Formulacion de proyectos

PROYECTO INTEGRADOR 2013-2

BASES DE DATOS

Presentado por:

CARLOS EDUARDO BARRIOS RODRIGUEZ

MARIA ANGELICA MORENO ORDOÑEZ

LUISA FERNANDA RAMIREZ ACUÑA

Presentado a:

PATRICIA RODRIGUEZ

FORMULACION DE PROYECTOS

FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MATEO

Bogotá D.C. 2013

JUSTIFICACIÓN

La palabra base de dato se dio a conocer por primera vez en 1963 en california en un simposio aunque ya se habían utilizado no se les había dado nombre.

Los orígenes de las bases de datos se remontan a la Antigüedad donde ya existían bibliotecas y toda clase de registros e investigaciones. Además también se utilizaban para recoger información sobre las cosechas, recolectas y censos. Sin embargo, su búsqueda era lenta y poco eficaz y no se contaba con la ayuda de máquinas que pudiesen reemplazar el trabajo manual.

Posteriormente, el uso de las bases de datos se amplió a partir de la necesidad de almacenar grandes cantidades de información o datos. Sobre todo, desde la aparición de los primeros ordenadores, el concepto de bases de datos ha estado siempre ligado a la informática.

A partir de la información que reunía se le conoció con el nombre de bases de datos en soportes legibles para ser manejas tanto en el presente como en el futuro al ser modificadas. Se pueden recuperar de acuerdo a un buen manejo que se le dé a la información.

Las bases de datos son programas y/o sistemas gestores para ser utilizadas de una forma rápida y estructurada. Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo en España, los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y en México por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

http://histinf.blogs.upv.es/2011/01/04/historia-de-las-bases-de-datos/


http://es.wikipedia.org/wiki/Ley_Federal_de_Transparencia_y_Acceso_a_la_Informaci%C3%B3n_P%C3%BAblica_Gubernamental

http://es.wikipedia.org/wiki/Ley_Federal_de_Transparencia_y_Acceso_a_la_Informaci%C3%B3n_P%C3%BAblica_Gubernamental

http://es.wikipedia.org/wiki/Ley_Org%C3%A1nica_de_Protecci%C3%B3n_de_Datos_de_Car%C3%A1cter_Personal

http://es.wikipedia.org/wiki/Ley_Org%C3%A1nica_de_Protecci%C3%B3n_de_Datos_de_Car%C3%A1cter_Personal

PROBLEMA

Las bases de datos están consideradas dentro de una organización, como el mecanismo esencial para el control y el manejo eficaz de la información.

Para comprender esta importancia es necesario saber porque se originaron, la evolución que han tenido a través del tiempo y como esta ha contribuido al desarrollo de las empresas en el manejo de los datos en cada una de sus áreas.

Las bases de datos se crearon en la década de los 50 y para los ordenadores se convirtió en una gran herramienta, en la década de los 60 se crearon las bases de datos jerárquicas las cuales enlazan registros en estructura de árbol donde un nodo de información puede tener varios hijos nodos es decir relación de uno dato a varios y tiempo después surgen las bases de datos de red que es la relación e interacción de varios datos o relación muchos a muchos.

Con la implementación de estas clases de bases de datos y la revolución informática y tecnológica hoy en día podemos encontrar software o programas que ayudan al manejo de la información entre ellos tenemos al conocido Excel, ACCESS, entre otros como PostgreSQL, Firebird, SQLite DB2 Express-C, MariaDB.

Pero lo que ha generado la implementación de estas bases de datos ha sido los problemas que continuamente se evidencian en las empresas al tener los datos o registros almacenados en múltiples lugares lo que genera la duplicación, inconsistencias y si están mal registrados la información no es veraz y confiable.

No se genera una confidencialidad en los datos, esto se da porque no hay un patrón de administración que codifique y evalué los permisos de acceso para cada una de las Áreas, pues no todas requieren tener el acceso total.

