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  • FOREST BPMS

    Arquitectura Forest BPMS

    Metodologia de implementacin

    Fase I Instalacin

  • 1. Instalacin del sistema de informacin Forest en los servidores provistos por la entidad

    Entregable: Documento de Instalacin

    El cual contiene toda la informacin e instrucciones de ubicacin y arquitectura de la solucin instalada

    Fase II Parametrizacin

    1. Parametrizacin de tipos documentales, clases documentales, medios de envi, organigrama

    2. Parametrizacin de usuarios (internos y externos) que participen en los procedimientos

    3. Parametrizacin de trmites y trminos

    4. Parametrizacin de firmas digitalizadas para funcionarios autorizados.

    5. Parametrizacin de ventanillas de radicacin

    6. Parametrizacin de los reportes bsicos del sistema

    Entregable: Documento de Parametrizacin

    El cual contiene toda la informacin parametrizada desplegada directamente por el sistema

    Fase III Anlisis y diseo

    A partir de procedimientos ya prediseados que con nuestra experiencia en las diferentes

    implementaciones del sistema mejoramos continuamente y con la informacin que suministre la

    entidad en esta fase se realizar el diseo de los procedimientos

    Entregable: Documento de Modelado

    Entrega del Documento de Modelado para cada procedimiento, el cual contiene toda la informacin de la fase, documento que debe ser aprobado por la entidad para proceder a la fase de automatizacin sobre la plataforma FOREST

  • Fase IV Automatizacin

    1. Diseo del modelo de datos de acuerdo con la informacin del Documento de Modelado aprobado

    2. Diseo e implementacin de plantillas de documentos de acuerdo con la informacin del Documento de Modelado aprobado

    3. Diseo e implementacin de las actividades, formas electrnicas, eventos y reglas de negocio de cada uno de los procedimientos de acuerdo al documento de Modelado Aprobado

    Entregable: Gua de Socializacin

    Entrega del Documento Gua de Socializacin para cada procedimiento, el cual contiene toda la informacin necesaria para ejecutar e instanciar los procedimientos ya sobre la plataforma FOREST

    Ejemplos de algunos diagramas prediseados en la notacin estndar BPMN 2.0, propuestos para la automatizacin de los procesos

  • Fase V Pruebas

    1. Definicin del plan de pruebas, a partir de las Guas de Socializacin

    2. Ejecucin en conjunto con los funcionario que designe la entidad del plan de pruebas de los procedimientos

    Entregables: Documento con el resultado de las pruebas y Gua de Socializacin actualizada

    Entrega del Documento con el plan de pruebas ejecutado y sus resultados y la Gua de socializacin con ajustes realizados a los procedimientos durante la fase de pruebas.

    Fase VI Capacitacin

    Entregables: Relacin de usuarios capacitados

    Entrega de un documento con la relacin de los usuarios capacitados y el nmero de horas definidas con la entidad.

  • Fase VII paso a produccin

    1. Realizar las actividades necesarias para el paso al ambiente de produccin de la

    plataforma Forest del procedimiento implementado Entregables: Relacin del sistema

    Entrega de un documento desplegado por el sistema Forest del procedimiento en el ambiente de produccin.

  • CARACTERSTICAS GENERALES DE FOREST BPMS

    INTEGRA TECNOLOGAS DE BPM1, ECM2, SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO-

    9001:2000 NTC-GP-1000:2004 , MECI 1000:2005, Y TABLAS DE RETENCIN

    DOCUMENTAL A LA OPERACIN DE LA ORGANIZACIN.

    TODO EN EL MISMO SISTEMA

    EL SISTEMA DE INFORMACIN ES EL PROCESO.

    1 BPM (Business Process Management) es la metodologa empresarial tendiente a mejorar la eficiencia a travs de la gestin

    sistemtica de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, monitorizar, analizar y mejorar de forma continua.

    2 ECM (Enterprise Content Management)

    Diseo y modelado de procesos.

    Operacin Electrnica de

    procesos.

    Gestin Documental. 1

    Documentacin ISO-9001.

    Integracin GP-1000 Y MECI

    1000

    Versiones de documentos.. 2

    Indicadores de gestin.

    Procesos de Auditora Calidad.

    Todos los procesos... 3

  • COMPONENTES DE LA PLATAFORMA FOREST BPMS

    El sistema FOREST es una tecnologa de software de gestin de procesos y documentos que

    administra y da soporte a los procesos de negocio.

    Permite gestionar TODOS los documentos que ingresen o se generen en cualquier organizacin

    pblica o privada, mediante la implementacin de procesos de negocio a partir del estndar BPMN

    2.0, convirtiendo sus procesos en aplicaciones personalizadas integrando en uno solo sistema todos

    los componentes necesarios para administrar su negocio.

