25 de Junio del 2014

Cruzado Gutiérrez, kennyAsistente Control DocumentarioAdministración y Finanzas

Gestión Documental: Portal y Módulo de Circulación

VivaGyM es la Empresa del Grupo Graña y Montero dedicada a la promoción y gerenciamiento de proyectos inmobiliarios. •1987 Nace GME como una división.•2002 GyM absorbe a GME y se crea la División Inmobiliaria.•2008 GME pasa a ser GMV y se consolida como empresa del Grupo Graña y Montero.•2009 VivaGyM

VivaGyM es la Empresa del Grupo Graña y Montero dedicada a la promoción y gerenciamiento de proyectos inmobiliarios. •1987 Nace GME como una división.•2002 GyM absorbe a GME y se crea la División Inmobiliaria.•2008 GME pasa a ser GMV y se consolida como empresa del Grupo Graña y Montero.•2009 VivaGyM

Equipo

Reseña

Colaboradores: 172 (7 practicantes)Colaboradores: 172 (7 practicantes)

Proyectos

Lima: 23 proyectosProvincia: 2 (Chiclayo y Piura)

Lima: 23 proyectosProvincia: 2 (Chiclayo y Piura)

Análisis: Información electrónica y físicaInformación Electrónica

Servidor FICUSAlmacenada en

* Se cuenta con 8 áreas: Finanzas, Tesorería, Administración de contratos, Contabilidad, Comercial y Marketing, Desarrollo, Gestión Social y Legal.

Estructura desorganizada de información

Nombres no estandarizados

Accesibilidad limitada

Ruido informativo

incidencias

Análisis: Información electrónica y física

Información Física Archivo Central y Oficina PrincipalAlmacenada en

Transferencias documentales no controladas

Tipología documental no estandarizada

Inventario documental desfasado

Carencia de una Política de procedimientos documentales

incidencias

Carencia de un Manual de descripción documental

Pérdida de la documentación

No se realiza un seguimiento a las solicitudes.

Retos para el Profesional de la Información

Espacio único de conservación

Espacio único de conservación

Taxonomía documentalTaxonomía documental

AccesibilidadAccesibilidadTiempos de respuesta

Tiempos de respuesta

Calidad de servicio

Calidad de servicio

PolíticasPolíticas

Profesional de la

información

Cultura “documental”

Cultura “documental”

Propuesta de Mejora:Portal de Gestión Documental

Matriz taxonómica

Biblioteca Carpeta Sub CarpetaTipo de

DocumentoFormato Elaborado por

Consultado por

Metadatos

Proyecciones Vigentes Proyección EXCEL/ WORD JA / AA / SA JA / SA / AA

Procesos EXCEL/ WORD JA / AA / SA / AS TODOS

Políticas EXCEL/ WORD JA / AA / SA / AS TODOS

Flujograma EXCEL/ WORD JA / AA / SA / AS TODOS

Funciones EXCEL/ WORD JA / AA / SA / AS TODOS

ÁreaDivisiónFecha del sistemaFecha del documentoTipo de documentoTítulo del documentoSub título

GestiónResúmenes

Estructura estándar

Información a conservarse

Personas involucradas

Metadatos de búsqueda

Estructura estándar

Información a conservarse

Personas involucradas

Metadatos de búsqueda

Información Electrónica

Niveles de acceso personalizado: Control Total, Colaborar, LecturaEstructura

taxonómica

Integración con otras herramientas

Alertas: modificación,

carga, etc.

Propuesta de Mejora: Módulo de Circulación Documental

Flujograma documental

Información Física

Cancela Solicitud

Envío solicitud

Aprobado

Prestado

Devuelto

Renovado

Codificación documental

Información Física

DIGITAL FÍSICO PROYECTO NOMENCLATURA FECHA FILTRADA NRO EJEMPLAR

x x Contrato departamento 0015- CODPTO 10122014 10015-CODPTO-

10122014/1

x x Contrato estacionamiento 8002- COESTC 14022014 18002-COESTC-

14022014/1

x Carta Cl iente 0024- CARCL 25022014 10024-CARCL-25022014/1

FORMATOTIPO DOCUMENTO

CODIFICACIÓN POR TIPO DOCUMENTO

CÓDIGO FINALESCTRUCTURA CODIFICACIÓN

DIGITAL FÍSICO PROYECTO NOMENCLATURA FECHA FILTRADA NRO EJEMPLAR

x x Contrato departamento 0015- CODPTO 10122014 10015-CODPTO-

10122014/1

x x Contrato estacionamiento 8002- COESTC 14022014 18002-COESTC-

14022014/1

x Carta Cl iente 0024- CARCL 25022014 10024-CARCL-25022014/1

FORMATOTIPO DOCUMENTO

CODIFICACIÓN POR TIPO DOCUMENTO

CÓDIGO FINALESCTRUCTURA CODIFICACIÓN

Elaboración de tablas lógicas

Definir datos administrables

Manual de Descripción documental

1 2 3

4

5

Módulo de Circulación Documental

Integración de Mejoras

Usuario: Transferencia

de información documental

PI: registra y digitaliza la

documentación

Módulo de Circulación

Portal (Repositorio)

ServidorGestión de

Información

Archivo Central

Plataforma SharePoint

Digital

Metadatos

Documento físico

Existe una lista de transferencia para cada área

Impacto

Tiempo

Costos

Decisión: Información oportuna

Valoración del PI

Búsqueda de Información

Cultura documental

Liderazgo de proyectos

Cursos de desarrollo

El usuario reconoce la importancia de tener la información ordenada

Valoración del área

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

• Conocimiento del negocio de la empresa.• Habilidad de comunicación efectiva• Integración con grupos multidisciplinarios• Vocación de servicio• Manejo de las TIC• Capacidad de análisis

• Mejorar la capacidad de gestión y liderazgo de proyectos• Generar un ambiente de colaboración y no de competencia con tu colega• Exagerada vocación de servicio• Manejo de conflictos internos (con otras personas del área y dentro de la

misma)• Compartir la información

Conclusiones

Recomendaciones

Kenny.cruzado@gym.com.pe

Mis Datos

Kenny.cruzado12Kenny.cruzado12

Gracias…