UNIDAD I: CONCEPTOS BSICOS Y ESCUELAS DE ADMINISTRACIN

Tipos de empresas y su funcionamiento

Funcionamiento de las empresas

El desarrollo de la actividad empresarial supone el desempeo de numerosas tareas, muchas de las cuales se han convertido en campos especializados del conocimiento. A estas reas de trabajo especializadas tambin se les suele denominar funcionamiento. As, las cuatro funciones esenciales son las siguientes:

1. Funcin Finanzas 2. Funciones del rea de marketing 3. Funcin del rea de recursos humanos 4. Funcin de administracin de la produccin

1. Funcin Finanzas

El objetivo de la empresa es maximizar el valor de esta para sus dueos. El valor se representa por el valor de mercado que las acciones comunes tienen en l, el cual se obtienes de las decisiones de:

- Inversin

- Financiamiento

- Dividendos

La Administracin financiera es el rea que cuida los recursos financieros de la empresa. Se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros: la rentabilidad y la liquidez. Esto significa que busca hacer que los recursos financieros sean lucrativos y lquidos al mismo tiempo.

La rentabilidad se alcanza en la medida en que el negocio de la empresa proporciona la maximizacin de los rendimientos de las inversiones realizadas por

los propietarios. La rentabilidad mxima puede comprometer la liquidez debido a que los rendimientos estn sometidos a distintos periodos. No es posible maximizar ambos objetivos al mismo tiempo. Por lo tanto, la tarea del administrador financiero es mantener un equilibrio a nivel satisfactorio.

La funcin finanzas procura obtener recursos financieros del mercado y utilizar y aplicar los recursos obtenidos.

Tareas o decisiones del administrador financiero son las siguientes:

a) Obtener fondos en los trminos ms favorables. Es lo que entendemos por financiamiento. Las fuentes tradicionales son: los dueos y terceros.

b) Asignar los fondos para las operaciones de la empresa e invertir los excedentes en el mercado de capitales, o adquirir activos fijos. Es lo que llamamos inversin.

c) Proporcin de beneficios que se repartirn entre los dueos de la empresa y los que permanecern como utilidades retenidas, tendientes a la valoracin de la empresa.

d) Administrar el capital de trabajo de la empresa. El capital de trabajo es la diferencia entre los activos circulante y pasivos circulante de la empresa, en definitiva es el dinero para la operacin del negocio en el corto plazo.

Las herramientas de planificacin, control y anlisis financiero son:

a) Indicadores financieros b) Estado de Caja c) Presupuesto d) Evaluacin de proyectos

A continuacin se describir cada uno de ellos:

a) Indicadores financieros

Son ndices o cuocientes cuya expresin nos da una apreciacin de la situacin financiera de la empresa.

Los indicadores se obtienen de los estados financieros y su principal funcin es describir la situacin financiera de la empresa: liquidez, endeudamiento, rentabilidad y actividad.

b) Estado de caja

Muestra las actividades en que la empresa dentro de un perodo ha usado el disponible, y de que fuentes lo obtuvo.

c) Presupuestos

Es un plan escrito expresado en trminos monetarios. Es la expresin financiera de los planes, que pueden agruparse:

- Presupuestos de operaciones - Presupuestos de caja - Presupuestos de capital o inversiones

d) La Evaluacin de proyectos

Es otra tarea del administrador financiero, consiste en preparar y evaluar eventuales proyectos de inversin de largo plazo.

2. FUNCIONES DEL REA DE MARKETING

Una forma de entender el uso del marketing en un negocio o empresa, es a travs del conocimiento de sus funciones.

Veamos a continuacin cules son las principales funciones del rea, departamento o de las personas encargadas del marketing en una empresa:

a) Anlisis del mercado

b) Anlisis de la competencia

c) Planeacin del marketing

d) Diseo de las estrategias de marketing

e) Control y evaluacin

a) Anlisis del mercado

La primera funcin del marketing es la de analizar el mercado, que consiste en analizar las necesidades, preferencias, gustos, deseos, hbitos y costumbres de los consumidores.

A travs del anlisis del merado, podemos detectar, por ejemplo:

- Oportunidades de negocio, por ejemplo, la oportunidad de incursionar en un nuevo mercado.

