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Introduccin. DefinicinObjeto, PropsitoEnfoquesAnlisisDiseo y utilizacinResponsable del manejo y control documentalMetodologa para el anlisis, diseo y control de formularios

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Determinacin de la factibilidad del estudioEnfoque digitalHerramientasVentajas de usoSistemas de aplicacinLeccin escrita

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Introduccin. DefinicinExisten diferentes tipos de documentos para ser usados en la Organizacin, algunos son para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la prestacin del servicio.

Circular. Notificacin. Manuales, procedimientos e instructivos. Memorando.

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CIRCULAR:

Emitida y firmada por directivos. Carcter de obligatoriedad para todo el personal.

Cuando se trate de instrucciones temporales, la respectiva Circular deber indicar el perodo de vigencia establecido.

Cada Supervisor debe comunicar y tratar el contenido de las circulares con el personal a su cargo.

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USOS

Dictar instrucciones de carcter permanente o temporal para todo el personal.

Hacer del conocimiento del personal las polticas adoptadas por la presidencia.

Establecer cambios parciales o generales en la estructura organizativa.

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NOTIFICACIN

La comunicacin establecida a travs de la Notificacin, tendr carcter obligatorio para todo el personal o para quien expresamente se indique en la misma.

Ser emitida por Personal Directivo y / Supervisores.

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Usos:

Informaciones recibidas por otras instituciones gubernamentales. Decretos o resoluciones del Ejecutivo Nacional. Noticias e informaciones de inters para la Organizacin. Aspectos de carcter preventivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros. Nombramientos de funcionarios.

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MANUALES, PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS.

Sern producidos por un Asesor de Calidad o cualquier otro, previa autorizacin del Personal Directivo. Las polticas y normas contenidas en las circulares, se tendr como fundamento para realizar los ajustes operativos de los sistemas vigentes o la emisin de nuevos manuales en los casos que as se requieran.

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Cada supervisor que reciba un Manual, Instructivo o Procedimiento, deber dar a conocer y comentar con su personal asignado el contenido de dicho instrumento. Las observaciones producidas por la aplicacin de los mismos, deben ser dirigidas por escrito al Asesor de Calidad o ente emisor.

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Deben ser mantenidos bajo la custodia y responsabilidad de los Supervisores a quienes se les entregan dichos instrumentos. Deben ser de libre consulta para el personal bajo su adscripcin que lo requiera. El responsable de la custodia de los manuales debe mantenerlos .

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Usos:

Procedimientos, normas, relacionadas con el rea de prestacin de servicios de la Organizacin, los cuales deben ser formar parte de la documentacin de la misma.

Resaltar aspectos de carcter preventivo, correctivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros del rea en cuestin.

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Memorando.

Tienen carcter de comunicacin formal entre una lnea de mando a otra; en consecuencia, sern emitidos por los Supervisores o representantes de la Lnea. Toda respuesta a un Memorando, previamente cursado, deber referirse a la codificacin del Memorando que se va a contestar.

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Usos:

Instruir o informar dentro del rea de actividades de cada funcionario sobre actividades especficas.Llamar la atencin o poner sobre aviso al personal en las diferentes materias originadas por las actividades normales. Servir de recordatorio de asuntos previamente tratados entre las partes interesadas. Cualquier informacin de la que se desee dejar constancia escrita.

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DefinicinLagestin documentales el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa.

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Objeto, PropsitoExisten en el mundo los ms diversos sistemas de gestin documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los ms sofisticados sistemas informticos que manejan no slo la documentacin administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrnico, sino que adems controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de los expedientes.

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Para qu empresas es importante la Gestin Documental?

Todas las empresas, grandes o pequeas, pblicas o privadas, trabajan con documentos y contenidos digitales.

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En ellos est contenida toda la informacin y el conocimiento del negocio. Es por eso que la gestin de estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la supervivencia y crecimiento de las organizaciones.

En otras palabras, no importa el tamao o sector de las empresas: Todas necesitan laGestin Documental. Si quieres aprender ms sobre gestin documental para la empresa y las Administraciones Pblicas, te invitamos a descargar el white paper "Gestin Documental Inteligente en la Empresa y la Administracin".

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Qu es Smart Document Management?

