Fundamentos Project

Ing. Juan Luis Galindo Rojas

Diagrama de GANTT

Ing. Juan Luis Galindo Rojas ADMINISTRACION Y CONTROL DE

PROYECTOS

Técnica Herramienta

WBS Esquema numerado Word

CPM MS-Project (y otros)

PERT MS-Project (y otros)

Gantt MS-Project (y otros)

Perfil de uso de Recursos MS-Project (y otros)

Evolución de gastos Planilla Electrónica

Valor Ganado MS-Project, Planilla Elect.

Técnicas y Herramientas de Planificación


PROYECTOS

El diagrama de Gantt

• El diagrama de Gantt debe su nombre a Henry L.

Gantt que ideó este método de programación durante

la primera guerra mundial, para optimizar el proceso

de distribución de munición a las tropas.

• Es una técnica sencilla que consiste en ir colocando

sobre un calendario las actividades en función de su

fecha mínima de inicio.

• Cada actividad se representa mediante un rectángulo

o un segmento, cuya longitud refleja su duración.


PROYECTOS

Código Descripción Duración

A Estudios previos 3

B Diseño del envase 4

C Diseño de etiquetas 5

D Elección imprenta 4

E Diseño del sistema de cierre 1

F Fabricación del envase 20

G Impresión de la etiqueta 20

H Fabricación del sistema de cierre 4

I Fabricación del líquido 25

J Esterilización de los envases 2

K Llenado y cierre 5

L Pegado de la etiqueta 4

• Se pretende lanzar

al mercado un

nuevo refresco.

• Para el desarrollo

de este proyecto se

han identificado las

siguientes

actividades, con

sus duraciones

respectivas (en

semanas):

Ejemplo


PROYECTOS


A

BC

D

E

F

G

H

I

JK

L


PROYECTOS


• Estas limitaciones, junto al incremento de

la complejidad de los problemas a

resolver, provocaron la aparición (40 años

más tarde) de nuevos métodos de

programación y control de proyectos (que

trataremos en el tema siguiente).

• El diagrama de Gantt sigue utilizándose

hoy en día como complemento de estos

nuevos métodos.

planificación temporal

TareaDuración

(días)Dependencias

T1 8

T2 15

T3 15 T1 (M1)

T4 10

T5 10 T2,T4 (M2)

T6 5 T1,T2 (M3)

T7 20 T1 (M1)

T8 25 T4 (M5)

T9 15 T3, T6 (M4)

T10 15 T5, T7 (M7)

T11 7 T9 (M6)

T12 10 T11 (M8)

T1

T4

T2

INICIO

M1

M3

M5

M2 T5

T8

T7

T6

T3

M4

T9

M7

FINAL

T10

M6

T11

M8

T12

4/7/02

8 días

15 días

10 días 10 días

25 días

20 dias

15 días

5 días

15 días

7 días

15 días

10 días

25/7/02

25/7/02

18/7/02

14/7/02

4/8/02

25/8/02

5/9/0211/8/02

19/9/02

RED DE ACTIVIDADES

hito


PROYECTOS

Camino Critico

1. trayectoria más larga en la red de actividad.

2. el calendario completo depende de este

camino (los retrasos en estas actividades

afectan a todo el proyecto).

3. los retrasos en las demás actividades no

afectan necesariamente al proyecto.

Planificación Temporal

4/7 11/7 18/7 25/7 1/8 8/8 15/8 22/8 29/8 5/9 12/9 19/9

inicio

final

T4

T1

T2

M1

T7

T3

M5

T8

M3

M2

T6

M4

T9

M7

T10

M6

T11

M8

T12

DIAGRAMA DE GANTT

flexibilidad en la fecha de finalización

la calendarización inicial será, con toda seguridad, incorrecta.

durante el desarrollo se deben comparar las estimaciones previas con las reales para revisar la calendarización del resto del proyecto.

al conocer cifras reales, se debe revisar la red de actividades y reorganizar las actividades posteriores para reducir la longitud de la trayectoria crítica.

Planificación Temporal

Tarea Ingeniero

T1 Juana

T2 Ana

T3 Juana

T4 Fernando

T5 María

T6 Ana

T7 Jaime

T8 Fernando

T9 Juana

T10 Ana

T11 Fernando

T12 Fernando

4/7 11/7 18/7 25/7 1/8 8/8 15/8 22/8 29/8 5/9 12/9 19/9

Fernando T4

T8 T11

T12

T1

T3

T9

T2

T6 T10

T7

T5

Juana

Ana

Jaime

María

Asignación de personasa actividades Asignación de personas vs diagrama de Gantt

El personal no tiene que estar asignado al proyecto todo el tiempo. En los periodos intermedios puede participar en otros proyectos, asistir a cursos de formación, tomar vacaciones,...


