Gestión de Proyectos con Microsoft Project

Gestión de Proyectos

Microsoft Project

15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 1

Presentación

• Roberto Soriano, – Ingeniero Técnico en Informática de Gestión– CISM, LA 27K, CRISC, CobiT-F, CISA.– Profesor en varios Master, Postgrados y Cursos de Especialización– Imparto docencia desde 1999. – Director de Sistemas en Empresa Privada.– Experiencia Laboral en Sistemas desde 1995.

– http://es.linkedin.com/in/robertosoriano– facebook.com/robertosoriano– Twitter: rosodo


Índice

1. Presentación1. Prueba Inicial2. Introducción a la materia.3. Entorno del Software4. Herramienta de Gestión de Proyectos

2. PMP1. Procesos de Dirección de Proyectos2. Áreas de Conocimiento3. Mapa de Procesos4. Grupo de Procesos de Dirección de

Proyectos5. Diagrama de Flujo de Procesos6. Procesos ITTOS7. Gestión de Procesos.

3. Aplicación de la Metodología1. Introducción2. Documentación PMI

4. Proyectos y Tareas1. Asistentes2. Tareas3. Tipo de Tareas4. Asignar Recursos5. Calendario6. Archivos7. Ejercicio8. Opciones Visuales9. Teoría de las Restricciones

5. Programación1. Ajustes de definición de tareas2. Relación entre tareas3. Recursos4. Costes

6. Seguimiento1. Puntos de control2. Revisiones3. Vistas e Informes4. Históricos5. Gestión de múltiples proyectos6. Gestión de Riesgos

7. Conclusiones1. Ciclo de Vida de la Gestión de Proyectos2. Prueba final



1 PREPARACIÓN


1.1 Prueba Inicial

1. Cuales son los cuatro los elementos principales que se gestionan durante un proyecto.2. ¿La gestión de proyectos permite?

1. Que no existan desviaciones en los proyectos.2. Poder prevenir y corregir los problemas que sucedan durante el proyecto.3. Que el proyecto cumpla los requisitos del cliente.4. Conocer en todo momento el presupuesto gastado y pendiente del proyecto.

3. Ante una demora en un proyecto. ¿Que posibles soluciones tenemos?, indicar al menos 34. Un diagrama de Gantt permite

1. Visualizar la duración de las tareas2. Conocer el orden en el que suceden las tareas3. Ver quien realizar las tareas4. Todas

5. Un diagrama de Pert permite1. Visualizar la duración de las tareas2. Conocer el orden en el que suceden las tareas3. Ver quien realizar las tareas4. Todas

6. El camino critico o ruta critica es…7. ¿Que es un hito en un proyecto?8. Como se pueden vincular o relacionar dos tareas9. ¿Cuantos tipos de tarea existen? Nombre o descripción.10. Una vez terminada la planificación del proyecto, que partes de la gestión del proyecto quedan

por realizar


1.2.1 Objetivos

• Objetivo General: – Optimizar sus tareas laborales a través de aplicativo informático.– Adquirir los conocimientos y las habilidades en el uso de las técnicas del

programa informático de gestión de proyectos.• Objetivos específicos:

– Identificar y manejar con soltura la metodología de trabajo. – Definir las fases de preparación, programación y seguimientos de

proyectos.– Establecer los principios de los distintos proyectos que la herramienta

permite gestionar.– Aprender a realizar un plan de trabajos.– Aprender a definir tareas.– Generar, modificar y personalizar informes y proyectos.– Establecer calendarios de elaboración de proyectos concretos mediante

Microsoft Project.– Realizar actualizaciones periódicas del proyecto.


1.2.2 Introducción

• ¿Qué es la Gestión de Proyectos?– Metodología que permite ajustar los trabajos al mínimo necesario dependiente

de las personas, recursos, tiempo y dinero disponibles, basándose en tareas como la experiencia en estimación / históricos, previsión, gestión de recursos, …

– Sencillo. Lista de tareas con inicio y fin en bloc de notas.– Complejo. Muchas tareas y recursos, presupuesto ajustado con incidencias.

• ¿Como nos ayuda una aplicación informática?– Fases:

• Previsión• Seguimiento• Mejora Continua.

• ¿Qué herramientas informáticas existen?– Muchísimas. Ej.:

• Microsoft Project• Gantt PV• GanttProject• Presto• …


1.2.3 Gestor del Proyecto

• ¿Qué es un Proyecto?– Antes del comienzo del proyecto:

• Objetivo.• Tareas.• Encargado, inicio o fin, duración.

– Proyecto• Secuencia bien definida de eventos con un principio y final identificados,

que se centra en alcanzar un objetivo claro.


1.2.4 Gestión de Proyectos

• Aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los REQUISITOS del proyecto


TiempoAlcance

Coste

-Calidad-Riesgo-Satisfacción Cliente

Oficina de Proyectos

Plan Estratégico

Portfolio Programa Proyecto Subproyectos

1.2.5 Ciclo de Vida


Plan de NegocioProducto

Ciclo de Vida del Producto

Ciclo de Vida de Coste

Ciclo de Vida del Proyecto

Actualización

Operaciones Cierre

1.2.6. PMI

• PMI: Project Management Institute (www.pmi.org)– Creado en 1969– 265.000 miembros en 170 países– Objetivo: Promover la excelencia en la gestión de proyectos. Impulsar la

gestión de proyectos como medio para mejorar los resultados de las organizaciones

• Miembros del PMI• Estándares• Credenciales


1.2.6. PMI

• Miembros– Acceso documentación y publicaciones– Proceso continuo de formación– Establecer red de contactos (networking)– Se organizan por Capítulos, Grupos Específicos de Interés y Colleges

