FORMATO DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION
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PLAN DE CAPACITACION DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO
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PLAN DE CAPACITACION DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO
Presentado a:Rectoría
Consejo Directivo/Vicerrectoría Administrativa y Financiera
Equipo de TrabajoMAGALIS ZARATE
ELVIS PINTO ARAGONDALGI CAMARGO
Oficina del Talento Humano
WILIAN BERMUDEZ BUENOMAGALIS ARREDONDOALBERTO BRITO DAZA
WILMER TORRES BRUGESEDWIN CARDEÑO PORTELA
Docentes
YAQUELIN OLIVEROSLEDIS VARGAS MUÑOZ
Bienestar Universitario
ROSALBA CUESTA LÓPEZCoordinador Descriptor Red de facultades académicas
Personal de apoyo:JULIA ROSA NUÑEZ
Profesional Oficina Talento Humano
Sistematización e interpretación:ROSALBA CUESTA LÓPEZ
MARIO EDGAR HOYOS BENÍTEZ
Riohacha, La Guajira 2006
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PLAN DE CAPACITACION DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO
PRESENTACION
En el marco del proceso de modernización efectivo, con políticas institucionales
orientadas hacia una gestión participativa, objetiva y centrada en el deber ser de la
institución, con acciones de organización eficiente, capacitación del talento humano,
eficacia en los procesos administrativos, académicos y en la búsqueda de una nueva
filosofía de trabajo y un modelo de gestión de desarrollo humano sostenible que invita al
cambio paradigmático frente al ser y el hacer, se presenta el Plan de Capacitación y
Formación para los Administrativos elaborado por un grupo interdisciplinario de docentes
y administrativos con la orientación y liderazgo de la oficina del talento humano; tiene
como propósito el fortalecimiento del talento humano para el desarrollo laboral,
institucional y personal y operativizar una de las políticas del Bienestar Universitario, como
es el Desarrollo humano sostenible, en todas las dimensiones de su ser, como individuo y
como miembro activo de la sociedad.
Esta herramienta de gestión para la Vicerrectoría Administrativa forma parte de los
requisitos exigidos por el Ministerio de Educación Nacional en el proceso de acreditación
de alta calidad para la institución.
Lo anterior es posible, si desde ya, todas las acciones de formación y actualización del
personal administrativo se desarrollan tomando como base este plan, que contempla las
competencias generales establecidas por Uniguajira en el PEI-2005 y las unidades de
competencias específicas de cada dependencia para sus funciones y procedimientos.
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INTRODUCCION
La capacitación y formación de los empleados de carrera está orientada a propiciar el
mejoramiento en la prestación de los servicios, a subsanar las deficiencias detectadas en
la evaluación del desempeño y a desarrollar las potencialidades, destrezas y habilidadesde los empleados para posibilitar su ascenso en la carrera administrativa1.
Para la Universidad de la Guajira, el Plan de Capacitación y Formación de los
administrativos es una herramienta de gestión que permite continuar el proceso de
afianzamiento del cambio propuesto en la misión y políticas institucionales (PEI-2005), el
Plan de Desarrollo, 2006-2009 y la Agenda Prospectiva, 2006; es decir, se inscribe comoel componente 4 del Sistema de Evaluación Institucional2 considerado como el tercer
descriptor dentro del Macrosistema de Acreditación de la Universidad de la Guajira, que
resalta entre sus propósitos el fortalecimiento del talento humano para el desarrollo
laboral, institucional y operativiza el principio rector del Bienestar Social Universitario
como es el Desarrollo humano sostenible, en todas las dimensiones de su ser, como
individuo y como miembro activo de la sociedad.
La metodología utilizada fue de recopilación y análisis de los documentos institucionales:
PEI-2005, Plan de Desarrollo, Agenda Prospectiva, Sistema General de Evaluación
Institucional y Diagnóstico de estados iniciales, Manual de Funciones y propuesta del
Manual de Procedimientos, que orientarán el direccionamiento hacia unas necesidades de
capacitación y formación coherente, para adelantar los programas y proyectos de
desarrollo del personal administrativo, soportado con referencias teóricas que permitirán
la fundamentacion académica del documento y por último se utilizó un cuestionario por
niveles de cargo para conocer el desarrollo de las unidades de competencias del cargo,
con respecto a las competencias generales referenciadas en el PEI-2005, sugeridas para
tener un desempeño integral y las necesidades de formación y capacitación que según
1 LEY N0 443 DEL 11 DE JUNIO DE 1998. “Por medio del cual se expiden NORMAS SOBRE CARRERAADMINISTRATIVA y se dictan otras disposiciones. Articulo 36 y parágrafo. ESAP.2 SISTEMA GENERAL DE EVALUACION INSTITUCIONAL. Enero 2004. Oficina de AcreditaciónUniguajira. Págs. 7-11
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los administrativos desean realizar para fortalecer sus debilidades en el desempeño del
cargo.
La estructura del documento incluye, en el primer capitulo, unos antecedentes de la
oficina de talento humano, donde se describe como se ha venido dando la capacitación y
formación de los administrativos en la Uniguajira, su inclusión en el Sistema General de
Evaluación Institucional, como el elemento 3: relacionado con la tenencia y promoción del
funcionario administrativo y su crecimiento en la formación profesional como
consecuencia del análisis de su desempeño (cursos de capacitación, diplomados,
especializaciones, maestrías y doctorados), dentro del componente de evaluación del
desempeño administrativo.
En el Segundo capítulo, se presenta un marco de referencia teórica de la capacitación y
formación para administrar la academia, donde se identifican los requerimientos de
formación y capacitación con el enfoque del análisis funcional asimilable al enfoque que
ha venido utilizando la Universidad de la Guajira para determinar sus competencias y
unidades de competencia en el desempeño laboral.
Como tercer capitulo, este plan de capacitación presenta los apartes de los documentos
institucionales que armonizan las necesidades de formación y capacitación de los
funcionarios administrativos. En el capitulo, cuarto se presentan las necesidades de
capitación para desarrollar la tenencia, promoción y crecimiento en la formación
profesional y personal del funcionario administrativo que la Universidad de la Guajira debe
tener en cuenta según la prioridad institucional, presentado por programas y proyectos
con su respectivo presupuesto.
