GENERALIDADES DE LA EMPRESA -...
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACION GENERAL DE PREGRADO
COORDINACION DE PASANTIA
SIDOR C.A.
ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO,
MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE LOS DATOS DE PROVEEDORES
PARA LAS COMPRAS CENTRALIZADAS Y DESCENTRALIZADAS DE
SIDOR C.A.
Informe de Pasantía para Optar al Título de Contador Público
Tutor Industrial:
Lic. Jesús Salom Autor:
Br. Hernández Lárez, Jesús Daniel
Tutor Académico: C.I-19.419.942
Lic. Mary Muñoz
Ciudad Guayana, Julio 2012
2
ÍNDICE
Pág.
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………. 4
1.- Descripción de la empresa………………………………………………. 6
1.1.- Siderúrgica del Orinoco “Alfredo Maneiro” (SIDOR)………….. 6
1.2.- Misión……………………………………………………………. 6
1.3.- Visión……………………………………………………………. 7
1.4.- Objetivos de la empresa…………………………………………. 7
1.5.- Estructura organizativa…………………………………………... 7
1.6.- Objetivos de la Dirección de Administración y Finanzas……….. 8
2.- El problema……………………………………………………………... 9
3.- Objetivos………………………………………………………………... 10
3.1.- Objetivo general…………………………………………………. 10
3.2.- Objetivos específicos…………………………………………….. 11
4.- Plan de trabajo…………………………………………………………... 11
5.- Descripción del procedimiento de registro, modificación y eliminación
de los datos de los proveedores…………………………………………….. 12
5.1.- Recopilación previa de la información de los proveedores……… 13
5.2.- Registro, modificación y eliminación de proveedores…………... 14
5.2.1.- Registro de datos de proveedores……………………….. 14
a) Proveedores nacionales………………………………… 15
b) Proveedores extranjeros………………………………... 24
b.1) Registro de bancos intermediarios…………….... 28
5.2.2.- Modificación de datos de proveedores…………………... 31
5.2.3.- Eliminación de datos de proveedores……………………. 32
6.- Situación actual del registro y modificación de datos de proveedores….. 33
6.1.- Proveedores extranjeros………………………………………….. 33
6.2.- Proveedores nacionales………………………………………….. 34
7.- Detección de fallas en el proceso de registro y modificación de datos de
proveedores………………………………………………………………….. 35
3
8.- Planteamiento de soluciones ante fallas en el registro y modificación de
datos de proveedores………………………………………………………... 37
9.- Facilidades y Dificultades……………………………………………….. 39
9.1.- Facilidades………………………………………………………... 39
9.2.- Dificultades………………………………………………………. 39
10.- Aportes dados a la organización………………………………………. 40
11.- Conocimientos adquiridos……………………………………………… 40
CONCLUSIONES…………………………………………………………... 41
RECOMENDACIONES…………………………………………………… 42
REFERENCIAS……………………………………………………………. 43
ANEXOS…………………………………………………………………… 44
4
INTRODUCCIÓN
Por su naturaleza la empresa Siderúrgica del Orinoco Alfredo Maneiro
(SIDOR).C.A, tiene una gran cantidad de proveedores de bienes y servicios. Lo cual
exige que esta disponga de un sistema que permita llevar los registros, las
modificaciones y eliminaciones de los datos de proveedores.
El Sector de Contraloría de la Dirección de Finanzas de SIDOR, es el ente
encargado del registro, modificación y eliminación de datos de los proveedores de la
empresa, previo requerimiento de información por parte de la Dirección de
Abastecimiento, que es a su vez la encargada de la selección y búsqueda de
proveedores.
En la actualidad se presentan unas series de anormalidades en el proceso de
registro y modificaciones de datos de los proveedores, referentes a los números de
cuenta bancarias de dichos proveedores, lo cual repercute en transferencias de fondos
incorrectas o mal direccionadas, que sucesivamente significa pérdidas monetarias
para la empresa Siderúrgica del Orinoco Alfredo Maneiro.
Este informe técnico está estructurado de la siguiente manera: breve descripción
de la empresa, en el cual se contempla la identificación de la misma, misión, visión,
objetivos y estructura organizativa; el planteamiento del problema, el cual explica los
problemas observados en la organización empresarial, además de objetivos de la
pasantía y explicación del plan inicial de trabajo, donde se muestra el desglose de
facilidades y dificultades que se presentaron en el proceso de desarrollo de la
pasantía. Por último las conclusiones consideradas relevantes luego del desarrollo de
la pasantía y las recomendaciones pertinentes a los efectos de afrontar la situación
del problema.
Este trabajo tiene como objetivo general hacer un análisis exhaustivo referente a
los registros, modificaciones y eliminaciones de datos de proveedores, que permita
generar las recomendaciones para la corrección de las desviaciones que se presentan
actualmente en el sector de contraloría y estados financieros de SIDOR.C.A.
5
A través del plan de trabajo realizado, se estimaron la ejecución de cuatro (4)
actividades, las cuales permitirán abordar los procesos de auditoría que se realizan en
la institución.
Las auditorías efectuadas en la empresa, en las que se evidenció la no existencia
de documentación oficial de la misma referente al proceso de registro de datos de
proveedores, trajeron a la luz la necesidad de establecer la situación actual del
proceso de registro y modificación de datos de proveedores, así como, la necesidad
del desarrollo de un trabajo investigativo, que brindara como resultado estrategias a
seguir para la subsanación de las fallas.
Se describió el procedimiento actual utilizado para el registro y modificación de
datos de proveedores, el cual es empírico pues se basa en la experiencia del personal
que efectúa la labor. Este proceso no está reglamentado ni cuenta con práctica
operativa alguna, con lo que se genera la posibilidad de incurrir en errores de índole
humana.
Además se observó, de acuerdo a la forma en la que se colecta la información de
proveedores internacionales por parte de la Dirección de Abastecimiento, que no
existe forma de verificar la información bancaria de los mismos. El procedimiento
actual obliga a solicitar la información bancaria original (papel firmado y sellado del
banco en el que el proveedor asocie cuentas bancarias), lo cual puede ser efectivo si
no existen presiones por parte de otros departamentos para hacer el registro y/o
modificación de datos para efectuar los pagos.
