GBS2014 100 Innovaciones Seguridad Informacion

8/12/2019 GBS2014 100 Innovaciones Seguridad Informacion

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GBS 2014:Manual de Gestin del Riesgo

http://www.migbs.net/soporte/gbs-y-copias.html

Con GBS 2014, en este documento, aprenda Paso a Pasocmo proteger su Informacin , que es el principal Activo

de su Empresa o Entidad

Contenido PginaCmo hacer mis Copias de Seguridad? 3Cmo enviar la Copia al personal de Soporte GBS? 9

Cmo enviarlas a la Nube? O al CD/ DVD/USB 13Cmo recuperar Mis Copias de Seguridad? 18

Cmo hacer si necesito formatear Mi Computador?Reinstalar Mi GBS? Copiarlo a mi nuevo PC? 24

El Problema:Saba usted que cada da al menos 3 clientes de GBS reportan quesus equipos se quemaron, fueron hurtados, o simplemente sedaaron?

Y que NO tienen copias de Seguridad?


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De Acuerdo! Su Informacin es su Principal Activo, as que aprotegerla cada da!Recordemos que el Sistema de Informacin se compone no solo del Software(WINDOWS,GBS), sino tambin del hardware (PCS, Impresoras, Internet, Redes), y,adems del humanware (Usted y las personas que administran el negocio).

En este caso, una falla en hardware (por ejemplo, el servidor se quem) hace que falleel Sistema. Adems, al quemarse el servidor, se borra la informacin del sistemaGBSque contiene la contabilidad de los ltimos aos: Ese es el verdadero activo que ustedy todos debemos preservar: nuestra informacin! Los computadores se reemplazan ose arreglan, pero la informacin No!

La forma en que usted podr prevenir ser uno ms del gran porcentaje de los clientesque cada ao reportan que su computador se quem, o fue hurtado, o que sufricualquier calamidad, justo el da de pagar el IVA a la DIAN!, es, mediante la aplicacinde una POLTICA DE COPIAS DE SEGURIDAD: Realice copias de seguridad que sealmacenen simultneamente en el servidor, en la nube (en alguna cuenta de correo oservidor de archivos) y en una USB/CD/DVD.

Usted lo hace?Si no lo hace Adopte ya mismo esta POLTICA!: Tenga en cuenta que una de las trescopias debe estar al menos a 10 Kilmetros de distancia de su oficina (o ms) si deseaque la copia sea realmente segura.

Aqu, le decimos cmo:

http://www.migbs.net/soporte/gbs-y-copias.html Gracias por permitirnos trabajar en conjunto con usted para proteger su principal activo:Su Informacin!

Servicio al Cliente GBS.


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Cmo hacer mis Copias deSeguridad?

GBS 2014 Hace las Copias deSeguridad Automticas y las enva a la

WEB/EMAIL/NUBE y USB/CD/DV

InicieGBS como se muestra en la imagen siguiente:

Al seleccionar la empresa en GBS 2014


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El Sistema le advierte al usuario claramente que:

Si GBS no le advierte que necesita las copias, pero usted desea hacerlas, por favorinicie y vaya al men Utilidades opcin Mis Copias de Seguridad como semuestra en la imagen:


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Bienvenido!: Usted est en la ventana Mis Copias de Seguridad de GBS 2014.

Nota importante :Usted est en esta ventana porqueGBS 2014 le ayuda a asegurar que usted disponede copias de seguridad seguras. Es decir, que usted las realice con frecuencia y lasalmacene en sitios seguros.