Así, bajo la responsabilidad del coordinador de la oficina del talento humano y la
participación activa de los miembros del equipo; culminó este plan de capacitación para
los administrativos, perfectible por parte del Consejo Directivo y demás entes decisorios
de la Universidad de la Guajira.
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1. DOCTRINA INSTITUCIONAL DERIVA DEL PEI-2005
1.1 MisiónLa Universidad de La Guajira, como institución educativa de educación superior estatal de
mayor cobertura del departamento, se nutre de diferentes campos de la ciencia y la
tecnología, forma profesionales que perciben, aprehenden, aplican y transforman saberes,
conocimientos y la cultura a través de las funciones que le son propias: el desarrollo y la
difusión de la ciencia y la tecnología y la formación de científicos, el fomento y desarrollo
de la actividad económica y la formación de emprendedores, el desarrollo humanosostenible3 y la transmisión de la cultura, la profesionalización y el compromiso social con
una organización académico - administrativa soportada en procedimientos que la
dinamizan para proyectarse hacia el entorno, se auto contrasta en la multiculturalidad con
miras al etnodesarrollo, por la cual y para la interculturalidad, diseña y ejecuta estrategias
que la hacen competitiva, eficiente y eficaz. En consecuencia, ante los problemas
sociales y culturales forma y educa técnicos, tecnólogos y profesionales de ciencia
comprometidos consigo mismos, con el entorno local, nacional, supranacional del caribe e
internacional, para afianzar la colombianidad, materializada en saberes, apoyada por una
comunidad del conocimiento actualizado.
1.2. VisiónEn este siglo XXI, la Universidad de La Guajira será el oasis de la cultura regional, con
reconocimiento local, nacional e internacional; de alta calidad, con acreditación
institucional de todos sus programas académicos; formadora de personas integradoras,
dedicadas a la investigación, comprometidos interno y el entorno, con el fin de contribuir
a mejorar la calidad de vida de los conciudadanos.
Hará convenios e intercambios interinstitucionales, internacionales y fronterizos y aplicará
los adelantos tecnológicos en todos los campos de formación del saber, para ser más
3 Ver Plan de Desarrollo. Uniguajira 2006-2009
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competitiva frente a las exigencias de la globalización, de la cientificidad del saber y su
aplicabilidad objetiva y productiva
2. ANTECEDENTES DE LA OFICINA DE TALENTO HUMANO
1983, se crea la Oficina de Jefatura de Personal, y se nombre como Director al doctor
Hernando Gómez Fernández, en este período de organización el componente de
capacitación para los administrativos no se consideraba prioritario, ya que los
nombramientos se hacían con los requisitos exigidos en los cargos contemplados en el
manual de funciones.
1991, Luis Camilo Fonseca, Se caracteriza por una administración prescriptiva en
cumplimiento al manual de funciones, el componente de capacitación era débil en el
estamento administrativo.
1992, Cenerys Maestre, 1993, Wilmar Aragón Alvarado; 1995, Joaquín Jiménez García;
1995, Cristian Arragocés; 1996, Luis Pinto Mendoza y 1996, Wilson Ustariz Mendoza, se
caracteriza este período por la inclusión de los funcionarios del estamento administrativo
a la función pública del servicio civil (carrera administrativa), se evalúa el desempeño de
los mismos y se incentivan con capacitación y formación (niveles 1, 2 y 3) teniendo en
cuenta el interés personal del funcionario.
El procedimiento para la capacitación se iniciaba con un dialogo personal con el Rector de
turno y luego se oficializaba al Consejo Superior para su aprobación la intención o el
interés del funcionario para su desarrollo profesional.
De igual manera se desarrollaban capacitaciones internas para el desarrollo y
elaboración de normas internas y planes de desarrollo de metodología participativa.
1996, María Eugenia Vásquez. El procedimiento para otorgar capacitación a los
funcionarios administrativos, se daba de la siguiente manera:
Para estudios de postgrados de los administrativos, se solicitaba al Consejo Superior,
quien lo estudiaba y si era posible daba su visto bueno, posteriormente el Secretario
General lo pasaba a presupuesto para que se estudiara la disponibilidad presupuestal.
Se apoyaba a funcionarios para que asistieran a cursos como diplomados y seminarios
dentro y fuera del departamento.
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Se programaban cursos de informática, los cuales eran desarrollados por el Centro de
Cómputos.
1989 y 2000, Celia Mercado Rocha. Se programaban cursos de relaciones
interpersonales, motivación y crecimiento personal conjuntamente con Bienestar al
personal administrativo, además cursos de Informática, el cual se desarrollaba por parte
de funcionarios del Centro de Cómputos.
Se apoyaba a funcionarios para que asistieran a cursos como diplomados y seminarios
dentro y fuera del Departamento.
El apoyo a la capacitación en relación a postgrados del personal administrativo se
tramitaba de manera personal.
2001, José Luis Fonseca. En relación a la capacitación para el personal administrativo
de la institución, esta se llevaba a cabo de manera personal, sin tener en cuenta si el
funcionario se lo mereciera, no se tenía en cuenta la evaluación de desempeño para ello.
Así mismo, internamente se desarrollaban cursos de actualización a los funcionarios en
relación a: informática, relaciones interpersonales, entre otros.
2001, Marlenis Ucros. La capacitación en la Universidad se venia realizando sin una
verdadera planificación, la cual el proceso para realizarla, era que el interesado enviaba
una solicitud al Rector, al aprobársela el funcionario administrativo se le concedía una
comisión de estudios, se realizaban charlas y conferencias en general, debido a las
limitaciones económicas que ha sido uno de los inconvenientes para una mejor
proyección de este componente.
Después, de algunos lineamientos a nivel institucional contemplados en el Plan de
Desarrollo permitió a la Universidad de La Guajira, contemplar unos lineamientos de
formación y capacitación para los administrativos.
2004, Magalis Zárate León. El sistema más usual de ofrecer capacitación a los
funcionarios administrativos de la Universidad de la Guajira en el periodo 2004 – 2006, fue
la ofrecida mediante la oferta de las entidades y corporaciones especializadas para tal
propósito. Es importante aclarar, que según la necesidad de la dependencia el funcionario
responsable solicitaba mediante oficio motivado a la Rectoría se le autorizara asistir al
evento propuesto; luego de recibir el visto bueno, se procedía a la tramitación pertinente.
