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Gestin de Recursos Humanos Vinculacin y desvinculacin

FTC-22-4-01-01 FECHA PUBLICACIN 13/07/2016

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Talento Humano Administracin y bienestar del talento

humano Vinculacin y Desvinculacin

Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2

3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2

3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................... 2

4.1. Responsable del Proceso ..................................................................................................... 2

4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 2

5. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 3

6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ................................................................................................... 3

6.1. Descripcin de actividades - Gestin de Recursos Humanos Sistema Bibliotecas

Desvinculacin por renuncia ........................................................................................................... 3


Vinculacin de nuevo colaborador ................................................................................................. 4


Prrrogas de contratos.................................................................................................................... 5

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 6

8. INDICADORES .............................................................................................................................. 6

9. RIESGOS ....................................................................................................................................... 6

10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 7

11. APROBACIN ............................................................................................................................... 7







1. OBJETIVO

Gestionar las actividades necesarias de vinculacin y desvinculacin de personal cuando as se

requiera, con el fin de garantizar colaboradores con las cualidades necesarias para cumplir con los

fines del Sistema de Bibliotecas.

2. ALCANCE

El proceso inicia cuando se recibe una carta de renuncia por parte de un colaborador, con la

identificacin de una vacante o en la evaluacin de desempeo anual. El proceso finaliza una vez se

haya realizado la vinculacin del nuevo personal, cuando se haya hecho efectiva la desvinculacin

de colaboradores antiguos, o cuando se haya tomado la decisin de prrroga de contrato.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

Poltica de Seleccin y Promocin

3.2. Lineamientos

No aplica

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del Proceso

Jefe Administrativo Sistema Bibliotecas

4.2. Responsabilidades

Jefe Administrativo:

Realizar la solicitud de reclutamiento en el respectivo formato completamente

diligenciado y en las fechas establecidas por GHDO.

Diligenciar el formato de contratacin correctamente y enviarlo oportunamente a GHDO

para evitar retrasos en el proceso de vinculacin.

Jefe directo/Jefe Administrativo/Director Sistema Bibliotecas:

Verificar que el perfil solicitado sea acorde con el requerido.







Seleccionar al candidato que mejor se ajuste al cargo y que cumpla con los requisitos

establecidos por la Universidad.

Candidato:

Brindar informacin verdica y confiable en las entrevistas en las que participe.

5. DEFINICIONES

GHDO: Gestin Humana y Desarrollo Organizacional.

Evaluacin de desempeo: Evaluacin anual en la que se revisan el cumplimiento de

metas de los colaboradores.

Descripcin de cargo: Es la descripcin del conjunto de conocimientos, capacidades y

actitudes que debe reunir una persona para desempear en forma adecuada las funciones

que tiene asignadas dentro de una estructura especfica.

6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES


Desvinculacin por renuncia

ENTRADA Carta de renuncia

PROVEEDOR Colaborador

SALIDA Desvinculacin de colaborador

CLIENTE GHDO

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Recibir carta de renuncia y notificar a superior

En caso de que un colaborador decida renunciar, se recibe su carta de renuncia y se le notifica a la Directora del Sistema de Bibliotecas

Jefe Servicios/ Jefe

Administrativo/ Coordinador Desarrollo de Colecciones

Carta de renuncia

2 Recibir y firmar carta de renuncia

Se recibe la carta de renuncia y se firma como recibida.

Director Sistema Bibliotecas

Carta de renuncia







3

Enviar carta de renuncia con un memorando interno a GHDO

Se enva la carta de renuncia firmada por medio de un memorando a GHDO para que den inicio al proceso de Desvinculacin.

Asistente Administrativo

Carta de renuncia firmada


Vinculacin de nuevo colaborador

ENTRADA Vacante

PROVEEDOR Sistema Bibliotecas

SALIDA Vinculacin de colaborador nuevo

CLIENTE GHDO


1 Revisar y actualizar la descripcin de cargo de la vacante

Se revisa la descripcin de cargo de la vacante con el fin de identificar actividades/funciones que se requieran ajustar.

Jefe Administrativo

2

Preparar solicitud de reclutamiento de un nuevo colaborador y enviarla al Director

Se realiza el documento de solicitud para iniciar el proceso de reclutamiento para la vacante, y se enva por correo electrnico al Director del Sistema de Bibliotecas.

Jefe Administrativo

Notificacin a GHDO

3

Enviar solicitud de reclutamiento de nuevo colaborador a GHDO

Por correo electrnico se enva la solicitud de reclutamiento a GHDO. Se adjunta la descripcin de cargo ajustada y de esta forma inicia el proceso de Definir requerimientos y reclutar candidatos.

Director del Sistema de Bibliotecas.

-Notificacin a GHDO -Descripcin de cargo

4 Recibir y revisar hojas de vida de candidatos por parte de GHDO

Se da inicio al proceso de Seleccionar candidatos en el que se revisan las hojas de vida de los candidatos con el fin de escoger a los que participarn en entrevistas.

Jefe del rea/ Director de Sistema de Bibliotecas

Hojas de vida

5 Solicitar entrevistas a GHDO

Por correo electrnico se notifica a GHDO la necesidad de coordinar entrevistas con los candidatos que seleccionaron posterior a la revisin de hojas de vida.

Jefe Administrativo







6 Realizar entrevistas a candidatos

Se realizan tres entrevistas distintas a cada candidato cada una a cargo del Jefe del rea de la vacante, el Jefe Administrativo y el Director de Sistema de Bibliotecas.

Jefe del rea/ Jefe Administrativo/

Director de Sistema de Bibliotecas

7 Tomar decisin de seleccin y notificar a GHDO.

En conjunto, el Jefe del rea, el Jefe Administrativo y el Director de Sistema de Bibliotecas toman la decisin de a quin contratar de acuerdo a las entrevistas y la notifican por correo electrnico a GHDO, para dar inicio al proceso de Cierre de seleccin y promocin.

Jefe del rea/ Jefe Administrativo/

Director de Sistema de Bibliotecas

8 Descargar y diligenciar formato de contratacin

Una vez GHDO haya confirmado que el candidato seleccionado es apto para ocupar la vacante, se descarga el formato de contratacin y se diligencia.

Jefe Administrativo

Formato de

contratacin

9 Firmar formato de contratacin

Se firma el formato de contratacin Director de Sistema de Bibliotecas

Formato de

contratacin

10 Escanear y enviar formato de contratacin a GHDO

Se escanea el formato firmado y se enva a GHDO para que den inicio al proceso de Vinculacin.

Asistente Administrativo.

Formato de

contratacin


Prrrogas de contratos

ENTRADA Evaluacin de desempeo

PROVEEDOR Jefes

SALIDA Decisin de prrroga de contrato

CLIENTE GHDO


1 Realizar evaluacin de desempeo para definir prrrogas

Anualmente se realiza la evaluacin de desempeo y con base en sta se toman decisiones sobre la prrroga de los contratos de los colaboradores.

Direccin Sistema de Bibliotecas/ Jefe Servicios/







Se da inicio al proceso de Prrrogas de contratos.

Jefe Administrativo/

Coordinador Desarrollo de Colecciones

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

8. INDICADORES

No aplica.

9. RIESGOS OPERATIVO

Prdida de la hoja de vida de alguno de los aspirantes.

CALIDAD DE SERVICIO

No aplica.

SEGURIDAD

No aplica.

ADMINISTRATIVO

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa, entidad)

PRO-22-3-01-01 Definir requerimiento y reclutar candidatos

Formato de contratacin


PRO-22-3-01-02 Seleccionar candidatos

PRO-22-03-01-03 Cierre de seleccin y promocin

PRO-22-4-01-01 Vinculacin planta, temporales, aprendices y extranjeros

PRO-22-4-01-04 Prrrogas de contratos

PRO-22-4-01-05 Desvinculacin

PRO-22-3-01-01

DEFINIR REQUERIMIENTO Y RECLUTAR CANDIDATOS

DIR

EC

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IN

Y

UN

IVE

RS

IDA

DE

S

Se ajusta al

perfil?NO

NO

No cumple

con el perfil

de cargo

15- Almacenar

datos del

candidato para

una prxima

convocatoria (si

aplica)

Hoja de vida

Hoja de vida

Informe Estudio de

mercado

9- Incluir

candidatos de

otras fuentes

7- Enviar hoja de

vida

10- Revisar HV

de candidatos

Base de datos

Cul es el

resultado del

anlisis y la

validacin?

