Gestión de procesos y BPMn - Evento de Gobierno 2013

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Gestión de Procesos y BPMN

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Gestión de Procesos y BPMN

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Temario

1. Una manera de entender que son los procesos1. procesos vs proyectos2. la importancia de los procesos en la organización3. algunos problemas clave asociados a los procesos

2. Nuestro enfoque en la gestión de procesos1. 2 problemas claves en las organizaciones2. los procesos y la solución a estos problemas3. las personas y su rol en los procesos

3. BPM – BPMN – BPMS.1. qué es un proceso?2. Business Process Management3. qué es BPMN?4. tres características clave de BPMN5. qué es BPMS?

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Una manera de entender que son los procesos/¿Qué es un proceso?

¿Qué es un proceso?

Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de unaoperación artificial.

Es una colección de actividades estructurales relacionadas queproducen un valor para la organización, sus inversores o susclientes. Es, por ejemplo, el proceso a través del que unaorganización ofrece sus servicios a sus clientes.

Un Proceso de Negocio es un conjunto completo, medible,modificable y dinámicamente coordinado, de actividadescolaborativas que entregan valor.

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Una manera de entender que son los procesos /Procesos y Proyectos

¿Qué porcentaje del presupuesto de su institución representan los procesos y los proyectos?

¿%?

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Una manera de entender que son los procesos /Procesos y Proyectos

En toda organización hay dos tipos de acciones:

Los procesos tienen como objetivo llevar una situación deseada a que setransforme en permanente. Los proyectos apoyan a que se consiga lascondiciones deseadas. Los procesos son responsables de generar valor ylos proyectos hacen que se den las condiciones para que los procesos logeneren.

PROCESOSYECTOS

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Una manera de entender que son los procesos/Procesos y Proyectos

• Continuos y repetitivos.

• Tienen énfasis en la continuidad.

• Su duración es indefinida.

• Son considerados higiénicos.

• Entregan sus mejores recursos a los proyectos.

• Son discretos (única instancia).

• Tienen énfasis en la innovación.

• Tienen duración limitada.

• Tienen una alta visibilidad.

• Pueden escoger los mejores recursos.

Procesos v/s   Proyectos

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Una manera de entender que son los procesos/La importancia de los procesos en la organización

…Es más, los proyectos se hacen para los procesos!!!

Los proyectos tienen por finalidad introducir cambios:- nuevos productos o servicios, o- nuevas formas de hacer las cosas.

Los nuevos productos o servicios requieren cambios en la forma de producirlos o entregarlos, es decir, cambios en los procesos de producción o de entrega de servicios.

Las formas de hacer las cosas son los procesos.

Sea cual sea la finalidad de un proyecto, directa o indirectamente va a tener un impacto en procesos.

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Una manera de entender que son los procesos/La importancia de los procesos en la organización

¿Qué porcentaje del presupuesto de su institución representan los procesos y los proyectos?

¿30% del presupuesto?

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Una manera de entender que son los procesos/La importancia de los procesos en la organización

¿Qué porcentaje del presupuesto de su institución representan los procesos y los proyectos?

Nuestra experiencia nos ha permitido identificar que el 80% de los recursos

son destinados a los procesos

PROCESOS

PROYECTOS

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Nuestro enfoque en la gestión de procesos/Problemas comunes asociados a los procesos

Como consultora, nos hemos enfrentado con problemas recurrentes ytransversales en todas las Industrias, tanto en el sector público como enel privado:

Como consultora, nos hemos enfrentado con problemas recurrentes ytransversales en todas las Industrias, tanto en el sector público como enel privado:

• Incumplimiento de las promesas a los clientes.• No hay medición constante de la satisfacción de los clientes.• Carencia de una visión y misión común en la organización.• Falta claridad de los objetivos en la organización.• Indefinición de responsabilidades.• Falta de Alineación y compromiso.• Deficiente comunicación interna.• Burocracia, estructura excesiva, y duplicidad de funciones. • Contraposición de Objetivos e Indicadores al interior de la

organización.