Es necesario mencionar, que los funcionarios administrativos y empleados oficiales de
esta entidad, cuentan con el Acuerdo 016 de 2005, “Por el cual se aprueba el Estatuto de
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Carrera Administrativa Propia para los Empleados Públicos de La Universidad de la
Guajira”, aprobado por el Consejo Superior, en su articulo 84, reglamenta la
obligatoriedad de la institución en capacitar a sus funcionarios.
La capacitación ha sido y será siempre una herramienta de gran importancia y
significación porque coadyuva al mejor cumplimiento de la tareas propias de la entidad,
eleva el nivel técnico, humano y educacional para el mejoramiento laboral, así como al
desarrollo personal e institucional, que permitirá logros de excelencias en el trabajo y al
mismo tiempo la obtención de mejores condiciones de vida4, para el trabajador y su
familia, para el administrativo y la sociedad.
3. LA CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN PARA ADMINISTRAR LA ACADEMIA
Como bien ha señalado, Beltrán y San Martín (2000) referenciado por González. (2003).
“El texto curricular exige un contexto específico diferente al de la producción de los
conocimientos y a los de su posible reproducción. Ese contexto específico será
precisamente la institución educativa. De ese modo, el currículo aparece como el
verdadero núcleo de las organizaciones de las instituciones educativas”.
La Universidad de la Guajira en su Proyecto Educativo Institucional (PEI), considera el
Currículo como núcleo de la organización académica (que lo estructura)-
administrativa(que lo administra) y procedimental (que lo gestiona), partiendo del
concepto de que “el currículo sigue siendo el foco intelectual y organizativo de los
procesos educativos en los centros de enseñanza y que constituye el espacio donde se
definen y debaten los fines, contenidos y procesos que dan forma a una determinadaconcepción de educación”5. En ese sentido la institución considerada como una
organización con todas sus dimensiones (Estructura, relaciones, procesos y cultura)6
constituye un contexto clave para el desarrollo del currículo, el aprendizaje de los alumnos
y las actividades que realizan los docentes y administrativos.
4 Zarate, Magalis, Entrevista, 20065 DIAZ Barriga, Frida, (2004) en Prólogo de; ANÁLISIS DE CURRÍCULO, 3ª Edición, McGraw-Hill, Pág.Xix.6 GONZALEZ, Maria Teresa, (2003) en Las Organizaciones Escolares: Dimensiones y Características,Prentice Hall. Pag. 26
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Bajo esta consideración, la organización educativa, además de ser una estructura formal
de puestos, funciones, responsabilidades etc. también es un tramado de relaciones o
redes de interacción y flujo de comunicación entre las personas que allí laboran y se
necesitan que sean competentes para dinamizarla en el ser, el saber y el hacer y auto
contrastarla en la multiculturalidad con miras al etnodesarrollo como lo contempla la
misión institucional.
Lo anterior es posible, si desde ya, todas las acciones de formación y actualización se
desarrollan tomando como base las competencias generales establecidas por
UNIGUAJIRA y cada dependencia establece sus unidades de competencias específicas
para sus funciones y procedimientos.
Las funciones y procedimientos en el enfoque de competencia “análisis funcional”,
expresan lo que un funcionario debe ser capaz de hacer en condiciones normales de
trabajo con el fin de cumplir con una función clave. Ellas indican en términos generales las
actividades que deben desempeñar las personas en una determinada área laboral.
A partir del análisis funcional y de acuerdo con los requerimientos específicos del contexto
donde se halla la institución educativa, se realiza la planeación del proceso de formación y
la capacitación en este caso de los funcionarios de la Universidad de la Guajira con:
I. Identificación de los Requerimientos de Formación y Capacitación con el Enfoquedel Análisis Funcional
El análisis funcional es un procedimiento mediante el cual se determina (Zúñiga, 2003)
1. El propósito clave de un área.- Formar y capacitar a los funcionarios para que
participen activamente en el fomento, desarrollo y difusión de la ciencia y la tecnología;
omento y desarrollo de la actividad económica, desarrollo y transmisión de la cultura;
profesionalización y compromiso social, desarrollando competencias propias para la
optimización del modelo organizacional y de gestión propuesto por la institución en sus
documentos orientadores.
2. Las funciones de primer nivel que los trabajadores y profesionales deben realizar para
alcanzar dicho propósito o Función clave.- Desarrollar las funciones y procedimientos con
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base en una visión integral del desarrollo institucional, según los requerimientos de la
normatividad vigente, competencias asignadas y los indicadores de gestión.
3. Las funciones conexas clasificadas en los niveles sucesivos hasta llegar a las
contribuciones individuales, las cuales se refieren a los aportes específicos de las
personas al logro del propósito clave. Con respecto a la metodología de elaboración, se
sugiere revisar a Zúñiga (2003). Y se entienden como: 1. Desarrollar procesos de
formación y actualización del talento humano de acuerdo a los perfiles de su competencia
establecidos y la normatividad vigente. 2. Desarrollar procesos de formación y
actualización que favorezcan el clima organizacional y bienestar institucional. 3.
Establecer lineamientos orientadores conducentes a la formación y capacitación de los
funcionarios con base en méritos, planeación y evaluación del desempeño.
II. Identificación de las Competencias Institucionales
1. En términos de desarrollo conceptual oral y escrito
2. En relación con lo formativo-vivencial individual y social
3. En cuanto comprobación-regulación de saberes y conocimientos
4. Con referencia a la formación axiológica y teleológica
III. Identificación de las Unidades de Competencias
Unidades de Competencias implicadas en la administración de lo académico a partir de
las competencias institucionales.
• En términos de desarrollo conceptual
Existe la necesidad de desarrollar competencias de lecturabilidad y escriturabilidad y de
oralidad y escuchabilidad para el desempeño comprensivo de la actividad administrativa,
como elementos básicos para una alta productividad y una alta calidad humana.
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• En términos de comprobación-regulación
Existe la necesidad de que cada dependencia convoque a la orientación teórica plasmada
en las políticas del PEI para fundamentar su quehacer administrativo, tanto en la toma de
decisiones del ejecutivo como en la comprensión de las funciones y procedimientos de los
cargos.