Es importante hacer esta pregunta ¿Cómo generar una base de datos en ACCESS, que permita hacer procesos de consultas, actualización y organización de la información en el control de inventarios de una empresa?

http://elies.rediris.es/elies18/522.htmlhttps://sites.google.com/site/basededatostareainfo/programas-para-el-manejo-de-base-de-datos


https://sites.google.com/site/basededatostareainfo/programas-para-el-manejo-de-base-de-datos

http://elies.rediris.es/elies18/522.html

OBJETIVO GENERAL

Generar una base de datos en ACCESS, que permita hacer procesos de consultas, actualización y organización de la información en el control de inventarios de una empresa.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1) Organizar la información que compondrá el sistema de control de

Inventarios de la empresa.

2) Planear el diseño de la estructura que conformara la base de datos.

3) Desarrollar en ACCESS el sistema de información de inventarios planteado.

4) Presentar el sistema de información realizado.

http://elies.rediris.es/elies18/522.htmlhttps://sites.google.com/site/basededatostareainfo/programas-para-el-manejo-de-base-de-datos

ANTECEDENTES

En referencia a las bases de datos utilizadas en procesos empresariales, es importante saber cómo ha sido su evolución a través del tiempo, la primera forma de relacionar un proceso laboral o empresarial con la posible aplicación de un sistema de información , lo propuso Herman Hollerit , considerado en el año 1884 como el primer científico estadístico, quien creó una computadora llamada “MAQUINA AUTOMATICA PERFORADORA DE TARJETAS” la cual funciono para este periodo en el proceso de los censos realizados en Estados Unidos y fue de gran beneficio puesto que para poder generar algún tipo de deducción tardaban por lo menos 7 años pero con esta máquina se reducen los tiempos a 2 años y medio. Esta máquina generaba datos como nacimientos, población infantil y que tantas familias existían, usaba un sistema de procesamiento de las tarjetas y la tabulación de resultados.

En esa mismo periodo existía otra máquina perforadora conocida como Babbage, pero no era competencia para la de Hollerit, pero no tenían la misma funcionalidad, la máquina de hollerit en cada perforación emitía un comando un perforación = un número, dos perforaciones= un letra. Compuesta por una perforadora y un lector, donde se podían leer cada uno de los orificios y con el contacto eléctrico del plano inferior de mercurio enviaba datos a una unidad.

Con esta creación la tecnología toma fuerza con la implementación de los computadores.

En la década de los 50 se generan las llamadas cintas magnéticas, que consistían en la lectura de una o más cintas de las cuales se pasaba a una sola toda la información, incluso podían leer los datos de las tarjetas perforadoras. Este sistema es conocido como Backup o copia de Seguridad, generando una cinta Maestra con la información más relavante, estas se utilizaban en procesos de Nomina como el aumento en los salarios.

En la década de los 60 se introducen al mercado los llamados Discos, los cuales sistematizaban y almacenaban mayores cantidades de datos, lo cual contribuyo a ahorrar tiempo en los procesos recopilación y preparación de la información, adicional que determino el nacimiento de las bases de datos de red y jerárquicas. la facilidad en manipulación contribuyo a que se pudieran guardar los datos con estructura de árbol o como lista.

https://cursos.aiu.edu/Base%20de%20Datos/pdf/Tema%201.pdf

http://www.eui.upm.es/museo_virtual/4g/efcodd



La consolidación de las bases de datos, fueron evidenciadas por Edgar Frank Codd (1923-2003), Científico informático, estudia sobre el modelado de los datos quien para el año de 1970 realiza un trabajo llamado "Un modelo relacional de datos para grandes bancos de datos compartidos". Es así que nacen las bases de datos relacionales.

Edgar Frank Codd destaca 3 maneras de llevar las Formas Normales que se aplican para la normalización de sistemas de bases de datos, una de ellas lleva su nombre Boyce-Codd.

Este importante aporte a los sistemas de información relacional fue tomado por o Larry Ellison quien desarrollo un modelo de base de datos conocida como ORACLE, la cual consiste en un aprovechamiento de las transacciones, por su estabilidad, escalabilidad y multiplataforma.

El sistema relacional no pudo ser implementado en su totalidad por su rendimiento y no podía competir con las bases de datos de red y jerárquicas. Esto hizo que surgiera el modelo IBM (International Business Machines) con el cual se desarrollo un sistema eficiente relacional llamado system R.