PROYECTOS

Anterior Actividad Posterior Duraçión

- (a) (b) (c) (d) 3

(a) (b) (i) 2

(a) (c) (e) 1

(a) (d) (h) 7

(c) (e) (h) 3

- (f) (g) 5

(f) (g) (h) 5

(e)(d)(g) (h) (i) 1

(b)(h) (i) - 1

Secuencia y Duración de Actividades


PROYECTOS

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

DIAGRAMA DE GANTT

(a) Obtener Papel

(i) Imprimir

(h) Integrar Des/Fotos

(g) Revisar Texto

(f) Editar Texto

(e) Traer Fotos

(d) Encomendar Des. Artístico

(c) Comprar Mat.Fotográfico

(b) Comprar Papel

Diagrama de GANTT


PROYECTOS

Actividad Predecesora Duración

A - 5

B - 1

C A 2

D A 3

E A 2

F C 3

G D 4

H B,E 2

I H 1

J F,G,I 1

Ejemplo 1 :


PROYECTOS

Ejemplo:

1

3

6

2

4 7 8

5

A

B

E

H

D

C

F

I

G

J

Elabora el diagrama de Gantt

¿Cuál es el Camino Crítico?


PROYECTOS

iniciofin

e.Cimientos

g.Muros

a.Planos

b.Memoria

Descript.

d.Delimitar

(Terreno)

f.Acondicionar

(Terreno)

c.Adquirir

(Materiales)

h.Techos

j.Sanitaria

i.Electricidad

k.Terminaciones

Ejemplo 2 :

inicio fin

e (7)

g (5)

a (3)

b (4)

d (5)

f (8)

c (5)h (7)

j (2)

i (1)

k (10)

0

Colores:

•Temprano

•Tardío

Grafo de Actividades con duraciones

Elabora el diagrama de Gantt

inicio fin

e (7)

g (5)

a (3)

b (4)

d (5)

f (8)

c (5)h (7)

j (2)

i (1)

k (10)

0 3

3 7

7 12

3 8

8 1616 23

23 28

28 35

35 36

35 37

35 45

45

4535

35

4543

4544

28

2823

2316

1611

168

83

117

30

0


Colores:

•Temprano

•Tardío


PROYECTOS

De la PazNo hay caminos para la paz; la paz

es el camino

MAHATMA GANDHI.

La paz obtenida con la punta de la

espada no es más que una tregua.

PIERRE PROUDHON

No hay más calma que la engendrada por la razón.

SENECA.


CPM

Critical Path Method


PROYECTOS

Técnicas y Herramientas de Planificación

Técnica Herramienta

WBS Esquema numerado Word

CPM MS-Project (y otros)

PERT “

Gantt “

Perfil de uso de Recursos “

Evolución de gastos Planilla Electrónica

Valor Ganado MS-Project, Planilla Elect.


PROYECTOS

Grafo de Actividades (CPM)

• Se consideran:– las hojas del WBS (actividades)

– las relaciones de precedencia entre ellas

– (una actividad no puede comenzar hasta que las precedentes hayan concluido)

– no se admiten circuitos de precedencia

• Hoy en día lo usual es representar:– Actividades por bloques (compatible con Diagrama de Gantt)

– Las relaciones de precedencia por flechas (intuitivo)

– Hay un nodo Inicio y otro Fin (no se precisan elementos ficticios)

• Modelo del proyecto (actividades, precedencias, duraciones)


PROYECTOS

Método CPM

•CPM : Método del Camino Crítico.

•Como su nombre indica, permite determinar

el camino crítico mediante la aplicación de

una metodología y, de esta forma, calcular la

duración del proyecto.

•Representación parecida al método PERT.


PROYECTOS

Actividad Predecesora Duración

A - 5

B - 1

C A 2

D A 3

E A 2

F C 3

G D 4

H B,E 2

I H 1

J F,G,I 1

Método CPM, Ejemplo :


PROYECTOS

Una vez segmentado el proyecto en actividades, hecha la valoración de las mismas y establecidas las dependencias, se procede a diseñar el proyecto siguiendo los siguientes pasos:

Se dibuja un diagrama con todas las actividades y sus relaciones. Todas las actividades que no tienen predecesoras comienzan en el nodo 1. El último nodo debe ser el número más alto. Si es necesario, se pueden utilizar actividades con duración cero, denominadas dummy.