La Gestin Documental Inteligente o"Smart Document Management"es la aplicacin de nuevas tecnologas como laSemntica, el procesamiento de imgenes y del lenguaje natural a laGestin de los Documentosy del Conocimiento. De esta forma, podemos automatizar tareas administrativas relacionadas con lacaptura y clasificacin de documentos o el procesamiento de la informacin que hay en documentos no estructurados.

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Qu ventajas aporta la Gestin Documental Inteligente?

Estos sistemas tienden a mejorar aspectos de lagestion de contenidos empresariales(ECM) tales comola captura, las bsquedas y la gestin.

Reduccin a 0 del tiempo en entrada manual de metadatos:Extraer informacin del contenido del documento y utilizarla para identificar, describir y distinguir un documento ocupa el tiempo de los trabajadores cuando podra hacerse de forma automtica.

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Reduccin a 0 del tiempo dedicado a la clasificacin de documentos:Identificar el tipo de activo digital que estamos manejando y guardarlo en su respectiva ubicacin, no tiene que ser una tarea realizada por personas.

Hacer llegar la informacin a quin la necesita:Ya sea dirigiendo documentos a travs de un flujo de trabajo o enviando informacin extrada de documentos a sistemas externos como SAP, Navision, Open Bravo u Open ERP.

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Eliminar prdidas de tiempo en bsquedas:Conseguir que un software busque documentos y contenidos de las misma manera en que lo hara un humano, gracias a lasemntica, significa bsquedas mas precisasy por lo tanto, menos tiempo desperdiciado.

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EnfoquesLas nuevas ISO 9001 y ISO 14001, que salieron el pasado 15 de Septiembre de 2015 constituyen un corte significativo con el pasado de los sistemas de gestin. Nuevos enfoques, estructura totalmente cambiada, el nuevo concepto de informacin documentada.

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EnfoquesEn el pasado reciente el tema de la documentacin estaba repartido en documentos y registros y a estos se asociaba, muchas veces un peso burocrtico para los sistemas de gestin.

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EnfoquesLa informacin documentada, requisito 7.5 de las ISO 9001 y ISO 14001 de 2015, se refiere a la informacin requerida a lo largo de los requisitos de las normas y a toda la que la organizacin determina como siendo necesaria para asegurar la eficacia del sistema de gestin. As si concluye que la extensin de la documentacin puede variar en funcin de:

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EnfoquesLa dimensin de la organizacin, tipo de actividades, procesos, productos y/o servicios que proporciona a sus clientes;Complejidad de sus procesos y respectivas interacciones;Competencia de las personas.

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EnfoquesSe destaca an que la documentacin puede presentarse con varios formatos, incluyendo soporte informtico (software), idiomas y/o aspecto grfico, siendo los documentos en papel cada vez menos necesarios. Por tanto, las tecnologas de informacin (TI), estn asumiendo una importancia cada vez mayor en la gestin eficaz de la documentacin en las empresas.

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EnfoquesEsto nos trae nuevos retos y necesidades, de que son ejemplos:Cmo definir premisos, contraseas, proteccin y archivo de datos digitales?

Cmo crear e implementar workflows para gestionar procesos, actividades y tareas?

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EnfoquesEstamos en la era de la desmaterializacin de la informacin y del conocimiento y nuestras organizaciones, motores del crecimiento y desarrollo econmico y social, no pueden quedarse al margen del progreso.

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EnfoquesLa revolucin tecnolgica actual nos permite contar con un coste de almacenamiento, as como unos costes de digitalizacin muy inferiores a los existentes hace tan solo 5 o 10 aos. Esto, junto con la aparicin de aplicaciones informticas sencillas y con costes muy razonables, hace casi evidente la implantacin de un sistema de gestin documental (SGD o DMS).

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EnfoquesLos SGD han sido tradicionalmente observados como herramientas de almacenamiento de archivo, en el que ALBERGAR toda aquella documentacin que se posee en papel, digitalizada y almacenada. Esta visin ha cambiado, ya que lainmensa mayora de la informacin documentada actual ya no es fsica, si no que se crea, se comunica y se gestiona en entorno digital.

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EnfoquesCon herramienta de gestin documental podemos localizar una informacin simplemente localizando por el cdigo de producto, o concepto, o mediante acceso inmediato a toda la documentacin relacionada con un trabajador o cliente en 1 o 2 "clicks" de ratn, y todo ello sin haber tenido que invertir jornadas de trabajo archivando los mismos, si no en la misma gestin cotidiana.