En la época de los 90 las bases relacionales toman fuerzan por implementación de sus propiedades como las filas, tablas y columnas, su nivel de programación era relativamente bajo y su manejo fácil.

Todos los avances tecnológicos han generado el estudio de nuevos programas y lenguajes informáticos uno de ellos es el SQL, el cual está diseñado para el análisis de grandes cantidades de datos y facilidad en la consolidación y automatización de los diferentes datos, que ayudan a la especificación de cada uno de ellos.

En la década final de los 90 aparece WWW (Word Wide Web) facilitaba aun más la consulta de bases de datos, posee una gran capacidad de almacenamiento y su actualización y soporte es permanente.

En la actualidad existen diferentes programas que facilitan el procesamiento de grandes cantidades tales como:

Excel, ACCESS, entre otros como PostgreSQL, Firebird, SQLite DB2 Express-C, MariaDB.







MARCO REFERENCIAL

Nuestro proyecto está enfocado en el desarrollo y la generación de una base de datos que realice procesos de consultas, actualización y organización de la información en el control de inventarios de una empresa. Para este proceso tenemos como referencia el siguiente Software Zeus® Inventarios SQL, el cual por su estructura es un sistema que facilita los procesos de inventarios de manera eficiente, garantizando la reducción de costos y de tiempo en dichos procesos.

Funciona mediante una red local y con conexión a internet, se orienta en el desarrollo eficiente de las compras y la gestión de ventas, manteniendo un óptimo control sobre los inventarios, los costos de los mismos, el historial y la disponibilidad de los productos, esto enlazado con el manejo contable que maneje la empresa.

La relación que maneja este software es de Cliente/Servidor bajo el lenguaje Microsoft® Visual Basic y Microsoft® SQL, lo cual ha logrado que se puedan intercomunicar los programas Zeus® EXCEL, con Zeus® y Microsoft® EXCEL, haciendo de este programa el más eficiente.

Su estructura se basa en los siguientes campos:

1. COMPRAS

Comienza por la requisición, permite un control total sobre la compra y el proveedor contiene un catalogo de proveedores posibles, lleva al usuario paso a paso a solicitar dichas cotizaciones, hacer la orden de compra al proveedor, registrarla, selección de artículos, recibo de la mercancía e ingreso de la misma. También maneja el tema de las devoluciones. Esto hace que cada acción se refleja en la línea de información de los inventarios como en la parte contable. Brinda el control de los proveedores en tiempo real.

2. MAESTROS

Esta sección es utilizada para el tipo de manejo que se le quiera dar a los productos ingresados al inventario, de ellos se pueden hacer diferentes presentaciones, unificaciones, organizaciones en bodegas múltiples con niveles jerárquicos, controles de lotes y todo tipo de parametrización.



http://www.zeustecnologia.com/public/product_get.aspx?cd_code_product=inventario&gclid=CPWR84OO2boCFejm7AodQS4AiQ


3. MOVIMIENTOS

Aquí se tienen 4 grupos:

Ajuste a los inventarios

Traslados entre Bodegas

Transformaciones del Producto

Generación de Meet Tags (manejo de Códigos de Barras)

4. VENTAS

Elaboración de cotizaciones, con manejo de listas de precios, con la posibilidad de generar múltiples pedidos para los clientes, esto ayudara para la facturación total o parcial de los pedidos.

Control en la entrega de la mercancía afectando así el inventario simultáneamente, y actualización de las cuentas que afectan la venta tales como impuestos, cuentas de ventas, cuentas por cobrar llevo sus saldos del mismo modo.

5. INFORMES

Básicamente como su nombre lo indica es la posibilidad de generar consultas exportarlas a Excel y desde ahí generar o hacer el tipo de presentación que se requiera sobre el inventario.

6. APROBACION DE DOCUMENTOS

Es el seguimiento de cada uno de los procesos mediante una huella que registra quien elaboro un determinado documento esto con el fin de tener un control lo cual es fundamental para obtener los resultados esperados.

