Gerencia y gestión de proyectos

Gestión de Proyectos - Estadísticas

• Los EE.UU. gastan US$2.3 trillones en proyectos cada año, un monto equivalente a una cuarta parte del PIB de la nación.

• El mundo en su totalidad gasta casi US$10 trillones de sus US$40.7 trillones del PIB en proyectos de todas las clases.

• Mas de dieciséis millones de personas consideran a la gestión de proyectos como su profesión; en promedio, un gerente de proyecto gana en EE.UU. más de $82,000 por año. *

*PMI, The PMI Project Management Fact Book, Second Edition, 2001

Gestión de Proyectos - Estadísticas

• Más de medio millón de nuevos proyectos de tecnología informática (IT) fueron iniciados durante el 2001, a comparación de los 300.000 del año 2000. *

• Autores famosos y consultores están enfatizando la importancia de la gestión de proyectos. Tom Peters escribe en su libro, Reinventing Work: the Project 50: “Para triunfar hoy en día, usted debe dominar el arte de los proyectos!”

*The Standish Group, “CHAOS 2001: A Recipe for Success”

Gestión de Proyectos - Motivación

• Los proyectos de TI tienen un historial terrible:– Un estudio del Standish Group realizado en 1995 (CHAOS) encontró

que solamente el 16.2 % de los proyectos de TI fueron exitosos y más del 31% se cancelaron antes de su terminación, costando más de US$81 billones, solamente en los EE.UU.

• La necesidad de proyectos de TI sigue creciendo:– En el año 2000, hubo 300,000 nuevos proyectos de TI– En el año 2001, se comenzaron más de 500,000 nuevos proyectos de

TI

Gestión de Proyectos

Ventajas de utilizar una gestión de Proyectos Formal• Mejor control de los recursos financieros, físicos y humanos.• Mejores relaciones con el cliente• Tiempos más cortos de desarrollo• Costos más bajos• Mejor calidad y mayor confiabilidad• Altos márgenes de ganancia• Mejoramientos en la productividad• Mejor coordinación interna• Alta moral del trabajador

Proyecto

“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.”** Fundamento de la dirección de proyectos, PMBOK, tercera edición.

Atributos de los proyectos

• Propósito único

• Requiere recursos, a menudo de varias áreas

• Debe tener un responsable primario y/o cliente

• Involucra incertidumbre

Producto

Operaciones

“Las operaciones son continuas y repetitivas.”** Fundamento de la dirección de proyectos, PMBOK, tercera edición.

Ejemplos de proyectos de TI

• Desarrollar un nuevo Sistema de Información

• Modificar un Sistema de Información existente

• Adquirir un Sistema de Información

Inicio de un proyecto

Dirección de Proyectos

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos:•Procesos de inicio•Procesos de Planificación•Procesos de Ejecución•Procesos de seguimiento y control•Procesos de cierre

Dirección de Proyectos

Beneficios

• Características de la Metodología– Universal: aplica a cualquier tipo de proyecto

– Completa: cubre todos los aspectos de un proyecto

– Claridad conceptual: sencilla de entender y aplicar

Dirección de Proyectos

Beneficios

• Desarrollo Profesional– Potenciar logro de objetivos personales

– Aumentar el protagonismo en la empresa

– Incrementar habilidades y conocimientos

Dirección de ProyectosBeneficios

• Crecimiento del Negocio– Reducir costos

– Mejorar calidad (proceso y producto)

– Reducir plazos (en algunos casos mas ventas)

– Estimular el trabajo en equipo

– Mejorar intercambio de información y conocimientos

Dirección de Proyectos

Beneficios

• Previsibilidad

• Reducción de costos

• Credibilidad

• Posicionamiento

Dirección de Proyectos

La dirección de un proyecto incluye:

• Identificar los requisitos

• Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar

• Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes

• Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.

Gestión de un proyecto

Triple restricción de un proyecto

Fuente: PMBOK

Dirección de Proyectos

Áreas de experiencia del equipo de dirección del proyecto. Fuente: PMBOK

Estructura de la gestión de Proyectos

Contexto dirección proyectosInteresados y Participantes

Interesados en el proyecto

Interesados (Stakeholders) en el Proyecto• Los stakeholders son las personas involucradas en el

proyecto o que se ven afectadas por las actividades del mismo.