Ajuste de

Requerimiento

Cumple con el perfil de cargo

Nuevo reclutamiento

con distinta convocatoria

11- Realizar

contacto

telefnico con el

candidato

2- Revisar el

requerimiento

El

requerimiento

fue

autorizado?

NO

1- Solicitar el

requerimiento

16- Informar

decisin al

solicitante

4- Definir fuentes

de reclutamiento

SI

Notificacin

de solicitud

Requiere

ajustes en la

descripcin y

perfil del

cargo?

3- Revisar y

validar la

descripcin y

perfil del cargo

NO

SI PRO-22-1-01-01

Gestin de

Estructuras y

cargos

Descripcin y perfil

de cargo

6- Publicar el

requerimiento en

las diferentes

fuentes

Portal de

Reclutamiento

5- Solicitar hojas

de vida (si

aplica)

Plataforma

de centros de

formacin

Aplicativo

SENA

Notificacin de

rechazo

Notificacin de

requerimiento

8- Enviar hojas

de vida o bases

de datos de

posibles

candidatos (si

aplica)Hojas de vida

Bases de datos

SIEs aprendiz

o practicante?

SI

13- Validar que el

candidato no

tenga un contrato

de aprendizaje

previo

14- Validar

tiempo de

duracin de la

prctica

Descripcin y perfil

de cargo

APRENDICES

Archivo de

seguimiento

de aprendices

y practicantes

12- Analizar

estudio de

mercado (si

aplica)

2

2

1

1

De Seleccionar Candidatos

Act 19
PRO-22-3-01-01 Def Req y Reclu cand.vsdDef Req y Reclu candm.pena366Archivo adjuntoPRO-22-3-01-01 Def Req y Reclu cand Diagrama.pdf

FICHA TCNICA

SELECCIONAR CANDIDATOS

Macroproceso Talento Humano

Nivel 1 Desarrollo del Talento Humano

Nivel 2 Seleccin y Promocin

Cdigo PRO-22-3-01-02

Versin 0

Fecha publicacin 24/11/2014

Tipo Documento Ficha tcnica

Tabla de contenido

1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 2

3.1 Directrices: .............................................................................................................................. 2

3.2 Lineamientos: ......................................................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 2

4.1. Responsable del proceso: ................................................................................................... 2

4.2. Responsabilidades: ............................................................................................................. 2

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES .......................................................... 3

5.1 Diagrama de flujo Seleccionar Candidatos ........................................................................... 3

5.2 Descripcin de actividades Seleccionar Candidatos ............................................................ 3

6. DEFINICIONES ........................................................................................................................... 10

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 11

8. INDICADORES ............................................................................................................................ 11

9. RIESGOS .................................................................................................................................... 11

10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................. 11

11. APROBACIN ............................................................................................................................ 11

FICHA TCNICA






Versin 0



1. OBJETIVO

Evaluar las competencias de los candidatos para seleccionar el que mejor se ajuste al perfil.

2. ALCANCE

Desde la programacin de pruebas y entrevistas hasta realizar el estudio de seguridad

(antecedentes penales, financieros, verificacin acadmica y laboral), la visita domiciliaria,

efectuar las pruebas mdicas, seleccionar el candidato a ocupar el cargo y recibir aceptacin

de la oferta por parte del mismo.

3. NORMATIVIDAD

3.1 Directrices:

No aplica.

3.2 Lineamientos:

Planta y Temporales


Aprendices y practicantes

Lineamientos para vinculacin de aprendices y practicantes


4.1. Responsable del proceso:

Jefe de Desarrollo del Talento Humano

4.2. Responsabilidades:

Jefe inmediato/ Director o Decano de la Unidad acadmica o administrativa:

Seleccionar al candidato que mejor se ajuste al cargo y que cumpla con los requisitos

establecidos por la Universidad.

FICHA TCNICA






Versin 0



Jefe de Desarrollo del Talento Humano:

Supervisar que el proceso de Seleccin de personal se efectu correctamente y cada

una de las partes cumpla con sus responsabilidades.

Coordinador y Gestor de Seleccin y Promocin:

Asegurar que el candidato seleccionado cumpla con las especificaciones y necesidades

del cargo que busca la Unidad.

Proveedor de prueba de idiomas/Estudios de seguridad y Servicios mdicos:

Garantizar que la informacin y resultados enviados a GHDO se realicen segn las

condiciones y acuerdos previamente estipulados con la Universidad.

Emitir el concepto mdico con informacin verdica y por parte de un profesional

autorizado.

Centro mdico y de salud ocupacional:

Emitir el concepto mdico con informacin verdica y por parte de un profesional

autorizado.

Psicloga Externa:

Entregar el concepto psicolgico con informacin verdica y emitida por parte de un

profesional autorizado.

Candidato:

Brindar informacin verdica y confiable en las entrevistas, pruebas y exmenes en los

que participe.

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

5.1 Diagrama de flujo Seleccionar Candidatos

5.2 Descripcin de actividades Seleccionar Candidatos

PRO-22-3-01-02

SELECCIONAR CANDIDATOSD

IRE

CC

IN

DE

GE

ST

IN

HU

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Y D

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AR

RO

LL

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RG

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CIO

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GU

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AD

PR

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DO

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SE

RV

ICIO

S

M

DIC

OS

De Cierre de procesoAct 1

Informe de Evaluacin

Contina

con el

proceso?

8- Decidir el

candidato con

mejor ajuste al

perfil

SI

20- Almacenar

datos del

candidato y

notificarlo (si

aplica)

NO

Tiene un

concepto

favorable de

estudio de

seguridad?

SI

Cumple con

la visita

domiciliaria?SI

NO

NO

Resultado de

Prueba tcnica

Resultado de prueba

de idiomas

PS-008-07 Gua para realizar

visita domiciliaria

Informe de estudio

de seguridad

NO

Concepto

de entrevista con el

Jefe inmediato

12- Realizar

visita

domiciliaria (si

aplica)

13- Remitir

candidato a

exmenes

mdicos 15- Remitir

concepto mdico

al Departamento

Mdico y Salud

Ocupacional

SI

Concepto de

entrevista

Certificado mdico de

ingreso ocupacional

4- Realizar

prueba tcnica

(si aplica)

2- Realizar

entrevista y

pruebas

psicotcnicas

6- Realizar

prueba de

idiomas (si

aplica)

3- Realizar

entrevista

psicolgica y

pruebas

psicotcnicas

(si aplica)

Concepto

de entrevista

Tiene alguna

restriccin

medica o es

un cargo que

lo amerite?

16- Revisar y

enviar concepto

mdico

El candidato

tuvo un

concepto

mdico

favorable?

NO

SI

Notificacin

Base de

datos

Almacenar

datos

Almacenar

datos

17- Informar a la

Unidad

acadmica/

administrativa

Plataforma

(si aplica)

Plataforma

(si aplica)

10- Realizar

Estudio de

seguridad

7- Integrar

resultados de las

entrevistas y

pruebas tcnicas

19- Registrar

informacin del

candidato

Seguimiento

Seleccin

Notificacin

9- Solicitar

Estudio de

seguridad

Formato de autorizacin

para el estudio de seguridad

Control de

presupuesto

11- Analizar los

resultados del

estudio de

seguridad

18- Realizar

oferta al

candidato

Acepta la

oferta?NO

SI

Hay ms

candidatos

que se

ajusten al

perfil?

SI

NO

Seguimiento practicantes

y aprendices

1- Programar

pruebas y

entrevistas

5- Realizar

entrevista a

candidato

1

14- Realizar

examen mdico y

enviar concepto

a GHDO

1 1

2

2

A Seleccin de candidatos Act 8

A Definir Requerimiento y Reclutar candidatos

Act 1

1
PRO-22-3-01-02 Selec cand.vsdSeleccionar candidatosma.archila112Archivo adjuntoPRO-22-3-01-02 Selec cand Diagrama.pdf

FICHA TCNICA






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No. Actividad Descripcin Responsable Sistema Documento

1 Programar pruebas y

entrevistas

Planificar actividades de pruebas y entrevistas notificando al candidato (telefnicamente y/o por correo electrnico) para que asista a cada una de ellas.

Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de Seleccin y

Promocin

2 Realizar entrevista y

pruebas psicotcnicas

Se lleva a cabo la entrevista personal con el candidato y se aplican las pruebas psicotcnicas segn el perfil del cargo (si aplica).

Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de Seleccin y Promocin/ Candidato

Concepto de

entrevista

3

Realizar entrevista psicolgica y pruebas

psicotcnicas (si aplica)

Planta y temporales: Una vez superadas la prueba y entrevista en Uniandes, se solicita la entrevista y pruebas psicotcnicas con la Psicloga externa, se debe enviar la descripcin y perfil de cargo y la hoja de vida del candidato. Esta actividad vara dependiendo de si el cargo lo amerita.