• Estándares– Evolucionan y crecen a medida que lo hace la actividad de gestión de

proyectos– Identifican buenas prácticas en el ámbito de la Dirección de Proyectos,

según los siguientes temas:• Proyectos• Programas• Personas• Organizaciones• La Profesión


1.2.6. PMI

• Proyectos– A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)

—Third Edition • Identifica los conocimientos de gestión de proyectos generalmente

reconocidos como buenas prácticas.• Base para la certificación PMP (Project Management Professional

• Programas– The standard for Program Management

• Organizaciones– Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®) – The Standard for Portfolio Management


Construction Extension to the PMBOK® Guide Third Edition Government Extension to the PMBOK® Guide Third Edition

Practice Standard for Earned Value Management Practice Standard for Project Configuration Management

Practice Standard for Work Breakdown Structures — Second Edition Practice Standard for Scheduling

1.2.6. PMI

• Credenciales– Las credenciales del PMI sirven de sustento para la profesión de Gestión

de Proyectos, y promueven el desarrollo profesional continuo.

• La lista de credenciales es la siguiente:– Certified Associate in Project Management (CAPM®)– PMI Risk Management Professional (PMI-RMP)– PMI Scheduling Professional (PMI-SP)– Program Management Professional (PgMP)®– Project Management Professional (PMP®)

• Reconoce la capacidad de una persona para la gestión de proyectos, asumiendo la responsabilidad del mismo en todos los aspectos determinantes para llevarlo con éxito.


1.2.7 Definiciones

• Terminología de administración de proyectos– Administración: Proceso de planeación, organización, provisión, dirección, control y motivación de recursos para alcanzar

objetivo. – Calendario base: calendario que especifica el horario laboral y no laboral de un proyecto y sus recursos. – Costo fijo: Constante, independiente de la duración de la tarea o trabajo realizado por el recurso. – Demora permisible: tiempo que se puede posponer una tarea antes de que suponga un retraso para otra tarea. – Esquema: estructura jerárquica de tareas y divisiones. – Fondo de recursos: Recursos disponibles para ser asignados a las tareas de un proyecto. Puede ser para un proyecto o

varios. – Hito: Acontecimientos importantes en un proyecto. Tarea con duración cero. – Margen de demora: tiempo que se puede posponer una tarea antes de que afecte a otras. holgura. – Margen de demora total: tiempo que se puede posponer una tarea antes de que suponga un retraso al fin del proyecto. – Planeación: proceso de asignar recursos de la manera más efectiva posible. – Posposición: la cantidad de tiempo que se ha retrasado una tarea respecto a su planificación prevista. – Prioridad: disponibilidad de una tarea para retrasar por conflictos.. – Proyecto: tareas relacionadas desempeñadas en periodo finito para cumplir objetivos específicos. – Recursos: personal, equipos y suministros utilizados para completar las tareas de un proyecto. – Recursos esenciales: el recurso que trabaja en una tarea durante el período más largo de tiempo. – Redistribución: resolución de conflictos mediante el retraso de ciertas tareas. – Ruta crítica: tareas a completar para que un proyecto finalice según lo programado. – Subproyecto: un proyecto dentro de otro. – Subárea: tarea que forma parte de una tarea de resumen. – Tarea crítica: debe finalizar según lo previsto para que un proyecto pueda finalizar a tiempo. Si– Tarea de resumen: una tarea que se compone de subáreas y que resume a esas subáreas.


1.3 Entorno del Software

• Proyecto– Tarea, tiempo, recursos y presupuesto

determinado.– Características:

• Resultado definido • Fecha de inicio y fin claras

• Planificación– Conjunto de tareas secuenciales y

recursos para completar los objetivos. Define que, como y cuando se va a hacer y verificar.

• Administración– Proceso de planeación, organización,

dirección, control y motivación de recursos encaminados a cumplir objetivos.

– Fases: Definición, planificación y control.• Definición

– Define lo que el proyecto es y no es. Define el destino del proyecto. Objetivo:

• Propósito del proyecto• Objetivos• Resultado• Recursos• Clientes

• Planeación– Definir, distribuir y asignar objetivos del

proyecto y desarrollar plan que los complete. Objetivo:

• Responsable de tarea• Camino para completar las tareas• Restricciones de tiempo• Recursos necesarios

• Control– Implantar un plan, revisar progreso del

proyecto y corregir para asegurar que distribución es eficientemente. Objetivo:

• Revisar que se hace lo planificado• Preparar informes de tiempo • Resolver los conflictos de recursos,

programación, dinero, etc. • Prevenir problemas potenciales • Detectar conclusión del proyecto



• Gestión de proyectos– Variables: Coste, tiempo, recursos y calidad.– Trabajo extra, pagar mas, añadir recursos, turnos,…

• Modelado

– Plan de red, Diagrama de programación, Histograma de recursos, Estimación de costes, Flujo de dinero.



• Diseño– Definir suposiciones, Dividir en actividades, Definir alcance, duración, costos y recursos, Definir

restricciones, Dibujar diagrama de red, Calcular ruta critica, Definir calendario de proyecto, Fechas inicio y fin y grafico de barra, Optimizar plan.

– Definir Restricciones:• LMTP - Lo mas tarde posible. Sin retrasar tareas siguientes.• LAP - Lo antes posible. Predeterminado.• NFAD – No finaliza antes de. Finaliza en o después de.• NFDD – No finalizar después de. Antes del limite.• DFE – Debe finalizar el. • DCE – Debe comenzar el.• NCAD – No comenzar antes del.• NCDD – No comenzar después del.

– Dibujar diagrama• Iniciar y terminar en un hito.• Actividades: Verbo + Sustantivo• Hitos: Formato de eventos• Actividades: Tienen sucesor, asignables, definidas y significativas• Dibujar línea a línea.

– Calendario.• Laborales y horario.

