FOR101130v1-CO001 Comptabilitat Analítica.doc€¦ · Web viewPer accedir als informes de la...

COGestió de la Comptabilitat Analítica

Manual d’usuari

Versió 1.0

Gestió de la Comptabilitat Analítica CO

Índex

1 INTRODUCCIÓ................................................................................................6

1.1 Introducció general...............................................................................................6

1.2 Menú d’accés.......................................................................................................6

2 GESTIÓ DE CLASSES DE COST............................................................................7

2.1 Creació de Classes de Cost.................................................................................7

2.1.1 Alta Classe de Cost - Procediment...............................................................8

2.1.2 Alta Classe de Cost – Transacció d’Accés...................................................8

2.1.3 Crear Classes de Cost Secundàries..........................................................15

2.2 Modificació Classe de Cost................................................................................17

2.2.1 Modificació Classe de Cost - Procediment.................................................17

2.2.2 Modificació Classe de Cost – Transacció d’Accés.....................................19

2.3 Visualització Classe de Cost..............................................................................20

2.4 Esborrar Classe de Cost....................................................................................22

2.5 Visualització Modificacions Classes de Cost.....................................................25

2.6 Grups de Classes de Cost..................................................................................28

2.6.1 Creació de Grups de Classes de Cost.......................................................28

2.6.2 Modificació Grups de Classe de Cost........................................................30

2.6.3 Visualització Grups de Classe de Cost......................................................32

3 GESTIÓ CENTRES DE COST.......................................................................34

3.1 Jerarquia de Centres de Cost.............................................................................34

3.1.1 Modificar Jerarquia de Centres de Cost.....................................................34

3.1.2 Visualitzar Jerarquia de Centres de Cost...................................................42

3.2 Gestió de Centres de Cost.................................................................................44

3.2.1 Alta Centres de Cost - Procediment...........................................................44

document.doc Pàgina 2 de 142

Gestió de la Comptabilitat Analítica CO3.2.2 Alta Centres de Cost - Transacció..............................................................45

3.2.3 Modificació Centres de Cost - Procediment...............................................50

3.2.4 Modificació Centres de Cost - Transacció..................................................51

3.2.5 Visualització Centres de Cost.....................................................................54

3.2.6 Suprimir Centres de Cost...........................................................................55

3.2.7 Visualitzar Modificacions............................................................................57

3.2.8 Tractament Col·lectiu.................................................................................59

3.3 Gestió de Grups de Centres de Cost.................................................................66

3.3.1 Creació de Grups Centres de Cost............................................................66

3.3.2 Modificació de Grups de Centres de Cost..................................................69

3.3.3 Visualització Grups de Centres de Cost.....................................................72

4 GESTIÓ D’ORDRES......................................................................................74

4.1 Creació d’Ordres................................................................................................75

4.1.1 Alta Ordre de Cost - Procediment..............................................................75

4.1.2 Alta Ordre de Cost – Transacció d’Accés...................................................76

4.1.3 Pestanya Assignacions..............................................................................78

4.1.4 Pestanya Control........................................................................................79

4.1.5 Pestanya Dades Generals..........................................................................81

4.2 Modificació d’Ordres...........................................................................................83

4.2.1 Modificació Ordre de Cost - Procediment...................................................84

4.2.2 Modificació Ordre de Cost – Transacció d’Accés.......................................85

4.3 Visualització d’Ordres.........................................................................................86

4.4 Gestió de Grups d’Ordres...................................................................................87

4.4.1 Creació grups d’Ordres..............................................................................87

4.4.2 Modificació grups d’Ordres.........................................................................90

4.4.3 Visualització grups d’Ordres.......................................................................93

5 OPERACIONS DE CONTROLLING...............................................................96


Gestió de la Comptabilitat Analítica CO5.1 Trasllat manual de Costos/Ingressos.................................................................96

5.1.1 Registrar Trasllat Manual de Costos/Ingressos..........................................96

5.1.2 Visualitzar Traspàs Manual de Costos/Ingressos....................................101

5.1.3 Esborrar Traspàs Manual de Costos/Ingressos.......................................104

6 SISTEMES D’INFORMACIÓ........................................................................107

6.1 Índex de Dades Mestres...................................................................................107

6.1.1 Classes de Cost........................................................................................107

6.1.2 Centres de Cost........................................................................................111

6.1.3 Ordres.......................................................................................................113

6.2 Comptabilitat Classes de Cost.........................................................................115

6.2.1 Classes de cost: Desglossament per societat..........................................115

6.2.2 Documents de les factures de costos: Costos reals.................................116

6.3 Comptabilitat Centres de Cost..........................................................................117

6.3.1 Àrea: Centres de Cost..............................................................................117

6.3.2 Àrea: Classes de Cost..............................................................................118

6.3.3 Centres de Cost Període actual/acumulat................................................119

6.3.4 Centre de cost: Desglossament p/interl....................................................120

6.3.5 Centres de cost: Desglossament per operació.........................................121

6.3.6 Àrea: Ordres assignades/elements PEP..................................................122

6.3.7 Comparació trimestres.............................................................................123

6.3.8 Comparació exercicis...............................................................................125

6.3.9 Partides Individuals Reals........................................................................125

6.3.10 Centres de cost: Comparació d’objectes..................................................128

6.3.11 Centres de cost: Actuals/Acumulats/Exercici...........................................129

6.3.12 Àrea: Ordres.............................................................................................130

6.4 Comptabilitat Ordres de Cost...........................................................................131

6.4.1 Ordre: Període actual/acumulat................................................................131


Gestió de la Comptabilitat Analítica CO6.4.2 Llista: Ordres............................................................................................132

6.4.3 Llista: Ordres per classes de cost............................................................133

6.4.4 Llista: Classes de cost per ordres............................................................134

6.4.5 Ordre: Desglossament p/interlocutor........................................................134

6.4.6 Comparació anual real.............................................................................135

6.4.7 Ordre: Comparació trimestres real...........................................................137

6.4.8 Ordre: Comparació de períodes real........................................................137

6.4.9 Ordre: Comparació de períodes real........................................................138

6.4.10 Partides Individuals Reals........................................................................139



1 INTRODUCCIÓ1.1 Introducció generalAquest document conté el Manual d’Usuari del mòdul de Comptabilitat Analítica (CO) referent a dades Mestres. Recull tant la definició de dades mestres com el seu manteniment.

L’objectiu d’aquest manual és mostrar als usuaris referents, involucrats directament en les tasques d’execució del projecte, com es realitzarà a partir d'ara la gestió de les dades mestres de la comptabilitat analítica dins del Nou Model de Gestió ATENEA-ECOFIN. Es busca capacitar al conjunt de futurs usuaris sobre els conceptes bàsics i el funcionament general de la solució específica de la Universitat de Barcelona.

En aquest manual s’indiquen els menús d’accés a les pantalles que aniran apareixent successivament al realitzar cadascuna de les tasques, acompanyades de la descripció seqüencial dels camps que contenen, i la forma en que aquests camps han d’esser complimentats.

S’indica també el procediment i els diferents passos que han de seguir els usuaris per tal de donar d’alta i/o modificar una dada mestre de comptabilitat analitica: classes de cost, centres de cost i/o ordres de cost.

1.2 Menú d’accés

En ATENEA-ECOFIN tant l'accés als menús com a les transaccions estaran controlades pels perfils d'usuari, pel que no tots els usuaris podran portar a terme determinades accions sobre ells.

En aquest manual es descriu el maneig del menú de forma global, sense distingir entre el que puguin fer els diferents tipus d'usuaris.



2 Gestió de Classes de CostLes classes de cost són posicions del pla de comptes rellevants per la Comptabilitat Analítica i indiquen la naturalesa de la despesa i el ingrés, generalment són comptes de PiG (Pèrdues i Guanys), encara que també poden ser classes de cost comptes de Balanç com els comptes referents al Immobilitzat.

Distingim les següents tipologies de classes de cost:

Classes de cost primàries: pròpies de la gestió financera, per comptabilitzacions que provenen d’altres àrees de gestió (Es generen per les activitats externes a l’empresa).

Classes de cost secundàries: pròpies de la comptabilitat analítica, utilitzades per reclassificacions de despeses/ingressos en objectes de cost (Sorgeixen del flux intern de costos de l’organització.).

2.1 Creació de Classes de CostLa classe de cost serveix per agrupar en un sol grup diferents centres de cost, i igualment tenen la possibilitat de donar-se d’alta directament igual que un centre de cost, i després poder realitzar modificacions.



2.1.1 Alta Classe de Cost - Procediment

En el procés de donar d’alta d’una classe de cost, dos entitats ho poden demanar, per una banda, l’unitat Transversal / Departament / Administració o la mateixa Unitat de Patrimoni pot veure necessari crear una nova classe de cost, donada aquesta necessitat, l’Unitat Transversal/Departament/Administració enviarà un mail a l’Unitat de Patrimoni per notificar-ho.

A partir d’aquí l’Unitat de Patrimoni comprovarà si la data mestre està donada d’alta o no, en cas negatiu, la donarà d’alta a SAP, i s’acabarà el procés, notificant a l’Unitat Transversal / Departament / Administració de que s’ha donat d’alta la classe de cost dins el sistema.

2.1.2 Alta Classe de Cost – Transacció d’Accés

2.1.2.1Crear Classe de Cost Primari

Per a poder crear una classe de cost primari en Controlling és necessari haver creat prèviament el compte de major corresponent a aquesta despesa, ingrés... de manera que quan es registri en la comptabilitat financera automàticament també es registrarà a través


Gestió de la Comptabilitat Analítica COde la classe de cost en Controlling. D'aquesta manera s'assegura la reconciliació entre les despeses de gestió financera (FI) i els costos primaris de Controlling (CO).

Per verificar que el compte de major existeix a la comptabilitat financera i que per tant es poden crear les classes de cost primàries a la comptabilitat analítica, es pot accedir a la transacció “FS00 - Compte Comptable - Part Central”

Un cop s’executi la transacció, apareixerà la següent pantalla on simplement s’omplirà el camp “Compte de Major” i prémer “INTRO” per tal de que se’ns mostri les dades mestres del Compte de Major.

En el cas de que no existís el Compte de Major, el sistema informarà amb un missatge com el següent:



Per tant abans de crear la classe de cost primària s’haurà de crear el compte de major al Pla de Comptes a la comptabilitat financera (veure manual de Finances).

Per accedir a la pantalla de creació de les Classes de Cost Primaris, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Classes de Cost → Crear Classes de Cost primàries

Mitjançant Transacció KA01

2.1.2.2 Pantalla d’Accés

Per a crear una classe de cost primari, en primer lloc, s'han d'omplir en la pantalla d'inici els següents camps:

Classe de cost: aquí s'assigna una clau per a identificar la classe de cost. S'indicarà el codi del compte de major de despesa corresponent a la classe de cost que anem a crear.

Vàlid de/a: data d'inici i finalització que indica el període que és vàlida una entrada de dades.