Por favor, hgalo usted mismo: Por favor, escriba el nombre de la copia,en donde indicala flecha roja


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Por favor, hgalo usted mismo:Por favor, lea cuidadosamente las recomendaciones que elSistema GBS le hace por su seguridad y luego, pulseCLIC en el botn Aceptar endonde indicala flecha roja de la imagen:

TIPS GBS trabaja por su seguridad: Usted puede copiar y pegar este mensaje del

Sistema GBS . Abra un nuevo documento de WORD, luego, ubquese en laventana GBS le recomienda que como se muestra en la imagen delSistema GBS , pulse la tecla Imprimir Pantalla o PrintScreen de su teclado,luego haga Control + V en su WORD y la imagen con el mensaje queda en sudocumento de WORD, Guarde el documento para que tenga en cuenta lasrecomendaciones deGBS

Este documento fue realizado usando la tcnica de copiar y pegar descrita en elTIP anterior.


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Por favor, hgalo usted mismo:

Permita que GBS 2014 haga sus copias de seguridad ms seguras.Autorice alSistema GBS para que enve sus copias de Seguridad a unacuenta de correo electrnico suya, pulseCLIC en el botn GBS Nube -Enviar Copia al Email (Antes, escriba su cuenta de correo, como se muestraen la imagen Si desea, puede enviar la copia simultneamente a varias cuentas decorreo: escrbalas separadas por , igual que cuando enva un mensaje de correo avarios destinatarios en su programa de EMAIL).

TIPS GBS puede tardar algunos minutos enviando a su EMAIL, la copia de seguridad.

Sea paciente, por favor. GBS necesita en promedio un minuto por cada ao deinformacin que almacena en la base de datos.

GBS le recomienda que cree una cuenta especia, exclusivamente para suscopia, preferiblemente de GMAIL o HOTMAIL o de su propio DOMINIO.COMsolo para enviar sus copias de seguridad peridicamente.

GBS l e recomienda que almacene su copia en un CD/DVD/CINTA/BACKUP y ladeposite en un lugar seguro, al menos a 10 kilmetros de su oficina.

GBS le recomienda que proteja con clave de seguridad sus copias (ver botnProteger con contrasea en la imagen anterior) para que solo usted las puedarecuperar cuando sea necesario


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Cmo enviar la Copia al personal deSoporte GBS?

Este pasito es opcional, solo y solo s usted necesita enviar la copia de labase de datos al Personal de Soporte GBS (Si no necesita hacerlo,pase a la siguiente pgina, por favor)

Para enviar la base de datos al Servicio de Soporte GBS, haga esto:

1. Siga cada uno de los pasitos explicados en este documento desde la pgina unoa la presente.

2. Cuando llegue a este pasito, por favor aada en la lista de [email protected] , separado por comita, igual que cuando usted enva unemail a varios destinatarios en su programa de correo electrnico.


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Por favor, hgalo usted mismo:

Verifique queGBS 2014 envi a su correo la copia de seguridad. Vaya a sucuenta de correo y compruebe que recibi un mensaje del Remitente GBSAutomtico, cuenta de correo: [email protected].

TIPSGBS enva un correo con el archivo adjunto que contiene la copia de seguridad.


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Felicitaciones!

Usted ya tiene una copia de seguridad actualizada de su base de datos, yala envi a su EMAIL y a su CD/DVD/CINTA.

Por favor, hgalo usted mismo: CLIC en Salir del Asistente

TIPS GBS no le exigir hacer copias de seguridad nuevamente. Le recordar que lo haga

cada 7 das, opcionalmente. (Recomendado hacerlo al menos cada 7 das, porfavor)

GBS expone cmo hacer copias en este documento, para crear la cultura de laseguridad en nuestraComunidad de Usuarios GBS


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Felicitaciones!

Es posible queGBS le solicite abandonar el Mdulo y volver a ingresar.Si esto sucede, por favor Aceptar. Gracias.La prxima vez que ingrese, elSistema GBS ir directamente a realizar las tareasdiarias y no le exigir realizar de nuevo la copia, porque sus datos estn seguros!

Por favor, hgalo usted mismo: CLIC en Aceptar

TIPS

Hasta aqu, usted ya sabe ingresar, validarse como usuario registrado, escogeruna empresa, hacer sus copias, enviarlas al EMAIL

En la prxima seccin, aprenda a guardar su copia en la Nube.