Se construye una tabla donde se muestran cada una de las actividades del proyecto.

Método CPM : Metodología


PROYECTOS

Ejemplo:

1

3

6

2

4 7 8

5

A

B

E

H

D

C

F

I

G

J

Método CPM


PROYECTOS

•En las tres filas siguientes de la tabla, se definen losnodos (la palabra “Nodos” en la primera, el nodo decomienzo de cada actividad en la segunda y en latercera, el nodo de terminación).

•A continuación, en la fila siguiente, la palabra“Tiempo” y en la fila inferior, la duración de cadaactividad.

•Después se pondrá la palabra “Caminos” y, bajando, sedefinen los posibles caminos del proyecto (uno porfila), indicando con un uno cuando la actividadcorrespondiente intervenga en el camino y con un cerocuando no.



PROYECTOS

Método CPM, Ejemplo :

Actividades

A B C D E F G H J

Nodos

1 1 2 2 2 4 5 3 7

2 3 4 5 3 7 7 6 8

Tiempos

5 1 2 3 2 3 4 2 1

Caminos

1 0 1 0 0 1 0 0 1

1 0 0 1 0 0 1 0 1

0 1 0 0 0 0 0 1 1

1 0 0 0 1 0 0 1 1

A C F J

A D G J

B H JA E H J

I

6

7

1

0

0

1

1

I

I


PROYECTOS

•En las mismas filas de cada camino y a continuación de la última columna que tendrá la última actividad del proyecto, se calcula la duración del camino, correspondiente a dicha fila, sumando los resultados de multiplicar los valores de la fila (sucesión de unos y ceros) por la fila de los tiempos de las actividades.

•Se determina la suma mayor, que representará la duración del proyecto, y las actividades que forman el camino crítico vendrán dadas por aquellas actividades del camino crítico que tengan un uno.



PROYECTOS

Grafo de Actividades

iniciofin

e.Cimientos

g.Muros

a.Planos

b.Memoria

Descript.

d.Delimitar

(Terreno)

f.Acondicionar

(Terreno)

c.Adquirir

(Materiales)

h.Techos

j.Sanitaria

i.Electricidad

k.Terminaciones


PROYECTOS

Secuenciación de tareas

PRECEDENCIAS ADELANTOS RETRASOS

C-CA

B

A

B

A

B

F-F A

B

A

B

A

B

C-F A

B

A

B

A

B

F-C A

B

A

B

A

B


PROYECTOS

Conceptos Básicos para las Actividades

• Comienzo Temprano (lo antes que puede comenzar respetando las precedencias y las duraciones)

• Fin Temprano (la fecha de fin si la actividad comienza lo antes posible y dura lo previsto)

• Fin Tardío (lo más tarde que puede terminar la actividad sin afectar la duración del proyecto)

• Comienzo Tardío (lo más tarde que puede comenzar la actividad sin afectar la duración del proyecto)

• Holgura Total (cuanto se puede atrasar el comienzo de una actividad sin afectar la fecha de fin del proyecto

• Camino Crítico: integrado por actividades que si se atrasan, atrasan el proyecto (Holgura Total=0)

inicio fin

e (7)

g (5)

a (3)

b (4)

d (5)

f (8)

c (5)h (7)

j (2)

i (1)

k (10)

0

Colores:

•Temprano

•Tardío



inicio fin

e (7)

g (5)

a (3)

b (4)

d (5)

f (8)

c (5)h (7)

j (2)

i (1)

k (10)

0 3

3 7

7 12

3 8

8 1616 23

23 28

28 35

35 36

35 37

35 45

45

4535

35

4543

4544

28

2823

2316

1611

168

83

117

30

0


Colores:

•Temprano

•Tardío


PROYECTOS

¡Aprender!

Lo que tenemos que aprender lo aprendemos haciendo.

ARISTOTELES

El que aprende y aprende, y no practica lo que sabe, es como el que ara y ara y nunca siembra. PLATON


PERT

Técnica para la evaluación y

revisión de proyectos


PROYECTOS

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

• Creada en la década del 50.

• Proyecto del submarino atómico Polaris de la Marina de Guerra de EEUU.

• Participaron alrededor de 250 contratistas directos y mas de 9000 contratistas.