Gestió de la Comptabilitat Analítica COTambé és possible crear una classe de cost com a còpia de totes les característiques d'una altra classe de cost que es pren com a model. Per a això s'omplirà la part inferior d'aquesta pantalla inicial (Model)

Classe de cost: s'indica la clau d'identificació de la classe de cost de la qual volem copiar les propietats per a la nostra nova classe de cost.

Societat CO: s'indica la societat de controlling a la qual pertany la classe de cost a copiar.

Prémer la icona o INTRO

NOTA: En tots els camps en els quals aparegui el següent símbol anomenat “Matchcode”, apareixerà un desplegable on es recullen les diferents possibilitats de les quals disposem per a omplir els camps. És un sistema d'ajuda.

En la part superior d'aquesta pantalla podem veure les següents icones:



Aquest símbol ens permet accedir a una altra classe de cost diferent a la qual estiguem tractant en aquests moments.

Aquesta icona ens permet obtenir informació més desglossada del camp sobre el qual estiguem situats en aquest moment.

Sota aquestes icones, podem veure les dades de capçalera del document, que estan sempre visibles, independentment de la Pestanya en la qual ens trobem.

En aquesta pantalla omplirem en cadascuna de les Pestanyes els camps necessaris per a la creació de la classe de cost primari.

2.1.2.3 Pestanya Dades Bàsiques

Camp Explicació Obligatori

Denominació Denominació de la classe de cost utilitzada. La denominació proposada que apareix en pantalla és la del compte de major corresponent a aquesta classe de cost, però es pot canviar.

Descripció Explicació de la classe de cost que apareix en visualitzacions en les quals existeix espai suficient.

Tipus de classe de cost

Número que determina l'operació per a la qual es pot utilitzar aquesta classe de cost.

Combinació propietats

Es pot caracteritzar cada classe de cost indicant un màxim de vuit propietats, i es poden combinar. Es poden utilitzar aquestes característiques de la classe de cost en els informes per a efectuar valoracions.

Àrea funcional Indicador de l'àrea de l'empresa que es dóna aquesta classe de cost.

En el camp Descripció apareix la següent icona: que permet realitzar una descripció més extensa, en el cas que l'espai del camp sigui insuficient (obre el programa Microsoft Word, el text informat en aquest Word no podrà esser explotat en el sistema d’infromació).



2.1.2.4 Pestanya Indicador


Gestió quantitat Indicador que determina la gestió dels volums de consum en aquest objecte.

Unitat de mesura Unitat utilitzada per als volums comptabilitzats.

, sempre que es marqui l'indicador de Gestió quantitat

2.1.2.5 Pestanya Imputació Proposta




Centre de cost Clau del centre de cost proposat per a imputar-li aquest cost.

Manament Clau de l'ordre proposada per a imputar-li aquest cost

2.1.2.6 Pestanya Històric


Creat per Persona que ha creat la classe de cost.

Apareix automàticament

el Data de creació de la classe de cost


Apareix al costat d'aquests dos camps la següent icona: , que ens mostra cadascuna de les modificacions que s'han realitzat en la classe de cost, especificant la persona i la data en què s'ha produït aquesta modificació.

Prémer GRAVAR .



2.1.3 Crear Classes de Cost Secundàries

La classe de cost secundaria és aquella que fa referència als costos derivats del flux intern de costos de l'organització per a liquidacions o subrepartiments. Els costos secundaris només s'utilitzen en controlling (CO), i per tant no cal tenir assignada el corresponent compte de major en comptabilitat financera (FI). Només es defineixen en CO.

Per accedir a la pantalla de creació de les Classes de Cost Secundaris, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Classes de Cost → Crear Classes de Cost secundàries


2.1.3.1 Pantalla d’Accés

El procés de creació d'una classe de cost secundaria és pràcticament el mateix que el corresponent per a una classe de cost primària. La principal diferència es troba en la possibilitat d'atribuir qualsevol clau a la classe de cost secundari, és a dir, un nom o un número i la seva corresponent definició.

Així, en primer lloc hauríem d'omplir els següents camps en aquesta pantalla inicial:


Gestió de la Comptabilitat Analítica COClasse de cost: clau que identificarà la classe de cost serà la combinació de centre

de cost (emissor) i la naturalesa de la despesa el codi que definirà la classe de cost secundaria.

Vàlid de/a: data d'inici i finalització que indica el període que és vàlida una entrada de dades.

També és possible crear una classe de cost secundari com a còpia de totes les característiques d'altra classe de cost que es pren com a model. Per a això s'omplirà la part inferior d'aquesta pantalla inicial (Model).

Classe de cost: s'indica la clau d'identificació de la classe de cost de la qual volem copiar les propietats per a la nostra nova classe de cost.

Societat CO: s'indica la societat de controlling a la qual pertany la classe de cost a copiar.

Prémer , o INTRO.



Gestió de la Comptabilitat Analítica COEn la part superior de la pantalla es mostren les dades de capçalera del document per a conèixer en tot moment la classe de cost les dades mestres del qual estem creant, el seu període de validesa i la societat CO a la qual pertany aquest cost.

En la part inferior de la pantalla trobem diverses pestanyes en les quals es disposen els camps a omplir amb la informació de la classe de cost.


Denominació Nom del cost que es visualitza.

Descripció Explicació del cost secundari que es visualitza quan es disposa d'espai suficient.

Tipus de classe de cost

Clau que determina les operacions per a les quals es pot utilitzar aquesta classe de cost secundari: subrepartiment, liquidació...

Combinació propietats

Es pot caracteritzar cada classe de cost indicant un màxim de vuit propietats, i es poden combinar. Es poden utilitzar aquestes característiques de la classe de cost en els informes per a efectuar valoracions.

Àrea de funció Indicador de l'àrea de l'empresa que es dóna aquesta classe de cost.

Com es pot apreciar, la creació d'un cost secundari és idèntica a la d'un cost primari, pel que per a qualsevol aclariment sobre els camps a omplir ens remetrem a l'apartat de crear una classe de cost primari.

2.2 Modificació Classe de Cost

2.2.1 Modificació Classe de Cost - Procediment



En el cas de que sigui necessari una modificació d’una data mestre referent a una clase de cost, l’Unitat Transversal/Departament/Administració ho comunicarà a l’Unitat de Patrimonis a través d’un mail. A continuació, l’Unitat de Patrimonis comprobarà primer que la dada mestre estigui donada d’alta i la crearà en cas de que no estigui creada. Una vegada fet això, farà los modificacions necessaries i tornarà les dades modificades a L’Unitat Transversal / Departament / Administració.

La classe de cost, un cop creada, pot modificar-se posteriorment com a conseqüència d'una actualització de les dades mestres o simplement com a conseqüència d'un error en la definició de la classe de cost.



2.2.2 Modificació Classe de Cost – Transacció d’Accés

Per accedir a la pantalla de modificació de les Classes de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Classes de Cost → Modificar


Un cop s’executa la transacció, apareix la següent pantalla:

En la pantalla inicial de modificació d'una classe de cost hem d'indicar la clau d'aquella que precisem canviar. A aquest efecte omplirem el camp denominat Classe de cost.

Prémer , o INTRO.



En la pantalla de dalt, realitzarem les modificacions oportunes en les diferents pestanyes, tenint en compte que les dades de capçalera del document no es poden modificar. És a dir, els únics camps que es poden modificar són els de color blanc, els quals apareixen en color gris no poden rectificar-se.

Un cop realitzades totes les modificacions oportunes, premerem GRAVAR .

2.3 Visualització Classe de Cost

Un cop creada o modificada una classe de cost podem visualitzar les dades que la formen, però no es pot modificar cap d'elles per tant els camps apareixen en color gris.

Per accedir a la pantalla de visualització de les Classes de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Classes de Cost → Visualitzar




En aquesta pantalla introduirem la clau de la classe de cost en el camp Classe de cost.

A continuació premerem , o INTRO.

Ens apareix la pantalla on es troben les diferents pestanyes que contenen tota la


Gestió de la Comptabilitat Analítica COinformació referent a aquesta classe de cost.

2.4 Esborrar Classe de Cost

En algunes ocasions cal esborrar una classe de cost perquè al crear-la ens equivoquem en la definició de les dades de capçalera tals com la clau de la classe de cost, període de validesa o societat CO a la qual pertany la classe de cost, o bé perquè simplement necessitem eliminar una determinada classe de cost.

Per accedir a la pantalla de supressió de les Classes de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Classes de Cost → Suprimir



Gestió de la Comptabilitat Analítica COEn aquesta pantalla inicial hauríem d'indicar la clau de la classe de cost que desitgem esborrar en el camp Classe de cost, així com el període de validesa en el camp Vàlid de/a.

Sota aquests camps apareixen dos indicadors que defineixen el control del procés d'esborrat:

Execució procés fons: al marcar aquest camp evitem sobrecarregar el sistema al llançar el procés d'esborrat.

Execució de test: si marquem aquest indicador, es realitza una prova quan iniciem el procés d'esborrat, sense que s'esborri realment la classe de cost de la base de dades. Això permet visualitzar si ens hem equivocat a l'introduir la clau de la classe de cost, abans que realment s'esborri del sistema la classe de cost indicada. Per tant, és convenient tenir activat aquest camp per a evitar equivocacions.

Un cop indicada la Classe de Cost que desitgem esborrar i marcat el camp execució de

test, procedirem a llançar el procés d'esborrat prement .

En aquesta pantalla se'ns indica la classe de cost que s'hagués esborrat de la base de dades en cas de no haver-se executat en Procés de test. Així mateix, s'indica la societat CO i el període de validesa de la classe de cost a esborrar.

Es mostren les següents icones:

Aquestes icones ens donen pas a la secció anterior i següent, respectivament.

Ens ofereix una visualització detallada, marcant una posició podem obtenir-ne una


Gestió de la Comptabilitat Analítica COvisualització més detallada.

Aquesta icona ens permet fixar filtres de recerca.

Aquestes icones ens permeten classificar una posició en funció d'un criteri seleccionat de forma ascendent o descendent.

Aquesta icona permet enviar a través del correu electrònic el document que estem visualitzant en pantalla.

Aquesta icona ens permet guardar el document que estem visualitzant en pantalla com un fitxer local i, si és necessari, transformar-lo a altre format, com per exemple, a un full de càlcul.

Després d'haver comprovat mitjançant l'Execució de test que no ens hem equivocat al seleccionar la classe de cost a esborrar, retrocedim a la pantalla inicial prement la icona

. Quan tornem a aquesta pantalla desmarcarem l'indicador d'Execució de test, i a

continuació tornem a executar el procés d'esborrat prement la icona .

Marquem que SI i en aquesta ocasió la classe de cost seleccionada ja s'ha eliminat definitivament de la base de dades.



2.5 Visualització Modificacions Classes de Cost

La classe de cost pot ser modificada una o diverses vegades, de manera que el sistema ens dóna la possibilitat de visualitzar un historial de les modificacions realitzades en les dades del registre mestre d'aquesta classe de cost.

