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Universidad Inca Garcilaso de la Vega Facultad de Ingeniera de Sistemas, Cmputo y Telecomunicaciones
Gestin de Proyectos TI con enfoque PMI Docente: Lic. Oscar Ramrez Pereyra
Gestin de Proyectos de Tecnologa de la
Informacin con el enfoque PMI
Profesor: Lic. Oscar Ramrez Pereyra
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Universidad Inca Garcilaso de la Vega Facultad de Ingeniera de Sistemas, Cmputo y Telecomunicaciones
Gestin de Proyectos TI con enfoque PMI Docente: Lic. Oscar Ramrez Pereyra
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Agenda
Qu es un Proyecto? Qu es la Gestin de un Proyecto? Entorno del Proyecto
Ciclo de Vida y Fases del Proyecto Interesados (Stakeholders) Influencias de la Organizacin Habilidades clave de Administracin
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Informacin sobre la gerencia de proyectos
El mundo gasta casi $10 trillones en proyectos de toda clase
Ms de 16 millones de personas estn involucradas en proyectos en el mundo
Tom Peters nos dice: Para ganar hoy debemos dominar el arte del proyecto
Los proyectos tienen un terrible record: Un estudio revel que solamente el 16.2% de los
proyectos fueron exitosos y el 31% fueron cancelados antes de su terminacin, costando billones de dlares
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Ventajas de la gerencia de proyectos
Mejor control financiero, fsico y recursos humanos Mejora la relacin con los clientes Reduce lo tiempos de desarrollo Reduce los costos Mejora la calidad y la confiabilidad Mayores mrgenes Mejora la productividad Mejora la coordinacin interna Mejora el ambiente de trabajo
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Qu es un Proyecto?
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Proyectos y Operaciones
Las organizaciones ejecutan trabajos
El trabajo involucra tanto Operaciones como Proyectos
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Proyectos y Operaciones (elementos comunes)
Realizados por personas
Restringidos por recursos limitados
Planificados, ejecutados y controlados
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Proyectos y Operaciones (diferencias)
Proyecto Un medio para ejecutar un
Plan estratgico
Temporal y nico
Responden a nuevos requerimientos del negocio
Operaciones Son continuas
Son repetitivas
Constituyen el core del
negocio
Ejemplos: La operacin de un Banco Las ventas de una tienda de
almacenes El servicio que brindan las
empresas de telecomunicaciones
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Qu es un Proyecto? Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para
crear un producto, servicio o resultado nico
Temporal Tiene un inicio y un fin definido Termina cuando el objetivo ha sido logrado o cuando
se cancela el proyecto El equipo de proyecto se disuelve una vez se termina
el proyecto. nico
El producto o servicio es siempre diferente Las caractersticas del producto son progresivamente
elaboradas
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Caractersticas de un Proyecto Conjunto de actividades y tareas:
Con un objetivo especfico a cumplir dentro de ciertas especificaciones
Con inicio y final claramente definidos Con fondos limitados Con uso de recursos Ejecutadas para crear un resultado duradero
Puede durar semanas o aos Implica elaboracin progresiva
(iteraciones)
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Ejemplos de Proyecto Disear un nuevo vehculo de transporte Construir un edificio Implementar un nuevo procedimiento o proceso
de negocio Efectuar un cambio en la estructura de una
empresa Desarrollar o adquirir un nuevo sistema de
informacin Ejecutar una campaa para un partido poltico Disear un nuevo avin comercial
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Portafolio de proyectos
Objetivos estratgicos
Programa A
Proyecto 2 Proyecto 1
Programa B
Proyecto 4 Proyecto 3
Programa C
Proyecto 6 Proyecto 5
Portafolio de proyectos
Inversin Beneficios
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Portafolio Programa - Proyecto
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Un Proyecto Balanceado
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Qu es la Gestin de un Proyecto?
Gestin = Administracin = Gerencia
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Qu es la Gestin de un Proyecto? La aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas
y tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requerimientos del mismo (PMI)
Implica necesariamente: Identificar a los interesados (Stakeholders) Determinar sus necesidades y expectativas Dirigir y encaminar dichas expectativas Determinar sus requerimientos Balancear demandas de Alcance, Costo, Tiempo y
Calidad
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Procesos y reas
reas de conocimiento
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Procesos 47
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Grupos de procesos
Iniciacin Planificacin Ejecucin Monitoreo y Control Cierre
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reas de Conocimiento 1. Gestin de la Integracin 2. Gestin del Alcance 3. Gestin de Tiempos 4. Gestin de Costos 5. Gestin de la Calidad 6. Gestin de los Recursos Humanos 7. Gestin de las Comunicaciones 8. Gestin de Riesgos 9. Gestin de las Adquisiciones 10.Gestin de los Interesados (Stakeholders)
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Enfoque bidimensional
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reas de conocimiento
10
Grupos de Procesos
5
Procesos
47
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13. Interesados
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SESION I - FOUNDATIONS 24 de 54
Pensilvania, EEUU www.pmi.org
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PMI y PMP PMI (Project Management Institute) El Project Management Institute (PMI) se fund
en 1969. Profesin emergente (PMP Project Mangement Profesional) PMBOK (Project Management Body of
Knowledge)
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PMBOK (Project Management Body of Knowledge)
Describe la totalidad de conocimientos de la
profesin de Gerente de Proyectos Incluye conocimientos:
Buenas prcticas tradicionales ampliamente usadas Prcticas innovadoras y avanzadas de uso limitado Publicados y no publicados
Gua al PMBOK (del PMI) Subconjunto del PMBOK Generalmente aceptado Terminologa comn a la profesin
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PMBOK Ediciones
Antes del PMBOK:
Documento de procedimientos y conceptos de la Gestin de Proyectos en 1983
Primeras certificaciones PMP en 1984 Fundamentos de la Gestin de Proyectos en 1987
Ediciones 1996 Primera edicin 2000 Segunda edicin 2004 Tercera edicin 2008 Cuarta edicin 2012 Quinta edicin
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Relacin con otras disciplinas
Administracin general Planificacin Organizacin Seleccin y administracin de personal Operacin y control de una empresa
rea de aplicacin Se definen en trminos de:
Elementos tcnicos (desarrollo de software, productos farmacuticos, construccin..)