– Fechas inicio y fin• Diagrama de programación, temprano, tardío y programado.

– Optimizar plan.• Actividades, lógica suave, dividir actividades en partes, redefinir calendario, añadir recursos, cambiar

alcance, redefinir duración y redistribuir recursos



• Herramientas– CPM. Calcula la duración del proyecto basado en tareas individuales y

dependencias, identifica las criticas.– EDT o WBS. Estructura jerárquica utilizada con fin de organizar tareas

para informes y seguimiento costes.– Barras o Gantt. Representa gráficamente actividades a través de escala

de tiempo– Red o Pert. Secuencia relativa a otras tareas en la programación.


1.4. Herramienta de Gestión de Proyectos

• Instalación.• Descripción de la pantalla principal

– Iniciar Project. Formas– Barra de menús

• Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Ventana, ?. – Barra de Herramientas.

• Estándar y Formato.– Barra de Entrada.

• Contenido de celda, Agregar tareas.



2. PMP


2.1. Procesos de Dirección de Proyectos

• Cinco Grupos de procesos– Inicio de ciclo – (Initiating Process group)– Planificar (Planning Process Group)– Ejecutar (Executing Process Group)– Monitorizar y Controlar (Monitoring and Controlling Process Group)– Fin – (Closing Process Group)


2.2. Áreas de conocimiento

• Gestión de nueve áreas de conocimiento– Project Integration Management– Project Scope Management – Project Time Management– Project Cost Management– Project Quality Management– Project Human Resource Management– Project Communication Management– Project Risk Management– Project Purchase Management


2.3. Mapa de procesos


Grupos de Procesos frenteÁreas de conocimiento

Fuente: PMBOK® Guide

2.4. Grupos de procesos de Dirección de Proyectos

• Grupo de Procesos de INICIACION: define y autoriza el Proyecto o una fase del mismo– Desarrollar el Acta de constitución del Proyecto (Área de Integración)– Desarrollar el Enunciado Preliminar del alcance del Proyecto (Área de

Integración)• Grupo de Procesos de PLANIFICACION: define y refina los objetivos, y

planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. – Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto (Área de Integración)– Planificar y definir el Alcance (Área de Alcance)– Crear la EDT (Estructura de desglose del trabajo) (Área de Alcance) – Definir las actividades (Área de Tiempo)



• Grupo de Procesos de EJECUCION: integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el proyecto. – Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto (Área de Integración)– Realizar el aseguramiento de la Calidad (Área de Calidad)– Adquirir el equipo del proyecto (Área de RRHH)– Desarrollar el equipo del proyecto (Área de RRHH)– Distribuir la información (Área de Comunicaciones)– Solicitar respuestas de Vendedores (Área de Adquisiciones)– Seleccionar Vendedores (Área de Adquisiciones)



• Grupo de Procesos de SEGUIMIENTO Y CONTROL: mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto. – Supervisar y controlar el trabajo del Proyecto (Área de Integración)– Control Integrado de cambios (Área de Integración)– Verificación y control del alcance (Área de alcance)– Control del cronograma (Área de tiempo)– Control de Costes (Área de Costes)– Realizar el Control de Calidad (Área de Calidad)– Gestionar el equipo del Proyecto (Área de RRHH)– Informar el rendimiento y Gestionar a los interesados (Área de

comunicaciones)– Seguimiento y control de los riesgos (Área de Riesgos)– Administración de contratos (Área de Adquisiciones)



• Grupo de Procesos de CIERRE: formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo. – Cerrar el proyecto (Área de Integración)– Cerrar el contrato (Área de Adquisiciones)


2.5. Diagrama de flujo de procesos


Interacciones Grupos de ProcesosResumen alto nivelFuente: PMBOK® Guide

2.6. Descripción de procesos: ITTOs

• Ejemplo: Definición de Ámbito– Entradas Inputs

– Herramientas y Técnicas Tools & Techniques

– Salidas Outputs


Fuente: PMBOK® Guide

1. Activos de los procesos de la Organización.

2. Carta del Proyecto3. Declaración preliminar

del ámbito del proyecto4. Plan de Gestión del

ámbito del proyecto5. Aprobación de las

solicitudes de cambio

Entradas

1. Análisis de producto2. Identificación de

alternativas3. Juicio Experto4. Análisis de Interesados

Herramientas y Técnicas

1. Declaración del ámbito del proyecto

2. Petición de Cambios3. Plan de Gestión del

Ámbito del Proyecto (Actualizaciones)

Salidas

2.7.1. Gestión de la INTEGRACION

• Procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y

coordinar los distintos procesos y actividades de dirección de proyectos dentro

de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyecto


PROCESOS GRUPO

Desarrollar el Acta de Constitución del ProyectoDesarrollar el Enunciado Preliminar del Alcance del ProyectoDesarrollar el Plan de Gestión del Proyecto PLANIFICACIONDirigir y Gestionar la ejecución del proyecto EJECUCIONSupervisar y controlar el trabajo del ProyectoControl Integrado de cambiosCerrar Proyecto CIERRE

INICIACION

SEGUIMIENTO Y CONTROL

2.7.2. Gestión del ALCANCE

• Procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente


PROCESO REALIZADO ENPlanificación del Alcance PLANIFICACIONDefinir el Alcance PLANIFICACIONCrear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) PLANIFICACIONVerificación del Alcance SEGUIMIENTO Y CONTROLControl del Alcance SEGUIMIENTO Y CONTROL

2.7.3. Gestión del TIEMPO

• Procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo


PROCESO REALIZADO ENDefinir las actividades PLANIFICACIONEstablecer la secuencia de actividades PLANIFICACIONEstimación de recursos de las actividades PLANIFICACIONEstimación de la duración de las actividades PLANIFICACIONDesarrollar el Cronograma PLANIFICACIONControlar el Cronograma SEGUIMIENTO Y CONTROL

2.7.4. Gestión del COSTE

• Procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costes, de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado


PROCESO REALIZADO ENEstimación de Costes PLANIFICACIONPreparación del presupuesto de costes PLANIFICACIONControl de Costes SEGUIMIENTO Y CONTROL

2.7.5. Gestión de la CALIDAD

• Procesos que determinan las políticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad, de modo que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendió.