• En términos de lo formativo-vivencial
Existe la necesidad de armonizar el comportamiento individual con el que “impone” el
proyecto educativo institucional, con el fin de ir dibujando los perfiles de una “cultura
institucional”.
Existe la necesidad de alimentar un clima de convivencia institucional basado en los
valores expuestos en el PEI.
• En términos de lo axiológico y teleológico
Existe la necesidad de identificar los valores institucionales relevantes para el desarrollo
de la Misión y el logro de la Visión institucionales.
4. ARMONIZACIÓN DE ORIENTADORES DE LA CAPACITACIÓN YFORMACIÓN PARA LOS ADMINISTRATIVOS
La administración al servicio de la academia dinamiza la estructura organizacional de la
Universidad de La Guajira, desde las instancias especializadas en el desarrollo de sus
funciones, establecimientos de escenarios de integración de actores relacionados con
diferentes funciones de la misma, establecimientos de líneas de comunicación ágiles
entre las dependencias y desde el estilo organizativo dando lugar a un desarrollo
autónomo de la institución.
4.1 Diagnóstico de estados iniciales y sistema de evaluación institucional7:
7 SISTEMA GENERAL DE VALUACION INSTITUCIONAL. Enero del 2004. Uniguajira. Informe deActividades de la gerencia de Acreditación. Pag. 6-8
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El diagnóstico de los factores de acreditación planteado por el CNA resalta las fortalezas
que deben convertirse en estrategias institucionales y las debilidades que deben
someterse a un proceso de regulación de acuerdo con el procedimiento avalado por la
institución.
Uno de los factores de evaluación planteado por el CNA es el de “Organización,
Administración y Gestión” que aplicado a la Universidad de la Guajira muestra en uno de
sus apartes la necesidad de promover la capacitación permanente del personal que dirige
la Universidad de la Guajira en el campo de la gerencia y la planificación con el fin de
promover la calidad de la gestión universitaria” y “mantener un ambiente físico en
condiciones adecuadas para favorecer el desempeño del talento humano de la institución.
Las personas responsables de las diferentes funciones no poseen la formación requerida
para su desempeño; la articulación entre sus tareas es tal que las necesidades y objetivos
del programa no son debidamente atendidos.
No existe liderazgo académico- administrativo desde las Facultades, en algunas
ocasiones se improvisan programaciones y actividades. No se socializa con los
funcionarios las actividades de gestión. No hay articulación entre las tareas del docente y
sus actividades académicas con el plan de gestión de las Facultades.
El diagnóstico muestra que el 61.19% de los directivos considera que la estructura
organizativa, administrativa y gestión institucional no facilita el cumplimiento de las
funciones básicas. El 33.10 % de los estudiantes opinan que si facilita; el 47.79% de los
docentes responde que no facilita. Se desprenden de estos porcentajes que las
dependencias no priorizan las necesidades que provienen de los programas académicos.
No existe un proceso de planeación conjunta que articule la organización administrativa
con la academia. Prevalece el interés particular del estilo administrativo sobre las
necesidades de los programas académicos.
Se recomienda a las facultades, mayor compromiso de los directivos de los programas, en
el cumplimiento de sus funciones administrativas, sobre todo en el cumplimiento en lo
consignado en los estándares de los documentos base de cada programa. así mismo, se
recomienda a planeación desarrollar un mecanismo de investigación para acercarse a las
nociones más tempranas que tienen los jefes de dependencias sobre “el desarrollo
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institucional”, lo cual alumbraría el camino para emprender con coherencia una gestión
administrativa que realmente genere el desarrollo académico y desrutinice la
funcionalidad de los cargos administrativos.
En cuanto a la apreciación de los administradores sobre la claridad de las funciones
encomendadas y sobre la articulación entre sus tareas, manifiestan que el 71,64% de los
administrativos orientar sus funciones queriendo cumplir con un manual de funciones; el
62,83% de los docentes utiliza el manual de procedimientos académicos; el 71,64% de los
directivos no utiliza manual de procedimientos administrativos. Del resultado de estas
cifras, se confirma que se conoce la existencia del manual de procedimientos
académicos, que guía la ejecución de los diferentes procedimientos (resolución 006-
diciembre.4 de 2.003), lo mismo ocurre con el manual específico de funciones y requisitos
mínimos de la institución (resolución 01077 de 2.001), los cuales fueron adoptados para
ser cumplidos con criterios de eficiencia y eficacia, teniendo en cuenta, lo expresado en el
PEI. Un porcentaje alto de directivos no utiliza el manual de procedimientos
administrativos porque no existe, cada dependencia se guía por el conducto de la lógica
particular.
Con relación a los porcentajes altos de utilización de los manuales de funciones
específicas y manual de procedimientos académicos, se observa que en la práctica no se
cumplen en su totalidad, porque algunos insumos dependen del producto de otras
dependencias, y a veces los productos no están disponibles y muchas decisiones
dependen de lo administrativo. el conducto de procedimientos no es claro y en muchos
casos no existen. Se dan casos de actividades académicas que tienen un deficiente nivel
de apoyo y acompañamiento, por parte de los directivos de la institución.
De acuerdo con información entregada por la oficina de talento humano, no existe un plan
de capacitación para el persona administrativo de la institución. Se han programado
algunos cursos explicitados en el plan de acción de esta dependencia, pero ha sujeto a la
disponibilidad presupuestal asignada a la dependencia estado en referencia; sobre la
efectividad de los procesos administrativos el 52,21% de los docentes califica la
efectividad de los procesos administrativos como “buena”, lo mismo que el 43,45% de los
estudiantes.
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.
De estas cifras, se infiere que la efectividad de los procesos administrativos, no se da
en todas las etapas ni en todos los casos, el 44,25% de los docentes opina que
“siempre” los funcionarios de la facultad desempeñan sus funciones de acuerdo con
las necesidades del programa; el 56,55% de los estudiantes responden que esto
sucede “algunas veces”, los docentes no están satisfechos con el cumplimiento de las
funciones del personal administrativo del programa respecto a la solución de las
necesidades de éste. De acuerdo con el manual de funciones, por ejemplo, el director
de programas académicos, tiene la función de dirigir, coordinar y evaluar el
funcionamiento académico y administrativo del programa y asistir al decano en la
fijación de políticas y objetivos del programa, pero en la práctica estos funcionarios se
dedican a resolver situaciones de carga académica, recepción de notas y planeación
de horarios y otras actividades menores; en la mayoría de los casos las
Propuestas y políticas académicas provienen de los docentes, por iniciativa propia. De
acuerdo con el manual de funciones el decano planea, programa, dirige, coordina,
controla y evalúa las actividades administrativas, financieras y académicas de la
respectiva facultad; sin embargo, se percibe mayor interés hacia el cumplimiento deactividades administrativas8
De esta forma el diagnostico de este factor “Organización, administración y Gestión”
orienta las expectativas del plan de capacitación y formación para los funcionarios
administrativos en cuanto a que refleja las necesidades de estos para el desempeño
de las funciones del cargo.