En base a lo observado del proceso actual de registro y modificación de datos (la
eliminación no se efectúa en la actualidad) se emitieron recomendaciones que implica
acciones por parte de todos los departamentos involucrados en el trato con
proveedores (Abastecimiento, Contraloría, Cuentas por Pagar y Tesorería).
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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Siderúrgica del Orinoco “Alfredo Maneiro” (SIDOR)
SIDOR, C.A, es un complejo siderúrgico integrado que utiliza tecnologías de
reducción directa y hornos eléctricos de arco. Los procesos de esta siderúrgica se
inician con la fabricación de pellas y culminan con la entrega de productos finales
largos, barras y alambrón, y planos, en forma de láminas en caliente, láminas en frío y
recubiertos. Este complejo está ubicado en la zona industrial de Matanzas, Estado
Bolívar, región suroriental de Venezuela, sobre la margen derecha del río Orinoco, a
282 kilómetros de su desembocadura en el océano Atlántico. (Ver Anexo 1).
Esta siderúrgica ubica a Venezuela en cuarto lugar como productor de acero
integrado de América Latina y el principal de la región Andina, con un nivel de
producción en torno a los 4 millones de toneladas de acero líquido por año, con
indicadores de productividad, rendimiento total de calidad, oportunidad en las
entregas y satisfacción de sus clientes, comparables con las empresas más
competitivas de Latinoamérica. Es reconocida además por ser el primer exportador no
petrolero del país. Desde el 12 de mayo del 2008, SIDOR, C.A es una empresa
perteneciente al Estado venezolano, cuya restitución se logra a través del Decreto
6.058.
Misión
Comercializar y fabricar productos de acero con altos niveles de productividad,
calidad y sustentabilidad, abasteciendo prioritariamente al sector transformador
nacional como base del desarrollo endógeno, con eficiencia productiva y talento
humano altamente calificado, comprometido en la utilización racional de los recursos
naturales disponibles; para generar desarrollo social y bienestar a los trabajadores, a
los clientes y a la nación
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Visión
Ser la empresa socialista siderúrgica del estado venezolano, que prioriza el
desarrollo del mercado nacional con miras a los mercados del ALBA, andino,
caribeño y del MERCOSUR, para la fabricación de productos de acero con alto valor
agregado, alineada con los objetivos estratégicos de la nación, a los fines de alcanzar
la soberanía productiva y el desarrollo sustentable del país.
Objetivos de la empresa
Optimizar la producción en función de las exigencias, requerimientos y
necesidades del consumidor en cuanto a volumen, calidad y costo.
Optimizar los beneficios de la empresa mediante la venta de sus productos,
cumpliendo con los requisitos del mercado y prestando a sus clientes el mejor
servicio.
Procesar el mineral de hierro para obtener los productos semi-elaborados y
productos acabados de acero, los cuales son destinados a cubrir la demanda
del mercado nacional y gran parte del mercado internacional.
Alcanzar una estructura financiera sana, tomando en cuenta las necesidades de la
empresa y las políticas financieras del país.
Estructura organizativa (Unidad Donde se desarrolló la pasantía)
La estructura organizativa de SIDOR C.A, es de tipo funcional, conformada por 8
directivos y 3 Gerencias, conectadas directamente con una Presidencia Ejecutiva.
Esta estructura obedece a los cambios organizacionales y de visión del negocio de
la empresa y permite un mayor control sobre los diversos entes que la conforman.
Direcciones que conforman la Estructura Organizativa de SIDOR y sus funciones
principales:
8
Junta Directiva de SIDOR: Es la encargada de planificar, discutir y aprobar las
estrategias a seguir en la empresa. Formula decisiones importantes dentro de las
políticas del directorio.
Presidencia Ejecutiva: Se encarga de dirigir, organizar, coordinar y controlar
todas las actividades de la empresa. Es la representante de SIDOR C.A en los
aspectos legales y sociales.
Dirección Servicios Generales y Protección de Planta.
Dirección de Recursos Humanos.
Dirección Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial.
Dirección Legal.
Dirección Comercial.
Dirección Producción Industrial.
Dirección de Abastecimiento.
Dirección de Administración y Finanzas: Es la dirección encargada de velar por
la administración y aseguramiento del requerimiento de los recursos financieros
de la empresa, además presta los servicios de contabilidad, costos y sistemas de
información (Ver Anexo 2).
Objetivos de la Dirección de Administración y Finanzas
Medir los recursos
Reflejar los derechos de las partes.
Medir los cambios de los recursos y de los derechos.
Determinar los periodos específicos de dichos cambios.
Tener la información usando la unidad monetaria como común denominador.
Controlar las propiedades de la entidad
Programar el uso que se de a estas propiedades
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EL PROBLEMA
La Siderúrgica del Orinoco, C.A. (SIDOR, C.A.), creada por el Estado venezolano
en 1960, responde a un complejo de procesos de transformación de materiales y
energía, amparados en diferentes perfiles tecnológicos, con maquinarias y equipos
asociados, métodos, y personal capacitado, para la conversión del mineral de hierro
en productos de acero, sujetos a un portafolio previamente definido, con la calidad
según especificaciones del mercado, de sus clientes, manteniendo una satisfactoria
relación con proveedores, nacionales e internacionales, y con el ambiente inmediato.
En el marco del complejo de procesos de transformaciones, asociadas al acero,
adquirió relevancia, el ingreso de los Proveedores a SIDOR; ya que los proveedores
son los encargados de abastecer a la empresa con materiales, los cuales serán
transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su
venta.
La Dirección de Abastecimiento recopila la información de los nuevos
proveedores por medio de planillas, en las cuales se anexan los datos generales y
datos de pago de los mismos. Toda la información recopilada se vierte en un formato
(ver Figura 1) que posteriormente se entrega al Sector de Contraloría de la Dirección
de Administración y Finanzas para su registro en el sistema de manejo de datos que
maneja la empresa denominado sistema SAP. Una vez efectuado el registro de los
proveedores, el Departamento de Cuentas por Pagar valida el pago, que
posteriormente Tesorería efectúa.
