Flujograma de procesos def.

Diagramas de Flujo de Procesos

Expositor

Damián Escudero

Gerencia de Administración y Finanzas

Contenido• Conceptos básicos

• Árbol de Problemas

• Formulación de Procesos

• Objetivo y Alcance

• Tipos y Características

• Símbolos usados en los diagramas de flujo

• Simbología ISO-9000

• Ventajas de Uso de Técnicas de Diagramación

• Recomendaciones

Conceptos Básicos

• Procesos: Secuencia de actividades diseñadas y ejecutadas coordinadamente para el logro de objetivos

• Estructura Organizativa: Está constituida por el conjunto de relaciones de trabajo formalmente definidas, implica división de trabajo y asignación de responsabilidades.

• Sistemas: Procedimientos que hacen funcionar la organización, conjunto de elementos interconectados entre sí con un objeto específico.

Diagrama de Flujo

Gráfico que representa hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos

Árbol de Problemas

Causas

Borrado de datos en las facturas archivadas

Aumento de probabilidad de

extravío de las facturas

Desmejora de la calidad del servicio

administrativo

Efectos

Latencia en la entrega de facturas al

socio solicitante.

Impresión no organizada por

número de asociado

Sistema de archivo no adecuado

Falta de interés sobre la obtención

oportuna de la facturación

Problema Central

Formulación de los Procesos

• Aplicar enfoque analítico a los servicios administrativos realizados.

• Establecimiento de objetivos.

• Segmentación de procesos.

• Determinación de actividades e involucrados. (Elementos).

• Análisis de efectividad (Cuellos de botella, presiones del sistema, calidad de servicio)

• Formalización mediante la ejecución de la diagramación.

• Aprobación de la Gerencia de Administración y Finanzas.

Objetivo y Alcance

En el marco de la implementación de las normas ISO-9001-2008 se requiere la elaboración de los manuales de procedimiento de la Gerencia de Administración y Finanzas

Brindar a la Gerencia de Administración los elementos de juicio

idóneos para la representación de procedimientos y procesos,

así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.

Tipos y Características

Vertical (Gráfico de análisis de proceso) Secuencia de rutina

Horizontal (Destaca a los involucrados en el proceso) Enfocado en la distribución del trabajo

De Bloques (Secuencia de bloques contendientes de las tareas realizadas) Procesos integrales

Tipos de Flujogramas

Representación sintética de los procesos.Simbolización de los procedimientos y de los elementos relacionadosSistema visible que permite analizar los pasos de un proceso

Características de los Flujogramas

Símbolos usados en los Diagramas de Flujo

American Society of Mechanical Enginners (ASME)

American National Standard Institute (ANSI)

International Organization for Standarization (ISO)

Deutches Institut fur Normung e.V (DIN)

Símbolos del flujograma de ingeniería de operaciones y

administración y mejora de la calidad del proceso (DO)

Diagramas integrados de flujo (DIF) en las versiones de

Yourdon-De Marco y Gane & Sarson

Simbología ISO-9000

Entrada de bienes. Productos o material que ingresan al proceso.

Decisión. Representa el hecho de efectuar una selección o decidir una alternativa específica de acción.

Transportación. Indica el movimiento de personas, material o equipo.

Operación e inspección. Indica la verificación o supervisión durante las fases del proceso, método o procedimiento de sus componentes.

Inspección y medición. Representa el hecho de verificar la naturalez, calidad y cantidad de los insumos y producto.

Operaciones. Fases del proceso, método o procedimiento.

REPRESENTASIMBOLO

Demora. Indica retraso en el desarrollo del proceso, método o procedimiento.

Almacenamiento. Depósito y/o resguardo de información o productos.

Simbología ISO-9000 (Ejemplo)

MATERIA PRIMA

REVISIÓN

PRODUCCIÓN

DECISIÓN

EMPAQUETADO

ALMACEN

CONTROL DE CALIDAD

SI

1

1

NO

Ventajas de Uso de Técnicas de Diagramación

De uso: Facilita su empleo

De destino: Permite la correcta identificación deActividades

De comprensión e interpretación: Simplifica su comprensión

De interacción: Permite el acercamiento y coordinación

De simbología: Disminuye la complejidad y accesibilidad

De diagramación: Se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados

Recomendaciones

En cuanto a su contenido y uso:

• La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser

realizada con frases breves y sencillas

• Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades

administrativas

• El símbolo de documento debe contener el nombre original

de la forma que se utilice

• Cuando existen una gran cantidad de conectores, es

conveniente adicionar un color al símbolo

Diagrama de Bloque

FECHA DE ELABORACIÓNAUTORIZÓFORMULÓ

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Pide material mediante solicitud

de material

Departamento solicitante

Soicita material mediante requ-

isición de compra

Pide material mediante orden

de compra Utiliza material

Comunica deficiencia al

proveedor

Surte material

Surte materialSurte material

FIN


Almacén

Proveedor

Departamento de compras

Almacén ¿Material requerido? ¿Origen del materia?l

¿Material requerido?

B

A

B

A


almacén

B

SI

Proveedor

NO

NO

SI

Almacén

SI

NO

Existencia suficiente

Diagrama de Formato Horizontal





de material

Departamento solicitanteSoicita material mediante requ-

isición de compra

Pide material mediante orden de

compra

Utiliza material Comunica deficiencia al

proveedor

Surte materialSurte material

Surte material

FIN

Departamento solicitanteAlmacén Proveedor

Departamento de comprasAlmacén

¿Material requerido?¿Origen del materia?l

¿Material requerido?

Existencia suficiente

B

A

C

A

A


almacén

B

SI

Proveedor

NO

NO

SI

Almacén

SI

NO

Diagrama de Formato Tabular





de material

INICIOSoicita material mediante requ-

isición de compra

Pide material mediante orden de

compra


proveedor

Surte material

FIN

¿Origen del materia?l

¿Existencia suficiente?

B

A

A


almacén

B

SI

Proveedor

NO

NO

SI

Almacén

SI

DEPARTAMENTO SOLICITANTE ALMACEN DEPARTAMENTO DE COMPRAS PROVEEDOR

Surte material

Surte material

Utiliza material

¿Material requerido? ¿Material requerido?

NO

Diagrama de Formato Arquitectónico




Proveedor

11


Bodega

Almacén


3

1

12

15

13

14

7

6, 17

2

8

5

4

9

Presentación de proyectos en Word, PowerPoint o Visio

Fin de la presentación

Gracias por su amable atención

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