Generación de Indicadores

generación de

INDICADORES DE GESTIÓN

Programa de especialización con fines de acreditación en proyectos sistémicos, planes

de mejora e indicadores de gestión.

INDICE

• Generación de indicadores de gestión

• El acróstico SMART en la generación de indicadores

• Validación de indicadores

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Generación de indicadores

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Programa de especialización con fines de acreditación en proyectos sistémicos, planes de mejora e indicadores de gestión

El nombre del indicador

Ejemplo El nombre: “Porcentaje de solicitudes respondidas” • ¿Es auto-explicativo? • ¿Está contextualizado?

Faltaría detalles de espacio y tiempo para entenderlo y aplicarlo correctamente.

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El nombre del indicador

Ejemplo (mejorado) El nombre: “Porcentaje de solicitudes respondidas respecto de las ingresadas a nivel nacional en el mes”

Se entiende la comparación de ingresados con el total en el espacio y en el tiempo.

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Seleccionar un indicador

Este apartado responde a la pregunta "¿Qué indicadores interesa

poner en marcha?".

Existen muchos indicadores posibles que se pueden desarrollar, y probablemente todos ellos interesantes para la organización. No obstante, los recursos de toda Organización son limitados y por ello sólo se deben desarrollar aquellos indicadores que son "rentables" y útiles para la Organización, es decir, aquellos para los cuales la importancia de la información que simbolizan justifique el esfuerzo necesario para su obtención. Para priorizar los indicadores a desarrollar se pueden utilizar los siguientes criterios relativos a las áreas a valorar:

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Seleccionar un indicador (criterios a valorar)

- Grado de cumplimiento de los objetivos asignados y de las

acciones derivadas;

- Evolución de los factores críticos de éxito de la organización

o área evaluada

- Evolución de las áreas, procesos o parámetros conflictivos o

con problemas reales o potenciales.

También según el caso

- La información sobre el costo y los recursos necesarios

para establecer el sistema de indicadores.

- La fiabilidad del proceso de captación de la información y

su explotación.

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Forma de Cálculo

Es el sistema que se emplea para computar la información y

llegar al resultado, no sólo puede recoger las definiciones de los

términos y las observaciones necesarias, sino también la

periodicidad con la que se calcula el indicador: mensual,

trimestral, anual, etc.

Debe ser especificado de forma que no genere malas

interpretaciones. En este sentido se debe definir con detalle el

concepto que se quiere valorar. Por ejemplo: el indicador

"rapidez de gestión comercial", puede quedar especificado

como "plazo medio mensual entre la solicitud de oferta y su

envío".

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Forma de cálculo

- Un recuento

- Un grado de medida o una estimación sobre

una escala de valor

- Un porcentaje

- Un ratio

- Una nota estimada en función de una tabla de

datos

- Etc.

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Generando la formula

“Porcentaje de solicitudes respondidas respecto de las ingresadas en el mes”

“Porcentaje de solicitudes respondidas respecto de las ingresadas”

Forma de cálculo Variable uno Relación Variable dos

= Solicitudes respondidas

Solicitudes ingresadas en el mes x 100

% de solicitudes respondidas respecto a las ingresadas en el mes

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Forma de presentación

Muchas veces es conveniente representar la evolución del objetivo en un gráfico que muestre de forma expresa al personal involucrado los resultados alcanzados. De esta forma se puede conseguir un mayor grado de implicación en la actividad y una mayor rapidez a la hora de modificar una evolución negativa.

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Forma de presentación (tipos)

• Diagramas;

• Histogramas, sectores, radial, curvas, etc.;

• Tabla cifrada;

• Colores;

• Símbolos, dibujos, etc.

En gráficos es recomendable seguir el lema "los problemas mejoras aumentan". Así, todo indicador positivo disminuyen, las

(por ejemplo, rendimiento, etc.) representa la mejora mediante un gráfico (curva, barra, etc.) ascendente, mientras que todo indicador negativo (plazo de entrega, % defectos, etc.) muestra su mejora en gráficas que descienden.

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Definición de responsabilidades

- La forma de obtener o captar la información y de seleccionar a los responsables para la captura de esta información, permite a las personas implicadas en los procesos medidos, integrar fácilmente las tareas de esta captación en sus actividades habituales.

- El análisis y la explotación de los indicadores o cuadro de mando;

- La comunicación de los resultados a los responsables y personas autorizadas.

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Definición de umbrales y de objetivos

Con objeto de facilitar el uso de los indicadores ligados a la

gestión y al control, es muy común la representación de los

objetivos a alcanzar, o los umbrales a considerar junto a los

indicadores relacionados.

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En este sentido los objetivos a conseguir pueden llevar a

definir umbrales para ciertos indicadores como, por ejemplo, los

siguientes: • Mínimo y/o máximo a respetar sin modificar el proceso.

• Valor a conseguir.

• Consecución sucesiva de valores en el tiempo.


Ejemplo de un indicador implementado

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Indicadores implantados

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Elaboración basada en información de expertos

Fase I Formulación de preguntas

Fase II Selección de informantes

Fase III Primera rueda de consulta

Fase IV Segunda rueda de consulta

Fase V Conclusiones

I Eta

pa

Se procede a la construcción del indicador con datos de los informantes y el análisis multifactorial realizado. III

Eta

pa

1 Selección de criterios

2 Jerarquizar componentes

3 Puntuación por factores

4 Análisis multifactorial

II Et

apa

Se formula el indicador con el tipo que le corresponde, siglas, forma de cálculo, unidades, fuente, definición, frecuencia de evaluación, vigencia. IV

Eta

pa

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En resumen, al elaborar un indicador debe considerar

1. El objetivo del indicador: propósito de medición del indicador, responde a la pregunta ¿que se busca medir?

2. La pertinencia del indicador: importancia de la construcción del indicador para el análisis de la gestión de la i.e. responde al beneficio o utilidad. incluye análisis con otros indicadores.