Es importante mencionar que el registro en el Sistema SAP de los datos hace que
los mismos sean de disposición y uso por parte de departamentos validados por
SIDOR (Cuentas por Pagar y Tesorería) para el procesamiento de pagos en caso de
suministro de bien o servicio por parte de los proveedores, de allí la importancia de la
actividad del registro que efectúa el Sector de Contraloría.
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El siguiente cuadro refleja la secuencia de actividades que involucran la creación
de un nuevo proveedor hasta el momento en que se efectúa el pago al mismo.
En el Sector de Contraloría y Estados Financieros, se han venido presentando
casos eventuales de irregularidades en los registros de las cargas de las cuentas
bancarias de los proveedores de bienes y servicios extranjeros, lo cual ha generado
reclamos de estos a SIDOR, por motivos de falta de pago, con el consecuente riesgo
de congelación de transferencias de fondos.
Es por ello necesario hacer un análisis del procedimiento utilizado para el registro,
modificación y eliminación de datos de proveedores para compras centralizadas y
descentralizadas de SIDOR que genere mayor confianza en los procesos de pago y
que además se traduzcan en una relación más cordial entre la empresa y sus
proveedores, así como, en una optimización de la gestión de los recursos financieros
de la empresa.
OBJETIVOS
Objetivo general
Analizar el procedimiento para el registro, modificación y eliminación de los Datos
de Proveedores para las compras centralizadas y descentralizadas de la empresa
Siderúrgica del Orinoco “Alfredo Maneiro”.
Recopila información de
nuevos proveedores
Registra, modifica y elimina los datos de
proveedores (nacionales y extranjeros)
Valida el pago Efectúa el pago
Abastecimiento Contraloría
Cuentas por Pagar Tesorería
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Objetivos específicos
1. Describir el procedimiento de registro, modificación y eliminación de datos de los
proveedores.
2. Explicar la situación actual en el registro y modificación de datos de
proveedores.
3. Determinar fallas en el proceso de registro y modificación de datos de
proveedores.
4. Plantear posibles soluciones a las fallas detectadas en el proceso de registro y
modificación de datos de proveedores.
PLAN DE TRABAJO
Contempla el desarrollo de las siguientes actividades (Ver Anexo 3):
1. Inducción: Tuvo una duración de tres días por la empresa, en el cual se
propusieron charlas, videos; referentes a todas aquellas normativas, reseña histórica,
riesgos, políticas, misión, visión, procesos productivos que maneja la Siderúrgica del
Orinoco Alfredo Maneiro.
2. Presentación formal al equipo de trabajo en el Sector de Contraloría y Estado
Financieros adscrita a la Dirección de Administración y Finanzas de SIDOR, en el
cual se encuentra el tutor industrial y el lugar exacto en donde se desarrolló la
pasantía.
3. Adquisición de la contraseña del sistema SAP, para el ingreso al sistema, mediante
solicitud a la Gerencia de Informática, la cual ameritó una espera de una semana para
asignación de dicha clave.
4. Capacitación para el uso del sistema SAP, utilizando el modulo de contabilidad.
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5. Describir el procedimiento de registro, modificación y eliminación de los datos de
proveedores, para tener conocimiento de cómo se realiza el proceso actualmente.
6. Explicar la situación actual en el registro y modificación de datos de proveedores,
con el fin de enfocar los elementos que generan la problemática en el proceso de
registro y modificación de datos de proveedores.
7. Determinar fallas en el proceso de registro y modificación de datos de proveedores,
con la finalidad de señalar en que área del proceso, se están produciendo las
irregularidades.
8. Plantear posibles soluciones a las fallas detectadas en el proceso de registro y
modificación de datos de proveedores, para detener el surgimiento de futuras
irregularidades al momento en el que se desarrolle la actividad.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO, MODIFICACIÓN
Y ELIMINACIÓN DE LOS DATOS DE LOS PROVEEDORES
Los proveedores son todas aquellas personas y empresas que abastecen a SIDOR
con artículos tales como materias primas, insumos, equipos, herramientas y demás
elementos necesarios en los procesos productivos y administrativos.
En un sentido amplio un proveedor es la persona que provee o
proporciona algún bien o servicio sin que interesen las condiciones con
que éstos se proporcionan. En contabilidad se utiliza el concepto
proveedores, para designar a las personas físicas o morales que proveen
a las entidades económicas de bienes y servicios, siempre y cuando
vendan a crédito sin exigir documento alguno para llevar a cabo la
operación (López, 2003, p. 172).
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SIDOR maneja los términos de proveedores nacionales y extranjeros, los primeros
tal como su nombre lo indica son proveedores del ámbito nacional, es decir, aquellos
ubicados en Venezuela; los extranjeros, internacionales.
Es importante mencionar que el procedimiento de registro es una operación
totalmente empírica en la actualidad, puesto que no está reglamentado en el sistema
interno de SIDOR. No existe manual ni práctica operativa alguna que especifique el
proceso de registro y modificación de datos de Proveedores Nacionales y Extranjeros.
Recopilación previa de la información de los proveedores
La Dirección de Abastecimiento es la encargada de tramitar el ingreso de
Proveedores a SIDOR, por lo cual es de ellos la responsabilidad de recolectar la
información que será ingresada al Sistema SAP por el Sector de Contraloría y
Estados Financieros.
De acuerdo a la descripción dada del Manual de Utilización de SAP R/3 “SAP es
un sistema de racionalización de operaciones para empresas. Pertenece a los sistemas
de empresa catalogados como Planificador de Recursos de Empresa”. Es una solución
modular, ya que el cliente puede contratar cualquiera de los módulos que constituyen
la totalidad de herramientas para la empresa, integrándose con sus sistemas actuales
mediante el uso de interfaces.
Los datos requeridos de los proveedores son:
Datos Generales: son datos comunes a toda la empresa (Ej.: Razón Social,
direcciones, teléfonos, idioma, registro de información fiscal, entre otros).
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Datos de Pagos: contiene datos de pagos (cuenta contable asociada, condición
de pago, vía de pago, etc.) y datos bancarios (EJ.: País, Banco, tipo y número
de cuenta, titular).
Registro, modificación y eliminación de proveedores
La información recolectada por Abastecimiento es enviada a Contraloría para ser
ingresada al sistema. El sistema utilizado en SIDOR para efectuar todas estas
operaciones de proveedores es el Sistema SAP, específicamente el módulo “Maestro
de Proveedores”. Sobre este módulo existen tres funciones esenciales, las cuales son:
Registro, modificación y eliminación de datos.