PROCESO REALIZADO ENPlanificación de la Calidad PLANIFICACIONRealizar Aseguramiento de la Calidad EJECUCIONRealizar Control de Calidad SEGUIMIENTO Y CONTROL

2.7.6. Gestión de los RECURSOS HUMANOS

• Procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto


PROCESO REALIZADO ENPlanificación de los Recursos Humanos PLANIFICACIONAdquirir el equipo del Proyecto EJECUCIONDesarrollar el Equipo del Proyecto EJECUCIONGestionar el Equipo del Proyecto SEGUIMIENTO Y CONTROL

2.7.7. Gestión de la COMUNICACIÓN

• Procesos necesarios para asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto, en tiempo y forma


PROCESO REALIZADO ENPlanificación de las Comunicaciones PLANIFICACIONDistribución de la información EJECUCIONInformar el rendimiento SEGUIMIENTO Y CONTROLGestionar a los interesados SEGUIMIENTO Y CONTROL

2.7.8. Gestión de RIESGOS

• Planificación de la gestión de riesgos, identificación y análisis de riesgos,

respuestas a los riesgos, y seguimiento y control de riesgos de un proyecto. (Objetivo: aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la

probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto).


PROCESO REALIZADO ENPlanificación de la Gestión de Riegos PLANIFICACIONIdentificación de Riesgos PLANIFICACIONAnálisis Cualitativo de Riesgos PLANIFICACIONAnálisis Cuantitativo de Riesgos PLANIFICACIONPlanificación de la Respuesta a los Riesgos PLANIFICACIONSeguimiento y Control de los Riesgos SEGUIMIENTO Y CONTROL

2.7.9. Gestión de ADQUISICIONES

• Procesos para gestionar la compra o adquisición de los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto, para realizar el trabajo


PROCESO REALIZADO ENPlanificar las Compras y Adquisiciones PLANIFICACIONPlanificar la Contratación PLANIFICACIONSolicitar respuestas de Vendedores PLANIFICACIONSelección de Vendedores PLANIFICACIONAdministración del Contrato SEGUIMIENTO Y CONTROLCierre del Contrato CIERRE

2.7.10. Puntos destacables de PMI

1. Lecciones aprendidas

2. Acta de constitución del proyecto

3. Enunciado del Alcance del Proyecto

4. Plan de Gestión del Proyecto

5. Control Integrado de Cambios

6. Líneas Base: Alcance, Tiempo y Coste

7. Técnica de Valor Ganado

8. Matriz de responsabilidades

9. Plan de Comunicación

10. Gestión de Riesgos

11. Administración y control de cambios de Contratos



3. APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA


3.1. Introducción

• Contexto de implantación– En el ciclo de vida de un proyecto pueden intervenir diferentes áreas.– Nos hemos centrado en los procesos PMI susceptibles de ser

implementados por Ingeniería de Soluciones TIC


Ingeniería

Financiero

Calidad

Sistemas

Comercial

Compras

Jurídico

Áreas de Negocio

3.1. Introducción

• Análisis del escenario actual – Existen 4 grandes grupos para la implementación de los procesos PMI:

• Procesos ya implementados que con ligeras variaciones pueden alinearse a procesos PMI.

• Procesos ya implementados que requieren cambios considerables para adaptarse a los procesos PMI.

• Procesos PMI no cubiertos por ningún proceso actual y su implantación es sencilla.

• Procesos PMI no cubiertos por ningún proceso actual y su implantación es compleja y requiere inversión y participación de diferentes áreas.


3.2. Documentación PMI

• Visión General


Acta de Estatuto del Proyecto

PLAN DE GESTION

DEL ALCANCE

PLAN DE GESTIÓN

DEL TIEMPO

PLAN DE GESTIÓN

DE COSTES

PLAN DE GESTIÓN

DE RIESGOS

PLAN DE GESTIÓN

DECALIDAD

PLAN DE GESTIÓN

DERECURSOS

PLAN DE GESTIÓN

DECOMUNICACIÓN

PLAN DE GESTIÓN

DEADQUISICIONES

Forman parte de un documento genérico de Plan de gestión de proyecto:

Descripción del

Alcance

Cronograma PresupuestoRiesgos

identificados y como afrontarlos …


• Acta de Estatuto del Proyecto – Es un documento que incluye los siguientes puntos:

• Título y descripción del proyecto• Jefe de proyecto asignado• Justificación del proyecto• Recursos asignados• Partes interesadas• Requisitos de las partes interesadas• Entregables• Limitaciones e hipótesis


Acta de Estatuto del Proyecto


• Descripción del alcance del Proyecto – Este documento es la base para realizar decisiones y proporcionar una

comprensión común del proyecto.– Debe incluir:

• Justificación del proyecto• Descripción de los entregables• Objetivos del proyecto – los criterios cuantificables que deben

considerarse al menos son coste, planificación y calidad.