Psicloga Externa/ Candidato

Concepto de

entrevista

Entrada Hoja de vida. Descripcin y perfil de cargo. Informe de Estudio de mercado. Candidatos pre-seleccionados.

Proveedor Unidad acadmica o administrativa, Gestin Humana y Desarrollo organizacional, Proveedor de servicios mdicos, Psicloga Externa, Proveedor de estudios de seguridad, Centro mdico y de salud ocupacional.

Salida

Candidato seleccionado. Concepto de entrevista con GHDO. Concepto de pruebas psicotcnicas. Concepto de entrevista psicolgica. Resultado de pruebas tcnicas. Concepto entrevista con jefe inmediato. Resultado de prueba de idiomas. Informe de evaluacin. Informe de estudio de seguridad. Certificado mdico de ingreso ocupacional. Archivo de "Seguimiento Seleccin" actualizado. Archivo Control de presupuesto.

Cliente Unidad acadmica o administrativa, Gestin Humana y Desarrollo Organizacional.

FICHA TCNICA






Versin 0



4 Realizar prueba

tcnica (si aplica)

La unidad acadmica o administrativa construye la prueba y la envan a GHDO, quien la aplica y la enva de vuelta para ser calificada. En algunas ocasiones la unidad acadmica o administrativa aplica la prueba.


Promocin/ Jefe inmediato/

Candidato

Resultado de

prueba tcnica

5 Realizar entrevista a

candidato Realizar entrevista con el candidato.

Jefe inmediato/ Director o Decano de la Unidad

acadmica o administrativa/

Candidato

Concepto de

entrevista con el jefe inmediato

6 Realizar prueba de idiomas (si aplica)

Planta y temporales: En caso que el perfil de cargo lo amerite, se realiza la prueba de idiomas al candidato.

Proveedor de prueba de idiomas/ Candidato

Resultado de

prueba de idiomas

7 Integrar resultados de

las entrevistas y pruebas tcnicas

En caso que el candidato supere las entrevistas y pruebas, se integran los resultados de las mismas en un informe que consiste en un comparativo del resultado de la evaluacin del candidato frente a la descripcin y el perfil del cargo solicitado (Planta y temporales). Luego se enva por correo electrnico al jefe inmediato o se organiza una reunin de retroalimentacin de los candidatos. Se genera un listado de posibles candidatos que se ajusten al perfil (en ocasiones por la complejidad del perfil pueden generarse solo dos posibles candidatos).


Promocin

Informe de evaluacin

FICHA TCNICA






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8 Decidir el candidato con mejor ajuste al

perfil

A partir del informe de evaluacin, GHDO le recomienda a la Unidad acadmica o administrativa el candidato con mejor ajuste al perfil de cargo solicitado. Es decisin de la unidad (acadmica o administrativa) decidir el candidato que continua a la siguiente etapa del proceso, el cual informa a travs de un correo electrnico.


acadmica o administrativa/ Coordinador de

Seleccin y Promocin/ Gestor de Seleccin y

Promocin

Notificacin

9 Solicitar Estudio de

seguridad

Se solicita a travs de un correo electrnico al proveedor externo la realizacin del estudio de seguridad y se enva adjunto y totalmente diligenciado el Formato de autorizacin para el estudio de seguridad.


Promocin

Formato de autorizacin para

el estudio de seguridad

10 Realizar Estudio de

seguridad

Se realiza el estudio de seguridad del candidato en donde se revisan antecedentes penales, financieros, verificacin acadmica y laboral Aprendices y practicantes: Solo se solicita antecedentes penales. Temporales: Se solicitan antecedentes penales y financieros (Preliminares). Planta: Se solicitan antecedentes penales, financieros, referencias laborales y acadmicas.

Proveedor de estudios de seguridad

Informe de estudio

de seguridad

FICHA TCNICA






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11 Analizar los resultados

del estudio de seguridad

En caso que alguno de los tems evaluados en el estudio de seguridad presenten resultados negativos o poco favorables, se realiza un anlisis para verificar la gravedad de los aspectos y se toma una decisin con respecto al candidato.


Promocin

12 Realizar visita

domiciliaria (si aplica)

En caso de una evaluacin positiva de la hoja de vida se realiza la visita domiciliaria. En algunas ocasiones la realiza el proveedor externo y en otras GHDO segn lo amerite el cargo. Aprendices y practicantes: No se realiza visita domiciliaria.

Consultor externo/ Coordinador de


Promocin

PS-008-07 Gua

para realizar visita domiciliaria

13 Remitir candidato a exmenes mdicos

Se coordina con el proveedor externo (a travs de la plataforma designada o telefnicamente) y el candidato (telefnicamente) la cita para llevar a cabo los exmenes mdicos.


Promocin

Plataforma (si aplica)

14 Realizar examen mdico y enviar

concepto a GHDO

Se realizan los exmenes mdicos ocupacionales y se envan los resultados a Gestin Humana a travs de correo electrnico. En el caso que el proveedor utilice una plataforma se consultan all los resultados.

Proveedor de exmenes mdicos/ Candidato

Plataforma (si aplica)

Certificado mdico de ingreso

ocupacional

15

Remitir concepto mdico al

departamento mdico y salud ocupacional (si

aplica)

Si el candidato tiene alguna restriccin mdica o por las exigencias del cargo se requiere una segunda validacin, se contacta a travs de un correo electrnico (Planta y temporales: adjuntando el concepto mdico y la descripcin y perfil de cargo) a la Coordinadora de Salud ocupacional y al Jefe del departamento mdico y de salud ocupacional (este ltimo en casos de segundo nivel o ausencia de la primera persona) con el fin de obtener un concepto mdico final.


Promocin

FICHA TCNICA






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16 Revisar y enviar

concepto mdico

Se revisa el concepto mdico y se enva un correo electrnico informando la aprobacin o desaprobacin de la persona para ser contratada.

Centro mdico y de salud ocupacional

Notificacin

17 Informar a la Unidad

acadmica/administrativa

Se informa (telefnicamente) a la unidad acadmica o administrativa que el candidato tiene una restriccin mdica. La unidad decide si el candidato puede realizar el trabajo en el cargo designado o en otro de la misma unidad, de lo contrario se puede enviar a entrevista en otra unidad con vacante disponible.


Promocin

18 Realizar oferta al

candidato

Planta y temporales: Se cita personalmente al candidato y se le informa que fue la persona seleccionada para ocupar el cargo, se le comenta sobre la oferta laboral y las caractersticas de la contratacin. Aprendices y practicantes: Telefnicamente se contacta al candidato y se le notifica que fue la persona seleccionada.


acadmica o administrativa/ Coordinador de


Promocin

19 Registrar informacin

del candidato

Se ingresa la informacin de los candidatos con los cuales se cerraron los procesos de Seleccin en el archivo de "Seguimiento Seleccin" y "Seguimiento aprendices y practicantes". En el archivo de control de presupuesto se registra la informacin (Examen mdico y estudio de seguridad, etc.) del candidato.


Promocin

Seguimiento Seleccin/

Seguimiento practicantes y aprendices/ Control de

presupuesto

FICHA TCNICA






Versin 0



20 Almacenar datos del

candidato y notificarlo (si aplica)

Planta y temporales: En caso que un candidato no contine el proceso, se digitaliza la informacin y se archiva en carpetas. En casos puntuales se enva un correo de agradecimiento, en otros casos no se le notifica a los candidatos que no fueron seleccionados la decisin tomada.


