe y lasdenominaciones que requiere.

B) El Encargado de la Librera/Persona designada, previa valoracin de los importessealados, gestionar ante la Subgerencia de Coordinacin de Libreras, laaprobacin correspondiente.

C) La persona designada por la Subgerencia de Coordinacin de Libreras llenar larequisicin de cheques y recabar la firma de autorizacin del Jefe de Libreras, delSubgerente de la Coordinacin de Libreras y del Gerente de Comercializacin, slode las solicitudes previamente aprobadas.

D) La persona designada por la Subgerencia de Coordinacin de Libreras realizar lasgestiones correspondientes ante la ventanilla nica de la Gerencia deAdministracin y Finanzas.

Los incrementos y decrementos en los importes de morralla, debern solicitarse con unmes de anticipacin.

3. Responsabilidades

Cada cajero deber resguardar en caja fuerte o lugar determinado el importe de morralladel cual es responsable.

Los cajeros al inicio y al trmino del turno debern verificar que los importes correspondana la morralla asignada. De la misma manera, sern responsables del uso que le den almismo.

El Cajero del 1er. Turno o la persona designada para tal efecto por el Encargado de laLibrera, ser la instancia responsable de recibir y realizar el depsito al Servicio deProteccin de Valores y resguardar bajo su responsabilidad, los documentos de losdepsitos correspondientes.

Si en un depsito de morralla, se detecta que se realiz el deposit incompleto del efectivopor parte del cajero, deber este, junto con el encargado de la librera en cuestin cubrir elimporte del faltante.

Adicionalmente, si como consecuencia, de que el cajero o la persona designada parahacer los depsitos hubieran omitido seguir el procedimiento en alguna de sus partes, ycomo consecuencia se generara un faltante en el depsito de la morralla , deber el cajero


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junto con el encargado de la librera en cuestin tambin debern cubrir el importe del

faltante.

El Jefe de Departamento de Libreras o quin l designe, deber supervisar loscomprobantes de las recepciones y depsitos por billete y morralla. En caso de encontraralguna irregularidad, deber de informar de manera inmediata, al Subgerente deCoordinacin de Libreras.


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III. CONTROL DE CAMBIOS:

FECHA VERSINPGINAS

AFECTADASORIGINADOR DEL

CAMBIONATURALEZA DEL

CAMBIO

27.06.12 01 TodasRepresentante de

la direccin

Se cambia el trminorevisin por el de versin y

se agrega la leyenda dedocumento

electrnicamente controladoEste procedimiento se

presentar en la prximareunin de COMERI

10.11.10 00 TodasSubgerencia deCoordinacin de

libreras

Implementacin delinstructivo

IV. REFERENCIAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS:

ANEXO NO. DOCUMENTO TTULO4.1 FCE-LIB-PR.03 Procedimiento de punto de venta (caja)

V. GLOSARIO DE DEFINICIONES:

Morralla.-Monedas y billetes de baja denominacin para la operacin diaria en las cajasde las libreras del FCE.


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ANEXO 7.3FCE-LIB-RE.11

VALE FONDO DE MORRALLA


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INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. TTULO: VALE DE FONDO DE MORRALLA

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:Registrar y controlar la entrega y devolucin del fondo de morralla entre losencargados de las libreras y los cajeros del FCE.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:Encargado de librera / Cajero

4. FORMA DE LLENADO:Manual

5. DESCRIPCIN DEL LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Nombre Descripcin

1. Librera Nombre de la librera en la que se realiza la entrega devolucin de la morralla

2. Recib de la librera Nombre de la librera en que se realiza la entrega -devolucin de la morralla

3. Nmero Importe de morralla que se recibe y entrega

4. Letra Anotar con letra el importe de morralla que se recibe yentrega

5. Por concepto de Describir el concepto que corresponda a la elaboracindel vale

6. Fecha Da, mes y ao en que se realiza el depsito

7. Nombre, firma ypuesto

Nombre, firma y puesto de quien recibe la morralla


Nombre, firma y puesto de quien entrega la morralla


Nombre, firma y puesto de quien recibe la devolucinde la morralla


Nombre, firma y puesto de quien entrega en devolucinla morralla


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ANEXO 7.4

FCE-LIB-RE.12

CONTROL DE DEPSITO


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INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. TTULO: CONTROL DE DEPSITO

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:Registrar y controlar el depsito de dinero en la caja de seguridad de la empresade valores.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Cajero / Encargado de librera

4. FORMA DE LLENADO:Manual

5. DESCRIPCIN DEL LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Nombre Descripcin

1. Librera Anotar el nombre de la librera en la que se realiza eldepsito devolucin de la morralla

2. Turno Describe el turno que corresponda: 1, 2, 3 o nico3. Fecha Da, mes y ao en que se realiza el depsito en la caja

de seguridad de la empresa de valores

4. Cantidad Nmero de billetes y/o monedas de cada denominacindepositada

5. Importe Cantidad total en pesos que se deposita de cadadenominacin

6. Total Cantidad en pesos que resulta de la suma de todos losimportes parciales

7. Nombre y firma delcajero

Nombre y firma del cajero que realiza el depsito

8. Nombre y firma delEncargado

Nombre y firma del encargado de la librera quesupervisa el depsito

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