Gestión de Los Interesados y Planificación Parte 1 2014

UNIVERSIDAD TCNICA FEDERICO SANTA MARA

PDP Bsico BancoEstado

Programa Direccin de Proyectos para Lderes de

Desarrollo de la Gerencia de Sistemas

Gestin de los Interesados y Planificacin

v 2014- Sergio Mura



Objetivos del curso

Identificar los interesados y sus relaciones y valorizarsus influencias en un proyecto.

Analizar la relacin de los interesados con laplanificacin del proyecto/iniciativa

Valorizar la gestin de las comunicaciones con losinteresados

2




3

Agenda

1. Marco Referencia

2. Gestin de los Interesados

3. Planificacin

1. Alcance,

2. Tiempo

3. Costo

4. Reflexiones



5%

55%

37%

3%

0%

Madurez en

Gestin Corporativa de Proyectos

Inicial

Repetible

Definido

Gestionado

Optimizado

Cul es la realidad hoy?

4

7%

42%

37%

14%

Alta

Media

AltaMedia-

BajaBaja

Performance de los proyectos

Fuente: Estudio El valor de las Oficinas de proyecto en las Organizaciones 2014 Deloitte - USM



Metodologas

Es la dimensin qu ms afecta la performance.

La inversin ms efectiva en el camino de mejora

PMO

Es la seguna dimensin ms importante en relacin a la performance.

La PMO como agente de cambio

Herramientas

Bajo nivel de madurez.

Los resultados no permiten concluir su impacto sobre la performance.

No se estn aprovechando las ventajas de contar con herramientas integradas.

Personas

Es la dimensin con ms bajo nivel de madurez

Los resultados no permiten concluir su impacto sobre la performance.

Las otras dimensiones requieren personas competentes.

5

Realidad en la madurez




Madurez

Performance

Madurez vs Performance

6




90% desarrolla el cronograma.

Un 78% planifica con un presupuesto

Un 77% cuenta con una Ficha de Proyecto

Un 60% hace gestion de alcance, pero slo un 42% utiliza EDT.

Menos del 26% desarrolla plan de interesados y comunicaciones.

Plan de Proyectos

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Prcticas de Gestin de Proyectos


PDP Bsico BancoEstado8

Prcticas de Gestin de Proyectos

Indicadores de rendimiento ms comunes son: Desviacion de plazos, % de avance completado y desviacion de

costos.

Los indicadores especificos de direccin de proyectos, como EV (valor ganado) y esfuerzo incurrido no son muy

utilizados.

Se empiezan a utilizar indicadores de metodologas giles

Indicadores de Rendimiento



Estndares en Gestin de Proyectos

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Estndares Mejores Prcticas

PMI (Project Management Institute)

A Guide to the Project Management Body of Knowledge PMBOK GuideFourth Edition

The Standard for Portfolio Management

Certificaciones (PMP, PMI-ACP, PgPMP, otras)



Qu es un Proyecto?

Es un esfuerzo temporal destinado a crear un nicoproducto, servicio o resultado. (PMBOK Guide).

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NECESIDADES,OBJETIVO

OBJETIVOALCANZADOPROYECTO

Un proyecto tiene: Un principio y un final Un conjunto especfico de objetivos Criterios de calidad medibles Muchas actividades interrelacionadas Recursos limitados Costo y tiempo definidos

Qu es un Proyecto?

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Lograr el objetivo? ...Costos Estar a tiempo?...Calidad Apegarse a la VISIN?...De quin? Un usuario satisfecho?...con qu? Mantener el trabajo (el puesto, la posicin)? Hacer el mejor esfuerzo?

El xito de un Proyecto

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Es aqul que alcanza los objetivos planteados y adems :

En el tiempo proyectado

Con el costo presupuestado

Logra el nivel de calidad o desempeo deseado

Es aceptado por el cliente

Considerando entorno de Riesgos

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Alcance Tiempo

Calidad

CostoEquilibrar restricciones

contrapuestas

Proyecto/iniciativa Exitosa



PM es la aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para alcanzar los requerimientos de ste

(PMBOK Guide)

PROCESOS

Qu es la Direccin de

Proyectos/Iniciativas?