Registro de Datos de Proveedores
En primera instancia se recibe el formato de registro de datos con todo los soportes
pertinentes (carta bancaria, documentación de la conformación de la empresa, entre
otros). Ver figura 1.
Figura 1. Formato para el registro de datos de proveedores.
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a) Proveedores nacionales
1.- Se verifica la información fiscal a través del portal web del Servicio Nacional
Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).
Figura 2. Verificación y autentificación de la información brindada por el proveedor
en la planilla de los datos por medio de la página del SENIAT.
Se ingresa en el portal, el número de Registro de Información Fiscal (RIF) del
proveedor a verificar. Se compara la información que indica el portal con la que
indica el proveedor en la planilla detallada de datos a registrar (ver Figura 2)
2.- Una vez verificada y validada la información del proveedor se accede al sistema
SAP (Ver Figura 3)
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Figura 3. Acceso al sistema SAP.
3.- Se accede al Sistema SAP, y se direcciona al Módulo CONTABILIDAD, el cual
es el utilizado en el Departamento de Contraloría y Estados Financieros, que se
encarga de efectuar el registro de datos (Ver Figura 4)
Figura 4. Selección del Módulo CONTABILIDAD.
4.- Se habilita el ingreso al sistema SAP, por medio del registro de Usuario y
Contraseña asignada por el departamento de informática, así como la selección del
idioma a utilizar en el sistema (Ver Figura 5).
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Figura 5. Ingreso al Sistema SAP.
5.- Luego, se selecciona la ventana de comandos para efectuar la habilitación de los
Registros, Modificaciones, entre otras actividades (Ver Figura 6).
Figura 6. Selección de la ventana de comandos.
6.- Se ingresa el código de transacción FK01 para la habilitación de la función del
registro de lo datos de proveedores (Ver Figura 7)
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Figura 7. Ingreso de transacción para habilitación en el sistema SAP de Registros de
datos de proveedores.
7.- Se ingresa el código de sociedad, en la cual se está efectuando el ingreso del
proveedor, se utiliza el código S000 que es el código de SIDOR, ya que ésta es la
Sociedad que está contratando el servicio. La opción Grupos de Cuentas hace
referencia al sector encargado del control y registro de proveedor, se anota (PFIN)
señalando al Sector de Finanzas como centro de control (Ver Figura 8).
Figura 8. Registro del código de sociedad y grupo de cuenta del sector encargado
para el control y supervisión de los datos de proveedores.
8.- Se ingresan los Datos Generales, en sus correspondientes casillas, se incluyen en
estos datos el Nombre de la Organización del proveedor, Dirección, País del
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domicilio, Idioma utilizado, Número de teléfonos, Apartado y Código Postal, así
como una palabra clave para agilizar la localización del proveedor (Ver Figura 9)
Figura 9. Registro de la dirección en el que se encuentra localizado el proveedor.
9.- Se ingresan luego los datos fiscales, la casilla N.I.F. (Número de Identificación
Fiscal) o también catalogado como R.I.F. (Registro de Información Fiscal) del
proveedor (Ver Figura 10)
Figura 10. Registro de la Información Fiscal del Proveedor.
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10.- Se cargan los datos bancarios: el país, los primeros tres dígitos del Número de
Cuenta, los dígitos siguientes que complementan el Número de Cuenta Bancaria y
marca la tilde en el cuadro Aut. Domic. (Esto genera de forma inmediata el
reconocimiento del domicilio y Banco al que pertenecen los dígitos del Número de
cuenta bancaria) (Ver Figura 11).
Figura 11. Registro de los Datos Bancarios del Proveedor.
11.- En la sección de Gestión de Cuenta Contabilidad, se anota en la casilla “Cuenta
Asociada” el código “21105001” para Proveedores Nacionales y “21105002” para
Proveedores Internacionales. En la casilla “Autorización” se indica el ente
encargado de autorizar los pagos, el cual es Cuentas Por Pagar (CXPA).
En la casilla “In. Minorías” se hace la catalogación del proveedor. Para Proveedores
Provisionales se asigna “01”, y para Proveedores Definitivos “02”; es importante
resaltar que en la asignación de nuevos proveedores es atípica la indicación de
Proveedor Definitivo, por lo cual para la mayoría de todos proveedores nuevos a
registrar se les asigna el código “01”. En la casilla “Gr. Tesorería” siempre se
aplicara el código “GT-11” el cual tiene la denominación de cuenta “otros pagos” y
por último en la casilla de “Fecha Certific.” Se indica la fecha en que se efectuó el
registro (Ver Figura 12).
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Figura 12. Registro de la cuenta contable y ente autorizado para efectuar el pago del
proveedor.
12.- En la sección Pagos Contabilidad, específicamente en la casilla “Cond. Pago”
se indica “PF05”, que significa que el tiempo de pago al proveedor es de cinco días
hábiles presentando facturas establecidas por Cuentas por Pagar.
En la casilla “Verif. Fra. dob.” se marca la tilde para establecer la condición del
pago. En la casilla de “Vías de pago” se anota “A” haciendo referencia de que la
cancelación del pago del proveedor será mediante abono en cuenta. Por último en la
casilla “Bloqueo de pago” se escribe “T” indicándose que Tesorería es el único
capacitado para bloquear los pagos de proveedores (Ver Figura 13).
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Figura 13. Registro de las condiciones, vías y bloqueo de pagos a proveedores.
13.- En la sección Correspondencia de Contabilidad, se indica en la casilla “Telefax
encarg.” el Número telefónico o de Telefax del proveedor. Finalmente, en la casilla
“Internet resp.” se indica el correo electrónico en minúscula o mayúscula, tal como
se indique en la planilla de datos del proveedor (Ver Figura 14)
Figura 14. Registro del Telefax y Correo Electrónico del Proveedor.
14.- Luego de indicar la información de correo electrónico del proveedor, se guarda
en sistema el proceso de registro (Ver Figura 15).
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Figura 15. Guarda del registro de los datos de proveedores.