- Nuevas necesidades o deseos, y, de ese modo, poder disear nuevo productos que se encarguen de satisfacer dichas necesidades o deseos.

- Cambios en los gustos o preferencias de los consumidores, y, de ese modo, poder adaptar nuestros productos a dichos cambios.

- Nuevas modas o tendencias, y, de ese modo, poder crear o adaptar nuestros productos de acuerdo a dichas modas o tendencias.

La funcin del anlisis del mercado no debe ser realizada una sola vez, sino que debe ser realizada permanentemente. Siempre debemos estar atentos a lo que suceda en el mercado, y tratar de prever lo que pueda suceder.

Asimismo, para realizar esta funcin, no es necesario realizar una compleja investigacin de mercado, sino que podemos, por ejemplo, simplemente observar a los consumidores, conversar con nuestros clientes, realizar encuestas, recolectar y evaluar sus datos y preferencias de compras, etc.

b) Anlisis de la competencia

La segunda funcin del marketing es la de analizar a la competencia, que consiste en conocer bien a nuestros competidores, estar atentos a sus movimientos, y tratar de prever sus estrategias.

A travs del anlisis de la competencia, se buscar detectar cules son nuestros principales competidores, dnde estn ubicados, cules son sus pblicos objetivos, cules son sus principales caractersticas, sus principales estrategias, su experiencia en el mercado, su capacidad, ventajas competitivas, fortalezas y debilidades.

Al igual que el estudio del mercado, el estudio de la competencia debe realizarse permanentemente e, igualmente, no es necesario realizar una investigacin exhaustiva, sino que podemos hacer uso de tcnicas simples como, por ejemplo, visitar a algunos competidores, comprar algunos de sus productos, consultar o entrevistar a personas que hayan trabajado con ellos, o a algunos de sus clientes, etc.

c) Planeacin del marketing

La tercera funcin de la planeacin del marketing consiste en realizar el proceso de:

- Analizar el entorno: analizar el mercado y la competencia. - Analizar la situacin interna: analizar la capacidad y los recursos (financieros,

humanos, tecnolgicos y materiales) con que cuenta la empresa. - Establecer los objetivos de marketing: teniendo en cuenta los anlisis

realizados previamente, y las aspiraciones de la empresa. - Disear estrategias de marketing que permitan alcanzar los objetivos

propuestos: teniendo en cuenta tambin, los anlisis externos e internos. - Disear planes de accin: en donde se establecen los pasos necesarios para

implementar o ejecutar las estrategias, as como los recursos a utilizar, los encargados o responsables, los tiempos o plazos, y el presupuesto o la inversin requerida para implementarlas.

d) Diseo de las estrategias de marketing

Esta cuarta funcin que en realidad debera ser realizada dentro de la planeacin del marketing, consiste en elaborar o formular las estrategias de

marketing que permitan alcanzar los objetivos de marketing propuestos por la empresa.

Para un mejor anlisis, las estrategias de marketing se suelen dividir en estrategias para el producto, para el precio, para la plaza y para la promocin.

Las estrategias para el producto se basan en las decisiones relacionadas con el diseo del producto (caractersticas, atributos, funciones), con la marca, con el lanzamiento de nuevos productos, con el servicio al cliente, etc.

Las estrategias para el precio se basan en las decisiones relacionadas con la reduccin de precios, con las polticas de descuentos, ofertas, etc.

Las estrategias para la plaza o distribucin se basan en las decisiones relacionadas con los canales de distribucin, almacenamiento, medios de transporte, puntos de ventas, etc.

Las estrategias para la promocin se basan en las decisiones relacionadas con las promociones de ventas, publicidad, marketing directo, etc.

La implementacin de las estrategias de marketing consiste en poner en prctica las estrategias de marketing propuestas.

Para ello, guindonos de los planes de accin previamente establecidos en la planeacin del marketing, nos dedicamos a distribuir los recursos, a asignar los responsables de las tareas, a coordinar las actividades, y a dirigir la ejecucin de las estrategias.

e) Control y evaluacin

Control consiste en asegurarse de que las estrategias de marketing se estn implementando tal como se especifican en los planes de accin, as como del buen desempeo individual y grupal de los encargados de su ejecucin.