DescripciónDel alcance del

proyecto


• Plan de Gestión del Proyecto– Acta de Estatuto del Proyecto

• Descripción de la estrategia de gestión del proyecto• Documento de base de alcance• Descomposición de tareas al nivel en que se va a gestionar el control de

proyecto• Estimación de costes, planificación, matriz de responsabilidad.• Base de medidas del rendimiento del proyecto para alcance técnico,

planificación de tiempos y costes.• Hitos • Plan de gestión de riesgos incluido riesgos principales, respuestas

planificadas a riesgos y planes de contingencia.– Documentación adicional:

• Plan de gestión del alcance• Plan de gestión de tiempos• Plan de gestión de costes• Plan de gestión de RR.HH.• Plan de gestión de comunicación• Plan de gestión de riesgos• Plan de gestión de adquisiciones


Plan de Proyecto


• Plan de gestión de Riesgos – El plan de gestión de riesgos define como se identifican los riesgos del

proyecto, análisis cualitativo y cuantitativo de los mismos, planificación de respuestas, monitorización y control

– El plan de gestión de riesgos no considera la respuesta a riesgos individuales (esto se realiza en el plan de respuesta a riesgos)

– Incluye:• Metodología• Roles y responsabilidades• Presupuesto• Planificación• Análisis cualitativo y cuantitativo• Formatos de Informes• Seguimiento


Plan de gestiónDe Riesgos


• Registro de Riesgos – Identificación de riesgos del proyecto– Análisis cuantitativo y cualitativo de riesgos y respuesta a los mismos.

Probabilidad e impacto.– El registro de riesgos incluye los siguientes datos:

• Lista de riesgos • Lista de potenciales respuestas• Causas de los riesgos• Caracterización del riesgo total del proyecto• Lista de riesgos con sus prioridades, su probabilidad y su impacto• Agrupación de riesgos por categoría• Estrategias de respuesta (evitar, mitigar o transferir riesgos)



• Plan de comunicación – Metodología que se va a utilizar para recoger y almacenar diferentes tipos

de información.– A quién se envía la información (reportes de estado, datos de

planificación, documentación técnica) y que método (informes escritos, reuniones)

– Descripción de la información que se va a distribuir incluyendo formato, contenido, nivel de detalle y convenciones y definiciones a utilizar

– Planificación de las entregas


Plan de Comunicación


4. PROYECTOS Y TAREAS


4.1. Asistentes

• Nuevo proyecto.– Al iniciar, Archivo/Nuevo, Ctrl+U, Icono nuevo– Asistente.

• Fechas de inicio, fin, información, calendario y comentarios.• Uso de Server y Web Access• Guardar.• Detalles.• Menú Proyecto / Información del proyecto.• Actualización de fecha de inicio o fecha de hoy• Botón Estadísticas.

– Historia, base actual, fecha comienzo y fin, variación, trabajos y costes.


4.2 Tareas

• Editar proyecto.– Área de la hoja, Insertar nueva tarea, Shift+F2, Icono– Ventana Información de la tarea.

• General. Nombre + duración laboral (m,h,d,s) o (mt, ht, dt, st) real.– Ocultar barra tareas. Esconde barra en grafico.– Ajustar a resumen. Para subtareas.

• Predecesoras. Tipo y Posposición.• Recursos. Nombre y %

– Recursos. Herramientas/Asignar Recursos,(Alt+F10), icono.» Ejemplo Asignar y reemplazar y varias tareas.» Fechas disponibilidad, sobre asignación, acumulación costos,

tasas• Avanzado.

– Tipos de delimitación LAP, LMTP,…– Hito. Duración 0.– EDT. Estructura descomposición trabajo

• Notas y Campos Personalizados– Insertar Tarea Repetitiva.– Ej.. Crear Proyecto. 2 tareas con tres subtareas (3,2,4) y (3,3,6)

• La 1 esta 100% completa.15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 53

4.3. Tipo de Tareas

• No condicionadas por esfuerzo– Unidades fijas.

Ej.: Elaborar carta. 25% Meter en sobre. 25% poner sello. 50% poner dirección.• Cambiamos duración: Cambia trabajo, Uds. fijas.• Cambiamos trabajo: Cambia duración, Uds. fijas.• Cambiamos Uds.: Cambia duración, trabajo fijo.

– Duración fija.Ej.: Viaje avión Valencia-Paris. 2h. Se requiere a Piloto y Copiloto.• Cambiamos Uds.: Cambia Trabajo, duración constante.• Cambiamos trabajo: Cambia Uds., duración constante.• Cambiamos duración: Cambia Trabajo, Uds. constante.

• Condicionada por el esfuerzo.– Trabajo fijo.

Ej.: Pintar una casa 50h. 40h Blanco 10h Rojo• Cambiamos duración: Cambia Uds., trabajo constante• Cambiamos Uds.: Cambia duración, trabajo constante• Cambiamos trabajo: Cambia duración, Uds. constante.

– Duración fija. Al incrementar recursos reduce la dedicación de ellosEj..: Viaje coche Valencia-Pekín. 4 días. 4 Conductores.

– Unidades fijas. Al incrementar recursos reduce la duraciónEj.: Embalar 1000 cajas. 20 horas. 4 Embaladores (5 horas cada uno)


Asignar Recursos

• Realizar tareas repetitivas.– Crear tarea log– Toma de datos– Reunión seguimiento– Estado compañía.

• Asignar recursos a tareas– Como afecta a cada tipo.– Buscar recurso por fecha de disponibilidad– Ver sobre asignación de recurso– Asignar tasa


4.5. Calendario del Proyecto

• Opciones.• Periodos no laborables y laborales no predeterminados. 31/12• Calendario nuevo• Copiar Calendario. Herramientas / Organizador / Calendarios• Imprimir. Ver / Informes / General / Días Laborales• Uso de Asistentes para calendarios.