16.- Una vez efectuado el registro de los datos del proveedor, se indica un número de
cuenta, el cual será su código Asignado por el sistema SAP (Ver Figura 16).
Figura 16. Asignación del código de Proveedor por el sistema SAP.
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b) Proveedores Extranjeros
Para proveedores extranjeros el proceso de registro es muy similar, se diferencia
del registro de proveedores centralizados en lo siguiente:
La verificación de la empresa por medio de la página del SENIAT no se
realiza puesto que la misma no está radicada en el territorio nacional.
En la sección de Gestión de Cuenta Contabilidad (ver etapa 11 del Registro
de Proveedores centralizados), se indica en la casilla “Cuenta Asociada” el
código “21105002” que corresponde a proveedores internacionales.
Para el registro de datos bancarios, los números de cuenta son una
combinación de letras y números.
Para la codificación del número de cuenta bancaria se aplican las tablas:
o IBAN, nombre utilizado por las instituciones bancarias de los países
europeos (permite determinar el número de cuenta bancaria de cada
país del ámbito europeo).
o ABA, nombre utilizado por las instituciones bancarias norteamericanas
(Estados Unidos).
o BIC (SWIFT), a nivel globalizado.
Se crea el registro de bancos intermediarios para los procesos en que se
necesite realizar una conversión monetaria para la cancelación del pago de un
proveedor.
En vista de que los proveedores extranjeros están asociados en SIDOR desde su
creación, casi la totalidad de ellos están incluidos en el sistema SAP. La acción que
generalmente se toma en ellos es básicamente la modificación de datos de cuentas
bancarias (en caso de que dichas empresas creen nuevos números de cuenta o se
asocien a bancos distintos).
En el caso de alguna modificación de datos, el proveedor extranjero debe enviar a
SIDOR la carta bancaria original que indique el nuevo número de cuenta bancaria
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para que el Sector de Contraloría efectúe la modificación en el sistema. Es muy
atípico el caso en el que se deban registrar proveedores internacionales, sin embargo,
en el caso que se requiera efectuar esta operación, debe indicarse en la casilla
“Cuenta Asociada” de la sección Gestión de Cuenta Contabilidad el código que
corresponde a proveedores internacionales, y en la sección Pagos se indican los datos
bancarios.
Para el registro de los datos bancarios de proveedores Extranjeros se siguen los
siguientes pasos:
1.- En el cuadro “País” se indica el país de origen en el que se encuentra registrado el
número de cuenta bancaria (ver figura 17).
Figura 17. Modificación de datos de cuentas bancarias asociadas a proveedores
extranjeros.
2.- Se indica en la casilla “Clave Banco” la nomenclatura del banco, esta
nomenclatura usada es la BIC (también llamada código SWIFT) (Ver figura 18).
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Figura 18. Registro del banco asociado al proveedor, según nomenclatura BIC
3.- Se indica el número de cuenta bancaria. En caso de ser un banco europeo el
número se indica según la tabla IBAN, donde se detallan los dígitos de la cuenta
bancaria a registrar. En caso de ser un banco estadounidense se utilizan los números
indicados por la ABA (Asociación Americana de Bancos, por sus siglas en inglés) o
por la misma institución financiera (ver Figura 19).
Figura 19. Registro de la cuenta bancaria, en base a IBAN (Europa), ABA (América)
o la institución financiera (Resto del Mundo).
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4.- En la casilla “Referencia” se indica una “S” antecediendo al mismo BIC utilizado
(ver figura 20).
Figura 20. Adición de referencia a la cuenta bancaria.
5.- Dependiendo del origen de la institución bancaria, se especifica en la casilla
inferior “Titular Cta.” el código IBAN o ABA completo (ver figura 21). Una vez
efectuada esta operación se guarda en el sistema, quedando, de esta manera,
modificado el dato bancario del proveedor extranjero.
Figura 21. Registro de casilla “Titular Cta.”
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Puesto que los proveedores (centralizados y descentralizados) pueden contar con
varios números de cuenta, el sistema SAP permite la adición de los mismos
repitiendo la operación indicada anteriormente tantas veces como números de cuenta
bancaria asocie el proveedor a SIDOR al momento de recibir los pagos por la
prestación de sus servicios. La casilla “TpBc” indica el orden de prioridad que dará
SIDOR al momento de efectuar el pago al proveedor.
b.1) Registro de Bancos Intermediarios
Consiste en la carga de datos de una institución bancaria que va a servir de enlace
o vía de depósito; para así efectuar la transferencia de fondos de una o varias cuentas
bancarias de valoraciones de monedas diferentes, por medio de un solo banco. Esta
operación se realiza principalmente con proveedores que operan diversas cuentas
bancarias en diversas partes del mundo donde las divisas que manejan son distintas
(euros, dólares, yenes, yuanes, entre otras), específicamente en empresas proveedoras
muy grandes que no tienen un único domicilio fiscal; todo ello con el objetivo de
facilitar el pago por parte de SIDOR.
Para registrar bancos intermediarios debe ejecutarse la transacción ZCOR en la
ventana de comandos del sistema SAP. Una vez indicada dicha transacción, se
ejecutan las siguientes acciones:
1.- En la sección “País” se indica el país del banco al que se asocia la cuenta bancaria
en la que se espera el depósito
Figura 22. Se indica en la casilla “País” el país al cual está asociado el banco sobre la
cual está la cuenta bancaria en la que se espera el depósito.
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2.- En la casilla “Clave Banco” se indica el código SWIFT de la cuenta principal a
depositar (ver Figura 23).
Figura 23. Se indica el código SWIFT del banco sobre la cual está la cuenta principal
a depositar.
3.- Se indica en la casilla “Fe. Creac.” la fecha de creación del banco intermediario
para el depósito bancario de la cuenta del banco asociado (Ver figura 24).
Figura 24. Se indica la fecha de creación del banco intermediario (en el sistema SAP).
4.- Se indica en la casilla “Autor” el código SIDOR del autor de la carga de datos del
banco intermediario (ver figura 25)
Figura 25. Indicación del autor de la carga de datos del banco intermediario.
30
5.- En la casilla “Nombre de la institución financiera” se indica el nombre del banco
intermediario (ver figura 26).
Figura 26. Indicación del nombre del banco intermediario.
