Gestión del conocimiento

Gestión del conocimiento a través de la informática.

Formación a través de la red.• La Gestión del conocimiento es un concepto aplicado en las organizaciones, que

busca transferir el conocimiento y la experiencia existente entre sus miembros, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización.• Usualmente el proceso implica técnicas para capturar, organizar y almacenar el

conocimiento de los trabajadores, para transformarlo en un activo intelectual que preste beneficios y se pueda compartir.• En la actualidad, las tecnologías de la información permiten contar con

herramientas que sirven de base para la gestión del conocimiento en las empresas, apoyando en la recolección, la transferencia, la seguridad y la administración sistemática de la información, junto con los sistemas diseñados para ayudar a hacer el mejor uso de ese conocimiento.

• Desde su adopción por parte de la comunidad de negocios y de la población, Internet ha conducido a un aumento en la colaboración creativa, el aprendizaje e investigación, comercio electrónico, e información inmediata. Con las tecnologías mejoradas, se han ido los días de estantes polvorientos, de mensajes imperfectos o deformados y del mail lento. En numerosos aspectos, la práctica de la administración del conocimiento continuará desarrollándose con el crecimiento de los usos de la colaboración disponibles por las tecnologías de la información y a través de Internet.• El aprendizaje electrónico (e-learning), las discusiones en línea, y

el software de colaboración son ejemplos de los usos de la administración del conocimiento que apoyan su proceso. Cada uso puede ampliar el nivel de la investigación disponible para un empleado, mientras que proporciona una plataforma para alcanzar metas o acciones específicas.

Gestión del conocimientoLa aplicación en la empresaConcepto de la gestión del conocimiento

• La Gestión del Conocimiento involucra dos aspectos relevantes:• Por una parte la idea de gestión indica de algún modo, la

organización, la planificación, la dirección y el control de procesos para conformar o disponer de ciertos objetivos.• De otro lado, al hablar de conocimiento se pone e manifiesto que una

organización, como cualquier ser humano, está sometida a una dinámica en la que del exterior y del interior mismo, capta o percibe información, la reconoce, la organiza, la almacena, la analiza, la evalúa y emite una respuesta al exterior, basada en dicha información y englobada en el total de información almacenada procurando un resultado.

• Luis Aguilar en su publicación «Gestión del conocimiento: La nueva riqueza de las empresas» define a la gestión del conocimiento desde un punto de vista muy del tratamiento de la información como: “Gestión del conocimiento es un conjunto de tecnologías punteras que capturan, buscan, recuperan, analizan, almacenan y difunden información con objetivos de inteligencia del negocio. Sin embargo, Aguilar no considera dos elementos que son igualmente significativos: la creación del conocimiento y la innovación.

• La definición de Nonaka y Takeuchi es más amplia en su concepto y abarca todos los elementos necesarios para que haya una gestión del conocimiento completa. Según estos autores, este concepto debe entenderse como la capacidad de una compañía para generar nuevos conocimientos, diseminarlos entre los miembros de la organización y materializarlos en productos, servicios y sistemas. Es la clave del proceso peculiar a través del cual las empresas innovan.

• Por último, Sveiby enfoca su descripción hacia el objetivo básico de la Gestión del Conocimiento: “Es el arte de crear valor por medio del apalancamiento de los activos intangibles”. Con apalancamiento, Sveiby se refiere al desarrollo de los activos intangibles mediante estrategias que los fortalezcan. Después de haber expuesto algunas definiciones, podemos concluir entonces que la gestión del conocimiento es el arte de generar valor por medio de la creación, captura, organización, distribución y utilización del conocimiento.

La Gestión del Conocimiento se enfoca en un sinnúmero de actividades dentro de la empresa. A continuación mencionaremos las más importantes• Identificar, desarrollar, mantener y asegurar los recursos intelectuales y de conocimiento de la empresa.• Promover la creación del conocimiento y la innovación de cada uno.• Determinar el conocimiento y la pericia requeridos para ejecutar tareas, organizarlo, ponerlo a disposición, empaquetarlo y

distribuirlo a los puntos de uso más relevantes.• Reestructurar la empresa para usar el conocimiento más eficientemente, tomar ventaja de las oportunidades para explotar los

activos de conocimientos, minimizar las brechas y cuellos de botella de conocimiento y maximizar el valor agregado del conocimiento contenido en los productos y servicios.