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EnfoquesLa gestin digital de la informacin no solo vertebrar los "Procesos" identificados y necesarios en el cumplimiento de las normativas, si no que agilizar el cumplimiento de los objetivos del negocio y de mejora empresarial de modo desasistido y/o automatizado, haciendo de este modo ms agiles, eficientes y eficaces los Sistemas.

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AnlisisEl anlisis de los procesos de trabajo enfocado a la gestin de documentos sirve para :

Proporcionar una clara identificacin de los requisitos para la creacin de documentos, facilitando su incorporacin y su gestin mientras se est realizando una actividad.Definir los vnculos contextuales entre los documentos, de manera que se contribuye a su agrupacin y ordenacin lgicas.

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AnlisisEl anlisis funcional es una forma de anlisis de arriba hacia abajo que empieza con la identificacin de los objetivos y estrategias de la organizacin para llegar a la identificacin de los procesos de trabajo.

El anlisis secuencial consiste en el estudio del flujo de las operaciones efectuadas en cada proceso de trabajo y pretende dar cuenta de los pasos de un proceso operativo.

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AnlisisEl anlisis secuencial tiene por objeto: Identificar la secuencia de operaciones que constituyen un proceso; Analizar las variaciones del proceso;Establecer las reglas en las que se basan las operaciones; Identificar los vnculos con otros procesos.

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Anlisis Para identificar la secuencia de operaciones hay que formular y responder una serie de cuestiones:

Identificacin de la secuencia de operaciones

1 Qu operacin inicia la secuencia y cmo se registra? 2 Qu informacin u otros recursos son necesarios para iniciar la secuencia? 3 De dnde proviene la informacin o los otros recursos? 4 Qu desencadena las sucesivas operaciones?

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Anlisis5 Cmo saben los participantes que se ha acabado cada operacin? 6 Hay secuencias paralelas en algn momento del proceso? 7 En caso afirmativo, dnde convergen las secuencias paralelas? 8 Qu condiciones se deben cumplir para autorizar la secuencia? 9 Cmo y dnde se registran las decisiones y las operaciones mientras se despliega la secuencia? 10 Qu operacin pone fin a la secuencia y cmo se registra?

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AnlisisAdems de identificar las operaciones que componen el proceso de trabajo, tambin se deberan analizar las variaciones del proceso comprobando cmo se desarrolla cuando se producen determinadas situaciones y prever las acciones oportunas para resolver las posibles incidencias:

no se cumplen las condiciones para autorizar o finalizar la secuencia de operaciones; no est disponible el participante que autoriza una operacin; falta informacin u otros recursos para llevar a cabo una operacin;

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AnlisisUn hecho determinado impide que el proceso siga su pauta ordinaria; Una operacin no se realiza adecuadamente. En estos casos, es importante determinar qu participante desencadena la variacin del proceso y qu informacin o documentos se generan si hay variaciones en la secuencia de operaciones.

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AnlisisTras la identificacin de la secuencia de operaciones y el anlisis de sus posibles variaciones, se deberan establecer las reglas en las que se basan las operaciones, documentando los motivos de cada paso (marco legal y normativo, procedimientos internos de la organizacin, funcionalidades de la aplicacin de negocio, etc.).

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AnlisisTambin se deberan identificar los vnculos con otros procesos, especificando tanto las aportaciones (elementos de entrada o inputs) que se reciben de otros procesos de trabajo como los productos y resultados (elementos de salida o outputs) que se proporcionan a otros procesos de trabajo.

Para identificar las relaciones o interacciones con otros procesos, se han de plantear una serie de preguntas: Identificacin de los vnculos con otros procesos :

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Anlisis1 Se necesita la aportacin de otros procesos? 2 Qu informacin u otros recursos se necesitan como aportacin? 3 Cuando se accede a documentos o informacin de otros procesos, se ven modificados por el proceso?, cul es la naturaleza de la modificacin? 4 Participa en el proceso ms de una unidad de negocio u organizacin? 5 En caso afirmativo, de qu forma el proceso implica a otras unidades u organizaciones?

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Anlisis6 Qu informacin u otros recursos genera el proceso necesario para otros procesos? 7 Cuando se proporcionan documentos o informacin a otros procesos, se ven modificados por los otros procesos?, cul es la naturaleza de la modificacin? 8 Qu documentos o informacin se almacenan o transfieren a otros procesos? 9 Qu otro uso se hace de los documentos o informacin generados por el proceso?

