G Comunicaciones

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11

GestiGestin de las n de las Comunicaciones del ProyectoComunicaciones del Proyecto


22

AgendaAgenda Introduccin a la gestin de las comunicaciones Identificar a los Interesados Planificar las Comunicaciones Distribuir de la Informacin Dirigir a los Interesados Informar el Desempeo


33

Introduccin

Identificar las necesidades de comunicacin de los interesados es clave para la gestin de las comunicaciones

Incluye las actividades y comportamiento por medio de los cuales la informacin y las ideas son transferidas entre los individuos involucrados en un proyecto

Al usar sus habilidades de comunicacin, los gerentes de proyectos ayudan a: Planificar, dirigir, controlar y coordinar las actividades

Es crucial para el xito de un proyecto. El gerente de proyecto utiliza aproximadamente el 90% de su tiempo para comunicarse


44

Introduccin

Dimensiones de la Comunicacin

Interna Externa Formal Informal

No oficialVertical Horizontal

Verbal No verbal

Oficial

EscritaOral


55

IntroduccinDimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Comunicacin formal e informal

Dimensin de comunicacin

Cundo usarla?

Escrita y formal Para resolver problemas complejos, para elaborar los planes de gestin del proyecto y el acta de constitucin del proyecto y para comunicacin entre diferentes culturas.

Verbal y formal Para presentaciones y conferencias.

Escrita e informal Memos, e-mail y notas.

Verbal e informal Reuniones y conversaciones.


66

Dimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Comunicacin vertical (hacia arriba)

Informacin que la alta gerencia necesita para evaluar el desempeo del proyecto

La alta gerencia establece prioridades y efecta cambios para alcanzar las metas y objetivos del proyecto.

Herramientas y tcnicas


77

Dimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Comunicacin vertical (hacia abajo)

Con los miembros del equipo de proyecto Qu acciones (definicin y alcance) Qu estndar (calidad) Cundo (cronograma) Cmo (implementacin) Cmo se medir el avance (evaluacin y

feedback).



88

Dimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Comunicacin horizontal

Con sus colegas Negociacin de recursos, cronogramas,

presupuestos. Coordinacin de actividades entre s y con

terceros. Plan para operaciones futuras.



99

Dimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Oral y escrita

Introduccin

AltaMediaBajaInforme de avanceAltaBajaBajaReconocimiento

MediaBajaAltaReprimendaMediaBajaAltaDisputa

AltaMediaBajaDirectiva, ordenMediaAltaBajaAccin futuraAltaBajaMediaAccin inmediata

AltaMediaMediaVisin generalMixtaEscritaOral

Nivel de efectividadMtodo de comunicacin

Propsito de la comunicacin


1010

Dimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Comunicacin escrita

El objetivo principal es que debe ser entendida claramente al ser leda rpidamente.

El mensaje debe ser: Bien planeado Simple Claro Directo.

Introduccin


1111

Dimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Comunicacin verbal

Intercambio de informacin oportuno Rpido feedback Cierre oportuno.

Comunicacin no verbal Incluye:

Gestos Tonos vocales Expresiones faciales Lenguaje del cuerpo.

Introduccin


1212

Dimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Comunicacin no verbal

Introduccin

Superioridad, confianzaRecostarse (manos detrs de la cabeza)

Actitud defensivaCerrar puosCruzar brazos

ExpectativaSobarse (las manos)

IntersInclinarse (hacia delante)

Incertidumbre o riesgoRascarse (cabeza o cara)

Impaciencia, aburrimiento, penaSuspirar

AgresividadSealar

InterpretacinLenguaje del cuerpo


1313

Dimensiones de la comunicaciDimensiones de la comunicacinn Impacto del mensaje

Palabras 7% + Tonos vocales 38% + Expresiones faciales

y corporales 55%

Introduccin


1414

Introduccin

Planificar las ComunicacionesPlanificar las Comunicaciones

Informar el DesempeoInformar el Desempeo

Gestionar las Expectativas de los InteresadosGestionar las Expectativas de los Interesados