Per accedir a la pantalla de visualització de les modificacions de les Classes de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Classes de Cost → Visualitzar modificacions


En la pantalla inicial hauríem d'omplir els següents camps:

Classe de cost: clau de la classe de cost de la qual precisem veure les modificacions.

Societat CO: societat de controlling en la qual està definida la classe de cost.

A partir data de modificació: podem precisar la data concreta d'una modificació en particular per a la seva visualització en pantalla.

Modificat per: podem especificar l'usuari que va portar a terme una modificació concreta per a la seva visualització en pantalla.



Un cop especificats algun/ s dels camps anteriors, premerem la icona o INTRO.

En aquesta pantalla se'ns ofereix una llista dels camps de dades mestres que han estat modificats. En l'exemple, s'ha modificat la Denominació general i el centre de cost. Si ens

situem en qualsevol dels camps modificat i premem la icona ens apareix el detall de la modificació realitzada:

En aquesta pantalla podem veure els canvis que ha sofert un dels camps modificats en particular, ja que veiem el valor antic i el valor nou.

Així mateix també podem veure al mateix temps les modificacions realitzades de tots els

camps modificats prement la icona . Ens apareixerà el detall de les modificacions realitzades en tots els camps alterats:



En qualsevol dels dos casos anteriors, podem obtenir una informació més detallada sobre la modificació d'un camp, com per exemple, la persona i l'hora que es va efectuar el

canvi, prement la icona :



2.6 Grups de Classes de CostLes classes de cost del mateix tipus poden agrupar-se en grups de classes de cost. Així mateix, els grups de classes de cost similars poden agrupar-se en altres grups de classes de cost. D'aquesta manera, s'estructura una jerarquia de classes de cost.

Els grups de classes de cost s'utilitzen, per exemple en el sistema d'informació.

Per a tractar diverses classes de cost en una operació; per exemple, si desitja visualitzar tots els costos de personal en una operació i planificar-los, se seleccionarà el grup de classes de cost “Costos de personal”.

2.6.1 Creació de Grups de Classes de Cost

Per accedir a la pantalla de creació de Grups de Classes de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Classes de Cost → Grups de Classes de Cost → Crear

Mitjançant Transacció KAH1

En aquesta pantalla inicial hem de definir el següent camp:

Grup de classes de cost: és el nom que identificarà al grup de classes de cost, que té determinada una longitud màxima, pel que si introduïm un nom de major número de caràcters ens apareixerà un missatge d'error en la barra de la part inferior de la pantalla.



Un cop introduït el nom del grup de classes de cost, premerem la icona , o INTRO.

En aquesta pantalla definirem la jerarquia de les classes de cost que integraran el grup que estem creant.

Les icones que apareixen en aquesta pantalla són els següents:

Aquestes icones ens permeten desglossar i comprimir, respectivament, tota la jerarquia de classes de costos per a visualitzar-les millor.

Aquesta icona permet marcar i desmarcar un camp, respectivament.

Aquesta icona permet inserir en el mateix nivell que es troba un grup de classes de cost o una classe de cost, altre grup o classe de cost.

Prement aquesta icona podem introduir les classes de cost en la jerarquia.

Aquesta icona permet visualitzar les dades mestres d'una classe de cost introduïda en grup de classes de cost.

A través d'aquesta icona es determina on es va a utilitzar el grup de costos creat: imputacions, informes…

Per tant, mitjançant la utilització d'aquestes icones anem creant el nostre grup de classes de cost, quedant, per exemple, d'aquesta forma:



Quan haguem acabat de crear el grup de classes de cost, premerem la icona DESAR .

2.6.2 Modificació Grups de Classe de Cost

Podem realitzar modificacions en un grup de classes de cost ja creat.

Per accedir a la pantalla de modificació de Grups de Classes de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Classes de Cost → Grups de Classes de Cost → Modificar Grup de Classes de Cost




En aquesta pantalla inicial de modificació introduïm el nom del grup de classes de cost a modificar.

A continuació premem , o INTRO.

En aquesta pantalla podem realitzar noves incorporacions d'altres grups de classes de cost o d'altres classes de cost, a través de les icones que apareixen en la part superior de la pantalla.

Per esborrar una classe de cost de un grup o un grup de classes de cost en la “jerarquia”, situarem el cursor en ella i la marcarem polsant el botó en aquest moment la línea quedarà marcada i apareixeran noves opcions.



De les noves opcions aparegudes triarem o qualsevol de les dues és vàlida. Amb la primera opció suprimim definitivament, és a dir, encara que sortim de la transacció sense desar les dades no podrem recuperar-les. Amb la segona eliminem i si sortim de la transacció sense desar no quedaran desades les modificacions.

Com sempre, un cop que hàgim acabat d'efectuar els canvis oportuns, premerem la icona DESAR .

2.6.3 Visualització Grups de Classe de Cost.

El sistema ens permet visualitzar un grup de classes de cost ja creat o modificat, però no és possible realitzar canvis mitjançant aquesta funció.

Per accedir a la pantalla de visualització de Grups de Classes de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Classes de Cost → Grups de Classes de Cost → Visualitzar Grup de Classes de Cost




En aquesta pantalla, com hem indicat en anteriors ocasions, s'introdueix el nom del grup

de classes de cost que desitgem visualitzar, i a continuació es prem , o INTRO.

Retorn a l’índex



3 GESTIÓ CENTRES DE COST3.1 Jerarquia de Centres de Cost La jerarquia estàndard consisteix en l'estructura d'arbre que representa tots els centres de costos corresponents a una societat CO des del punt de vista del Controlling.

Es poden combinar centres de cost amb grups de centres de cost. A continuació, es poden crear jerarquies de centres de cost d'aquests grups combinant-los segons l'àrea de recerca de decisions, de responsabilitat o de gestió.

Una jerarquia de centres de cost comprèn tots els centres de cost per a un període concret i, per tant, representa a tota l'empresa. Aquesta jerarquia es coneix com a jerarquia estàndard.

3.1.1 Modificar Jerarquia de Centres de Cost

Modificar la Jerarquia Estàndard creada amb anterioritat en la Societat CO, creant nous centres de cost, nous grups de centres de cost, reassignar centres de cost a altres grups, etc.

Per accedir a la pantalla de modificació de la Jerarquia de Centres de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Centres de Cost → Jerarquia Estàndard de Centres de Cost → Modificar Jerarquia estàndard CeCos

Mitjançant Transacció OKEON



En aquesta Pantalla observem la Jerarquia Estàndard de Centres de cost. El nivell superior de la Jerarquia Estàndard és el nom amb el qual es defineix la Jerarquia pròpiament dita, del qual pengen els grups de centres de cost i els centres de cost.

Els grups de centres de cost vénen identificats en la Jerarquia pel símbol i els centres de cost ve identificats per .

Cada nivell o node de la jerarquia estàndard és un grup de centres de cost. Aquest pot incloure centres de cost o altres grups de centres de cost.

3.1.1.1 Crear Grup de Centres de Cost

Per a crear un grup de centres de cost dintre de la jerarquia estàndard, premem el nivell del qual ha de dependre el nou grup (nivell inferior) o el node que estarà al mateix nivell que el nou grup.

Dintre del menú funcional (barra blava en la part superior de la pantalla), premem “Tractar” i seleccionem “Crear grup (mateix nivell)” o “Crear grup (subordinar)”.



En crear grups de centres de cost, tant al mateix nivell com a nivell inferior, hem de donar-li una codificació que diferenciï al nou grup de la resta ja existents i una descripció breu del nou grup.

Un cop acabades les modificacions premem la icona per a desar les modificacions realitzades.

3.1.1.2 Crear Centre de Cost

Per a crear un centre de cost dintre de la pantalla de la jerarquia estàndard, seleccionem el grup dintre del qual volem que se situï el centre de cost, anem al menú funcional, premem “Tractar” i seleccionem “Crear centre de cost”.



Ens apareix la següent pantalla:

En aquesta pantalla, composta de diferents pestanyes, hem de completar les dades corresponents al nou centre de cost. Els camps marcats amb la icona s’han d’omplir de forma obligatòria.




Camp Explicació Obligatori Acció del usuari i valors

Centre de cost Clau que identifica un centre de cost de forma unívoca

Clau de 10 dígits

Període d'anàlisi

Data que indica a partir de quan és vàlida l'entrada

Denominació Denominació general de l'objecte

Descripció Descripció breu del centre de cost

Responsable Nom de la persona responsable del centre de cost.

Departament Nom del departament al qual pertany el centre de cost

Classe centre de cost

Indicador que determina la classe d'un centre de cost

Les classes que podem triar són:

A - Serveis Administratius Generals.

C- Administracions de Centre.

D- Departaments

E- Unitats i serveis auxiliars destinats a la Docència i als Estudiants

F- Facultats

G- Òrgans de Govern

P- Unitats i serveis auxiliars destinats a la Docència No Homologada i a altres activitats d’Extensió Universitària

R- Unitats i serveis auxiliars destinats a la Recerca

T- Biblioteques i Serveis Informàtics

3.1.1.4 Pestanya Organització




Moneda Clau de la moneda en la qual es gestionen els imports en el sistema.

Centre de Benefici Clau que identifica, juntament amb la societat CO, un centre de benefici de forma unívoca.

3.1.1.5 Pestanya Indicador

Camp Explicació

Registrar Volum Indicador que determina si els volums de consum s'han de gestionar en l'objecte (classe de cost, centre de cost).

Costos prim. Reals Indicador que controla si el centre de cost està bloquejat per a la comptabilització de costos primaris.

Costos prim. Pla Indicador que controla si el centre de cost



Camp Explicació

està bloquejat per a la planificació amb costos primaris.

Costos sec. Reals Indicador que controla si el centre de cost està bloquejat per a les comptabilitzacions amb costos secundaris.

Costos sec. Pla Indicador que controla si el centre de cost està bloquejat per a la planificació amb costos secundaris.

Ingressos reals L'indicador controla si un centre de cost està bloquejat per a les comptabilitzacions amb ingressos.

Ingressos pla Indicador que controla si el centre de cost està bloquejat per a la planificació d'ingressos.

Actualització Compromís. L'indicador controla si un compromès s'actualitza per al centre de cost.

3.1.1.6 Pestanya Adreça i Comunicació



En aquestes dues pestanyes podem omplir camps com el tipus de tractament del responsable del centre de cost, adreces, telèfons, l'idioma en el qual cal comunicar-se amb aquest centre de cost, i totes les dades necessàries per a posar-se en contacte amb aquest centre.


En aquesta pestanya no hi introduïm res. A l'hora de visualitzar aquest centre de cost ens apareixerà el nom de l'usuari que va crear el centre de cost i la data. A més, si premem la

icona podem veure totes les modificacions realitzades en aquest centre de cost.

Un cop completats els camps necessaris per al nou centre de cost premem la icona per a desar les modificacions realitzades.