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Cmo enviar su copia de seguridada la Nube? O al CD/ DVD/USB

Este procedimiento es opcional, pero recomendado. Subrayamos RECOMENDADO,puesto que, despus de los hechos terroristas del 11 de Septiembre en Estados Unidos,el concepto de seguridad ha cambiado en todo el mundo: se considera segura unacopia de seguridad que reposa al menos a 7 kilmetros de distancia del lugar donde seencuentra la oficina principal de la empresa.

As que, para elevar el nivel de seguridad, es RECOMENDADO que al menos en formasemanal, usted grabe su copia en un CD/DVD y lo almacene en una caja de seguridadfuera de la empresa. (S, en una caja de seguridad fuera de la oficina, no en el cajndel Escritorio sin llave justo en la misma oficina! Si no lo hace, quizs tendr una copia,pero no unacopia de seguridad !)

TIPS GBS le recomienda que si usted es empleado, haga la copia y se la enve por

correo electrnico al Gerente o idealmente, haga el CD y lo entregueperidicamente. Si es posible, haga que le firmen una constancia. La necesitar.

Existen CDS o DVDS regrabables, de manera que usted puede tener 5 CDS,hacer las copias semanales, almacenarlas en un CD nuevo y en la sextasemana, la copia la puede guardar en el mismo CD que guard la primera copia,y as sucesivamente, para que administre menos CDS. Cada 6 meses, desecharpor completo, destruir los 5 CDS y reiniciar con CDS nuevos

Para enviar la base de datos a laNube haga esto:

Este procedimiento aplica solo para quienes tienen una cuenta deCorreo en GMAIL.COM

Usted debe saber que con su cuenta de GMAIL.COM, dispone tambinde un Disco Duro en la Nube que se llama Google Drive el cual tienecapacidad para 5GB de informacin.

Si no tiene cuenta de GMAIL, puede abrir una cuenta gratuita, o puedeconsultar con su programa de correo para saber cmo usarALMACENAMIENTO EN LA NUBE con su correo electrnico.


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Para enviar la Copia de Seguridad a la Nube, haga esto: Siga cada uno de los pasitos explicados en este documento desde la pgina uno

a la presente.

Una vez haya terminado de realizar su Copia de Seguridad, haga el siguienteprocedimiento (si no ha realizado la copia, vaya a la pgina uno del documento,haga la copia y regrese.)

A la Nube!, Un Ejemplo con GMAIL.COMInicie su Programa de Correo GMAIL e ingrese a su Cuenta, seleccione la opcinDrivecomo se muestra en la imagen a continuacin:

A continuacin, pulse CLIC en la opcin Upload como se indica en laFlecha verdenmero 1 y a continuacin en la opcin FilesFlecha verde nmero 2:


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Navegue en su PC hasta la carpeta en la que est instalado suGBS 2014, normalmente en D:\Archivos de programa\GBS\Express como se indica en laFlechaverde nmero 1 y a busque el archivo que contiene la copia recin creada, como seindica en Flecha verde nmero 2:


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Pulse CLICen el nombre del archivo de la copia y seleccinala como se indica en laFlecha verde nmero 1, asegrese que el nombre de la copia aparece en el campoNombre como se indica enFlecha verde nmero 2 y, finalmente, pulseCLIC en elbotn Abrir como se indica enFlecha verde nmero 3

GOOGLE Drive comienza a Subir su copia a la nube, lo cual puede tardar unosminutos:


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Al finalizar, aparece una ventana como sta: Upload Complete. PulseCLIC en laX para cerrar la ventana, como indica elcrculo rojo:

Felicitaciones!

Su copia de Seguridad est en la Nube.


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Cmo recuperar Mis Copias deSeguridad?

Advertencia: Si usted necesita recuperar una copia de seguridad de su carpeta de datos de laempresa, por favor tenga en cuenta que es preferible que solicite el servicio al

Personal de Servicio al Cliente GBS. Aunque el procedimiento es muy sencillo y usted lo puede realizar, muchos usuarios

no han tenido las precauciones necesarias, y por lo tanto, el resultado final no es eladecuado.