Distribuir la InformacinDistribuir la Informacin

Identificar a los interesadosIdentificar a los interesados


1515

10.1 Identificar a los Interesados


1616

Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto

Documentar informacin relevante en relacin a sus intereses

Se debe elaborar una estrategia para abordar a cada interesado

Deben ser clasificados segn su experiencia, inters, experiencia y participacin en el proyecto

Identificar a los interesados


1717

Identificar a los Interesados

Registro de interesados

Acta de constitucin del

proyecto

Factores ambientales de

la empresa Activos de los procesos de la organizacin

Documentos de adquisicin

Juicio de expertos

Anlisis de los interesados

Estrategia de gestin de los interesados


1818

Flujo de Datos del Proceso Identificar a los InteresadosGrfico extrado del PMBOK cuarta edicin



1919



Recopilar y analizar de manera sistemtica las informaciones cuantitativas y cualitativas a fin de determinar que intereses deben tenerse en cuenta

Permite identificar los intereses, las expectativas y la influencia de los interesadosAyuda a identificar las relaciones con interesados que pueden aprovecharse para crear alianzas y acuerdo potenciales

Anlisis de los interesados

Identificar a Identificar a todos los todos los

potenciales potenciales interesadosinteresados

Identificar el Identificar el impacto o apoyo impacto o apoyo

potencial que potencial que cada interesado cada interesado podrpodra generara generar

Evaluar el modo en Evaluar el modo en que los interesados que los interesados pueden reaccionar pueden reaccionar

en diferentes en diferentes situacionessituaciones

Paso 1 Paso 2 Paso 3


2020


Matriz de Poder/Inters de los interesados


Tambin pueden utilizarse matrices de poder/influencia y

poder/impacto

Poder = Nivel de Autoridad,

Inters = Nivel de preocupacin

Influencia = Participacin Activa,

Impacto = Capacidad de Efectuar cambios al proyecto

Grfico extrado del PMBOK


2121



Modelo de Prominencia

Poder = Capacidad de imponer su voluntad

Urgencia = Necesidad de atencin inmediata

Legitimidad = Su participacin es apropiada

Interesados latentes: 1,2 y 3

Interesados expectantes: 4,5 y 6

Interesado definitivos: 7


2222

Resultados


Informacin de identificacin (nombre, puesto ubicacin, rol e informacin de contacto)

Informacin de evaluacin (principales requisitos y expectativas, influencia potencial en el proyecto)

Clasificacin de los interesados (interno/externo, partidario/neutral/opositor)


Estrategia de gestin de los

interesados

Los interesados claves pueden impactar significativamente el proyecto

El nivel de participacin deseado en el proyecto, para cada interesado identificado

Los grupos interesados y su gestin como grupo


2323

10.2 Planificar las Comunicaciones


2424

Quin necesita la informacin?

Para cuando la necesita?

Cmo le ser enviada la informacin?

Quin es responsable de enviar la informacin?


la empresa

Planificar las Comunicaciones


2525


Plan de gestin de las comunicaciones

N = n (n-1)2


la empresa Activos de los procesos de la organizacin

Anlisis de requisitos de las comunicaciones

Tecnologa de las comunicacionesRegistro de

interesadosEstrategia de gestin de los interesados

Modelos de comunicacin

Mtodos de comunicacin


2626

Flujo de Datos del Proceso Planificar las ComunicacionesGrfico extrado del PMBOK cuarta edicin



2727


N = n (n-1)2

Organigramas

Relaciones entre las responsabilidades de la organizacin del proyecto y los interesados

Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto

Logstica

Anlisis de requisitos de las comunicaciones

Necesidades de informacin de los interesados

N: Nmero de canales de comunicacinn: Nmero de interesados



2828


Urgencia de la necesidad de informacin

Disponibilidad de la tecnologa

Personal previsto para el proyecto

Duracin del proyecto

Tecnologa de las comunicaciones

Entorno del proyecto



2929

Modelo Bsico de Comunicacin

Recordar este modelo para el examen y la responsabilidad del

receptor y del emisor

Grfico extrado de PMBOK




3030




Comunicacin interactiva

Comunicacin de tipo push (empujar)