(AP, DP, ,GP, PM, LD)

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Serie de procesos, unos secuenciales, otros se traslapan,cuyo nombre y nmero se determinan

de acuerdo a las necesidades de controlde la(s) organizacin(es) involucradas

en el proyecto

El Ciclo de Vida de un Proyecto/Iniciativa

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Ciclo de Vida en BancoEstado

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Ciclo DesarrolloCiclo DemandaSBIF

Objetivos

Entregables

Riesgos

Interesados



Ciclo Desarrollo de Proyectos/Iniciativas

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Conjunto indivisible de acciones realizadas por el rolresponsable, utilizando la informacin de losartefactos entrada, cuyo resultado debe quedardocumentado en los artefactos salidas, y que debeser revisado y aprobado por el rol Aprobador

Procesos segn GSIS



Procesos de la administracin del proyectoDescripcin, organizacin y administracin de los trabajos desarrollados por el equipo de administracin del proyecto

Procesos orientados al productoEspecificacin y creacin del producto del proyecto desarrollados por el equipo de produccin o ejecucin, proveedores, contratistas, etc.

Ambos grupos de procesos interactan a lo largo del proyecto

Por ejemplo: es imposible definir el alcance del proyecto sin conocimiento del rea de aplicacin relacionada con

cmo construir el producto

Los Procesos en un Proyecto

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Procesos en los Proyectos/Iniciativas

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PDP Bsico BancoEstado 21

Dentro del Ciclo de vida

10 reas de Conocimiento

5 Grupos de Proceso

Mapa de Procesos del PMBOK Guide 5th Ed



5 Grupos de Procesos, 47 procesos

El Modelo de Procesos del PMBOK Guide

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Gestin de la Demanda



Grupos de Procesos

Iniciacin Procesos realizados para definir un nuevo proyecto (o fase), mediante la

obtencin de la autorizacin para comenzar dicho proyecto o fase.

Planificacin Procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los

objetivos y definir curso de accin necesario para alcanzar los objetivos por los que surgi el proyecto.

Ejecucin Procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan de

proyecto, con el fin de cumplir sus especificaciones.

Control Procesos requeridos para monitorear, analizar y regular el progreso y

desempeo del proyecto, para identificar reas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.

Cierre Procesos realizados para finalizar las actividades, a fin de cerrar

formalmente un proyecto o fase del mismo.

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Anlisis

Qu procesos aplican los lderes

de Desarrollo?

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25

Agenda

1. Marco Referencia

2. Gestin de los Interesados

3. Planificacin Alcance, Tiempo y Costo

4. Reflexiones



PMP, PMBOK son marcas registradas del Project Management Institute Inc.

Gestin de Interesados

Qu se entiende por Interesado?

Interesado o Stakeholder es toda persona, grupo u organizacin que

puede afectar, ser afectada, o percibe que pueda ser afectada por una

decisin, actividad o resultado del proyecto (PMBOk 5th versin)

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Los interesados:

Pueden tener intereses que puedan verse afectados positiva o negativamente por la ejecucin o el trmino del proyecto

Puede tener expectativas y requisitos para el proyecto Pueden involucrarse activamente en el proyecto Pueden competir por sus intereses generando conflictos

al interior del proyecto Pueden impactar positiva o negativamente en los

objetivos del proyecto

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Sponsor

Director Proyecto

Equipo Direccin

Director Programa

PMO

Otros miembros

Equipo de Proyecto

El proyecto

Gestor Portafolio

Otros Interesados

Cliente/ Usuario

Gerente Funcional

Proveedor/Socio

Gerente Operacin

Interesados del proyecto

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Los interesados del Proyecto


El Equipo de Proyecto Directivos de la gestin de proyectos (Lderes de

Desarrollo, PMO, Jefes, Directores de programas, Otros)

Cliente Usuarios Proveedores, Contratistas, Subcontratistas, Organizaciones relacionadas, socios, Organizaciones gubernamentales, asociaciones Muchos ms

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Entre los ms importantes:

Lder de Desarrollo

Patrocinador (Sponsor).

Miembros del Equipo de Trabajo.

Cliente

PMO

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Lder de Desarrollo

La persona con la autoridad y la responsabilidad

de un proyecto exitoso.

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Entregar el producto o servicio con los recursos disponibles, considerando las restricciones de tiempo, costo, calidad, tecnologa y desempeo.

Administrar el equipo de trabajo (desarrollar un equipo tcnicamente capaz y productivo)

Tomar todas las decisiones requeridas y generar recomendaciones (alternativas, terminacin, cancelacin, etc.)

