GUÍA PARA LA FORMULACIÓN PROYECTOS

Un PROYECTO es un PLAN DE TRABAJO; un conjunto ordenado de actividades con el fin de satisfacer necesidades o resolver problemas. Por lo general, cualquier tipo de proyecto, responde a las siguientes preguntas:

• ¿Qué vamos a hacer?Nombre del Proyecto: lo que se quiere hacer.

• Por qué lo vamos a hacer?Fundamentación del proyecto: es el diagnóstico y por qué elegimos ese problema para solucionar

• ¿Para qué lo vamos a hacer?Objetivos del proyecto: qué lograría ese proyecto.

• ¿Dónde lo vamos a hacer? Espacio físico.

• ¿Cómo lo vamos a hacer?Listado de actividades para concretar el proyecto

• ¿Quiénes lo vamos a hacer?Los responsables de las distintas actividades

• ¿Cuándo lo vamos a hacer?El tiempo que se tardará en hacer el proyecto

• ¿Qué necesitamos para hacer el proyecto?

Listado de recursos y cantidad necesaria (materiales, humanos; financieros)

• ¿Cuánto va a costar el proyecto?Presupuesto: precios de los recursos, según cantidad y tiempo de utilización.

No siempre los proyectos tienen este orden, pero no hay que olvidar ninguno de estos datos, son todos importantes; y también es importante diferenciar las etapas o ciclos del proyecto y los pasos que hay que seguir para su formulación.

Las etapas de un proyecto son: DIAGNÓSTICO PROGRAMACIÓN EJECUCIÓN EVALUACIÓN

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El diagnóstico y la programación se corresponden con la formulación del proyecto, luego se lo ejecuta y finalmente se lo evalúa.

1er. PASO: HACER UN DIAGNÓSTICO

Según el diccionario, Diagnóstico significa “Forma de ordenar los datos e información sobre cómo es y qué problemas tiene una determinada realidad”. O sea, que hacer un diagnóstico implica CONOCER NUESTRA BIBLIOTECA, COMUNIDAD Y SUS NECESIDADES.

ALTERNATIVAS DE ACCIÓN

Existen muchas posibilidades y distintos caminos para llegar a un proyecto; Cada uno de los cuales tiene VENTAJAS Y DESVENTAJAS. Para elegir lo más conveniente hay que tener en cuenta:

• Las ventajas y desventajas de cada alternativa.

• Lo que esté más a nuestro alcance para resolver, actualmente, en forma adecuada. (La solución más viable)

• Los recursos disponibles.

Antes de elegir una alternativa hay que tener en cuenta todos los factores, positivos y negativos que pueden influir en el proyecto; para lo cual debemos preguntarnos:

¿Qué recursos (ventajas) tenemos en la comunidad para esta solución? ¿Qué recursos nos están faltando? ¿Quiénes nos pueden ayudar?, los vecinos, otras organizaciones, instituciones, el Estado (municipal, provincial, nacional) ¿Cómo nos pueden ayudar? ¿Qué aportes pueden hacer? ¿Cómo es nuestra relación con ellos? ¿De qué manera conseguiremos los recursos que nos faltan? ¿De cuánto tiempo disponemos para el Proyecto? ¿Alcanza para llegar a esta solución?

Una vez terminada la reflexión sobre las distintas alternativas de acción, hemos terminado con el DIAGNÓSTICO y podemos pasar a los siguientes pasos para la formulación de nuestro proyecto.

2do. PASO: PROGRAMACIÓN

La Programación es el conjunto de procedimientos y técnicas que se usan para idear y ordenar las acciones necesarias para realizar un proyecto.Para que la idea o la solución elegida, al finalizar el diagnóstico, se transforme en un proyecto es necesario determinar:

• qué objetivos deseamos alcanzar.

• qué actividades tenemos que hacer para concretar esos objetivos.

• cómo aprovechar y distribuir mejor los recursos humanos y materiales que tenemos.

• cómo repartirnos mejor los trabajos a realizar.