    COMPONENTES INTEGRADOS

    COMPONENTE DE RADICACIN:

  • Permite la parametrizacin de ventanillas de radicacin para el ingreso de documentos fsicos o

    electrnicos, generacin del nmero nico de identificacin comnmente denominado radicacin,

    impresin de rtulos de radicacin con cdigo de barras entre otros.

    COMPONENTE DE DIGITALIZACIN:

    Permite la digitalizacin de todos los documentos fsicos que se radican en el componente de

    Radicacin, asociando mediante reconocimiento de cdigo de barras las imgenes en formato

    multipagina PDF, a la radicacin generada, cuanta entre otrs funcionalidades con reconocimiento de

    caracteres OCR.

    COMPONENTE DE INGRESO VIA WEB:

    Permite exponer en Internet trmites como Quejas y reclamos, Solicitud de Informacin etc, con o

    sin firma digital, trmites que son radicados en el sistema y gestionados en los procedimientos

    automatizados en el componente BPM.

    COMPONENTE BPM Y ECM (MDULO DE USUARIO FINAL WORKPLACE **)

    Este componente es el Core o componente principal de la plataforma Forest, Permite definir

    procedimientos en estndar BPMN 2.0, definir y asociar formularios electrnicos a las actividades

    del procedimiento, crear y desplegar documentos electrnicos o digitalizados en el componente de

    Digitalizacin, definir reglas de negocio, ejecutar las actividades definidas, disear y almacenar

    datos en micro modelos de datos, expone las actividades asignadas a los usuarios finales. Se

    compone de los siguientes mdulos:

    Admin

    Formas

    Process

    Workplace

    User

    Config

  • COMPONENTE MECI:

    Permite parametrizar y exponer al usuario final, toda la definicin del modelo estndar de control

    interno de la entidad, cuenta con los mdulos necesarios para realizar el mantenimiento de la

    informacin ingresada.

    COMPONENTE SIG (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN)

    Permite parametrizar y exponer al usuario final, la definicin completa del sistema integrado de

    gestin de Calidad, despliegue y administracin del listado maestro de documentos, gestin de

    auditora y no conformidades as como actualizacin de documentos a partir de la definicin a la

    medida de los procedimientos en estndar BPMN 2.0 que la entidad desee implementar, para ser

    ejecutados en el componente BPM, mdulo Workplace, permite la creacin de plantillas en Microsoft

    Word, con marcas dinmicas que se completan a partir de los datos capturados en las formas

    electrnicas de los procesos y se exponen en las actividades para que el usuario final las use

    directamente en el sistema sin requerir el uso de copias controladas en fsico

    COMPONENTE REPORTES:

    Permite desplegar todos los reportes propios prediseados que incluye el sistema de informacin y

    permite crear, administrar y desplegar al usuario final, reportes a la medida de la entidad, cuenta con

    mdulos de administracin para asignar permisos carpetas entre otros.

    COMPONENTE TRD:

  • Permite configurar las series, sub series y disposicin final, de acuerdo con la definicin de las

    tablas de retencin documental de la entidad, asociadas a dependencias o a procesos, apertura y

    administracin de carpetas o expedientes virtuales, clasificacin de todos los documentos,

    administracin del traslado de documentos entre archivos de gestin y el archivo central entre otros.

    Metodologa

    1. Modelar procesos 2. Modelar los datos 3. Crear formas electrnicas

    4. Crear reglas de negocio 5. Automatizar el proceso

    6. Probar el proceso 7. Ejecutar el proceso 8. Monitorear el proceso

    9. Mejorar el proceso

    CARACTERSTICAS FOREST Bsica

    Gestin de Procesos (BPM - Business Process Management).

    Modelacin grfica de procesos en el estndar BPMN.

    Automatizacin de procesos con reglas del negocio, modelo de datos y

    formas electrnicas.

    Diseo grfico de Modelos de Datos (MMD) por proceso.

    Definicin y diseo grfico de Formas Electrnicas y reglas del negocio bsicas, asociadas a actividades.

    Definicin de reglas avanzadas del negocio, validaciones y comportamientos.

    Integracin natural con el manejador de contenido (Gestin

    Documental).

    Ejecucin, gestin y mejoramiento de los procesos.

    Manejo de trminos jurdicos y operativos de las actividades del proceso

  • Definicin de responsables por proceso y actividades.

    Asignacin de grupos de trabajo interdisciplinarios.

    Asignacin de tiempos y responsables por actividad

    Manejo de foros por proceso

    Indicadores de desempeo de procesos

    Gestin de Documentos y Contenidos (ECM Enterprise Content Management)

    Nmero automtico de registro de documentos (Nmero de Radicacin)

    Registro de documentos fsicos (Radicacin