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AnlisisLos resultados del anlisis secuencial de los procesos de trabajo son especialmente tiles a la hora de acometer determinados elementos de la gestin documental:

determinacin de los perodos de conservacin de los documentos; identificacin de conjuntos de documentos para aplicar las acciones de disposicin; desarrollo del cuadro de clasificacin; identificacin de redundancias o duplicaciones de documentos generados como parte del proceso;

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AnlisisCreacin del esquema de metadatos. Mediante el anlisis de los procesos de trabajo, se recaba informacin sobre los procesos y operaciones de una organizacin con el fin de identificar los requisitos para crear, incorporar y controlar los documentos.

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Diseo y utilizacinDiseo

Se realizarn las siguientes acciones:

Se determinaran los grupos de trabajo que participa en el proyecto y sus responsables. Se determinaran el ciclo de vida de la documentacin, quien crea la documentacin, quien la revisa, la vida legal de los documentos. Se disear una estructura de carpetas donde sern almacenados los documentos que facilite la bsqueda.

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Diseo y utilizacinDiseo

Se realizarn las siguientes acciones:

Se asignarn los permisos de los grupos de usuarios a las distintas carpetas, as como los distintos perfiles de usuarios. Quin podr escribir y donde? Quin borrar? Quin ser el administrador de la herramienta? Se decidir la nomenclatura que tendrn los documentos. Se definirn los meta-datos o atributos que irn asociados a los documentos.

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Responsable del manejo y control documentalEl responsable (Lder o funcionario encargado), genera el documento, el Asesor del Proceso lo codifica de acuerdo al Instructivo de Codificacin y los 5 ltimos das del mes, enva al Asistente Tcnico de Archivo, encargado del Proceso de Gestin Documental, va electrnica los cambios presentados para que actualice el Listado Maestro consolidado de la empresa.

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Responsable del manejo y control documentalUna vez aprobado el documento, si es necesario tomar copias del mismo, se realiza el proceso de fotocopiado y se sella como Copia Controlada, sello que es responsabilidad del Asesor del Proceso de Gestin de Calidad.

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Responsable del manejo y control documentalEl documento se sella por completo, en la portada y la ltima hoja con un sello que contiene los siguientes datos: Proceso, Fecha, Aprobado por, Recibido por y nmero consecutivo de copias; las pginas siguientes que conforman el documento son selladas con el texto Sistema Integrado de Gestin de Calidad, Copia Controlada y el Escudo de la empresa.

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Responsable del manejo y control documentalEl Asesor del Proceso Gestin de Calidad una vez selle el documento lo registrar en el Formato Control de Entrega de Documentos del SIGC.

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Responsable del manejo y control documentalSi es necesario conservar la versin anterior del documento, debe hacerlo sellar como Documento Obsoleto, sello que es responsabilidad del Asistente Tcnico de Archivo, las copias que no se vayan a utilizar son recogidas por el Lder de Proceso o el funcionario que l designe y se enviarn a la Unidad de Archivo y Correspondencia con su respectiva Acta de Eliminacin.

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Responsable del manejo y control documentalnicamente se conservan documentos originales de acuerdo al tiempo de retencin designado en el Listado Maestro respectivo.

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Importancia de los Formularios

La importancia de los formularios reside en que es un instrumento sobre el cual se apoya la transmisin, el registro y el control de la informacin relacionada con las operaciones de la organizacin y con todos sus niveles: Por lo tanto son uno los medios libres para la recoleccin de datos debido a su facilidad con que circulan por toda la organizacin y afectan a todo el sistema de la misma forma.

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Tipos o clase de formularios:

Segn por su Forma:

Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito.Formato Horizontal: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

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Tipos o clase de formularios:

Formato Panormico: El proceso entero est representado en una solaCartay puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas accionessimultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

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Tipos o clase de formularios:

Entre otras clasificaciones:

Segn por uso:InternoExterno

Segn su finalidad:Formulario de uso breve.Formulario eventual de uso nico.Formulario provisionales o de prueba.Formas definitivas o reiterativas.

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Tipos o clase de formularios:

Segn por su empleo:

Formularios que constituyen documentos fuentes.formularios que constituyen una base de datos.

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Tipos o clase de formularios:

Segn por su empleo:

Formularios que constituyen documentos fuentes.Formularios que constituyen una base de datos.

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DISEO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.

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ANALISIS DE FORMULARIOS.