PROYECTOS

CPM (Critical Path Method)

• Creada en el año 1957

• Desarrollada por Remington Rand y Du Pont

• Para la programación de operaciones de mantenimiento durante la suspensión de actividades


PROYECTOS

• Identifican y organizan las actividades

• Proporcionan una base de discusión

• Permite estimar el tiempo de finalización de los proyectos y sus interrelaciones

• Se ponen de relieve actividades que pueden retrasarse sin afectar la finalización del proyecto permitiendo liberar recursos para otras actividades

• Permite analizar las consecuencias de cambios en tiempos y costos

Ventajas de los métodos


PROYECTOS

Pasos en la Administración de Proyectos

1. descripción del proyecto

2. elaboración del diagrama de red

3. estimación del tiempo de terminación

4. monitoreo de los progresos del proyecto


PROYECTOS

1.- Descripción del Proyecto

• Punto final: producto / servicio

• Descripción de todos los aspectos que lo componen

• Actividades y relaciones de precedencia:

– Actividad: unidad más pequeña de esfuerzo y

trabajo que consume tiempo y recursos y que

puede programarse y controlarse

– Precedencia: secuencia de actividades


PROYECTOS

2.- Elaboración del diagrama de red

• Red de actividades en arcos (AOA)

– Actividades = arcos (flechas)

– Nodos = eventos (círculos)

1

2

3 4

S

T

U

S y T deberán completarseantes de que se inicie U


PROYECTOS

2.- Elaboración del diagrama de red

• Red de actividades en nodos (AON)

– Enfoque orientado a actividades

S

T

US y T deberán completarseantes de que se inicie U


PROYECTOS

Actividad en los nodos

12 C 22

14 10 24

Actividad

Duración de la actividad dE


PROYECTOS

Traslado de Hospital

Actividad Descripción Predecesor

A Seleccionar personal administrativo y médico

B Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo

C Seleccionar el equipo A

D Preparar los planos y la distribución física para B

la construcción definitiva

E Llevar los servicios públicos al predio B

F Entrevistar solicitantes e incorporar personal de

enfermería, ayudantes, mantenimiento y seguridad A

G Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo C

H Construir el hospital D

I Desarrollar un sistema de información A

J Instalar el equipo E,G,H,

K Capacitar al personal de enfermería y ayudantes F,I,J


PROYECTOS

Red AON para el proyecto del Hospital

I

15

A F K

12 10 6

C G

INICIO 10 35 FIN

B D H

9 10 40

E J

24 4


PROYECTOS

Estimación de tiempos de terminación

• Fecha temprana de comienzo Ftc

– es el tiempo de terminación más próximo de la

actividad que la precede en forma inmediata

– cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor

de los tiempos

• Fecha temprana de finalización Ftf

– es la fecha temprana de inicio, más su duración

esperada dE

Ftf = Ftc + dE


PROYECTOS

Nodos – Fechas tempranas

12 C 22

14 10 24

Actividad

Duración de la actividaddE

Fecha tempranade comienzoFtc

Fecha tempranade finalizaciónFtf


PROYECTOS

Rutas A-I , A - F

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K

12 10 6

C G

INICIO 10 35 FIN

B D H

9 10 40

E J

24 4


PROYECTOS

Ruta A – C – G

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

B D H

9 10 40

E J

24 4


PROYECTOS

Rutas B – D – H , B – E

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 J

24 4


PROYECTOS

Llegada al nodo J12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 K

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J

24 4


PROYECTOS

Llegada al nodo K

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 63 K 69

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J 63

24 4


PROYECTOS

12 I 27

15

0 A 12 12 F 22 63 K 69

12 10 6

12 C 22 22 G 57

INICIO 10 35 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J 63

24 4

Camino Crítico: secuencia de actividades, entre

comienzo y final, que requiere más tiempo


PROYECTOS

3.- Estimación de tiempos de terminación

• Fecha Tardía de Finalización FTF

– es igual al tiempo de inicio más lejano de la actividad que la sigue en la secuencia en forma inmediata.

– Si existen más de una actividad que la siguen en forma inmediata la FTF será el más próximo de los tiempos de inicio más lejanos de esas actividades

• Fecha Tardía de Comienzo FTC

– es igual al tiempo de terminación más lejano menos la duración esperada de la tarea