Actuar como el punto principal de comunicacin entre el cliente, el Sponsor y la alta gerencia

Negociar

Resolver todos los conflictos (si es posible)

Responsabilidades del Lder de Desarrollo (segn PMI)



Rol Lder de Desarrollo segn G.S (1/2)

Es el responsable de planificar, organizar, controlar y gestionar las etapas de la iniciativa de manera de asegurar que sta entrega la capacidad comprometida en forma, calidad, costo y tiempo, de acuerdo con lo establecido en su definicin original y posteriores cambios agregados

Lidera al equipo de trabajo multidisciplinario. Trasmite a su equipo el sentido, objetivo y alcance de la iniciativa. Mantiene la consistencia con el alcance inicial y realiza las estimaciones,

derivadas de las solicitudes de cambio recibidas del Responsable de la Iniciativa y hace los actos de integracin de estos cambios de ser ellos acordados.

Realiza en conjunto con los especialistas la planificacin de la iniciativa, en base a la metodologa prevista.

Asegura que se utiliza la metodologa de desarrollo del Banco y los procedimientos establecidos as como asegura la generacin de todos los artefactos previstos en la metodologa.

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Rol Lder de Desarrollo segn G.S (2/2)

Asegura la generacin de las mtricas y los reportes de control al Responsable de la Iniciativa y a la PMO respectiva, en base a la metodologa definida.

Es responsable de la administracin de los recursos humanos de su iniciativa durante el tiempo de sta y de la evaluacin de esos recursos junto con sus jefes funcionales.

Administra los riesgos y quiebres, escalando a travs de las reas funcionales a las que pertenecen los miembros del equipo a su cargo, y de no ser suficiente a travs del Responsable de la Iniciativa.

Es responsable de la gestin del presupuesto de su iniciativa. Entender las expectativas del cliente representado en el Responsable de la

Iniciativa. Es responsable de la impecabilidad de los entregables de todas las etapas de

la de la iniciativa. Participa en las revisiones de calidad. Expone la iniciativa, desde la perspectiva de la ejecucin, y su estado de

avance en los espacios donde ello sea necesario. Realizar control de horas utilizadas y consumidas por los proveedor

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Creemos que Ud. tiene lo que buscamos en un

Director de Proyecto!



PMBOK Guide

Conocimientos, normas y regulaciones del rea de aplicacin del proyecto

Habilidades blandas

El Director de Proyectos

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Es integrador y facilitador Usa la autoridad natural Toma la responsabilidad por los problemas

del equipo Tiene confianza en las personas Toma riesgos con su equipo Es creativo, innovador

Es un in -prendedor!

El Director de Proyectos de un equipo exitoso

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Patrocinador (Sponsor)

Es el dueo del proyecto y de la mayora de los recursos requeridos en la organizacin en la que el proyecto se lleva a cabo; es quien establece las

prioridades del proyecto dentro de la organizacin y tiene la responsabilidad global de su xito.

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Participacin mayoritaria en la venta del proyecto

Establecer y mantener buenas relaciones con el cliente

Apoyar al Director de Proyecto (decisiones, negociaciones, identificacin de riesgos y problemas, etc.)

Participar en el Comit de Direccin del Proyecto (Comit Ejecutivo, Steering Committee)

Mantenerse actualizado respecto del estado del proyecto (recibe informes, asiste a reuniones principales del proyecto, etc.)

Proveer fondos, personal y recursos necesarios

Responsabilidades del Sponsor




Negociar los aspectos ms importantes

Definir prioridades

Interpretar las polticas de la organizacin para el Administrador de Proyectos

Informar a la alta direccin

Preocuparse del alineamiento del proyecto con los objetivos organizacionales

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Responsabilidades del Sponsor



Una relacin Virtuosa



Miembros del Equipo de Trabajo

Especialistas que usan sus habilidades para contribuir a obtener los entregables del proyecto.

Pueden reportar directamente o indirectamente al Director del Proyecto.




Identificar alternativas tcnicas de solucin

Implementar una solucin dentro de los plazos y el presupuesto definido

Coordinarse con los responsables de: administracin del proyecto, aseguramiento de calidad, otras reas tcnicas, etc.

Participar de la planificacin y seguimiento del proyecto

Responsabilidades de los miembros del Equipo

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Cliente

Son los que usarn el resultado de la iniciativa/proyecto. En algunas ocasiones usuario

y cliente pueden ser los mismos

Expectativas, necesidades

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Porqu Gestin de Interesados?