3. La unidad de medida: unidad mínima de identificación del valor del indicador: esta puede ser: porcentaje, variación porcentual, numero, etc.

4. La definición de variables de la formula: concepto de variables que componen el indicador.

5. La formula para su calculo: expresión matemática mediante la cual se calcula el indicador.

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En resumen, al elaborar un indicador debe considerar

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7. El rango de valores: escala de valoración para la

interpretación del indicador (en algunos casos).

8. La fuente de datos: nombre las entidades externas o

dependencias encargadas de la producción y/o

suministro de la información que se utiliza para la

construcción del indicador.

9. La periodicidad de los datos: frecuencia en la que

debe ser calculado el indicador, este puede ser anual,

trimestral, mensual, diario, etc.

10. El responsable del indicador: responsable de calcular

y hacer seguimiento al indicador.


Los indicadores y el acróstico SMART

S pecific

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M easurable

A ctionable

R elevance

T imely

Dirigida a su área (Al objetivo que se busca)

Medible, precisa y completa (Datos confiables y

completos)

Indica como actuar (Orientada a la acción)

Resultados significativos (Información sobre lo

que es importante)

Oportunos (En el momento que los necesita)


Errores comunes en la elaboración de indicadores

1. Medición engañosa: se muestra como resultado (y se hace) solo lo que se puede medir.

2. Se tiende a medir de acuerdo a la información disponible, descuidando la medición de los aspectos mas relevantes.

3. Medir por medir y no medir lo relevante.

4. Subvaloración de las metas frente a un ambiente crítico de la evaluación.

5. Tendencia a medir todo para no “generar” esfuerzos.

6. Se desarrollan indicadores pero no se usan para la toma de Decisiones.

7. Llegar al extremo de la “indicadoritis” (todo se quiere evaluar).

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Línea base

Dato de un indicador que se tomará como inicio para establecer los valores futuros, los que servirán para evaluar el grado de cumplimiento de las metas y objetivos. Para nuevos indicadores podría suceder que no se halle un valor base, por lo cual debe ser estimado. Una vez realizada la primera medición, se tomará como línea de base el último dato obtenido.

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Evolución de la medición en el tiempo

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Registros para reportar al SGC

Se utilizan los registros de calidad requeridos por la norma y los registros necesarios a la organización para demostrar la conformidad con los requisitos y el manejo eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad. El manual de calidad que documenta el SGC establece los procedimientos y formatos a utilizarse. Estos registros muchas veces se presentan con los registro de oportunidades de mejora.

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Cuestionario para la validación de indicadores

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N° Ítem SI NO

1 El indicador tiene claramente un producto relevante o estratégico con el

cual se vincula un objetivo asociado

2 El indicador tiene claramente una meta o referente para ser medido su

resultado

3 El resultado del indicador explica de forma precisa y clara el grado de

cumplimiento de la meta o resultado

4 Muestra o expresa el indicador de forma clara el resultado para poder ser

analizado por el responsable

5 Su fórmula expresa el sentido del indicador

6 Los factores externos del proceso no afectan el resultado del indicador

7 Se ha definido la frecuencia de medición del indicador

8 La unidad de medición es adecuada para la meta que se espera medir

9 En la construcción del indicador han participado el jefe del área o centro

de responsabilidad

10 Los indicadores han sido validados por la Unidad de SGC y por la Dirección

para informarse del desempeño del Área o Centro


Validemos el siguiente indicador

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Porcentaje de horas de prácticas en el plan de estudios.


Análisis sistémico de la organización

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Establecimiento de actividades por proceso y subproceso

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Anexo 4 de los tomos del CONEAU

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Indicadores en los planes de mejora

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Indicadores propuestos por el CONEAU

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El indicador validado

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Indicador de gestión: GII - 41 Factor: Enseñanza – aprendizaje

Indicadores del modelo de calidad para la acreditación de carreras universitarias: 37

Estándares del modelo de calidad para la acreditación de las carreras de Ingeniería: 39

Número de docentes “Satisfechos” y “Muy satisfechos” con el

cumplimiento de normas por parte de los estudiantes

Σ [ ----------------------------------------------------------------------------------------- ]Ciclo académico Número total de docentes

Porcentaje de docentes = ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ x 100

Número de ciclos académicos

Número de administrativos “Satisfechos “ y “Muy satisfechos” con el

cumplimiento de normas por parte de los estudiantes

Σ [ ----------------------------------------------------------------------------------------- ]Ciclo académico Número total de administrativos

Porcentaje de administrativos = ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- x 100

Número de ciclos académicos

DEFINICIÓN: Es la percepción que se tiene del cumplimiento de las normas por parte de los estudiantes.

OBJETIVO: Tener referencia sobre el grado de cumplimiento de las normas establecidas para los estudiantes.

INTERPRETACIÓN Un porcentaje igual a 100 indicaría que todos los estudiantes cumplen con las normas.

CONSIDERACIONES: • El ciclo académico es el período de 17 semanas de clases.

RESPONSABLES DE

LA MEDICIÓN:

Unidad Académica

Gracias por su atención

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Education

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