4.2 El Proyecto Educativo Institucional:
A partir del PEI (Proyecto educativo institucional) todas las dependencias académicas
y administrativas de la Universidad de la Guajira,, tienen una responsabilidad y un
compromiso con los grandes propósitos, las políticas, objetivos y metas, en materia de
capacitación y formación del personal en concordancia con su misión y la perspectiva
teórica insinuada por la noción del etnodesarrollo; esto significa que:
La capacitación y formación del personal de la Universidad de la Guajira, debe
encarnar primordialmente, el desarrollo humano, la aprehensión del conocimiento y su
socialización para el ascenso del hombre dentro de la sustentabilidad que soporta la
8 Análisis del factor de acreditación. Organización Administración y Gestión. Unigusjira2004
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cultura regional; por lo tanto, la calificación permanente en aras de un propósito que
derrumbe los “muros personales” es un asunto de la esencia institucional que permitirá
desarrollar los ideales de calidad definidos y buscados por la institución.
Así como también para el Bienestar Universitario entendido como un ejercicio socio-
humanístico que orienta el desarrollo físico, psico-afectivo, espiritual y social elevando
la calidad de vida del personal administrativo orientado a favorecer la formación
integral y el mejor desempeño de los mismos. Su trabajo está ligado a desarrollar unosactores institucionales idóneos para el cumplimiento de la misión.9
En el mismo sentido, en la búsqueda del cumplimiento eficaz de sus funciones
entendida esta como la “capacidad para la acción orientada a fines” Hace alusión a los
fines y las metas como aquellas directrices “asignadas por la comunidad”, para “la
satisfacción de las demandas que originaron y justifican la existencia del sistema y de
la institución, y su permanencia” (p. 271). Así, la funcionalidad, desde este punto de
vista, se entiende entre otros como la:
capacidad de desempeñar adecuadamente la que se entiende es su
misión, y que, en último extremo, justifica su razón de ser; y,
en última instancia, capacidad que la institución demuestra para ajustar
sus objetivos -y, por tanto, toda la acción y los medios de que dispone-
a las funciones que le han sido asignadas (De la Orden, 2002, p. 271)
citado por el PEI-2005.
Lo anterior son las intenciones del Plan de capacitación y formación de los
administrativos teniendo en cuenta que la Universidad entra en un proceso de calidad,
permanente de búsqueda y fortalecimiento de las cualidades de una institución(ser,
hacer y deber ser) para satisfacer necesidades de una sociedad, a través de motores
científicos, que organizan gestionan y desarrollan sus perspectivas educativas, en la
interacción con actores, procesos, contextos, creencias y contenidos entre otros, que
expresan no sólo las comprensiones de lo educativo sino, también el papel que el
mismo estado debe jugar en la educación.
Es por ello, que la institución debe tener en cuenta cada aspecto que hace parte del
desarrollo de sus actividades y el desempeño que tienen sus funcionarios.
9 Universidad de la Guajira. PEI-2005. Políticas de Bienestar Universitario. Pag. 49
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4.3 El Plan de Desarrollo
Según el Plan de Desarrollo de la Universidad de la Guajira 2006-2009, esta estaría
comprometida con una nueva filosofía de trabajo, una sociedad participativa e
incluyente, un modelo de gestión de desarrollo humano sostenible que invita al cambio
paradigmático frente al ser y el hacer donde todos estamos comprometidos en una
acción responsable y digna por la institución y su desarrollo.
De este modo se explica, que el trabajo administrativo que involucra el recurso
humano como factor fundamental, es el que proporciona el mejoramiento continuo, la
calidad, la productividad y la competitividad de la institución. Se concibe que el recurso
humano de una organización juega un papel importante en el desarrollo de sus
funciones, en esencia el desempeño laboral de cada uno de estos actores evidencian
la competitividad y la productividad en el servicio de las instituciones. Ahora bien, en el
caso de la Universidad de La Guajira los funcionarios administrativos tienen definido
cada una de las tareas a realizar en los diferentes puestos de trabajo y proporcionan
el mejoramiento continuo, la calidad, la productividad, y la competitividad.
Tales iniciativas se traducen en proyectos que van desde el fortalecimiento y
actualización de los procesos administrativos y tecnológicos, de funciones para
ampliar la eficiencia y competitividad con orden, planeación y directriz en el manejo de
los ambientes institucionales; técnicas aplicadas que deben estar al servicio de la
academia con personal capacitado que revierta el conocimiento en el desempeño de
las funciones y en el mejoramiento continuo de los procesos; la evaluación de la
carrera administrativa necesita reflejar la eficiencia del desempeño laboral de los
directivos y jefe de dependencias, y evidenciar propuestas de modernización de la alta
dirección; las relaciones interpersonales para generar reconocimiento por la diferencia
del otro, tolerancia y confianza mutua, manifestadas en los grupos y subgrupos
humanos que conforman los diferentes estamentos; el Fomento del sentido de
pertenencia y disposición al cambio; el desarrollo de la creatividad y el trabajo en
equipo; el respeto y Tolerancia por la diferencia; el fomento del uso de los canales
formales de comunicación; el desarrollo humano y sentido de pertenencia institucional;
hasta el mejoramiento de la Sensibilización administrativa orientada hacia la prioridad
académica.
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De esta forma, el plan de desarrollo orienta las expectativas del plan de capacitación y
formación para los funcionarios administrativos considerados como parte fundamental
para el desarrollo institucional, el fortalecimiento de la Universidad ante la sociedad y
para ello se hace necesario tener a unos funcionarios motivados, con conocimientos y
capaces de realizar bien sus labores en un ámbito acorde con las funciones que
desempeñan.