• Crear, gobernar y monitorear el futuro y las actividades y estrategias basadas en conocimiento a largo plazo y particularmente las nuevas inversiones de conocimiento como I+D (investigación y desarrollo), alianzas estratégicas, adquisiciones, etc., basadas en las oportunidades, las prioridades y las necesidades.

• Salvaguardar la propiedad y competitividad del conocimiento y controlar el uso del mismo para asegurarse que sólo el mejor conocimiento es utilizado, que el conocimiento valioso no se atrofie y que no sea suministrado a los competidores.

• Suministrar las capacidades para gestionar el conocimiento, así como una arquitectura de conocimiento para que las facilidades, procedimientos, guías, estándares, ejemplos y prácticas de la empresa, faciliten y soporten la gestión del conocimiento activa como parte de las prácticas y de la cultura de la organización.

• Medir el desempeño de todos los activos del conocimiento y mostrarlos como activos de capital para ser construidos, explotados, renovados y gerenciados con miras a satisfacer la misión y objetivos de la organización.

En resumen, un sistema de gestión del conocimiento permite la reutilización de la información almacenada en la organización y su incorporación en los procesos funcionales y operacionales integrando los sistemas de información existentes y permitiendo la durabilidad de la información y el conocimiento.

todos sabemos que las empresas generan sus propio conocimiento: procesos internos, métodos, sistemas, procedimientos, etc los cuales se consideran como propiedad intelectual de la empresa y cuando un empleado se va de la empresa, la mayoría de las veces el empleado no puede reclamar legalmente los derechos sobre dicho conocimiento u obra intelectual que haya producido mientras laboraba para la empresa (de acuerdo al tipo de contrato y acuerdos de confidencialidad que el empleado haya firmado).

• Una empresa no es una máquina, sino un organismo vivo. Su sangre es la información, su linfa es el conocimiento. A través de Knowledge management, se reconocen los métodos y los recursos de software que permiten la organización, la compartición y la capitalización del conocimiento de la empresa, el conocimiento de la propia actividad económica.

El knowledge management se ocupa de los aspectos críticos de la adaptación, la supervivencia y la competencia de las organizaciones frente al cambio ambiental en crecimiento discontinuo. Esto comprende la capacidad organizativa de procesamiento de las tecnologías de la información, y la capacidad creativa e innovadora de los seres humanos. La GC trata de hacer el mejor uso del conocimiento disponible a la organización, creando nuevo conocimiento, incrementando la conciencia de la realidad y la comprensión en este proceso.

• La GC en una empresa se ocupa de las estrategias, procesos y tecnologías para captar, almacenar, compartir y asegurar la comprensión, el conocimiento profundo y la propia identidad (las características distintivas) de la empresa. La GC en una empresa está fuertemente ligada a la ventaja competitiva, a la innovación y a la agilidad. El conocimiento es un proceso (considerado por algunos como “de múltiples capas y polifacético, que comprende cognición, acciones y recursos”), el knowledge management es un concepto y un proceso. El conocimiento está almacenado en la mente del individuo o codificado en procesos, documentos, productos, servicios, instalaciones y sistemas de la organización. En consecuencia, para poderlo gestionar, el conocimiento debe ser registrado, debe ser representado.

• La GC da prioridad al modo en el cual la gente construye y utiliza el conocimiento. Esto deriva de las ideas acerca de los sistemas complejos, a menudo haciendo uso de metáforas orgánicas para describir el aumento del conocimiento. Está estrechamente relacionado con la innovación y el aprendizaje organizativo continuos. Reconoce que el aprendizaje y las acciones son más importantes para el éxito de la empresa que la diseminación y la imitación.

• Según Bukowitz y Williams (1999), la gestión del conocimiento es un "proceso a través del cual la organización genera riqueza a partir de sus activos intelectuales o basados en el conocimiento".