Promocin

Base de datos

FICHA TCNICA






Versin 0



6. DEFINICIONES

Entrevista Psicolgica: La entrevista psicolgica es una relacin directa entre dos o

ms personas, que entraa una va de comunicacin simblica, objetivos prefijados y

conocidos, al menos por el entrevistador, as como una asignacin de roles que

significa un control de la situacin por parte de aquel. Por tanto, es una relacin

interpersonal asimtrica. La regla bsica de toda buena entrevista consiste en obtener

datos completos del comportamiento total del entrevistado en el curso de la

entrevista, el cual incluye no slo lo que se recoge con la funcin de escuchar, sino

tambin de vivenciar y observar.1

Potencial: Es un concepto abstracto que se relaciona directamente con la idea de

potencia y que hace referencia a la posible calidad, cantidad o capacidad de un

elemento, cosa o persona.2

Prueba Psicotcnica: Las pruebas psicotcnicas son instrumentos cientficos para

examinar una conducta humana en unas circunstancias determinadas. Se trata de

pruebas que sirven para discriminar y medir variables psicolgicas, permitiendo

constatar las aptitudes de una persona para una determinada tarea.3

Prueba Tcnica: Es una herramienta que sirve para conocer, de manera adecuada, si

los conocimientos del candidato se ajustan a los requerimientos del cargo.4

Visita domiciliaria: Visita realizada al domicilio donde reside el candidato pre-

seleccionado con el objetivo de verificar la composicin del ncleo familiar, nivel

socioeconmico del individuo, distribucin de espacios sociales, anlisis del entorno

1 Entrevista Psicolgica. Recuperado el 18 de Junio de 2014, del sitio web

http://psikotemas.blogspot.com/2013/03/entrevista-psicologica.html 2 Definicin de potencial. Recuperado el 18 de Junio de 2014, del sitio web

http://www.definicionabc.com/general/potencial.php 3 Prueba psicotcnica. Recuperado el 18 de Junio de 2014, del sitio web http://www.temario-

oposiciones.com/T586211W/prueba/psicotecnica.php 4 Importancia de la prueba tcnica en procesos de seleccin. Recuperado el 18 de Junio de 2014, del sitio

web: http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/1002-importancia-de-la-prueba-tecnica-en-procesos-de-seleccion.html
http://psikotemas.blogspot.com/2013/03/entrevista-psicologica.htmlhttp://www.definicionabc.com/general/potencial.phphttp://www.temario-oposiciones.com/T586211W/prueba/psicotecnica.phphttp://www.temario-oposiciones.com/T586211W/prueba/psicotecnica.phphttp://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/1002-importancia-de-la-prueba-tecnica-en-procesos-de-seleccion.htmlhttp://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/1002-importancia-de-la-prueba-tecnica-en-procesos-de-seleccion.html

FICHA TCNICA






Versin 0



familiar y social, conducta personal y familiar; aspectos relevantes a evaluar ya que

impactan directamente sobre la cultura organizacional.5


Internos (Cadena de Valor)

Externos (Unidades acadmicas / administrativas/entidades externas )



Gua Consulta Rpida proceso de Seleccin

Gua Consulta Rpida proceso de Seleccin AZ y PU

8. INDICADORES

No aplica.

9. RIESGOS

No aplica.

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

0 Elaboracin 16/10/2014

Publicacin 24/11/2014

11. APROBACIN

Nombre Cargo Fecha

Elabor Karen Plazas Ingeniero de procesos 16/10/2014

Revis Lorena Rojas Coordinador de

Seleccin y Promocin 31/10/2014

Aprob Paola Daza Jefe de Desarrollo del

Talento Humano 31/10/2014

5 Para qu sirve la visita domiciliaria? Recuperado el 18 de Junio de 2014, del sitio web

http://www.dinero.com/negocios/articulo/para-sirve-visita-domiciliaria/43507
http://www.dinero.com/negocios/articulo/para-sirve-visita-domiciliaria/43507

POLITICAS PROCESO SELECCIN Y PROMOCIN

1. Qu es Seleccin y Promocin? Es atraer y vincular a los candidatos que mejor se ajusten a cada cargo, con alto potencial de desarrollo y que contribuyan al logro de los objetivos de cada unidad y por ende de la Universidad.

2. A quienes aplica?

El proceso de seleccin diseado, se aplicar de manera completa a todos los cargos administrativos

(unidades acadmicas y administrativas), de planta y temporales.

3. Cules son las etapas del proceso de seleccin y promocin?

DEFINIR REQUERIMIENTO: Precisa la necesidad de cubrir un cargo vacante y/o nuevo, se asegura de

disponer de la descripcin y perfil del cargo.

RECLUTAR CANDIDATOS: Bsqueda de posibles candidatos al interior, y/o fuera de la universidad

o Se utilizarn fuentes externas de reclutamiento (empresas de seleccin, bancos de hojas de vida,

instituciones educativas, entre otros) cuando no se encuentre entre los colaboradores de la universidad, por lo menos tres candidatos que cumplan con el perfil del cargo.

SELECCIONAR CANDIDATOS: Se mide el ajuste del perfil del (los) candidato(s) frente al perfil del cargo y se

escoge una terna con mejor ajuste al cargo.

o Para cada cargo los psiclogos externos contratados, aplicarn las pruebas psicotcnicas previamente acordadas con Gestin Humana.

o Todas las entrevistas realizadas a un candidato deben quedar registradas en los formatos de Gua de entrevistas.

o En la primera convocatoria a la terna recibida, se le realizan al menos dos entrevistas, se aplica la prueba tcnica escrita, y se le pide diligenciar los formatos para autorizar el procedimiento de verificacin de referencias y visita domiciliaria con la empresa externa contratada para tal fin.

REALIZAR EL CIERRE DEL PROCESO: Lograr un acuerdo de las condiciones (contractuales) entre el

candidato seleccionado y la persona responsable por parte de la universidad de negociar dichas

condiciones. En el caso de que el candidato seleccionado sea interno se efecta el traslado previa entrega

del cargo que est ocupando.

Antes de tomar una decisin sobre el candidato con mejor ajuste al perfil, el jefe inmediato debe

haber analizado los informes de todas las etapas anteriores del proceso de seleccin o promocin.

En el caso de las promociones internas Gestion Humana debe informar al Jefe actual del candidato su participacin en el proceso de seleccin y el plan a seguir para su cambio de cargo, el cual es negociado con la unidad a donde este se trasladara. (Inicio del proceso de seleccin que

se genera a partir del movimiento del colaborador de su rea, tiempo y fechas de entrega, empalme, etc)

Para realizar la oferta al candidato elegido, el Jefe inmediato y Gestin Humana deben acordar la oferta a realizar al candidato (segn escala salarial)

Para firmar el contrato es indispensable que el candidato entregue dos das hbiles antes todos los documentos solicitados por la coordinacin de seleccin y promocin.

4. Qu es una convocatoria interna?

Es la publicacin del propsito del cargo, principales responsabilidades y perfil del mismo, en los medios internos de la universidad para el conocimiento por parte los colaboradores y su aplicacin si cumplen con el perfil y estn interesados en un movimiento.

5. Cuales procesos se publican a travs de convocatoria interna?

Aquellos que se acuerden previamente con el Jefe Inmediato y Gestin Humana.

6. Qu requisitos son indispensables para aplicar a una convocatoria interna?

Requisitos Indispensables para participar en procesos de promocin interna:

Informar al Jefe inmediato de su participacin en el proceso de seleccion

Vinculacin igual o superior a dos aos (2) con la universidad.

Permanencia suficiente (1) ao en el cargo que est desempeando, en el momento de presentarse al concurso.

Tener constancia escrita en su hoja de vida, a travs de su evaluacin de desempeo y su plan de desarrollo, de un excelente desempeo en el cargo que ocupa y de los que ha ocupado.

No tener ninguna sancin disciplinaria.

Aprobar con calificacin superior a 85% (en la primera evaluacin) todos los captulos y mdulos en los que haya participado del Plan de Formacin de la universidad
ma.archila112Archivo adjuntoPolitica seleccin y promocin.pdf

LINEAMIENTO PARA VINCULACIN DE APRENDICES Y PRACTICANTES

1. Objetivo

Atraer y vincular a estudiantes en formacin tcnica, tecnolgica o profesional, para que desarrollen actividades prcticas que les permitan complementar el conocimiento terico adquirido durante su proceso de formacin (No reemplazan labores de cargos de planta). Se busca que los estudiantes en prctica ms destacados puedan ser tenidos en cuenta para ocupar ms adelante cargos de planta o temporales en la Universidad. En el caso de los aprendices, el contrato de aprendizaje fue creado para patrocinar estudiantes en formacin (etapa lectiva)

1 garantizando as su etapa de prctica en la

Universidad. 2. Esquema de vinculacin

Mediante contrato de aprendizaje y como parte de la cuota que la Universidad por ley debe cumplir ante el SENA. Consideraciones para la vinculacin de aprendices y practicantes:

Un estudiante por cada 20 empleados directos con dedicacin del 100% de tiempo

laboral.

nicamente el 25% de la totalidad podrn ser estudiantes de programas profesionales (practicantes).

La Universidad cuenta con 20 das hbiles para el cubrimiento de la vacante que deja

el estudiante retirado antes de tener que monetizar.

3. Apoyo de sostenimiento del aprendiz en la etapa lectiva

El aprendiz recibir un apoyo de sostenimiento mensual que ser como mnimo en la fase lectiva el equivalente al 50% de un SMMLV y deber estar cubierto por el Sistema de Seguridad Social en Salud sobre la base de un SMMLV.