6.- Se indica en la casilla “Calle” el domicilio del banco intermediario (ver Figura 27)
Figura 27. Asignación de domicilio del banco intermediario.
7.- Luego de haber indicado el domicilio, se indica la ciudad del banco intermediario
en la casilla “Población” (ver Figura 28).
Figura 28. Asignación de la ciudad y el país donde se ubica el banco intermediario.
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8.- Se indica el código SWIFT del banco intermediario en la casilla “Cód. SWIFT”
(ver figura 29).
Figura 29. Asignación del código SWIFT del banco intermediario.
9.- Se indica el número de cuenta del banco intermediario en la casilla “Código
bancario” (en el caso de ser un banco europeo, el número de cuenta viene indicado en
el mismo código IBAN. En el caso de ser un banco estadounidense se indica en el
código ABA o el número de cuenta que indiquen) (ver figura 30).
Figura 30. Indicación del número de cuenta bancario
Modificación de Datos de Proveedores
Consiste en la modificación a solicitud del proveedor de parte de la información
que está contenida en el código asignado al proveedor por medio de la función
FK02. Se debe indicar el número de proveedor previamente registrado.
32
Al modificarse algún campo sensible de los datos del proveedor (Nº de cuenta
bancaria, RIF, Razón Social, etc.), el número de proveedor se bloquea. La
autorización para el desbloqueo debe solicitarla el Sector de Cuentas por Pagar al
Sector de Contraloría y Estados Financieros.
La diferencia en la Modificación de los Datos de proveedores extranjeros con los
proveedores nacionales:
Para proveedores extranjeros en más común la modificación de los datos
bancarios que su registro, ya que en su gran mayoría existen en el sistema. Las
operaciones que se efectúan principalmente sobre los datos de proveedores
extranjeros es la de adición o modificación de números de cuentas bancarias.
A nivel de proveedores nacionales, en virtud de la creación de nuevas
empresas o surgimiento de nuevos proveedores nacionales para SIDOR, se
efectúan principalmente registros de datos generales. Esto no excluye la
opción de modificación de datos.
Eliminación de Datos de Proveedores
Consiste en la eliminación de alguna información requerida por el Proveedor en el
sistema (SAP) de la empresa; es decir la eliminación de uno o varios datos, ya sean
generales o de pago.
La operación de eliminación de datos de proveedores, no se realiza en SIDOR, ya
que los proveedores no se eliminan, sino que se mantienen en el sistema pero
inhabilitados, previendo la habilitación a futuro de la prestación de servicios de dicho
proveedor.
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SITUACIÓN ACTUAL DEL REGISTRO Y MODIFICACIÓN DE DATOS DE
PROVEEDORES
Proveedores Extranjeros
SIDOR establece entre sus políticas internas la necesidad de contar con cartas
bancarias originales (con sello húmedo del banco emisor, a modo de comprobar la
legalidad del documento). Dicha situación es contrastante con la forma en que se
establecen las comunicaciones entre la empresa y los proveedores descentralizados.
En vista de que son extranjeros, es inevitable el uso de herramientas de comunicación
vía Internet tales como correos electrónicos para los contactos entre SIDOR y sus
proveedores.
Las cartas bancarias originales que recibe SIDOR toman tiempos
considerablemente altos en llegar a la empresa, lo cual genera retrasos en el registro
de datos de los proveedores, que a su vez causa retrasos en posibles negociaciones así
como en el despacho de productos requeridos por la empresa.
La presión que ello implica para el sector encargado de efectuar el registro de
datos, obliga en ocasiones a omitir las normativas, haciendo los registros y/o
modificaciones de datos sin los documentos originales, mediante copias no
verificadas o sobre informaciones brindadas a SIDOR de manera extra-oficial, que
genera una situación de posible irregularidad puesto que no existen soportes legales
que validen dichos registros y/o modificaciones, por ejemplo: carga de números de
cuenta bancaria erróneos de un proveedor.
Las posibles irregularidades en las que se puede incurrir tal como se menciona
anteriormente producto de una comunicación no confiable con los proveedores
incluyen también la carga de países erróneos a los que se asocian los números de
cuenta bancaria (domicilios) indicadas por los proveedores y la no validación de las
34
transacciones financieras por parte de los Departamentos de Cuentas por Pagar y
Tesorerías (estas son las encargadas de validar y hacer efectivas las transacciones,
respectivamente). Estas irregularidades, debido al tiempo que pueden tomar las
operaciones de pago por parte de la empresa, generan una posibilidad de reincidencia
de pagos a cuentas erróneas.
La diferencia idiomática que existe entre la empresa y los proveedores extranjeros
representa también un punto de incidencia en irregularidades puesto que la
información que envían (cartas bancarias) puede malinterpretarse por el encargado de
realizar el registro y/o modificación de datos de los proveedores, generando
confusión en números de cuenta bancaria y en domicilios en el sistema SAP.
Proveedores Nacionales
Las cartas bancarias originales emitidas por parte de proveedores nacionales son
de rápida adquisición por parte de SIDOR, de la misma manera que la comunicación
es más efectiva y económica puesto que se hace dentro del ámbito del mismo
territorio nacional, esto se traduce en la eliminación automática de la irregularidad en
el domicilio de la cuenta bancaria. No existen diferencias idiomáticas que representen
amenaza en el proceso de registro y/o modificación de datos.
Dado que existe una verificación previa de la información de la empresa a través
del portal web del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y
Tributaria (SENIAT), se genera un mayor grado de confianza en el proceso de
registro de datos de proveedores.
El sistema SAP, así como el sistema bancario nacional ofrece suficiente respaldo
al operador del registro de datos de proveedores de SIDOR, puesto que un registro
bancario con número de cuenta errónea, se evidencia con la cancelación de la
operación de transferencia de fondos de forma inmediata.
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DETECCIÓN DE FALLAS EN EL PROCESO DE REGISTRO Y
MODIFICACIÓN DE DATOS DE PROVEEDORES
Tal como se mencionó en la situación actual, los principales problemas en el
registro de datos se presentan con los proveedores extranjeros, puesto que sobre los
mismos el proceso es más complejo y requiere mayor documentación validada
legalmente.