Grupos de industria (Banca, automotriz, Telecomunicaciones)
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Relacin con otras disciplinas
Conocimientos y prcticas
generalmente aceptados para la
Gestin de Proyectos
Conocimientos y prcticas de
Administracin General
Conocimientos y prcticas del
rea de Aplicacin
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Qu requiere una gestin de proyectos efectiva?
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Entorno del Proyecto
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Ciclo de Vida del Proyecto Es el conjunto de FASES en las que se divide el
proyecto El proyecto se divide en FASES para mejorar su control
y proporcionar vnculos con las operaciones continuas de la organizacin ejecutante
Caractersticas de las Fases:
Entregables: Resultados de trabajos tangible y verificable.
Revisiones: Evaluacin de entregables y performance del proyecto.
Criterios de xito de salida: Mediciones usadas para ver si el proyecto debe pasar o no a la siguiente fase
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Ciclo de Vida del Proyecto
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Otro ejemplo de Ciclo de Vida
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Ciclo de Vida del Proyecto
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Ciclos de Vida del Proyecto y del Producto
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Caractersticas del Ciclo de Vida del proyecto
Define el comienzo y el fin del proyecto Los entregables usualmente deben ser
aprobados antes que se inicie el trabajo de la siguiente fase.
Algunas veces una fase subsiguiente se inicia antes de la aprobacin de todos los entregables de la fase previa (fast tracking)
Define el trabajo tcnico y los involucrados en cada fase.
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Caractersticas del Ciclo de Vida del proyecto
El nivel de costo y personal es bajo al comienzo, crece al avanzar el proyecto y cae rpidamente cuando el proyecto se acerca a su trmino.
La probabilidad de xito del proyecto es bajo al comienzo y crece al avanzar el proyecto.
El riesgo e incertidumbre son altos al comienzo y decrecen al avanzar el proyecto.
Los costos y riesgos de cambios y correcciones generalmente crecen cuando el proyecto avanza
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Interesados (Stakeholders) Individuos, grupos u organizaciones que estn
activamente involucrados en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positivamente o negativamente como resultado de la ejecucin o conclusin del proyecto y por tanto pueden afectar al proyecto.
Principales Stakeholders: Gerente/Jefe de Proyecto: Dirige el proyecto. Cliente: Usa el producto o servicio. Organizacin ejecutante: Empresa que realiza el
trabajo del proyecto. Patrocinador (Sponsor): Provee recursos financieros
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Interesados (Stakeholders)
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Interesados (Stakeholders)
El Gerente de Proyecto debe: Identificar a los
Stakeholders Determinar sus
necesidades y expectativas
Dirigir y encaminar dichas expectativas
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Interesados (Stakeholders)
El Gerente de Proyecto debe: Identificar a los
Stakeholders Determinar sus
necesidades y expectativas
Dirigir y encaminar dichas expectativas
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Autoridad
Influencia
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Interesados (Stakeholders)
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Influencias Organizacionales
Sistemas de organizacin empresarial
Basadas en Proyectos Sus mayores ingresos son derivados de la
ejecucin de proyectos a terceros Empresas de desarrollo de software a la medida Contratistas de construccin Empresas de arquitectos
No basadas en Proyectos Organizadas por departamentos funcionales
independientes
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Estructura organizacional
Funcional Jerarqua donde cada empleado tiene un supervisor claramente definido.
Proyectizada La mayora de los recursos de la organizacin estn involucrados en proyectos y los Gerentes de Proyecto cuentan con gran autoridad
Mixta o Matricial Hbrido de las anteriores
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Estructura organizacional Descripcin Quin esta
a cargo? Ventajas Desventajas
Funcional Organizacin donde los miembros del equipo trabajan para un departamento y pueden ser prestados a un proyecto de vez en cuando
Gerente Funcional
Mayor habilidad funcional Ms alto grado de especializacin Lneas de carrera mejor definidas
El Gerente de proyecto no tiene gran poder Los proyectos tienen baja prioridad (burocracia) Los recursos frecuentemente no son otorgados
Proyectizada La organizacin esta estructurada de acuerdo a proyectos y no a departamentos
Gerente de Proyecto
El gerente de proyecto tiene gran autoridad La comunicacin en el proyecto es fluida (un slo equipo) Lealtad al proyecto es fuerte
No home para los miembros del equipo Crecimiento y desarrollo puede ser ms difcil.