4. Apoyo de sostenimiento del aprendiz o practicante vinculado en la etapa de prctica

El apoyo de sostenimiento mensual para tcnicos, tecnlogos y profesionales en etapa productiva o prctica ser de un SMMLV (con dedicacin total o parcial) y cobertura en seguridad social de EPS y ARL.

1 La etapa lectiva es aquella que orienta al desarrollo de conocimientos tcnicos, tecnolgicos y de actitudes y de valores

para la convivencia social, que le permite a la persona desempearse en una actividad productiva. Esta informacin implica el dominio operacional e instrumental de una ocupacin determinada, la apropiacin de un saber tcnico o tecnolgico y la capacidad de adaptacin dinmica a los cambios constantes de la productividad.

Para practicantes uniandinos el apoyo de sostenimiento mensual es hasta de 1.3 SMMLV para tiempo completo; hasta un SMMLV cuando la prctica es de medio tiempo y cobertura en seguridad social de EPS y ARL para todos los casos de acuerdo con su dedicacin.

Esta modalidad de contratacin est exenta de pago de prestaciones sociales.

5. Condiciones de la Prctica Acadmica

Duracin: Segn la aprobacin del SENA para el centro de formacin y universidades va desde 4 meses hasta un ao. Los practicantes Uniandinos tienen una duracin de 4 meses a 6 meses segn el programa. Funciones: Las responsabilidades del aprendiz o practicante deben estar directamente relacionadas con la especialidad de su formacin. No reemplazan labores de cargos de planta. Seguimiento y evaluacin: La Unidad que contrata al estudiante, designa un responsable para el seguimiento y supervisin de las funciones, el cumplimiento de los objetivos y las obligaciones contradas por el aprendiz o practicante, dejando por escrito en los periodos definidos, los logros y mejoras.

6. Generalidades

Incapacidades: En caso de inasistencia el estudiante presentar el soporte original de la incapacidad mdica remitida directamente por su EPS a su Jefe inmediato. Cancelacin de contrato: En caso que la Unidad acadmica o administrativa desee cancelar el contrato de aprendizaje, presentar a la Direccin de Gestin Humana y Desarrollo Organizacional, los registros pertinentes: Evidencias de llegadas tarde, incumplimiento al reglamento de trabajo, faltas graves, etc.

7. Restricciones

El estudiante podr realizar la prctica acadmica una sola vez (a menos que sea en cadena de formacin

2), el contrato de aprendizaje no es prorrogable. Todos los estudiantes sern

contratados con una cuota de apoyo de sostenimiento.

2 Es la opcin que brinda el SENA para que un estudiante pueda realizar dos prcticas acadmicas siempre y cuando

pertenezcan a la misma lnea de formacin.
ma.archila112Archivo adjuntoLineamiento para vinculacin de aprendices y practicantes.pdf

PROCESO DE SELECCIN Y PROMOCIN DEL TALENTO HUMANO

QU ES SELECCIN Y PROMOCIN? Es el proceso mediante el cual se atrae y vincula a los candidatos que mejor se ajusten a cada cargo, con alto potencial de desarrollo y que contribuyan al logro de los objetivos de cada unidad acadmica y administrativa.

Atraer y vincular a los candidatos que mejor se ajusten a cada cargo y a la cultura de la universidad.

Atraer personas con alto potencial de desarrollo en aspectos tcnicos y con las competencias requeridas para el cargo.

Proveer a la universidad los colaboradores que contribuyan al logro del PDI y planes de desarrollo de cada unidad.

Ofrecer a la persona que se vincule posibilidades de desarrollo personal y profesional.

OBJETIVOS DEL PROCESO

ETAPAS DEL PROCESO

Definir Requerimiento

Reclutar Candidatos

Seleccionar Candidatos

Cierre del Proceso

Precisar la necesidad de cubrir un cargo vacante y/o nuevo y asegurarse de disponer de la descripcin y perfil del cargo actualizada.

Buscar posibles candidatos internos y externos .

Medir el ajuste del perfil del (los) candidato(s) frente al perfil del cargo y escoger una terna que se ajuste al cargo.

Lograr un acuerdo de las condiciones entre el candidato seleccionado y la Universidad. En caso que el candidato seleccionado sea interno se efecta el traslado y acuerdo de entrega del cargo actual.

GUA DE CONSULTA RPIDA

DETALLE DEL PROCESO SELECCIN Y PROMOCIN DEL TALENTO HUMANO

ACTIVIDADES RESPONSABLE

DURACIN (Das Calendario)

* PRODUCTO DE LA ETAPA


Revisar y/o Actualizar descripcin y perfil de cargo -

Verificar vacante y/o cargo nuevo

Jefe Inmediato - Gestin Humana y Desarrollo

Organizacional 2

Descripcin de cargo validada y aprobada.

Reclutar Candidatos Reclutar Candidatos (internos y/o

externos)

Gestin Humana y Desarrollo Organizacional - Jefe

Inmediato 8 Estudio de Mercado


Entrevista Gestin Humana y Aplicacin Pruebas Psicotcnicas

Gestin Humana y Desarrollo Organizacional

4 Informe de entrevista de candidatos y resultados

pruebas tcnicas

Entrevista Jefe Inmediato Jefe Inmediato 4 Concepto de la entrevista

Pruebas Tcnicas Jefe Inmediato 5 Resultados pruebas tcnicas

Estudio Seguridad y Visita Domiciliaria Gestin Humana y Desarrollo

Organizacional 10

Informe de estudio de seguridad y visita domiciliaria

Examen Mdico Gestin Humana y Desarrollo

Organizacional 3 Concepto mdico

Cierre Proceso

Oferta y Solicitud de Documentos Jefe Gestin Humana y

Desarrollo Organizacional 2

Aceptacin y firma de contrato

Firma Contrato / Modificacin contractual Jefe Inmediato - Gestin

Humana y Desarrollo Organizacional

Segn

Programacin**

Tiempo Estimado Total 40

Importante: El orden de las actividades puede variar segn la necesidad de la unidad. * Los tiempos son aproximados ya que dependen del perfil del cargo. ** Tener en cuenta que los das de vinculacin van del 01 al 15 da hbil de cada mes.
ma.archila112Archivo adjuntoGua Consulta Rpida proceso de selec.pdf

PROCESO DE SELECCIN

Aprendices y Practicantes Universitarios

QU ES LA SELECCIN DE APRENDICES Y PRACTICANTES?

Es el proceso mediante el cual se atrae y vincula a estudiantes en formacin tcnica,

tecnolgica o profesional, para que desarrollen actividades prcticas que les permitan

complementar el conocimiento terico adquirido durante su proceso de formacin. Se

busca que los estudiantes en prctica ms destacados puedan ser tenidos en cuenta para

ocupar ms adelante cargos de planta o temporales en la Universidad.

Apoyo Sostenimiento:

Tcnicos y Tecnlogos

Etapa Lectiva: 50% SMLV

Etapa Productiva:100% SMLV

Universitarios

Practica: 100% SMLV

Cobertura de Seguridad Social:

Tcnicos y Tecnlogos

Etapa Lectiva: EPS

Etapa Productiva: EPS y ARL

Universitarios

Practica: EPS y ARL

- 1 Aprendiz por cada 20 empleados directos con dedicacin del 100% de

tiempo laboral.

- nicamente el 25% de la totalidad podrn ser estudiantes de programas

profesionales.

La empresa cuenta con 20 das hbiles para el cubrimiento de la vacante que deja el aprendiz retirado antes de tener que monetizar.

GENERALIDADES

GUA DE CONSULTA

RPIDA

ETAPAS DEL PROCESO

Solicitud de

Reemplazo

Validar el reemplazo del aprendiz con la unidad

aclarando la bsqueda de un estudiante de la misma

especialidad u otra.

Reclutar

Candidatos

Seleccionar

Candidatos

Cierre del Proceso

Buscar posibles candidatos haciendo el contacto con

los diferentes centros de formacin.

Medir el ajuste del estudiante a la solicitud de la unidad

y presentar candidatos.

Informar al centro de formacin la seleccin del

estudiante y formalizar la firma de su contrato.

Consecucin de

estudiantes

.

Distribucin

PROCESO DE SELECCIN

Aprendices y Practicantes Universitarios

GUA DE CONSULTA

RPIDA

Los contratos de

aprendizaje no tienen

renovacin ni prrroga.

El contrato de aprendizaje

fue creado para patrocinar

estudiantes en formacin

(etapa lectiva)

garantizando as su etapa

productiva con la empresa.

