FICHA TÉCNICA CARGUE DE PLANTILLA CUENTAS POR PAGAR · PDF fileF-43 . FICHA...
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FICHA TCNICA CARGUE DE PLANTILLA CUENTAS POR PAGAR
Macroproceso Gestin financiera
Nivel 1 Gestin de egresos
Nivel 2 Gestin de cuentas por pagar
Cdigo PRO-25-3-01-09
Versin 1
Fecha publicacin 04/09/2015
Tipo Documento Ficha tcnica
Tabla de contenido
1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 2
3. NORMATIVA ............................................................................................................................... 2
4. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 2
4.1 Responsable del proceso ........................................................................................................ 2
4.2 Responsabilidades especficas ............................................................................................... 2
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES .......................................................... 3
5.1 Diagrama de flujo Cargue de plantillas Cuentas por pagar ................................................ 3
5.2 Descripcin de actividades Cargue de plantillas Cuentas por pagar ................................. 3
6. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 8
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 9
8. INDICADORES ............................................................................................................................ 10
9. RIESGOS .................................................................................................................................... 11
10. CONTROL DE CAMBIOS ......................................................................................................... 11
11. APROBACIN ........................................................................................................................ 12
FICHA TCNICA CARGUE DE PLANTILLA CUENTAS POR PAGAR
Macroproceso Gestin financiera
Nivel 1 Gestin de egresos
Nivel 2 Gestin de cuentas por pagar
Cdigo PRO-25-3-01-09
Versin 1
Fecha publicacin 04/09/2015
Tipo Documento Ficha tcnica
1. OBJETIVO
Realizar el pago a los estudiantes que prestan el servicio de labores ocasionales y convenios
educativos, as como los auxilios de FOPRE, contratos civiles y ajustes de Cuentas por pagar,
realizando la contabilizacin pertinente en el sistema de informacin.
2. ALCANCE
Desde la generacin de un archivo plano con la informacin contable a ajustar por parte de la
unidad, hasta el envo de los soportes de pago a Tesorera
3. NORMATIVA
Directrices
Poltica de vinculacin de estudiantes
Poltica contratacin civil persona natural
Para el caso de contratos civiles, labores ocasionales, FOPRE y convenios educativos se debe
entregar completamente diligenciado el formato de contratos civiles, labores ocasionales,
FOPRE y convenios educativos que arroja el sistema en las fechas establecidas.
Lineamientos
N.A
4. RESPONSABILIDADES
4.1 Responsable del proceso
Jefe de Contabilidad
4.2 Responsabilidades especficas
Coordinador Cuentas por pagar
Velar por el cumplimiento de resoluciones, decretos y leyes que regulan las actividades
contables y financieras en la ejecucin del proceso.
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Nivel 1 Gestin de egresos
Nivel 2 Gestin de cuentas por pagar
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Versin 1
Fecha publicacin 04/09/2015
Tipo Documento Ficha tcnica
Velar por el cumplimiento de la poltica de contratacin civil por prestacin de servicios
y dems normativa que aplique.
Gestor /Analista Cuentas por pagar
Asegurar que la informacin sea ingresada en el sistema correctamente y de forma
oportuna.
Asegurar que los montos a pagar sean los correctos de acuerdo al concepto y cantidades
de acuerdo a las polticas establecidas en la Universidad.
Entregar a Tesorera los documentos e informacin necesaria para realizar los
respectivos pagos.
Tesorera
Garantizar que el pago a los estudiantes, contratistas civiles y personas naturales sea
oportuno.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
5.1 Diagrama de flujo Cargue de plantillas Cuentas por pagar
5.2 Descripcin de actividades Cargue de plantillas Cuentas por pagar
PRO-25-3-01-09
CARGUE DE PLANTILLAS CUENTAS POR PAGARC
ON
TA
BIL
IDA
DD
SIT
/DE
CA
NT
UR
A
DE
ES
TU
DIA
NT
ES
TE
SO
RE
RA
3- Generar archivo plano
con cuentas de cobro
Archivo plano en plantilla de requerimientos de SAP
La carga es correcta?
