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GESTORA URBANA DE IBAGUE

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME DEL ANALISIS DEL MAPA DE RIESGOS PRIMER SEMESTRE DE 2017

10 de Julio de 2017

http://www.gestoraurbanaibague.gov.co/

mailto:[email protected]


POLITICA INSTITUCIONAL DE ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LA GESTORA URBANA DE IBAGUE

Nos comprometemos a preservar la eficacia operativa de la Gestora Urbana de Ibagué, así como la salvaguarda y bienestar de sus funcionarios, garantizando el mejor manejo de los recursos, mediante el establecimiento e implementación de un sistema de administración del riesgo que permita la minimización de los costos causados por estos. Realizando un adecuado análisis del contexto estratégico, la pronta identificación de las amenazas y fuentes, el acertado estudio y valoración de los riesgos, así como la debida selección de métodos para su tratamiento y monitoreo, impediremos la materialización de eventos generadores, que puedan afectar o impedir el normal desarrollo de los procesos y el cumplimiento de los objetivos institucionales. Objetivo General Evaluar los riesgos de cada una de las dependencias a nivel de consecuencia, probabilidad, controles y tratamientos con el fin de determinar nuevos riesgos y la efectividad de los controles aplicados. Son responsables de la administración de los riesgos, en la Gestora Urbana de Ibagué: El asesor de la oficina de control interno es el responsable de evaluar los riesgos de cada una de los procesos y presentar el informe consolidado del análisis de riesgos de la entidad a la alta dirección.

Líderes de Procesos y personal a cargo: son los responsables de identificar, realizar seguimiento y tomar acciones correctivas y preventivas a los riesgos identificados en cada uno de los procesos. Los demás servidores públicos vinculados a la Gestora Urbana de Ibagué, quienes participaran en la realización e implementación del mapa de riesgos, sus acciones de mejoramiento en los procesos en los cuales se encuentran adscritos, poniendo en práctica los principios y valores éticos de la entidad. Soporte Metodológico: El soporte y la metodología de la administración del riesgo están sujetos a las orientaciones que sobre la materia imparta el DAFP y las normas y estándares sobre el particular.




COMPORTAMIENTO DEL MAPA DE RIESGOS

PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

F-ECM-012

REV: 00

F.A:17/12/2014

N. RIESGOS

Calif icacion

Inicial

Prob / Imp

Calif icacion

Actual

Prob / Imp

1 Pérdida de imagen institucional

3 / 3

Zona de Riesgo

Alta

2 / 2

Zona de Riesgo

Baja

2 Perdida de credibilidad

3 / 3

Zona de Riesgo

Alta

2 / 2

Zona de Riesgo

Baja

3Incumplimiento de las metas del

plan de desarrollo

4 / 2

Zona de Riesgo

Alta

3 / 2

Zona de Riesgo

Moderado

SEGUIMIENTO AL MAPA DE RIESGOS

Direccionamiento de la EntidadPROCESO:

PERIODO:

FECHA DE SEGUIMIENTO: Junio 30 de 2017

01 de Enero al 30 de Junio de 2017

APLICACIÓN Y EVIDENCIAS DE MECANISMOS DE CONTROL ANOTACIONES

La calif icacion registra un

cumplimiento, debido a que que la

accion planteada se ejecuto, que

era la socializacion del plan de

accion.

Se socializaron los planes de accion, fueron entregados a cada lider de

proceso, para su revision, actualizacion y aprobacion.


cumplimiento, debido a que en la

accion planteada se evidencia en

el fortalecimiento de la publicacion

y uso constante de comunicación

con la comunidad a traves de la

pagina w eb.

La calif icacion cambia, se ubica el

riesgo en una zona moderada,

debido a que se estan adelantando

acciones para el cumplimiento,

pero aun hace falta concluir para

materializar las metas del plan de

desarrollo.

Se realiza trimestralmente informes

de seguimiento.

La Entidad cuenta con la pagina w eb, w w w .gestoraurbanaibague.gov.co y

con cartelera institucional, en donde se informa a los funcionarios y a la

comunidad todos los sucesos y eventos que tienen que ver con el

cumplimiento de los procesos misionales.