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La programación, a su vez, implica 5 pasos:

1. Identificación de objetivos . Los objetivos son de dos tipos:

Objetivo General: Es el resultado que buscamos al final de nuestro proyecto. Se logra a mediano y largo plazo.

Objetivos Específicos: Son los que se irán concretando para llegar al general; son más concretos y se realizan a corto plazo.

Además de decir QUÉ se quiere lograr, hay que decir para CUÁNTA gente se hace lo que se hace. Cuántas personas resultarán beneficiadas por el proyecto.Esto se llama “población destinataria”, identificar a quiénes y a cuántos se beneficia con el logro de los objetivos del proyecto.

2. Detalle las actividades que se van a realizar .

Aquí respondemos a la pregunta: ¿Cómo lo vamos a hacer?, es decir, las distintas actividades que vamos a realizar para lograr nuestros objetivos. Se puede realizar un listado, ponerle números o letras, para recién utilizarlo en el cronograma. Si nos resulta más práctico, podemos elaborar una planilla, teniendo en cuenta también quiénes van a hacer cada actividad, es decir los responsables de cada una de ellas; por ejemplo:

Actividades Responsables

a- Hacer los planos del salón comunitario

Arquitecto de la comunidad

b- comprar materialesResponsables del proyecto / Tesorero del centro vecinal

c- ………… …………………

Conviene poner las actividades en orden: qué vamos a hacer primero, qué actividad le sigue, etc.

3. Realización del CRONOGRAMA:

Se llama así al “gráfico” que sirve para controlar las distintas actividades del proyecto, según alguna unidad de medición de tiempo (días, semanas, meses).

Se tiene en cuenta entonces: Cuánto tiempo se va a tardar en el proyecto, calculando la duración de cada actividad. Pueden utilizarse diferentes gráficos.

Por ejemplo; al que ya utilizamos le agregamos una columna:

Actividades Responsables Fechas de comienzo y fina. Hacer los planos del salón comunitario

Arquitecto de la municipalidad

17/07/03 al 27/07/03

b. ……………….. …………………………. ………………………………….

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Etc.

4. Hacer el PRESUPUESTO

Para armar un presupuesto, siempre nos preguntamos por dónde empezar, porque parece mucho trabajo, pero todo es cuestión de dedicarle tiempo…

Según el diccionario, presupuesto es la “estimación de los ingresos y gastos posibles, en una organización, empresa, etc.”, el “cálculo de gastos que se hace por un tiempo determinado”. En este caso, el presupuesto nos permite calcular cuánto cuesta el proyecto que queremos llevar a cabo, para lo cual debemos considerar:

a) Recursos materialesb) Recursos Humanosc) Recursos Institucionales

Todos los aportes tienen valor, aunque los gestionemos en la provincia o en el municipio y a la comunidad no le cueste dinero.

a) Recursos materialesLo primero es realizar la lista de recursos materiales. Para esto hay que pensar qué cosas necesitamos para cada una de las actividades que vamos a realizar

Para ello, vamos escribiendo:

Recursos materiales Cantidad Precios unitarios Precio total-ladrillos -bolsas de cemento -cable -canillas

20004010 mts15 mts2

$ 0.50$ 5.00$ 1.00$ 0.50$ 50.-

$ 1000$ 200$ 10$ 7.5$ 100

TOTAL $ 1317,5

Sumando los importes de la última columna, nos quedará el monto total que necesitamos para comprar estos materiales.

b) Recursos HumanosAquí, en lugar de “materiales” tenemos que pensar en las personas que se van a ocupar de cada una de las actividades.