Este procedimiento NO ES para quienes: Han formateado el computador y necesitan reinstalar elSoftware GBS

completamente de nuevo. Tampoco es para quienes cambian de computador y necesitan mover elSoftware

GBS del computador anterior a uno ms nuevo. Ni es para quienes cambian el disco duro de su PC y necesitan llevar elSoftware

GBS al nuevo disco duro.

En estos 3 casos enumerados anteriormente, usted necesitaREINSTALAR GBS y paraello, debe ir a la ltima seccin de este documento con el ttulo:Cmo hacer si necesitoformatear Mi Computador?

El presente procedimiento aplica para quienes necesitan recuperar una copia de lacarpeta de datos de la empresa, teniendo en cuenta que al hacerlo, la informacinque se recupera de la copia ser la nica que aparecer en el Sistema.


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Ejemplo aclaratorio: Si usted est trabajando a Marzo 15 y decide recuperar unacopia que fue realizada en el pasado Marzo 10, entonces al recuperar la copia, loque se haba digitado entre el 10 y el 15 de Marzo no aparecer en el Sistema. Escomo si se devolviera en el tiempo y quedara como estaba en Marzo 10.

Primer paso (de cuatro pasitos) para recuperar mi Copia de Seguridad: Sabe usted cmo se llama la Carpeta de Datos de su Empresa?

El Sistema GBS permite manejar varias empresas a la vez, por lo cual necesita unanica carpeta para cada empresa. En esa misma carpeta se almacena lainformacin de Contabilidad y de todos los mdulos deGBS (16 mdulosintegrados), excepto la Nmina que se instala en carpetas separadas.

Al iniciarContabilidad de GBS, en la pantalla donde usted escoge la empresa,aparece una columna con el ttuloEn la Carpeta da Datos:. Ese es el nombre dela carpeta de su empresa!

En este caso, para la empresa que se llamaEmpresa Demostrativa, la carpeta

de datos se llamaMisDatos. (Ver imagen siguiente)


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Segundo paso (de cuatro pasitos) para recuperar mi Copia deSeguridad:

Sabe usted en qu lugar del computador se encuentra la Carpeta de Datos desu Empresa?

Ya sabemos que para la empresa que se llamaEmpresa Demostrativa, lacarpeta de datos se llamaMisDatos. Ahora, necesitamos saber En dnde estla carpeta MisDatos.?

Bien, es muy fcil: Vamos a identificar la ubicacin delSistema GBS, con base en elacceso directo por el cual usted inicia el Sistema:

Vaya al Acceso Directo con el que usted ingresa aGBS como se muestra en laimagen siguiente, en elcrculo verde nmero 1.

Luego, seleccione el Acceso Directo y haga CLIC Derecho y seleccione laopcinPropiedades.

Entonces, aparece una ventanaPropiedades la cual contiene el nombre dela carpeta en que est instalado suSistema GBS, en este caso en "D:\ProgramFiles (x86)\GBS\Express"como se muestra en laflecha verde nmero 2.


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Tercer paso (de cuatro pasitos) para recuperar mi Copia de Seguridad: Navegue a la carpeta en la que est instalado el Sistema GBS!

Ya sabemos que para la empresa que se llamaEmpresa Demostrativa, lacarpeta de datos se llama MisDatos. Y, tambin, que su Sistema GBS estinstalado en"D:\Program Files (x86)\GBS\Express"

Entonces, navegue a esa carpeta: D:\Program Files (x86)\GBS\Express y verifique que existe su carpeta MisDatos,como se muestra a continuacin:


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Cuarto paso (de cuatro pasitos) para recuperar mi Copia de Seguridad: Listo para recuperar su copia!

Asegrese que ningn usuario est trabajando en ningn mdulo deGBS, ni en elPC que usted se encuentra ni en ninguna estacin de la Red.