En caso de cancelacin de

contrato se deben tener los

registros pertinentes:

(evidencias de llegadas

tarde, incumplimiento al

reglamento de trabajo,

faltas graves, etc.)

Las responsabilidades del aprendiz

deben estar directamente

relacionadas con la especialidad de

su formacin: No reemplazan

labores de cargos de planta.

Cada unidad establece los siguientes

acuerdos:

Horario

Uso de herramientas de trabajo

Manejo de informacin confidencial

y de seguridad

Permisos e incapacidades

Uso de elementos de proteccin

personal (si aplica)

Funciones.

PROCESO DE SELECCIN Aprendices y Practicantes Universitarios

ACTIVIDADES RESPONSABLE

DURACIN (Das Calendario)

* PRODUCTO DE LA ETAPA


Validar fecha de terminacin contrato aprendiz actual

Jefe Inmediato - Gestin Humana y Desarrollo

Organizacional 2 Seguimiento cuadro control

Reclutar Candidatos Reclutar estudiantes con los diferentes

centros de formacin. Gestin Humana y Desarrollo

Organizacional 7 Hojas de vida estudiantes


Entrevista Gestin Humana y Aplicacin Pruebas Psicotcnicas


2 Cumplimiento acuerdos de

practica

Entrevista Jefe Inmediato Jefe Inmediato

2

Concepto de la entrevista

Pruebas Tcnicas Jefe Inmediato Resultados pruebas tcnicas

Estudio Seguridad (Antecedentes) Gestin Humana y Desarrollo

Organizacional 3 Verificacin Antecedentes

Examen Mdico Gestin Humana y Desarrollo

Organizacional 2 Concepto mdico

Cierre Proceso

Informar al centro de formacin que el estudiante ha sido seleccionado e informar

documentos al candidato seleccionado


2

Carta de presentacin y firma de contrato

Firma Contrato Gestin Humana y Desarrollo

Organizacional

Segn

Programacin**

Tiempo Estimado Total 20

Importante: El orden de las actividades puede variar segn la necesidad de la unidad. * Los tiempos son aproximados ya que dependen de la especialidad. ** Tener en cuenta que los das de vinculacin van del 01 al 15 da hbil de cada mes.

GUA DE CONSULTA RPIDA
ma.archila112Archivo adjuntoGua Consulta Rpida proceso selec AZ Y PU.pdfm.pena366Archivo adjuntoPRO-22-3-01-02 Seleccionar Candidatos.pdf

FICHA TCNICA

CIERRE DE SELECCIN Y PROMOCIN





Versin 0



Tabla de contenido

1. OBJETIVO .................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ..................................................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 2

3.1 Directrices: .............................................................................................................................. 2

3.2 Lineamientos: ......................................................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 2

4.1. Responsable del proceso: ................................................................................................... 2

4.2. Responsabilidades: ............................................................................................................. 2

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES .......................................................... 4

5.1 Diagrama de flujo Cierre de Seleccin y Promocin ............................................................ 4

5.2 Descripcin de actividades Cierre de Seleccin y Promocin .............................................. 4

6. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 8

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 9

8. INDICADORES .............................................................................................................................. 9

9. RIESGOS ...................................................................................................................................... 9

10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 9

11. APROBACIN .............................................................................................................................. 9

FICHA TCNICA






Versin 0



1. OBJETIVO

Entregar la documentacin necesaria para que posteriormente se realice el proceso de

vinculacin y finalizar el proceso de Seleccin Y Promocin.

2. ALCANCE

Desde que se solicitan y entregan los documentos del candidato seleccionado, hasta que se

realiza el respectivo registro en los sistemas de informacin, se validan los honorarios a las

firmas externas y se genera el plan de trabajo con las acciones de mejora del proceso.

3. NORMATIVIDAD

3.1 Directrices:

No aplica.

3.2 Lineamientos:

Planta y Temporales


Aprendices y practicantes



4.1. Responsable del proceso:

Jefe de Desarrollo del Talento Humano

4.2. Responsabilidades:

SENA, Centros de formacin o universidades

Entregar oportunamente la carta de presentacin de los candidatos a la Universidad

de los Andes y cerciorar la autenticidad de la informacin contenida.

FICHA TCNICA






Versin 0



Jefe inmediato/ Director o Decano de la Unidad acadmica o administrativa:

Diligenciar el formato de contratacin correctamente y enviarlo oportunamente a

GHDO para evitar retrasos en el proceso de vinculacin.

Jefe de Desarrollo del Talento Humano:

Supervisar que el proceso de Cierre de Seleccin y Promocin y de consolidacin de la

documentacin se efectu correctamente y cada una de las partes cumpla con sus

responsabilidades.

Coordinador de Seleccin y Promocin:

Asegurar que la informacin de facturacin de proveedores este completa, sea

verdica, y se valide dentro de los tiempos establecidos.

Coordinador y Gestor de Seleccin y Promocin:

Entregar a Vinculaciones la documentacin correspondiente asegurando que se

encuentre completa.

Velar por que se ejecute el proceso segn se encuentra documentado.

Candidato:

Entregar a Vinculaciones la documentacin correspondiente asegurando que se

encuentre completa.

Gestor de Desarrollo Organizacional:

Garantizar que la informacin del cargo y ocupante se ingrese de forma completa al

sistema de informacin.

Gestor de Comunicaciones:

Asegurar que las promociones de los cargos se publiquen oportunamente y la

informacin sea accesible al pblico seleccionado.

FICHA TCNICA






Versin 0



5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

5.1 Diagrama de flujo Cierre de Seleccin y Promocin

5.2 Descripcin de actividades Cierre de Seleccin y Promocin

Entrada

Candidato seleccionado. Resultado de pruebas psicotcnicas. Informe de estudio de seguridad. Certificado mdico de ingreso ocupacional. Archivo de "Seguimiento Seleccin. Archivo de "Seguimiento de practicantes y aprendices". Archivo Control de presupuesto.

Proveedor Unidad acadmica o administrativa, Gestin Humana y Desarrollo Organizacional.

Salida Archivo de seguimiento de practicantes y aprendices actualizado. Archivo de control de Seguimiento Seleccin actualizado. Archivo de control de presupuesto actualizado. Plan de trabajo

Cliente Unidad acadmica o administrativa, Gestin Humana y Desarrollo organizacional.

No Actividad Descripcin Responsable Sistema Documento

1

Informar al centro de formacin o universidad la

decisin de contratacin (si

aplica)

Aprendices y practicantes: Informar por correo electrnico al centro de formacin o Universidad que el estudiante ha sido seleccionado y solicitar la carta de presentacin.

Gestor de Seleccin y Promocin.

2 Generar carta de presentacin (si

aplica)

Aprendices y practicantes: Se realiza la carta de presentacin del estudiante y se enva a travs de un correo electrnico a GHDO o se la entrega al estudiante para que la incluya dentro de los documentos para GHDO (En caso que el centro de formacin o universidad no la enve).

SENA, Centros de formacin o

universidades

Carta de presentacin

3

Recibir carta de presentacin del

centro de formacin o universidad

Aprendices y practicantes: Se recibe la carta de presentacin por parte del centro de formacin.


PRO-22-3-01-03


DIR

EC

CI

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O

DE

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CI

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HD

O

DE

SA

RR

OL

LO

OR

GA

NIZ

AC

ION

AL

Y

PR

OC

ES

OS

13- Entregar

informacin del

candidato al rea

de Vinculacin

17- Validar

honorarios a las

firmas externas

4- Solicitar

documentacin

requerida al

candidato para

elaborar contrato

16- Realizar

anlisis de

resultados y

definir acciones

de mejora

15- Generar

indicadores del

proceso

Indicadores

del proceso

PRO-25-3-02

Ejecucin de

Pago

5- Agendar al

candidato para

cita con

Vinculacin

6- Entregar

documentacin

FTC-22-1-01-01

Gestin

estructuras y

cargos

11- Publicar

promocin

Posicin SAP

Hay errores

en la

facturacin?

18- Corregir y

enviar factura

SI

NO

Control presupuesto

seleccin

Factura

Plan de trabajo

1- Informar al

centro de

formacin o

universidad la

decisin de

contratacin (si

aplica)

Carta de presentacin

2- Generar carta

de presentacin

(si aplica)

3- Recibir carta

de presentacin

del centro de

formacin o

universidad (si

aplica)

8- Diligenciar y

enviar formato

de solicitud de

contratacin

Formato de solicitud

de contratacin/

modificacin

del contrato

7- Solicitar/

Elaborar Formato

de Solicitud de

Contratacin

9- Validar

informacin de

formato de

solicitud de

contratacin

14- Registrar

informacin en el

archivo de

seguimiento

Listado de

documentacin

Google

Docs

Seguimiento de

practicantes

y aprendices

Seguimiento Seleccin

Se requieren

ajustes?NO

SI

Es una

Promocin/

Traslado?