Mientras que la evaluacin consiste en comprobar que se estn alcanzando los objetivos propuestos, a travs de verificar que los resultados obtenidos, concuerden con los propuestos en el plan de marketing, para que en caso contrario, poder tomar las medidas correctivas o, en todo caso, disear nuevas estrategias de marketing.

Nota: Todas las funciones del marketing deben realizarse permanentemente, es decir, deben ser parte de un proceso continuo que nunca termina. Estas funciones conforman un proceso (el proceso de marketing), ya que una vez realizada la ltima funcin, se debe empezar nuevamente con cumplir la primera.

3. Funcin del rea de Recursos Humanos

La administracin de recursos humanos se puede definir como el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservacin del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organizacin, en beneficio del individuo, de la propia organizacin y del pas en general.

Las tareas de esta funcin son los siguientes:

a) Supervisin de personal

Es todo aquel que tiene personal a su cargo: al de trabajo que supervisa, el de la direccin de que es representante inmediato y de supervisores que es compaero. Consiste en ayudar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.

b) Administracin de personal

Es el proceso de Admn. Aplicado al acrecentamiento y conservacin del esfuerzo, la experiencia, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc. de los miembros de la organizacin, en beneficio del individuo, de la propia organizacin del pas en general. Consiste en desarrollar y administrar polticas, programas y procedimientos para prever una estructura administrativa, eficiente, trabajadores capaces, oportunidades de progreso, satisfaccin en el trabajo y una adecuada seguridad en s mismo.

c) Relaciones industriales

El trmino queda reducido a la industria que evidentemente organizaciones bancarias, gubernamentales, educativas, de beneficencia, etc., donde se requieren tambin los recursos humanos

adems entre los proveedores y la fabrica y entre est sus clientes, tambin se establecen relaciones.

d) Relaciones humanas

Cualquier interaccin de dos o ms personas, la cual no se da solo en la organizacin sino en todas partes.

e) Relaciones laborales

Este trmino se ha reservado por costumbre a los aspectos jurdicos de la administracin de Recursos Humanos se emplea frecuentemente asociado a las relaciones obreras patronales.

f) Otras denominaciones

Manejo de personal: Es una fase de la administracin que se ocupa de la utilizacin de las energas, intelectuales y fsicas, en el logro de los propsitos de una empresa organizada.

Las principales funciones del rea de recursos humanos son:

a) Planeacin de personal

Determina las necesidades de personal en la empresa, los objetivos, polticas, procedimientos y programas de administracin de personal dentro de la empresa.

Consiste en realizar estudios tendientes a la proyeccin de la estructura de la organizacin en el futuro, incluyendo anlisis de puestos proyectados y estudio de las posibilidades de desarrollo de los

trabajadores para ocupar estas, a fin de determinar programas de capacitacin y desarrollo, llegado el caso de reclutamiento y seleccin.

b) Empleo (reclutamiento, seleccin, contratacin e induccin)

Lograr que todos los puestos sean cubiertos por personal idneo, de acuerdo a una adecuada planeacin de recursos humanos.

- Reclutamiento

Buscar y atraer solicitantes capaces para cubrir las vacantes que se presente: Tcnica encaminada a proveer de recursos humanos a la empresa u organizacin en el momento oportuno.

- Seleccin

Analizar las habilidades y capacidades de los solicitantes a fin de decidir, sobre bases objetivas, cul tienen mayor potencial para el desempeo de un puesto y posibilidades de un desarrollo futuro, tanto personal como de la organizacin. Proceso que trata no solamente de aceptar o rechazar candidatos, sino conocer sus aptitudes y cualidades con objeto de colocarlo en el puesto ms fin a sus caractersticas.

- Contratacin

Formalizar con apego a la Ley la futura relacin de trabajo para garantizar los intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de la empresa.

- Induccin

Dar toda la informacin necesaria al nuevo trabajador ay realizar todas las actividades pertinentes para lograr su rpida incorporacin a los grupos sociales que existan en su medio de trabajo, a fin de lograr una identificacin entre el nuevo miembro y la organizacin viceversa.

