Gestión de Transferencias Documentales al Archivo Histórico Comunal de San Bernardo

Autor: Irma Acevedo Llanos Cargo: encargada Archivo Histórico Comunal de San Bernardo

Correo electrónico, iacevedo@sanbernardo.cl Institución: Ilustre Municipalidad de San Bernardo

El Archivo Histórico Comunal (2006 - ) perteneciente a la Ilustre Municipalidad

de San Bernardo, es el lugar donde se custodian documentos históricos de la

Comuna, cualquiera sean sus soportes, donados o adquiridos, cuyo contenido

es trascendente y memorable tanto para la institución a la que sirve como a la

historia local y nacional.

Observando la Norma Internacional de Archivos ISAD G, sus principales

funciones son las de conservar, organizar, clasificar, catalogar y difundir la

memoria documental, facilitando la investigación social, científica y cultural.

Objetivos Esquematizar los procedimientos que se deben observar para efectuar las

transferencias documentales de los archivos de gestión de las dependencias

municipales al Archivo Histórico

Metodología Descriptiva

Narrativa

Visual

Introducción Reseña histórica de la Ilustre Municipalidad de San Bernardo En 1855 fue constituida como Municipalidad del Departamento de La Victoria y

en 1894 cambió su nombre a Municipalidad de San Bernardo, denominación

que conserva hasta hoy. Originalmente incluía territorios que actualmente están

adscritos a las comunas de Lo Espejo, El Bosque, Cerrillos, La Granja, La

Cisterna, Pirque y Puente Alto, ahora sus límites son más acotados.

De acuerdo con la Ley Orgánica que las rige en el presente, las

municipalidades son corporaciones autónomas de derecho público, con

personalidad jurídica y patrimonio propio, cuya finalidad es satisfacer las

necesidades de la comunidad local y asegurar su participación en el progreso

económico, social y cultural de las respectivas comunas.

En el ámbito de su territorio, entre otras funciones, les corresponde elaborar,

aprobar y modificar los planes de Desarrollo Comunal (Pladeco) y Regulador

Comunal (PRC), promover el desarrollo comunitario, aplicar las disposiciones

sobre transporte y tránsito públicos, construcción, urbanización, aseo y ornato

de la Comuna.

En cuanto a su organización interna, las funciones y atribuciones de las

municipalidades son ejercidas por el Alcalde y el Concejo, disponiendo de una

Secretaría Municipal, de una Secretaría Comunal de Planificación y de otras

unidades encargadas del cumplimiento de funciones de prestación de servicios

y de administración interna, relacionadas con el desarrollo comunitario.

El Alcalde es la máxima autoridad de la municipalidad y en tal calidad le

corresponde su dirección y administración superior y la supervigilancia de su

funcionamiento. En la condición antedicha, debe presentar a la aprobación del

Concejo, el Plan Comunal de Desarrollo, el Presupuesto Municipal, el Plan

Regulador, las políticas de la Unidad de Servicios de Salud y Educación y

demás incorporados a su gestión, y las políticas y normas generales sobre

licitaciones, adquisiciones, concesiones y permisos.

El Concejo Municipal es una de las entidades de mayor relevancia en la

estructura municipal, de carácter normativo, resolutivo y fiscalizador. Está

integrado por ocho Concejales, quienes son elegidos a través de votación

directa mediante un sistema de representación proporcional. Las reuniones

ordinarias del Concejo son convocadas y presididas por el Alcalde, las

extraordinarias pueden ser realizadas mediante convocación de la autoridad

municipal o por un tercio de los Concejales en ejercicio.

A la Secretaría Municipal, principalmente le corresponde dirigir las actividades

de secretaría administrativa del Alcalde y del Concejo, y desempeñarse como

Ministro de Fe.

La Secretaría Comunal de Planificación, desempeña funciones de asesoría del

Alcalde y del Concejo, en materias de estudios y evaluación, propias a sus

respectivas competencias.