4.6. Archivos

• Abrir archivo y Plantillas. Ctrl+A o Ctrl+F12, icono abrir• Propiedades archivo, resumen, contenido y personalizar• Información del proyecto. Fecha inicio,…• Guardar, guardar como, guardar plantilla

– Archivo / Guardar, Ctrl+G, icono.– Archivo / Guardar como / Opciones Generales

• Cerrar archivo– Archivo cerrar, Ctrl+F4

• Salir de Project– Archivo salir, Alt+F4


4.7 Ejercicio

• Proyecto Cena– Comprar comida 90 R1– Acomodar Zona de Trabajo 45 R2– Preparar primero 30 R1– Preparar segundo 40 R1– Preparar postre 30 R3– Posicionar mesa y sillas 30 R2– Cubiertos Mantelería 30 R2– Revisar salón 15 R3– Revisar platos en cocina 5 R3– Servir platos 15 R2– Comer 90 R1, R2, R3– Servir postre 20 R1– Recoger platos y cubertería 25 R2– Champán 0 R1, R2, R3


4.8. Opciones Visuales

• Definimos fecha inicio y fin, guardamos y calendario• Zoom.

– Reducir. Ctrl+* o Lupa- Aumentar. Ctrl+/ o Lupa+. Ver/Zoom• Navegación a través del proyecto.

– Edición / Ir a o F5.• Calcular Camino Critico.

– Menú Formato/Asistente Diagramas de Gantt, icono asistente


4.9. Teoría de las Restricciones

• Inclusión de un tiempo de margen para evitar demoras. Opciones– Incluir en cada tarea o por responsable una demora. Exceso de margen?

– Incluir una demora general para todo el proyecto. Todos tiran del margen.

– Con caminos paralelos, además, tendremos en cuenta las restricciones por los recursos.

– Como Dimensionar• Podemos empezar incluyendo 1/3 con protección. • Tener en cuenta los riesgos involucrados.• Empezar por las tareas de mas riesgo.• Recursos en múltiples proyectos: Previsión por gestión común


R1R2

R3

R1

R2

R3


5. PROGRAMACIÓN


5.1 Ajustes de Definición de Tareas

• Lista tareas/hitos y duración (m, h, d, s, ms)• Organizar tareas / Indentar, con asistente e iconos.

– Subtareas , Resumen, . Múltiples niveles• Al generar subtarea la superior es resumen, tamaño max subtareas• Mostrar subtareas. Icono +. Ocultar icono –• Proyecto Esquema Mostrar todas las subtareas. Icono ++

• Información adicional. Notas con archivos, hipervínculos.• Crear hito, de mas de un día y proyecto filtro hitos.• Tarea repetitiva. Insertar tarea repetitiva.

– Test. Crear tarea log, toma de datos, reunión seguimiento, estado compañía.


5.1 Ajustes de Definición de Tareas

• Agregar columnas, información del programa y personal.• Actualizar completado y resto de datos.• Eliminar tareas y subtareas• Restricciones.

– Fecha limite y delimitación.• Dividir o Unir Tarea.• Importar tareas desde Outlook.• Iconos de información. Nota, delimitación, completado, redistribuir.


5.2 Relación entre tareas.

• Programar / Vincular tareas. fc, cc, ff o cf. Desde info. tarea y asistente.– Seleccionar tareas a vincular. Edición/Vincular, Ctrl+F2, icono– Edición/Desvincular, Ctrl+Shift+F2, icono. Una la desvincula.– Posposición, negativa, antes de.– Vincular tareas en diagrama de red.– Herramientas/opciones/programación. Fecha de inicio tarea.


5.3 Recursos

• Barra Administración de Recursos.– Vista asignación de recursos. Muestra tareas de cada recurso.– Vista Entrada de tarea. Muestra recursos de cada tarea.– Ir a Sobre asignación siguiente. Busca las sobre asignaciones.– Asignar recursos. Permite asignar recursos.– Asistente sustitución recursos.– Nuevo recurso de. Añade recursos externos. AD, mail, Project.– Compartir recursos. Indica el fondo de los recursos.– Actualiza fondo recursos. Actualiza la información en el fondo.– Renovar fondo recursos. Actualiza la información del fondo.– Libreta de direcciones. Permite añadir recursos desde libreta.– Detalles del recurso.– Cuenta de Usuario Windows. – Que utilizan el recurso. Muestra tareas asignadas a recursos.– Ayuda para redistribución. Explica como redistribuir recursos.


5.3 Recursos

• Ver/hoja de recursos.• Nombre, tipo, precio / h y / h extra. Material, tipo y etiqueta

– Material, perecedero.– Grupo. Agrupar recursos para luego ordenar o buscar– Capacidad Máxima. Unidades de recurso disponibles.

• Información del recurso. Doble clic.– Mail y disponibilidad.– Horario de trabajo. Personalizado al recurso. Grupo recursos definir nuevo

calendario– Vincular o adjuntar mas información sobre recursos. Nota y link.

• Mostrar columnas personalizadas tipo y etiqueta material


5.3 Recursos

• Ver/Grafico de recursos y uso de recursos.• Asignar personas y equipamiento a tareas.

– Ver costes del proyecto.– Ver filtros al asignar. Uso de *,?

• Reemplazar y eliminar recursos.• Generar archivo fondo de recursos.• Compartir recursos de fondo. Herramientas.• Abrir solo archivo de fondo. Ver opciones de apertura.• Desvincular fondo desde archivo y desde fondo.


5.3 Recursos

• Redistribución de tareas. – DCE, DFE, LMTP, LAP, ni se retrasan ni dividen– Prioridad 1000, no se retrasa.– Ver / hoja de recursos. Exclamación y Rojo=sobre asignación.

• Herramientas / redistribuir. – 1 evita retraso proyecto– 2 retrasa solo un recurso en tarea– 3 divide en varias tareas– 4 Cambios como propuestos.