FTC = FTF – dE


PROYECTOS

Representación completa del nodo

12 C 22

14 10 24

Actividad

Duración de la actividaddE

Fecha tempranade comienzoFtc

Fecha tempranade finalizaciónFtf

Fecha Tardía de ComienzoFTC

Fecha Tardíade Finalización

FTF


PROYECTOS

12 I 27

48 15 63

0 A 12 12 F 22 63 K 69

12 53 10 63 63 6 69

12 C 22 22 G 57

INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J 63

24 59 4 63

De regreso


PROYECTOS

Llegada al nodo A

12 I 27

48 15 63

0 A 12 12 F 22 63 K 69

2 12 14 53 10 63 63 6 69

12 C 22 22 G 57

INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

9 10 40

9 E 33 59 J 63

24 59 4 63


PROYECTOS

Llegada al nodo B

12 I 27

48 15 63

0 A 12 12 F 22 63 K 69

2 12 14 53 10 63 63 6 69

12 C 22 22 G 57

INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59

0 9 9 9 10 19 19 40 59

9 E 33 59 J 63

35 24 59 59 4 63


PROYECTOS

Traslado Hospital

Id Nombre de tarea Duración

1 Seleccionar personal adm. y médico 12 días

2 Seleccionar lugar y realizar estudio 9 días

3 Seleccionar el equipo 10 días

4 Preparar planos y distribución 10 días

5 Llevar los serv icios públicos al predio 24 días

6 Entrev istar solicitantes e incorporar 10 días

7 Comprar equipo y superv isar entrega 35 días

8 Construir el hospital 40 días

9 Desarrollar un sistema de inf ormación 15 días

10 Instalar el equipo 4 días

11 Capacitar al personal de enfermería y ayudantes 6 días

30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01

septiembre octubre nov iembre diciembre enero

Diagrama de Gantt


PROYECTOS

Holgura

• La holgura de una actividad (H) es la

máxima cantidad de tiempo que una

actividad puede retrasarse sin afectar la

duración total del proyecto

• Se puede calcular de dos modos:

H = FTF – Ftf H = FTC - Ftc


PROYECTOS

Cálculo de Holguras

Nodo Duración Ftc FTC Holgura

A 12 0 2 2

B 9 0 0 0

C 10 12 14 2

D 10 9 9 0

E 24 9 35 26

F 10 12 53 41

G 35 22 24 2

H 40 19 19 0

I 15 12 48 36

J 4 59 59 0

K 6 63 63 0


PROYECTOS

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

• Supuestos

– Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)

– Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)


C 10 16 14 -2

G 35 26 24 -2

J 4 61 59 -2

K 6 65 63 -2

D 10 10 9 -1

H 40 20 19 -1

E 24 10 35 25

I 15 16 48 32

F 10 16 53 37


PROYECTOS

• Para terminar en la semana 69, el gerente de proyectos tendrá

que ahorrar dos semanas en C-G-J-K , una de las dos semanas

tendrá que ser en D-H.

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto


C 10 16 14 -2

G 35 26 24 -2

J 4 61 59 -2

K 6 65 63 -2

D 10 10 9 -1

H 40 20 19 -1

E 24 10 35 25

I 15 16 48 32

F 10 16 53 37

• Si consigue ese ahorro habrá dos caminos críticos:

C-G-J-K Y D-H-J-K


PROYECTOS

Estimaciones probabilísticas de Tiempo

Introducción de factores de incertidumbre

1. El tiempo optimista (a) es el más corto en el cual puede llevarse a cabo la actividad si todo resulta excepcionalmente bien

2. El tiempo más probable (m) es el tiempo que probablemente se requerirá para realizar la actividad

3. El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado más largo que se requerirá para la realización de la tarea


PROYECTOS

Distribución de probabilidades

• En las técnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se considera como una variable aleatoria derivada de una distribución de probabildad beta a m b

media


PROYECTOS

Supuestos

• Es posible estimar con precisión a, m, y b.

• Se considera que las magnitudes definen un rango de tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes estarán a cargo de las actividades

• Se supone que la desviación estándar es igual a un sexto de la diferencia entre b - a: por lo tanto la probabilidad de que los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son remotas


PROYECTOS

Software de proyectos

• Capacidades

– Diagramas Gantt

– Diagramas PERT/CPM

– Informes de estado

– Informes de rastreo

– Múltiples proyectos• Productos

– Primavera

– Microsoft Project

– Scitor


PROYECTOS

Conclusiones

• Solamente mediante la administración de Proyectos se puede garantizar :

– la coordinación de diferentes actividades

– la disponibilidad oportuna de los recursos

– lograr los resultados del Proyecto

• en los tiempos programados

• a los costos presupuestados

– y la satisfacción de los clientes del Proyecto


PROYECTOS

¡ Inteligencia !Un hombre inteligente es aquel que sabe ser tan inteligente

como para contratar gente más inteligente que el.

JOHN F. KENNEDY

Cuanto más amplia es una

inteligencia, tanto más sufre con

su limitación.

EDMOND THIAUDIERE

El cerebro no es un vaso por

llenar, sino una lámpara por

encender. PLUTARCO

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