Las fallas generalmente se presentan a nivel de:
Carga de datos bancarios como números de cuenta bancaria y domicilios.
Registro de bancos intermediarios.
El hecho de que el trato de la empresa con sus proveedores involucre a diversos
sectores, hace que sea un proceso en cadena (ver figura 31) sobre el que un error en
algún sector se reflejará en errores subsiguientes en demás sectores.
Figura 31. Cadena de operación de registro y pago a proveedores.
La información que recibe Abastecimiento es enviada en un formato interno al
Sector de Contraloría para efectuar el registro de los datos, al momento de recopilar
información ésta no se valida apropiadamente, por ello se solicita información
general al proveedor e información bancaria la cual tarda considerablemente en ser
Recopila información de
nuevos proveedores
Registra, modifica y elimina los datos de
proveedores (nacionales y extranjeros)
Valida el pago Efectúa el pago
Abastecimiento Contraloría
Cuentas por Pagar Tesorería
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recibida. Esto representa un punto importante de falla pues el Sector de Contraloría
no tiene forma de garantizar que la información suministrada sea válida.
Si bien el sector de Contraloría requiere de documentación original con basamento
legal, el mismo se presta para análisis que puede generar resultados erróneos. El
procesamiento brindado por el Departamento de Abastecimiento es deficiente y
limitado a la simple información ofrecida en documentos dispersos.
No existen formularios detallados para registros por parte de Contraloría por lo
cual este sector debe analizar la información recibida y sintetizarla a lo requerido por
el sistema SAP. La información de datos bancarios no es requerida en el formulario
general de recopilación teniéndose para esto solo como base la carta bancaria.
En base a lo comentado anteriormente, la carta bancaria indica una codificación
dependiendo del origen del banco al que el proveedor se asocia (IBAN, para el
ámbito europeo, ABA para el estadounidense). Del análisis de dicha codificación se
determina el número de cuenta, lo cual vuelve a este proceso de registro, un proceso
netamente manual de dependencia exclusiva del nivel de entendimiento del operador.
El proceso de registro se hace entonces propenso a fallas de origen humano, que
nunca dejan de existir cuando no está presente un sistema de verificación confiable.
Además, los departamentos de Cuentas por Pagar y Tesorería no tienen
establecidos en sus procesos internos la verificación de la información bancaria
pertinente a los Proveedores descentralizados, ocasionando fallas al momento de
efectuar la transferencia de fondos, la cual no se logra efectivamente, o surgiendo así
reclamos por parte del proveedor; por lo tanto, se inicia el proceso investigativo que
culmina en la detección de fallas sobre el proceso de registro de datos efectuado por
Contraloría.
37
La falta de control de la documentación recibida por el departamento acarrea
problemas de organización y metodología del trabajo perjudicando la consecución de
las actividades que realizan, lo cual genera descoordinación de la información
recibida que se traduce en fallas de registro y modificación de datos.
Estas fallas, se traducen en falta de prestigio de la empresa ante los proveedores
pues se genera falta de confianza en el pago, además de la seriedad que pierde la
empresa por concepto de no cumplir con los compromisos adquiridos. De forma
interna, estas fallas se traducen en paro de despacho de productos requeridos por la
empresa en sus procesos productivos, que puede llevar a caídas en la producción y
por consiguiente en ingresos económicos para la organización.
PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES ANTE FALLAS EN EL REGISTRO Y
MODIFICACIÓN DE DATOS DE PROVEEDORES
En vista a las fallas mencionadas anteriormente se proponen ciertas soluciones que
buscan eliminar o reducir a su mínima expresión la posibilidad de recurrencia en
irregularidades en el registro. En base al hecho, de que el trato de la empresa con
proveedores se efectúa a diversas escalas con diversos sectores, se menciona la
necesidad de abarcar las soluciones en cada uno de estos ámbitos.
Es importante generar una información confiable desde el punto de partida, que es
la recolección de información por parte de la Dirección de Abastecimiento. La
elaboración de un formato para recolección de datos bancarios, agiliza y simplifica el
proceso de registro posterior que realiza el Sector de Contraloría. Los datos generales
tienen a causar efectos secundarios, lo verdaderamente primordial es la verificación
de los errores producidos casi exclusivamente sobre el número de cuenta y
domiciliación de dicho número de cuenta.
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El registro de bancos intermediarios es crucial para la empresa puesto que la figura
de bancos intermediarios es la que permite la operación de pago de la empresa a
proveedores que manejan diversos tipos de divisas al mismo tiempo. Es una forma
simplificada de pago que puede representar una desventaja en el momento de que no
se asocien efectivamente los bancos de destino al banco intermediario.
La información procesada por el Sector de Contraloría se obtiene exclusivamente de
la gestión realizada por la Dirección de Abastecimiento, ante al hecho de alguna
situación de irregularidad, cada uno de los entes participantes es corresponsable; es
indispensable, la verificación por parte de Contraloría de lo datos registrados. Se
sugiere entonces la figura de verificación de información mediante el mismo sistema
SAP, o mediante alguna otra forma que genere confianza en el proceso de registro.
El proceso de registro de datos, es realizado por el personal que labora en el Sector
de Contraloría, por lo tanto, la presión aplicada al personal, que puede existir entre los
entes internos de la empresa es un factor importante en la transcripción de datos
erróneos, ocasiona problemas de transferencia de fondos. Es importante garantizar
una sinergia entre estos entes que garantice el mejor de los resultados.
La inexistencia de un manual de procedimientos del registro y modificación de
datos de proveedores surge como la base de fallas. El proceso de registro se hace de
forma empírica, haciéndola sujeta a la experticia del operador. En base a los sistemas
de calidad implementados en la organización, la documentación de los procesos es
vital y fundamental, de forma que, no escapa la necesidad e importancia de la
documentación del proceso de registro y modificación de datos de proveedores.
La necesidad de auditoría interna del proceso de registro y modificación de datos,
así como de pagos a proveedores extranjeros es notoria, pues de dicha manera se
garantiza la corresponsabilidad en las acciones de cada uno de los entes internos
involucrados. La corresponsabilidad es necesaria pues implica que cada ente vele por
la efectividad de los procesos en el que todos se involucran.
