Generalidades
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Generalidades sobre planeación
Administración de unidades informáticas
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Hay dos formas de hacer que el trabajo se cumpla:Improvisar
Pensar por adelantado qué se desea alcanzar y como conseguirlo.La formulación de planes constituye una
representación mental de éxitos futurosLa planeación simplifica en gran medida la tarea de
un administrador y facilita el esfuerzo coordinado
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SASituación Actual
RFResultado finalTiempo
1
2
3
SALa forma en que la planeación se vincula con la operación hace que la SA avance, logrando estados diferentes en el tiempo.
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E4E3E2E1SA RF
ESTADOS DIFERENTES
TIEMPO
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Concepto de planeaciónAntes de emprender cualquier acción
administrativa, es preciso determinar los resultados que pretende lograr un organismo, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que funcione eficazmente.
Actuar sin planeación supone muchos riesgos, como el desperdicio de esfuerzos y recursos, o una administración improvisada y empírica.
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definicionesMunch y García
La determinación de los objetivos y la elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro
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Harry JonesEl desarrollo sistemático de programas de
acción encaminados a alcanzar los objetivos organizacionales convenidos mediante el proceso de analizar, evaluar y seleccionar entre las oportunidades que hayan sido previstas
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Gómez CejaEl proceso que nos permite la identificación
de oportunidades de mejoramiento en la operación de la organización con base a la técnica, así como en el establecimiento formal de planes o proyectos para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades
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Burt K. Scalan El sistema que comienza con los objetivos,
desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información, para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
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Séneca1 lo expreso acertadamente:Si un hombre no sabe a qué puerto se dirige,
ningún viento le es favorable
1 Séneca el Joven (4 a. C. – 65) fue un filósofo, político, orador y escritor
romano conocido por sus obras de carácter moralista.
http://es.wikipedia.org/wiki/S%C3%A9neca
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Importancia de la planeaciónLa importancia de la planeación se aprecia
mejor cuando consideramos el lugar que ocupa en muchas organizaciones bien administradas; convencidas que de su futuro depende de la planeación y de la tecnología
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Es importante por dos razonesPrimacía
La posición que ocupa en la secuencia de las funciones administrativas
TransitividadComo una actividad que penetra y afecta a todas las
funciones y la organización total
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Reconocer hacia donde se dirige la acción permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos
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Aspectos que indican la importancia de la planeación
Promueve el desarrollo del organismo al establecer métodos para utilizar racionalmente los recursos
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, aunque no los elimina
Propicia una mentalidad futurista, teniendo más visión del porvenir y un afán por lograr y mejorar las cosas
Condiciona al organismo social al medio externo
Establece un sistema racional para la toma de decisiones evitando el empirismo (intuición, improvisación)
Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades
Al establecer planes de trabajo, éstos sientan las bases con que operará el organismo
Minimiza los problemas potenciales y proporciona al administrador adecuados rendimientos de su tiempo y esfuerzo
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos en todos los niveles de la organización
Hace que los empleados conozcan perfectamente qué es lo que se espera de ellos y les da oportunidad de tomar parte en las decisiones a que se lleguen
Proporciona los elementos necesarios para llevar a cabo el control
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Propósitos de la planeación La operación de una organización no ocurre
en condiciones de completa certeza ni tampoco en absoluta incertidumbre
INCERTIDUMBRE CERTEZA
99%1%
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Las operaciones organizacionales ocurren en condiciones que oscilan entre los extremos de certeza e incertidumbre ( de 99% a 1%), situación que se conoce como riesgo
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El riesgo se define como:El conocimiento de la probabilidad de que un
evento dado pueda ocurrir
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Propósitos de la planeación Minimizar el riesgo reduciendo la
incertidumbre que rodea a las condiciones de las organizaciones y aclarando las consecuencias de una acción administrativa en ese sentido
Proveer información sobre las condiciones de un curso de acción propuesto, de manera que el factor de riesgo sea conocido y fijado como una probabilidad
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Elevar el nivel de éxito organizacionalEstablecer un esfuerzo coordinado dentro
de la organizaciónAyudar a la organización a alcanzar sus
obejtivos
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La función de la planeación es parte integral de los sistemas administrativos
Sin un plan Con un plan
La planeación es el proceso de decidir por anticipado lo que ha de hacerse y cómo ha de hacerse
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El factor tiempo y la planeaciónEl factor tiempo afecta la planeación en 3
formas:Se requiere un tiempo considerable para
hacer una planeacion efectivaCon frecuencia, es necesario proceder con
cada uno de los pasos de la planeación sin la información completa acerca de las variables y alternativas, debido al tiempo requerido, para reunir los datos y calcular todas las posibilidades
Debe tomarse en cuenta la cantidad (o espacio) de tiempo que se incluirá en el plan
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Planeación de los diferentes niveles
•Planes a largo plazo 3, 5 o más años
•¿Qué índice de crecimiento?