Gestió de la Comptabilitat Analítica COAltres icones que ens apareixen en la pantalla de la jerarquia estàndard i que podem utilitzar són:

Ens permet desplaçar-nos en la jerarquia, pujant sempre a un nivell superior fins a arribar al node superior.

Serveix per a crear un directament un nou centre de cost o grup de centres de cost. En prémer-lo ens durà a una finestra de diàleg on escollim el que desitgem fer.

Aquesta icona ens serveix per a esborrar objectes que puguin ser eliminats.

Ens permet configurar les columnes que podem veure en la jerarquia estàndard.

Ens serveix per a moure’ns des de la pantalla de modificar jerarquia a la de visualitzar i a la inversa.

També podem reassignar centres de costos, és a dir, centres de cost que ja havien estat creats i assignats a un grup podem assignar-los a altre grup diferent. Això ho podem executar simplement prement el centre de cost i arrossegant-lo al nou grup del qual volem que depengui. Això també funciona, i de la mateixa manera, per a grups de centres de cost.

3.1.2 Visualitzar Jerarquia de Centres de Cost

Per accedir a la pantalla de visualització de la Jerarquia de Centres de Cost ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Centres de Cost → Jerarquia Estàndard → Visualitzar

Mitjançant Transacció OKENN



Les visualitzacions no permeten modificar cap camp ni dels centres de cost ni dels grups de centres de cost. Per aquest motiu apareixen els camps en gris.

L'única manera de poder modificar alguna cosa és a través de la icona , que ens duu a la pantalla de modificació.

Un cop finalitzat el procés de visualització, per a sortir premem la icona .



3.2 Gestió de Centres de Cost

Els Centres de Cost son objectes de cost que existeixen dintre de la comptabilitat analítica que, normalment reflecteixen l’estructura de l’organització i la seva permanència dins el sistema és estable.

El Centre de Cost es una unitat organitzativa dins del Controlling, creada i entesa com una unitat de responsabilitat per a la gestió de costos

3.2.1 Alta Centres de Cost - Procediment

En el procés de donar d’alta un centre de cost, dos entitats ho poden demanar, per una banda, l’Unitat Transversal / Departament / Administració o la mateixa Unitat de Patrimoni pot veure necessari crear un nou centre de cost, donada aquesta necessitat, l’Unitat


Gestió de la Comptabilitat Analítica COTransversal/Departament/Administració enviarà un mail a l’Unitat de Patrimoni per notificar-ho.

A partir d’aquí l’Unitat de Patrimoni comprobarà si la data mestre està donada d’alta o no, en cas negatiu, la donarà d’alta a SAP, i s’acabarà el procés, notifican a l’Unitat Transversal / Departament / Administració de que s’ha donat dalta al centre de cost dins el sistema.

2.1.2 Alta Centres de Cost - Transacció

Per accedir a la pantalla de creació de Centres de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Centres de Cost → Crear Centre de Cost

Mitjançant Transacció KS01

La pantalla d’accés és la següent:


Gestió de la Comptabilitat Analítica COEn aquesta pantalla inicial per a crear un centre de cost, introduïm el codi que li assignarem al nou centre de cost. Aquest codi ha d'identificar al centre de cost de forma unívoca per a poder diferenciar-los de la resta.

També hem d'introduir el període de validesa que volem que tingui el centre de cost.

Un cop introduïts aquestes dades premem i passem a la següent pantalla.

NOTA: El sistema també permet crear un centre de cost a partir d'un altre ja existent o model. Per a això introduïm el centre de cost que volem utilitzar com a model i la societat CO a la qual pertany.

En la següent pantalla, composta per una sèrie de pestanyes, hem d'omplir els camps bàsics de les dades del nou centre de cost.




Els camps que apareixen marcats amb la icona són d'introducció obligatòria, és a dir, el sistema no et deixa avançar si un d'aquests camps queda en blanc.

Nom del camp Descripció Obligatori.

Denominació Denominació general de l'objecte

Descripció Descripció breu del centre de cost

Usuari Responsable Codi SAP de la persona responsable del centre de cost

Responsable Nom de la persona responsable del centre de cost.

Departament Nom del departament al qual pertany el centre de cost

Classe centre de cost Indicador que determina la classe d'un centre de cost

Àrea de Jerarquia Node del qual dependrà el centre de cost en la jerarquia estàndard

Divisió Clau que identifica la divisió de forma unívoca

Moneda Clau de la moneda en la qual es gestionen els imports en el sistema

Centre de Benefici Clau que identifica, juntament amb la societat CO, un centre de benefici de forma unívoca.

3.2.1.2 Pestanya Control



Nom del camp Descripció

Registrar volum Indicador que determina si els volums de consum s'han de gestionar en l'objecte (classe de cost, centre de cost).

Costos prim. Reals Indicador que controla si el centre de cost està bloquejat per a la comptabilització de costos primaris.

Planif. Costos primaris Indicador que controla si el centre de cost està bloquejat per a la planificació amb costos primaris.

Costos sec. Reals Indicador que controla si el centre de cost està bloquejat per a les comptabilitzacions amb costos secundaris.

Planif. Costos sec. Indicador que controla si el centre de cost està bloquejat per a la planificació amb costos secundaris.

Ingressos reals L'indicador controla si un centre de cost està bloquejat per a les comptabilitzacions amb ingressos.

Planif. Ingressos Indicador que controla si el centre de cost està bloquejat per a la planificació d'ingressos.

Actualitz. Comprom. L'indicador controla si un compromès s'actualitza per al centre de cost.

3.2.1.3 Pestanya Adreça i Comunicació



En aquestes dues pestanyes podem omplir camps com el tipus de tractament del responsable del centre de cost, adreces, telèfons, l'idioma en el qual cal comunicar-se amb aquest centre de cost i totes les dades necessàries per a posar-se en contacte amb aquest centre.




En la pestanya de Històric no hi introduïm res.

A l'hora de visualitzar aquest centre de cost ens apareixerà el nom de l'usuari que va

crear el centre de cost i la data. A més si premem la icona podem veure totes les modificacions realitzades en aquest centre de cost.

Un cop completats els camps necessaris pel nou centre de cost premem la icona per gravar les dades.

La icona serveix per a passar a crear altre centre de cost una vegada gravat l'anterior.

3.2.2 Modificació Centres de Cost - Procediment



En el cas de que sigui necessari una modificació d’una data mestre referent a un centre de cost, l’Unitat Transversal/Departament/Administració ho comunicarà a l’Unitat de Patrimonis a través d’un mail. A continuació, l’Unitat de Patrimonis comprobarà primer que la dada mestre estigui donada d’alta i la crearà en cas de que no estigui creada. Una vegada fet això, farà los modificacions necessaries i tornarà les dades modificades a L’Unitat Transversal / Departament / Administració.

Modificar centres de cost creats amb anterioritat en la societat CO.

3.2.3 Modificació Centres de Cost - Transacció

Per accedir a la pantalla de modificació de Centres de Cost, ho farem a través de la següent ruta:



Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Centres de Cost → Modificar


En aquesta pantalla introduïm el codi del centre de cost que volem modificar.

Aquí ens apareixen les mateixes pestanyes que en la pantalla de crear, els camps que ens apareguin en blanc són els camps que podem modificar. Si ens aparegués algun camp en gris no es podrà realitzar cap canvi.

Un cop realitzades les modificacions premem la icona .

En la pestanya ens apareixen el nom de l'usuari que ha creat el centre de cost i la data.



Si premem passem a una pantalla on ens indica un llistat amb les modificacions que s'han realitzat en aquest centre de cost amb anterioritat:



3.2.4 Visualització Centres de Cost.

Visualitzar centres de cost creats amb anterioritat en la societat CO.

Per accedir a la pantalla de visualització de Centres de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Centres de Cost → Visualitzar Centres de Cost


Introduïm el codi del centre de cost a visualitzar i premem INTRO, o



Les visualitzacions no permeten modificar cap camp. Per aquest motiu apareixen tots els camps en gris.

Un cop acabat el procés de visualització per a sortir premem F3 o

3.2.5 Suprimir Centres de Cost

En el cas de voler esborrar un centre de cost d'una societat CO, el sistema executa un programa d'esborrat. Anteriorment a aquesta execució SAP exigeix un requisit:

Que el saldo del centre de cost a esborrar sigui 0

Per accedir a la pantalla de supressió de Centres de Cost, ho farem a través de la següent ruta:



Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Centres de Cost → Suprimir Centres de Cost


En aquesta pantalla introduïm el codi del centre de cost a Esborrar i en primer moment

deixem marcat i premem executar .

El sistema ens validarà si el centre de cost seleccionat és possible esborrar-lo o no.

Si en aquesta pantalla ens surt el missatge que és possible esborrar aquest centre de

cost, tornaríem cap a enrere prement per a executar de nou el programa en real,

desactivarem el botó i es premerà el botó . El sistema emetrà el següent missatge:



Confirmem que es vol suprimir el centre de cost i se’ns informarà de que s’ha esborrat el centre de cost.

3.2.6 Visualitzar Modificacions

Visualitzar les modificacions realitzades amb anterioritat en un centre de cost en concret.

Per accedir a la pantalla de visualització de les modificacions dels Centres de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Centres de Cost → Visualitzar Modificacions



Gestió de la Comptabilitat Analítica COIntroduïm el codi del centre de cost del qual volem veure les modificacions realitzades i la societat CO a la qual pertany.

També podem restringir la recerca de les modificacions segons la data de la modificació o introduint el nom de l'usuari que la va dur a terme.

Premem INTRO o

En aquesta pantalla el sistema assenyala quins han estat els camps modificats per al centre de cost seleccionat. Fent doble clic sobre el camp modificat et dirigeix a una pantalla on s'especifica la data de la modificació, el camp modificat, el valor antic i el valor nou per a aquest camp.

També es pot veure la informació de tots els camps modificats de forma simultània,

prement el botó .



Un cop acabades de visualitzar les modificacions en aquest centre de cost sortim amb F3

o amb la icona

3.2.7 Tractament Col·lectiu

3.2.7.1 Modificar Centre de Cost

Es tracta de poder modificar les característiques d’un número indeterminat de centres de

cost creats amb anterioritat en la societat CO.

Per accedir a la pantalla de modificació de Centres de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Centres de Cost → Tractament Col·lectiu → Modificar


En aquesta pantalla introduïm el codi de la societat a la que pertanyen els centres de cost que es volen modificar.



Accedim a la següent pantalla:

En la qual es seleccionarà l’interval dels centres de cost que es vol que afectin les modificacions i executem.



Sobre aquests camps realitzarem les modificacions necessàries. Per poder modificar totes les dades mestres dels centres de cost (responsable, descripció, denominació, etc)

es pot passar d’una pantalla a una altre a través de les següents icones . També es poden realitzar les modificacions accedint a les dades mestres de cada centre de cost

prement el botó .

Un cop realitzades les modificacions gravem i el sistema demanarà la confirmació:


Gestió de la Comptabilitat Analítica COEl sistema emetrà el següent missatge:

Per comprovar que els camps s’han actualitzat solament tindríem que visualitzar el centre de cost modificat.

