GESTIÓN DE PROYECTOS

Formación por Competencias

MÓDULO VI

Por:Alejandra NavarroRodolfo Zamora

¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Un proyecto es una secuencia bien definida deeventos con un principio y un fin identificados, quese centra en alcanzar un objetivo claro.

NO ES UN PROCESO

Un proyecto involucra cuatro elementos:

1. Alcance

2. Tiempo

3. Costo

4. Calidad

FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS

Antes de comenzar un proyecto , se debeempezar por determinar su objetivo.

Un objetivo específico clarifica el ámbito delproyecto, las personas afectadas y el períodode tiempo.

EVALUAR UN PROYECTO Y DEFINIR UN OBJETIVO

1. Considerar la complejidad del proyecto:¿requiere el proyecto una meticulosaplanificación? ¿cuántas personas serequieren? entre otras.

2. Identificar las restricciones.

3. Definir el objetivo del proyecto.

FUNCIÓN DEL DIRECTOR DEL PROYECTO

El director del proyecto es la columnavertebral de una larga red de información, yaque se encarga de coordinar, supervisar,estimar, planificar y evaluar el proyecto.

Es conducir el proyecto hacia un final conéxito.

PARTES DE UN PROYECTO

Una vez definido el proyecto, el próximotrabajo es decidir cómo y cuándo se alcanzaráese objetivo.

Un proyecto típico se compone de:

• Tareas

• Hitos

• Recursos

DEFINICIÓN DE LAS TAREAS

Las tareas, también llamadas pasos, serequieren para completar un proyecto.

Las tareas se deben organizar en unajerarquía, algunas tareas se suceden de formasecuencial, mientras que otras se puedenrealizar simultáneamente.

El tiempo necesario para realizar una tarea essu duración.

IDENTIFICACIÓN DE LOS HITOS

Un hito representa un evento o condición quemarca la finalización de un grupo de tareasrelacionadas o la finalización de una fase delproyecto. Los hitos ayudan a organizar lastareas en grupos lógicos o secuencias, y sepueden usar para seguir el progreso delproyecto. Suelen tener una duración cero.

DEFINICIÓN DE LAS TAREAS Y LOS HITOS

Una buena norma a seguir consiste enidentificar las tareas clave y los hitos inclusoantes de comenzar a introducir lainformación. Para ello se deben tenerpresentes los siguientes puntos:

DEFINICIÓN DE LAS TAREAS Y LOS HITOS

• Listar las tareas.

• Determinar que tareas dependen de otras:¿pueden llevarse a cabo simultáneamentealgunas de ellas?¿hay alguna restricción, tal comofechas específicas?

• Considerar si las tareas están o no relacionadasen algún sentido: ¿representan partes del mismoproceso o bien completan una fase del proyecto?

• Identificar los puntos que representan los hitos.

IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS

Para llevar a cabo una tarea, se necesitanrecursos, para identificar los recursos se debetener en cuenta los siguientes pasos:

• Identificar las personas necesarias.

• Identificar el equipamiento necesario pararealizar cada tarea.

• Identificar las instalaciones o locales.

IDENTIFICACIÓN DE LAS FASES DEL PROYECTO

1. Crear un plan realista del proyecto: cuandose establecen por primera vez las tareas,registros y recursos.

2. Gestionar el proyecto y ajustarse a loscambios: implica un seguimiento delestado de las tareas y la determinación desi éstas están realizándose como seplanearon.

IDENTIFICACIÓN DE LAS FASES DEL PROYECTO

3. Comunicación de los resultados y delprogreso: se debe comunicar laplanificación y expectativas del proyecto.

4. Evaluar el rendimiento del proyecto unavez finalizado: al final del proyecto seevalúa la efectividad del plan original yhacer recomendaciones sobre cómomejorar la planificación.

HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

DIAGRAMA DE GANTT: es una de lasherramientas más utilizadas para lavisualización del progreso en un proyecto,donde cada tarea es representada como unabarra horizontal. La longitud de cada barrarepresenta la duración de cada tarea.

HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

DIAGRAMA DE RED (PERT): Muestra lasinterdependencias entre tareas. En undiagrama de Red cada tarea está representadapor un recuadro, llamado nodo, que contieneinformación básica sobre la tarea. Estediagrama ofrece una representación gráficade cómo se encuentran enlazadas entre sí lastareas del proyecto.

TAREAS CRÍTICAS

Una tarea crítica es la que, si se retrasa, haráque se retrase la finalización del proyecto . Elcamino crítico está compuesto por todas lastareas críticas.

7 PASOS PARA LA CORRECTA PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO

1. Listar y clasificar las tareas.

2. Estimar la duración de las tareas.

3. Establecer dependencias entre tareas.

4. Establecer delimitaciones o restricciones.

5. Definir los calendarios del proyecto.

6. Definir y asignar los recursos.

7. Revisión del plan.