Mixta o Matricial
Organizacin hbrida donde los individuos reportan a un Gerente de Proyecto y a un Gerente Funcional
Poder balanceado entre ambos gerentes
Puede tener lo mejor de ambos
Duplicacin de esfuerzo en algunas tareas Mayor conflicto Menos lealtad
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Estructuras Matriciales Matriz Dbil
Matriz Balanceada
Matriz Fuerte
Estructura organizacional
Generalmente organizacin Funcional
Organizacin Mixta Generalmente una organizacin Proyectizada
El Gerente de Proyecto reporta a:
Gerente Funcional Gerente Funcional, pero comparten autoridad y poder
Gerente de los Gerentes de Proyecto (Project Officer)
Poder y autoridad del Gerente de Proyecto
Limitada Baja a Moderada Moderada a alta
Enfoque del Gerente de Proyecto
Responsable del proyecto y de sus responsabilidades funcionales
Responsable del proyecto, responsabilidad que comparte con el Gerente Funcional
Responsable del proyecto
Tiempo asignado al proyecto del Gerente de Proyecto
Tiempo parcial Tiempo completo Tiempo completo
Cargo del Gerente de Proyecto
Coordinador de Proyecto Lder de Proyecto
Gerente/Jefe de Proyecto
Gerente/Jefe de Proyecto
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Organizacin Funcional
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Organizacin Proyectizada
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SESION I - FOUNDATIONS 50 de 54
Organizacin Matricial Dbil
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Organizacin Matricial Balanceada
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Organizacin Matricial Fuerte
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Habilidades de Administracin General Aspectos de Planeamiento
Planeamiento estratgico, tctico y operacional Aspectos Organizacionales
Administracin de personal, comportamiento organizacional, beneficios y lneas de carrera
Aspectos Funcionales o del Negocio Finanzas y contabilidad, ventas y mercadeo, investigacin y
desarrollo, fabricacin y distribucin Aspectos de Relaciones Laborales
Motivacin, supervisin, delegacin, desarrollo de equipos, manejo de conflictos
Aspectos Individuales Administracin del tiempo propio, administracin de stress
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Habilidades Clave de Administracin General
Liderazgo Establecer la direccin y autoridad, alinear al equipo,
motivar, inspirar Comunicacin
Forma de comunicar (escrita, oral, saber escuchar y transmitir)
Interna (dentro del proyecto) y Externa (hacia el cliente y en general fuera del proyecto)
Formal (informes y presentaciones) e Informal (conversaciones y correo electrnico)
Vertical y Horizontal Negociacin
Debatir y llegar a entendimientos y acuerdos con otros
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Habilidades Clave de Administracin General
Resolucin de problemas Definir las causas Analizar los problemas Identificar alternativas de solucin factibles. Toma de decisiones
Influencia en la Organizacin Entender la estructura formal e informal de la
organizacin Entender los mecanismos de poder Usar este conocimiento para hacer que las cosas se
hagan
Gestin de Proyectos de Tecnologa de la Informacin con el enfoque PMIAgendaInformacin sobre la gerencia de proyectosVentajas de la gerencia de proyectosQu es un Proyecto?Proyectos y OperacionesProyectos y Operaciones (elementos comunes)Proyectos y Operaciones (diferencias)Qu es un Proyecto?Caractersticas de un ProyectoEjemplos de ProyectoPortafolio de proyectosPortafolio Programa - ProyectoNmero de diapositiva 14Un Proyecto BalanceadoQu es la Gestin de un Proyecto?Qu es la Gestin de un Proyecto?Procesos y reasGrupos de procesosreas de ConocimientoEnfoque bidimensionalNmero de diapositiva 22Nmero de diapositiva 23Nmero de diapositiva 24PMI y PMPPMBOK(Project Management Body of Knowledge)PMBOKEdicionesRelacin con otras disciplinasRelacin con otras disciplinasQu requiere una gestin de proyectos efectiva?Entorno del ProyectoCiclo de Vida del ProyectoCiclo de Vida del ProyectoOtro ejemplo de Ciclo de VidaCiclo de Vida del ProyectoCiclos de Vidadel Proyecto y del ProductoCaractersticas del Ciclo de Vida del proyectoCaractersticas del Ciclo de Vida del proyectoInteresados (Stakeholders)Interesados (Stakeholders)Interesados (Stakeholders)Interesados (Stakeholders)Interesados (Stakeholders)Influencias OrganizacionalesEstructura organizacionalEstructura organizacionalEstructuras MatricialesOrganizacin FuncionalOrganizacin ProyectizadaNmero de diapositiva 50Organizacin Matricial BalanceadaOrganizacin Matricial FuerteHabilidades de Administracin GeneralHabilidades Clave de Administracin GeneralHabilidades Clave de Administracin General