3.2.7.2 Visualitzar Centre de Cost

Es tracta de poder visualitzar les característiques d’un número indeterminat de centres de

cost creats amb anterioritat en la societat CO.

Per accedir a la pantalla de visualització de Centres de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Centres de Cost → Tractament Col·lectiu → Visualitzar


Accedim a ala següent pantalla:


Gestió de la Comptabilitat Analítica COEs seleccionarà l’interval dels centres de cost que es volen visualitzar i accedirem a la següent pantalla:

Prement dos cops sobre el centre de cost, s’accedeix a les dades mestres del centre de cost.

En aquest cas les visualitzacions no permetran modificar cap camp. Per aquest motiu apareixen tots els camps en gris.



Un cop acabat el procés de visualització per a sortir premem F3 o

3.2.7.3 Suprimir Centre de Cost

Es tracta de poder suprimir un número indeterminat de centres de cost creats amb

anterioritat en la societat CO.

Per accedir a la pantalla de supressió de Centres de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Centres de Cost → Tractament Col·lectiu → Suprimir


Accedim a la següent pantalla:


Gestió de la Comptabilitat Analítica COEn aquesta pantalla introduïm els codis dels centres de cost a Esborrar i en primer

moment deixem marcat i premem executar .

El sistema ens validarà si els centres de cost seleccionats són possibles d’esborrar o no.

Si en aquesta pantalla ens surt el missatge que és possible esborrar algun dels centres

de cost seleccionats, tornaríem cap a enrere prement i s’executa de nou el programa

en real, és a dir desactivant el botó i premem el botó . El sistema emetrà el següent missatge:

Confirmem que es volen suprimir els centres de cost i se’ns informarà dels centres de cost que s’han pogut esborrar i els que no.



3.3 Gestió de Grups de Centres de Cost

3.3.1 Creació de Grups Centres de Cost.

Crear grups que continguin una sèrie de centres de cost que vulguem que estiguin agrupats a l'hora de realitzar operacions amb ells o per a demanar informes.

Per accedir a la pantalla de creació de Grups de Centres de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Centres de Cost → Grups de Centres de Cost → Crear

Mitjançant Transacció KSH1



Introduïm el nom amb el qual vulguem denominar el nou grup de centres de cost i

premem la icona .

NOTA: Tenim la possibilitat de crear grup de centres de cost prenent com a model un ja existent. Introduiríem el nom del grup ja existent i la societat CO a la qual pertany.

En aquesta nova pantalla que ens trobem en la barra groga escrivim una petita descripció del grup que estem creant.



Prement la icona podem crear subnodes dintre del grup inicial qual

estem creant, i amb la icona també podem crear subnodes al mateix nivell d'algun que ja tinguéssim creat.

Un cop que ja tinguem tota l'estructura de subnodes o subgrups creada, passem a assignar els centres de cost. Per a això premem el subnode que desitgem i després la

icona

Prement , que apareix al costat de cada quadre en blanc, ens apareix un menú desplegable on podem buscar els centres de cost. També podem introduir-los directament si coneixem la seva codificació.

Col·locant-nos en la línia d'un dels centres de cost i prement la icona passem a veure les pantalles de les dades mestres d'aquest centre de cost, però sempre en la funció de visualització amb el que no podem realitzar cap modificació.



Tornaríem a la pantalla de la creació de grup de centres de cost amb la icona i

desarem les dades amb la icona .

3.3.2 Modificació de Grups de Centres de Cost.

Modificar grups de centres de cost ja creats amb anterioritat en la societat CO.

Per accedir a la pantalla de modificació de Grups de Centres de Cost, ho farem a través de la següent ruta:



Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Centres de Cost → Grups de Centres de Cost → Modificar


Introduïm el nom del grup de centres de cost que desitgem modificar i premem .

En aquesta pantalla, ja podem modificar el grup de centres de cost seleccionat, creant nous subgrups o subnodes, afegint nous centres de cost, etc.

Les icones que ens apareixen en la pantalla són les següents:



Per a crear nous subnodes o subgrups al mateix nivell del grup que hem marcat.

Per a crear nous subnodes o subgrups a un nivell inferior del grup que hem marcat.

Aquesta icona serveix per a assignar un centre de cost al nivell de grup o subgrup que hem marcat.

Serveix per a marcar o seleccionar un grup, subgrup o centre de cost en l'estructura d'arbre que ens apareix.

Desplega els nivells que existeixin per sota del nivell que hem marcat. Per a desplegar els nivells també ens serveix la icona que apareix a l'esquerra del nom dels grups.

Replega els nivells que hagi per sota del nivell que hem seleccionat.

Permet seleccionar un centre de cost o un grup de centres de cost i permet accedir a una altra pantalla on es poden realitzar varies modificacions.

permet eliminar l’objecte

permet eliminar l’objecte i suprimir-lo, abans de desar, el sistema emetrà el següent missatge:



permet inserir un objecte dintre d’un altre

permet subordinar un objecte a un altre

Un cop realitzades totes les modificacions gravarem perquè ens guardi els canvis amb la

icona .

3.3.3 Visualització Grups de Centres de Cost.

Visualitzar grups de centres de cost ja creats amb anterioritat en la societat CO.

Per accedir a la pantalla de visualització de Grups de Centres de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Centres de Cost → Grups de Centres de Cost → Visualitzar




Introduïm el nom del grup de centres de cost que desitgem visualitzar i premem INTRO o

premem la icona .

En aquesta pantalla només podem visualitzar l'estructura del centre de cost, el sistema no ens permet realitzar cap modificació.

Les icones que ens apareixen són les següents:

Ens desplega els nivells que existeixin per sota del nivell que hem marcat. Per a desplegar els nivells també ens serveix la icona que apareix a l'esquerra del nom dels grups.

Ens replega els nivells que hagi per sota del nivell que hem seleccionat.

Ens permet visualitzar les dades mestres del centre de cost que hem marcat en l'estructura d'arbre.

Un cop hàgim acabat de visualitzar l'estructura del grup de centres de cost, per a sortir

premem la icona .


Gestió de la Comptabilitat Analítica CORetorn a l’índex

4 GESTIÓ D’ORDRESUna Ordre CO és un objecte col·lector de costos que pot ser utilitzada amb diferents objectius. Generalment és utilitzada per a planificar, agrupar i liquidar els costos de treballs i tasques interns.

Les Ordres tenen caràcter temporal i poden ser de diferents classes: Ordres de Despeses Generals, Ordres d'Inversió, Ordres de Periodificació, etc.

En el moment de crear les dades mestres d'una Ordre CO, hauríem d'indicar de quin tipus serà. Les Ordres poden ser de dos tipus:

Reals: Aquestes Ordres s'utilitzen per a cobrar costos i posteriorment distribuir-los entre Centres de cost o altres objectes, és a dir, aquestes Ordres caldrà liquidar-les al final del seu període de validesa.

Estadístiques: Les Ordres Estadístiques són aquelles que anem a utilitzar exclusivament amb caràcter informatiu, ja que ens van a permetre conèixer els costos associats a un determinat concepte. Els costos comptabilitzats en un Centre de cost no ens permeten conèixer a través de la classe de cost a quin concepte està associat aquest cost.

D'aquesta manera, mitjançant la creació d'una Ordre Estadística que registri totes les despeses associades a un determinat concepte, tindrem l'oportunitat d'avaluar aquests costos i, sobre la base d'això, prendre les decisions oportunes.

L'assignació de costos es realitzarà tant a l'Ordre estadística com al centre de cost responsable.

Aquestes Ordres s'utilitzen per especificar costos que no poden detallar-se en les classes de cost o en la comptabilitat dels Centres de cost. Els costos es registraran de forma estadística en l'Ordre estadística i de forma real en el Centre de cost. És a dir, els costos comptabilitzats en aquestes Ordres tenen com únic objectiu proporcionar informació. Per tant, aquestes Ordres no liquidaran els costos al final del període, simplement les Ordres es tancaran.



4.1 Creació d’OrdresL’ordre de cost serveix per agrupar en un sol grup diferents centres de cost, pero d’una manera temporal, es a dir, es una agrupació com la clase de cost, pero que no durarà per sempre, i igualment tenen la possibilitat de donar-se d’alta directament igual que un centre de cost, i després poder realitzar modificacions.

4.1.1 Alta Ordre de Cost - Procediment

En el procés de donar d’alta d’una ordre de cost, dos entitats ho poden demanar, per una banda, l’Unitat Transversal / Departament / Administració o la mateixa Unitat de Patrimoni pot veure necessari crear una nova ordre de cost, donada aquesta necessitat, l’Unitat Transversal/Departament/Administració enviarà un mail a l’Unitat de Patrimoni per notificar-ho.

A partir d’aquí l’Unitat de Patrimoni comprobarà si la data mestre està donada d’alta o no, en cas negatiu, la donarà d’alta a SAP, i s’acabarà el procés, notifican a l’Unitat


Gestió de la Comptabilitat Analítica COTransversal / Departament / Administració de que s’ha donat dalta l’ordre de cost dins el sistema.

Per poder registrar costos en una Ordre, en primer lloc, hauríem de crear les dades mestres corresponents a aquesta Ordre.

4.1.2 Alta Ordre de Cost – Transacció d’Accés

Per accedir a la pantalla de creació d’ Ordres, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Ordres → Crear

Mitjançant Transacció KO01

Seguint aquests passos ens apareixerà la pantalla següent:

En aquesta pantalla d'Accés a la creació d'una Ordre CO hem d’omplir els següents camps:

Classe d’ordre: en aquest camp indicarem la clau associada a la utilització d'aquesta ordre. És a dir, la Classe d'ordre defineix l'objectiu que tenim quan creguem aquesta Ordre. D'aquesta manera, la classe d'ordre agrupa ordres de característiques similars, i defineix entre altres coses, com s'han de calcular els costos d'aquesta ordre.

Escollirem entre:


Gestió de la Comptabilitat Analítica CO Z001: Subministrament UB

Z002: Contractes centralitzats UB

Un cop introduïda la clau corresponent en aquest camp, premerem el botó

, o INTRO.

NOTA: Les Ordres també es poden crear basant-se en un model, és a dir amb una ordre ja creada amb anterioritat.

Per a crear una ordre nova amb un model com a referència, indicarem en el camp Ordre la clau corresponent a l'Ordre que volem utilitzar com a model. Seguidament, premerem

el botó , o INTRO.

La pantalla mostrada a continuació serà la següent:


Gestió de la Comptabilitat Analítica COEn la part superior de la pantalla trobem els camps de capçalera del document:

Manament: Aquest camp indicarà el nombre amb el qual s’identificarà l'Ordre que s’està creant. Prement el símbol podem veure l'interval de números permès per a aquesta classe d'ordre.

Aquest número és intern, per tant es tracta d'un camp no modificable en aquesta pantalla, pel que es mostra en color gris.

Text Breu: En aquest camp assignarem un nom o descripció per a identificar l'Ordre

creada. Si premem la icona podrem inserir un text o nota per a aquesta Ordre.