Los servicios municipales son seis: Administración y Finanzas, Tránsito y

Transporte Público, Obras Municipales, Aseo y Ornato, Operaciones y

Desarrollo Comunitario (DIDECO) destacándose esta última en proponer

medidas de de promoción social, tendientes a materializar acciones en este

ámbito.

Creación del Archivo Histórico Comunal

En el año 2006, se materializó una de las tantas aspiraciones municipales

relativas a dar un óptimo servicio a la Comunidad, la creación del Archivo

Histórico, mediante la gestión de las Direcciones de Desarrollo Comunitario

(DIDECO) y Secretaría Comunal de Planificación (SECPLA) dentro del Plan de

Desarrollo Comunal 2001 – 2010 (PLADECO).

Objetivos: Crear un espacio informativo documental de la historia de la Comuna Custodiar, resguardar, describir y clasificar (observando la norma ISAD

(G) ) sus documentos históricos, cualquiera sean sus soportes,

transferidos de reparticiones municipales, donados o adquiridos de

particulares, cuyo contenido sea valioso y memorable tanto para la

institución a la que sirve como a la historia local y nacional.

Difundir la memoria documental, facilitando la investigación social,

científica y cultural.

Transferencias Documentales

La Transferencia Documental es un procedimiento habitual de ingreso de

documentos en el Archivo Histórico (el que cumple también funciones de

Archivo Central), mediante el traslado de fracciones de series documentales

desde los archivos de gestión, una vez que éstas han cumplido el plazo de

permanencia fijado, en la normativa establecida por el Archivo Nacional.

La necesidad de liberar las áreas de trabajo del personal que labora en las

oficinas municipales y permitirles almacenar nuevos documentos requeridos

para la resolución de asuntos cotidianos, les obliga a seleccionar para luego

transferir los documentos con información relevante, al Archivo Histórico.

Bodega Casa de la Cultura

ESQUEMA GENERAL DE ORGANIZACIÓN

Eliminación

Instalación

Ordenación

Documentos de apoyo ydocumentación informativa auxiliar

Archivo Centralo General

Hoja de transferencia

Transferencia

Documentos sin vigencia administrativa

ORGANIZACIÓN

Documentos en trámite o con vigenciaadministrativa

SEPARACIÓN DE DOCUMENTOS

Organización Documental

Previamente y para efectuar una transferencia documental, los archivos de

gestión municipales o de instituciones privadas localizadas en la Comuna de

San Bernardo, coordinan una visita en terreno con el Departamento de

Archivos Municipal (creado por Decreto Alcaldicio Exento Nº 2081 de

15/02/2012), para que se les realice un diagnóstico de la documentación a

transferir.

Luego de obtener la información derivada de la visita en terreno, el

Departamento de Archivo Municipal, envía a la oficina remitente o institución

privada (según sea el caso), una minuta con las recomendaciones técnicas

específicas, requeridas para aceptar la transferencia.

Recomendaciones Técnicas: Los documentos deberán remitirse organizados es decir, clasificados de

acuerdo a las series documentales existentes en la oficina o lugar de

procedencia, y ordenados de acuerdo a su número y fecha interna o en su

defecto, respetando la secuencia de su acumulación o producción.

Este procedimiento se aplica a los documentos registrados en cualquier tipo de

soporte:

Ejemplos

Manuscritos

Sonoros

Visuales

Gráficos

Este procedimiento no se aplica a los documentos ingresados por donación o

compra. En función del ciclo vital de los documentos, éstos pueden ser de

oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos:

SISTEMA DE ARCHIVOSEGÚN LA EDAD DE LOS DOCUMENTOS

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO ADMINISTRATIVO

ARCHIVO HISTÓRICO

Documentación Entre 0 y 25 años

Documentación de más de 25 años

Edad de los Documentos

Siguiendo esta pauta, las series documentales existentes se ordenarán

cronológicamente por tipos documentales:

Decretos Supremos

Decretos Exentos

Copias de Decretos

Resoluciones con Toma de Razón

Resoluciones Exentas

Copias de Resoluciones

Circulares Emitidas

Providencias

Ordenes Internas

Comunicaciones recibidas, como oficios, cartas y solicitudes.