• Un tópico fundamental de la gestión del conocimiento es el conocimiento tácito• Generalmente, se distingue claramente la información tangible de la empresa, contenida en

bases de datos o documentos (impresos o digitales), de la información intangible que procede del conocimiento, del know-how y de la experticidad del personal de la empresa (al cual se hace referencia como "capital inmaterial"); en términos cognitivos: "conocimiento tácito". • En efecto, los recursos humanos de una empresa es lo que constituye la fuerza, la reactividad y

el dinamismo o, más precisamente el trabajo sinérgico de todo el personal. El término "inteligencia colectiva", que es crecientemente citado en la literatura científica, evidencia el hecho de que la buena operación de una empresa depende principalmente de la posibilidad de disponer de la información relevante en el momento preciso.• La gestión del conocimiento es multiforme y tiene objetivos diversos. La GC involucra el

personal de la empresa y se sustenta vagamente en el sistema de información empresarial (conocimiento explícito). En pocas palabras, trata de identificar y valorizar el capital cognitivo de la empresa.• Incorporar el conocimiento tácito en tecnologías y decisiones requiere dirigentes que se sientan

cómodos con las imágenes y los símbolos, como por ejemplo con la representación del conocimiento.

• El proyecto de gestión del conocimiento• Con el actual desarrollo de las tecnologías de información y comunicación, el efecto inverso puede ser la sobre-

información, a veces cualificada como "contaminación informacional" que es realmente "opresión textual o de datos": "la sobrecarga informacional quema y agota la información"! El objetivo de un proyecto de gestión del conocimiento es, consecuentemente, identificar, capitalizar y valorizar el capital intelectual de la empresa, involucrando todo el personal. Un proyecto de gestión del conocimiento es articulado en fases, frecuentemente conocidas como el "círculo virtuoso de la gestión del conocimiento":

• 1) localización del conocimiento (identificándolo a la fuente),2) preservación del conocimiento (en un "depósito" de conocimiento, presumiblemente en un instrumento para la gestión del conocimiento),3) valorización del conocimiento,4) formalización y compartición del conocimiento.

• Iniciar un proyecto de gestión del conocimiento es más a menudo la evidencia de una convicción profunda que de un puro cálculo financiero, y generalmente debe ser apoyado por la más alta dirección, sin el cual el proyecto ni siquiera despegaría (colapsaría antes).

• De hecho, el proyecto no puede reducirse a la instalación de un sistema de gestión documental (como creen algunas personas) en una red o sistema colaborativo de cualquier tipo. Es algo muy diferente.

Algunas actividades en el trabajo de la gestión del conocimiento:• Crear sistemas y/o procesos interrelacionados para asistir a las personas (dirigentes, estudiantes, empleados...) en

la creación y transferencia del conocimiento de una entidad a otra.• Creación de bases de conocimiento - best practices, procesos, directorios de expertos, inteligencia de mercado,

representaciones de procesos, etc.• Gestión activa de procesos - recolección, clasificación, estructuración, almacenamiento del conocimiento. • Desarrollo de centros de conocimiento - puntos focales para las capacidades cognitivas y facilitación del flujo del

conocimiento.• Introducción de las tecnologías de colaboración - servidores cognitivos para el acceso rápido al conocimiento. • Organización de comunidades de práctica - redes de expertos que colaboran a través y más allá de los límites

funcionales y geográficos de la organización• Creando una estructura lógica y desarrollando un sistema de aprendizaje que permitan el perfeccionamiento

continuo. Acaudalar el conocimiento para lograr el poder.

ITIL (Information Technology Infrastructure Library)La Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información, frecuentemente abreviada ITIL (del inglés Information Technology Infrastructure Library), es un conjunto de conceptos y buenas prácticas para la gestión de servicios de tecnologías de la información, el desarrollo de tecnologías de la información y las operaciones relacionadas con la misma en general. ITIL da descripciones detalladas de un extenso conjunto de procedimientos de gestión ideados para ayudar a las organizaciones a lograr calidad y eficiencia en las operaciones de TI. Estos procedimientos son independientes del proveedor y han sido desarrollados para servir como guía que abarque toda infraestructura, desarrollo y operaciones de TI.