Classe d'ordre: La clau que visualitzem en aquest camp és l’assignada prèviament en la pantalla d'accés a la creació d'una Ordre. Es tracta d'un camp no modificable en aquesta pantalla, pel que es mostra en color gris.

Sota aquests camps apareixen diverses pestanyes, en les quals es troben els camps necessaris per a crear l'Ordre.

4.1.3 Pestanya Assignacions



Els camps que es mostren en aquesta pestanya són els següents:

Camp Explicació Obligatori.

Societat Clau que identifica la societat FI a la qual està associada l'Ordre

Divisió N/A

Centre Clau que identifica un centre de forma unívoca

Area de Funció N/A

Classe d’objecte Clau que identifica la classe d’objecte.

Centre de benefici N/A

CeCo responsable Clau del Centre de cost encarregat de la gestió de l'Ordre, és a dir, el centre de cost al qual es vincula organitzativament l'Ordre

4.1.4 Pestanya Control



Els camps mostrats en aquesta pestanya són els següents:

Status de sistema: Aquest camp ens informa de la fase que es troba actualment l'Ordre. Cadascuna de les fases de l'Ordre determina les operacions que es poden realitzar en l'Ordre en aquest moment. Les fases o estats que es pot trobar l'Ordre són els següents:

Alliberat: Aquest estat permet realitzar comptabilitzacions en l'Ordre.

Tancament tècnic: L'Ordre està tancada, però es permet efectuar comptabilitzacions de costos rebuts posteriorment.

Tancat: L'Ordre està definitivament tancada i no s’hi pot realitzar ja cap tipus de comptabilització.

Per a seleccionar cadascun d'aquests estats es premerà aquest botó

fins que l'Ordre es posicioni en l'estat desitjat: Alliberada, Tancat tècnicament o Tancat.

NOTA: Quan es crea l'Ordre estadística l'estat inicial que es mostra serà Obert.


Moneda: En aquest camp s'indica la moneda en la qual es gestionaran els costos de l'Ordre. L'Ordre gestiona els costos tant en la moneda de la societat CO com en la moneda pròpia de l'Ordre. El sistema proposa com moneda d'Ordre la moneda de la societat FI,




però es pot introduir la moneda que es desitgi.

Tipus d'ordre: La clau mostrada en aquest camp defineix les propietats tècniques que té l'Ordre que estem creant, és a dir, determina la finalitat que tindrà aquesta Ordre.

Automàtic

Ordre estadística: Si es marca aquest indicador l'Ordre registrarà les dades amb fi exclusivament informativa.

Ordre integrada en el pla:

Si aquest camp està marcat indica que l'Ordre participa en la integració pla.

Comptabilització ingrés:

Aquest indicador assenyala que l'Ordre permet realitzar comptabilitzacions d’ingrés. En l'exemple mostrat, aquest camp apareix marcat en color gris i no es pot modificar.

Actualització de compromès:

Aquest indicador assenyala que l'Ordre va a gestionar l'actualització de compromès. Aquest camp apareix marcat en color gris i no es pot modificar, ja que ve associat a la Classe d'Ordre que indiquem en la primera pantalla.

CtreCstComptabilRe:

En aquest camp s’introdueix la clau corresponent al centre de cost en el qual es realitzaran les comptabilitzacions de forma real.

4.1.5 Pestanya Dades Generals


Gestió de la Comptabilitat Analítica COAquesta pantalla conté dades informatives com ara: Telèfon del sol·licitant, Responsable de l'Ordre, Telèfon del Responsable, etc.

Aquests camps són d'introducció opcional ja que tenen exclusivament caràcter informatiu.

Es pot crear una norma de liquidació per tal de poder liquidar al final de l’exercici totes les despeses que ha rebut l’ordre cap a altres objectes de cost.

Per tal de crear la norma s’ha de prémer la icona . El sistema ens mostrarà una pantalla com la següent:

Camps a omplir:

Camp Explicació

TP El tipus d’imputació especifica la classe d’objecte del receptor de la liquidació. Exemples de tipus de imputació són:

Centre de cost

Ordre

Projecte

Actiu Fix

Receptor Liquidació Codi que identifica de forma unívoca l’element receptor de la



liquidació (Centre de Cost, Projecte...).

% Aquest camp indica el percentatge segons el qual es distribueixen els costos agrupats en l’objecte emissor en els receptors de la liquidació.

Classe de liquidació La classe de liquidació controla la norma de repartiment que s’utilitza en una determinada forma de procés de la liquidació:

PER (liquidació periòdica)

TOT (liquidació global)

Un cop s’han omplert les dades verifiquem que la norma de liquidació sigui correcte

prement la icona . Si no hi ha cap error el sistema emetrà el següent missatge:

Quan hàgim introduït totes les dades necessàries per a crear l'Ordre, premerem el botó desar .

NOTA: Ja que la norma de liquidació no és una dada obligatòria en el moment de creació si no es coneix aquesta no és necessari informar-la.

4.2 Modificació d’Ordres



4.2.1 Modificació Ordre de Cost - Procediment

En el cas de que sigui necessari una modificació d’una data mestre referent a una ordre de cost, l’Unitat Transversal/Departament/Administració ho comunicarà a l’Unitat de Patrimonis a través d’un mail. A continuació, l’Unitat de Patrimonis comprobarà primer que la dada mestre estigui donada d’alta i la crearà en cas de que no estigui creada. Una vegada fet això, farà los modificacions necessaries i tornarà les dades modificades a L’Unitat Transversal / Departament / Administració.

Un cop creada l'Ordre podrem modificar les seves dades mestres:



4.2.2 Modificació Ordre de Cost – Transacció d’Accés

Per accedir a la pantalla de modificació d’Ordres, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Ordres → Modificar


A continuació se'ns mostrarà la següent pantalla d'accés a les dades mestres:

En aquesta pantalla introduirem en el camp Manament, el número assignat a l'Ordre de les dades mestres de la qual pretenem canviar. Seguidament es premerà el botó

, o INTRO. Se'ns mostrarà la següent pantalla:



Les dades que no podem modificar apareixeran en color gris, però la resta es podran corregir.

Un cop efectuats tots els canvis necessaris premerem el botó desar.

4.3 Visualització d’Ordres

El sistema ens permet consultar les dades mestres corresponents a una Ordre creada anteriorment.

Per accedir a la pantalla de visualització d’Ordres, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Ordres → Visualitzar


En aquesta pantalla introduirem en el camp Manament, la clau de l’Ordre que desitgem

Visualitzar, i a continuació premerem el botó , o INTRO.

D'aquesta manera, se'ns mostrarà la pantalla que conté els Dades mestres de l’Ordre seleccionada:



En aquesta funció de Visualització no és possible modificar cap de les dades registrades en l’Ordre, per això apareixen totes de color gris.

4.4 Gestió de Grups d’Ordres

4.4.1 Creació grups d’Ordres

Crear grups que continguin una sèrie d’ordres que vulguem que estiguin agrupats a l'hora de realitzar operacions amb elles o per a demanar informes.

Per accedir a la pantalla de creació de Grups d’Ordres, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Grup d’Ordres de Cost → Crear Grup

Mitjançant Transacció KOH1

Seguint aquestes passes ens apareixerà la pantalla següent:



En aquesta pantalla inicial hem de definir el següent camp:

Grup de d’ordres: és el nom que identificarà al grup d’ordres, que té determinada una longitud màxima, pel que si introduïm un nom de major número de caràcters ens apareixerà un missatge d'error en la barra de la part inferior de la pantalla.

Un cop introduït el nom amb el qual vulguem denominar el nou grup d’ordres i premem la

icona .

NOTA: Tenim la possibilitat de crear grup d’Ordres prenent com a model un ja existent. Introduiríem el nom del grup que volem utilitzar com a model, seguidament, premerem el

botó , o INTRO.

En aquesta pantalla definirem la jerarquia de les ordres que integraran el grup que estem creant. En la barra groga escrivim una petita descripció del grup que estem creant.



Les icones que apareixen en aquesta pantalla són els següents:

Aquestes icones ens permeten desglossar i comprimir, respectivament, tota la jerarquia de classes de costos per a visualitzar-les millor.

Aquesta icona permet marcar i desmarcar un camp, respectivament.

Aquesta icona permet inserir en el mateix nivell que es troba un grup de classes de cost o una classe de cost, altre grup o classe de cost.

Prement aquesta icona podem introduir les classes de cost en la jerarquia.

A través d'aquesta icona es determina on es va a utilitzar el grup de costos creat: imputacions, informes…

Per tant, mitjançant la utilització d'aquestes icones anem creant el nostre grup d’ordres, quedant, per exemple, d'aquesta forma:


Gestió de la Comptabilitat Analítica COPrement , que apareix al costat de cada quadre en blanc, ens apareix un menú desplegable on podem buscar les ordres. També podem introduir-les directament si coneixem la seva codificació.

Col·locant-nos en la línia d'una de les ordres i prement la icona passem a veure les pantalles de les dades mestres d'aquesta ordre, però sempre en la funció de visualització amb el que no podem realitzar cap modificació.

Tornaríem a la pantalla de la creació de grup d’ordres amb la icona i desaríem amb

la icona .

4.4.2 Modificació grups d’Ordres

Modificar les dades mestres de grups d’ordres ja creades amb anterioritat en la societat CO.

Per accedir a la pantalla de modificació d’Ordres, ho farem a través de la següent ruta:



Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Grups d’Ordres → Modificar



Introduïm el nom del grup de centres de cost que desitgem modificar i premem .

En aquesta pantalla, ja podem modificar el grup d’ordres seleccionat, creant nous subgrups o subnodes, afegint noves ordres, etc.

Les icones que ens apareixen en la pantalla són les mateixes que en la creació de les ordres:



Per a crear nous subnodes o subgrups al mateix nivell del grup que hem marcat.

Per a crear nous subnodes o subgrups a un nivell inferior del grup que hem marcat.

Aquesta icona serveix per a assignar una ordre al nivell de grup o subgrup que hem marcat.

Serveix per a marcar o seleccionar un grup, subgrup o ordre en l'estructura d'arbre que ens apareix.



Ens permet seleccionar una ordre o un grup d’ordres i permet accedir a una altre pantalla on es poden realitzar varies modificacions.

permet eliminar l’objecte

permet eliminar l’objecte i suprimir-lo, abans de desar, el sistema emetrà el següent missatge:



permet inserir un objecte dintre d’un altre

permet subordinar un objecte a un altre

Un cop realitzades totes les modificacions gravarem perquè ens guardi els canvis amb la

icona .

4.4.3 Visualització grups d’Ordres

El sistema ens permet consultar les dades mestres corresponents a grups d’ordres ja creades amb anterioritat en la societat CO.

Per accedir a la pantalla de visualització de grups d’Ordres, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Dades Mestres → Grups d’Ordres → Visualitzar





Introduïm el nom del grup d’ordres que desitgem visualitzar i premem INTRO o premem

la icona .