•¿Qué estrategias competitivas?
•¿Qué nuevos productos?
NIVEL DIRECTIVOConsejo administraciónDirector generalGerentes funcionales
•Planes a mediano plazo 2, 3 años
•¿Cómo mejorar la programación?
•¿Cómo mejorar la coordinación?
NIVEL ADMINISTRATIVOSubgerentes de áreaJefes de Depto
•Planes a corto plazo hasta un año
•¿Cómo implantar nuevas políticas?
•¿Cómo implantar nuevos procedimientos?
•¿Cómo aumentar la eficiencia?
NIVEL: OPERATIVOSupervisores de línea
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Las políticas y estrategias dan orientación a los planesLa función es dar orientación unificada a
los planes, es decir, contribuir a que la organización se acerque al punto donde quiere llegar.
Les confieren estructura a los planes, canalizando las decisiones operativas y a menudo precediéndolas.
Las políticas son guías generales de acción que se refieren a logro de los objetivos
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Determinación de la estrategia organizacionalLa estrategia es el plan básico que se traza
para alcanzar y ejecutar los resultados de una organización.
Crea una dirección unificada que establece diversos objetivos y guía el empleo de los recursos que se utilizan para alcanzarlos
Tipos de organizaciones:Las que tienen gran éxitoLas que logran apenas resultados modestos
o marginalesAquellas que fracasan de todo
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Concepto de Supervivencia de los más aptosA la larga solo sobreviven aquellas
organizaciones que satisfacen las necesidades de la sociedad en forma eficaz y eficiente, esto es, que suministran los beneficios que la sociedad exige a precios suficientes para cubrir los costos de producción
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La eficaciaCuando los administradores utilizan
recursos, deben esforzarse por emplearlos eficaz y eficientementeLa eficacia administrativa se define en
términos del logro de los objetivos organizacionales
La eficiencia administrativa se define en términos de la producción de recursos totales utilizados en el proceso productivo
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Relación entre los conceptos de eficacia y eficiencia
EFICIENTE No se logran los objetivos y no se desperdician recursos
Se alcanzan los objetivos y no se desperdician recursos
USO DE LOS RECURSOS
INEFICIENTE
No se alcanzan los objetivos y de desperdician recursos
Se alcanzan los objetivos y se desperdician recursos
Ineficaz Eficaz
Logro de los objetivos
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El cambio estratégicoLa planeación estratégica es importante
para los administradores, pues les permite prepararse para hacer frente a los rápidos cambios del medio ambiente en que opera una organización
![Page 29: Generalidades](https://reader038.fdocumento.com/reader038/viewer/2022102807/559245821a28abda358b4649/html5/thumbnails/29.jpg)
Proceso de determinación de una estrategia organizacional
ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL
RECURSOS(fuerzas y debilidades de
la organización)
RESULTADOS
MEDIO AMBIENTE(Oportunidades y
amenazas)
OBJETIVOS VALORES
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Podemos definir la estrategia como el patrón de respuesta de la organización a su ambiente; la estrategia pone los recursos (humanos, financieros, materiales y técnicos) en juego frente a los problemas y riesgos que plantea el medio ambiente externo
La formulación activa de una estrategia se conoce como planeación estratégica, que generalmente es a largo plazo
![Page 31: Generalidades](https://reader038.fdocumento.com/reader038/viewer/2022102807/559245821a28abda358b4649/html5/thumbnails/31.jpg)
Importancia de las estrategiasLa falta de estrategia puede originar que no se
logren los objetivosSon lineamientos generales que permiten guiar las
acciones de la empresa al establecer varios caminos para llegar a un determinado objetivo
Sirven como base para lograr los objetivos y ejecutar la decisión
Facilitan la toma de decisiones al evaluar alternativas y elegir la mejor
La creciente competencia hace necesario el establecimiento de estrategias
Desarrollan la creatividad en la solución de problemas