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Dos problemas comunes en la gestión de las organizaciones:

Falta de alineación Organización sin foco

Nuestro enfoque en la gestión de procesos/Dos problemas claves en las organizaciones

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Dos problemas comunes en la gestión de las organizaciones:

Falta de alineación Organización sin foco

Nuestro enfoque en la gestión de procesos/Dos problemas claves en las organizaciones

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Nuestro enfoque en la gestión de procesos/Dos problemas claves en las organizaciones

Dos problemas comunes en la gestión de las organizaciones:

Falta de alineación Organización sin foco

Cosas correctas correctamente

Cosas correctas incorrectamente

Cosas incorrectas incorrectamente

Cómo lo hacemos?

Qué hacemos?

Alineadas

No alineadas

Desempeñorazonable/bueno

Desempeñomalo/mediocre

Cosas incorrectas correctamente

50%

50%

50%

50%

25%

25%

25%

25%

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Nuestro enfoque en la gestión de procesos/Las personas y su rol en los procesos.

Uno de los pilares fundamentales de nuestra metodología es que somos catalizadores del conocimiento interno.

“Nosotros somos los expertos en procesos, ustedes son los expertos en el negocio”

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Nuestro enfoque en la gestión de procesos/Las personas y su rol en los procesos.

“Si no es capaz de describir su trabajo como un proceso, no ha entendido en que consiste.”

W.EDWARDS DEMING, experto en gestión de productos

y pionero del control estadístico de procesos

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P. de Compras

Departamentos

Ventas Plan Prod. Prod. Despacho Cobranza Contab.Adq.

Proceso de Ventas

Proc

esos

de

Neg

ocio

Aplicaciones Datos

Infraestructura TI & Servicios

Los procesos son transversales a las unidades, aplicaciones, datos y a la infraestructura

Nuestro enfoque en la gestión de procesos/¿Cómo vemos la Gestión por Procesos?

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Nuestro enfoque en la gestión de procesos/ Un Ejemplo – Proceso de Compras

CONTABILIDAD AREA SOLICITANTE ADQUISICIONES PROVEEDOR

Generar código de Activo Fijo

Generar solicitud de compra Solicitar cotización

Preparar y enviar cotización u oferta

Ingresar cotización al sistema

Generar Orden de Compra

Analizar Orden de Compra

Cotización¿Aprueba

OC?

SP: RECEPCIÓN DE PRODUCTOS Y PAGO

No

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NIVEL 1CONOCIMIENTOS EN BPM

NIVEL 2DEFINICIÓN GOBIERNO

CORPORATIVO BPM

NIVEL 3PROCESOS ADAPTADOS Y

ESTÁNDARES

NIVEL 4GESTIÓN CUANTITATIVA E

INTEGRACIÓN DE PROCESOS

NIVEL 5MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS

• Compromiso de la Dirección• Existencia de Unidad

Responsable de BPM• Personal capacitado en BPM

• Definición del Mapa de Procesos• Definición del Modelo de

Operación BPM• Cartera de Proyectos BPM

• Estandarización de Procesos• Identificación de KPI de los procesos• Definición del Modelo de Servicios

(SOA)

• Implementación de procesos con BPMS• Monitoreo de KPI de los procesos• Asignación de responsables de procesos• Integración de procesos con sistemas CORE

• Mejora continua de los procesos basada en diseño y resultados

• Planificación estratégica integrada a los procesos.

NIVEL 0SILOS

FUNCIONALES

• Centrado en las personas -Funcional

• Desconocimiento del contexto general de la organización

Nuestro enfoque en la gestión de procesos/ Modelo de Madurez de BPM en las Organizaciones

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Nuestro enfoque en la gestión de procesos/ Nuestro Valor

Contribuimos a que las organizaciones entreguen valor a sus clientes

mediante la gestión de sus procesos de negocio y en el transitar a través

de sus niveles de madurez.

Intellego brinda servicios de consultoría

durante todo el ciclo de madurez de BPM,

acompañando a las organizaciones durante las

diferentes fases de su estrategia de Gestión de

Procesos.