Consideraciones generales sobre el anlisis de formularios:

Es una operacin que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminacin de los formularios anteriores e implantar los nuevos.

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ANALISIS DE FORMULARIOS.

Requisitos bsicos para un buen anlisis.

Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupacin lgica de los datos, orden de llenado, de lectura orden conceptual y orden de importancia.

Distribucin de espacio, ttulos claros que definan su funcin dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamao de las letras bien proporcionada y mejor seleccionado.

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Enfoque digitalUnsoftware de gestin documentales una aplicacin que permite el tratamiento, conservacin, publicacin y trabajo sobre documentos electrnicos (ya sean documentos escaneados o que se haya creado originalmente en digital).

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En pases hispanos, utilizamos el trminogestin documental, aunque con las caractersticas actuales de las empresas, es ms correcto usar el trmino anglosajnEnterprise Content Management -ECM-, dado que las empresas manejan un amplio tipo de activos digitales que no se corresponden slo con lo que conocemos como "documento" (Imgenes, vdeos, planos, etc.).

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HerramientasCrear un formulario Puede crear un formulario el propio usuario a partir de cero o hacer que Access cree un formulario automticamente mediante un Asistente para formularios. Crear un formulario mediante Autoformulario Crear un formulario con un AsistenteCrear un formulario sin un asistente en la vista DiseoCrear un formulario basado en ms de una tabla Uso de plantillas

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Ventajas de usoLos negocios utilizan para aprender que elservicioque proveen de hecho cumple con sus metas establecidas, los formularios proveen unpuntode vista hacia la forma en que la compaa est operando. Antes de utilizar una forma de evaluacin, decide cul es la forma que de hecho est dirigida para cumplir. Decide qu es lo que quieres evaluar, laaudienciaobjetivo, los tipos de informacin necesaria, dnde se puede recolectar mejor esa informacin y lasfuentesnecesarias para recolectarla. Dos tipos comunes de formas de evaluacin son los cuestionarios y las entrevistas.

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Ventajas de usoVENTAJAS:

PUEDO REALIZAR EVALUACIONES DIAGNOSTICAS,FORMATIVAS Y SUMATIVAS A GRUPOS PEQUEOS.ES POSIBLE REALIZAR ENCUESTAS DE OPININ.PARA REALIZAR TRABAJOS DE INVESTIGACIN CON ELUSO DE LA ESCALA DE LIKERT CUANDO SE UTILIZA EL PROGRAMA ESTADSTICO SPSS, DEESTE MODO SE PUEDEN OBTENER LOS RESULTADOS DE LA INVESTIGACIN DIRECTSMENTEGRAFICADOS EN AUTOMATICO.ES UNA HERRAMIENTA MUY PODEROSA PARA ELDOCENTE-INVESTIGADOR EN TODOS LOS NIVELES DEL CICLO EDUCATIVO.

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Ventajas de usoDEVENTAJAS:

HAY QUE TENER AMPLIOS CONOCIMIENTOS ENMULTIMEDIA Y NUEVAS TECNOLOGAS, ADEMS DE LA DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS NECESARIOSPARA SU APLICACIN, ENTRE OTROS, EQUIPO DE COMPUTO, INTERNET, CAON PARA PROYECTAR.OTRA DESVENTAJA QUE PARA EVALUACIONESINDIVIDUALES DESCONOZCO SI ES POSIBLE SU UTILIZACIN.REQUIERE DE PRESUPUESTOS ELEVADOS Y NO TODAS LASINSTITUCIONES LO PUEDEN OBTENER EN SUS PRESUPUESTOS LIMITADOS, ESPECIALMENTE ELSECTOR EDUCATIVO PBLICO.

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Sistemas de aplicacinEs un plano mtodo usado por la gerenciapara guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalizacindel flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma ms eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.

Consideraciones generales de los sistemas de control

Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creacin, consolidar formularios que se complementen, redisear formularios para aumentar la eficienciay disminuir los errores.Nivel deorganizacin.

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Sistemas de aplicacinEl control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro dela organizacincomo para dar una visin amplia, necesaria para la revisin, coordinaciny mejora de la instalacin de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinin del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cmo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cules son los datos necesarios.

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Sistemas de aplicacinControl de formularios.

En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como poltica de la empresa y la comprensin de los factores que componen el problema. Debe existir relacin entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes bsicos de este programa deben ser la funcin que efecta la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.

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REVISAR ENTORNO VIRTUAL DE APRENDIZAJE

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