• Los stakeholders incluyen:– el responsable del proyecto y el equipo del proyecto– personal de apoyo– usuarios– proveedores– opositores al proyecto

Director de Proyectos

Persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

Director de Proyecto

Funciones• Preparar propuestas / planes de proyecto, negociaciones y contratos

• Construir una infraestructura de estándares, métodos, técnicas y herramientas para poder producir resultados de calidad con alta productividad

• Crear un conjunto de planes detallados y la línea de base del proyecto

• Seleccionar, liderar, apoyar y desarrollar el equipo del proyecto

• Prever el avance del proyecto y tomar acciones correctivas tempranas

Director de ProyectoFunciones• Asegurar los entregables conforme a los estándares de calidad

contratados

• Administrar los cambios y asistir en la renegociación de contratos

• Mantener una buena relación de negocios con el cliente interno / externo

• Desarrollar la comunicación interna y externa

• Responder por las ganancias y pérdidas

• Administrar el día a día del proyecto

Director de Proyecto

Habilidades• Habilidades de comunicación: escuchar, convencer• Habilidades de Organización: planeación, establecimiento de

metas, análisis• Habilidades para formación de equipos: empatía, motivación• Habilidades de liderazgo: servir de ejemplo, tener energía,

tener visión, delegar, ser positivo• Habilidades para hacerle frente a las cosas: flexibilidad,

creatividad, paciencia, persistencia• Habilidades Tecnológicas: experiencia, conocimiento del

proyecto

Oficina de dirección de proyectos• La oficina de gestión de proyectos (PMO) es una unidad de la

organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo. La PMO también puede denominarse “oficina de gestión de programas”, “oficina del proyecto” u “oficina del programa”.

• En muchas organizaciones, esos proyectos están agrupados o relacionados de alguna forma, de acuerdo con la manera en que la PMO vaya a coordinar y dirigir esos proyectos.

• La PMO pone el énfasis en la planificación coordinada, la priorización y la ejecución de proyectos y subproyectos vinculados con los objetivos de negocio generales de la organización matriz o del cliente.

Fases, procesos, áreas de conocimientos

Metodología de PM

Propone•Analizar situación actual, madurez metodológica y objetivos en torno al Project Management•Definir los involucrados, roles y responsabilidades•Determinar los procesos necesarios a implementar•Ejecutar paso a paso los procesos determinados

Producto o servicioFinal

Leccionesaprendidas

Acta ConstituciónProyecto

Enunciado AlcancePreliminar

Plan de Gestión delProyecto

Productos oserviciosentregablesAprobados

Informes deRendimiento

Productos oserviciosentregables

Procesos de dirección de proyectos

PRINCIPALES OBJETIVOS• Identificación

Conocer al Cliente (interno/externo). Relación. Saber qué necesita.Conocer la competencia y su oportunidad con el Cliente (externo)

• Evaluación¿La oportunidad es atractiva para la compañía? (externo)¿Es factible hacer lo que desea el Cliente? Análisis costo-beneficio.

• Analizar riesgos de negocio¿Cuáles son los riesgos del negocio / del cliente?

Procesos de dirección de proyectos

PRINCIPALES OBJETIVOS• Elaboración de la propuesta

Detallar los aspectos del proyectos, técnicos y comerciales• Aprobación de la propuesta

Aprobar la propuesta internamente por los demás sectores y fijar la línea base del proyecto en tiempo, costo y alcance

• Negociación y firma contrato con clienteNegociar plazos finales, precio final y términos y condiciones con el Cliente

• Elaboración y aprobación del plan de negocios

Procesos de dirección de proyectos

Principales objetivos• Autorización de un proyecto o una fase

Detallar y aprobar el Acta de Constitución de Proyecto• Nombramiento del director de proyecto• Lanzamiento de proyecto

Realizar reunión de lanzamiento con todas las áreas involucradas en el proyecto.Distribución del PGP y del Acta de Constitución de Proyecto entre los participantes.

Procesos de dirección de proyectos

PRINCIPALES OBJETIVOS• Refinar el contenido técnico de la propuesta o del plan de negocios

Refinar Alcance, Tiempo, Costos, Riesgos y demás aspectos• Elaborar el plan de gestión de proyecto

Presentar el mismo como el primer entregable• Establecer una segunda línea base si es necesario / si se puede

Procesos de dirección de proyectos

PRINCIPALES OBJETIVOS• Controlar las 5 áreas de conocimiento duras

Alcance, Tiempo, Costos, Riesgos y Calidad• Reportar el avance

Elaborar el Informe de Rendimiento y analizar el mismo• Actualizar el plan de gestión del proyecto• Desarrollar el equipo de trabajo• Tomar las acciones correctivas necesarias

Procesos de dirección de proyectos

PRINCIPALES OBJETIVOS• Evaluar el proyecto

Desvíos de costos y cronograma¿Involucrados en el proyecto satisfechos?Lecciones aprendidas e implicancias para el futuro

• Cerrar el proyectoFormalizar todos los avances con la firma de aceptaciones

• Cerrar los subproyectos con los terceros• Reconocimiento y recompensas para el personal

Grupos de procesos y sus relaciones

A mayor solapamiento, mayor riesgo!!

Resumen del Grupo de Procesos dePlanificación