Consiste en llevar al individuo al puesto que va a ocupar, presentarlo con su superior y compaeros con el objeto de lograr una adaptacin de grupo que evite una baja en el rendimiento, que obtenga una visin de la empresa. As mismo se le mostraran las instalaciones donde de la empresa y principalmente de su rea de trabajo. Empleo (reclutamiento, seleccin, contratacin e induccin)

c) Capacitacin y desarrollo

Tiene por objeto ampliar, desarrollar y perfeccionar al hombre para su crecimiento profesional en determinado puesto en la empresa o para estimular su eficiencia y productividad. Debe basarse en el anlisis de necesidades que parta de una comparacin del desempeo y la conducta actual con la conducta y desempeo que se desean. Con base a este anlisis, se identifican los mtodos y necesidades de capacitacin para superar las deficiencias.

d) Administracin de sueldos y salarios

Parte de la Admn de personal que estudia los principios o tcnicas para lograr que la remuneracin global que recibe el trabajador sea adecuado a la importancia de su puesto, a su eficiencia personal, a sus necesidades ya las posibilidades de la empresa. Consiste en asignar valores monetarios a los puestos, en tal forma que sean justos y equitativos en relacin a otras posiciones de la organizacin y a puestos similares en el mercado de trabajo.

e) Prestaciones y servicio de personal

Son todas aquellas actividades que realiza la empresa enfocadas a proporcionar al trabajador un beneficio, ya sea en dinero o en especie. Satisfacer las necesidades de los trabajadores que laboran en la organizacin y tratar de ayudarles en los problemas relacionados a su seguridad y bienestar personal.

f) Seguridad e Higiene en el trabajo

Es el conjunto de conocimientos y tcnicas dedicadas a reconocer, evaluar y controlar aquellos factores del ambiente, psicolgicos o tensinales, que provienen del trabajo y pueden causar enfermedades, accidentes o deteriorar la salud. Desarrollar y mantener instalaciones y procedimientos para prevenir accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

g) Relaciones laborales

Parte de la Administracin de Recursos Humanos que se ocupa de negociar con el sindicato los trminos del contrato o convenio de trabajo, interpretar la Ley Laboral en lo que se refiere a las polticas y practicas de la organizacin, as como el arreglo arbitrario de cualquier agravio que surja de tales contratos.

4.- LA FUNCIN DE LA ADMINISTRACIN DE LA PRODUCCIN

La misin de una administracin de la produccin se refiere al planeamiento, diseo, implementacin, ejecucin y control de los sistemas de produccin y control de una empresa.

Las actividades relacionadas con el sistema de produccin se refieren a diseo del producto, diseo del proceso, seleccin del equipamiento, seleccin y capacitacin del personal, seleccin de los materiales, seleccin de los proveedores, localizacin de plantas, distribucin interna de plantas, programacin del plan e implementacin del sistema.

Las actividades relacionadas con el sistema de control se refieren al control de calidad, control del programa de produccin, control de inventarios, control de la productividad, definicin de las polticas de control, diseo del sistema de control, implementacin del sistema y su evaluacin.

A medida que la empresa aumenta en tamao y complejidad, buscando mayor eficiencia, es normal que la Administracin de la Produccin produzca una delegacin de funciones. Este suele ser el origen de algunos departamentos de la organizacin, tales como Investigacin y Desarrollo (o Ingeniera del Producto), Ingeniera de los procesos (o mtodos), control de calidad, compras, logstica.

De todos modos, con mayor o menor diversificacin funcional, los objetivos estratgicos fundamentales son siempre los mismos:

a) La reduccin de los costos por medio de una mayor eficiencia y productividad.

b) El cumplimiento en tiempo y forma de los plazos, las entregas, etc.

c) La mejora de la calidad (o lo que es lo mismo, la disminucin de los costos de no calidad).

d) El aumento de la flexibilidad en suministros, procesos, productos, equipamientos, mano de obra.

e) La mejora en el servicio a los clientes, por medio de la vigencia efectiva de los atributos de una buena calidad de servicio: confianza, sensibilidad, habilidad, accesibilidad, cortesa, comunicacin, credibilidad, seguridad, todo basado en un amplio conocimiento del cliente.