• Nota: Auto con borrar y Aceptar. Manual con redistribuir ahora.– Para ver en grafico cambios por redistribución

• Ver / Mas vistas / Gantt de redistribución.– Para ver en tabla números de retraso

• Ver / Tabla: Entrada / Mas Tablas / Tarea / Retraso– Borrar redistribución

• Herramientas / Redistribuir recursos / Borrar redistribución


5.4 Costes

• Manejo de Costes– Desde Hoja de recursos, asignamos estándar, extra y uso.– Desde ficha del recurso / Costos, diferentes tasas.

• Fechas a partir de la que es efectiva. Uso de % en las filas.• Acumulación de costos.

– Personalizar horas.• Ver / uso de recursos y ver / tabla / trabajo• Doble clic tarea y General, Trabajo, unidades y perfil de trabajo.

– Horas extraordinarias• Ver / uso de tareas y ver / tabla / trabajo• Insertar columna / trabajo horas extra.

– Asignar Costo a Tareas• Ver Diagrama de Gantt y Ver / tabla / costo• Asignar costo fijo independiente de recursos y de duración.• Asignar acumulación de costos fijos.• Costo total = costo fijo+(tasas recurso*horas)+costo uso recurso.


5.4 Costes

– Modificar la tabla de tasa aplicada• Ver / uso recursos• Selección de tarea de recurso con varias tablas. Doble clic

– Modificar formato y símbolo moneda• Herramientas / opciones / vista• Símbolo, decimales y posición. $1,4444

– Análisis del valor acumulado• Ver / Mas Vistas / Hoja de tareas• Ver / Tabla / Mas Tablas / Valor acumulado

– CPTP. Costo previsto hasta fecha estado elegida– CPTR. Costo presupuestado del trabajo realizado.– CRTR. Costo real de las tareas– VP. Diferencia entre progreso actual y programado. CPTR-CPTP– VC. Diferencia entre costo programado y real. CPTR-CRTR.

» + indica vamos adelantados o inversión es superior a previsión» Aumentamos presupuesto o aceptamos – beneficio.

– CEF. Costo estimado al finalizar. – CPF. Costo total previsto de la tarea al finalizar.– VAF. Variación en finalización. CPF – CEF

• Cambios en calculo de valor acumulado– Herramientas / opciones / calculo / valor acumulado


5.4 Costes

– Costo total del proyecto.• Ver / mas vistas / hoja de tareas• Herramientas / opciones / vista / mostrar tarea de resumen de

proyecto.– Opciones de calculo.

• Herramientas / opciones / calculo.• Actualizar estado actualiza trabajo y costo de recursos cuando

actualiza progreso de tarea• Las modificaciones… progreso de costes de tarea se refleja hasta

fecha de estado , sino hasta fecha fin de tarea.• Calcular proyectos … calcular también proyectos insertados• Microsoft …y siguiente calcular costos reales de forma manual y

distribuir cambios en coste total uniformemente hasta fecha estado• Acumulación predeterminada• Calcular varias… Varias red de tareas• Tareas criticas si demora menor o igual a:



6 SEGUIMIENTO


6.1 Puntos de Control

• Puntos de Control– Asistente

• Crear línea base. ¿Para que?• Preparar seguimiento del proyecto.• Incorporar info de seguimiento. Establecer fecha y %• Comprobar el progreso del proyecto. ¿Como están?• Realizar cambios en proyecto.

– Duración de tareas, horas de trabajo, Uds. asignación.– Obtener información de Estadísticas del proyecto.– Ver Barra de Herramientas de Seguimiento. Grabar tb con otro nombre.– Línea Base. Completa y parcial.

• Herramientas / seguimiento / …• Planes provisionales.• Líneas de Progreso.

– Ver Gantt de Seguimiento y Tabla de Variación.– Borrar líneas base y cambiar información del proyecto de fecha de estado.– Barra de herramientas Comparar… Comparar archivos.


6.2 Revisiones

• En las revisiones del proyecto debemos de analizar la situación actual, con la prevista o deseada.– Mostrar estadísticas del proyecto:

• Mostrar la información del proyecto y ver las estadísticas– Mostrar el diagrama de Gantt de seguimiento

• Mostrar la vista Gantt de seguimiento– Visualización de los datos del proyecto en tablas

• Mostrar la hoja de tareas• Mostrar la tabla de costo

– Se muestra la información del costo incluyendo las variaciones• Ver la información de costos para cada tarea

– Valor Acumulado• Ver / Mas Tablas / Valor Acumulado.

– Costes Mensuales por Recurso y Tarea• Ver / Uso de Tareas. Ver / Tabla / Costo. Formato / Detalles / Costo.

Formato / Detalles: Inferior Meses. Intermedio Años.15/12/2011 Microsoft Project - Gestión de Proyectos - Roberto Soriano 74

6.3 Vistas e Informes

• Vistas disponibles en Project.– Ver

• Diagrama de Gantt. Defecto. Tabla de tareas y escala temporal.• Calendario. Días del mes y las tareas para cada día.• Diagrama de red. Pert. Visión lógica del proyecto.• Gantt de Seguimiento. Compara la previsto con lo real.• Uso de tareas. Tareas con recursos asociados a ellas y horas para

cumplir lo previsto. Combinar con otra vista con Shift.• Otras: Diagrama de relaciones, Formulario de tareas, Grafico de

recursos y uso de recursos.• Tablas: Parte izquierda. Ver, Tabla y…• Inferior. Ventana, Dividir, Ver, …

– Ver barra de vistas.– Herramientas, opciones, vista, vista predeterminada.



• Diagrama de Red. Ver/diagrama de red– Línea Diagonal en curso. En cruz terminada.– Permite revisar, crear o editar proyecto

• Crear e incorporar detalles a programación (Doble clic)• Vincular tareas (Clic sobre tarea y arrastra a otra)• Mostrar % de tareas completadas.• Asignar personal y recursos.• Crear tarea. Clic en área vacía y seleccionar zona.