Es un factor crtico para el xito del proyecto Se enfoca en identificar a todos los posible interesados Conocer sus intereses , expectativas e influencias y estimar el posible impacto en los objetivos del proyecto En forma anticipada, aplica las acciones adecuadas para lograr su compromiso y participacin en el proyecto Es un proceso continuo en todas las fases del proyecto,

especialmente en los procesos de inicio y planificacin Los interesados pueden cambiar su nivel de responsabilidad e influencia





La gestin de los interesados es responsabilidad del Director de Proyectos y de su equipo de direccin

En GSIS?

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Los principales procesos segn PMI son:

a) Identificar Interesadosb) Planificar Gestin de Interesadosc) Gestionar compromiso de los Interesadosd) Controlar compromiso de los Interesados





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Mapa de Procesos del PMBOK Guide 5th Ed




Es el proceso de identificar las personas, grupos u organizaciones que

pudieran afectar o verse afectados por una decisin, actividad, o resultado del proyecto, analizar y

documentar la informacin relevante relativa a sus intereses, interdependencias, influencia y el impacto

potencial en el xito del proyecto

El resultado del proceso es el Registro de Interesados.

Identificar Interesados





Ejemplo de Registro de Interesados

REGISTRO DE INTERESADOS

Identificacion Datos de Evaluacin y Clasificacin

ID Nombre Cargo Depto. Datos Contacto Intereses Expectativas Influencia Autoridad Impacto

Nivel de

compromiso

A

B

C

D

E

50




51

Anlisis de Stakeholders

(*) Indica campo obligatorio

ID (*) Identificacin del Stakeholder (*) Rol en el P royecto (*) Persona de ContactoVolumen de audiencia

(valores aprox)Distribucin Geogrfica Grado de Influencia (*)

Grado de adhesin actual (*)

Grado de adhesin requerido (*)

Brecha(0 a 3) (*)

Clasificacin (*)

123456789101112131415161718192021222324252627282930313233

Matriz de Anlisis de Audiencias Involucradas


Ejemplo de Registro de Interesados en BancoEstado





Qu usar para identificar Interesados:

Acta de Proyecto:

Documentos de Adquisiciones

Estructura y cultura organizacional

Estndares gubernamentales y de la industria

Lecciones aprendidas de proyectos similares y registros de interesados

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Hay que (Paso 1) . Recopilar informacin relevante





Preguntas claves:

- Quin recibe los resultados del proyecto?

- Quin provee la informacin de entrada al equipo de proyecto?

- Quin tiene la responsabilidad de supervisin?

- Quin tiene otras responsabilidades relacionadas

- Quin disfruta los beneficios

- Quin sufre las penalizaciones

- Quin es dueo de la informacin (AFA)

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Una vez identificados:

Poder/inters: agrupa interesados segn el nivel de autoridad y el nivel de compromiso con el proyecto.

Poder/influencia: agrupa interesados segn el nivel de autoridad y nivel de involucramiento activo en el proyecto.

Influencia/impacto: agrupa interesados segn el nivel de involucramiento activo en el proyecto y su habilidad para generar cambios en la planificacin y ejecucin del proyecto.

Modelo de Prominencia: clasifica a los interesados sobre la base de su poder (capacidad de imponer su voluntad), urgencia (necesidad de atencin inmediata) y legitimidad (participacin aceptada).

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(Paso 2) . Anlisis de interesados en base a Modelos





Pensar siempre en el impacto o apoyo que podran generar al proyecto

Clasificarlos a fin de definir una estrategia de enfoque. Si son muchos, priorizar y/o agrupar

Despus de identificar quines son, ponerse en el lugar y

preguntar Qu gano yo con esto? Cules son sus intereses y

expectativas?

Compartir respuesta con ellos para ganar su apoyo

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Ejemplos de Intereses:

- Mantener control de(finanzas, stock, procesos, operacin, etc)

- Tener toda la informacin del cliente

- Integrarse con el sistema de

Expectativas:

- Tener la informacin en tiempo real, actualizada y confiable.