A traves del ingeniero de sistemas y en cumplimiento a la ley 1712 de 2014

se viene publicando e informando a la comunidad todo lo concerniente a la

entidad.

De acuerdo con el Plan de Desarrollo del Municipio de Ibague, la Entidad

cuenta con cinco metas asi:

1. Gestionar el mejoramiento de 200 viviendas

2. Generar 14 hectareas de espacio publico en la ciudad

3. Construir 3 equipamentos en la ciudad.

4. Gestionar suelo para 3500 viviendas.

5. Gestionar 100 subsidios de vivienda.




PROCESO ATENCION AL CIUDADANO

F-ECM-012

REV: 00

F.A:17/12/2014

N. RIESGOS

Calif icacion

Inicial

Prob / Imp

Calif icacion

Actual

Prob / Imp

1No atender oportunamente los

requerimientos de los clientes

3 / 3

Zona de Riesgo

Alta

2 / 2

Zona de Riesgo

Baja

2

Desinterés en atender

solicitudes de los clientes tanto

internos como externos

5 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

5 / 4

Zona de Riesgo

Extrema


La Entidad cuenta con la pagina w eb, w w w .gestoraurbanaibague.gov.co y

con cartelera institucional, en donde informa a los funcionarios y a la

comunidad todos los sucesos y eventos que tienen que ver con el

cumplimiento de los procesos misionales.

A traves del ingeniero de sistemas y en cumplimiento a la ley 1712 de 2014

se viene publicando e informando a la comunidad todo lo concerniente a la

entidad.

En cuanto al punto anterior es de resaltar que aunque no se esta

cumpliendo con los terminos legales para la respuesta oportuna a los

PQRS esta no depende de la lider del proceso Atencion al Ciudadano, sino

de la respuesta oportuna de toda la entidad.

La calif icacion continúa siendo 5-4,

ubicando el riesgo en una zona

extrema, debido a que falta que la

entidad responda oportunamente los

PQRS pendientes de tramite.


PERIODO: 01 de Enero al 30 de Junio de 2017

PROCESO: Atencion al Ciudadano


Mensualmente se realiza informe de seguimiento de los PQRS,el informe se

publica en la pagina w eb y se remite mediante memorando a los lideres de

proceso. Se le informa a la Gerente para que proceda disciplinariamente

por los incumplimientos.


cumplimiento, debido a que que la

accion planteada se ejecuto, que era

la socializacion del plan de accion.




PROCESO INMOBILIARA

F-ECM-012

REV: 00

F.A:17/12/2014

N. RIESGOS

Calif icacion

Inicial

Prob / Imp

Calif icacion

Actual

Prob / Imp

1Fatla de capacitación y

motivacion del personal

5 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

2 / 2

Zona de Riesgo

Baja

2 Carencia de recurso humano

4 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

4 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

3 Pérdida de informacion

3 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

3 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

4Prescripcion de la acción de

cobro persuasivo

5 / 5

Zona de Riesgo

Extrema

5 / 5

Zona de Riesgo

Extrema

5Invasion de Bienes Inmuebles de

propiedad de la Gestora

3 / 3

Zona de Riesgo

Alta

3 / 3

Zona de Riesgo

Alta

6No dar respuesta en el término a

los requerimientos

5 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

5 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

Falta de recurso humano, preferiblemente abogados para depurar,

recuperar y organizar la cartera.

A raiz del plan de mejoramiento suscrito con la contraloria, se iniciaron

todas las acciones necesarias en materia de recopilacion documental y

archivo de conformidad con las normas archivisticas del archivo de gestion

de la oficina de inmobiliaria (Cambio de Caratulas, foliacion, organizacion

cronologica de los documentos, actualizacion de base de datos del

inventario de expedientes ). Pero la labor no es suficiente y aun se tiene

archivo pendiente de organizar.

No se tienen los respectivos tableros de control y no se presentan los

informes mensuales oportunamente, por tal razon no se puede realizar el

seguimiento continuo a cada expediente.

No se cuenta con personal que se dedique exclusivamente a la

recuperacion de la cartera.

En los intentos de invasion, que la ciudadania reporta se ha actuado en

forma inmediata evitando asi la configuracion del hecho.

La calif icacion continua, el riesgo se

ubica en una zona de riesgo extrema,

no se ha contratado el personal que

se requiere.