Comunicacin de tipo pull (jalar)


3131

Resultados

Plan de gestin las

comunicaciones

Requisitos de las comunicaciones

Persona responsable, destinatarios

Mtodos para transmitir la informacin

Frecuencia de distribucin

Glosario de terminologa comn

Mtodos para actualizar el plan

Diagramas de flujo de la informacin


Informacin que ser comunicada


3232

10.3 Distribuir la Informacin


3333

Distribuir la Informacin

Implica poner a disposicin la informacin de manera oportuna

Implementa el plan de gestin de las comunicaciones

Responder a las solicitudes inesperadas

Modelo emisor-receptor

Eleccin del medio

Tcnicas de gestin de reuniones

Estilo de redaccin

Tcnicas de facilitacin

Tcnicas de presentacin


3434


Herramientas para distribucin de la

informacin

ACTUALIZA

Activos de los procesos de la organizacin

Informes de desempeo


Plan de direccin del

proyectoMtodos de

comunicacin


3535

Flujo de Datos del Proceso Distribuir la InformacinGrfico extrado del PMBOK cuarta edicin



3636



Herramientas para la distribucin de la

informacin

Reuniones del proyecto, distribucin de documentos impresos, sistemas manuales de archivo y bases de datos electrnicas de acceso compartido

Herramientas electrnicas de comunicacin y conferencias tales como correo electrnico, faz, correo de voz, telfono, videoconferencias, sitios Web.

Herramientas para la direccin de proyectos tales como interfases Web, oficinas virtuales, y herramientas colaborativas de gestin del trabajo


3737

Resultados

Actualizacin de los activos de los

procesos de la organizacin

Documentacin sobre lecciones aprendidas

Registros, informes y presentaciones del proyecto

Retroalimentacin y notificacin a los interesados



3838

10.4 Gestionar las Expectativas de los

Interesados


3939

Gestionar las Expectativas de los Interesados

Gestionar activamente las expectativas de los interesados para aumentar la probabilidad de aceptacin del proyecto

Abordar inquietudes que an no representan incidentes (anticipacin de futuros problemas)

Aclarar y resolver los incidentes identificados


4040


Solicitudes de cambio



ACTUALIZA


Plan de gestin del proyecto

Habilidades interpersonales

Habilidades de gestin

Registro de incidentes

Registro de cambios

Documentos del proyecto


Estrategia de gestin de los interesados


proyecto


4141Flujo de Datos del Proceso Gestionar las Expectativas de

los Interesados

Grfico extrado del PMBOK cuarta edicin



4242



Habilidades interpersonales

Generar confianza

Resolver conflictos

Habilidades de gestin

Habilidades de presentacin y oratoria

Habilidades de negociacin

Habilidades de redaccin

Escuchar de manera activa

Superar la resistencia al cambio


4343

Habilidades Interpersonales Habilidades Interpersonales -- Escucha ActivaEscucha Activa Comportamiento verbal que denota escucha:

Preguntar para aclarar u obtener mayor informacin Parafrasear para aclarar la terminologa Resumir para confirmar que se ha entendido Pedir ejemplos Feedback tctico.




4444

Habilidades Interpersonales Habilidades Interpersonales -- Escucha ActivaEscucha Activa Comportamiento no verbal que denota escucha:

Contacto visual: Indica honestidad y apertura Expresividad: Mostrarse alerta e interesado Acercamiento: Establece una comunicacin ms amigable

y constructiva Captar la intencin: Algunas veces el mensaje real no es

lo que se dice sino cmo se dice.