¿Cómo “le ponemos el precio” a estos recursos? Teniendo en cuenta el CRONOGRAMA DE TRABAJO, debemos sacar el cálculo de cuánto tiempo llevará el proyecto (medido en horas o jornadas según queramos) y cuántas personas se necesitarán para llevarlo a cabo. Teniendo estipulado el valor de la hora ó jornada lo multiplicamos por la cantidad de personas y luego por la cantidad de horas o jornadas que se trabajarán. Así nos queda el valor total de los recursos humanos.

c) Recursos institucionales.Por ejemplo:

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La suma de los costos de cada uno de los recursos, nos dará el: Valor total del Proyecto ó

Presupuesto

• valuar una construcción que ya tenemos

• valuar el precio del terreno que ya tenemos

• los aportes que salen de nuestra comunidad u organización, el teléfono, la computadora, la papelería, etc.

d) Valor total del proyectoAquí se suman los totales que obtuvimos en cada tipo de recursos que necesitamos para el proyecto. Tenemos que “poner precio” a todo, incluso a las donaciones que nos hagan ó a la mano de obra comunitaria.

Tipo de Recurso Precio TotalMaterialesHumanosInstitucionalesValor Total del Proyecto

El monto solicitado puede ser sólo una parte del valor total. La organización que presenta el proyecto puede “aportar” los gastos institucionales, otra institución puede “aportar” parte de los recursos humanos. Así, finalmente, quien presenta el proyecto sólo solicita el monto equivalente al costo de los “recursos materiales”. Los otros aportes, se denominan “APORTE LOCAL”

ESPECIFICAIÓN DE APORTESAportes propios de la institución Solicitante

$

Aporte solicitado (*) $Otros aportes $TOTAL (debe coincidir con el Valor Total del Proyecto)

$

(*) En el caso de los aportes solicitados a CONABIP, el monto del subsidio no puede superar el 75% del monto total del proyecto y de ese 75% solo se puede utilizar un 50% para el pago de honorarios.

5. Programar la EVALUACIÓN del Proyecto

La Evaluación de todo Proyecto debe ser definida en la fase de planificación, precisando la metodología y las herramientas (encuestas, entrevistas, observaciones, registros, etc.) que van a ser utilizadas para recabar la información adecuada. Todo Proyecto puede ser evaluado en forma continua antes, durante y con posterioridad a su ejecución. Los Informes Parciales de evaluación pueden funcionar como insumos para el Informe Final y deben apuntar a introducir los ajustes necesarios, tomando en cuenta efectos o resultados no previstos en la formulación inicial.

Toda evaluación (Al momento de realizar la evaluación, pueden consultar el Instructivo para la Evaluación de Proyectos en la página web de CONABIP) debe tener en cuenta tanto los procesos como los resultados obtenidos. Se trata de valorar el impacto y la pertinencia

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del proyecto con respecto a sus objetivos, grupos destinatarios, plazos y recursos utilizados para la ejecución (presupuesto, personal y recursos materiales).

Con esto concluye la FORMULACIÓN DEL PROYECTO;a continuación veremos cómo presentarlo.

PRESENTACIÓN DEL PROYECTO

¿De qué debe constar la CARPETA DE PRESENTACIÓN DEL PROYECTO?

1. Carátula2. Nota de presentación3. Fundamentación del proyecto4. Proyecto

1. En la Carátula deben volcarse los siguientes datos:

• Nombre del proyecto (Puede ser uno formal “Construcción de letrinas”, o uno de fantasía “Un futuro mejor” con la aclaración de qué tipo de proyecto es).

• Nombre de la Biblioteca

• Nº de Personería Jurídica

• Nº de reconocimiento de la BP

• Domicilio Postal

• Contacto (correo electrónico y/o teléfono)•• Presupuesto (Pueden ser los distintos aportes o solamente el monto total)

• Nombres y Nº de documentos de los responsables del proyecto:

2. Nota de presentación: Una nota, dirigida a la autoridad correspondiente, donde se describe en qué consiste el proyecto, se especifica el monto total del presupuesto y cuánto se solicita, si correspondiere. El formato de la nota es parecido al siguiente:

Lugar y fechaSr./Sra. (Autoridad a la que se dirige)

Nos dirigimos a Ud. con el objeto de ………………………………..……………………………

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para la realización de (nombre del proyecto)…………………………………….……….que

consiste en…………………………………………………………………………………………………………..