- Tomar decisiones proactivas

- Facilidad para el control





Monitorear

Manejocercano

Adhesin

Influ

enci

a

Bajo Alto

Alto

Mantener informado

Mantenersatisfecho

Modelo de clasificacin Influencia/Adhesin de inte resados

Interesados

A Cliente

B Gerente Comercial

C Supervisor legal

D Sponsor

E Especialista riesgos

F Gerente Funcional

.A

.F

.E

.D

.C

.B

57





Lo que se debe obtener es el Registro de Interesados:

Informacin de identificacin (Identificador, nombre, cargo, departamento, datos de contacto, Rol en el Proyecto).

Informacin de la evaluacin (Intereses, Grado de adhesin, conocimiento, expectativas, Grado de influencia, nivel de autoridad, interrelaciones y dependencias, posible impacto.)

Clasificacin de Interesados (interno/externo,apoyo/neutral/resistente)

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Ejercicio de Gestin de los Interesados

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Trabajar en grupos:

Revisar Iniciativas/proyectos que trabajarn

Identificar Interesados de las iniciativas que

trabajarn

Analizar Grado de Influencia/Grado de Adhesin

..




Una vez que estn identificados

Desarrollar una estrategias de gestin apropiadas para comprometer efectivamente a los interesados durante todo el ciclo de vida del proyecto, basndose en el anlisis de sus necesidades, intereses y potencial impacto en

el xito del proyecto

Plan de gestin de Interesados


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Plan de Gestin de Interesados: describe las estrategias degestin necesarias para lograr la participacin efectiva de losinteresados, incluye:

Niveles de compromiso (adhesin ) actuales y deseados

Impacto y alcance de los cambios en los interesados

Interrelaciones y posibles conflictos de poder

Requisitos de comunicaciones

Informacin a distribuir, incluido el idioma, formato, contenido y nivelde detalle

Motivos e impacto de la distribucin

Calendario y frecuencia de la distribucin de la informacin

Mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de los interesados.

Planificar Gestin de Interesados

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Ejemplo para clasificar los niveles de compromiso de los interesados son:

Desconocedor: no est consiente del proyecto y los impactos potenciales.

Reticente : est consciente del proyecto y los impactos potenciales y presentan resistencia.

Neutral: est consciente del proyecto, no presentado an resistente ni disposicin a apoyarlo.

Partidario: est consciente del proyecto y los impactos potenciales y presenta disposicin a apoyar.

Lder: est consciente del proyecto y los impactos potenciales y participar activamente para asegurar que el proyecto sea un xito.

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Ejemplo Matriz de Evaluacin de Participacin de In teresados

C: Compromiso actual D: Compromiso deseado

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Interesados Desconocedor Reticente Neutral Partidario L der

Cliente C D

Gerente Comercial CD

Supervisor legal C D

Sponsor C D

Especialista riesgos

C D

Gerente Funcional C D

Desconocedor. Desconocedor del proyecto y de sus impactos potenciales.

Reticente. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y reticente al cambio.

Neutral. Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es reticente.

Partidario. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y apoya el cambio.

Lder. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, activamente involucrado en asegurar

el xito del mismo.




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A travs de este anlisis se identifican las brechas entre los

niveles de participacin actual y deseado. El Jefe de proyecto

define las acciones y comunicaciones necesarias para cerrar

estas brechas. Estas acciones pueden ser reuniones,

capacitaciones o incluso un proyecto en paralelo de Gestin del

Cambio Organizacional.





Qu significa desarrollar una estrategia o Plan :

Planificar con ellos : Cmo se realizar el trabajo para lograr los objetivos del proyecto

Cmo se obtendrn y asignarn los recursos humanos

Cmo se gestionarn y documentarn los cambios

Las necesidades de comunicaciones y tcnicas que se aplicarn.

Hay que considerar :

Poltica, estructura y cultura organizacional.

Lecciones aprendidas a partir de proyectos anteriores

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Se debe desarrollar un Plan de Gestin de Interesados que para lograr la participacin efectiva de los interesados, incluye:

Niveles de compromiso (adhesin) actuales y deseados Impacto y alcance de los cambios en los interesados Interrelaciones y posibles conflictos de poder Requisitos de comunicaciones Informacin a distribuir, incluido el idioma, formato,

contenido y nivel de detalle

Calendario y frecuencia de la distribucin de la informacin: Cronograma del proyecto Registro de Interesados

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Tarea

Para la Tarea qu incluiremos en el

Registro de Interesados :

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Estrategia Acciones ( qu informar) Otros

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