4.4 La Agenda Prospectiva:
La agenda prospectiva como el instrumento que determina los elementos de análisis
del desarrollo de la Universidad de la Guajira, a partir del consenso de los actores
sociales , diseña los escenarios apuesta global, y los escenarios alternos, con base
en el análisis de las variables endógenas y exógenas identificadas, y propone las
estrategias y acciones que garanticen el desarrollo institucional al servicio de la calidad
académica, orienta el plan de capacitación y formación para los funcionarios
administrativos con las variables de los escenarios probable o tendencial desde la
acreditación, modernización administrativa y política Institucional: Capacitación
docente, administrativos, créditos y subsidios, entre otras.
El plan de capacitación y formación atenderá los aspectos que debilitan o aminoran la
tendencia en cuanto a lo cognoscitivo, motivacional y laboral del personal
administrativo para el fortalecimiento de los aspectos que impulsan o favorecen la
tendencia y así este personal entre en la modernización efectiva, obedeciendo a los
nuevos modelos de administración pública.
4.5 Desde el Estatuto de Carrera Administrativa aprobado por el ConsejoSuperior mediante acuerdo No 016 de 2006.En su artículo 84, este estatuto autoriza al rector para de la Universidad de la Guajira
para que en un termino de (1)año contado a partir de la probación y publicación del
presente Acuerdo emita los respectivos actos administrativos reglamentando
primordialmente el sistema de capacitación entre otros aspectos10.
Lo anterior refuerza la elaboración de este plan de capacitación definido así por la
Universidad de la Guajira ya que hace parte del sistema general de evaluación
10 DEPARTAMENTO DE LA GUAJIRA. Gobernación de la Guajira. Gaceta. No. 40 Febrero.2006.Pag.17
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institucional para el estamento administrativo que consta de cuatro componentes11
denominados en el proceso como plan.
Este plan de capacitación lo muestra el mencionado acuerdo con el fin de lograr un
proceso de mejoramiento continuo, desarrollo de habilidades, cambio de actitudes,
que conduzcan a incrementar la capacidad individual y colectiva, y al mismo tiempo
contribuir a la misión institucional, a la mejor prestación de servicio y a la adquisición
de las competencias exigidas para un desempeño integral en los cargos.
4.6 Descripción de Cargos Administrativos
El perfil profesional o perfil del cargo es un instrumento de gestión que puede ser
aprovechable en la detección de las necesidades reales de desarrollo de una personadentro de la organización12. A partir del análisis de los requisitos de los cargos por
niveles, el perfil profesional de los que ocupan actualmente los cargos y las funciones
se identifican las aptitudes y conocimientos básicos técnico-profesionales que se
requieren para un óptimo desempeño y de habilidades que se deben desarrollar para
garantizar una alta eficiencia en el cargo, que servirían de base para seleccionar las
necesidades de capacitación y formación de estos funcionarios en cumplimiento de
sus funciones. (Ver cuadro anexo)
5. LAS NECESIDADES DE FORMACION Y CAPACITACION
5.1 Exploración de necesidades
El documento se ha desarrollado con un diseño descriptivo, en tanto que se, revisaron
todos los documentos institucionales como base para el direccionamiento y
operatividad de las acciones de la Universidad de la Guajira, lo cual permitió obtener la
información secundaria necesaria para el desarrollo de este interés.
Para la recolección de la información primaria sobre las necesidades de formación y
capacitación de los funcionarios administrativos por niveles de cargo se utilizaron
11 SISTEMA GENERAL DE VALUACION INSTITUCIONAL. Enero del 2004. Uniguajira. Informe deActividades de la gerencia de Acreditación. Pag. 6-8
12 URDANETA B. ORLANDO. 2004. El Desarrollo del Capital Humano en el Escenario de laGlobalización. Pag. 240-242
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instrumentos como la encuesta cuyos datos fueron tabulados, analizados y
triangulado con los documentos institucionales con respecto a las categorías que
aparecen en el numeral siguiente:
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PLAN DE CAPACITACION DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO
5.2 Programas y proyectos de formación, capacitación
Programa 1: Programa de formación y capacitación para el fortalecimiento de la culturaorganizacional
Proyecto 1: Mejorar el desempeño de personal administrativo del nivel directivo
Objetivación: Estructurar las necesidades de capacitación relacionadas con lacompetencia de los cargos el nivel directivo
NIVELESNECESIDADES DE CAPACITACION
AREA DELCONOCIMIENTO
NIVEL DEEXIGENCIA
ESTRATEGIAS EducaciónFormal y/o*Noformal (Modalidad)
Nombre del curso
(1)DIRECTIVOS
1. Para el mejoramiento deldesempeño administrativo ypersonal
Diplomados Informática- Uso de lasTICs
VII
Liderazgo Otganizacional VIIdiomas VCompetencia de laComunicación
IV
Resolución de conflictos IIIGestión del RecursoHumano
III
Comprensión Lecto-escritora
III
Procesos administrativoscontables
III
Atención al cliente y calidaddel servicio
III
Habilidad y creatividad IIILegislación de la Educaciónsuperior
II
Herramientas para la tomade decisiones
I
Crecimiento personal ITrabajo en equipo IProcesos interculturales I
2. Para el mejoramiento deldesempeño profesional
Especializacionesy/o Maestrías
Administración deEmpresas
VI
Gerencia Educativa VRama de las cienciasbásicas y aplicada
V
* Denominación (Educación no formal) reemplazado por educación para el trabajo y eldesarrollo humano, Artículo 1 de la Ley 1064 de 2006.