Comunicaciones enviadas

Otros documentos

Simultáneamente, se realizarán tareas de limpieza extrayendo copias, tarjetas

sociales, papeles autoadhesivos, clips, grapas, elásticos o cualquier elemento

que pudiese dañarlos.

Los documentos se instalarán en cajas de archivo corrientes, identificadas y

etiquetadas: Fondo. Sección, Subsección, Nº de carpetas, Nº de la caja y

fechas extremas.

Caja de archivo

(Contenedor, generalmente en cartón que sirve para la conservación de una o varias unidades

documentales)

El día del traslado, se entregan las cajas con documentos y los formularios de

transferencia respectivos llenados previamente y el encargado (a) del Archivo

autoriza el ingreso de los documentos.

Donaciones: Otra forma de ingreso de documentos al Archivo Histórico son las donaciones

de particulares que desean resguardar el testimonio de sus vidas personales y

familiares, con la finalidad de apoyar a la investigación cultural y científica local.

Estas se efectúan mediante la firma de una carta de donación en la que se

consigna, los documentos donados y el nombre del donante. Las donaciones

constituyen la verdadera riqueza patrimonial del Archivo Histórico Comunal.

Conclusiones La Transferencia Documental permite descongestionar las áreas de

trabajo del personal en la medida que disminuye su frecuencia de

consulta, y a la vez facilita el resguardo de los documentos que se

tramitan periódicamente.

Para prevenir que el movimiento de los documentos limite sus

posibilidades de recuperación posterior, se requiere que las diferentes

unidades que los producen y mantienen, realicen dichos traslados de

manera planificada y controlada.

Las reparticiones municipales estarán en condiciones de establecer los

tiempos de permanencia de los documentos encada una de las unidades

que componen su sistema de archivo y asignarles responsabilidades

específicas para realizar las transferencias documentales

Facilita la oportuna localización de la información, ya sea para la toma

de decisiones de la propia administración o para el servicio de los

ciudadanos que así lo requiriesen.

Es importante señalar que las Transferencias Documentales realizadas

al Archivo Histórico, permiten mantener y custodiar el patrimonio

documental de la memoria colectiva de la Comunidad de San Bernardo

La donaciones de particulares aumentan y constituyen el rico patrimonio

documental del Archivo Histórico Comunal

ANEXO Organigrama Municipal

Alcaldía

Secretaría Municipal Administración Municipal

Asesoría Jurídica

Dirección de Control

Auditoria Interna Fiscalización y Control Legal

RRPP, Prensa y Comunicaciones

Deptos: Legal, Judicial y Fiscalía

Oficina de Partes e Informaciones

Secretaría Comunal de

Planificación

Departamento de Asesoría Urbana

Departamento de Estudios y Proyectos Departamento de Presupuesto

Dirección Desarrollo Comunitario

Dirección de Obras

Dirección de Administración y Finanzas

Dirección de Aseo y Ornato

Dirección de Tránsito y Transporte Público

Dirección de Operaciones

Asist. Social, Org. Comunit. Subsidio y Estratificación, Des. Loc. Sust., Dpto Cultura y Turismo

Contabilidad y Presupuesto, Tesorería, Recursos Humanos, Admin. Rentas y

Adquisiciones

Ing. de Tránsito, Licencias de Conducir, Permisos de Circulación.

Edificación, Urbanización, Ins.de Obras, Zon.y Catastro, etc.

Departamentos: Aseo y Técnico

Departamentos: Emergencia, Inspecciones

Consejo Económico y Social Comunal

Consejo Municipal

Juzgados de Policía Local

Departamento de Informática

Depto. de Archivos Sección Archivo Histórico