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El hecho de que se obtengan resultados, tales como, registros erróneos de números
de cuenta o registros incorrectos de bancos intermediarios, afecta a la empresa como
un todo haciendo necesario evitar la reincidencia de estos hechos, considerando que
las pérdidas que representan para la empresa van tanto en el aspecto financiero como
en la reputación de la organización, esto se evidencia en la seriedad que proyecta la
empresa ante los proveedores.
FACILIDADES Y DIFICULTADES PRESENTADAS DURANTE EL
DESARROLLO DE LA PASANTÍA
Facilidades
1. Normativas y reglamentos bien específicos y con fácil redacción para ser
comprendido en su totalidad.
2. Destreza con respecto a la práctica, gracias a los conocimientos adquiridos
en nuestra casa de estudio la Universidad Nacional Experimental de
Guayana.
3. Apoyo del personal humano existente en la dirección del Sector de
Contraloría y Estado Financiero.
4. Un plan de trabajo acorde a nuestros conocimientos, para así lograr los
objetivos con éxito total.
5. Adaptación y Comprensión del Sistema Contable SAP, utilizando para
ejecutar las actividades, gracias a las inducciones recibidas.
6. Capacidad de comprensión sobre las actividades asignadas, lo que permitía
el desarrollo continuo del informe de pasantía.
7. Apoyo de las diferentes áreas en el Sector De Contraloría y Estados
Financieros para obtener información relacionada con las materias cursadas.
Dificultades
1. Retrasos en el desarrollo del trabajo porque se esperaba información por
validar.
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2. Confusión en el uso del sistema SAP.
APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN
1. Análisis de la situación actual del registro y modificación de datos de
proveedores centralizados y descentralizados en el cual se presentan fallas y
posibles soluciones.
2. Recomendaciones para la empresa en base a las fallas detectadas en el proceso
de registro y modificación de datos de proveedores, aportadas en el presente
informe técnico.
CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS
1. Manejo del sistema SAP, en el modulo de contabilidad, mediante el uso de
una clave de acceso que me fue asignada.
2. Registrar los Datos de Proveedores Nacionales y Extranjeros.
3. Modificar los Datos de Proveedores Nacionales y Extranjeros.
4. Cargar los Datos de los números de cuenta bancarios de cada proveedor.
5. Facilidad de comunicación al momento de interactuar con un nuevo grupo
de trabajo.
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CONCLUSIONES
1. Se describió el procedimiento actual (de carácter empírico) por el cual se efectúa
el registro y modificación de datos de proveedores de SIDOR. Remarcándose el
carácter empírico del mismo por no existir respaldo en escrito y por basarse en el
conocimiento adquirido por el operador en el transcurso del tiempo.
2. Se explicó la situación actual al respecto del proceso de registro y modificación
de datos de proveedores de SIDOR, en el cual se evidencia mucha participación
humana sin auditoría interna de por medio, que se manifiesta en altas
probabilidades de falla sin posibilidad de corrección en tiempo oportuno.
3. Se detectaron fallas en el procedimiento, ya que la falta de auditoría y la nula
documentación sobre el procedimiento colocan al mismo bajo un carácter
empírico. El cual es inaceptable para una empresa de prestigio como SIDOR.
4. Se plantean diversas soluciones a las fallas detectadas, donde básicamente se
solicita en carácter de necesidad, la sinergia entre los entes internos partícipes en
el proceso de inscripción, registro y pago de proveedores, la documentación del
procedimiento a nivel oficial dentro de los estándares de la empresa y la creación
de un sistema de auditoría interna que valide las operaciones de registro y
modificación de datos.
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RECOMENDACIONES
1. Elaborar un manual de procedimientos y/o práctica operativa pertinente al registro
y modificación de datos de Proveedores.
2. Actualizar, según sea necesario, el manual de procedimientos una vez elaborado.
3. Designar un grupo de trabajo encargado de la auditoría en el proceso de registro
de datos de proveedores que involucre a las áreas de Abastecimiento, Contraloría,
Cuentas por Cobrar y Tesorería, a fin de evitar errores que pueden ser previstos
antes de efectuar la transferencia de fondos.
4. Capacitar al personal encargado en el registro de datos, primordialmente sobre
cada una de las variables a asignar en el sistema SAP. En especial, sobre manejo
de codificación bancaria internacional (BIC, IBAN, ABA).
5. Capacitar al personal encargado en el manejo del idioma inglés, a fin de evitar
confusiones en la interpretación de documentos suministrados por los bancos de
los proveedores extranjeros.
6. Organizar toda la información que sirva de soporte referente a la actividad de
registro, modificación y eliminación de datos de proveedores, al momento de
generarse cualquier auditoría.
7. Desarrollar desde la Dirección de Abastecimiento una herramienta eficaz para la
recolección de datos bancarios de los proveedores, a efectos de simplificar la
actividad de registro por parte del Sector de Contraloría.
8. Establecer cronogramas de trabajo en torno al registro y modificación de datos de
proveedores a efectos de evitar presiones por parte de entes internos de la
empresa. Estos cronogramas deben ser claros y basados en la realidad de la
interacción entre la empresa y los proveedores.
9. Generar una mayor dinámica entre proveedores extranjeros y la empresa, y
habilitar niveles más rápidos de comunicación entre ellos, para obtener los datos
bancarios en oportunidad.
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REFERENCIAS
BALESTRINI, M. (1997). Como Elaborar Proyectos de Investigación. (1era ed.).
Venezuela: Editorial BL. Consultores Asociados.
LOPEZ, A. (2003). Proceso Contable I. (3era ed.).
México: Cengage Learning Editores.
Wikipedia [Página Web En Línea]. Disponible:
http://es.wikipedia.org/wiki/SAP_R/3[consulta: 2012, junio 29]
Manual de Utilización de SAP R/3, Universidad Pontificia Comillas.
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ANEXOS
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ANEXO 1
Ubicación geográfica de SIDOR, C.A.
Fuente: SIDOR, C.A.
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ANEXO 2
Organigrama SIDOR C.A.
Dirección
Administración y
Finanzas
Asistente Dir,.
Administración y
Finanzas
Departamento de
Administración
Departamento de
Costo
Departamento de
Impuestos
Gerencia
Finanzas
Departamento
Crédito y
Cobranzas
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ANEXO 3