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Proyecto 2: Mejorar el desempeño de personal administrativo del nivel 2 (Profesionales)
Objetivación: Estructurar las necesidades de capacitación relacionadas con lacompetencia de los cargos el nivel 2 (profesionales)
NIVELESNECESIDADES DE CAPACITACION
AREA DELCONOCIMIENTO
NIVEL DEEXIGENCIA
ESTRATEGIAS EducaciónFormal y/o *Noformal (Modalidad)
Nombre del curso
(2)PROFESIONALES
1. Para el mejoramiento deldesempeño administrativoy personal
Diplomados Informática- Uso de lasTICs
XVI
Seminarios y/oTalleres
Idiomas XV
Procesos administrativoscontables
XII
Trabajo en equipo XIIManejo de la comunicación IXAtención al cliente ycalidad del servicio
VIII
Crecimiento personal VIINegociación y resolución deconflictos
VII
Creciendo en valores VIIComprensión lecto-escritora VILegislación de la educaciónsuperior
VI
Procesos administrativos ycontables
V
Competencia e indicadoresde gestión en la EducaciónSuperior
V
Elaboración de proyectos IVAutoestima IIIManejo de Archivo III
2. Para el mejoramiento deldesempeño profesional
Especializacionesy/o Maestrías
Gestión pública IVGerencia Educativa IIIPlaneación educativa VIGerencia de RecursosHumanos
VI
Rama de las cienciasbásicas y aplicadas
V
* Denominación (Educación no formal) reemplazado por educación para el trabajo y eldesarrollo humano, Artículo 1 de la Ley 1064 de 2006.
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Proyecto 3: Mejorar el desempeño de personal administrativo del nivel 3 (Profesionalesgrado 11)
Objetivación: Estructurar las necesidades de capacitación relacionadas con lacompetencia de los cargos el nivel 3 (profesionales Grado 11)
NIVELESNECESIDADES DE CAPACITACION
AREA DELCONOCIMIENTO
NIVELDEEXIGENCIA
ESTRATEGIAS Educación Formaly/o *No formal (Modalidad)
Nombre del curso
(3)PROFESIONALESGRADO 11
1. Para el mejoramientodel desempeñoadministrativo y personal
Diplomados,Seminarios y/otalleres
Informática- Uso de las TICs XIIIIdiomas XIIITrabajo en equipo XIIIIngeniería y manejo de software VRelaciones interpersonales VCrecimiento personal VCreciendo en valores VDesarrollo Humano VProcesos administrativos ycontables
V
Manejo de archivo VManejo de la comunicación VLegislación de la educaciónsuperior
IV
Atención y calidad del servicio IVCompetencia e indicadores degestión en la EducaciónSuperior
III
Comprensión lecto-escritora IIManejo de equipo de proyeccióny audio
I
Autoestima I2. Para el mejoramientodel desempeñoprofesional
Especializacionesy/o Maestrías
Gerencia en Recursos Humanos VGestión pública- Planeacióneducativa
V
Gerencia de Mercadeo IIISalud Ocupacional IIITelecomunicaciones y redesinalámbricas
II
Rama de las ciencias básicas yaplicadas
II
* Denominación (Educación no formal) reemplazado por educación para el trabajo y eldesarrollo humano, Artículo 1 de la Ley 1064 de 2006.
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Proyecto 4: Mejorar el desempeño de personal administrativo del nivel 3 (SecretariadoGrado 03)
Objetivación: Estructurar las necesidades de capacitación relacionadas con lacompetencia de los cargos el nivel 3 (Secretarias y auxiliares administrativos)
NIVELESNECESIDADES DE CAPACITACION
AREA DELCONOCIMIENTO
NIVEL DEEXIGENCIA
ESTRATEGIAS EducaciónFormal
Nombre del curso
3SECRETARIAS Y/OAUXILIARESADMINISTRATIVOS
1. Para el mejoramientodel desempeñoadministrativo y personal
Diplomados y/oseminarios Talleres
Sistemas XManejo de Fax XLenguaje decomputador
X
Lenguaje profesional IXTécnicas de oficina VITécnica e archivo VI
Seminarios y/otalleres paraRecepcionista
Ortografía XNociones decomputadores
X
Relaciones Humanas IXRelaciones públicas IXImagen personal VIII
* Denominación (Educación no formal) reemplazado por educación para el trabajo y eldesarrollo humano, Artículo 1 de la Ley 1064 de 2006.
Proyecto 4A: Mejoramiento del desempeño como resultado de la actualización yprofundización de los conocimientos administrativos del personal administrativo delnivel 3 (Secretariado Grado 03)
Objetivación: Estructurar las necesidades de formación relacionados con losprocedimientos de las funciones de los cargos en el nivel 3 (Secretarias y auxiliaresadministrativos)
NIVELESNECESIDADES DE CAPACITACION
AREA DELCONOCIMIENTO
NIVEL DEEXIGENCIA
ESTRATEGIAS EducaciónFormal
Nombre del curso
3SECRETARIAS Y/OAUXILIARESADMINISTRATIVOS
1. Para el mejoramientodel desempeño comoresultado de laactualización yprofundización de losconocimientosadministrativos
Especialización yMaestrias
Gerencia enRecursos Humanos
VI
Gestión pública-Planeación educativa
V
GerenciaEmpresarial
IV
Salud Ocupacional IITelecomunicacionesy redes inalámbricas
II
Desarrollo Social II
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Perfil de laPsicología
II
AdministraciónPública
II
Finanzas IIRama de las cienciasbásicas y aplicadas
II
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Proyecto 5: Mejorar el desempeño de personal administrativo del nivel 4 (Serviciosgenerales)
Objetivación: Estructurar las necesidades de capacitación relacionadas con lacompetencia de los cargos el nivel 4 (Servicios generales)
NIVELESNECESIDADES DE CAPACITACION
AREA DELCONOCIMIENTO
NIVEL DEEXIGENCIA
ESTRATEGIAS Educación Formaly/o *No formal (Modalidad)
Nombre del curso
4SERVICIOSGENERALES
1. Para elmejoramiento deldesempeñoadministrativo ypersonal
Seminarios y/otalleres
Competencias técnicaslaborales
X
Atención y calidad delservicio
X
Autoestima VIIIDesarrollo Humano VIIICreciendo en valores VIIIRelaciones interpersonales VIIIRelaciones interpersonales VIIICrecimiento personal VIIIComprensión lecto-escritora VIManejo de archivo VI
2. Para elmejoramiento deldesempeñoprofesional
Programas técnicosy tecnológicosprofesionales
Organización de elementosde trabajo
X
Comunicación XInformática VIManejo ambiental VIElectrónica, pitura VMecánica/ Archivo V
* Denominación (Educación no formal) reemplazado por educación para el trabajo y eldesarrollo humano, Artículo 1 de la Ley 1064 de 2006.