Por si es necesario deshacer este proceso, por favor cambie el nombre a lacarpeta actual que se llamaMisDatos, y renmbrela por Ejemplo a MisDatos-

Marzo 15 de 2013. (Recuerde que estamos recuperando una copia realizada enMarzo 10, pero que la fecha de hoy es Marzo 15.)

A continuacin, ubique el archivo que contiene la copia de Seguridad a restaurar ypulse CLIC DERECHO y seleccioneExtraer Aqu


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Felicitaciones!Usted ya recuper su carpeta de datos: Despus de unos instantes, la copia serecupera y al revisar, puede verificar que existe de nuevo la carpetaMisDatos.

Importante:

Note que existe MisDatos, y tambin existe MisDatos-Marzo 15 de 2013. La carpeta MisDatos, que usted recuper, contiene la informacin a Marzo 10en este ejemplo

VERIFIQUE!

INGRESE ALSISTEMA GBS Y VERIFIQUE

SI NECESITA DESHACER EL PROCEDIMIENTO, POR FAVOR HAGA ESTO:

SALGA DEGBS RENOMBRE MisDatos COMO MisDatos-Marzo 10 de 2013 RENOMBRE MisDatos-Marzo 15 de 2013. Como MisDatos


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Cmo hacer si necesito formatearMi Computador? Reinstalar MiGBS? Copiarlo a mi nuevo PC?

Advertencia: Si usted necesita FORMATEAR su computador, o cambiar su disco duro, o cambiar su

Sistema WINDOWS anterior a uno nuevo, es ideal que este trabajo tcnico lo realicepersonal de Servicio Tcnico de una Empresa Especializada.

GBS no realiza este tipo de servicios, pero puede recomendar a una empresaasociada que cuenta con la experiencia en el servicio tcnico profesionalespecializado:DATASERVICE LTDA.

Si usted va a realizar este procedimiento con su propio personal tcnico de confianzapor favor suminstrele esta informacin ANTES DE REALIZAR el procedimiento. GBS no asume responsabilidad alguna sobre la posible prdida de informacin en

ningn caso, excepto cuando el servicio lo realizanSOCIOS DE GBS AUTORIZADOScomo DATASERVICE LTDA.

Este procedimiento ES para quienes (ANTES DEREALIZAR ESTOS PROCEDIMIENTOS EN SU PC): Desean formatear el computador y necesitan reinstalar elSoftware GBS

completamente de nuevo. Desean cambiar el computador y necesitan mover elSoftware GBS del computador

anterior a uno ms nuevo. Desean cambiar el disco duro de su PC y necesitan llevar elSoftware GBS al nuevo

disco duro.


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Primer paso para REINSTALAR Mi Software GBS

Antes de llamar a su Tcnico de Confianza!

Por favor, usted, como usuario delSistema GBS, realice una copia deseguridad como se explica en este mismo documento, pgina 1.

Guarde la copia en la Nube en su correo e idealmente en un CD, o mejor, enlos tres sitios a la vez, como se explica en este mismo documento.

Ahora, con su Tcnico: Contacte a su Tcnico de Confianza y suminstrele esta informacin, en

especial este captulo.

Asegrese que su Tcnico de Confianza lo imprima, lo lea y lo entienda

Pregntele:Vamos a pode hacer esto sin perder informacin contable?

SOLO SI SU TCNICO SE COMPROMETE, AUTORICE EL SERVICIO.

(*** Estas advertencias respetuosas obedecen a decenas de casos enque nuestros clientes ordenan servicios tcnicos y no se aseguran desalvaguardar la informacin contable, siendo una situacin irreversibleque no se puede corregir ni siquiera por parte del fabricante del PC o deSistema Contable ***)

Bien, ya estamos listos para REINSTALAR el Sistema GBS!

La informacin a continuacin es muy breve y resumida, porque va a serrealizada por personal experto:


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