La calif icacion continúa siendo 3 / 4,


extrema, debido a que faltan

archivadores, carpetas, caratulas

para poder organizar eficazmente el

archivo.



extrema, debido a que no se tienen

informes mensuales al dia, que

ilustren el seguimiento continuo a

cada expediente.


ubicando el riesgo en una zona alta,

debido a que la falta de techo en

Ibague, es un problema social que

debemos afrontar y mitigar.

No se da oportuna respuesta a los derechos de peticion, se han pasado

varios memorandos al jefe del area recomendando dar tramite oportuno.

Se ha informado mediante memorando a Gerencia solicitando iniciar el

respectivo proceso disciplinario por incumplimiento a la contestacion

oportuna a los PQRS.



extrema, debido a que falta que la

entidad responda oportunamente los

PQRS pendientes de tramite.


Se desarrollo el programa de bienestar, se realizaron actividades de

integracion y recreacion, mejorando signif icativamente el clima laboral.

La calif icacion se ubica en una zona

de riesgo baja debido a que se han

venido realizando las acciones

planteadas.

PROCESO: Inmobiliaria







PROCESO VIVIENDA Y PROYECTOS ESPECIALES

F-ECM-012

REV: 00

F.A:17/12/2014

N. RIESGOS

Calif icacion

Inicial

Prob / Imp

Calif icacion

Actual

Prob / Imp

1

Incumplimiento del objeto

contractual en los diferentes

proyectos

3 / 3

Zona de Riesgo

Alta

2 / 2

Zona de Riesgo

Baja

2 Carencia de Recurso Humano

4 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

4 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

3 Falta de medios tecnologicos

5 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

5 / 2

Zona de Riesgo

Alta


3 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

3 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

El area no cuenta con un equipo de profesionales apropiado para el

desarrollo del objeto misional.

La calif icacion se ubica en una

zona de riesgo extrema debido a

que el area no cuenta con

suficiente personal, para el

desarrollo de sus actividades.




de la oficina de vivienda (Cambio de Caratulas, foliacion, organizacion




La calif icacion continúa siendo 3 /

4, ubicando el riesgo en una zona

extrema, debido a que faltan


para poder organizar eficazmente

el archivo.

Aun hace falta equipos tecnologicos, impresoras, scaner y softw are

La calif icacion continua en una

zona de riesgo alta, debido a que

no se han realizado todos los

controles para minimizar el riesgo.


Se han realizado contratos de obra, estan en etapa de ejecucion y se

observa un alto grado de cumplimiento.

La calif icacion se ubica en una

zona de riesgo baja debido a que

se estan desarrollado las obras.

PROCESO: Vivienda y Proyectos Especiales







PROCESO GESTION DEL TALENTO HUMANO

F-ECM-012

REV: 00

F.A:17/12/2014

N. RIESGOS

Calif icacion

Inicial

Prob / Imp

Calif icacion

Actual

Prob / Imp

1 Clima laboral deficiente

3 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

2 / 2

Zona de Riesgo

Baja

2

Sanciones legales y pecuniarias

por inoportunidad en la

liquidacion de la nomina, aportes

de seguridad social y

parafiscales y prestaciones

sociales

2 / 3

Zona de Riesgo

Moderada

2 / 2

Zona de Riesgo

Baja

3Pérdida de informacion por

desorganizacion

3 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

3 / 4

Zona de Riesgo

Extrema




de la oficina de Talento Humano (Cambio de Caratulas, foliacion,

organizacion cronologica de los documentos).



extrema, debido a que faltan mas



archivo.

Existe carpeta en donde se registra todas las novedades de nomina y pago

de aportes, al cierre del semestre la entidad ha presentado oportunamente

toda la informacion concerniente a la nomina.

La calif icacion cambia, ahora se ubica

el riesgo en una zona de riesgo baja,

debido a que se viene cumpliendo con

las acciones planteadas.

PROCESO: Gestion de Talento Humano





A partir del primer semestre, se realizaron varias jornadas de capacitacion,

se dio desarrollo al plan de bienestar e incentivos y se logró mejorar

signif icativamente el clima laboral.

Reposan las evidencias en el informe de gestion de Talento Humano.