CMDB “Configuration Management DataBase” (Base de datos de la gestión de configuración)

• Una base de datos de la gestión de configuración (CMDB, por sus siglas en inglés) es una base de datos que contiene detalles relevantes de cada CI (ítem/elemento de configuración) y de la relación entre ellos, incluyendo el equipo físico, software y la relación entre incidencias, problemas, cambios y otros datos del servicio de TI. La CMDB es un repositorio de información donde se relacionan todos los componentes de un sistema de información, ya sean hardware, software, documentación, etc. Aunque los departamentos de IT han usado repositorios similares durante mucho tiempo, el término CMDB proviene de ITIL (Information Technology Infrastructure Library). En el contexto de ITIL, la CMDB representa la configuración autorizada de todos los elementos significativos del entorno IT. El propósito principal de la CMDB es ayudar a la organización a entender las relaciones entre todos estos componentes, y mantener el seguimiento de sus configuraciones. La CMDB es un componente fundamental del proceso de Gestión de la Configuración de ITIL. Las implantaciones de la CMDB frecuentemente implican la integración con otros sistemas, como Gestión de Activos.

• Cada elemento almacenado en la CMDB es un CI, Configuration Item, para el cual se guarda información sobre sus atributos y relaciones. Un factor clave de éxito en las implantaciones de CMDB son sus capacidades de auto-discovery o descubrimiento automático de activos y sus cambios.

“Knowledge Base” ó Base de conocimiento

Una Base de Conocimiento (o knowledge base en inglés; KB) es un tipo especial de base de datos para la gestión del conocimiento. Provee los medios para la recolección, organización y recuperación computarizada de conocimiento.

Tipos

• Las bases de conocimiento se han clasificado en dos grandes grupos:• Bases de conocimiento legibles por máquinas, diseñadas para almacenar conocimiento en una forma

legible por el computador, usualmente con el fin de obtener razonamiento deductivo automático aplicado a ellas. Contienen una serie de datos, usualmente en la forma de reglas que describen el conocimiento de manera lógicamente consistente. Operadores lógicos como Y (conjunción), O (disyunción), condición lógica y negación son utilizada para aumentarla desde el conocimiento atómico. En consecuencia la deducción clásica puede ser utilizada para razonar sobre el conocimiento en la base de conocimiento. Este tipo de bases de conocimiento son utilizadas por la Web semántica

• Bases de conocimiento legibles por Humanos están diseñadas para permitir a las personas acceder al conocimiento que ellas contienen, principalmente para propósitos de aprendizaje. Estas son comúnmente usadas para obtener y manejar conocimiento explicito de las organizaciones, incluyen artículos, white papers, manuales de usuario y otros. El principal beneficio que proveen las bases de conocimiento es proporcionar medios de descubrir soluciones a problemas ya resueltos, los cuales podrían ser aplicados como base a otros problemas dentro o fuera de la misma área de conocimiento.

• El más importante aspecto de una base de conocimiento es la calidad de la información que esta contiene. Las Mejores Bases de Conocimiento tienen artículos cuidadosamente redactados que se mantiene al día, un excelente sistema de recuperación de información (Motor de Búsqueda), y un delicado formato de contenido y estructura de clasificación. Determinando qué tipo de información es capturada, y dónde se encuentra la información en una base de conocimiento es algo que es determinado por los procesos que respaldan al sistema. Una estructura robusta de procesos es la columna vertebral de cualquier Base de Conocimiento. Algunas Bases de Conocimiento tienen un componente de inteligencia artificial. Este tipo de Bases de Conocimiento pueden sugerir soluciones a problemas esporádicos en la retroalimentación por el usuario, y son capaces de aprender de la experiencia (sistemas expertos). Representación de Conocimiento, Razonamiento automatizado y argumentación son las áreas activas de la investigación de lainteligencia artificial.

Herramientas informáticas que las empresas utilizan para producir y gestionar el conocimiento:

• Plataformas de aprendizaje en línea Skillsoft, universidades virtuales ó en línea, Webinars, E- learnings, etc• Skype, Google Hangouts, etc (para videoconferencias y talleres “workshops”

remotos).• DropBox, Microsoft One Drive (Skydrive), Google Drive, etc (herramientas para

compartir archivos en la nube).• Sharepoint, Google Docs, etc (herramientas de colaboración en línea)• Youtube, Bibliotecas virtuales, exámenes en línea, etc.