7. SEGURIDAD

La seguridad del programa esta enfatizado a la creación de perfiles de usuario con restricciones según la parametrizacion que se tiene en la empresa, además no permite la perdida de información si ocurren eventos eléctricos.




8. REPORTES Y CONSULTAS

Los reportes se desarrollo por el sistema de Cristal Report®, hace que el usuario indique que clase de consulta o reporte desea obtener, puede hacer varios procesos sin tener que salir de la misma pantalla, también permite exportar el documento a diferentes formatos.

9. SISTEMA

Con la parametrización estipulada por la empresa, se pueden generar de manera veraz y oportuna la apertura y los cierres de los periodos contables, genera ajuste del inventario físico, por medio de los ciclos controla los documentos y los procesos.

Las copias de seguridad se generan de manera automática sin tener que dejar de ejecutar procesos o sacar usuarios del sistema.

PLATAFORMA TECNOLOGICA QUE MANEJA

Software Cliente/Servidor, Multicapas, desarrollados con Microsoft Visual Basic y SQL server como manejador de datos.Sistema completamente transaccional, garantizando la integridad de los datos en todas las operaciones.Operatividad remota a través de internet.Sistema altamente seguro. No permite que el usuario pueda alterar la información por base de datos.Exportación de reportes a cualquier formato de archivo (excel, texto, etc.), funciones de búsqueda dentro del reporte e integración total con Microsoft Excel.Automatización de copias de seguridad utilizando las características del administrador corporativo de SQL Server.




REQUERIMIENTOS DEL SOFTWARE

Servidor de Datos (Opcional)

Estaciones de Trabajo

Windows Server 2003 o superior

Windows XP Professional o Superior

Base de datos Microsoft SQL 2005 o superior

Preocesador Pentium Dual Core, Xeon o superior a 2.83 Ghz

Ram 2 GB mínimo

Monitor a color VGA de resolución 800x600 mínimo

Tarjeta de Red Ethernet 10/10016 bits

Disco duro 120GB

Base de datos Microsoft SQL 2005 o superior

Procesador Pentium Dual Core, Xeon o superior a 2.83 Ghz

Ram 512 MB para Windows XP

Ram 1 GB para Windows Vista

Monitor a color VGA de resolución 800x600 mínimo

Tarjeta de Red Ethernet 10/10016 bits

Disco duro 80 GB

Teniendo en cuenta el anterior software Zeus® Inventarios SQL seguiremos su mismo lineamento para el control de los productos y la generación de las consultas y reportes del inventario, su estructura solida evidencia la capacidad de generar información confiable, oportuna de manera dinámica sin mayor dificultad en este proceso. Esto hace que se disminuyan los costos y el tiempo en cada ejecución, lo que contribuye a una mejor rentabilidad y eficiencia en el departamento Contable y la empresa.




MARCO CONCEPTUAL

Para llevar a cabo nuestro proyecto hemos consultado desde la historia de las bases de datos, el porqué se han generado, la importancia de las mismas, hasta llegar a consultar el software llamado Zeus® Inventarios SQL, que nos permite evidenciar como se han creado nuevos sistemas capaces de llevar de manera sistematizada, controlada y eficiente un proceso de inventario en una empresa.

Es importante para la ejecución de nuestro proyecto, tener como base los hechos históricos y los conceptos del tema, en nuestro caso de los posibles sistemas que han hecho que este proceso sea más rápido y de gran rentabilidad para el sector empresarial.

Para generar nuestra base de datos en ACCESS, que permita hacer procesos de consultas, actualización y organización de la información en el control de inventarios de una empresa. Se debe tener una excelente clasificación y organización de la información, sobre ella se plantea una estructura que permita la relación de cada una de las entidades involucradas en tal proceso, siguiendo el lineamiento de Reportes y Consultas del Software ya mencionado, mostrando como resultado final la generación de consultas e informes esperados.

Lo que buscamos en comprobar que si se maneja la información como aquí se plantea el posicionamiento y el tiempo de respuesta de las empresas a sus clientes o proveedores será inmediata, lo cual repercute de manera positiva en el tema financiero y estructural de la compañía.


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