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Cuadro No.1
COSTOS POR MODALIDAD Y AREAS DEL CONOCIMIENTO DE LOSCURSOS Y PROGRAMAS DE CAPACITACION Y FORMACION
EducaciónFormal y/o*No formal(Modalidad)
Áreas delconocimiento
Nivelesde
Exigencia
Indicador decumplimiento
Cursosproyectados
por año
Costo porcursos
Costo total
Diplomados DesarrolloHumanoSostenible
XIII Númeropersonascapacitadas
2 15.000.000 30.000.000
Seminariosy yoTalleres
Tecnología de laInformación y laComunicación
XI Número depersonascapacitadas
6 3.500.000 21.000.000
Idiomas X Numero depersonascapacitadas
6 3.500.000 21.000.000
CulturaInstitucional
X Numero depersonascapacitadas
4 2.500.000 10.000.000
Expresión Oral yescrita
VIII Numero depersonascapacitadas
4 2.000.000 8.000.000
ProgramasTécnicos yTecnológicos
Instrumentación,diseño y gestiónde organizaciones
Numero depersonascapacitadas
2 3.000.000 6.000.000
Programasde Postrados
Especializaciones Numero depersonascapacitadas
20% 20.000.000 40.000.000
Maestrías Númeropersonascapacitadas
20% 33.000.000 66.000.000
TOTALES 202.000.000
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FUENTES
LEGALES Y NORMATIVAS GENERALES
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA, 1991
LEY 30 DE 28 de Diciembre de 1992 “Por la cual se organiza el servicio público de laeducación superior”LEY 749 DE JULIO 19 DE 2002 “Por la cual se organiza el servicio público de laeducación superior en las modalidades de formación técnica profesional y tecnológica, yse dictan otras disposiciones”LEY 443 DE JUNIO 11 DE 1998 “Por el cual se expiden normas sobre carreraadministrativa y se dictan otras disposiciones”DECRETO 2566 DE SEPTIEMBRE 10 DE 2003 “Por el cual se establecen lascondiciones mínimas de calidad y demás requisitos para el ofrecimiento y desarrollo deprogramas académicos de educación superior y se dictan otras disposiciones”
BIBLIOGRÁFICAS
AGENDA PROSPECTIVA 2005. Universidad de la Guajira. Riohacha
ARENTSEN, Fernanda 2004. Las fronteras de Carlos Fuentes: ¿más allá de la cicatriz?Congreso Abierto. Publicación en la Red de las Actas del 40 Congreso de la ACH,2004. Disponible en: archivo bibliográfico del portal del Hispanismo, InstitutoCervantes.
BASES PARA UNA POLÍTICA DE ESTADO EN MATERIA DE EDUCACIÓNSUPERIOR. Bogotá: ICFES, 2001. 159 p.
BOTERO Chica, Carlos,. LA FORMACION DE VALORES EN LA HISTORIA DELA EDUCACION COLOMBIANA. Articulo publicado 11/Abril/2005.
EVALUACIÓN COMO AYUDA AL APRENDIZAJE: Claves para la InnovaciónEducativa. Caracas: Laboratorio Educativo, 2000. 173 p.
GONZALEZ, Maria Teresa. (2003). Organizaciones y Gestión de Centros Educativos,Dimensiones y Procesos. Prentice Hall. Madrid España.
GAIRIN SALLÁN JOAQUIN Y DARDER VIDAD PERE. ORGANIZACIÓN DECentros Educativos. Aspectos Básicos Editorial Praxis (1994). P. 23-405.LEMOS R., Cecilia Constanza. 2004b. ¿Qué es la funcionalidad en el campo de laevaluación de la calidad de la educación? Documento inédito. Universidad de LaGuajira.
PLAN DE DESARROLLO UNIGUAJIRA 2006-2009. Universidad de La Guajira.Riohacha.
SISTEMA DE EVALUACION INSTITUCIONAL. 2005. (Estructura). Universidad dela Guajira. Riohacha.
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PLAN DE CAPACITACION DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO
TOBON, Sergio. (2006). Formación basada en Competencias. Pensamiento Complejo,diseño curricular y didáctica. Ecoe Ediciones. Segunda Edición. Bogota. Págs. 99-101.
URDANETA B. ORLANDO. 2004. El Desarrollo del Capital Humano en el Escenariode la Globalización. “Modelo U”. Bogota: 3R Editores. Tercera Edición Págs. 240-243*PLAN ESTRATÉGICO
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TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN
INTRODUCCIÓN
1. DOCTRINA INSTITUCIONAL DERIVADA DEL PEI-2005
Misión
Visión
2. ANTECEDENTES DE LA OFICINA DE TALENTO HUMANO
3. LA CAPACITACION Y FORMACION DE ADMINISTRAR LA ACADEMIA
4. ARMONIZACION DE ORIENTADORES DE LA CAPACITACION Y
FORMACION PARA LOS ADMINISTRATIVOS
Diagnóstico de estados iniciales y sistema de evaluación institucional
El Proyecto Educativa Institucional
El Plan de Desarrollo
La Agenda Prospectiva
Descripción de los cargos administrativos
5. LAS NECESIDADES DE FORMACION Y CAPACITACION
Exploración de necesidades
Programas y proyectos de formación, capacitación.
Proyecto1. Mejorar el desempeño del personal administrativo del nivel
directivo (Rectoría, Vicerrectorías, Decanos, Escuela Técnica, Centro de
Investigaciones)
Proyecto2. Mejorar el desempeño del personal administrativo del nivel
directivo del nivel 2 (Profesionales especializados, profesionales
universitarios hasta grado 12)
Proyecto 3. Mejorar el desempeño del personal administrativo del nivel 3
(profesionales universitarios grado 11, técnicos grado 10 y 9)
Proyecto 4. Mejorar el desempeño del personal administrativo del nivel 3
(Secretariado Grado 03)
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PLAN DE CAPACITACION DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO
Proyecto 4A: Mejoramiento del desempeño como resultado de la actualización
y profundización de los conocimientos administrativos del personal
administrativo del nivel 3 (Secretariado Grado 03)
Objetivación: Estructurar las necesidades de formación relacionados con los
procedimientos de las funciones de los cargos en el nivel 3 (Secretarias y
auxiliares administrativos)
Proyecto 5. Mejorar el desempeño del personal administrativo del nivel 4
(Servicios generales Grado 05)
Presupuesto
Fuentes
Bibliografía
Anexos
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