La administracin de la produccin trabaja y articula varios niveles de resolucin de las situaciones y sus correspondientes horizontes temporales.

a) El nivel estratgico se refiere a los objetivos permanentes, las tendencias consolidadas, que no pueden modificarse sin cambios organizacionales o de infraestructura importante, que suelen implicar inversiones significativas, y trabaja en un nivel temporal de largo plazo, generalmente de dos a cinco aos.

b) El nivel tctico se inscribe dentro de una estrategia, se refiere a la adecuacin de los objetivos a las cambiantes circunstancias del mercado, en adaptaciones que pueden lograrse sin cambios de fondo, con inversiones medianas o menores, o en base al manejo de los costos fijos y variables, y trabaja en un nivel temporal de mediano plazo, generalmente el semestre, el ao calendario o hasta dos aos.

c) El nivel operativo se refiere al manejo de las tareas en el muy corto plazo, en el da a da de la organizacin, y se inscribe dentro de una tctica, as como sta queda encuadrada en una estrategia. El nivel operativo es esencialmente un nivel de ejecucin fctica pero tambin entraa cierta dosis de planeamiento y previsin, de un da para otro, o semanal o quincenal, por ejemplo. Los niveles temporales mencionados se refieren a situaciones econmicas polticas relativamente estables. En otros tipos de situaciones (de inflacin, por ejemplo, o de crisis polticas) cambia mucho la idea de lo que es largo, mediano y corto plazo.

Para dar una idea actualizada, sobre las funciones de la administracin de la produccin, presentamos aqu una breve sntesis de los principales problemas que hoy afrontan los ejecutivos de las empresas en esta materia, segn los planteamientos de Chase, Aquilano y Jacobs:

a. Cmo acortar el tiempo que requiere la produccin de bienes nuevos: Esto exige coordinacin y trabajo interdisciplinario entre diseadores, ingenieros de proceso y fabricantes.

b. Cmo desarrollar sistemas de produccin flexibles, que permitan la personalizacin masiva de productos y servicios, para ampliar la lnea de productos con variedad de alternativas segn los segmentos del mercado.

c. Cmo administrar redes de produccin globales: Esto implica asegurar la calidad y homogeneizar sus normas; administrar la Logstica de envos y recepciones; y desarrollar un sistema de informacin en tiempo real que controle esos complejos procesos.

d. Cmo desarrollar e integrar nuevas tecnologas de procesos en los sistemas de produccin existentes: Esto implica no solo conocer la tecnologa disponible sino seleccionar la ms adecuada al caso y adaptarla a las instalaciones existentes.

e. Cmo obtener rpidamente un alto nivel de calidad, y como conservarlo en los cambios y reestructuraciones: La TQM est hoy totalmente aceptada, pero nadie puede darse el lujo de un gradualismo que demore la obtencin de niveles de calidad al menos comparables con los de la competencia, ni perder calidad en los permanentes cambios originados en el acortamiento de la vida de los productos y las innovaciones tecnolgicas.

f. Cmo administrar una fuerza laboral compleja, con culturas, lenguas y religiones diversas.

g. Cmo adaptarse a las restricciones ambientales, las normas ticas y las restricciones gubernamentales: Estos temas afectan a toda la empresa y tienen un peso creciente en la medida en que aumente la conciencia ecolgica de las poblaciones y el rigor de las normas estatales, pero la Administracin de la Produccin es el punto focal de esta problemtica, porque es la que maneja los materiales que pueden producir contaminacin y otros accidentes ambientales. Es habitual hoy que las empresas incluyan estrategias verdes en su planeacin corporativa, en particular desde la elaboracin de la norma ISO 14000 sobre gestin medio ambiental que ofrece las orientaciones y criterios a tener en cuenta respecto a este tema.

2. Funciones del rea de marketingAnlisis del mercadoAnlisis de la competenciaPlaneacin del marketingDiseo de las estrategias de marketingControl y evaluacinAnlisis del mercadoAnlisis de la competenciaPlaneacin del marketingDiseo de las estrategias de marketingControl y evaluacin3. Funcin del rea de Recursos HumanosLa administracin de recursos humanos se puede definir como el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservacin del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organizacin, en...