7/25/2019 Gestin de la calidad. Administracin de tiempo y juntas.

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ADMINISTRACIN DE

TIEMPO Y JUNTAS

DULCE FERNANDA FELIX MOLINA

GESTIN DE LA

CALIDAD

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Cuando se trabaja en el manejo del tiempo se debe vigilar que la velocidad no

atente contra la calidad de la tarea y proceso que se est realizando, porque no se

estara mejorando sino empeorando. Como dice la frase popular, se debe vigilarque el remedio no sea peor que la molestia o la enfermedad, y que la reduccin del

tiempo no genere ineficiencia o prdida de calidad en los resultados.

Manejo del tiempo para mejorar

Veamos algunas reglas del manejo del tiempo que puedes seguir para que no se

vea afectada la calidad del trabajo:

La velocidad en la tarea se puede lograr con nuevas tcnicas y no haciendo las

cosas de la misma manera. La agilidad en el proceso se puede alcanzar cuando se

eliminan o reducen actividades innecesarias que no le aportan valor a los

resultados, y no haciendo todo de la misma manera. La velocidad implica nuevo

talento, aprendizaje y desarrollo personal y profesional, y no estancados con los

conocimientos que ya tenemos incorporados. La agilidad necesita colaboracin de

otras personas para juntos realizar los procesos en forma coordinada y alcanzar los

mismos objetivos, y no trabajando en forma aislada y fuera del sistema o engranaje.

Es hacer mejor las cosas en menos tiempo y no solo aumentar la velocidad de las

tareas sin que importen los resultados finales.

En el manejo del tiempo la calidad cuenta, de tal forma que si deseas variar la forma

en que ests realizando las tareas o eliminar procesos o dejar de hacer cosas o

aumentar la velocidad para obtener los resultados, no debes descuidar que lo

importante es que el desempeo mejore, la calidad sea superior, los resultados

aporten el valor que esperas, los clientes que se benefician con el producto

terminado reconozcan la diferencia.

No se puede ser ms eficiente en el manejo del tiempo, a costa de que la calidad

del proceso y de los resultados se disminuya. Tampoco se puede ser ms eficaz en

el Administracin del tiempo, si los objetivos iniciales no se alcanzan o se desvan

as sea en un poco. El ideal es que la eficiencia y la eficacia, se encuentren

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acompaadas de la calidad para que los cambios impliquen mejoras sustanciales y

apreciadas.

Manejo del tiempo incluyendo la perspectiva del cliente

Para ello, debes blindar la calidad en el trabajo, asegurarla con seguimiento y

medidas de contingencia que permitan actuar ante la presencia de cambios

inesperados en el entorno. Cuando veas que la calidad se est disminuyendo

puedas modificar la forma en que ests actuando y cuando percibas que te ests

desviando del objetivo puedas corregir el rumbo antes de que sea demasiado

costoso hacerlo.

La calidad y el Gestin del Tiempo siempre van unidos, si lo que esperas es mejorar

de fondo y no en apariencia. Pero para lograr la calidad, debes variar la forma en

que ests actuando, adicionar tcnicas y conocimientos, aceptar la ayuda de

terceros, adecuarte a las necesidades de los clientes quienes al fin y al cabo son

los que realmente juzgan la calidad de los resultados.

Ladrones de Tiempo: Significado y gestin del tiempo

Los Ladrones de Tiempo es un concepto que explica los diferentes factores

negativos que nos impiden aprovechar efectivamente el tiempo de que disponemos.

Algunos Ladrones de Tiempo son inevitables y necesarios, otros en cambio, deben

tratar de reducirse parcial o totalmente. El manejo ptimo del tiempo es una

habilidad que, con prctica y mtodo, puede aprenderse.

Conseguir vencer a los ladrones de tiempo es, en las pequeas y grandes

empresas, un factor de xito principal. Para ello, es necesario reconocer a los

ladrones de tiempo y como tratar con esas situaciones.

A lo largo de la semana, los expertos estiman que las interrupciones innecesarias

pueden suponer casi 10 horas de labores innecesarias o muy reducibles.