4545

Habilidades Interpersonales Habilidades Interpersonales -- Escucha ActivaEscucha Activa


Responde a la idea no a la personaReacciona, pierde el humor

Evita la discusin y su efecto negativo en la relacin

Prepara mentalmente un argumento para ganar

Deja a un lado las distraccionesEs inquieto

Verifica su comprensinNo trata de entenderDa feedback: sonre, asiente, frunce el

ceoNo responde

Se concentra en las palabras y los sentimientos detrs

Se sale del tema

Presta mucha atencin Muestra desintersPide aclaracinJuzga apresuradamente

Espera y preguntaEs impaciente

No interrumpeSiempre interrumpeBuen escuchadorMal escuchador



4646

Herramientas y tcnicasHabilidades de GestiHabilidades de Gestin n PresentaciPresentacinn

Etapa Buenas prcticasAntes de la presentacin

Practicar para asegurar que la presentacin le es familiar Comprobar que el equipo necesario para la presentacin esta

listo Comprobar que el ambiente de la sala es el adecuado Asegurar que sus notas de apoyo estn disponibles.

Durante la presentacin

Tener agua o algo similar a disposicin Medir su tiempo.

Buenas prcticas para presentaciones efectivas


La regla nmero uno de toda presentacin es ser uno mismo


4747

Habilidades de GestiHabilidades de Gestin n -- PresentaciPresentacinn

Informar el desempeo


Etapa Objetivos y recomendacionesIntroduccin Dile lo que le vas a decir

Lograr la atencin e inters de la audiencia Presentarse, introducir su idea y el objetivo de la presentacin Mostrar la agenda

CuerpoDselo

Desarrollar su idea de forma lgica Indicarle a su audiencia como su idea se relaciona con ellos Use un lenguaje que su audiencia entienda Sea breve Use ayudas visuales Estimule las preguntas y comentarios.

ResumenDile lo que le dijiste

Sintetice sus ideas Vuelva a exponer su idea, recuerde como este beneficia o afecta a su

audiencia Solicite preguntas y responda a dichas preguntas Sea especfico

Objetivos y recomendaciones para presentaciones efectivas


4848

Resultados

ACTUALIZA

ACTUALIZA


Plan de direccin del proyecto

Gestionar a los interesados

Solicitudes de cambio

Documentos del proyecto

ACTUALIZA



4949

10.5 Informar el desempeo


5050

Informar el Desempeo

Anlisis del desempeo pasado

Estado actual de los riesgos e incidentes

Trabajo completado durante el periodo y trabajo por completar a continuacin

Resumen de los cambios aprobados en el periodo


5151



EV, PV, AC, SV, CV, SPI, CPI

EAC, ETC

Solicitud de cambios

Informacin sobre el desempeo del

trabajo

Mtodos de proyeccin

ACTUALIZA




proyecto


Anlisis de variacin

Time$

Sistemas de informes


5252Flujo de Datos del Proceso Informar el Desempeo

Grfico extrado del PMBOK cuarta edicin



5353




Anlisis de variacin

Verificar la calidad recopilada a fin de asegurarse que este completa y sea coherente


Determinar variaciones mediante la comparacin de la informacin real con la lnea base del proyecto EVM

Determinar el impacto de las variaciones en el costo, el cronograma y otras reas del proyecto

Reuniones de revisin de estado de la situacin


5454



Mtodos de proyeccin

Mtodos de serie de tiempo: EVM, promedio mvil, extrapolacin, prediccin lineal, estimacin de tendencias y curva de crecimiento

Mtodos causales/economtricos: Anlisis de regresin, promedio mvil autorregresivos y econometra

Mtodos del juicio: Proyecciones compuestas, encuestas, tcnica Delphi, elaboracin de escenarios, proyeccin tecnolgica y proyeccin por analoga

Otros mtodos: Simulacin, proyecciones probabilsticas, y proyecciones combinadas (Ensemble)


5555




Sistemas de informes

Informes mediante cuadros

Anlisis de hojas de clculo

Presentaciones

Time$


5656

Resultados



Actualizacin de los activos del procesos de la organizacin

Organizan y resumen la informacin recogida, y presentan los resultados de cualquier anlisis en comparacin con la lnea base para la medicin del desempeo

Lecciones aprendidas, incluidas las causas de los incidentes y el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida

ACTUALIZA

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