El monto solicitado es ……………………………………………………………..………………………..

Sin otro motivo, saludamos a Ud. con atenta consideración.

Firma de los responsables y aclaración

Si el proyecto formulado requiere la solicitud de un Subsidio a CONABIP, se recomienda consultar la Guía para la solicitud de Subsidios para Proyectos de las Bibliotecas Populares

3. Fundamentación de la idea de proyecto: Tenemos que CONVENCER de la necesidad de hacer este proyecto…

4. Proyecto: Objetivos, Actividades, Cronograma, Presupuesto y Evaluación, o sea, todo lo que hemos visto en el Paso “PROGRAMACIÓN”.

Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado. Los dos elementos básicos que incluye esta definición son: las actividades y los recursos.LAS ACTIVIDADES son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar información; realizar diagnósticos; confeccionar un diseño global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etc. (ver 6.1. metodología para el desarrollo de sistemas)Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método, el tiempo y el costo de cada operación. LOS RECURSOS son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de capital, personal, información, dinero y tiempo (ver 2.3 consideraciones en un plan estratégico informático). Entonces: El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa calendario en el cual los recursos, siempre limitados, se asignen a cada una de las actividades en forma económicamente óptima.Estas limitaciones en cuyo contexto se resuelve planear un proyecto pueden ser internas, por ejemplo: computadoras disponibles, capacidad del personal, disposiciones presupuestarias, o bien externas, como ser: fechas de entrega de cualquier tipo de recursos, factores climáticos, aprobaciones de organismos oficiales. En ambos casos las limitaciones deben tenerse particularmente en cuenta al estimar los tiempos de cada actividad.En cuanto al objetivo del proyecto, este puede ser sencillo y no demandar ni muchas tareas ni demasiados recursos; o por el contrario, puede ser complejo y exigir múltiples actividades y una gran cantidad de recursos para poder alcanzarlo.Pero independientemente de su complejidad, característicamente todo proyecto reúne la mayoría de los siguientes criterios:1. Tener un principio y un fin 2. Tener un calendario definido de ejecución 3. Plantearse de una sola vez 4. Constar de una sucesión de actividades o de fases 5. Agrupar personas en función de las necesidades específicas de cada actividad

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6. Contar con los recursos necesarios para desenvolver las actividades Ahora piense por un instante en cada uno de los proyectos que se desarrollan en las organizaciones, y verá que todos ellos tienen cometidos que deben cumplirse en un cierto plazo de tiempo y que además requieren de la concurrencia de otras personas.Y es aquí donde empieza a tener relevancia la figura del administrador, en los proyectos a realizarse en las organizaciones; incluidos los proyectos informáticos.Creo importante traer el pensamiento de Deming, quien señala y remarca muy claramente, al presentar su teoría de Calidad Total, que el administrador de un proyecto al planificar las actividades, debe tener presente que los mejores esfuerzos constituyen un elemento esencial; pero desgraciadamente, si estos esfuerzos se toman aisladamente sin una debida orientación basada en principios administrativos, éstos esfuerzos pueden causar profundos daños.La necesidad de la consistencia en los esfuerzos supone que si cada uno sabe lo que tiene que hacer y, que si cada uno hiciese lo mejor que puede, el resultado sería la dispersión del conocimiento y de los esfuerzos; por lo tanto, no hay nada que substituya al trabajo en equipo y a los buenos líderes, para alcanzar una consistencia entre los esfuerzos y el conocimiento necesario.Algo importante a tener siempre presente es que: si el administrador realiza un buen trabajo en la gestión del proyecto, su éxito podrá ser visto y verificado por los demás; en caso contrario, naturalmente, el fracaso también estará a la vista de todo el mundo. La responsabilidad es muy alta: alcanzar el objetivo o no. Pero la oportunidad de "demostrar la capacidad profesional", es de las que no pueden dejarse pasa por alto.Los administradores eficaces de proyectos, son los que logran que el trabajo se ejecute a tiempo, dentro del presupuesto, y conforme a las normas de calidad especificadas.

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