Es bien conocido el Principio de Pareto, famoso tambin por la regla del 80-20 por

la cual el 80% de las tareas las realizamos en el 20% del tiempo disponible. Por

consiguiente hay un pequeo nmero de trabajos que nos llevan una enorme

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cantidad de recursos y esfuerzo. Gestionar correctamente el rendimiento real de

estos elementos, gracias a laformacin en gestin eficaz del tiempo, consigue

incrementar el lmite temporal diario sin incrementar las horas dedicadas a la

actividad.

Demasiadas juntas y poca productividad?

"Uno puede tener juntas o puede trabajar" Peter F Drucker.

Desde hace aos que me topo con este problema: Al da tengo entre 6 y 8 juntas

de las cuales solo dos o tres son productivas. Las dems son juntas que de entrada

no quiero tener, generalmente con gente fuera de la organizacin que exige hablar

con el director, o bien con gente recomendada por amigos o a la que le "debemos"

favores. Estas juntas son las que verdaderamente quitan tiempo, duran horas y

generalmente no son productivas.

Ya desesperado le ped consejo a una ex ejecutiva de alto perfil, y estas son sus

sugerencias:

De plano decir que no a la reunin. Es difcil decir no, sin embargo a veces no

queda de otra. Si crees que esa reunin no te va a beneficiar de ninguna manera,

evtala.

Si de plano no se puede evitar, hay dos alternativas:

A) Hacer las reuniones en el caf de la esquina, asegurndole al visitante que tienes

20 minutos como mximo porque tienes otra reunin. Hacerla fuera de tu oficina

evita que el visitante se quede horas sentado en tu oficina y luego no lo puedas

correr. Es ms fcil que t salgas corriendo del caf de la esquina con el pretexto

de tu siguiente junta.

B) Si la reunin se lleva a cabo en tu oficina, antes de comenzar la reunin, aclararle

a la persona que tienes solamente 20 minutos, y que a los 20 minutos tienes un

compromiso de vida o muerte (como una conferencia telefnica con Nueva York). A

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los 20 minutos, le pides a alguien de tu oficina que entre a la sala de juntas y que te

avise que la conferencia ya inici. Esta opcin funciona bien, aunque a veces la risa

de la persona que entra a tu oficina con el "engao" los delata a ambos

Lo nico peor que tener una junta que no quieres con alguien que no quieres, esque a los pocos das la persona te vuelva a buscar para solicitar una nueva junta

para revisar los "avances" de la junta pasada. Por eso es muy importante que al

trmino de la primera reunin se deje muy en claro el seguimiento preciso. Hay dos

opciones de seguimiento:

La reunin fue un desperdicio de tiempo y no hay espacio para hacer nad a

concreto: Es necesario terminar y aclarar que no hay nada que hacer en un futuro.

Esto quita expectativas y la persona no volver a solicitar una reunin futura. La reunin gener algn compromiso mnimo de apoyo: Es muy importante que

ese algo se haga lo antes posible y que se deje claro que al finalizar el compromiso

termina la relacin.

Suena agresivo lo anterior, pero en verdad que en el mundo competitivo, es

desesperante y frustrante ver como se nos van los das con decenas de juntas poco

productivas que roban recursos. Es importante para los dueos, directores y

ejecutivos tomar muy en serio la efectividad de las juntas, de su tiempo y de sudinero.

6 puntos bsicos para tener juntas productivas

Antes del desayuno? En viernes a las cuatro? Las juntas exigen una logstica

para que sean pocas y exitosas. Deja atrs el vicio de la juntitis improductivis.

Llevar a cabo juntas de trabajo exitosas va ms all de tocar cada punto en la orden

del da, se necesita un manejo meticuloso del tiempo, un lder que pueda llevarla al

paso, un horario indicado para su celebracin y, por supuesto, a la gente adecuada.

Sabes por dnde empezar?