PROCESO GESTION DE RECURSOS FISICOS

F-ECM-012

REV: 00

F.A:17/12/2014

N. RIESGOS

Calif icacion

Inicial

Prob / Imp

Calif icacion

Actual

Prob / Imp

1

Sanciones legales por

inoportunidad en el pago de

impuestos, transferencias,

fondo de cesantias y demas

3 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

2 / 2

Zona de Riesgo

Baja

2Iliquidez en la cuenta de fondos

comunes

4 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

4 / 3

Zona de Riesgo

Alta

3

Incumplimiento en la

presentación de informes

requeridos por CGN, Entes de

Control, Ministerio de Hacienda.

3 / 3

Zona de Riesgo

Alta

2 / 2

Zona de Riesgo

Baja

4Pérdida de informacion contable,

f inanciera y de gestion

3 / 5

Zona de Riesgo

Extrema

3 / 5

Zona de Riesgo

Extrema

Se mantiene el riesgo, pues aunque se realiza el cobro, el f lujo de caja es

muy escaso. Se debe realizar contratacion de personal idoneo para el

cobro de la cartera.

La calif icacion continua en una zona

de riesgo alta, debido a que aun falta

gestion para recuperar la cartera e

incrementar el f lujo de caja.

En este periodo se han presentado los informes en su debido momento a

los entes de control.

La calif icacion continua en una zona

de riesgo baja, debido a que se viene

cumpliendo con las acciones

planteadas.




de la oficina de Recursos (Cambio de Caratulas, foliacion, organizacion

cronologica de los documentos).






archivo.


En el semestre se pagaron los impuestos oportunamente.

Se da estricto cumplimiento al calendario tributario.





PROCESO: Recursos Fisicos y Financieros







PROCESO GESTION DOCUMENTAL

F-ECM-012

REV: 00

F.A:17/12/2014

N. RIESGOS

Calif icacion

Inicial

Prob / Imp

Calif icacion

Actual

Prob / Imp

1 Falta de medios tecnologicos

5 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

5 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

2

Pérdida de informacion debido a

inadecuadas instalaciones y

menejo del archivo historico y

central

4 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

4 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

Aun no se realiza un trabajo contundente para eliminar el riesgo de tener el

archivo central en el centro comercial Andres Lopez, falta mas estanteria,

archivadores, y adecuar el sitio de acuerdo a la ley general de archivo.

Actualmente se corre el riesgo de perder informacion por falta de

organizacion y proteccion del sitio.

Se deben realizar repacaiones locativas y delegar a la persona

responsable de archivo, para que lo organice.

La calif icacion continúa siendo 4 - 4,


extrema, debido a que no se han

realizado las acciones propuestas.

No se aplica la ley general de archivo.




PROCESO: Gestion Documental


No se ha adecuado el softw are de correspondencia, el scaner esta

obsoleto, le falta un buen equipo de computo, no se ha implementado la red

de datos unif icada.



extrema, debido a que no se han

realizado las acciones propuestas.




PROCESO GESTION JURIDICA

F-ECM-012

REV: 00

F.A:17/12/2014

N. RIESGOS

Calif icacion

Inicial

Prob / Imp

Calif icacion

Actual

Prob / Imp

1

Falta de personal para el control

de terminos y elaboracion de

actos administrativos en cobro

coactivo

4 / 3

Zona de Riesgo

Alta

4 / 3

Zona de Riesgo

Alta

2

Falta de personal para la

representacion en los procesos

judiciales

4 / 3

Zona de Riesgo

Alta

2 / 2

Zona de Riesgo

Baja

3

No dar respuesta en el término a

las actuaciones judiciales,

administrativas y derechos de

petición

5 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

5 / 4

Zona de Riesgo

Extrema


3 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

3 / 4

Zona de Riesgo

Extrema


cumplimiento, debido a que se realiza

el seguimiento a los procesos

judiciales


ubicando el riesgo en una zona alta, y

aunque se contrato un equipo de

abogados externos, no se realizan

acciones contundentes para el logro

de los objetivos del area.

Se cuenta con la persona encargada de realizar el seguimiento continuo a

cada uno de los procesos, se tienen cuantif icados pero hace falta la

organización del archivo.