8- Corregir errores
SI
NO
Ejecucin de Pago
11-Enviar Soportes para
Pagos a Tesorera
Archivo plano en plantilla de requerimientos de SAP
9- Contabilizacin
- Documento contable- Documento CO (PA)
- Documento FM
Los documentos coinciden?
SI
-FOPRE: Memorando con relacin de estudiantes-Labores Ocasionales: Cuenta de cobro
- Monitorias: Contrato de convenio educativo por estudiante
NO
Anulacin de documentos Cuentas por
Pagar
10-Correccin de archivo plano
2- Recibir documentos de
soporte de la Unidad
-FOPRE: Memorando con relacin de estudiantes y Formato de solicitud de pago -Labores Ocasionales: Cuenta de cobro
- Monitorias: Contrato de convenio educativo por cada estudianteContratos civiles: Contrato
Impuestos: Formato de solicitud de pago
Es Legalizacin de anticipos?
NO
SI
1-Legalizar anticipos
Es legalizacin
de anticipos?
NO
SI
4 - Cruzar documentos
contra cargue
5- Enviar a unidad para cambio de
soporte
6- Cambio de soporte y envo a
Cuentas por Pagar
7- Cargar archivo plano en test
Error de soporte?
Si
No
1
1
Se corrige nicamente la(s) partida(s) que presenta(n) el/los
error(es)
PRO-25-3-01-09-Cargue de plantillas Cuentas por Pagar.vsdCargue de plantillas CxPmp.sanchez116Archivo adjuntoPRO-25-3-01-09-Cargue de plantillas Cuentas por Pagar.pdfFICHA TCNICA CARGUE DE PLANTILLA CUENTAS POR PAGAR
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Fecha publicacin 04/09/2015
Tipo Documento Ficha tcnica
Entrada Centro de Trayectoria Profesional / Decanatura de estudiantes
Proveedor
Archivo plano y soportes para realizar el pago de labores ocasionales, convenios educativos y auxilios FOPRE y contratos civiles. -Contrato civil -FOPRE: Memorando, relacin de estudiantes -Labores Ocasionales: Cuenta de cobro - Monitorias: Convenio de monitoria por estudiante
Salida Documentos de soporte de pago
Cliente Tesorera
No. Actividad
Actividad Descripcin Responsable Sistema Documentos
1 Legalizar anticipos Para realizar la legalizacin de los anticipos a empleados se hace la contabilizacin en la transaccin F-43
Transaccin F-43
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Fecha publicacin 04/09/2015
Tipo Documento Ficha tcnica
2
Recibir documentos de soporte de la Unidad
Para monitorias se reciben los convenios en las fechas estipuladas segn el cronograma. Para labores ocasionales se reciben diariamente pero se procesan de acuerdo al volumen que se tenga. Para FOPRE se recibe el memorando semanalmente en donde viene relacionado la cantidad de estudiantes a los cuales se les otorgar el auxilio y un archivo en Excel, este documento se tramita apenas se recibe. En el caso de contratos civiles se recibe el paquete de documentos de Jurdica y de Gestin Humana en moneda extranjera.
-FOPRE: Memorando con
relacin de estudiantes y Formato de
solicitud de pago Archivo en Excel
-Labores Ocasionales:
Cuenta de cobro - Monitorias: Contrato de
convenio educativo por cada estudiante -Contratos civiles:
Contrato -Impuestos: Formato de
solicitud de pago
3 Generar archivo plano con cuentas de cobro
Generar un reporte o archivo plano con las cuentas por pagar a los estudiantes que prestan las labores ocasionales y convenios educativos, con los requerimientos del sistema SAP (las labores ocasionales, convenios educativos, auxilios FOPRE y contratos civiles en moneda nacional y extranjera afectan presupuesto y costos, por estar razn la plantilla incluye las dimensiones de presupuesto y objeto de costo).
Cuentas por Pagar
Archivo plano en plantilla de
requerimientos de SAP
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