En aquesta pantalla només podem visualitzar l'estructura del grup d’ordres, el sistema no ens permet realitzar cap modificació.

Les icones que ens apareixen són els següents:





Ens permet visualitzar les dades mestres de l’ordre que hem marcat en l'estructura d'arbre.

Un cop hàgim acabat de visualitzar l'estructura del grup d’ordres, per a sortir premem la

icona .

Retorn a l’índex



5 OPERACIONS DE CONTROLLING5.1 Trasllat manual de Costos/IngressosNOTA: L'execució d'un traspàs manual d'ingressos és exactament igual al d'un traspàs manual de costos, pel que tot l'explicat pel Traspàs manual de costos serà vàlid per a efectuar un Traspàs manual d'ingressos.

5.1.1 Registrar Trasllat Manual de Costos/Ingressos

Els costos primaris poden traspassar-se manualment mitjançant trasllats per operació, així que sempre es conserva la classe de cost original.

La principal raó que ens duu a fer ús de la funció Trasllat manual de costos/ ingressos és la correcció d'errors de comptabilització.

Per accedir a la pantalla de registrar un trasllat manual de costos/ingressos creació, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Operacions → Trasllat manual de Costos → Registrar trasllat manual de Costos

Mitjançant Transacció KB11N

Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Operacions → Trasllat manual d’Ingressos → Registrar trasllat manual d’Ingressos

Mitjançant Transacció KB41N



En aquesta pantalla inicial es definiran els nous apunts comptables indicant l'antic i nou centre de cost receptor.

En la part superior de la pantalla es troben els següents camps:

5.1.1.1 Pestanya Dades d’Entrada


Data document Data de creació del document original


Data comptabilització Data amb que es registra el document en la comptabilitat


Document model És un nº de document CO de l'operació actual qual es pot prendre com a model




Text document Nom o explicació de capçalera del document.

Període És el període de l'any que es realitzarà el traspàs.

El sistema proposa un període. Ho deriva de la data de comptabilització.

5.1.1.2 Pestanya Informació Addicional


Usuari Codi SAP de la persona que realitza el traspàs.


Data valor La data de conversió de moneda indica el dia límit que es va determinar el tipus de canvi per a la




conversió de monedes.

Tipus cotització Clau que identifica un tipus de canvi determinat.


5.1.1.3 Dades d’Entrada


Nº Posició Indica el nombre d'apunt en el document

Automàtic

CeCo antic Centre de cost en el qual es va realitzar en primer lloc la comptabilització, és a dir, centre de cost emissor

Classe de cost Clau del cost primari que es




va a traspassar al nou Centre de cost

Import Quantitat monetària que es carregarà al receptor

Moneda Clau de la moneda en que es gestionen els imports

Per defecte EUR (Euro)

CeCo nou Centre de cost que actuarà com recepto, és a dir, el Centre de cost que rebrà el traspàs.

Quantitat total Quantitat total per període

UM Unitat de mesura amb que es visualitzen les quantitats

Text Explicació de la posició del document

Si es prefereix fer una entrada de forma individual o es volen modificar els objectes de cost, s’ha de prémer els botons desplegables de: variació d’entrada o de tipus d’entrada i la pantalla es modificarà:



En aquesta pantalla de traspàs de costos es mostren a més les següents icones:

Permet visualitzar un document que es va a prendre com a model.

Permet canviar el format d'entrada de les posicions. En lloc d'introduir les posicions en forma de llista (taula de la pantalla inicial) prement aquesta icona podem introduir-les de manera individual.

Permeten marcar un bloc, marcar tot i desmarcar tot, respectivament.

Permeten inserir una línia, inserir diverses línies o esborrar una línia de posició, respectivament.

Permet duplicar una línia de posició, marcant-la prèviament en la taula.

Permeten tallar, copiar i enganxar una línia de posició de la taula,respectivament. És necessari marcar la línia prèviament.

Permeten realitzar una classificació ascendent o descendent, respectivament, segons els camps de la taula.

Permet buscar una dada determinada en la columna de dades d'un camp.



Permet continuar la recerca iniciada anteriorment.

Permet filtrar dades d'una columna.

Prement aquesta icona afegim o traiem una línia de posició addicional que calcula els totals.

5.1.2 Visualitzar Traspàs Manual de Costos/Ingressos

El sistema permet visualitzar traspassos de costos efectuats amb anterioritat, però no es permeten fer modificacions en cap dels camps d'aquest traspàs.

Per accedir a la pantalla de visualització d’un trasllat manual de costos/ingressos, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Traspàs Manual de Costos/Ingressos → Visualitzar trasllat manual de costos o Visualitzar trasllat manual d'ingressos

Mitjançant Transacció KB13N/KB43N



En aquesta pantalla inicial de Traspàs manual de costos primaris hauríem d'introduir el nombre de document creat al realitzar-se el traspàs. Si no ho sabem, desplegarem el

matchcode . Ens apareixerà una finestra com la que es mostra a continuació perquè puguem introduir algun dels paràmetres indicats relatius al document que pretenem visualitzar.



D'aquesta manera, se'ns mostrarà un llistat de documents que compleixen els requisits indicats per nosaltres en la pantalla anterior. Així podrem identificar el document que desitgem visualitzar.

Marcarem el document que precisem, premerem o INTRO, i tot seguit ens apareixerà en pantalla el document seleccionat:



5.1.3 Esborrar Traspàs Manual de Costos/Ingressos

En algunes ocasions podem equivocar-nos en el registre d'un traspàs manual de costos, pel que serà necessari eliminar el document creat. El sistema ens permet efectuar aquesta operació mitjançant l'anul·lació del traspàs de costos efectuat.

Per accedir a la pantalla de anul·lació d’un trasllat manual de costos/ingressos, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Traspàs Manual de Costos/Ingressos → Esborrar trasllat manual de costos o Esborrar trasllat manual d'ingressos

Mitjançant Transacció KB14N/KB44N



En aquesta pantalla hauríem d'indicar alguna dada per a identificar el document a anul·lar, en aquest cas s'introduirà el número de document de traspàs.

En cas de no recordar el número del document que hem d'anul·lar procedirem com si anéssim a visualitzar un traspàs manual de costos, és a dir, desplegarem el matchcode

per a poder identificar el document, i tal document apareixerà en pantalla.



Un cop comprovat que el document seleccionat realment és el qual hem d'anul·lar,

premerem la icona GRAVAR. Quan anul·lem un traspàs, automàticament es genera un nou document, en aquest cas un document d'anul·lació.

Retorn a l’índex



6 SISTEMES D’INFORMACIÓ

El Sistema ofereix un sistema d'informació exhaustiu i flexible per analitzar el flux de costos en una empresa. Amb les funcions del sistema d'informació, no només es poden efectuar avaluacions estàndard recurrents, sinó també realitzar informes especials per a situacions unívoques. L'estructura interactiva del sistema d'informació fa possible analitzar tots els costos immediatament després d'haver-los introduït en el Sistema i seguir els seus orígens fins al nivell del document. Així mateix, tots els informes disponibles en manera interactiva es poden executar també en procés de fons. És especialment útil per a grans quantitats de dades.

Amb el sistema d'informació interactiu es poden avaluar dades de comptabilitzacions d'operacions efectuades directament en la pantalla. Es pot utilitzar una extensa gamma d'informes estàndard predefinits amb diverses funcions d'anàlisis. L'avantatge d'un sistema d'informació interactiu és la capacitat de revisar les entrades comptabilitzades recentment i d'analitzar aquestes dades amb ajuda de la totalització, la integració i els ràtios.

6.1 Índex de Dades Mestres

6.1.1 Classes de Cost

Si existeix la necessitat de visualitzar més d’una classe de cost, aquest document mostra

el procediment per visualitzar de manera massiva les classes de cost.

Per accedir als informes de la comptabilitat de les Classes de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Índex dades mestres → Classes de Cost




Camp Explicació

Classe de cost // Fins a

Rang de classes de cost o classes de cost en concret per les quals es vol visualitzar la informació

Grup de classes de cost

Grup de classes de cost pel que es requereix veure la informació.

Variant de Selecció

Identificador que defineix una variant, la qual permet seleccionar classes de cost diferents a les quals es troben dintre d'un rang o un grup de classes de cost.

Classes de cost (totes)

Marcant aquesta opció se seleccionen totes les classes de cost, tant

primàries com secundàries.

Vàlid de // Fins a Rang de validesa de les classes de cost a ser visualitzades

Pressionem el botó i accedim a l’informe de les dades mestres.



Si premem doble clic sobre la classe de cost navegarem a visualitzar la dada mestra de la

classe de cost.

Si desitgem modificar les opcions de la finestra de visualització premem el botó : i

accedim a la finestra de modificació del Layout.


Gestió de la Comptabilitat Analítica COEn la columna de l'esquerra apareixen les Columnes visualitzades. Si volem visualitzar alguna dada més que no hagi aparegut seleccionem el camp en la columna de la dreta i

ho passem a Columnes visualitzades mitjançant el botó de fletxa cap a l'esquerra . En el cas contrari, en el qual es desitja suprimir un camp no visualitzat, se selecciona en la columna de l'esquerra i es prem la fletxa cap a la dreta .

Si desitgem modificar l'ordre d'aparició de les columnes ens posicionem en la columna i l'arrosseguem fins a la posició que vulguem. Per a desar la nova disposició accedim al menú principal i seleccionem Configuracions -> Disposició -> Desar.

Apareixerà la finestra per desar la disposició on li donem un nom que comenci amb la barra / ja que sinó no es grava en el sistema. Si volem que aquesta disposició aparegui per defecte sempre que entrem a visualitzar les dades mestres de centres de cost marquem l'opció de Parametrització prèvia:



Per a seleccionar una disposició qualsevol premem el botó de seleccionar layout.

6.1.2 Centres de Cost

Per accedir a la pantalla dels informes de la comptabilitat de Centres de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Índex dades mestres → Centres de Cost




Camp Explicació

Centre de cost // Fins a

Rang de centres de cost o centre de cost en concret per al qual es vol visualitzar la informació.

Grup de centres de cost

Grup de centres de cost per al que volem veure la informació.

Variant de Selecció Identificador que defineix una variant, la qual permet seleccionar centres de cost diferents als quals es troben dintre d'un rang o un grup de centres de cost.

Centres de cost (tots)

Marcant aquesta opció se seleccionen tots els centres de cost

pertanyents a la jerarquia estàndard.

Vàlid de // Fins a Rang de validesa dels centres de cost a ser visualitzats

Premem el botó accedim a l'informe de les dades mestres.



La modificació del Layout es realitza de la mateixa forma que pels informes de les dades

mestres de Classes de cost.

6.1.3 Ordres

Per accedir a la pantalla dels informes de dades mestres d’Ordres, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Índex dades mestres → Ordres internes

Mitjançant Transacció KOK5



Camp Explicació

Variant de selecció

Quantitat emmagatzemada de criteris de selecció Introdueixi els seus criteris per a la selecció d'objectes en la variant de selecció. Així evitarà haver d'entrar-los cada vegada que s'iniciï la selecció.