1. Cero juntitis

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An existen lderes que realizan juntas diario a las 8:00 am. Dependiendo del sector,

en lo general esto no funciona. La Asociacin Mexicana del Trabajo en

Equipo asegura que un ejecutivo promedio, invierte 21 semanas al ao en juntas,

de las cuales, del 25 al 50% son innecesarias.

De hecho, las juntas se han catalogado como uno de los principales distractores en

las oficinas, provocando menores ndices de productividad y prdida de tiempo. As

que si no es necesario, evtalo.

Las juntas deben hacerse para informar los avances que existan sobre objetivos

especficos, si quieres saber cmo va tu equipo da con da, no es necesario que

los distraigas de sus obligaciones, con un reporte al final del da, es ms que

suficiente. Y si son de planeacin, la presentacin debe estar orientada a tusestrategias para conseguir los objetivos del negocio.

Cada cundo hacerlas?

Cuando se comienza un proyecto.

Cuando se quiere dar una noticia importante.

Cuando existan modificaciones puntuales en la operatividad.

Cuando exista una emergencia.

De manerasemanal para una junta informativa.

2. Slo las personas necesarias

Te ha pasado que convocas a una junta y llegan todos los integrantes de tu

equipo? Bien, esto est mal. Para obtener la productividad deseada, las juntas de

trabajo deben estar conformadas por las personas interesadas o de aquellas de las

que se necesiten sus servicios.

Si tu junta tiene que ver con el rea de finanzas, el rea creativa no tiene nada que

hacer ah. El tener a la gente necesaria, no slo acorta el tiempo de duracin, sino

se concentran las decisiones en la gente realmente importante para la operatividad

del proyecto, se convierten en juntas 100% efectivas.

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3. El lugar

De acuerdo con el portalehowenespanol.com,el lugar es primordial para que las

juntas sean efectivas. La recomendacin es escoger lugares apartados de la

dinmica laboral, esto ayudar a centrar la atencin de los convocados en losobjetivos de las mismas. Muchas empresas manejan convenios con restaurantes y

salones para organizar sus juntas.

Asegrate de que no existan interrupciones innecesarias y que el espacio se

encuentre cerrado. La ventilacin y la iluminacin son muy importantes para

llevarlas a cabo, una ventilacin adecuada mejora el desempeo de los

colaboradores y una iluminacin efectiva ayuda a evitar somnolencia y poca visin.

4. Los horarios para hacerlas

Keith Harris, autor del estudio de gestin del tiempo When Is Good, indica que los

mejores horarios para realizar las juntas de trabajo son los martes despus de las

10:30 de la maana y antes de las 2 de la tarde.

El experto asegura que las juntas realizadas a las 9 de la maana, tienen un

porcentaje de efectividad del 33.3%. Si tu pregunta es por qu, el experto seala

que muy temprano los trabajadores suelen estar indispuestos ante la falta de

alimentos y el escaso tiempo para preparar la reunin.

Otro tip que los expertos recomiendan es no hacer juntas sorpresa, asegrate que

estn planeadas en agenda, de esta manera no habr pretextos para llegar con las

mejores ideas y con la mayor disposicin.

5. Cuida su duracin

Si crees que una junta de cuatro horasseguidas- es exitosa, lo ms seguro es que

te lleves una sorpresa. De acuerdo con investigadores del Instituto Tecnolgico

Autnomo de Mxico (ITAM), los periodos de concentracin en el profesionista

promedio son de 60 a 90 minutos, despus de este periodo de tiempo, existen

elementos que pueden distraer a tu equipo. Es por ello que recomendamos

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establecer horarios fijos de duracin. Por ejemplo: El horario para la junta del lunes

es de 10:30 a 12:30 de la tarde.

Para juntas de planeacin o de evaluacin que exigen un mayor lapso de tiempo,

es importante que realices descansos de 15 minutos para regenerar la atencin sinperder el foco de tus colaboradores.

6. Da seguimiento

Si no existe un seguimiento a los acuerdos de una junta, es como si no hubiera

existido. Es importante que asignes a un responsable de llevar la minuta, pero

tambin los resultados a cada uno de los puntos acordados, esto te ayudar a llevar

un control y a que las juntas sean realmente efectivas