Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas.

Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.

El archivo en la empresa es uno de los instrumentosmás importantes, ya que en él se recopila en formaorganizada los registros, documentos de interés parala empresa.

El procedimiento de clasificar, organizar y conservarlos registros de una empresa en forma sistemática sele conoce como archivar, actividad que se realiza conla finalidad de lograr rapidez y eficacia en lalocalización de los documentos.

Planificar y promover la correcta gestión de los documentos y de los archivos de las diferentes empresas, proponiendo instrucciones, normas y procedimientos.

Organizar las transferencias periódicas de documentos desde los archivos de gestión al Archivo General.

Garantizar los servicios de consulta, préstamo y reproducción de documentos, según la normativa específica en materia de acceso.

Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.

Asegurar la perfecta conservación de los documentos.

Organizar la documentación administrativa.

Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.

Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico.

Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o destrucción.

Contiene la información utilizada frecuentemente.

Contiene información utilizada ocasionalmente.

Acciones pasadas, utilizadas raramente o muy raramente.

En toda organización debe existir un lugar apropiado para guardar y conservar los diversos documentos recibidos o remitidos previamente clasificados según el sistema adoptado. Los sistemas de archivos más comunes son:

• Alfabético .

• Por asunto.

• Geográfico.

• Numérico.

• Mixto.

• Cronológico.

Principales elementos:

Destinado al archivo, debe tener como condición esencial un espacio amplio para que el público y los empleados tengan acceso, facilitando la comodidad.

Los muebles y equipos más importantes son:

• Unidad vertical.

• Guías.

• Carpetas.

• Rótulos.

• Kardex.

Además hay diferentes tipos de archivadores: verticales, horizontales e independientes.

Son los más corrientes en todo departamento de archivo. Son de dos, tres o cuatro gavetas, unas sobre otras. Estos muebles se colocan juntos, unos al lado de otros, en tal forma que dan aspecto de orden y para aprovechar el espacio, para consultas y circulación del personal.

Estos muebles consisten en gavetas colocadas una al lado de otra. Su uso más frecuente es para organizaciones y oficinas pequeñas.

Se fabrican ciertos muebles que constituyen en sí, unidades independientes. Consisten en una gaveta, bajo una sólo marca común.

Es el sistema más primitivo. Consiste en un clavo o gancho con base de metal para que descanse sobre la mesa o el escritorio. Los papeles se enganchan en el espigón en la medida que se reciben.

Tienen la siguiente desventaja.

• No se resguardan los papeles contra el polvo.

• Los documentos pueden desprenderse y perderse con facilidad.

• Para conseguir un documento determinado hay que sacar del gancho todos los anteriores a él y volverlos a colocar en el mismo orden.

Por un lado se llama así, al conjunto especial de procedimientos de archivo, que, en forma sistemática, se emplea modernamente para el control de determinadas actividades dentro de una empresa individual o colectiva. Por otro lado, también se le llama así al mueble, generalmente metálico, para archivar fichas en posición horizontal en la bandeja adecuada.

Es un mueble demadera que puede colocarse en la pared, o sobre unamesa o escritorio. Consiste en varias divisionespequeñas con suficiente fondo para guardar en ellaspapeles del tamaño corriente de carta.

Es una caja en forma de libro, Contiene un índice completo con todas las letras del alfabeto. Este fue el primer sistema que introdujo guías para organizar alfabéticamente la correspondencia.

Tienen variasdivisiones y están clasificadas en orden alfabético onumérico. Se le asigna una o varias letras del alfabetoa cada una de estas divisiones.

Es la forma de archivar másmoderna que existe. La posición en que se colocan losarchivadores ofrece economía en espacio y se hacefácil la búsqueda de documentos. Este sistema proveemejor apariencia, más espacio, más viabilidad, másflexibilidad, mayor facilidad y exactitud al archivar oencontrar papeles o documentos.

Son muebles de aproximadamente 1 m de altura, por lo general de tres gavetas, cada gaveta cuenta con soportes para carpetas colocadas de forma vertical, cada una identificada con la respectiva categoría a la que pertenecen los archivos que ella contiene.