Per defecte s’escollirà la variant estàndard SAP&01 i a partir d’aquesta es poden crear

variants pròpies.

Premem el botó i accedim a l'informe de les dades mestres


Gestió de la Comptabilitat Analítica COSi fem un doble clic sobre la ordre navegarem fins a visualitzar les dades mestres.

6.2 Comptabilitat Classes de Cost

6.2.1 Classes de cost: Desglossament per societat

Per accedir a la pantalla dels informes Comptabilitat Classes de Cost, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Classes de Cost → Classes de cost: Desglossament per societat

Mitjançant Transacció S_SL0_21000007

Per la societat escollida, un exercici y període donat obtindrem tota la informació imputada desglossada per element d’imputació o per classe de cost.



6.2.2 Documents de les factures de costos: Costos reals

Per accedir a la pantalla dels informes de documents de la comptabilitat de costos ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Classes de Cost → Documents de les factures de costos: Costos reals

Mitjançant Transacció KSB5

En aquest informe es pot visualitzar qualsevol document de la comptabilitat analítica de costos reals, només amb introduir el seu número i prémer el botó d’executar.



El sistema mostrarà la següent pantalla amb la informació sol·licitada.

6.3 Comptabilitat Centres de Cost

6.3.1 Àrea: Centres de Cost

Per accedir a la pantalla de l’informe de comparació de dades reals, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Centres cost → Àrea: Centres de cost

Mitjançant Transacció S_ALR_87013612



6.3.2 Àrea: Classes de Cost


Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Centres cost → Àrea: Classes de cost



Gestió de la Comptabilitat Analítica COA partir de les seleccions especificades el informe mostra les imputacions rebudes desglossades per classe de cost i centre de cost.

6.3.3 Centres de Cost Període actual/acumulat


Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Centres cost → Centres de Cost Període actual/acumulat




El sistema automàticament ens proposa el període actual encara que podem escollir el període que ens interessi i obtindrem el import total de les imputacions realitzades en el període escollit i l’acumulat, és a dir, des de el període 1 fins el que haguem escollit.

6.3.4 Centre de cost: Desglossament p/interl.


Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació →



Comptabilitat Centres cost → Centre de cost: Desglossament p/interl.


Un cop fixades les dades de selecció al executar obtenim un informe que mostra imputacions rebudes en els centres de cost i marcant un centre de cost concret podem visualitzar totes les imputacions rebudes amb el seu concepte.

6.3.5 Centres de cost: Desglossament per operació


Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Centres cost → Centre de cost: Desgl.per operació


Imputacions efectuades en el sistema separades en funció de l’operació que les ha provocat.



6.3.6 Àrea: Ordres assignades/elements PEP


Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Centres cost → Àrea: Ordres assignades/elements PEP


Aquest informe proporciona un resum dels costos per cada Centre de Cost, Grup de centres de cost, Ordre (assignada a un centre de cost) i element PEP que estigui assignat a un centre de cost.



6.3.7 Comparació trimestres

L’informe de comparança de dades reals en diferents marcs temporals


Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Centres cost →Centres cost: Comparació trimestres




Executem

El sistema mostra un total por compte i per trimestre, així com el total de l’exercici

seleccionat.



6.3.8 Comparació exercicis


Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Centres cost → Centres cost: Comp. Exercicis


Informe que permet comparar els costos actuals de l’exercici corrent amb els dos exercicis previs separant les comptabilitzacions en dèbit i crèdit:

6.3.9 Partides Individuals Reals


Gestió de la Comptabilitat Analítica COPer accedir a la pantalla dels informes sobre partides individuals, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Centres de Cost → Partides individuals reals


Es visualitzen les partides individuals reals per a un centre de cost o grup.

En aquesta pantalla s'han d'indicar els objectes per als quals desitja cridar un informe. Es poden introduir valors individuals, intervals de valors o grups. La variant de selecció és estàndard, però podem modificar-la perquè els camps que surtin a l'executar l'informe, serveixin depenent de la informació que necessiti.



Camp Explicació

Centre de cost // Fins:

Interval en el qual s'indica el centre o els centres de cost per al qual volem veure les partides individuals realitzades.

Grup de centres de cost:

Grup de centres de cost per al qual es volen veure les partides.

Classe de cost // Fins:

Interval en el qual s'indica les classes de cost per a les quals volem veure les partides individuals realitzades

Grup de classes de cost:

Grup de classes de cost per al qual es vol visualitzar les partides. S’introdueix el compte de pèrdues i guanys

Data de comptabilització:

Rang de dates en les quals van ser introduïdes les partides

Variant de visualització:

Variable que controla el tipus de visualització que va a haver de la informació. Es podran crear tantes variants com es desitgi.

Pressionem :


Gestió de la Comptabilitat Analítica COAl visualitzar la pantalla, ens apareix totes les imputacions, partida a partida, a més ens mostra els camps de Classes de cost, Denominació de la classe de cost, Valor en Moneda, Cta de contrapartida i la seva denominació, però existeixen molts més camps per a poder seleccionar. En aquesta mateixa pantalla podem fer doble clic en qualsevol línia i el sistema ens duria al document original d'una forma estàndard.

6.3.10 Centres de cost: Comparació d’objectes

Per accedir a la pantalla dels informes sobre partides individuals, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Centres de Cost → Centres de cost: Comparació d’objectes


Pressionem la icona de execució i accedim a la finestra:


Gestió de la Comptabilitat Analítica COIntroduïm la Societat (UB), els exercicis que volem comparar. En cas necessari es pot filtrar per centres de cost (valor individual, rang o grup) i classe de cost (valor individual, rang o grup) i solament apareixerà la informació pels elements d’imputació escollits.

Aquest informe permet comparar les comptabilitzacions realitzades a determinats centres de cost o grups de centres de cost en dos exercicis diferents.

6.3.11 Centres de cost: Actuals/Acumulats/Exercici


Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Centres de Cost → Centres de cost: Actuals/Acumulats/Exercici



Gestió de la Comptabilitat Analítica COPermet comparar dades reals i planificades pel període corrent, l’acumulat i el total per exercici.

6.3.12 Àrea: Ordres

Per accedir a la pantalla dels informes, ho farem a través de la següent ruta:

Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Centres de Cost → Àrea: Ordres


Aquest informe conté els costos reals i planificats pels elements d’imputació centre de cost i ordres.



6.4 Comptabilitat Ordres de Cost

6.4.1 Ordre: Període actual/acumulat


Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Ordres de Cost → Ordre: Període actual/acumulat




En la pantalla de selecció el sistema automàticament proposa el període actual. Aquest període proposat pot esser modificat en funció de les necessitats.

Com a resultat obtindrem el import total de les imputacions realitzades en el període escollit i l’acumulat, és a dir, des de el període 1 fins el que s’hagi escollit.

6.4.2 Llista: Ordres


Mitjançant Menús Menú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Ordres de Cost → Llista: Ordres



Gestió de la Comptabilitat Analítica COInforme que mostra les imputacions rebudes tant reals com pla i estadístiques per totes les ordres existents en el sistema.

6.4.3 Llista: Ordres per classes de cost


Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Ordres de Cost → Llista: Ordres per classes de cost


Informe que mostra les imputacions rebudes tant reals com pla i estadístiques per totes les ordres existents en el sistema desglossat per classes de cost.



6.4.4 Llista: Classes de cost per ordres


Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Ordres de Cost → Llista: Classes de cost per ordres


Amb aquest informe obtenim les imputacions rebudes a cada classe de cost a través d’una ordre de costos.

6.4.5 Ordre: Desglossament p/interlocutor


Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Ordres de Cost → Ordre: Desglossament p/interlocutor



Gestió de la Comptabilitat Analítica COResum de les imputacions efectuades per ordre de cost.

Situant el cursor en la part superior, de forma que queda marcat de color taronja el camp Grup d’ordres obtenim el total de les ordres que han rebut imputacions i prement sobre el codi de cada ordre en particular, mostra la informació d’aquesta.

6.4.6 Comparació anual real




Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Ordres de Cost → Ordre: Comparació anual real


Escollint la nostra societat analítica UB i els dos exercicis a comparar:

Obtenim el total de les imputacions reals efectuades en cadascun dels anys escollits anteriorment, polsant sobre el codi d’ordre obtindrem la mateixa informació però per aquella ordre en particular.



6.4.7 Ordre: Comparació trimestres real


Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Ordres de Cost → Ordre: Comparació trimestral real


Informe que permet analitzar el desenvolupament dels costos de les ordres per trimestres.

6.4.8 Ordre: Comparació de períodes real


Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Ordres de Cost → Ordre: Comparació de períodes real


Informe que permet analitzar el desenvolupament dels costos de les ordres per períodes.



6.4.9 Ordre: Comparació de períodes real


Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Ordres de Cost → Ordre: Comparació de períodes real

Mitjançant Transacció KOB1

Es visualitzen les partides individuals reals per a una ordre de cost o grup.


Gestió de la Comptabilitat Analítica COEn aquesta pantalla s'han d'indicar els objectes per als quals desitja cridar un informe. Es poden introduir valors individuals, intervals de valors o grups. La variant de selecció és estàndard, però podem modificar-la perquè els camps que surtin a l'executar l'informe, serveixin depenent de la informació que necessiti.

Camp Explicació

Ordre // Fins: Interval en el qual s'indica l’ordre o les ordres de cost per al qual volem veure les partides individuals realitzades.

Grup d’ordres: Grup d’ordres de cost per a les quals es volen veure les partides.









Pressionem :

6.4.10 Partides Individuals Reals


Mitjançant MenúsMenú Comptabilitat Analítica → Sistemes d'Informació → Comptabilitat Centres de Cost → Partides individuals reals


Es visualitzen les partides individuals reals per a un centre de cost o grup.



En aquesta pantalla s'han d'indicar els objectes per als quals desitja cridar un informe. Es poden introduir valors individuals, intervals de valors o grups. La variant de selecció és estàndard, però podem modificar-la perquè els camps que surtin a l'executar l'informe, serveixin depenent de la informació que necessiti.

Camp Explicació

Centre de cost // Fins:

Interval en el qual s'indica el centre o els centres de cost per al qual volem veure les partides individuals realitzades.

Grup de centres de cost:

Grup de centres de cost per al qual es volen veure les partides.









Pressionem i visualitzarem totes les imputacions, partida a partida, a més ens mostra els camps de Classes de cost, Denominació de la classe de cost, Valor en Moneda, Cta de contrapartida i la seva denominació, encara que existeixen molts més camps per a poder seleccionar. A més, fent doble clic en qualsevol línia el sistema ens durà al document original que va generar la imputació.



Retorn a l’índex


FOR101130v1-CO001 Comptabilitat Analítica.doc€¦ · Web viewPer accedir als informes de la...

Documents

Transcript of FOR101130v1-CO001 Comptabilitat Analítica.doc€¦ · Web viewPer accedir als informes de la...