NO

10- Entregar

Formato de

Solicitud para

modificacin de

contrato y

notificar

SI

12- Solicitar

posicin en SAP

mensualmente

mensualmente

1

1
PRO-22-3-01-03 Cierre de Seleccin y Promocin.vsdCierre de Seleccin y Promocinma.archila112Archivo adjuntoPRO-22-3-01-03 Cierre de Seleccin y Promocin Diagrama.pdf

FICHA TCNICA






Versin 0



4

Solicitar documentacin

requerida al candidato para

elaborar contrato

Solicitar al candidato seleccionado la siguiente documentacin para la elaboracin de su contrato: Planta y temporales: -4 fotocopias de la cdula de ciudadana ampliada 150%. -Registro civil de nacimiento. -Tarjeta profesional (si aplica: Abogados, Sector Salud e ingenieros). -2 fotos a color cualquier fondo. -Fotocopia de certificados laborales de los dos ltimos empleos. -Fotocopia de certificados de estudio. -Certificado de EPS. Excepcionales: -Visa (Para extranjeros). -Examen mdico de ingreso. -Libreta militar. Aprendices y practicantes: -2 fotocopias de la cdula de ciudadana ampliada 150%. -2 fotos 3 x 4 a color (cualquier fondo). -Carta de presentacin del centro de formacin. -Certificado de cuenta bancaria. -Copia de diploma o acta de grado bachiller (como mnimo).

Coordinador de Seleccin y Promocin/ Gestor de

Seleccin y Promocin

Listado de

Documentacin

5

Agendar al candidato para

cita con vinculacin

Se contacta telefnicamente al candidato y se acuerda con l una hora para entregar la documentacin en Vinculacin, para esto se ingresa al archivo "Citas legalizacin contrato" en Google docs y se agenda una hora segn la disponibilidad del candidato y de las personas de Vinculacin.


Seleccin y Promocin

Google Docs

6 Entregar

documentacin

En la fecha y hora establecida se debe entregar en Vinculacin la documentacin solicitada previamente.

Candidato

7

Solicitar/Elaborar formato de solicitud de

contratacin.

Se solicita a travs de un correo electrnico a la unidad acadmica o administrativa el formato de solicitud de contratacin/ modificacin del contrato.


Seleccin y Promocin

FICHA TCNICA






Versin 0



8

Diligenciar y enviar formato de

solicitud de contratacin.

Se diligencia el formato de solicitud de contratacin y se entrega firmado (documento fsico) a GHDO.

Jefe inmediato/ Director o

Decano de la Unidad

acadmica o administrativa

Formato de solicitud de

contratacin/ modificacin del contrato

9

Validar informacin de

formato de solicitud de

contratacin

Se valida que la informacin del formato de contratacin sea la correcta (Unidad, centro de costos, salario, porcentaje de dedicacin, la firma del solicitante (Director/Jefe/Gerente del Campus/Editor General) y de la persona que autoriza (Vicerrector/ Decano/ Director/ Secretario General). En caso de requerir ajustes se enva de vuelta a la Unidad (acadmica o administrativa para revisin y correccin).


Seleccin y Promocin

10

Entregar Formato de Solicitud para modificacin de

contrato y notificar

Se le entrega el Formato de Solicitud de modificacin de contrato y se le notifica por correo electrnico al Analista de Compensacin, con el fin de realizar el proceso pertinente.


Seleccin y Promocin

11 Publicar

Promocin

Se publica en la pgina web de Gestin Humana www.ghdo.uniandes.edu.co, la Promocin del cargo del colaborador.

Directivos: Se publica en la pgina de GHDO en la seccin de "Comunicaciones - Nombramientos y renovaciones directivos" y como noticia en la pgina de inicio. Jefes o Coordinadores: Se publica en la pgina de GHDO en la seccin de "Comunicaciones - promociones Jefes y Coordinadores". Gestores y dems cargos: Se publica en la pgina de GHDO en la seccin de "Desarrollo del Talento Humano - Seleccin y Promocin- Promociones y traslados".

Gestor de comunicaciones

12 Solicitar posicin

en SAP

Se gestiona mediante el formato de solicitud de contratacin a desarrollo organizacional la posicin que debe ocupar el candidato en la estructura organizacional.


Seleccin y Promocin

FICHA TCNICA






Versin 0



13

Entregar informacin del

candidato al rea de Vinculacin

Se entrega a Vinculacin la siguiente documentacin (segn aplique): Hoja de vida, pruebas psicotcnicas, estudio de seguridad (impreso o por correo electrnico), examen mdico (impreso o vinculacin realiza validacin en la plataforma del proveedor de servicios mdicos) y el formato de solicitud de contratacin/ modificacin del contrato.


Seleccin y Promocin

14

Registrar informacin en el

archivo de seguimiento

Planta y temporales: Registrar la informacin del candidato (Ej.: fecha de inicio) en el archivo de "Seguimiento de Seleccin". Aprendices y practicantes: En el archivo de "Seguimiento de practicantes y aprendices" se registra la informacin del contrato del aprendiz (Nombre, Especialidad/ Programa, Institucin educativa, E-mail, contacto, direccin, fecha de nacimiento, Documento de identificacin, Fecha inicio etapa electiva, Fecha inicio de etapa productiva, Fecha terminacin de etapa productiva, examen mdico, carta de presentacin del centro de formacin o universidad, cuenta bancaria, preliminares, Unidad, observaciones, EPS, mes en que se debe registrar el contrato, el contrato ya fue registrado?) segn la unidad acadmica o administrativa a la cual fue designado.


Seguimiento Seleccin/

Seguimiento de practicantes y aprendices

15 Generar

indicadores del proceso

Se calculan los indicadores del proceso de Seleccin y Promocin.

Coordinador de Seleccin y Promocin

Indicadores del

proceso

16

Realizar anlisis de resultados y definir acciones

de mejora

Se establecen las acciones correctivas o de mejora necesarias para asegurar el cumplimiento de los objetivos del proceso de Seleccin y Promocin, y se incorporan al plan de trabajo.


Seleccin y Promocin

Plan de trabajo

FICHA TCNICA






Versin 0



6. DEFINICIONES

Honorarios: Son el pago que recibe una persona natural a otra natural o jurdica por

una serie de servicios que presta.1

Prueba Psicotcnica: Las pruebas psicotcnicas son instrumentos cientficos para

examinar una conducta humana en unas circunstancias determinadas. Se trata de

pruebas que sirven para discriminar y medir variables psicolgicas, permitiendo

constatar las aptitudes de una persona para una determinada tarea.2

Prueba Tcnica: Es una herramienta que sirve para conocer, de manera adecuada, si

los conocimientos del candidato se ajustan a los requerimientos del cargo.3

Vinculacin: Vinculacin procede del latn y hace mencin a la accin y efecto de

vincular (atar algo en otra cosa, perpetuar algo, someter el comportamiento de

alguien al de otra persona, sujetar, asegurar).4

1 Definicin de Honorarios. Recuperado el 18 de Junio de 2014, del sitio web

http://definicion.de/honorarios/ 2 Prueba psicotcnica. Recuperado el 18 de Junio de 2014, del sitio web http://www.temario-

oposiciones.com/T586211W/prueba/psicotecnica.php 3 Importancia de la prueba tcnica en procesos de Seleccin. Recuperado el 18 de Junio de 2014, del sitio

web http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/1002-importancia-de-la-prueba-tecnica-en-procesos-de-seleccion.html 4 Definicin de Vinculacin. Recuperado el 18 de Junio de 2014, del sitio web

http://definicion.de/vinculacion/#ixzz33nslYVPV

17 Validar

honorarios a las firmas externas

Mensualmente se cruza la informacin de los procesos de Seleccin (con cada uno de los candidatos) con los diferentes proveedores, para verificar que la informacin facturada sea correcta. En caso que se presente algn error con la facturacin, se le informa (telefnicamente o por correo electrnico) al proveedor para que realice los ajustes.

Coordinador de Seleccin y Promocin

Control

presupuesto Seleccin

18 Corregir y enviar

factura

Se corrige la factura y se enva nuevamente la informacin al Coordinador de Seleccin y Promocin.