Se tiene organizado en medio f isico y magnetico algunos expedientes.




de la oficina juridica (Cambio de Caratulas, foliacion, organizacion









archivo.

Se cuenta con la persona encargada de realizar el seguimiento continuo a

cada uno de los procesos, se tienen cuantif icados pero hace falta la

organización del archivo fisico y registrar los procesos judiciales en los

tableros de control.

Hay PQRS pendientes de tramite y/o respuesta oportuna.



extrema, debido a que no se tiene

tableros de control y los informes de

gestion se presentan

extemporaneamente.




PROCESO: Gestion Juridica


Se contrato un abogado externo, quien esta encargado de realizar el

seguimiento continuo a cada expediente.

No se tiene el tablero de control y los informes mensuales no se han

presentado oportunamente.




PROCESO EVALUACION CONTROL Y MEJORA

F-ECM-012

REV: 00

F.A:17/12/2014

N. RIESGOS

Calif icacion

Inicial

Prob / Imp

Calif icacion

Actual

Prob / Imp

1

No aplicación del plan de

auditorias internas y seguimiento

a los planes de mejoramientos

4 / 4

Zona de Riesgo

Extrema

3 / 3

Zona de Riesgo

Alta

2

Pérdida de calidad en la gestión

al bajo compromiso y apoyo por

parte de los lideres de los

procesos, en cuanto a la

entrega oportuna de los

requerimientos efectuadas por

parte de la oficina

3 / 3

Zona de Riesgo

Alta

3 / 3

Zona de Riesgo

Alta

No se cumple totalmente, las oficinas de Proyectos, Gerencia, Juridica e

Inmobiliaria no presentan los informes de gestion oportunamente. Se pasa

memorando a las oficinas recordando el cumplimiento y se informa a la

Gerencia para que proceda disciplinariamente.

La calif icacion continúa siendo 3 - 3, ubicando el

riesgo en una zona alta, aunque se realizan las

acciones propuestas, no se obtiene el resultado

final.




PROCESO: Evaluacion Control Y mejora


Se inicio con el ciclo de auditorias, en abril de 2017, se espera culminar el

ciclo entre agosto y septiembre de 2017

La calif icacion cambia a una zona de riesgo alta,

debido a que no se ha podido terminar el ciclo

anual de auditorias.




Conclusiones

El Contexto Estratégico de la Gestora Urbana, refleja las condiciones y aspectos Externos e Internos que rodean a la entidad y pueden afectar el logro de los Objetivos y Metas institucionales. Se requiere capacitación para todo el personal en manejo de riesgos, mostrar que elementos pueden afectar el sistema y que mecanismos se deben usar para mitigarlos. En total son treinta los riesgos institucionales que se han clasificado así:

Clase de Riesgo Evaluacion Inicial Evaluacion Final

Riesgos Bajos 0 10

Riesgos Moderados 1 1

Riesgos Altos 10 6

Riesgos Extremos 19 13

Total Riesgos 30 30

Clasificacion de Riesgos

Como se observa en el anterior cuadro, la Entidad ha trabajado en el tema de riesgos, los riesgos altos bajaron un 40%, los riesgos extremos bajaron en un 68% Esto es debido al trabajo y logro en algunas metas. Aun así los riesgos que están en una zona extrema y alta que se deben minimizar son:

1. Pérdida de imagen institucional. 2. Incumplimiento de las metas del plan de desarrollo 3. No atender oportunamente los requerimientos de los clientes 4. Desinterés en atender solicitudes de los clientes tanto internos como externos. 5. Perdida de Información 6. Prescripción de la acción de cobro persuasivo 7. No dar respuesta en el término a los requerimientos. 8. Falta de medios tecnológicos.




9. No dar respuesta en el término a las actuaciones judiciales, administrativas y derechos de petición.

10. Carencia de recurso humano 11. Invasión de bienes inmuebles 12. Iliquidez en la cuenta de fondos comunes.

Por lo anterior, la Gerencia debe impartir lineamientos para que los procesos minimicen los riesgos detectados en zonas altas y extremas, realizar campañas de identificación, socialización y prevención de riesgos al interior de la entidad. Atentamente,

FERNANDO ROJAS CASTRO Asesor de Control Interno



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