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Nuestro enfoque en la gestión de procesos/Business Process Management

Business Process Management (BPM) es un enfoque centrado en los procesos para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de lainformación con metodologías de proceso y gobierno

BPM es un conjunto demétodos, herramientas y tecnologías utilizados paradiseñar, representar, analizar y controlar procesos de negociooperacionales.

BPMN

Bussines ProcessModeling Notation

BPMS

Bussines ProcessManagement Solution

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Nuestro enfoque en la gestión de procesos/Beneficios de BPM

• Alineamiento de los procesos con la estrategia

• Reducción de costos internos innecesarios (actividades sin valor agregado)

• Reducir tiempos de ciclo, lo que acorta los plazos de entrega

• Mejorar la calidad y el valor percibido por los clientes de forma que a éste le

resulte agradable trabajar con el proveedor.

• Mejora la competitividad de la empresa

• Incorporar actividades adicionales de servicio, de escaso costo, cuyo valor

sea fácil de percibir por el cliente (ej.: Información)

• Aumento de la Productividad

• Entre otros.

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BPMN / ¿Qué es BPMN?

¿Qué es BPMN?

• Una notación, estandarizada (OMG) para diagramar modelos de procesos de negocio.

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BPMN / ¿Qué es BPMN?

Objetos de Flujo

Compuerta Evento

¿Qué es BPMN?

• Una notación, estandarizada (OMG) para diagramar modelos de procesos de negocio.

• Se basa en flujo gramas construidos en 3 objetos principales.

Actividad Flujo

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BPMN / ¿Qué es BPMN?

¿Qué es BPMN?

• Una notación, estandarizada (OMG) para diagramar modelos de procesos de negocio.

• Se basa en flujo gramas construidos en 3 objetos principales.• Es expresivo en el manejo de excepciones (eventos).

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BPMN / ¿Qué es BPMN?

¿Qué es BPMN?

• Una notación, estandarizada (OMG) para diagramar modelos de procesos de negocio.

• Se basa en flujo gramas construidos en 3 objetos principales.• Es expresivo en el manejo de excepciones.• Soporta gran cantidad de participantes.

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BPMN / ¿Qué es BPMN?

¿Qué es BPMN?

• Una notación, estandarizada (OMG) para diagramar modelos de procesos de negocio.

• Se basa en flujo gramas construidos en 3 objetos principales.• Es expresivo en el manejo de excepciones.• Soporta gran cantidad de participantes.

BPMN es bueno porque:

• No requiere conocimiento técnico,• es un lenguaje de procesos común entré el negocio y TI

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BPMN / Tres características clave de BPMN

1. BPMN está basado en especificación formal.• el diagrama no está sujeto a la interpretación de quien modela el proceso• muy grafico: amplia variedad de iconos y bordes que refinan el significado

de las formas básicas.• está definido que se forma se puede conectar “que con que”.• es posible validar el cumplimiento del estándar de los modelos en línea.• el significado es lo suficientemente preciso para describir los detalles

técnicos que controlan el proceso de forma automatizada.

2. BPMN puede describir el comportamiento de eventos que gatillan acciones.• un evento es algo que pasa mientras el proceso está ejecutándose:

• el cliente llama para cambiar la orden.• el nivel de servicio no se cumple.• la respuesta no llegó a tiempo, etc.

3. BPMN describe la comunicación del proceso con entidades externas.• es posible representar la interacción del cliente con el proceso, así como a

proveedores o bien clientes internos.• está representada por el flujo de mensajes.

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BPMS /¿Qué es BPMS?

Qué es BPMS?

• Es un software integrado que permite la generación del ejecutable del proceso y posee un “motor de proceso” que lo ejecuta controlando y monitoreando la ejecución de este.

• Conjunto de servicios y herramientas que facilitan el análisis, definición, ejecución, monitoreo, y control de los procesos.

BPMS es bueno porque:

• Alinea los objetivos de IT con los del Negocio u Organización.• Consolida las reglas de negocio en un ambiente flexible y

dinámico.• Integra los flujos de los sistemas verticales y sistemas

heredados

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Ejemplo Final de un diagrama de procesos