– Formato/Estilo de cuadro• Borde de los cuadros. Fondo y trama. Plantillas y datos.

– Formato/Diseño• Colocar auto o manual.• Diseño de cuadros• Líneas de vinculo• Color de vínculos• Opciones de diagrama



• Informes.– Asistente

• Seleccionar vista o informe. 1 pantalla, 2 impresora.• Cambiar contenido/orden.

– Tareas a mostrar– Agrupación– Orden

• Cambiar aspecto Gantt. Escala, barras, …• Comparar el progreso. Superior previsto, inferior real.• Tareas criticas. Rojo.• Asignado el tiempo de los recursos.

– UI. Recursos, tareas y trabajo asignado. UD. Calendario con trabajos programados. D. Gantt con diagrama de recurso.

• Costos del proyecto. – Total, base, variación, real, resto.

– Menú Ver Informes.• Tipos de informes disponibles.• Informes Personalizados.

– Opciones permitidas.


6.4 Históricos

• Análisis Pert– Ver barra Análisis Pert

• Hoja de entradas Pert, introducir datos.• Calcular Pert• Ver los Gantt

• Códigos EDT– Insertar columna.– Proyecto / EDT


6.5 Gestión de Múltiples Proyectos

• Consolidar Proyectos– Insertar Proyecto.– Información avanzada de tarea resumen del subproyecto.– Fondo de recursos.

• Área de trabajo.– Proyectos de trabajo habitual pero no relacionados entre si.– Archivo / Guardar área de trabajo


6.6. Gestión de Riesgos

• Incluye los procesos necesarios concernientes a la identificación, análisis y respuestas al riesgo del Proyecto. Incluye maximizar los resultados de los hechos positivos y minimizar las consecuencias de los hechos adversos.

• El propósito es identificar y gestionar los riesgos del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida. Implica centrar el foco en monitorear los riesgos del proyecto, y de la organización involucrada.

• La gestión de Riesgos nos ayuda a conocer a que nos enfrentamos y a priorizar


Respuesta Monitorización Diseño e Implementación de

Controles

Monitorización y Mantenimiento de

Controles

Riesgos

Identificación, Asesoramiento y

Evaluación


• Analizar y Estimar– Cualitativos :

• Se trata de definir para cada riesgo identificado• Probabilidad de ocurrencia si no se toman acciones correctivas

– Poco Probable– Moderado– Muy Probable

• Nivel de Impacto en el cronograma, los costos, la calidad, y en lo expuesto que queda el proyecto o el negocio.

– Ninguno– Bajo– Medio– Alto – Extremo


Poco prob. Moderada Muy ProbableNingunoBajoMedioAltoExtremo

Riesgo Probabilidad Impacto……… Moderada Alto


• Estrategias– Evitar el riesgo.

• Anular el servicio o incluir controles que aseguran que no sucede.– Mitigar el riesgo.

• Introducir controles que reducen la probabilidad de que suceda.– Transferir el riesgo.

• Seguros. El riesgo sigue siendo nuestro pero recibimos una contraprestación en caso de que suceda.

– Aceptar el riesgo. • Se asume que pueda suceder y no se hace nada que lo impida.

Normalmente por probabilidad baja y coste alto.



7 CONCLUSIONES


7.1. Ciclo de Vida de la Gestión de Proyectos

1. Identificar. Nuevas ideas, iniciativas, mejoras, cumplimiento legal

2. Define. Beneficios, Alineamiento Estratégico, Recursos, Presupuestos, Propiedad. Dependencias

3. Priorizar. Valor estratégico, Valor Financiero, Criterio de valoración del riesgo, priorización de proyectos

4. Seleccionar. Optimizar, Limitar Riesgos de esfuerzos

5. Fases. Secuencia, Capacidad, Maximizar ROI, Línea Base

6. Plan. Tareas, Hitos, Planificación, Niveles, Presupuestos, Recursos, Riesgos

7. Ejecutar. Desviación actual de la línea Base, Informes EVM (Earned Value Management), Trabajo, Autorizaciones, ...

8. Cerrar. % Completado, Documentos de aprobación final, históricos

9. Medición. Coste, Tiempo, ROI, Calidad, Éxito




Identificar.

Nuevas ideas, iniciativas, mejoras, cumplimiento legal

Define.

Beneficios, Alineamiento Estratégico, Recursos, Presupuestos, Propiedad. Dependencias

Priorizar.

Valor estratégico, Valor Financiero, Criterio de valoración del riesgo, priorización de proyectos

Selecciona Optimizar, Limitar Riesgos de esfuerzos

Fases

Secuencia, Capacidad, Maximizar ROI, Línea Base

Plan

Tareas, Hitos, Planificación, Niveles, Presupuestos, Recursos, Riesgos

Ejecutar

Desviación actual de la línea Base, Informes EVM (Earned Value Management), Trabajo, Autorizaciones, ...

Cerrar

% Completado, Documentos de aprobación final, históricos

Medición.

Coste, Tiempo, ROI, Calidad,

Éxito


• Pasos Project– Configuración del Project

• Opciones, Calendario, Recursos– Planificación

• Fases, Tareas, Asignación recursos, relaciones entre tareas• Camino crítico• Ámbito, recursos y planificación• Costes

– Costes fijos, recursos y materiales• Línea Base• Reducir tiempos. Tareas en paralelo, distintos recursos,...

– Seguimiento• % Completados• Fechas de inicio y de fin• Ámbito, recursos y planificación• Costes• Detectar sobrecargas, desviaciones, ...• Informes de costes• Líneas base

– Cierre• Informes, lecciones aprendidas, mejores prácticas, alineamiento.


7.2. Prueba Final


Gestión de [email protected]

GRACIAS


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