Proveedor Factura
http://definicion.de/honorarios/http://www.temario-oposiciones.com/T586211W/prueba/psicotecnica.phphttp://www.temario-oposiciones.com/T586211W/prueba/psicotecnica.phphttp://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/1002-importancia-de-la-prueba-tecnica-en-procesos-de-seleccion.htmlhttp://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/1002-importancia-de-la-prueba-tecnica-en-procesos-de-seleccion.htmlhttp://definicion.de/vinculacion/#ixzz33nslYVPV

FICHA TCNICA






Versin 0




Internos (Cadena de Valor)

Externos (Unidades acadmicas / administrativas/entidades externas )



Gua Consulta Rpida proceso de Seleccin

Gua Consulta Rpida proceso de Seleccin AZ y PU

8. INDICADORES

No aplica.

9. RIESGOS

No aplica.

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

0 Elaboracin 20/11/2014

Publicacin 24/11/2014

11. APROBACIN

Nombre Cargo Fecha

Elabor Karen Plazas Ingeniero de procesos 20/11/2014

Revis Lorena Rojas Coordinador de

Seleccin y Promocin 31/10/2014

Aprob Paola Daza Jefe de desarrollo del

Talento Humano 31/10/2014

POLITICAS PROCESO SELECCIN Y PROMOCIN

1. Qu es Seleccin y Promocin? Es atraer y vincular a los candidatos que mejor se ajusten a cada cargo, con alto potencial de desarrollo y que contribuyan al logro de los objetivos de cada unidad y por ende de la Universidad.

2. A quienes aplica?

El proceso de seleccin diseado, se aplicar de manera completa a todos los cargos administrativos

(unidades acadmicas y administrativas), de planta y temporales.

3. Cules son las etapas del proceso de seleccin y promocin?

DEFINIR REQUERIMIENTO: Precisa la necesidad de cubrir un cargo vacante y/o nuevo, se asegura de

disponer de la descripcin y perfil del cargo.

RECLUTAR CANDIDATOS: Bsqueda de posibles candidatos al interior, y/o fuera de la universidad

o Se utilizarn fuentes externas de reclutamiento (empresas de seleccin, bancos de hojas de vida,

instituciones educativas, entre otros) cuando no se encuentre entre los colaboradores de la universidad, por lo menos tres candidatos que cumplan con el perfil del cargo.

SELECCIONAR CANDIDATOS: Se mide el ajuste del perfil del (los) candidato(s) frente al perfil del cargo y se

escoge una terna con mejor ajuste al cargo.

o Para cada cargo los psiclogos externos contratados, aplicarn las pruebas psicotcnicas previamente acordadas con Gestin Humana.

o Todas las entrevistas realizadas a un candidato deben quedar registradas en los formatos de Gua de entrevistas.

o En la primera convocatoria a la terna recibida, se le realizan al menos dos entrevistas, se aplica la prueba tcnica escrita, y se le pide diligenciar los formatos para autorizar el procedimiento de verificacin de referencias y visita domiciliaria con la empresa externa contratada para tal fin.

REALIZAR EL CIERRE DEL PROCESO: Lograr un acuerdo de las condiciones (contractuales) entre el

candidato seleccionado y la persona responsable por parte de la universidad de negociar dichas

condiciones. En el caso de que el candidato seleccionado sea interno se efecta el traslado previa entrega

del cargo que est ocupando.

Antes de tomar una decisin sobre el candidato con mejor ajuste al perfil, el jefe inmediato debe

haber analizado los informes de todas las etapas anteriores del proceso de seleccin o promocin.

En el caso de las promociones internas Gestion Humana debe informar al Jefe actual del candidato su participacin en el proceso de seleccin y el plan a seguir para su cambio de cargo, el cual es negociado con la unidad a donde este se trasladara. (Inicio del proceso de seleccin que

se genera a partir del movimiento del colaborador de su rea, tiempo y fechas de entrega, empalme, etc)

Para realizar la oferta al candidato elegido, el Jefe inmediato y Gestin Humana deben acordar la oferta a realizar al candidato (segn escala salarial)

Para firmar el contrato es indispensable que el candidato entregue dos das hbiles antes todos los documentos solicitados por la coordinacin de seleccin y promocin.

4. Qu es una convocatoria interna?

Es la publicacin del propsito del cargo, principales responsabilidades y perfil del mismo, en los medios internos de la universidad para el conocimiento por parte los colaboradores y su aplicacin si cumplen con el perfil y estn interesados en un movimiento.

5. Cuales procesos se publican a travs de convocatoria interna?

Aquellos que se acuerden previamente con el Jefe Inmediato y Gestin Humana.

6. Qu requisitos son indispensables para aplicar a una convocatoria interna?

Requisitos Indispensables para participar en procesos de promocin interna:

Informar al Jefe inmediato de su participacin en el proceso de seleccion

Vinculacin igual o superior a dos aos (2) con la universidad.

Permanencia suficiente (1) ao en el cargo que est desempeando, en el momento de presentarse al concurso.

Tener constancia escrita en su hoja de vida, a travs de su evaluacin de desempeo y su plan de desarrollo, de un excelente desempeo en el cargo que ocupa y de los que ha ocupado.

No tener ninguna sancin disciplinaria.

Aprobar con calificacin superior a 85% (en la primera evaluacin) todos los captulos y mdulos en los que haya participado del Plan de Formacin de la universidad
ma.archila112Archivo adjuntoPolitica seleccin y promocin.pdf

LINEAMIENTO PARA VINCULACIN DE APRENDICES Y PRACTICANTES

1. Objetivo

Atraer y vincular a estudiantes en formacin tcnica, tecnolgica o profesional, para que desarrollen actividades prcticas que les permitan complementar el conocimiento terico adquirido durante su proceso de formacin (No reemplazan labores de cargos de planta). Se busca que los estudiantes en prctica ms destacados puedan ser tenidos en cuenta para ocupar ms adelante cargos de planta o temporales en la Universidad. En el caso de los aprendices, el contrato de aprendizaje fue creado para patrocinar estudiantes en formacin (etapa lectiva)

1 garantizando as su etapa de prctica en la

Universidad. 2. Esquema de vinculacin

Mediante contrato de aprendizaje y como parte de la cuota que la Universidad por ley debe cumplir ante el SENA. Consideraciones para la vinculacin de aprendices y practicantes:

Un estudiante por cada 20 empleados directos con dedicacin del 100% de tiempo

laboral.

nicamente el 25% de la totalidad podrn ser estudiantes de programas profesionales (practicantes).

La Universidad cuenta con 20 das hbiles para el cubrimiento de la vacante que deja

el estudiante retirado antes de tener que monetizar.

3. Apoyo de sostenimiento del aprendiz en la etapa lectiva

El aprendiz recibir un apoyo de sostenimiento mensual que ser como mnimo en la fase lectiva el equivalente al 50% de un SMMLV y deber estar cubierto por el Sistema de Seguridad Social en Salud sobre la base de un SMMLV.

4. Apoyo de sostenimiento del aprendiz o practicante vinculado en la etapa de prctica

El apoyo de sostenimiento mensual para tcnicos, tecnlogos y profesionales en etapa productiva o prctica ser de un SMMLV (con dedicacin total o parcial) y cobertura en seguridad social de EPS y ARL.

1 La etapa lectiva es aquella que orienta al desarrollo de conocimientos tcnicos, tecnolgicos y de actitudes y de valores

para la convivencia social, que le permite a la persona desempearse en una actividad productiva. Esta informacin implica el dominio operacional e instrumental de una ocupacin determinada, la apropiacin de un saber tcnico o tecnolgico y la capacidad de adaptacin dinmica a los cambios constantes de la productividad.

Para practicantes uniandinos el apoyo de sostenimiento mensual es hasta de 1.3 SMMLV para tiempo completo; hasta un SMMLV cuando la prctica es de medio tiempo y cobertura en seguridad social de EPS y ARL para todos los casos de acuerdo con su dedicacin.

Esta modalidad de contratacin est exenta de pago de prestaciones sociales.

5. Condiciones de la Prctica Acadmica

Duracin: Segn la aprobacin del SENA para el centro de formacin y universidades va desde 4 meses hasta un ao. Los practicantes Uniandinos tienen una duracin de 4 meses a 6 meses segn el programa. Funciones: Las responsabilidades del aprendiz o practicante deben estar directamente relacionadas con la especialidad de su formacin. No reemplazan labores de cargos de planta. Seguimiento y evaluacin: La Unidad que contrata al estudiante, designa un responsable para el seguimiento y sup

Gestión de Recursos Humanos Vinculación y desvinculación · Gestión de Recursos Humanos –...

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